Cowi-rapport

Ærøfærgerne 360 graders undersøgelse Arbejdsmiljø og drift

Susie Kjær, COWI Hans Borchersen, Maritim Konsulent

1

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Arbejdsmiljøundersøgelsen › Spørgeskema:

Sk.ass

Cat

Nav

Kon

Mask

› 13. september – 6. oktober 2016 (tre uger) › Samlet svarprocent på 84% › Formål:

I alt

Besvarelser

16

21

27

8

10

82

Svarprocent

70%

81%

93%

89%

91%

84 %

› at gøre status på trivslen efter den sidste trivselsundersøgelse › at undersøge hvad der kan forbedre trivslen › at fastholde og tiltrække nye medarbejdere

› Indhold: Arbejdstid og vagter, Arbejdets planlægning og tilrettelæggelse, Engagement, Arbejde og privatliv, Negative oplevelser på arbejdspladsen, Ulykker og sikkerhed, Velbefindende, Helbred, Ekstern kommunikation › Tillæg: Skiftende arbejdstid, Kommunikation til medarbejderne fra: 2

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

• • •

Kontoret Direktøren Politikerne

Interviews og observationer › 29. og 30. september 2016 › På M/F Ærøskøbing, M/F Marstal og M/F Skjoldnæs › 25 interviews fordelt mellem alle faggrupper på færgerne samt, kontor og direktion

› Interviews: Uddybe spørgeskemaresultaterne, kommunikation og samarbejde, fysiske forhold, drift og bemanding, arbejdsmæssige konsekvenser og forslag til forbedringer › Observationer:

› Arbejdsmiljø, drift og bemanding i alle funktioner (fx pakning, losning, billettering, catering, i maskinen, på broen) › Kommunikation og samarbejde › Passagerer, grænseoverskridende adfærd fra passagerer › Fysiske arbejdsmiljøforhold 3

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Gode forhold Arbejdsmiljø › Sammenhold og samarbejde på færgen

› Beskrivelsen ISM svarer godt til virkelig drift af skibet

› "Håndværket" og faglig stolthed

› Gode arbejdsforløb som på tilsvarende skibe, godt sømandsskab og god tone

› Kontakt med passagererne/mennesker

› Effektivt sikkerhedsberedskab

› Tillid til at kolleger gør et godt stykke arbejde

› God dokumentation med skibs- og maskindagbøger af hændelser

› Høj anciennitet

› Skibene vel vedligeholdt og rene

› Klar rollefordeling på skibet for hovedparten

4

Drift

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Udfordringer Arbejdsmiljø › Involvering/indflydelse › Information og forudsigelighed › Støtte og opbakning › Høje krav og tidspres › Rolleklarhed for alle

5

› Drift › Styrmandens rolle som billettør ikke beskrevet, trods vigtig rolle › Skibsførerens oplæring af styrmanden › APV/risikovurderinger for de fleste ukendte begreber

› Anerkendelse

› Registrering af near miss og koor. handling

› Fysiske forhold

› Arbejdsmiljøkultur, høreværn i maskinen

› Arbejdstider

› Nogle mangler arbejdstøjsskabe

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Sammenligning med trivselsundersøgelse 2015 Udfordringer 2015

Udfordringer 2016

• Indflydelse • Forudsigelighed • Social støtte og feedback fra kolleger • Retfærdighed og respekt • Selvvurderet helbred • Søvnbesvær

• Indflydelse • Forudsigelighed • Social støtte og feedback fra kolleger • Retfærdighed og respekt • Selvvurderet helbred • Søvnbesvær

6

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

., Manglende involvering/indflydelse Kritisk meget lavt: 64% svarer at medarbejdere der påvirkes af en given

beslutning sjældent eller aldrig bliver hørt, 56 % føler sig sjældent eller aldrig hørt 41. I hvor høj grad bliver man som ansat hørt i forhold til beslutninger, som bliver taget af følgende:

0%

Politikerne

10%

20%

30%

40%

50%

60%

3% 20% 77% 2%

Direktøren

8%

39% 52% I høj grad

7

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

I nogen grad

I ringe grad

Slet ikke

70%

80%

90%

Manglende involvering - Interviews Medarbejderne bliver ikke involveret i processerne før, under og efter en beslutning bliver truffet - eksempelvis vedrørende den daglige drift og færgernes fremtid

Eksempler på beslutninger • • • • • • •

8

Billetsystem Priser Fysiske forhold El-færgen Vidensdeling Catering Navigatører ikke repræsenteret i MED-udvalg

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser • Medarbejdere mister engagement • Frustration og manglende arbejdsglæde • Modstand mod forandring • Mistillid • Svært at videregive information til passagerer

Manglende information og forudsigelighed 39. Foregår kommunikationen tilfredsstillende...

0%

10%

20%

30%

40%

10% 44% 40%

Fra kontoret til medarbejderne 6%

Fra politikerne til medarbejderne

0% 6% 27% 56% 1%

Fra direktøren til medarbejderne

16% 56% 26% I høj grad

9

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

I nogen grad

I ringe grad

Slet ikke

50%

60%

Ekstern kommunikation 37. Ekstern kommunikation

38. I hvor høj grad oplever du, at borgerne får den

I hvor høj grad oplever du, at passagerer får den

information om færgetrafikken, de behøver?

information om færgetrafikken, de behøver?

0% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

30%

10%

10% I nogen grad

I nogen grad

47%

49%

I ringe grad

39%

Slet ikke

0%

Ved ikke

3%

10

20%

60% I høj grad

I høj grad

10%

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

I ringe grad

37%

Slet ikke

1%

Ved ikke

4%

40%

50%

Bekymring om fremtiden 28.

I hvilken grad er du bekymret for, …

0%

5%

10%

15%

20%

14% 13% 1. at du bliver arbejdsløs?

27% 26%

21%

I meget høj grad

11

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

I høj grad

I nogen grad

I ringe grad

I meget ringe grad

25%

30%

Information og forudsigelighed - interviews Medarbejderne modtager ikke relevante informationer om ændringer i den daglige drift og større forandringer i deres arbejdsmiljø

Eksempler Envejskommunikation Mangelfuld information til passagerer Mange "hovsa"-opgaver APV/risikovurdering er ukendt for mange • Mangelfuld information: Introduktion til nye tiltag Nyt billetsystem El-færgen Sygdom blandt medarbejdere Nye medarbejdere Færgeaflysninger • • • •

12

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser Følelse af "dumhed" Forsinkelser Flere konflikter med passagerer Bekymring om fremtiden Melder udsolgt i catering pga. manglende varer • Dårlig kvalitet, fejl • • • • •

Manglende samarbejde 40. Foregår samarbejdet mellem følgende parter tilfredsstillende?

0%

10%

20%

30%

40%

50%

0% 20%

Mellem det politiske system og medarbejdere?

31% 59%

2% 40%

Mellem færgeadministrationen og medarbejderne?

46% 12% I høj grad

13

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

I nogen grad

I ringe grad

Slet ikke

60%

70%

Manglende støtte og opbakning - interviews Medarbejderne modtager ikke tilstrækkelig støtte og opbakning fra ledelsen og politikerne. Ved klager, kritik og lignende er der en følelse blandt medarbejderne af, at der ikke er nogen, der står op for dem Eksempler

14

• Information bliver lækket til avisen • Ingen reaktion på grænseoverskridende passageradfærd eller nødsituationer • Borgere og politikere holder øje • Nedlukning af dårlige sager • Tillid • Sociale medier

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser • Illoyalitet over for medarbejderne • "Man bliver ligeglad"

Høje krav, tidspres og kritisk højt arbejdstempo 13. Arbejde og privatliv Hvor ofte ...

0%

10%

20%

11% 1. oplever du, at du har nok tid til dine arbejdsopgaver?

32%

13%

1%

14% 3. har du tidsfrister, som er svære at holde?

0%

5% 27%

0% 10% 7. oplever du, at dit arbejde tager så meget af din energi, at det går ud over privatlivet?

5%

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

43%

33% 35%

17%

42%

27% Altid

15

40%

37% 39%

10%

4. får du uventede arbejdsopgaver, der sætter dig under tidspres?

30%

Ofte

Sommetider

Sjældent

Aldrig

50%

Høje krav og tidspres - interviews › Kritisk højt arbejdstempo: 70 % : Altid eller ofte nødvendigt at holde et højt arbejdstempo. Manglende balance mellem de arbejdsopgaver medarbejderne skal udføre, og den tid de har til at udføre dem

Eksempler • • • • •

16

Booking og billetter Drift: Billettering Lastning/losning Catering Kontor: telefoniske og personlige henvendelser; sommertravlhed

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser Ulykker Forsinkelser Ikke tid til konflikthåndtering Nedprioritering af andre opgaver (fx vedligeholdelse) • Dårlig service • Tab af indtjening • Tab af mening i arbejdet • • • •

Manglende rolleklarhed - Interviews Medarbejderne er ikke tilstrækkeligt bevidste om, hvilke arbejdsfunktioner de har ansvar for, og hvilke de ikke har – særligt ved uventede hændelser

Eksempler I nødsituationer Arbejdet som billettør (ISM) "Diverse opgaver" på kontoret Manglende ensartethed Forventninger – der skal navn på opgaverne • Uvidende ledelse • Drift: Opdatering af ISM • • • • •

17

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser • Opgaver falder på gulvet • Dårlig samvittighed

Manglende anerkendelse, kritisk meget lavt 6. Hvor ofte ...

0%

10%

20%

30%

4% 12% 28%

5. giver din nærmeste leder dig den nødvendige ris og ros for dit arbejde?

35% 18% 4% 7% 12% 17%

6. bliver dit arbejde anerkendt og påskønnet af ledelsen?

35% 27% 2% Altid

18

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Ofte

Sommetider

Sjældent

Aldrig

Har ingen leder

40%

Manglende anerkendelse – interviews Medarbejderne oplever ikke, at graden af anerkendelse og mulighed for udvikling står mål med deres arbejdsindsats

Eksempler • Ingen anerkendelse / påskønnelse af indsats • Ikke mulighed for udvikling (styrmænd) • Ingen MUS-samtaler

19

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser • Manglende vedligeholdelse af kvalifikationer og behov for ekstra oplæring • Nedværdigende

MUS-samtaler og kritisk lav faglig udvikling › 25% har altid, ofte eller sommetider efterspurgt en MUS-samtale. Hovedparten har aldrig efterspurgt › 73% vil i høj grad eller i nogen grad foretrække en fast aftale om én årlig MUS-samtale › 72 % mener ikke nærmeste leder engagerer sig i deres faglige udvikling 8. I hvilken grad ville du foretrække, at der var en fast aftale om én årlig mus-samtale?

0%

5%

10%

15%

I høj grad

42%

I nogen grad

31%

I ringe grad Slet ikke

10% 2%

Ved ikke

20

20%

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

15%

25%

30%

35%

40%

45%

Fysiske forhold 42. Er der fysiske arbejdsmiljøforhold, der påvirker din trivsel i hverdagen?

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

16,0% 50,0% 17,0% 17,0%

I høj grad

21

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

I nogen grad

I ringe grad

Slet ikke

50,0%

60,0%

Fysiske forhold – interviews De fysiske forhold på skibene er præget af slitage, kapacitetsmangel og dårlig ergonomi, samt larm og afbrydelser på kontoret

Eksempler • • • • • • • •

22

Kapacitetsmangel Ergonomi Slitage Indeklima Trapper Tunge stole i catering Indretning og støj på kontor Drift: problematisk sikkerhedskultur

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konsekvenser • Ulykker • Slid og smerter • Kontor: Overbelastning og træthed – man skal være meget "på" • Kontor: Kommunikation mellem afdelinger • Høreskader ved arbejde uden høreværn • Ulykker ved arbejde uden refleksvest

Arbejdstider Eksempler

Konsekvenser

• Skiftende arbejdstider med natarbejde • Overarbejde på kontoret

• Søvnbesvær • Arbejder i fritiden • Svært at planlægge privatliv

23

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Velbefindende og helbred › Træthed › 41% er meget trætte eller helt udmattet efter en typisk arbejdsdag. 33% er noget trætte › Søvnbesvær (indenfor de sidste 4 uger) › 49% vågner altid eller ofte flere gange › 47% føler sig aldrig eller sjældent udhvilet › 46 % føler sig altid eller ofte træt i løbet af dagen › Sygefravær: 6% har haft sygefravær på grund af arbejdet – tre relaterer det til stress › Stress: › 1/3 har de sidste fire uger oplevet stress hele tiden, 1/3 har oplevet det somme tider. › De der oplever stress finder 50% årsager i arbejdet, 42% i kombination af arbejdeog familie 24

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Helbred alt i alt Landsgennemsnit

Ærø Færge

Fremragende

14.8 %

10 %

Vældig godt

42.3 %

32 %

Godt

35.8 %

49 %

Mindre godt

6.4 %

5%

Dårligt

0.8 %

4%

25

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Konflikter og mobning › Konflikter: forekommer – Omend sjældnere end månedligt › I 57% af tilfældene er det konflikter med kunder › I 49% af tilfældene er det konflikter med kolleger › Mobning: › 7,6% angiver mobning, men sjældnere end månedligt › Enkelte oplever mobning: 75% af disse har set mobning fra kolleger, 50% fra kunder › Der har været 20% vidner til mobning, sjældnere end månedligt 26

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Organisation › Ansvar for rederiet › Klare og entydige beslutnings og ansvarsforhold for rederiet › Adskillelse mellem politikere og rederi – f.eks. gennem professionel bestyrelse › Den ansvarlige holder ekstern kontakt til politikerne

› Ansvar for personaleledelsen › Klar og entydig overordnet personaleledelse › Chefkaptajner og cateringchef gennemfører MUS-samtaler og følger op i det daglige på medarbejderes trivsel, personaleledelse på skibet indskrives i stillingsbeskrivelsen

27

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Kontakten mellem politikere og rederi › Den ansvarlige for færgedriften giver mindst en gang pr. kvartal en redegørelse til kommunalbestyrelsen om udviklingen af færgedriften › Den ansvarlige informerer løbende politikerne om hændelser › Politikerne giver kritik/kommunikation/information kun til den ansvarlige for rederiet

› Politikerne svarer kun på læserbreve i samarbejde med den ansvarlige på rederiet

28

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Ekstern kommunikation › Den ansvarlige holder kontakt med eksterne parter på Ærø – og svarer på henvendelser › Professionalisere kommunikationen ved opkvalificering af personalet › Udarbejde kommunikationsstrategi med interessenter og midler for kommunikation, årshjul for kommunikation

› Etablere klumme/nyhedsavis - Ærø Borgere inviteres til at skrive i klumme/nyhedsavis, Ærø Færge svarer › Borgere inviteres til møder og dialog

29

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Intern kommunikation › Firmaet bør søge at komme Facebook og den lokale avis i forkøbet med interne mails, som medarbejderne også skal kunne se derhjemme

› Mødestruktur med dagsorden og referat bør etableres, så alle nås periodiskman kommer alle rundt på en måned, og referater kan læses af alle › Skibsføreren bør orientere på skibet om, hvad der sker overordnet i rederiet og samle forslag fra medarbejderne, som kan bringes videre opad i systemet › Årsmøde for alle ansatte, der ikke er på vagt. Brug f.eks. Søfartens Arbejdsmiljøråd eller lokale eksperter som oplægsholdere til supplement af egen dagsorden › Månedsmøde på kontoret › Ugemøde i forbindelse med de ugentlige øvelser › Internt personaleblad med nyt om ansættelser mv.

30

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Opkvalificering af ledelsen › Opkvalificering af ledelsen i kommunikation, herunder:

› Anerkendende kommunikation › Involvering af medarbejdere › MUS-samtaler

31

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Involvering og anerkendelse af medarbejdere › Medarbejdere anerkendes for deres daglige indsats, får feedback, dvs. ris og ros

› Ved nye tiltag inddrages medarbejdere fra alle tre færger, catering og kontor, gennem repræsentanter, så alle samtidig informeres › Medarbejderes forslag til arbejdsmiljøændringer tages alvorligt og følges op › Medarbejdere inviteres til møde med drøftelse af arbejdsmiljøet – herunder især kontor og catering › Der afholdes MUS-samtaler efter fast plan, f.eks. ved chefkaptajner

32

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Effektivisering og mere sikkerhed ved lastning og losning

› Mørke uniformer bør udskiftes til obligatoriske gule af hensyn til synlighed og sikkerhed › Hørebøffer gøres obligatoriske, som høreværn og kommunikationsværktøj

33

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE

Anbefaling: Tilrettelæggelsen af skiftende arbejdstider Gennemgå vagtplaner med henblik på generelle lægefaglige anbefalinger: › Minimer aften og natarbejde – højst 1 – 2 dage ad gangen › Skift bør følge det biologiske ur – dag-aften-nat pause dag–aften-nat › Medarbejdere over 55 år bør tilbydes helbredstest og særlig hensyntagen til arbejdstid › Medarbejdere bør ikke kunne bytte sig til helbredsmæssigt dårlige skift

34

24-10-2016 360 GRADERS UNDERSØGELSE