DOK. NR.
2014/123383 001
Notat til Økonomiudvalget vedrørende opfølgning på ”Redegørelse om TDC’s fakturering af borgmesterens telefonforbrug og offentliggørelse af informationer på kommunens hjemmeside www.odense.dk” Indledning I forbindelse med sagen om borgmesterens mobilforbrug under en udlandsrejse redegjorde Borgmesterforvaltningen for det faktiske forløb i ”Redegørelse om TDC’s fakturering af borgmesterens telefonforbrug og offentliggørelse af informationer på kommunens hjemmeside www.odense.dk. Redegørelsen, som er dateret 12. maj 2014, blev offentliggjort på Odense Kommunes hjemmeside. Redegørelsen indeholder følgende konklusioner: ”På baggrund af ovenstående redegørelse vurderes det, at der kan rejses følgende kritikpunkter af Borgmesterforvaltningen i Odense Kommune:
Borgmesterforvaltningen burde i højere grad have været opmærksom på risici forbundet ved udenlandstelefoni og datatrafik i forbindelse med skriftet fra Blackberry-telefoner til smartphones.
Borgmesterforvaltningen har forsømt korrekt og fyldestgørende at offentliggøre informationer om borgmester og byrådsmedlemmernes telefonforbrug på www.odense.dk
Borgmesterforvaltningen har ikke i tilstrækkelig grad været opmærksomme på unormale udsving i faktureringen, og har heller ikke holdt borgmesteren orienteret om udsving i hans udgifter til telefon/dataforbrug.”
Redegørelsen indeholder følgende initiativer, som Borgmesterforvaltningen vil iværksætte med henblik på at undgå tilsvarende situationer i fremtiden: 1. Indskærpelse af eksisterende regler for offentliggørelse af information om rådmænd og borgmesters udgifter til telefon og datatrafik på www.odense.dk 2. Indførelse af ny regel for rettidig offentliggørelse af informationerne – maksimum en måned efter kvartalsfaktura er modtaget. 3. Forbedring af den interne overvågning af udviklingen i f.eks. borgmester og rådmænds forbrug af telefoni og datatrafik og udarbejdelse af en procedure til skærpet overvågning. 4. Udarbejdelse af ny procedure for orientering af f.eks. borgmester og rådmænd om uregelmæssige udsving i forbrug til telefoni og datatrafik, herunder klar placering af chefansvar for godkendelse af abonnementsændringer og justeringer af forbrugsgrænser.
1/4
5. Indførelse af konkrete beløbsgrænser, der automatisk udløser skriftlig orientering om udsving i deres forbrug til telefoni og datatrafik samt skærpet overvågning af forbrugsudviklingen. Dette notat er en opfølgning på ovennævnte redegørelse. Notatet har således til formål at belyse, hvilke initiativer der konkret er igangsat i forhold til de 5 punkter der er nævnt ovenfor. Notatet har endvidere til formål at besvare/redegøre for følgende forhold, der er fremsat af Venstre og De Konservative: A. Redegørelse for forløbet i forbindelse med manglende offentliggørelse af telefonregninger, herunder hvorfor byrådet ikke blev orienteret om afvigelse fra en byrådsbeslutning B. Kvartalsvis oversigt over økonomiudvalgsmedlemmernes telefonregninger de seneste 5 år C. Sammenligning af borgmestrenes udgifter og retningslinjer i landets 4 største byer D. Hvorfor Økonomiudvalget og byrådet ikke blev orienteret tidligere om sagen E. Hvorfor den omtalte telefonregning endnu ikke er blevet betalt Opfølgning på handleplan Nedenfor redegøres der for de initiativer, der er igangsat i forhold til den handlingsplan, der blev fremlagt i den seneste redegørelse, jf. ovenfor. Ad 1: Indskærpelse af eksisterende regler for offentliggørelse af information om rådmænd og borgmesters udgifter til telefon og datatrafik på www.odense.dk Som en del af arbejdet med at sikre valide økonomidata inden for de rammer, der er besluttet af Økonomiudvalget, er alle de medarbejder, der arbejder med området i Odense Kommune, blevet informeret om de gældende retningslinjer, ligesom de har modtaget kopi heraf. Derudover vil der fremadrettet kun være én person, der lægger økonomidata på www.odense.dk. Derved sikres en stringent linje i formidlingen af byrådsmedlemmernes udgifter. Ad 2: Indførelse af ny regel for rettidig offentliggørelse af informationerne – maksimum en måned efter kvartalsfaktura er modtaget. For at kunne løfte kravet om rettidig offentliggørelse af økonomidata på hjemmesiden, indføres der en ny governance struktur, hvor der afholdes kvartalsvise møder. På disse møder valideres de udgifter, der skal lægges på www.odense.dk. Denne struktur skal sikre, at kravet om rettidig offentliggørelse fremover kan honoreres.
2/4
Ad 3: Forbedring af den interne overvågning af udviklingen i f.eks. borgmester og rådmænds forbrug af telefoni og datatrafik og udarbejdelse af en procedure til skærpet overvågning. Der udarbejdes hvert kvartal en oversigt over byrådsmedlemmernes, herunder borgmester og rådmænds udgifter til telefoni. Herved opnås et overblik over udgifterne, således at det er muligt hurtigt at gribe ind i forbindelse med væsentlige udsving i forbruget. Der er fastsat et loft pr. kvartal på 8.000 kr. excl. moms for brug af Smartphone og 2.400 kr. excl. moms for mobilt bredbånd. Overskrides disse grænser lukkes der for forbindelsen. Det er herefter chefen for Strategi og Kommunikation, der skal godkende, at der åbnes for forbindelsen igen. Dette gælder også for borgmester og rådmænd. Indenlandsforbrug er omfattet af et flatrate abonnement, hvilket betyder, at dette loft i praksis alene udløses af udenlandsforbrug.. Ad 4: Udarbejdelse af ny procedure for orientering af f.eks. borgmester og rådmænd om uregelmæssige udsving i forbrug til telefoni og datatrafik, herunder klar placering af chefansvar for godkendelse af abonnementsændringer og justeringer af forbrugsgrænser. Der henvises til det ovenfor under Ad 3 anførte. Ad 5: Indførelse af konkrete beløbsgrænser, der automatisk udløser skriftlig orientering om udsving i deres forbrug til telefoni og datatrafik samt skærpet overvågning af forbrugsudviklingen. Udover de beløbsgrænser i forhold til udlandsforbrug, der er nævnt ovenfor under Ad 3, sendes der en SMS hver gang, der har været et dataforbrug i udlandet på 360 kr., som den enkelte skal godkende, inden forbruget kan stige. Dette gælder også for borgmester og rådmænd. Belysning af forskellige forhold Nedenfor besvares/redegøres der for de forhold, der er fremsat af Venstre og De Konservative. Ad A: Redegørelse for forløbet i forbindelse med manglende offentliggørelse af telefonregninger, herunder hvorfor byrådet ikke blev orienteret om afvigelse fra en byrådsbeslutning I forhold til den konkrete regning for borgmesterens udlandstelefoni meddelte TDC, at kommunen kunne annullere fakturaen i økonomisystemet, idet der var uenighed om regningens størrelse. Som følge heraf publiceres bilaget ikke på www.odense.dk. Der henvises til den tidligere redegørelse. Der har siden den politiske beslutning om offentliggørelse af data løbende været lagt oplysninger ud på Odense Kommunes hjemmeside. Oplysningerne har desværre været meget mangelfulde. Som en del af det arbejde, der blev igangsat i forbindelse med den ovennævnte handleplan, blev de meget mangelfulde data afpubliceret under arbejdet med kvalitetssikringen af data, hvilket også har fremgået tydeligt på hjemmesiden i hele perioden. Data offentliggøres løbende på hjemmesiden i takt med, at kvalitetssikringen er tilendebragt. Alle forvaltninger deltager løbende i denne proces, der forventes at være tilendebragt primo september 2014.
3/4
Ad. B: Kvartalsvis oversigt over økonomiudvalgsmedlemmernes telefonregninger de seneste 5 år Der henvises til vedlagte bilag
Ad C: Sammenligning af borgmestrenes udgifter og retningslinjer i landets 4 største byer Der henvises til vedlagte bilag
Ad D: Hvorfor Økonomiudvalget og byrådet ikke blev orienteret tidligere om sagen I forhold til den konkrete sag har Borgmesterforvaltningen, som det fremgår af den tidligere redegørelse, ikke anerkendt størrelsen af den regning, der er fremsendt af TDC. Der er i den forbindelse pågået et længerevarende forhandlingsforløb, der er afsluttet ved et forlig i sagen. Idet Borgmesterforvaltningen ikke har kunnet anerkende størrelsen af den fremsendte regning, og idet der i kraft heraf blev indledt forhandlinger med TDC, vurderede Borgmesterforvaltningen, at der var tale om et driftsmæssigt forhold, hvorfor Økonomiudvalget og byrådet ikke blev orienteret om sagen. Ad E: Hvorfor den omtalte telefonregning endnu ikke er blevet betalt Der er nu indgået forlig i sagen med TDC. Forinden har der, som ovenfor nævnt, været en række forhandlinger med TDC, idet Borgmesterforvaltningen ikke har kunnet anerkende regningens størrelse. Som følge heraf blev regningen ikke betalt. Borgmesterforvaltningen September 2014.
4/4