Forskere sjusker med dokumentationen i Region Syddanmark

Region Syddanmark SĂŚrlig gennemgang af forskningsprojekter

6. februar 2015 Notat

Indholdsfortegnelse

1.

Introduktion

3

1.1.

Grundlag for undersøgelsen

3

1.2.

Gennemgang af forskningsprojekter

4

1.3.

Kontrol af udlægsrefusion og lønudbetalinger

6

1.4.

Vurderingen af kontrollerede bilag på udvalgte udgiftstyper

7

1.4.1. IT-udstyr

7

1.4.2. Gavekort

7

1.4.3. Repræsentation

7

1.4.4. Rejseudgifter

8

1.4.5. Honorering af familiemedlemmer

8

1.4.6. Privat køb af benzin

8

1.4.7. Andre forhold

8

1.5.

9

Afslutning

Bilag 1: Notat til psykiatrien

10

Bilag 2: Notat til Sygehus Sønderjylland

16

Bilag 3: Notat til Sydvestjysk Sygehus

21

Bilag 4: Notat til Sygehus Lillebælt

26

Bilag 5: Notat til Odense Universitetshospital

31

Bilag 6: Skattemæssig håndtering af gavekort

36

1. Introduktion

Som uafhængig revisor for Region Syddanmark er vi blevet anmodet om at gennemgå regionens forskningsprojekter og vurdere, hvorvidt midlerne er anvendt i overensstemmelse med gældende regler og praksis for området.

Samlet vurdering Ved gennemgangen af bilagene vedrørende regionens forskningsprojekter har vi ikke konstateret eller fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål. Vi har fundet få tilfælde, hvor udgifterne i forskningsprojekterne ikke er afholdt i overensstemmelse med regionens regler og praksis – det er derfor vores vurdering, at regionens regler og praksis generelt efterleves ved afholdelse af udgifter via forskningsprojekterne.

Ligeledes har vi konstateret, at der generelt er et hensigtsmæssigt og betryggende kontrolmiljø omkring forskningsprojekterne, men der bør strammes op på dokumentationen for de udførte kontroller.

1.1.

“Formålet med og udførelsen af opgaverne er at undersøge området for at vurdere, om midler anvendt til forskningsprojekter er forvaltet i overensstemmelse med gældende regler og praksis for området”

Grundlag for undersøgelsen

Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne i Region Syddanmark i perioden 2013 til oktober 2014. Vores gennemgang har omfattet forskningsprojekter for sygehusene i regionen:     

Psykiatrien (Psyk) Sygehus Sønderjylland (SHS) Sydvestjysk Sygehus (SVS) Sygehus Lillebælt (SLB) Odense Universitetshospital (OUH)

Omfanget af forskningsprojekter og fordelingen heraf mellem sygehusene i Region Syddanmark kan opsummeres således:

Aftalebrev Deloitte

3

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Antal projekter

Udgifter

Indtægter

Psyk

151

55.610.185 kr.

(67.398.748 kr.)

SHS

22

6.995.837 kr.

(15.688.112 kr.)

SVS

11

1.886.946 kr.

(2.702.350 kr.)

SLB

301

108.695.990 kr.

(158.780.448 kr.)

OUH

248

35.997.857 kr.

(105.935.472 kr.)

I alt

733

209.186.815 kr.

(350.505.130 kr.)

Sygehus

Vi gør opmærksom på, at antallet af forskningsprojekter i psykiatrien ikke omfatter SATS-midlerne, da disse revideres særskilt. Herudover omfatter antallet af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital udelukkende de forskningsprojekter, der er oprettet i 2013 og 2014, som aftalt med direktionen i Region Syddanmark. Omfanget af forskningsprojekter tilknyttet Odense Universitetshospital er derfor væsentligt større end antallet af forskningsprojekter omfattet af vores gennemgang.

1.2.

Gennemgang af forskningsprojekter

Vi har på baggrund af de modtagne oplysninger fra Region Syddanmark udvalgt et antal af forskningsprojekterne til at være omfattet af vores gennemgang. Forskningsprojekterne er udvalgt på baggrund af følgende kriterier:  Forskningsprojekter med samlede udgifter i 2013 og 2014, der overstiger 1 mio.kr. er alle testet (54 stk.)  Tilfældig udvælgelse af forskningsprojekter herudover (62 stk.)

Der er på det enkelte forskningsprojekt foretaget en indledende analyse af projektets indtægter og udgifter. Vi har på baggrund af en konkret risikovurdering udvalgt en stikprøve af projektets posteringer, som vi har kontrolleret til underliggende dokumentation. Vores fokus har primært været rettet mod udgiftstyper som IT-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til bl.a. rejser og hotelovernatninger, idet vi i denne henseende vurderer, at disse er særligt risikofyldte.

4

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: 1.

Modtager: Er fakturaen stilet til Region Syddanmark eller den ansvarlige forsker?

2.

CVR-nummer: Fremgår sælgerens CVR-nummer af fakturaen?

3.

Beløb: Er det bogførte beløb korrekt?

4.

Kontering: Er bilaget bogført på korrekt konto/projekt?

5.

Moms: Er momsen behandlet korrekt?

6.

Datering: Er bilags- og bogføringsdatoen i nogenlunde overensstemmelse?

7.

Periodisering: Er omkostningen udgiftsført i den periode, som omkostningen er forbrugt?

8.

Varens/ydelsens art og omfang: Omfatter leverancen varer eller ydelser, der vedrører forskningsprojektets formål?

9.

Leverandør: Forekommer leverandøren som en normal forretningsforbindelse? Er der foretaget indkøb igennem regionens indkøbsaftaler hvor muligt?

10. Godkendelse: Er bilaget godkendt i overensstemmelse med regionens regler herfor?

11. Afledte posteringer: Giver bilaget anledning til afledte posteringer?

F.eks. indberetning af B-indkomst.

12. Efterregningskontrol: Er fakturaen beregnet korrekt?

13. Såfremt bilaget vedrører repræsentation: Er bilaget påført deltagerkreds samt anledning?

I de tilfælde, hvor den underliggende dokumentation ikke har været selvforklarende, eller vi har vurderet, at der har været behov for yderligere opklaring af en konkret postering for at kunne besvare ovenstående kriterier, har vi rettet henvendelse til den ansvarlige forsker.

Vi har ved modtagelsen af svar fra hver enkel forsker vurderet, hvorvidt deres forklaring forekommer os valid og tilstrækkeligt begrundet. Herudover har vi sammenholdt forskerens forklaring, forskningsprojektets formål samt de pågældende udgiftstyper for at vurdere, om vi kan se tilstrækkelig sammenhæng herimellem.

Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekter i Region Syddanmark kan opsummeres således:

5

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Antal projekter

Antal bilag

Udgifter

Indtægter

Psyk

35

296

34.131.602 kr.

(36.500.636 kr.)

SHS

7

73

6.035.890 kr.

(9.261.507 kr.)

SVS

5

47

1.553.636 kr.

(2.086.871 kr.)

SLB

43

245

72.056.794 kr.

(93.170.380 kr.)

OUH

26

162

22.513.115 kr.

(48.689.873 kr.)

I alt

116

823

136.291.037 kr.

(189.709.267 kr.)

65 %

54 %

Sygehus

Andel

16 %

1.3.

Kontrol af udlægsrefusion og lønudbetalinger

Som supplement til vores gennemgang af forskningsprojekterne i Region Syddanmark har vi efter aftale foretaget stikprøvevis gennemgang af refusionen af udlæg samt udbetalingen af løn til 10 tilfældigt udvalgte forskere.

Vi har for hver af regionens sygehuse tilfældigt udvalgt 2 forskere, hvorpå vi for årene 2013 og 2014 har kontrolleret udbetalingerne fra Region Syddanmark til den pågældende forsker i form af udlæg samt løn.

For at kontrollere validiteten af de refunderede udlæg har vi modtaget en udbetalingsoversigt fra regionens økonomisystem Prisme, hvorfra vi har udvalgt et antal posteringer, som vi har kontrolleret til underliggende dokumentation i henhold til kriterierne i forrige afsnit. Vi har i alt kontrolleret 32 bilag uden bemærkninger.

For at kontrollere rimeligheden af lønudbetalingerne til de udvalgte forskere har vi modtaget en udbetalingsoversigt fra regionens lønsystem Silkeborg Data. Vi har herfra kontrolleret, at der foreligger dokumentation for medarbejdernes faste løn, løntillæg og pension, samt at der er overensstemmelse mellem lønudbetalingerne og den foreliggende dokumentation. Gennemgangen heraf gav ikke anledning til bemærkninger.

6

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

1.4.

Vurderingen af kontrollerede bilag på udvalgte udgiftstyper

1.4.1. IT-udstyr Vi bemærker, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom IT-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at det indskærpes, at IT-udstyr altid skal indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, og såfremt dette ikke er muligt, skal IT-afdelingen altid involveres i indkøbet.

Vi anbefaler desuden, at der indføres regler for håndteringen af IT-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt IT-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at sygehusene i Region Syddanmark er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af ITudstyr.

1.4.2. Gavekort Vi kan konstatere, at gavekort anvendes hyppigt som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojekter tilknyttet psykiatrien. Vi har forespurgt de pågældende forskere hertil og kan konkludere, at der kun i få tilfælde er foretaget indberetning heraf til SKAT. Vi har fra nogle af forskerne fået oplyst, at de har planer om at indberette værdien heraf til SKAT. Vi anbefaler, at det undersøges, hvorvidt honorering af deltagere i forskningsprojekter med gavekort er i overensstemmelse med Region Syddanmarks regler på området, samt at der indføres faste procedurer for håndteringen heraf, hvis dette er tilfældet.

Generelt gælder det, at gavekort er skattepligtige for modtageren, når gavekortet gives som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojektet. Det er samtidig vores vurdering, at regionen har oplysningspligt til SKAT. Vi har efter aftale udarbejdet et særskilt notat omkring den skattemæssige håndtering af gavekort. Vi henviser til bilag 6.

1.4.3. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.

7

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over 1.000 kr.

1.4.4. Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens rejsebureauaftale er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris.

1.4.5. Honorering af familiemedlemmer Vi har i to forskningsprojekter konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar (<15 t.kr.) for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt forskeren hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt. Vi har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne godkendelse, og på den baggrund anbefaler vi, at der altid foreligger skriftlig godkendelse fra som minimum nærmeste leder, jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki.

1.4.6. Privat køb af benzin Vi har i to forskningsprojekter konstateret, at der udbetales godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT.

1.4.7. Andre forhold Der er i flere af de kontrollerede projekter afholdt udgifter til medicinaludstyr samt -artikler. Vi har som ved de andre udgiftstyper ligeledes foretaget stikprøvevis kontrol heraf for at sikre, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for de afholdte udgifter. Vi har forespurgt til sammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningsprojektets formål og fået valide forklaringer herpå. Vi gør dog opmærksom på, at vi ikke i alle tilfælde besidder de nødvendige forudsætninger for at vurdere, hvorvidt de i forskningsprojektet afholdte udgifter til medicinaludstyr og -artikler er afholdt i overensstemmelse med forskningsprojektets formål.

Endelig gør vi opmærksom på, at vi ikke har modtaget svar fra den forskningsansvarlige på nedenstående projekt, som gennemgangen af bilag gav anledning til. På trods af de manglende svar, er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på misbrug af midler i projekter.  Sygehus Sønderjylland: Projekt 2

8

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

1.5.

Afslutning

For en oversigt over de gennemgåede projekter og konklusionerne herpå henviser vi til bilag 1 til 5 for notaterne til sygehusene i Region Syddanmark.

De enkelte notater har været forelagt ledelserne i udkast og er blevet taget til efterretning.

Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere.

Aarhus, den 6. februar 2015

Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor

9

Lars Jørgen Madsen registreret revisor

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1: Notat til psykiatrien

Særlig gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne i psykiatrien i perioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter i psykiatrien med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

151

(67.398.748 kr.)

55.610.185 kr.

(11.788.563 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio. kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio. kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

I psykiatrien har der været 15 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio. kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 20 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne i psykiatrien kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

35

(36.500.636 kr.)

34.131.602 kr.

(2.369.034 kr.)

23 %

54 %

61 %

20 %

Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen.

Udover ovenstående har vi jf. aftalebrev af 6. november 2014 gennemgået en enkelt af Region Syddanmark udvalgt persons forskningsprojekter for perioden 2010 til 2014. Region Syddanmark har tidligere foretaget gennemgang af flere af posteringerne vedrørende den pågældende persons forskningsprojekter. Vores gennemgang har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger, og vi er enige i de af regionen foretagne vurderinger.

10

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier: 

Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger



Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål



Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt.

Vores gennemgang af forskningsprojekter i psykiatrien er baseret på 296 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter bl.a. udgifter til IT-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til bl.a. rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: IT-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom IT-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af IT-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt IT-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at psykiatrien er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af IT-udstyr.

Gavekort Vi kan konstatere, at gavekort anvendes hyppigt som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojekter. Vi har forespurgt de pågældende forskere hertil og kan konkludere, at der kun i få tilfælde er foretaget indberetning heraf til SKAT. Vi har fra nogle af forskerne fået oplyst, at de har planer om at indberette værdien heraf til SKAT. Vi anbefaler, at det undersøges, hvorvidt honorering af deltagere i forskningsprojekter med gavekort er i overensstemmelse med Region Syddanmarks regler på området, samt at der indføres faste procedurer for håndteringen heraf, hvis dette er tilfældet.

Generelt gælder det, at gavekort er skattepligtige for modtageren, når gavekortet gives som godtgørelse for deltagelse i forskningsprojektet. Det er samtidig vores vurdering, at regionen har oplysningspligt til SKAT. Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.

11

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over 1.000 kr.

Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål.

Honorering af familiemedlemmer Vi har i ét enkelt tilfælde konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt af afdelingsledelsen. Vi har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne godkendelse, og på den baggrund anbefaler vi, at der altid foreligger godkendelse fra som minimum nærmeste leder jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki.

Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning.

Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere.

Aarhus, den 21. januar 2015

Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor

12

Lars Jørgen Madsen registreret revisor

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1 – Oversigt over kontrollerede projekter

Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

Stednr.

480 80 01 03 480 80 01 04 480 80 01 17 480 80 01 24 480 80 01 32 480 80 01 34 480 80 01 35 480 80 01 37 480 80 01 38 480 80 01 41 480 80 01 44 480 80 02 02 480 80 02 04 480 80 02 08 480 80 02 13 480 80 02 17 480 80 02 18 480 80 02 31 480 80 02 38 480 80 02 40 480 80 02 49 480 80 02 50 480 80 02 51 480 80 02 54 480 80 03 02 480 80 04 06 480 80 06 01 480 80 08 04 480 80 13 02 480 80 15 01 480 90 01 10 480 90 04 03 480 90 07 04 480 90 08 01 480 90 15 01 480 80 01 39

IT-udstyr

Gavekort

Repræsentation

Rejseudgifter

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger.

Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.

De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger.

Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet.

13

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Andre forhold

Bilag 2 – Kommentarer til udvalgte projekter

IT-udstyr:  Projekt 4: Der er i projektet indkøbt én Apple-computer uden om regionens indkøbsaftale.  Projekt 13: Der er i projektet indkøbt to Apple-computere til ca. 26 t.kr. uden om regionens indkøbsaftale.  Projekt 15: Der er i projektet indkøbt én iPad, men vi har hverken kunnet få be- eller afkræftet, hvorvidt denne er indkøbt igennem regionens indkøbsaftale.  Projekt 17: Der er i projektet indkøbt én Apple-computer. Vi har fået oplyst, at denne ikke er tilknyttet et enkelt projekt, men vil blive anvendt til forskning i de kommende år.  Projekt 26: Der er i projektet indkøbt én computer uden om regionens indkøbsaftale.  Projekt 34: Der er i projektet indkøbt otte iPads til medarbejdere beskæftiget med projektet. Projektet er i løbet af 2014 blevet lukket, men vi har ikke kunnet få svar på, hvad der er sket med iPads efterfølgende.  Projekt 35: Der er i projektet blevet indkøbt bl.a. iPhones, én Applecomputer samt en computerskærm. Det bør klarlægges, hvad der skal ske med udstyret ved projektets afslutning.

Gavekort:  Projekt 5: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der endnu ikke er foretaget indberetning til SKAT, men vi har fået oplyst, at dette vil blive gjort.  Projekt 7: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der ikke i alle tilfælde er foretaget indberetning til SKAT.  Projekt 8: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi har ikke kunnet afklare, hvorvidt der er foretaget indberetning til SKAT, hvorfor vi anbefaler, at dette undersøges.  Projekt 10: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der endnu ikke er foretaget indberetning til SKAT, men vi har fået oplyst, at dette vil blive gjort.

14

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

 Projekt 29: Der er i projektet udleveret gavekort til projektdeltagere som godtgørelse for deres deltagelse. Vi kan konstatere, at der ikke er foretaget indberetning til SKAT.

Repræsentation:  Projekt 32: Vi kan konstatere, at der er brugt ca. 13 t.kr. på festmiddag for afdelingspersonale fra midler, der er modtaget fra et medicinalfirma.  Projekt 35: Der er i projektet afholdt 4.985 kr. til bespisning af fem projektmedarbejdere og samarbejdspartnere, hvilket svarer til en kuvertpris på 997 kr.

Rejseudgifter:  Projekt 3: Der er i projektet afholdt 7.166 kr. i udgifter til taxakørsel fordelt på to ture – Kastrup til Odense og retur samt fra Odense til Billund.

Andre forhold:  Projekt 16: Der er i projektet udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har fået oplyst, at dette er godkendt af afdelingsledelsen, men vi har ikke fået forelagt dokumentation herfor.

15

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 2: Notat til Sygehus Sønderjylland

Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Sønderjylland i perioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

22

(15.688.112 kr.)

6.995.837 kr.

(8.692.275 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

På Sygehus Sønderjylland har der været 5 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 2 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Sønderjylland kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

7

(9.261.507 kr.)

6.035.890 kr.

(3.225.617 kr.)

32%

59%

86%

37%

Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen.

16

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier:   

Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt.

Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland er baseret på 73 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes tablets og andet it-udstyr til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. It-udstyret er i alle tilfælde indkøbt igennem regionens indkøbsaftale. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Sygehus Sønderjylland er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere, undtagen et enkelt tilfælde hvor en deltagerliste ikke kunne fremvises. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.

På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over 1.000 kr.

17

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. udgifter til taxa, kørselsgodtgørelse og broafgifter. Det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål.

Honorering af familiemedlem Vi har i ét enkelt tilfælde konstateret, at der er udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har forespurgt hertil og har fået oplyst, at dette er blevet godkendt af afdelingsledelsen. Vi har dog ikke fået forelagt dokumentation for denne godkendelse - og på den baggrund anbefaler vi, at der altid foreligger godkendelse fra som minimum nærmeste leder, jf. regionens princip om ubrudt kontrolhierarki.

Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning. Vi gør opmærksom på, at vi ikke har modtaget svar fra den forskningsansvarlige på projekt 2 på de opfølgende spørgsmål, som gennemgangen af bilag gav anledning til.

Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere.

Aarhus, den 6. februar 2015

Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor

18

Lars Jørgen Madsen registreret revisor

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter

Nr. 1 2 3 4 5 6 7

Stednr.

104 296 205 325 104 296 210 332 104 296 225 207 104 296 225 320 104 296 225 331 104 296 235 328 104 296 235 330

IT-udstyr

Gavekort

Repræsentation

Rejseudgifter

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.

De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger.

Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet.

19

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Andre forhold

Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter

Repræsentation Projekt 1: Det har ikke i alle tilfælde været muligt at fremskaffe deltagerlisten som dokumentation for udgifter til repræsentation.

Andre forhold Projekt 4: Der er i projektet udbetalt et mindre honorar for udført arbejde til et familiemedlem. Vi har fået oplyst, at dette er godkendt af afdelingsledelsen, men vi har ikke fået forelagt dokumentation herfor.

20

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 3: Notat til Sydvestjysk Sygehus

Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Sydvestjysk Sygehus i perioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

11

(2.702.350 kr.)

1.886.946 kr.

(815.404 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

På Sydvestjysk Sygehus har der ikke været forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., hvorfor vores gennemgang af forskningsprojekterne er baseret på 5 tilfældigt udvalgte projekter. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Sydvestjysk Sygehus kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

5

(2.086.871 kr.)

1.553.636 kr.

(533.235 kr.)

45%

77%

82%

65%

Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen.

Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier:

21

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter



Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger



Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål



Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt.

Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sydvestjysk Sygehus er baseret på 47 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom it-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder, eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Sydvestjysk Sygehus er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.

På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over 1.000 kr.

Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens indkøbsaftale er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris.

Andre forhold Vi har i ét enkelt projekt konstateret, at der udbetales godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel. Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin

22

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT. Endelig har vi i ét enkelt projekt konstateret, at der er anvendt ca. 37 t.kr. til medlemskaber i et fitnesscenter til brug for projektets deltagere. Vi har af den ansvarlige medarbejder fået oplyst, at medlemskaberne ikke er skattepligtige for deltagerne, idet disse er en del af projektet. Som udgangspunkt er vi enige i denne vurdering, men vi kan som følge af projektets konstruktion og omfanget af medlemskaberne ikke afvise, at SKAT vil vurdere, at der kan foreligge skattepligt heraf. Til afklaring heraf kan et bindende svar fra SKAT være en mulighed. Idet der ikke foreligger et ansættelsesforhold mellem Region Syddanmark og deltagerne i forskningsprojektet, påhviler en eventuel indberetningspligt deltagerne selv.

Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning.

Skulle der være spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere.

Aarhus, den 19. januar 2015

Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor

23

Lars Jørgen Madsen registreret revisor

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter

Nr. 1 2 3 4 5

Stednr.

101 123 190 102 101 123 190 105 101 123 190 108 101 123 190 110 101 133 190 106

IT-udstyr

Gavekort

Repræsentation

Rejseudgifter

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.

De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger.

Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet.

24

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Andre forhold

Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter

It-udstyr  Projekt 1: Der er i projektet indkøbt to eksterne harddiske uden om regionens indkøbsaftale.  Projekt 2: Der er i projektet indkøbt en computer uden om regionens indkøbsaftale, men igennem Syddansk Universitet.  Projekt 3: Der er i projektet indkøbt fire iPads uden om regionens indkøbsaftale.  Projekt 5: Der er i projektet indkøbt en mobiltelefon til patientkontakt uden om regionens indkøbsaftale.

Rejseudgifter  Projekt 3: Der er afholdt 1.406 kr. til togbilletter i forbindelse med opstarten og afviklingen af projekt MusiCare Rigshospitalet (projekt 4), hvorfor udgiften ikke burde have belastet dette projekt.

Andre forhold  Projekt 1: Der er i projektet udbetalt 869 kr. til dækning af brændstof anvendt til projektrelateret kørsel.  Projekt 5: Der er i projektet afholdt ca. 37 t.kr. til medlemskaber i Fitness.dk til projektets deltagere.

25

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 4: Notat til Sygehus Lillebælt

Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Lillebælt i perioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

301

(158.780.448 kr.)

108.695.990 kr.

(50.084.458 kr.)

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

På Sygehus Lillebælt har der været 26 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 17 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Sygehus Lillebælt kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

43

(93.170.380 kr.)

72.056.794 kr.

(21.113.586 kr.)

14%

59%

66%

42%

Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen.

26

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier:   

Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt.

Vores gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt er baseret på 245 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler.

Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Sygehus Lillebælt er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.

På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over 1.000 kr.

27

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold.

Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål.

Andre forhold Vi har i ét enkelt projekt konstateret, at der udbetales godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel.

Vi anbefaler, at der udelukkende udbetales skattefri kørselsgodtgørelse som betaling for projektrelateret kørsel, idet det er vores vurdering, at godtgørelse for privat køb af benzin anvendt til projektrelateret kørsel medfører skattepligt for medarbejderen, samt at regionen har oplysningspligt til SKAT. Endelig bemærker vi, at der i flere af de kontrollerede projekter er afholdt udgifter til medicinaludstyr samt -artikler. Vi har som ved de andre udgiftstyper ligeledes foretaget stikprøvevis kontrol heraf for at sikre, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for de afholdte udgifter. Vi har forespurgt til sammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningsprojektets formål og fået valide forklaringer herpå. Vi gør dog opmærksom på, at vi ikke i alle tilfælde besidder de nødvendige forudsætninger for at vurdere, hvorvidt de i forskningsprojektet afholdte udgifter til medicinaludstyr og -artikler er afholdt i overensstemmelse med forskningsprojektets formål.

Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning.

Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere.

Aarhus, den 6. februar 2015

Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor

28

Lars Jørgen Madsen registreret revisor

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter

Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Rekvirentnr.

36003 36103 36117 36136 36140 60391 60396 60399 34200BN 34200EG 34200JA 34200RB 34200SGB 36006 36013 36113 36114 36124 36129 36144 36166 60091 60377 60385 F06-19 F07-16 F07-24 F07-27 F09-12 F10-09 F11-07 F11-07A F11-17 F12-03 F13-04 F13-05 K03-01 K03-06A K03-06B K03-06C K03-06D K12-05 U07-06

IT-udstyr

Gavekort

Repræsentation

Rejseudgifter

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.

De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger.

Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet.

29

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Andre forhold

Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter

It-udstyr:  Projekt 14: Der er i projektet indkøbt en computer uden om regionens indkøbsaftale. Vi har fået oplyst, at dette er sket efter aftale med itafdelingen, eftersom medarbejderen har adgang til billigere it-udstyr privat.

Andre forhold:  Projekt 33: Der er i projektet udbetalt 353 kr. til dækning af brændstof anvendt til projektrelateret kørsel

30

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 5: Notat til Odense Universitetshospital

Særlig gennemgang af forskningsprojekter på Sygehus Sønderjylland, Region Syddanmark Vi har i henhold til aftalebrev af 6. november 2014 samt tillæg hertil af 19. december 2014 om undersøgelse af forskningsprojekter foretaget stikprøvevis gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital i perioden 2013 til oktober 2014.

Omfanget af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital med forbrug i perioden 2013 til oktober 2014 kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

248

(105.935.472 kr.)

35.997.857 kr.

(69.937.615 kr.)

Ovenstående forskningsprojekter omfatter kun dem, der er oprettet i 2013 eller 2014. Efter aftale med Region Syddanmark er vores gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital baseret på en stikprøve af de i 2013 eller 2014 oprettede forskningsprojekter.

Vi har i forbindelse med vores gennemgang af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital udvalgt alle forskningsprojekter med samlede udgifter, der overstiger 1 mio.kr., til kontrol. Blandt de øvrige forskningsprojekter under 1 mio.kr. har vi tilfældigt udvalgt en stikprøve til vores gennemgang.

På Odense Universitetshospital har der været 8 forskningsprojekter med udgifter, der overstiger 1 mio.kr., som alle er blevet udvalgt til kontrol. Herudover har vi tilfældigt udvalgt 18 forskningsprojekter til ligeledes at være omfattet af vores undersøgelse. Omfanget af vores gennemgang af forskningsprojekterne på Odense Universitetshospital kan opsummeres således: Antal

Indtægter

Udgifter

Netto

26

(48.689.873 kr.)

22.513.115 kr.

(26.176.758 kr.)

10%

46%

63%

37%

Note 1: De angivne procenter er andelen af testede beløb i forhold til totalen.

Vi har for hvert af de udvalgte forskningsprojekter stikprøvevis sammenholdt de bogførte indtægter og udgifter med underliggende faktura/bilag og vurderet disse i henhold til nedenstående kriterier:

31

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter



Hvorvidt fakturaen/bilaget indeholder alle nødvendige oplysninger



Hvorvidt udgiften er i overensstemmelse med forskningsprojektets formål



Hvorvidt de interne indkøbsaftaler er anvendt, hvor dette er muligt.

Vores gennemgang af forskningsprojekter på Odense Universitetshospital er baseret på 162 elektroniske og manuelle bilag, som er udvalgt fra udgiftstyper, som vi i denne henseende vurderer at være mest risikofyldte. Dette omfatter blandt andet udgifter til it-udstyr, gaver, repræsentation, konsulentydelser samt personlige udlæg til blandt andet rejser og hotelovernatning.

Vores gennemgang har hovedsageligt givet anledning til bemærkninger på nedenstående områder: It-udstyr Vi har bemærket, at der indkøbes både computere, tablets samt mobiltelefoner til forskere og medarbejdere beskæftiget med forskningsprojekter. Vi har forespurgt hertil, og de pågældende forskere har på forskellig vis begrundet indkøbet af udstyret. Det kan dog konstateres, at der ikke i alle tilfælde indkøbes igennem regionens indkøbsaftaler, ligesom it-afdelingen heller ikke altid involveres, når der indkøbes uden om indkøbsaftalen. Vi anbefaler, at der indføres regler for håndteringen af it-udstyr, når en medarbejder fratræder, eller et forskningsprojekt stopper, idet der på nuværende tidspunkt ikke er klare regler for, hvorvidt it-udstyr skal returneres i de nævnte tilfælde.

Det er vores generelle vurdering, at Odense Universitetshospital er opmærksom på de skattemæssige regler omkring privat anvendelse af it-udstyr.

Repræsentation Anledningen til udgiftsafholdelsen skal påføres alle repræsentationsbilag, ligesom det skal anføres, hvem der har deltaget. Vi kan på baggrund af vores gennemgang konstatere, at det ikke i alle tilfælde er opfyldt. Vi har dog fået oplyst anledning og deltagerliste ved henvendelse til de pågældende forskere. Vi anbefaler, at disse oplysninger altid fremgår ved postering af bilaget.

På grundlag af den fremlagte dokumentation er det vores vurdering, at der ikke er indikationer på, at de afholdte repræsentationsudgifter har privat karakter, ligesom vi ikke er stødt på restaurationsregninger med kuvertpriser over 1.000 kr.

Rejseudgifter Vi har i forbindelse med vores gennemgang også kontrolleret et antal bilag på rejseudgifter f.eks. flybilletter, togbilletter samt hotelophold. Vi bemærker, at næsten alle rejseudgifter er afholdt igennem regionens indkøbsaftale, ligesom det er vores opfattelse, at alle udgifterne kan begrundes med et validt formål. Vi har fået bekræftet, at indkøb uden om regionens indkøbsaftale er tilladt, såfremt man selv er i stand til at opnå en billigere pris.

Andre forhold Vi har i ét enkelt projekt bemærket, at der er afholdt ca. 210 t.kr. i udgifter til ombygning af lokaler på Odense Universitetshospital samt ca. 23 t.kr. til møblering heraf, hvilket blandt andet omfatter seks Fritz Hansen stole. Vi har

32

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

påset, at der foreligger dokumentation for de afholdte udgifter, men vi kan ikke vurdere sammenhængen mellem de afholdte udgifter og forskningsprojektets formål.

Endelig har vi i ét enkelt projekt konstateret, at der er sket fejlagtig bogføring af en faktura, således at omkostningen i projektet er højere, end den burde være. Vi henviser til beskrivelsen i bilag 2.

Samlet vurdering af de gennemgåede bilag Ved gennemgangen af bilagene har vi ikke fundet indikationer på misbrug af midler eller indikationer på, at midlerne ikke er anvendt til det bevilgede formål.

For en oversigt over de gennemgåede projekter henviser vi til bilag 1 samt til bilag 2 for vores kommentarer hertil. Som det fremgår heraf, er der enkelte posteringer, der efter vores vurdering kræver direktionens opfølgning.

Hvis der er spørgsmål eller bemærkninger til vores gennemgang, hører vi gerne nærmere.

Aarhus, den 29. januar 2015

Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor

33

Lars Jørgen Madsen registreret revisor

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1 - Oversigt over kontrollerede projekter

Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Projektnr.

10224381 10224399 10224416 10224417 10224428 10225085 10224440 10224457 10225092 10225094 10225116 10226075 10226085 10226091 10226109 10226113 10226121 10226569 10226582 10228044 10228045 10228046 10228052 10228322 10228324 10239307

IT-udstyr

Gavekort

Repræsentation

Rejseudgifter

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er væsentlige mangler ved de testede omkostninger. Der bør foretages opfølgning herpå.

De foretagne revisionshandlinger indikerer, at der er mangler ved de testede omkostninger. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er behov for opfølgning.

De foretagne revisionshandlinger har ikke givet anledning til bemærkninger.

Ingen markering betyder, at udgiftstypen ikke har været afholdt i projektet.

34

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Andre forhold

Bilag 2 - Kommentarer til udvalgte projekter

It-udstyr  Projekt 19: Vi bemærker, at der er indkøbt en ekstern harddisk uden om indkøbsaftalen.

Repræsentation  Projekt 26: Vi bemærker, at der er afholdt ca. 5 t.kr. i udgifter til forplejning i forbindelse med ansættelse af en medarbejder/forsker.

Rejseudgifter  Projekt 26: Vi bemærker, at der er afholdt ca. 4 t.kr. i udgifter til taxakørsel i forbindelse med mødeaktivitet.

Andre forhold  Projekt 2: Vi bemærker, at der er afholdt ca. 210 t.kr. i udgifter til ombygning af lokaler på OUH samt ca. 23 t.kr. til møblering heraf. Dette omfatter blandt andet 6 Fritz Hansen stole.  Projekt 13: Vi bemærker, at der i forskningsprojektet er indkøbt en iPhone og en computer til en medarbejder for ca. 11 t.kr. (fakturaen er ej momsbelagt). Fakturaen er fejlagtigt bogført dobbelt med moms, hvoraf kun den ene postering er tilbageført. Fakturaen er efterfølgende bogført korrekt uden moms. Indkøbet belaster forskningsprojektet med 20 t.kr. (11 t.kr. + (11 t.kr. x 0,8)), på trods af at fakturaen lyder på 11 t.kr.

35

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 6: Skattemæssig håndtering af gavekort

Efter aftale redegøres der hermed for den skattemæssige håndtering af gavekort givet til frivillige, der deltager i for eksempel kulturarrangementer og til deltagere i forskningsprojekter afholdt af Region Syddanmark. Der henvises i øvrigt til notat om ”Skattemæssig håndtering af gavekort til ansatte”.

Baggrundsinformationer Vi har lagt følgende forudsætninger til grund: 

Gavekortene som Region Syddanmark yder til frivillige medhjælpere ydes som en erkendtlighed for den frivilliges indsats og modsvarer ikke værdien af arbejdsindsatsen.



Der eksisterer ikke et direkte ansættelsesforhold mellem de frivillige og Region Syddanmark.



Det er ikke aftalt forud for udførelse af det frivillige arbejde, at den frivillige modtager en erkendtlighed i form af gavekort.



Gavekortet kan benyttes i en større kreds af forretninger eller en forretning med et større vareudbud.



Gavekortet kan ikke omveksles til kontanter.

Skattepligtige gaver Efter praksis skal alle indtægter, såvel engangsindtægter som tilbagevendende indtægter anses for skattepligtig for modtageren. Det er således uden betydning, om der er tale om løn, honorar eller en gave. Når et gavekort gives som tak for hjælpen for en frivillig indsats, er gavekortet derfor som udgangspunkt skattepligtig for modtageren. Dette gælder uanset gavekortets værdi.

Begrundelsen for skattepligt for gavekort er, at gavekortet anses for det samme som at modtage kontanter. Værdien af gavekortet er skattepligtig Bindkomst for modtageren og indberettes normalt i felt 36 via eIndkomst.

Beskatningen kan alene undlades, såfremt der foreligger en positiv lovhjemmel eller praksis til at undlade beskatning.

36

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Skattefrie gaver Skattefrie lejlighedsgaver og julegaver I konkrete tilfælde har SKAT anerkendt skattefrihed for lejlighedsgaver (private mærkedage) og julegaver. Skattefriheden vil i sådanne tilfælde vurderes ud fra gavens størrelse, og herunder om den kan betegnes som sædvanlig i forhold til den konkrete anledning og relationen mellem giver og modtager.

Ud fra de fremsendte oplysninger, vurderer vi ikke, at de gavekort, som Region Syddanmark giver som erkendtlighed, kan henføres til praksis vedrørende skattefrie lejlighedsgaver.

Tingsgaver – skattepligt af den subjektive værdi/eller fulde værdi SKAT har i praksis anerkendt, at der kan gives et par flasker vin, en bog, en æske chokolade (tingsgaver) mv., når gaven gives som erkendtlighed for ulejligheden. Her bliver modtageren ikke beskattet af gavens markedsmæssige værdi, men derimod af den subjektive værdi – dvs. den værdi gaven har for modtageren. Værdien af gaven må heller ikke i disse tilfælde modsvare værdien af arbejdsindsatsen og dermed anses for vederlag for det udførte frivillige arbejde.

Gavekort, der giver adgang til køb af få og bestemte varer, sidestilles med tingsgaver.

Gaver, omfattet af den subjektive værdi, skal modtageren selv føre på selvangivelsen.

Det er vores opfattelse, at tingsgaver i tilknytning til frivilligt arbejde for Region Syddanmark er omfattet af bagatelgrænsen på 1.100 kr. (2015). I den situation benyttes købsprisen som værdi. Enkeltstående tingsgaver under denne bagatelgrænse skal ikke indberettes. Overstiger værdien af flere tingsgaver bagatelgrænsen skal den samlede værdi påføres selvangivelsen.

Overstiger den enkelte tingsgave bagatelgrænsen, skal Region Syddanmark indberette værdien (sædvanligvis indkøbsprisen).

Godtgørelse for udgifter Det er muligt for Region Syddanmark mv. at refundere faktiske udgifter for en frivillig medhjælper som udlæg efter regning (dvs. mod aflevering af originale udgiftsbilag). Hvis Region Syddanmark tilbyder at refundere den frivillige medhjælpers faktiske udgifter, skal den frivillige således ikke beskattes heraf.

Det er en forudsætning, at udgiften direkte relateres til det frivillige arbejde.

Refusion af faktiske udgifter skal ikke indberettes.

Gives der efter statens takster kørepenge til en ikke-ansat person anses det derimod som et skatte- og indberetningspligtigt honorar. Tilsvarende kan der ikke gives et gavekort som kompensation for den frivilliges udgifter – her vil gavekortet stadig anses for skattepligtigt.

37

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Efter vores opfattelse er der ingen særskilt lovhjemmel til at undlade indberetning ved udbetaling af kørepenge til ulønnede, vi anbefaler derfor, at der ved udbetaling sker indberetning i felt 36/38 til eIndkomst.

Normalt har modtageren af kørepenge herefter mulighed for selv at fratrække et tilsvarende beløb (eventuelt efter statens takster) i selvangivelsen.

Indberetning Da værdien af de udstedte gavekort anses for skattepligtigt for modtageren, skal Region Syddanmark indberette værdien af gavekortene til SKAT. Værdien er B-indkomst og værdien skal derfor indberettes via e-Indkomst i felt 36. I bilag 1 har vi vist i hvilke felter, indberetningen i øvrigt skal ske.

Tingsgaver og lejlighedsgaver (private mærkedage) skal som udgangspunkt ikke indberettes. Dog skal der ske indberetning i felt 38, hvis tingsgaven/tingsgaverne samlet set overstiger bagatelgrænsen på 1.100 kr. eller hvis værdien af en lejlighedsgave (private mærkedage) overstiger, hvad der almindeligvis anses for passende.

Afslutning Til orientering vedhæfter vi et bindende svar fra Skatterådet (SKM2011.106.SR). Begrundelsen illustrerer regelsættet for beskatning af erkendtligheder til frivillige. Det bindende svar er i en vis udstrækning sammenlignelig med tilsvarende forhold hos Region Syddanmark.

Hvis der er spørgsmål til ovenstående, står vi naturligvis til rådighed.

Aarhus, den. 20. januar 2015

Bjarne Sall Hansen senior manager, skat

38

Pernille Laursen konsulent, skat

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Bilag 1

Art

(eIndkomst) Felt

Gavekort (sidestillet med kontanter)

36

Refusion af den frivilliges udgifter

n/a

Befordringsgodtgørelse/kørepenge

38

Befordringsgodtgørelse/kørepenge i form af gavekort

36

Tingsgave (enkeltstående) omfattet af bagatelgrænsen (under 1.100 kr.)

n/a

Tingsgave (enkeltstående) over bagatelgrænsen

38

Tingsgave, lejlighedsgave (private mærkedage), beskeden værdi

n/a

Tingsgave, ubetydelig subjektiv værdi

n/a

39

Region Syddanmark Særlig gennemgang af forskningsprojekter

Om Deloitte Deloitte leverer ydelser indenfor Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 200.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard.

Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. © 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited