Ærøfærgerne 360 graders undersøgelse Arbejdsmiljø og drift
Susie Kjær, COWI Hans Borchersen, Maritim Konsulent
1
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Arbejdsmiljøundersøgelsen › Spørgeskema:
Sk.ass
Cat
Nav
Kon
Mask
› 13. september – 6. oktober 2016 (tre uger) › Samlet svarprocent på 84% › Formål:
I alt
Besvarelser
16
21
27
8
10
82
Svarprocent
70%
81%
93%
89%
91%
84 %
› at gøre status på trivslen efter den sidste trivselsundersøgelse › at undersøge hvad der kan forbedre trivslen › at fastholde og tiltrække nye medarbejdere
› Indhold: Arbejdstid og vagter, Arbejdets planlægning og tilrettelæggelse, Engagement, Arbejde og privatliv, Negative oplevelser på arbejdspladsen, Ulykker og sikkerhed, Velbefindende, Helbred, Ekstern kommunikation › Tillæg: Skiftende arbejdstid, Kommunikation til medarbejderne fra: 2
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
• • •
Kontoret Direktøren Politikerne
Interviews og observationer › 29. og 30. september 2016 › På M/F Ærøskøbing, M/F Marstal og M/F Skjoldnæs › 25 interviews fordelt mellem alle faggrupper på færgerne samt, kontor og direktion
› Interviews: Uddybe spørgeskemaresultaterne, kommunikation og samarbejde, fysiske forhold, drift og bemanding, arbejdsmæssige konsekvenser og forslag til forbedringer › Observationer:
› Arbejdsmiljø, drift og bemanding i alle funktioner (fx pakning, losning, billettering, catering, i maskinen, på broen) › Kommunikation og samarbejde › Passagerer, grænseoverskridende adfærd fra passagerer › Fysiske arbejdsmiljøforhold 3
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Gode forhold Arbejdsmiljø › Sammenhold og samarbejde på færgen
› Beskrivelsen ISM svarer godt til virkelig drift af skibet
› "Håndværket" og faglig stolthed
› Gode arbejdsforløb som på tilsvarende skibe, godt sømandsskab og god tone
› Kontakt med passagererne/mennesker
› Effektivt sikkerhedsberedskab
› Tillid til at kolleger gør et godt stykke arbejde
› God dokumentation med skibs- og maskindagbøger af hændelser
› Høj anciennitet
› Skibene vel vedligeholdt og rene
› Klar rollefordeling på skibet for hovedparten
4
Drift
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Udfordringer Arbejdsmiljø › Involvering/indflydelse › Information og forudsigelighed › Støtte og opbakning › Høje krav og tidspres › Rolleklarhed for alle
5
› Drift › Styrmandens rolle som billettør ikke beskrevet, trods vigtig rolle › Skibsførerens oplæring af styrmanden › APV/risikovurderinger for de fleste ukendte begreber
› Anerkendelse
› Registrering af near miss og koor. handling
› Fysiske forhold
› Arbejdsmiljøkultur, høreværn i maskinen
› Arbejdstider
› Nogle mangler arbejdstøjsskabe
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Sammenligning med trivselsundersøgelse 2015 Udfordringer 2015
Udfordringer 2016
• Indflydelse • Forudsigelighed • Social støtte og feedback fra kolleger • Retfærdighed og respekt • Selvvurderet helbred • Søvnbesvær
• Indflydelse • Forudsigelighed • Social støtte og feedback fra kolleger • Retfærdighed og respekt • Selvvurderet helbred • Søvnbesvær
6
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
., Manglende involvering/indflydelse Kritisk meget lavt: 64% svarer at medarbejdere der påvirkes af en given
beslutning sjældent eller aldrig bliver hørt, 56 % føler sig sjældent eller aldrig hørt 41. I hvor høj grad bliver man som ansat hørt i forhold til beslutninger, som bliver taget af følgende:
0%
Politikerne
10%
20%
30%
40%
50%
60%
3% 20% 77% 2%
Direktøren
8%
39% 52% I høj grad
7
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
I nogen grad
I ringe grad
Slet ikke
70%
80%
90%
Manglende involvering - Interviews Medarbejderne bliver ikke involveret i processerne før, under og efter en beslutning bliver truffet - eksempelvis vedrørende den daglige drift og færgernes fremtid
Eksempler på beslutninger • • • • • • •
8
Billetsystem Priser Fysiske forhold El-færgen Vidensdeling Catering Navigatører ikke repræsenteret i MED-udvalg
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser • Medarbejdere mister engagement • Frustration og manglende arbejdsglæde • Modstand mod forandring • Mistillid • Svært at videregive information til passagerer
Manglende information og forudsigelighed 39. Foregår kommunikationen tilfredsstillende...
0%
10%
20%
30%
40%
10% 44% 40%
Fra kontoret til medarbejderne 6%
Fra politikerne til medarbejderne
0% 6% 27% 56% 1%
Fra direktøren til medarbejderne
16% 56% 26% I høj grad
9
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
I nogen grad
I ringe grad
Slet ikke
50%
60%
Ekstern kommunikation 37. Ekstern kommunikation
38. I hvor høj grad oplever du, at borgerne får den
I hvor høj grad oplever du, at passagerer får den
information om færgetrafikken, de behøver?
information om færgetrafikken, de behøver?
0% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
30%
10%
10% I nogen grad
I nogen grad
47%
49%
I ringe grad
39%
Slet ikke
0%
Ved ikke
3%
10
20%
60% I høj grad
I høj grad
10%
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
I ringe grad
37%
Slet ikke
1%
Ved ikke
4%
40%
50%
Bekymring om fremtiden 28.
I hvilken grad er du bekymret for, … 0%
5%
10%
15%
20%
14% 13% 1. at du bliver arbejdsløs?
27% 26%
21%
I meget høj grad
11
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
I høj grad
I nogen grad
I ringe grad
I meget ringe grad
25%
30%
Information og forudsigelighed - interviews Medarbejderne modtager ikke relevante informationer om ændringer i den daglige drift og større forandringer i deres arbejdsmiljø
Eksempler Envejskommunikation Mangelfuld information til passagerer Mange "hovsa"-opgaver APV/risikovurdering er ukendt for mange • Mangelfuld information: Introduktion til nye tiltag Nyt billetsystem El-færgen Sygdom blandt medarbejdere Nye medarbejdere Færgeaflysninger • • • •
12
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser Følelse af "dumhed" Forsinkelser Flere konflikter med passagerer Bekymring om fremtiden Melder udsolgt i catering pga. manglende varer • Dårlig kvalitet, fejl • • • • •
Manglende samarbejde 40. Foregår samarbejdet mellem følgende parter tilfredsstillende?
0%
10%
20%
30%
40%
50%
0% 20%
Mellem det politiske system og medarbejdere?
31% 59%
2% 40%
Mellem færgeadministrationen og medarbejderne?
46% 12% I høj grad
13
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
I nogen grad
I ringe grad
Slet ikke
60%
70%
Manglende støtte og opbakning - interviews Medarbejderne modtager ikke tilstrækkelig støtte og opbakning fra ledelsen og politikerne. Ved klager, kritik og lignende er der en følelse blandt medarbejderne af, at der ikke er nogen, der står op for dem Eksempler
14
• Information bliver lækket til avisen • Ingen reaktion på grænseoverskridende passageradfærd eller nødsituationer • Borgere og politikere holder øje • Nedlukning af dårlige sager • Tillid • Sociale medier
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser • Illoyalitet over for medarbejderne • "Man bliver ligeglad"
Høje krav, tidspres og kritisk højt arbejdstempo 13. Arbejde og privatliv Hvor ofte ... 0%
10%
20%
11% 1. oplever du, at du har nok tid til dine arbejdsopgaver?
32%
13%
1%
14% 3. har du tidsfrister, som er svære at holde? 0%
5% 27%
0% 10% 7. oplever du, at dit arbejde tager så meget af din energi, at det går ud over privatlivet? 5%
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
43%
33% 35%
17%
42%
27% Altid
15
40%
37% 39%
10%
4. får du uventede arbejdsopgaver, der sætter dig under tidspres?
30%
Ofte
Sommetider
Sjældent
Aldrig
50%
Høje krav og tidspres - interviews › Kritisk højt arbejdstempo: 70 % : Altid eller ofte nødvendigt at holde et højt arbejdstempo. Manglende balance mellem de arbejdsopgaver medarbejderne skal udføre, og den tid de har til at udføre dem
Eksempler • • • • •
16
Booking og billetter Drift: Billettering Lastning/losning Catering Kontor: telefoniske og personlige henvendelser; sommertravlhed
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser Ulykker Forsinkelser Ikke tid til konflikthåndtering Nedprioritering af andre opgaver (fx vedligeholdelse) • Dårlig service • Tab af indtjening • Tab af mening i arbejdet • • • •
Manglende rolleklarhed - Interviews Medarbejderne er ikke tilstrækkeligt bevidste om, hvilke arbejdsfunktioner de har ansvar for, og hvilke de ikke har – særligt ved uventede hændelser
Eksempler I nødsituationer Arbejdet som billettør (ISM) "Diverse opgaver" på kontoret Manglende ensartethed Forventninger – der skal navn på opgaverne • Uvidende ledelse • Drift: Opdatering af ISM • • • • •
17
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser • Opgaver falder på gulvet • Dårlig samvittighed
Manglende anerkendelse, kritisk meget lavt 6. Hvor ofte ... 0%
10%
20%
30%
4% 12% 28%
5. giver din nærmeste leder dig den nødvendige ris og ros for dit arbejde?
35% 18% 4% 7% 12% 17%
6. bliver dit arbejde anerkendt og påskønnet af ledelsen?
35% 27% 2% Altid
18
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Ofte
Sommetider
Sjældent
Aldrig
Har ingen leder
40%
Manglende anerkendelse – interviews Medarbejderne oplever ikke, at graden af anerkendelse og mulighed for udvikling står mål med deres arbejdsindsats
Eksempler • Ingen anerkendelse / påskønnelse af indsats • Ikke mulighed for udvikling (styrmænd) • Ingen MUS-samtaler
19
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser • Manglende vedligeholdelse af kvalifikationer og behov for ekstra oplæring • Nedværdigende
MUS-samtaler og kritisk lav faglig udvikling › 25% har altid, ofte eller sommetider efterspurgt en MUS-samtale. Hovedparten har aldrig efterspurgt › 73% vil i høj grad eller i nogen grad foretrække en fast aftale om én årlig MUS-samtale › 72 % mener ikke nærmeste leder engagerer sig i deres faglige udvikling 8. I hvilken grad ville du foretrække, at der var en fast aftale om én årlig mus-samtale?
0%
5%
10%
15%
I høj grad
42%
I nogen grad
31%
I ringe grad Slet ikke
10% 2%
Ved ikke
20
20%
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
15%
25%
30%
35%
40%
45%
Fysiske forhold 42. Er der fysiske arbejdsmiljøforhold, der påvirker din trivsel i hverdagen?
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
16,0% 50,0% 17,0% 17,0%
I høj grad
21
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
I nogen grad
I ringe grad
Slet ikke
50,0%
60,0%
Fysiske forhold – interviews De fysiske forhold på skibene er præget af slitage, kapacitetsmangel og dårlig ergonomi, samt larm og afbrydelser på kontoret
Eksempler • • • • • • • •
22
Kapacitetsmangel Ergonomi Slitage Indeklima Trapper Tunge stole i catering Indretning og støj på kontor Drift: problematisk sikkerhedskultur
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konsekvenser • Ulykker • Slid og smerter • Kontor: Overbelastning og træthed – man skal være meget "på" • Kontor: Kommunikation mellem afdelinger • Høreskader ved arbejde uden høreværn • Ulykker ved arbejde uden refleksvest
Arbejdstider Eksempler
Konsekvenser
• Skiftende arbejdstider med natarbejde • Overarbejde på kontoret
• Søvnbesvær • Arbejder i fritiden • Svært at planlægge privatliv
23
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Velbefindende og helbred › Træthed › 41% er meget trætte eller helt udmattet efter en typisk arbejdsdag. 33% er noget trætte › Søvnbesvær (indenfor de sidste 4 uger) › 49% vågner altid eller ofte flere gange › 47% føler sig aldrig eller sjældent udhvilet › 46 % føler sig altid eller ofte træt i løbet af dagen › Sygefravær: 6% har haft sygefravær på grund af arbejdet – tre relaterer det til stress › Stress: › 1/3 har de sidste fire uger oplevet stress hele tiden, 1/3 har oplevet det somme tider. › De der oplever stress finder 50% årsager i arbejdet, 42% i kombination af arbejdeog familie 24
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Helbred alt i alt Landsgennemsnit
Ærø Færge
Fremragende
14.8 %
10 %
Vældig godt
42.3 %
32 %
Godt
35.8 %
49 %
Mindre godt
6.4 %
5%
Dårligt
0.8 %
4%
25
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Konflikter og mobning › Konflikter: forekommer – Omend sjældnere end månedligt › I 57% af tilfældene er det konflikter med kunder › I 49% af tilfældene er det konflikter med kolleger › Mobning: › 7,6% angiver mobning, men sjældnere end månedligt › Enkelte oplever mobning: 75% af disse har set mobning fra kolleger, 50% fra kunder › Der har været 20% vidner til mobning, sjældnere end månedligt 26
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Organisation › Ansvar for rederiet › Klare og entydige beslutnings og ansvarsforhold for rederiet › Adskillelse mellem politikere og rederi – f.eks. gennem professionel bestyrelse › Den ansvarlige holder ekstern kontakt til politikerne
› Ansvar for personaleledelsen › Klar og entydig overordnet personaleledelse › Chefkaptajner og cateringchef gennemfører MUS-samtaler og følger op i det daglige på medarbejderes trivsel, personaleledelse på skibet indskrives i stillingsbeskrivelsen
27
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Kontakten mellem politikere og rederi › Den ansvarlige for færgedriften giver mindst en gang pr. kvartal en redegørelse til kommunalbestyrelsen om udviklingen af færgedriften › Den ansvarlige informerer løbende politikerne om hændelser › Politikerne giver kritik/kommunikation/information kun til den ansvarlige for rederiet
› Politikerne svarer kun på læserbreve i samarbejde med den ansvarlige på rederiet
28
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Ekstern kommunikation › Den ansvarlige holder kontakt med eksterne parter på Ærø – og svarer på henvendelser › Professionalisere kommunikationen ved opkvalificering af personalet › Udarbejde kommunikationsstrategi med interessenter og midler for kommunikation, årshjul for kommunikation
› Etablere klumme/nyhedsavis - Ærø Borgere inviteres til at skrive i klumme/nyhedsavis, Ærø Færge svarer › Borgere inviteres til møder og dialog
29
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Intern kommunikation › Firmaet bør søge at komme Facebook og den lokale avis i forkøbet med interne mails, som medarbejderne også skal kunne se derhjemme
› Mødestruktur med dagsorden og referat bør etableres, så alle nås periodiskman kommer alle rundt på en måned, og referater kan læses af alle › Skibsføreren bør orientere på skibet om, hvad der sker overordnet i rederiet og samle forslag fra medarbejderne, som kan bringes videre opad i systemet › Årsmøde for alle ansatte, der ikke er på vagt. Brug f.eks. Søfartens Arbejdsmiljøråd eller lokale eksperter som oplægsholdere til supplement af egen dagsorden › Månedsmøde på kontoret › Ugemøde i forbindelse med de ugentlige øvelser › Internt personaleblad med nyt om ansættelser mv. 30
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Opkvalificering af ledelsen › Opkvalificering af ledelsen i kommunikation, herunder:
› Anerkendende kommunikation › Involvering af medarbejdere › MUS-samtaler
31
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Involvering og anerkendelse af medarbejdere › Medarbejdere anerkendes for deres daglige indsats, får feedback, dvs. ris og ros
› Ved nye tiltag inddrages medarbejdere fra alle tre færger, catering og kontor, gennem repræsentanter, så alle samtidig informeres › Medarbejderes forslag til arbejdsmiljøændringer tages alvorligt og følges op › Medarbejdere inviteres til møde med drøftelse af arbejdsmiljøet – herunder især kontor og catering › Der afholdes MUS-samtaler efter fast plan, f.eks. ved chefkaptajner
32
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Effektivisering og mere sikkerhed ved lastning og losning
› Mørke uniformer bør udskiftes til obligatoriske gule af hensyn til synlighed og sikkerhed › Hørebøffer gøres obligatoriske, som høreværn og kommunikationsværktøj
33
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE
Anbefaling: Tilrettelæggelsen af skiftende arbejdstider Gennemgå vagtplaner med henblik på generelle lægefaglige anbefalinger: › Minimer aften og natarbejde – højst 1 – 2 dage ad gangen › Skift bør følge det biologiske ur – dag-aften-nat pause dag–aften-nat › Medarbejdere over 55 år bør tilbydes helbredstest og særlig hensyntagen til arbejdstid › Medarbejdere bør ikke kunne bytte sig til helbredsmæssigt dårlige skift
34
24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE