Region Syddanmark 7. august 2016
Uddybende redegørelse vedr. fejl i forudbetaling til BIOS Regionsrådet i Region Syddanmark modtog den 8. juli 2016 en teknisk redegørelse vedr. fejl i forudbetaling til BIOS ultimo 2015 (bilag 1). Dette notat er en uddybende redegørelse til forretningsudvalget og regionsråd. I dette notat gives en mere detaljeret redegørelse for fejludbetalingen. Det fremgår således, at følgende elementer har spillet ind: · · · · · · · ·
Der var forskellige fakturanumre på beredskabsfakturaerne og forskellige håndteringssteder i regionen Fakturatekster var misvisende Fokus var på modregning og afregning Bekymring for ansvar som følge af restancer Mange andre fakturaer Ledelsestilsyn på totalen Udgifterne står forskelligt Ressourcepres på involverede medarbejdere
Disse punkter uddybes nedenfor. Som det også fremgik af den tekniske redegørelse af 8. juli, vurderer administrationen, at hændelsesforløbet er uacceptabelt. Derfor har det givet anledning til at overveje nuværende regler, instrukser, vejledninger og forretningsgange samt overveje, om der generelt er behov for at hæve kontrolniveauet i regionen. Disse overvejelser er præsenteret i andet punkt på dagsordenen. BIOS har i pressen fremført, at den dobbelte forudbetaling var aftalt med Regionen. Det skal oplyses, at dette på ingen måde har været tilfældet. I processen omkring tilbagebetaling af de 31,6 mio. kr. har BIOS ikke kunnet dokumentere disse påstande. I forbindelse med konkursbegæringen og konkurserklæringen har det heller ikke været muligt for BIOS at fremføre nogen form for dokumentation for, at der skulle være en aftale om dobbelt forudbetaling. Det forhold, at der primo juli (bilag 2) anmodes om en bekræftelse på, at specifikke fakturaer er betalt, og at denne bekræftelse er givet, har ikke haft nogen indflydelse på ovennævnte vurderinger. Det er ligeledes fremført - bl.a. i pressen - at den fejlagtige forudbetaling har kostet regionen 31,6 mio. kr. Dette er ikke tilfældet. Forudbetalingen bliver konstateret primo juli 2016. På det tidspunkt er der forudbetalt for 2 måneder. Konkursdekret udstedes den 27. juli. På dette tidspunkt er der således tale om forudbetaling på 1 måned og 5 dage. Denne forudbetaling forventes at kunne dækkes af bankgarantien, idet formålet med denne jo netop har været at ”dække ind” for forudbetalinger og øvrige restancer. Herudover har det flere stedet været påpeget, at den dobbelte forudbetaling er ”opdaget” af pressen. Hertil kan anføres, at BIOS’ regnskab er dateret den 5. juli 2016. Den 6. juli 2016 bliver regionen kontaktet af pressen med henblik på forklaring på den dobbelte forudbetaling. Det kan hertil siges, at forudbetalingen uden tvivl ville have været opdaget administrativt i forbindeles med den planlagte gennemgang af regnskabet. Regionsrådet orienteres om den dobbelte forudbetaling den 6. juli 2016.
1
Region Syddanmark 7. august 2016 Desuden har der været en række spekulationer om hvad, der ville være sket, hvis ikke den dobbelte forudbetaling var sket. Hertil kan siges, at med den indsigt i BIOS’ likviditet, som regionen efterfølgende fik indsigt i pr. marts måned 2016, er det ikke usandsynligt, at BIOS allerede ville have været gået konkurs i forbindelse med årsskiftet eller førstkommende lønudbetaling derefter. Og endelig skal opmærksomheden henledes på, at med BIOS’ konkurs den 27. juli og regionsrådets beslutning om fremadrette at drive ambulancetjeneste i de tre berørte områder, vil der fremadrette være tale om en hel anden opgave, idet driften af regionens ambulancer vil blive håndteret på lige for med regionens øvrige driftsenheder. Tyngden i den fremtidige administration vil således blive dels administration af kontrakten med Response (svarende til hidtil), dels drift af regionens ambulanceselskab. På bagrund af den første tekniske redegørelse er der fra en række regionsrådsmedlemmer stillet en række spørgsmål. Det har ikke – af ressourcemæssige årsager- været muligt at besvare disse indenfor de fasate frister. Modtagne spørgsmål og svar herpå er vedlagt denne redegørelse.
Faktura forløb – betaling for beredskaber Nedenfor præsenteres fakturaforløbet i efteråret 2015 for så vidt angår betalinger for beredskaber. I forklaringselementerne nedenfor vil der blive henvist hertil. -
-
-
Faktura 1 vedrører udtrykkeligt forudbetaling for september 2015 og forfaldt til betaling den 31. august 2015. Faktura 2 forfaldt til betaling den 1. oktober 2015 og må antages at vedrøre forudbetaling for oktober 2015, uanset at der ikke er anført noget herom i fakturateksten. Faktura 3 antages at vedrøre betaling for november 2015. Fakturaen er betalt den 2. november 2015, uanset at BIOS har anført sidste betalingsdato for den 29. november 2015. Faktura 4 vedrører ifølge fakturateksten november og har sidste rettidige betalingsdato den 30. november 2015. Fakturaen er betalt den 1. december 2015. Netop den fejlagtige tekst i fakturaen er formentligt baggrunden for, at regionen fejlagtigt har antaget, at der ikke er sket betaling for december 2015. Fakturanummer 12-2015 blev modtaget den 15. december 2015 efter anmodning fra regionen. BIOS har altså nu valgt at ændre fakturanummerering, hvilket er en medvirkende årsag til, at regionen ikke opdagede, at der allerede var blevet betalt for december 2015. Regionen var således i en vildfarelse om, at der var blevet betalt for december. Fakturaen betales den 17. december 2015, hvorved regionen fejlagtigt nu har betalt to gange for december 2015. Faktura nr. 1- 2016 vedrørte betaling for januar 2016. Denne faktura blev også modtaget af regionen den 15. december 2015 og betalt den 17. december 2015.
Forklaringselementer i forhold til den dobbelte forudbetaling 1: Forskellige fakturanumre på beredskabsleverancer, og forskellige håndteringssteder BIOS fremsender i efteråret faktura nummer 1,2,3 og 4. Teksten på disse fakturaer (2,3 og 4) er jvf ovenstående fraværende /fejlagtige. Der er, som det også fremgår nedenfor, stort fokus på at sikre modregning af tilkøbte beredskaber ved Responce og modregning for ”nedetid”. Nogle af fakturaerne i denne periode sendes tilbage med henblik på korrekt korrektion. Dette - formentlig kombineret med at BIOS som virksomhed på dette tidspunkt ikke har alle rutiner på plads – indebærer, at der er meget korte
2
Region Syddanmark 7. august 2016 betalingsfrister (samme dag eller dagen efter) (bilag 3). Regionen yder derfor BIOS den service, at pengene for disse fakturaer overføres manuelt, således at BIOS har pengene samme dag eller dagen efter fakturamodtagelse. Manuel overførelse kan alene sker via regnskabsafdelingen, hvorfor den konkrete håndtering af disse fakturaer sker her. Imod god regnskabspraksis skifter BIOS herefter fakturanummer og næste faktura for beredskaber har nu nummer 12. Denne faktura modtages elektronisk og attesteres og konteres herefter fordelt på beredskabs og baseniveau – dvs. at posteringen ikke figurerer med 31,6 mio. kr., men på 7 mindre beløb, der summerer op til 31,6 mio.kr. Denne ændrede håndtering sker, idet denne faktura (som den første fra BIOS) håndteres som elektronisk faktura i den afdeling, der har ansvaret for administration af ambulancekontrakterne og det præhospitale område i øvrigt. 2: Fokus på modregninger og afregning I hele efteråret var der en intens dialog - bl.a. via advokater - om modregning og afregning: Ultimo oktober beder regionen således BIOS udstede en faktura for november-aktiviteten. Her beder regionen BIOS om at ”nedskrive” fakturaen med små 5 mio. kr. svarende til modregning for: - udgiften til tilkøb af tre stk. midlertidige tilkøb hos Responce i sep-okt - udgiften for tilkøb af midlertidigt tilkøb af ét 12/12 beredskab 1. - nedetid (manglende beredskaber) - udgift svarende til værdien af ikke korrekt leverede ”trappetjenere”2. BIOS angiver på fakturaen for november (modtaget af regionen 30. oktober og betalt 2. november) bl.a. følgende: ”vi forbeholder os derfor at korrigere fakturaen, hvis Regionens opgørelser ikke er korrekte og svarende til kontraktgrundlaget”. På møde med BIOS og advokater den 5. november drøftes ovenstående tilsammen med en lang række andre forhold, hvorefter regionens advokat fremsender brev til BIOS’ advokat af 20. november bl.a. med besked om, at BIOS bedes fremsende nærmere redegørelse vedr. trappetjenere, mod at regionen lover at vende tilbage med en nøjagtig beregning/dokumentation for modregning. BIOS’ advokat svarer tilbage den 30. november med besked om, at BIOS fortsat er uenige i modregningen, som ikke kan accepteres. Den 4. december svarer regionen - via advokatbrev – og meddeler, at regionen nu har genovervejet det forholdsmæssige afslag vedr. de manglende trappetjenere og har herefter valgt at reducere det modregnede beløb for trappetjenere i månederne september – november til 32.747 kr. De justerede beregninger er lavet efter BIOS´ oplysninger dagen før om, at korrekte trappetjenere er installeret i alle biler.
1
Da regionen endnu ikke har faktura fra Responce, beder vi om a conto modregning på 1 mio. kr.
2
En trappetjener er et hjælpemiddel til op- og nedbæring af patienter, som er en del af udstyret i en ST-bil. Regionen har tidligere gjort opmærksom på, at BIOS ikke har leveret trappetjenere i henhold til kontrakten, som både kan hjælpe med op- og nedbæring (kræver ”motor”). BIOS giver i første omgang udtryk for, at de lever op til kontrakten og har leveret hvad de skal – trappetjenerne er dog uden motor og kan derfor ikke efter regionens synspunkt hjælpe patientrene op, hvorfor vagtcentralen vil være nød til at kalde en bil fra Responce, som har det korrekte udstyr.
3
Region Syddanmark 7. august 2016 For så vidt angår a conto modregningen på 1 mio. kr. har regionen på det tidspunkt netop modtaget faktura fra Responce og beløbet forfalder til betaling 30. december. Regionens advokat anbefaler bl.a. som følge af bekymring beskrevet under punkt 4, at regionen bør tilbagebetale dette acontobeløb til BIOS. Dette meddeles til BIOS, herunder at regionen i stedet vil foretage modregning for det samlede beløb, når dette er betalt til Responce i slutningen af december. For at få et samlet overblik over betalinger og modregninger til BIOS udarbejder regionens medarbejder med ansvar på ambulancekontrakterne samme dag en oversigt over betalinger til BIOS. Denne oversigt fremsendes i flere versioner den 4. december og den 5. december. Af opgørelsen fremgår det klart, at BIOS har modtaget betaling for fire måneder – altså også for december (bilag 4). Til trods for, at regionen med brev til BIOS af 4. december imødekommer BIOS på to punkter, fremsender BIOS’ advokat på ny brev af 12. december, hvori BIOS bl.a. fastholder, at regionen er forpligtet til at betale det resterende beløb for trappetjenere på 32.747 kr. BIOS angiver samtidig, at BIOS fortsat er uenige i regionens modregningskrav. 3: Fakturatekster var misvisende Teksterne på faktura 2-4 var enten ikke tilstede eller fejlagtige. Det fremgår således af faktura nummer 1, at denne vedrører betaling for beredskaber i september. På fakturanummer 2 og 3 er der ikke en tilstrækkelig tekst, og det antages derfor, at der er tale om betaling for hhv. oktober og november. På fakturanummer 4 står der betaling for beredskaber for november. Men da sidste betalingsdag er 30. november antages at dette, jf. forudbetalingskriteriet på en måned, at betaling er for december. Administrationen er klar over, at der konsekvent skulle være bedt om en ny faktura i stedet for den, der bærer fakturateksten "november" og for alle, der bærer en forkert reference FØR faktura betales. Dette er på beklagelig vis ikke sket. 14. december er der møde mellem Regionen og BIOS. Der er tale om et teknisk møde, hvor beregningerne for nedetid gennemgås, og hvor der fremvises dokumentation for udgifterne ved Responce og nedetidsberegninger. Efter mødet fremsendes, som hjælp til BIOS, oversigt over, hvad efterfølgende måneds faktura skal lyde på, og hvilken tekst der skal fremgå af fakturaerne. Formålet var at sikre, at regionen modtog fakturaerne rettidigt. Formålet var også at kunne dokumentere, at der var fremvist dokumentation for dækningsbeløb hos Response. Første udkast til oversigt over efterfølgende måneds faktura fremsendes 14. december og pga. fejl (dobbelt-modregning) fremsendes version 2 den 15. december. I oversigten indgår anmodning om, at BIOS fremsender faktura for december. (bilag 5 og 6) Den 15. december fremsendes advokatbrev: ”De praktiske forhold omkring udstedelse af faktura til brug for udbetalingerne af ovennævnte beløb, udstedelse af supplerende bankgaranti mv. foreslår jeg at BIOS snarest drøfter direkte med regionen. I den forbindelse har regionen også oplyst, at regionen fortsat afventer BIOS’ udstedelse af faktura til brug for december-betalingen og januar-betalingen.”
Det antages, at misforståelserne er sket som følge af, at fakturateksten for december-forudbetalingen fejlagtigt er anført som betaling for november.
4
Region Syddanmark 7. august 2016 4: Bekymring for ansvar som følge af restancer Kammeradvokaten har flere gange indskærpet, at det i tilfælde af konkurssituation var meget vigtigt, at regionen kunne dokumentere, at regionen levede op til regionens betalingsforpligtelser. Dette var vigtigt for at undgå at pådrage sig et eventuelt medansvar. Af bilag 7 fremgår i den sammenhæng, at Kammeradvokaten rådgiver regionen til at tilbagebetale beløbet for manglende beredskaber i september og oktober mod ekstra bankgaranti. Dette råd har regionen ikke fulgt, men fastholdt en modregning for manglende beredskaber og ændret beregningerne heraf en smule, således at beløbet for september og oktober nedjusteres fra 1,6 mio. kr. til 1,4 mio. kr. 5: Mange andre fakturaer De månedlige forudbetalinger er ikke de eneste faktureringer, som regionen skal håndtere fra BIOS i denne periode. BIOS fremsender meget sent og efter erlagt leverance faktura for andre udgifter. Til eksempel (som kan ses af bilag 4) fremsendes faktura for regionens tilkøb af akutbil på Ærø fra primo september først til regionen den 20. november og faktura for husleje for lægebilen i Odense og Svendborg fra primo september fremsendes først 15. december, efter at regionen minder BIOS om, at BIOS har penge til gode for disse ydelser. Regionen har således det generelle indtryk, at BIOS ikke fremsender faktura rettidigt. 6: Ledelsestilsyn på totalen Afdelingschefen for sundhedsplanlægning har ansvar for ledelsestilsynsopgaven for det præhospitale område. Ledelsestilsynsopgaven betyder, at der skal udføres et månedligt ledelsestilsyn, bl.a. med henblik på at danne sig et overblik af den samlede udvikling og de samlede posteringer samt udføre stikprøvekontrol på udvalgte enkelstående faktura ud fra en samlet risikoanalyse (bilag 8). På kontoen for liggende og akut patientbefordring (budget i 2015 på 0,564 mia. kr.) indgår betalinger både til Falck, BIOS, Responce og andre eksterne parter. Skiftet fra en kontrakt med Falck (vægter 8 mdr. i 2015) til de nye kontrakter med BIOS og Responce (vægter 4 mdr. i 2015) har været indarbejdet i det totale budget. Betalingerne til alle ambulanceoperatører m. fl. konteres på samme ”niveau”, som følge af uændret opsætning af kontoplanen i 2015, hvorfor det ikke på overordnet niveau har været muligt at følge udviklingen i de samlede udgifter specifikt for BIOS eller øvrige ambulanceoperatører. Der har været overvejelser om at ændre kontoplanen, så de afspejler de enkelte leverandører, men dette er ikke sket af ressourcemæssige årsager. Det skal fremadrettet være en pligt ved alle nye aktiviteter, at Regionens Regnskabsafdeling kontaktes med henblik på at få oprettet et nyt kontoområde. Udskrift fra ledelsestilsynsrapporten viser, det overblik systemet giver mulighed for at få. Af bilag 9 ses, at det på overordnet niveau er muligt, forholdsvist hurtigt at følge udviklingen i forbruget hen over året (eksempelvis i kolonnen ”pct. i år”). Der udarbejdes 3 gange årligt økonomi og aktivititetsrapportering. Her bliver vurderingen af årets resultat udarbejdet på baggrund af periodens forbrug og en prognose for forbruget resten af året. I afrapporteringen for 3. kvartal 2015 på kontoen for akut og liggende patientbefordring var prognosen et merforbrug på 49,5 mio. kr. Merforbruget skyldes primært aktivitetsregulering i 2015 på de hidtidige Falckkontrakter, som ikke var kendt ved tidspunktet for budgetlægning.
5
Region Syddanmark 7. august 2016 Budgettet for det præhospitale område er i 2015 nedjusteret med 17 mio. kr. som følge af de nye ambulancekontrakter. Denne nedjustering er som nævnt ovenfor foretaget på overordnet budgetniveau, og den indgår i den samlede periodisering. Denne skæve udgiftsprofil, kombineret med, at der allerede er prognosticeret et merforbrug, kombineret med, at styringen ikke sker på leverandørniveau indebærer, at dobbeltfaktureringen ikke fanges ved ledelsestilsynet. 7: Udgifterne står forskelligt i posteringsoversigten Det forhold at de første 4 regninger er betalt som samlede regninger og at faktura nummer 12 er betalt på delniveau gør, at det heller ikke ved en umiddelbar læsning hen over de bogførte posteringer (bilag 9) ses, at der er foretaget dobbeltbetaling. Finanspostering side 4:
BIOS, faktura 1
31.629.619,00
BIOS fakt.2
29.315.223,00
Finanspostering side 5:
faktura 3
26.663.965,00
Finanspostering side 6:
BIOS, faktura 4
31.629.619,00
Finanspostering side 11:
Pris og løn regulering…. Sydvestjylland Base - december 2015 Sønderjylland base – december 2015 Fyn Base December 2015 Sydvestjylland Beredskab december 2015 Sønderjylland beredskab – december 2015 Fyn Beredskab december 2015
459.251,89 716.821,81 726.629,12 1.312.957,00 7.303.352,00 8.856.285,00 12.093.356,00
Finanspostering side 12:
8: Ressourcepres Efteråret 2015 var en turbulent periode. Både i forhold til opstart af BIOS, men også på en række andre områder. Håndteringen af kontrakten med BIOS er sket inden for den ressourceramme, som der hidtil havde været sat af til området. Det er hævet over enhver tvivl, at BIOS’s opstart har øget belastning og kompleksitet i opgaveløsningen. Samtidig har det tillige været nødvendigt at håndtere et betydeligt antal aktindsigter – fra 28. august 2014 til 13. juni 2016 har regionen modtaget og besvaret 102 aktindsigtsbegæringer vedr. ambulancesagen (bilag 10), og endelig skal nævnes, at der i efteråret sker skift på det overordnede ledelsesmæssige niveau, idet den direktør, der havde arbejdet med området i flere år får nyt job, og hertil kommer, at sundhedsdirektøren fratræder.
6
Region Syddanmark 7. august 2016 Bilag: Der er vedlagt følgende bilag: Bilag 1: Teknisk redegørelse vedr. fejl i forudbetaling til BIOS Bilag 2: Korrespondance med BIOS primo juli 2016 vedr. betalte faktura i 2015 Bilag 3: Oversigt over betalinger til BIOS udarbejdet juli 2016 Bilag 4: Korrespondance og oversigt over betalinger til BIOS udarbejdet 4. december 2015 Bilag 5: Korrespondance og oversigt over faktura til BIOS udarbejdet 14. december 2015 (version 1) Bilag 6: Korrespondance og oversigt over faktura til BIOS udarbejdet 15. december 2015 (version 2) Bilag 7: Mail fra Kammeradvokaten af 12. december vedr. bekymring om ansvar som følge af restancer Bilag 8: Oversigt over ledelsestilsynsopgaven for afdelingschefen i den pågældende afdeling Bilag 9: Finansposteringer i 2015 for ”tjenesteydelser u. moms” under kontoen for liggende og akut patientbefordring Bilag 10: Oversigt over aktindsigter vedr. ambulancesagen frem til 13. juni 2016 Herudover er der til punktet vedlagt spørgsmål og svar vedr. sagen.
7