Statusrapport - Nyt OUH by jyskfynskemedier

Rapportering for 2. kvartal 2016 OpfĂ¸relse af Nyt OUH

Indholdsfortegnelse 1. Indledning ........................................................................................................................ 2 2. Kortfattet status ................................................................................................................ 2 3. Rapportering .................................................................................................................... 3 3.1 Byggeriets fremdrift ........................................................................................................ 3 3.2 Projektets økonomi ........................................................................................................ 6 3.3 Risikovurdering .............................................................................................................. 9 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici ......................................................................... 9 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde .................................................................... 13 3.3.3 Projektets styringsmanual .................................................................................. 13 3.4. Kvalitet og indhold....................................................................................................... 13 4. Bilag: .............................................................................................................................. 14 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift ......................................................................................... 14 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler ..................................................... 15 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark ............................................................ 16 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) – Samlet ......................................... 17

Rapportering for 2. kvartal 2016 Nyt OUH 1. Indledning I 2008 igangsatte regionsrådet projekt Nyt OUH. Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri, hvor man fik endeligt tilsagn til byggeriet i 2011. Udbetalingsanmodningen blev godkendt af Sundheds- og Ældreministeriet den 10. august 2015. Det samlede byggeri vil ud over den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del. Børne/unge-psykiatrien finansieres af regionale midler, mens voksenpsykiatrien etableres som et OPP projekt. Ligeledes vil der ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND) såvel som Odense Letbanes linjeføring igennem området. Kvartalets hovedaktiviteter har været opstart af de indledende arbejder (DP01) på byggegrunden, arbejdet med byggemodningen (DP02) og udbud af administrations- og besøgscenteret samt totalrådgivers og udstyrssporets aflevering af projektforslag og igangsættelsen af granskningen af dette.

2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status

Økonomi Tid Kvalitet

Samlet status Ændret Ændret Ændret

Økonomi: Figur 1 viser, at projektet økonomisk rapporteres til at være i rød, da det er vurderingen, at økonomien i projektet er under pres. Totalrådgiver (TR) har i projektforslaget kalkuleret en overskridelse af anlægsrammen på 1,3 mia. kr., heraf 1,2 mia. kr. vedr. den somatiske del. Regionsrådet blev orienteret herom den 27. juni 2016. Tid: Nyt OUH projektet befinder sig i projektforslagsfasen, som startede i marts 2015. Totalrådgiver afleverede projektforslaget som planlagt den. 21. juni. Dagen efter blev projektforslaget gennemgået i hovedtræk på et stormøde. Efterfølgende er materialet sendt ud til granskning i alle de involverede afdelinger på OUH og i psykiatrien samt relevante tværgående afdelinger i Region Syddanmark. Projektforslaget forelægges til regionsrådets godkendelse den 24. oktober 2016. 2

Figur 1 viser, at tidsparameteren i projektet nu rapporteres til at være gul, da det er vurderingen, at tidsplanen kan blive udfordret hvis det nuværende projektforslag efter granskning fortsat indebærer en væsentlig overskridelse af anlægsrammen. Den gældende tidsplan er fortsat tidsplanen fra dispositionsforslaget, som blev godkendt af regionsrådet den 27. april 2015 og som afspejles i bilag 1. Arbejdet med de indledende arbejder (DP01) er igangsat og forløber efter planen. Der er etableret byggeplads og igangsat en mødestruktur med byggemøder og sikkerhedsmøder hver 14. dag. Arbejdet følger planen. Byggemodningen (DP02) er under projektering. Licitation gennemføres i 3. kvartal og arbejdet igangsættes i løbet af 4. kvartal. Administrations- og besøgscenteret, har været sendt i licitation og kontrakt blev indgået d. 20. juli 2016 med Ajos. Regionsrådet blev den 29. marts 2016 givet en teknisk orientering om de forskellige udbudsformer forud for den politiske behandling af udbudsstrategien. Regionsrådet træffer beslutning om valg af udbudsstrategi i forbindelse med behandlingen af projektforslaget den 24. oktober. Kvalitet: Figur 1 viser, at kvaliteten i projektet nu rapporteres til at være gul, da det er vurderingen, at kvalitetsparametrene kan komme under pres. Begrundelsen er, at det pres, der tilsyneladende er på økonomien i projektforslaget, kan i sidste ende udfordre den ønskede kvalitet.

3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Nyt OUH befinder sig i slutningen af projektforslagsfasen. Projektforslaget er modtaget som planlagt den 21. juni. Samtidig afleverede udstyrssporet sit bidrag. Dagen efter blev projektforslaget gennemgået af Totalrådgiver på et stormøde med deltagelse af projektorganisationen, bygherrerådgiver og repræsentanter for de afdelinger på det nuværende OUH, der skal medvirke i granskningen. Granskningsmateriale er udsendt den 24. juni og granskningsprocessen kører som planlagt frem til aflevering til TR den 22. august. Udstyrssporet granskes af BHR. Da projektforslaget er meget omfattende, skal det gennemgås yderligere inden, der kan afgives indstilling til Regionsrådet. Indledningsvis kan det dog konstateres, at materialet er afleveret rettidigt. I forhold til robusthed er konstruktionen udfordret i forhold til udvidelsesmuligheder i højden, ligesom der er elementer i facaderne uden dagslysåbninger, hvilket kan reducere muligheden for flytning af funktioner på et senere tidspunkt.

Netto-arealkravet er overholdt, og der er sket en vækst i det samlede bruttoareal på godt 7.000 m2. I forhold til anlægsrammen er der med projektforslaget indmeldt en overskridelse på 1,3 mia. kr. efter at der er korrigeret for, at voksenpsykiatrien opføres som OPP, der udgår af anlægsrammen. Af de 1,3 mia. kr. vedrører 1,2 mia. kr. den somatiske del. Beløbet indeholder endvidere følgeomkostninger til byggeplads og reserver. Det er aftalt med TR, at de frem til den 5. august genberegner økonomien og yderligere kvalitetssikrer denne. Sideløbende granskes og vurderes økonomien af Bygherrerådgiver (BHR) og bygherreorganisationen. TR har angivet besparelsesforslag på 1,3 mia. kr., som ikke har været drøftet med bygherre eller bygherrerådgiver. Der er behov for at gennemgå forudsætningerne for besparelserne, da flere af TR’s økonomiposter er værdiansat væsentligt forskelligt i forhold til dispositionsforslaget. Det skal således klarlægges om besparelsesforslagene er realiserbare til at modsvare budgetoverskridelsen. Den indmeldte budgetoverskridelsens omfang er overraskende, da der indtil maj måned 2016 alene har været indikeret en overskridelse i størrelsesordenen 146 mio. kr., som det har været aftalt at TR skulle løse inden aflevering af projektforslaget. I løbet af maj måned kom der løse antydninger af, at anlægsoverskridelsen kunne blive væsentlig større, men fortsat langt fra 1 mia. kr. Først på selve dagen for aflevering af projektforslaget bliver Bygherre (BH) gjort opmærksom på, at overskridelsen er på ca. 1,3 mia. kr. Styregruppen for Nyt OUH er blevet orienteret på styregruppemødet den 24. juni og regionsrådet på regionsrådsmødet den 27. juni. Regionsrådet blev den 29. marts 2016 givet en teknisk orientering om de forskellige udbudsformer forud for den politiske behandling af udbudsstrategien. Totalrådgiver har i projektforslaget givet et bud på udbudsformen. Regionsrådet træffer beslutning om valg af udbudsstrategi i forbindelse med behandlingen af projektforslaget den 24. oktober. Motorvejstilslutningsanlæg 50 er færdigetableret, så der er tilslutning fra Munkebjergvej til den fynske motorvej i begge retninger. Hermed er infrastrukturen på plads i forhold til arbejdet på byggepladsen. I Kunstudvalget for Nyt OUH, der følger kunststrategien vedtaget i Det Fælles Kunstudvalg, har man inviteret to kunstnere til at levere skitseforslag til de to klyngestrøg på hospitalet. De endelige skitsefremlæggelser er sket i foråret 2016. Kunstudvalget har ønsket at se de 2 kunstprojekter i sammenhæng med det afleverede projektforslag og forventes derfor at tage endelig stilling til skitseforslagene sidst i september 2016. Entreprenøren på de indledende arbejder (DP01) er godt i gang. Der er etableret egen byggeplads og kontorfaciliteter, hvor også projektorganisationens byggeledelse har 2 arbejdspladser. Entreprenøren har foreslået en ændret tunnelløsning i form af elementer, der vil være billigere end den nuværende løsning. Der er ved at blive udarbejdet projektering af den ændrede tunnelløsning.

Byggemodning (DP02) består af 2 udbud, byggemodning og rør. Projekteringen er i gang hos TR med planlagt licitation i 3. kvartal og byggestart i 4. kvartal 2016. Administrations- og besøgscenteret, har været sendt i udbud. 3 entreprenører har budt på opgaven. Kontrakt med Ajos blev indgået den 20. juli 2016. Opførelsen af bygningen foregår i perioden september til november, hvorefter indflytning vil ske i december måned. Figur 2 viser projektets reviderede akkumulerede investeringsprofil, den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen samt det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Det bemærkes, at den opdaterede akkumulerede investeringsprofil indeholder de estimerede følgeomkostninger i forbindelse med letbanens linjeførelse igennem Nyt OUH og derved afviger fra den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen. Der korrigeres for dette i forbindelse med udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden. Udgifterne vil vedrøre flere delprojekter, og fremadrettet når der skal udarbejdes figurer pr. delprojekt, vil delprojekterne inkludere følgeomkostninger, da det er delprojekternes samlede forbrug der vil blive styret efter og ikke restforbruget korrigeret for letbanens indtægtsposteringer. Endvidere må bemærkes, at der for de akkumulerede profiler er knyttet en stor usikkerhed idet der ikke er fastlagt endelig udbudsstrategi, men alene en opdeling i et antal forventede delprojekter, jf. kontrakten med Totalrådgiver.

Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser.

3.2 Projektets økonomi Nedenstående skema 1 viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH.

Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Samlet budget

Faste priser (2016)

Oprindeligt budget

Forbrug og udgiftsbehov

Korrigeret budget

Forbrug pr. 30.06.16

Disponeret forbrug pr. 30.06.16

(a)

(b)

(c)

Forventet resterende forbrug

Forventet samlet forbrug

(d)

(e=b+c+d)

Evt. difference: Planlagt Realiseret budget og færdiggørelsesg færdiggørelsesg forventet forbrug rad rad (a-e)

Mio. kr.

Delprojektoversigt Bygherreudgifter Projektrådgivning Grundudgifter Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning Delprojekt 3 Delprojekt 4 Delprojekt 5 Delprojekt 6 Delprojekt 7 Delprojekt 8 Delprojekt 9 Delprojekt 10 Delprojekt 11 Delprojekt 11 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling

662,6

759,3

197,0

6,9

555,4

759,3

0,0

25,9%

633,5

653,2

296,9

5,1

351,2

653,2

0,0

45,5%

142,5

141,1

140,5

0,0

0,6

141,1

0,0

99,6%

4.433,2

4.560,1

4,5

48,9

4.506,7

4.560,1

0,0

0,1%

252,9

75,7

4,5

48,9

22,3

75,7

715,0

220,3

962,7

1.027,1

141,9

582,1

192,6

480,8

265,1

271,1

267,0

267,1

350,3

593,4

142,4

267,9

549,8

281,9

1.343,6

1.242,6

41,5

0,0

1.201,1

1.242,6

0,0

3,3%

7.356,2

680,4

60,9

6.615,0

7.356,2

0,0

9,2%

7.215,4

- heraf følgeomkostninger vedr. Letbane Indtægtsbevilling vedr. letbane

0,0

134,5

0,0

134,5

0,0

0,0%

0,0

-134,5

0,0

-134,5

0,0

0,0%

- heraf donation til kirkerum Donation

0,0

6,1

0,0

6,1

0,0

0,0%

0,0

-6,1

0,0

-6,1

0,0

0,0%

I alt investeringsramme efter indtægsbevilling

7.215,4

7.215,6

680,4

6.474,4

7.215,6

0,0

9,4%

- heraf reserver i alt (inkl. letbane, ekskl. Reserver på inventar) - heraf IT, udstyr, apparatur mv.

743,8

863,3

0,0

863,3

0,0

1.343,6

1.242,6

41,5

1.201,1

1.242,6

0,0

I alt investeringsramme

7.215,4

7.215,6

680,4

6.474,4

7.215,6

0,0

9,4%

60,9

Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. I løbet af 2016 når der forventeligt foreligger et projektforslag og man derved har en opdeling i delprojekter vil udgiftsprofilen kunne angives med en større sikkerhed.

Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: Projekt: Løbende priser 2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

I alt

I alt 09 PL

År PL indeks PL indeks - udstyr Delprojektoversigt Bygherreudgifter Projektrådgivning Grundudgifter Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning Delprojekt 3 Delprojekt 4 Delprojekt 5 Delprojekt 6 Delprojekt 7 Delprojekt 8 Delprojekt 9 Delprojekt 10 Delprojekt 11 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling 1)

------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------108,1 110,2 112,0 114,0 114,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 100,0 101,9 103,5 105,4 105,4 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1

100,0 1,0 100,0 1,0

101,0 1,0 100,0 1,0

102,8 1,0 100,0 1,0

105,4 1,1 100,0 1,0

106,5 1,1 100,0 1,0

3,8 -

17,8 -

28,3 -

28,3 17,8 5,7

25,2 57,7 -0,6

14,2 75,9 -

20,5 14,7 129,3

28,1 62,1 1,0

0,5

5,0

6,8

7,8

17,8

28,3

52,4

87,3

96,9

172,2

3,8

Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane Indtægtsbevilling vedr. letbane

- heraf reserver i alt (ekskl. Reserver på inventar) - heraf IT, udstyr, apparatur mv. - Herudover Change request

114,0 1,1 105,4 1,1

12,2

107,2 73,3 -0,1 125,8 64,5 55,1 6,2 49,5

107,1 72,6 0,1 161,1 11,4 134,6 15,2 199,4

75,9 62,3 0,1 719,9 33,6 330,5 213,7 142,0 200,9

75,9 60,3 0,1 1.289,2 435,6 231,8 226,1 141,0 135,9 118,9 201,4

75,9 55,3 0,1 1.441,6 257,9 147,1 121,4 134,9 135,9 237,7 241,7 87,0 77,9 201,6

75,9 55,3 0,1 646,8 241,7 58,0 347,2 202,2

72,1 41,5 0,1 255,4 120,8 134,6 175,1

756,2 648,7 136,1 4.639,9 75,9 223,3 1.045,4 592,6 489,5 275,9 271,9 356,6 604,1 145,0 559,7 1.262,3

678,2 583,4 126,0 4.072,8 67,6 196,8 917,3 519,9 429,4 242,1 238,5 312,8 530,0 127,2 491,1 1.109,8

103,4

355,6

540,4

1.059,1

1.626,9

1.774,5

980,3

544,2

7.443,1

6.570,1

0,0

16,4 -16,4

6,1 -6,1

49,4 -49,4

49,7 -49,7

15,0 -15,0

136,6 -136,6

120,1 -120,1

6,2 -6,2

5,4 -5,4 6.444,6 771,1 1.199,9 98,5

Heraf donation til kirkerum Donation I alt investeringsramme efter indtægsbevilling

114,0 1,1 105,4 1,1

6,2 -6,2 3,8

17,8

28,3

52,4

87,3

96,9

172,2

103,4

339,2

534,3

1.009,7

1.571,0

1.759,5

980,3

544,2

7.300,3

0,5

5,0

6,8

7,8

12,2

52,6 49,5

60,9 199,4 2,5

133,5 200,9 18,5

207,5 201,4 26,1

227,3 201,6 65,2

124,0 202,2

72,1 175,1

877,9 1.262,3 112,3

Andel af total, pct.

Status hvis relevant: Projektforslag, Kalkulationsfase, Licitation, Udførelse

10% Projektforslag 9% Projektforslag 2% Projektforslag 62% 1% Udførelse 3% Licitation 14% 8% 7% 4% 4% 5% 8% 2% 7% 17%

100%

12% 18% 1%

Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020. Ansøgningen om statslige lånemidler blev godkendt september 2015, og svarende til 2,3% af den samlede ramme, i alt 144,4 mio. kr. 09-PL. Ligeledes bemærkes, at der er indarbejdet ekstra linjer således, at der gøres rede for den indtægtsførelse der vil finde sted i forbindelse med følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeføring såvel som donationen modtaget i forbindelse med beslutningen om opførelse af et kirkerum. I de enkelte delprojekter indgår således følgeomkostninger til letbanen og kirkerummet, mens ”fradraget” sker i den nederste del af skemaet. Projektets færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen til at udgøre ca. 9%. 3.3 Risikovurdering Med afleveringen af projektforslaget, er der sket en yderligere detaljering af projektmaterialet og anlægskalkulationen, som er med en stor afvigelse ift. anlægsrammen. Ved aflevering af projektforslaget har Totalrådgiver foretaget en bygningsdelskalkulation, der summerer op til en højere kvadratmeterpris end forudsat samtidig med, at det samlede bruttoareal er forøget ift. dispositionsforslaget med ca. 7.000 m2. Risiko 1 ”forudsætninger for m2-priser kan ikke realiseres” har derfor ændret karakter. Det er aftalt, at Totalrådgiver kvalificerer deres beregninger frem til d. 5. august, imens den samlede granskning af projektforslaget går videre som planlagt. Herefter vil der blive udarbejdet en indstilling til regionsrådet vedr. godkendelse af projektforslaget, der sikrer en overholdelse af den samlede bevilling. Regionsrådet behandler projektforslaget den 24. oktober 2016. Risiko 3 er forværret ift. tidsmæssig konsekvens, hvilket skyldes en revurdering af, hvad en eventuel omprojektering vil få af betydning. Risiko 7 er forbedret som konsekvens af, at bygherre har modtaget projektforslaget rettidigt.

Figur 3: Projektets hovedrisici Økonomi

Konsekvens Tid

Kvalitet

52 Forudsætninger for m2-priser kan ikke realiseres 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset 20 Sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter / stort udbud - få aktører

Uændret Uændret

Uændret

Forværret

Uændret

Forværret

36 53 43 45

Uændret

Uændret Uændret

Uændret

Uændret Uændret Forbedret

Nr. Id.

1 2 3 4 5 6 7

Risikoemne Projektforslagsfase

IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Lav kvalitet pga. stram økonomi Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor

Uændret Uændret

Uændret

Uændret Uændret

3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Forudsætninger for m2-priser kan ikke realiseres I det afleverede projektforslag fra TR fremgår en overskridelse af anlægsrammen på 1,3 mia. kr. Som konsekvens af forudsætningerne i det endelige tilsagn fra ministeriet, vil den samlede anlægsramme ikke kunne overskrides. Afhængig af resultatet af granskningen kan det 9

blive nødvendigt at skulle foretage justeringer af projektforslaget, således at den samlede anlægsramme overholdes og eventuelle merudgifter kan rummes inden for projektets samlede reserver. Med afsæt i ovenstående er kvaliteten markeret rød, da det er vurderingen, at kvaliteten kan komme under pres hvis eventuelle justeringer af projektforslaget påvirker senge- eller behandlingskapaciteten fra tilsagnet i negativ retning. Det er aftalt med TR, at de frem til den 5. august kvalificerer og kvalitetssikrer beregningerne for anlægsoverslaget. Samtidigt granskes projektforslaget herunder anlægsøkonomien af Bygherrerådgiver. Med baggrund i usikkerheden i anlægsoverslaget fastholdes risikoen i konsekvensklasse 4 (dvs. mere end 100 mio. kr.) Risiko 2: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket kan få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelses- og styregruppen. Risiko nr. 2 var tidligere kvantificeret til ca.140 mio. kr. med de daværende indekstal. Idet der er kommet nye indekstal for 2016 og 2017 for P/L-reguleringen er beregningen revurderet og risikoen udgør nu ca. 110 mio. kr. Tallet kan ikke indgå i anlægskalkulationen, da der er tale om en forskel mellem finansieringsramme og udgiftsramme der indekseres forskelligt, hvorfor det skal dækkes af de afsatte reserver. Risiko 3: Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for, at sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter påvirker markedsforholdene i en negativ retning. Dette kan få negativ økonomisk konsekvens som på sigt vil afspejle sig i kvaliteten, da den økonomiske ramme er givet. Risikoen skal i første omgang håndteres via en gennemarbejdet udbudsstrategi. På baggrund af forudgående analyser og intensive drøftelser med totalrådgiver og bygherrerådgiver, har Bygherre bedt totalrådgiver om at arbejde videre efter kontraktmodellen. Regionsrådet besluttede på dets møde i maj 2016, at der tages stilling til dette på mødet, hvor også projektforslaget fremlægges, den 24. oktober 2016. Risiko 3 er kompliceret at kvantificere. Det vurderes sandsynligt at markedet kan svinge med op til 2-3% svarende til ca. 100 mio. kr. i håndværkerudgifter og risikoen er derved stadig markeret som rød. Såfremt dette medfører omprojektering vurderes den tidsmæssige konsekvens at ligge på ca. 6 måneder eller over (mod tidligere 3 måneder) dvs. konsekvensklasse 4.

Risiko 4: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Et velfungerende logistiksystem med den teknologi, der er valgt på Nyt OUH, fordrer et sammenhængende og velfungerende klinisk IT-system, hvor snitfladen til logistikteknologiens styresystemer er velbeskrevet og velfungerende. Der er truffet beslutning om logistikløsningen, men logistik-området betragtes fortsat som et højrisiko-område, hvorfor også den it-rettede snitflade anses som risikoområde. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt på det nye OUH vil det få konsekvenser for de driftsmæssige vilkår. Derfor er der et stort fokus på dette område. IT-system snitflader og afklaring af ansvar generelt mellem TR og udstyr/normalsystemet er fastlagt. Analysen på klinisk logistik, service logistik og planlægning blev godkendt i november 2015 i Udvalget for Sundheds IT (USIT) og er igangsat. Der arbejdes med at udrede områderne og vurdere deres sammenhæng. Projektet varer 9-12 måneder og gør Nyt OUH klar til at igangsætte en anskaffelsesfase. Fremdrift i projektet er afhængig af normalsystemets engagement, hvorfor der er planlagt møder med styregruppe hver 6. uge. Der arbejdes med etablering af kommunikationsplan for at sikre højt informationsniveau, og derigennem sikre fremdrift i projektet. Risiko 4 er ikke kvantificerbar, men er vurderet til konsekvensklasse 2, hvilket svarer til 535 mio. kr. jf. risikomatrice. Risikovurdering er uændret ift. seneste kvartalsrapport. Risiko 5: Lav kvalitet pga. stram økonomi Som det fremgår af risiko 2 vurderer totalrådgiver at markedet er udfordret og sammen med den stramme økonomiske ramme giver det risiko for, at der foretages så store besparelser i projektet at Nyt OUH fremstår i en ringere kvalitet og funktionalitet end forventet. Risikoen kan resultere i omprojektering/ombygning eller i yderste konsekvens få betydning for succeskriterierne, herunder effektiviseringsgevinst (øgede driftsudgifter). Risikogruppen har skabt opmærksomhed omkring risikoen ved at løfte emnet til drøftelse i PLG. Risikoen vil ligeledes være et fokusområde i den igangværende granskning af projektforslaget, herunder de af totalrådgiver foreslåede besparelser. Derudover foreskriver kontrakten omprojektering, såfremt licitation ligger mere end 5 % under licitationsrammen (styrende budget). Kvantificering af økonomi ligger under 35 mio. kr. da risiko alene kan indeholde administrative/projekteringsmæssige udgifter i forbindelse med indarbejdelse af projektmæssige kvalitetsforbedringer. Såfremt der skal bygges om, pga. manglende funktionalitet / kvalitet, vil det formentlig ske "efter" nærværende anlægsprojekt. Dog kan risiko have konsekvens for effektiviseringsgevinst, men dette kan ikke kvantificeres på nuværende erkendelsesniveau. Risiko 6: Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de nødvendige kompetencer inden for sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af

viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er særlig stor, da nærværende projekt er udfordret af de geografiske afstande der medfører rejsetid, et meget langt projektforløb, og en stor organisation. Som det fremgår af tidligere rapporteringer, har der været iværksat en række tiltag for håndtering af risikoen. Konsortiet har samlet set en betydelige ressourcevolumen til rådighed gennem moder-virksomheder. Aktuelt opleves dog en udfordring ift. tiltrækning af ressourcer, særligt hvad angår ingeniørressourcer. Konsekvens/forsinkelse ift. projektering vurderes ikke at kunne blive større end 3 måneder. Udskiftning af medarbejdere har hidtil kunne afvikles inden for 2-3 måneder inkl. screeningsperiode, udvælgelse, kontrakt og opsigelsesperiode. Projektkvalitet og projektøkonomi vurderes ikke at blive påvirket væsentligt ved udskiftning af medarbejdere på projektet. Risiko 6 er ikke kvantificerbar, men er vurderet til konsekvensklasse 1, hvilket svarer til mindre end 5 mio. kr. Økonomisk konsekvensvurdering er baseret på en betragtning af den lønomkostning der ikke ”effektivt” udnyttes i en indkøringsperiode, når/hvis en medarbejder udskiftes. Dertil skal lægges de afledte økonomiske konsekvenser, der kan være forbundet med dårlig projektkvalitet mv., såfremt det ikke er de bedst kvalificerede medarbejdere, som sættes til at løse opgaverne. Risiko 7: Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Risikoen omhandler den proces der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet. Risiko er nedskrevet (sandsynlighed nedjusteret) som konsekvens af rettidig aflevering af projektforslaget. Der er dog en fælles erkendelse af, at processen for beslutningstagning kan forbedres i næste fase. Risiko 7 er ikke kvantificerbar, men vurderet til konsekvensklasse 2, hvilket svarer til 5-35 mio. kr. Den økonomiske konsekvensvurdering er baseret på, at beslutninger i projektet vurderes at kunne træffes i henhold til mødestruktur for projekteringsledelsesmøder, projektledelsesmøder og styregruppemøder. Mødefrekvens variere fra 1 uge til ca. 1 mdr., hvorfor beslutninger forventes at kunne træffes inden for maksimalt 3 mdr. De økonomiske konsekvenser for projektet kan variere afhængigt af området i projektet, men vurderes i nogle tilfælde, at kunne være af væsentlig anlægsøkonomisk betydning for projektet dvs. op til 35 mio. kr. I princippet kan der laves en fordeling over de forskellige estimerede konsekvenser og tilhørende sandsynlighedsfordeling. Det vil dog være umuligt at opliste alle beslutninger endsige vurdere deres økonomiske konsekvens, hvorfor risikoen er vurderet bredt til at ligge i intervallet 5-35 mio. kroner. Middelværdien af denne vurderes til at dække 3 måneders afbrudt arbejde for de involverede parter, dvs. TR, PO og BHR.

3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde Der planlægges en opdateret risikohåndbog i efteråret, der er tilpasset projektets fase. Derudover planlægger risikogruppen at afholde en ny risikoworkshop inden årets udgang.

3.3.3 Projektets styringsmanual Projektets styringsmanual er senest administrativt godkendt af økonomidirektøren i juni 2015. Styringsmanualen vil bliver opdateret i efteråret 2016, så ændringer i regnskabsinstruksen af 15. juni 2016 kan blive indarbejdet.

3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres.

4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 1afspejler den med dispositionsforslaget fremsendte hovedtidsplan. Tidsplanen afspejler ikke de enkelte delprojekter, men vil indgå når udbudstidsplanen foreligger senere i projektforslagsfasen

Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift 2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Status

Dispositionsforslag

Projektforslag

DP01

Øvrig Udførelse*

* Udførelsesfase er inkl. for- og hovedprojekt Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen)

Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler

Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser)

1.452.440.000

902 Overført til projektspecifik egenfinansiering 1.365.178.431

903 Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesterin kvalitetsfondsinvesterin ger ger 1673 Sygehus Sønderjylland 300.035.000 0

905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 366.372.000

Fkt. 6.32.27

900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. beløb kvalitetsfonden 67.340.163

Fælles

Fkt. 6.32.27

1672 Sygehus Lillebælt 1671 Nyt OUH Total

479.841.000

133.966.000

261.232.000

875.410.993

737.574.431

779.876.000

133.966.000

1.365.178.431

2.264.224.609

1.983.578

Nuværende beholdning 30.000.000

Samlet set 30.000.000

4. kvartal 2016

1. kvartal 2017

2. kvartal 2017 5,0

Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Forventet forbrug (mio. kr.)

906 Frigivelse vedr. 907 Renter af deponerede kvalitetsfondsbeløb vedr. investeringer kvalitetsfondsinvesteringer 651.239.185 1.611.585

3. kvartal 2016

371.993

pl-indeks Sygehus Sønderjylland* Sygehus Lillebælt Nyt OUH** Total

2,9

2,5

1,2

74,1

56,8

10,6

3,7

100,1

114,1

139,7

138,6

177,1

173,4

151,5

147,3

* Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 1 mio. kr. i 3. kvartal 2016 og 0,885 mio. kr. i 4. kvartal 2016. ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 4,1 mio. kr. i 3. kvartal 2016, 4,1 mio. kr. i 4. kvartal 2016, 1,0 mio. kr. i 1. kvartal 2017.

Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Nr. Id.

52 23 20 36 53 43 45

Økonomi

Konsekvens Tid

Kvalitet

3 4 4 3 3 4 2

4 3

0 4

3 2 3

1 2

0 4 3 1 0

Sandsynligt

Middel

Sandsynlighed x konsekvens

Meget sandsynligt

Sandsynlighed

Usandsynligt

Risikotal:

Konsekvens

Sandsynlighed

Forudsætninger for m2-priser kan ikke realiseres Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter / stort udbud - få aktører IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Lav kvalitet pga. stram økonomi Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor

Mindre sandsynligt

1 2 3 4 5 6 7

Risikoemne Projektforslagsfase

Meget lav

Lav

Middel

Høj

Meget høj

Sandsynlighed 4 Meget sandsynlig. Hændelse er (næsten) bekræftet. Sandsynlighed over 85 procent. 3 Sandsynligt. Det er mere sandsynlig at det sker, end det modsatte. Sandsynlighed mellem 60 og 85 procent. 2 Mellem. Det er en sandsynlig mulighed. Sandsynlighed mellem 40 og 60 procent. 1 Mindre sandsynligt. Det er mere sandsynligt, at det ikke sker, end det modsatte. Sandsynlighed mellem 15 og 40 procent. 0 Usandsynligt. Det er (næsten) ikke en mulighed. Sandsynlighed under 15 procent.

5 0

15 10 0

15 0

20 1

25 1

25 30 1

35 1

40 1

45 2

20 50 2

55 2

60 2

65 3

70 3

25 75 3

80 3

85 3

90 4

15 95 4

100 4

Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) – Samlet År

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Oprindelig Akk. Revideret Akk. Støttekur Investeringsprofi Pct. af total Investeringsprofi ve l løbende priser l 0,0 0,0 0,3 3,8 5,7 7,2 12,9 21,6 24,9 34,2 39,4 49,9 60,0 66,7 72,6 102,3 117,1 153,9 165,4 189,6 207,0 235,0 260,9 286,5 299,5 312,0 371,2 461,9 502,9 541,1 579,3 617,5 666,5 705,6 744,8 783,9 902,2 1020,4 1138,7 1256,9 1555,0 1853,0 2151,1 2449,2 2876,8 3304,5 3732,1 4159,8 4538,5 4917,2 5295,8 5674,5 5915,9 6157,2 6398,5 6639,9 6920,3 7200,7

0,0 0,0 0,3 3,8 5,7 7,2 12,9 21,6 24,9 34,2 39,4 49,9 60,0 66,7 72,6 102,3 117,1 153,9 165,4 189,6 207,0 235,0 260,9 286,5 297,5 309,8 368,7 458,7 488,7 505,4 529,7 562,1 591,0 652,1 752,2 866,3 1006,0 1144,6 1283,3 1406,7 1673,9 1937,8 2201,8 2465,8 2872,5 3279,3 3686,0 4092,7 4536,3 4979,9 5423,5 5867,2 6112,2 6357,3 6602,4 6847,5 7174,3 7443,1

Pct. af total

0,0% 0,0% 0,0% 0,1% 0,1% 0,1% 0,2% 0,3% 0,3% 0,5% 0,5% 0,7% 0,8% 0,9% 1,0% 1,4% 1,6% 2,1% 2,2% 2,5% 2,8% 3,2% 3,5% 3,8% 4,0% 4,2% 5,0% 6,2% 6,6% 6,8% 7,1% 7,6% 7,9% 8,8% 10,1% 11,6% 13,5% 15,4% 17,2% 18,9% 22,5% 26,0% 29,6% 33,1% 38,6% 44,1% 49,5% 55,0% 60,9% 66,9% 72,9% 78,8% 82,1% 85,4% 88,7% 92,0% 96,4% 100,0%

Forbrug

0,0 0,0 0,3 3,5 1,9 1,5 5,7 8,7 3,3 9,3 5,3 10,5 10,1 6,7 5,9 29,7 14,7 36,8 11,5 24,2 17,4 28,0 25,9 25,7 10,9 12,4 58,8 90,1 29,9 16,7 24,3 32,4 28,9 61,1

Akkumuleret forbrug 0,0 0,0 0,3 3,8 5,7 7,2 12,9 21,6 24,9 34,2 39,4 49,9 60,0 66,7 72,6 102,3 117,1 153,9 165,4 189,6 207,0 235,0 260,9 286,5 297,5 309,8 368,7 458,7 488,7 505,4 529,7 562,1 591,0 652,1

Pct. Af total

0,0% 0,0% 0,0% 0,1% 0,1% 0,1% 0,2% 0,3% 0,3% 0,5% 0,5% 0,7% 0,8% 0,9% 1,0% 1,4% 1,6% 2,1% 2,2% 2,5% 2,8% 3,2% 3,5% 3,8% 4,0% 4,2% 5,0% 6,2% 6,6% 6,8% 7,1% 7,6% 7,9% 8,8%