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Babylon-Enterprise: Informationsbeschaffung per Mausklick Übersicht Dieses Dokument beschreibt Babylon-Enterprise und seine spezielle Methode, den Zugriff auf Informationen im Unternehmen besonders effizient zu gestalten. Babylons Lösung ist kostengünstig und leicht zu implementieren. Sie vereinfacht den Zugriff auf interne Informationsbestände wesentlich. Sie erhöht nicht nur die Produktivität, sondern erspart dem Unternehmen auch die enormen Kosten langwieriger, erfolgloser Recherchen und teuere Irrtümer. Die Flut bändigen Eines der größten Probleme für IT-Abteilungen besteht darin, die ständig wachsende Informationsflut in den Griff zu bekommen und Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten so leicht wie möglich zu machen. Viel wurde in den letzten Jahren investiert, um Ordnung in die Datenberge zu bekommen. Mitarbeiter brauchen aktuelle, leicht zugängliche Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können – deshalb wurden dezidierte Informationssysteme wie ERP, CRM, HR, Dokumentenmanagement oder Unternehmensportale angeschafft, die als riesige Datensilos all das speichern und verwalten, was an Informationen für die tägliche Arbeit benötigt wird. Doch auch mit diesen Systemen ist es schwierig, an die gewünschten Informationen heranzukommen. Marktforscher von Delphi Research haben herausgefunden, dass „die meisten Business Professionals über zwei Stunden pro Tag (25% oder mehr eines Acht-Stunden-Tags) mit der Suche nach Informationen verbringen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Diese Ergebnisse werden durch viele andere Umfragen bestätigt, die den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen, die meist in elektronischer Form vorliegen und eigentlich einfach abzurufen sein sollten, mit 15% bis 50% eines Arbeitstages ansetzen.“1 Die Folge: Mitarbeiter, die Informationen nur schwer oder gar nicht finden können, sind nicht nur weniger produktiv, sondern verursachen auch kostenträchtige Fehler, wenn sie durch Mangel an Informationen falsche Entscheidungen treffen. Es gibt viele Gründe, warum der Zugriff auf Unternehmensinformationen so schwer fällt. Manche sind technischer Art, andere kulturell bedingt, wieder andere liegen in der Natur des Menschen: •
Wer arbeitet, möchte sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren, ob das nun eine E-Mail ist oder ein Geschäftsbericht. Deshalb überlegt man es sich oft zweimal, bevor man in eine andere Anwendung wechselt, um nach eigentlich wichtigen Informationen zu suchen.
Stand: Februar 2005
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Unternehmensdaten sind oft auf zahlreiche Informationssysteme verteilt, auf die mit unterschiedlichen Methoden – Software, Logins, Suchmechanismen – zugegriffen wird. Für viele Mitarbeiter ist es schwer, all diese Zugangsprozeduren im Kopf zu behalten.
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Informationen sind, wenn sie gefunden werden, in vielen Fällen zu detailliert. Oft wird lediglich eine knappe, aber präzise Antwort erwartet, und die Komplexität der gelieferten Informationen führt nur zu Verwirrung.
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Mobile Mitarbeiter brauchen auch dann Zugriff auf Unternehmensinformationen, wenn sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Kritische Informationen müssen für sie jederzeit zugänglich sein, auch unterwegs.
„Ganz gleich aus welchem Grund, die erfolglose Suche nach wichtigen Informationen führt zu gewaltiger Zeitverschwendung und erheblichen Kosten für das Unternehmen.“2 Um dieses Problem zu lösen und zu verhindern, dass wertvolle Wissensressourcen ungenutzt bleiben, müssen Informationen gezielt herausgefiltert, in konzentrierter Form bereitgestellt und im Originalkontext, d. h. in den Informationssystemen selbst, leichter zugänglich gemacht werden.
Babylons direkter Weg Was ist Babylon-Enterprise? Babylon gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Lösungen für den schnellen Zugriff auf Wörterbücher und andere beruflich genutzte Informationsinhalte. Basierend auf den Erfahrungen von Millionen Nutzern und Tausenden von Unternehmen in aller Welt hat Babylon seine Technologie und Plattform konsequent weiterentwickelt, um den Zugriff auf interne Unternehmensdaten mit einem einzigen Mausklick möglich zu machen. Babylon-Enterprise ist ein Produkt, das Informationen per Mausklick einheitlich und sofort in präziser, übersichtlicher Form zur Verfügung stellt, ohne dass der Arbeitsfluss unterbrochen wird. Babylon-Enterprise beinhaltet auch die Übersetzungs- und Konvertierungsfunktionen des mehrfach ausgezeichneten Produkts Babylon-Pro mit Zugriff auf englischbasierte Wörterbücher in 13 Sprachen, Lexika und Nachschlagewerke renommierter Verlage und Hilfen beim Verfassen englischer Texte. Was kann Babylon-Enterprise? Babylon-Enterprise ist ein integriertes Client-Server-System, bestehend aus einem PC-Client und einem Web-Applikationsserver, die über Standardprotokolle (XML/HTTP) miteinander kommunizieren.
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Auf jedem Arbeitsplatz dient der Babylon-Enterprise Client als einheitliche Benutzeroberfläche für die Darstellung von Ergebnissen. Sobald der Nutzer auf ein Wort, einen Begriff oder eine Zahl klickt – er nutzt dafür eine zugeordnete Maustaste, eine Taste auf der Tastatur oder eine Kombination aus beidem - erscheint ein Popup-Fenster mit knappen, übersichtlichen und präzisen Informationen. Der Babylon-Enterprise Client kann für Texte in jeder Windows-Anwendung verwendet werden. Wichtigste Komponente der Babylon-Enterprise Client-Technologie sind ausgereifte Algorithmen zur Erkennung des angeklickten Begriffs. Babylon prüft nicht nur das Wort selbst, sondern auch seinen Kontext, d. h. rechts und links vom Suchbegriff stehende Wörter. Auf Serverseite erstellt der Babylon-Enterprise Server mit Hilfe eigener Extraktions-Tools ein „Snapshot“ der Unternehmensdaten und wandelt das „Snapshot“ in das von Babylon verwendete Glossar-Format um.
der Nutzer weitere Details, kann über einen Link im Babylon Fenster die Quellanwendung gestartet und die Information im ursprünglichen Kontext angezeigt werden. Ständige Verfügbarkeit Nach der Installation ist Babylon jederzeit verfügbar, bleibt im Hintergrund, lässt sich in allen Windows-Anwendungen aufrufen und liefert Informationen, ohne dass die aktuelle Anwendung verlassen werden muss. Ein Klick auf den gewünschten Begriff genügt, um das Babylon-Fenster mit den benötigten Informationen zu öffnen. Damit wird die BabylonPlattform zu einem integralen Bestandteil der Arbeitsumgebung, ohne mit anderen Programmen zu konkurrieren oder den Arbeitsfluss in irgendeiner Weise zu stören. Online- und Offline-Abfrage Die Architektur von Babylon-Enterprise erlaubt den Zugriff auf Unternehmensinformationen sowohl über das Netzwerk als auch im Offline-Modus und erfüllt damit die Anforderungen mobiler Nutzer.
Die Unternehmensglossare werden auf dem Babylon-Enterprise Applikationsserver abgelegt. Der Systemadministrator vergibt Zugriffsrechte für jedes Glossar, und ermöglicht den Online-Zugriff auf jedes Glossar auf dem Server und den Offline-Zugang zu den Glossaren, die auf die PCs für die Offline-Nutzung verteilt wurden. Der Applikationsserver stellt sicher, dass die Informationen, welche die Anwender erhalten, regelmäßig und transparent aktualisiert werden.
Einheitliche Darstellung Babylon zeigt alle Ergebnisse, unabhängig von der Quelle, in einem übersichtlichen und einheitlichen Format an. Selbst wenn die gefundenen Informationen aus sehr unterschiedlichen Quellen stammen, z. B. aus einer ERP-Anwendung oder einer Marketing-Mailingliste, erscheinen sie im gleichen Fenster und werden mit den gleichen Formatvorgaben dargestellt. Der Anwender findet sich so leicht in den Suchergebnissen zurecht.
Was ist das Besondere an BabylonEnterprise?
Direkte Navigation Benötigt der Nutzer nach Sichtung der gelieferten Informationen weitere Details, kann er über eingebettete Links im Babylon-Fenster direkt auf die Informationsquelle und den Originalkontext zugreifen. Ein einfacher zweiter Klick führt also zum genauen Herkunftsort der Information, auch wenn diese tief in einem der unternehmenseigenen Informationssysteme „versteckt“ ist.
Babylon-Enterprise bietet Unternehmen und ihren Computernutzern zahlreiche wichtige Funktionen und Vorteile. Zugriff mit einem Klick Die besondere Stärke von Babylon liegt in der 1-KlickAktivierung, die von jedem Nutzer intuitiv verstanden wird: Einfach auf das unklare Wort klicken und schon erscheinen Informationen dazu. Selbst Computerneulinge können nach wenigen Minuten problemlos mit Babylon arbeiten. Einheitliche Aktivierung Durch die 1-Klick-Aktivierung kann auf alle Informationsquellen mit derselben einfachen Methode zugegriffen werden. Ganz gleich, woher die Daten stammen, ein einziger Mausklick liefert Informationen aus ERP-, CRM-, HR- oder beliebigen anderen Enterprise-Systemen. Langwieriges Suchen nach der richtigen Quelle und mühselige Starten/Anmelden/ Navigieren/Suchen-Prozeduren gehören der Vergangenheit an. Sofortige Antworten Durch seine leistungsstarken Indizierungs-Mechanismen sorgt Babylon dafür, dass auch bei Abfragen über sehr große Datenbanken oder ein Netzwerk kaum Wartezeiten entstehen.
Kontexterkennung Babylon bezieht bei der Suche nach einem Begriff immer den Kontext ein, in dem dieser Begriff auf dem Bildschirm steht, prüft verschiedene Kombinationen von Suchwörtern und zeigt nur die relevantesten Ergebnisse an. Dank ausgereifter Morphologie werden Wörter unabhängig von deren Beugung (Singular/Plural, Person, Tempus) erkannt. Einfache Verteilung und Implementierung Babylon-Enterprise enthält leistungsstarke Entwicklungs- und Implementierungswerkzeuge, mit denen die Software nahtlos in eine bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden kann, ohne dass dies zu einem komplexen oder langwierigen Projekt ausartet. Die Tools laufen problemlos in jeder IT-Umgebung und erfordern keinerlei Änderungen an vorhandenen Systemen und Infrastruktur-Komponenten.
Übersichtliche Ergebnisse Babylon liefert knappe, übersichtlich zusammengefasste Informationen, die den Nutzer nicht überfordern oder verwirren. Die Darstellung ist bewusst auf das Nötigste beschränkt und verzichtet auf lange Menüs oder Optionslisten. Benötigt
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Systemarchitektur Babylon-Enterprise besteht aus einer Reihe eng integrierter Client- und Server-Produkte, die zusammen eine leistungsstarke, unternehmensweite Lösung für effiziente Informationsbeschaffung bildet. Abb. 1 verdeutlicht den Informationsfluss.
Applikationsserver Der Applikationsserver ist ein skalierbarer Web-Service, der sicheren Zugang zu unternehmenseigenen Informationen unterstützt. Der Server nutzt die vorhandenen Windows-Nutzerrechte und aufgabenabhängigen Zugriffsrechte, die im allgemeinen vom Systemadministrator verwaltet werden, um den Zugriff auf sensitive Informationen zu überwachen und die Verteilung von Software und Glossaren zu steuern. Der Applikationsserver übernimmt mehrere wichtige Funktionen:
Abb. 1: Informationsfluss von Babylon-Enterprise
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Er prüft die Zugriffsrechte der Babylon-Enterprise Clients auf Basis vorhandener Windows Nutzer- und Gruppen-IDs und verifiziert die Zugriffsrechte für die Glossare. Die Sicherheitsnachweise steuern den Zugang zu den Glossaren auf dem Server (Online-Glossare) und die Verteilung der Glossare auf die PCs (Offline-Glossare).
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Er ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensinformationen, die ausschließlich als Glossare auf dem Server liegen. Die Online-Glossare sind in einem sicheren Bereich des Servers abgelegt und liefern Abfrageergebnisse nur an berechtigte Anwender.
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Er verteilt Unternehmensglossare an PC-Clients für die Offline-Nutzung. Der Server verteilt automatisch DifferenzUpdates der Glossare an die Clients, minimiert so die Netzbelastung und beschleunigt Updates auch über langsame Verbindungen. Die Verteilung von Glossaren für die Offline-Nutzung folgt den gleichen Sicherheitsmaßnahmen, die für die Online-Nutzung gelten. Unterschiedliche Nutzergruppen können für unterschiedliche Glossare berechtigt sein. In regelmäßigen Abständen fragt der Client den Server nach Updates. Der Server prüft die Berechtigungen und sendet nur Differenz-Updates von Glossaren, für die der jeweilige Anwender berechtigt ist.
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Er führt Updates und Konfigurationsänderungen auf allen verbundenen Clients durch, unabhängig von Sicherheitsmerkmalen.
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Er bietet Softwareschnittstellen für die Steuerung und Verwaltung von Server und PCs, die vom Web-AdministrationInterface und von Verwaltungsprodukten auf Basis von Befehlszeilen verwendet werden.
Desktop Client Der Babylon-Enterprise Client ist eine kleine PC-Applikation, die eine intuitive Benutzerschnittstelle zur Verfügung stellt, um Abfrage-Klicks des Nutzers zu starten und Ergebnisse anzuzeigen. Der Client greift auf lokal installierte Glossare zu und kommuniziert mit dem Applikationsserver, um Informationen aus serverresidenten Glossaren zu bekommen. Sobald Informationen aus lokalen und Online-Glossaren vorliegen, werden sie im Babylon-Fenster angezeigt. Der Babylon-Enterprise Client kommuniziert auch mit dem Applikationsserver, um Software- und Glossar-Updates zu erhalten. Dazu fragt er zyklisch den Server ab und stellt fest, ob Änderungen vorliegen. Ist das der Fall, so holt der Client im Hintergrund die Updates ab und installiert sie ohne Zutun des Anwenders automatisch. Enterprise Server Der Enterprise Server besteht primär aus drei Komponenten: •
Applikationsserver: Er beantwortet Informationsanforderungen von PC-Clients, prüft Zugriffsrechte und führt Management-Dienste aus.
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Glossary Builder: Der Enterprise Server enthält Produkte, um „Snapshots“ von Unternehmensdaten zu erstellen und die Informationen in Glossare zu konvertieren, die auf dem Applikationsserver genutzt werden.
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Web-Administration: Eine browserbasierte Benutzeroberfläche bietet Zugang zum Applikationsserver und ermöglicht dem Administrator die Ausführung von Verwaltungs- und Wartungsaufgaben von jedem beliebigen Ort.
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Applikationsserver-Betrieb Der Applikationsserver ist mit flexiblen Betriebsmöglichkeiten für den Administrator ausgestattet. Typischerweise wird Babylon-Enterprise in einer von zwei Arten betrieben: Internes Netz: Clients und Server befinden sich in einem Unternehmensnetz ohne Internet-Zugang. Die Unternehmensglossare sind im Netz sicher abgelegt. Diese Topologie bedient nur interne Mitarbeiter und externe Anwender mit VPN-Zugang zum Firmennetz. Internet-Szenario: Clients befinden sich sowohl innerhalb als auch außerhalb des Firmennetzes und greifen auf den Applikationsserver über das Internet durch eine Firewall zu. Der Server-Betrieb teilt sich zwischen einem Frontend-Modul, das mit den Clients kommuniziert, und einem Backend-Modul,
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das die Glossare abspeichert, auf. Das Frontend-Modul befindet sich in der DMZ (Demilitarisierte Zone) dient als Proxy für Client-Anfragen. Das Backend sitzt im internen Netzwerk. Die Clients nutzen das HTTP-Protokoll für die Kommunikation mit dem Frontend, das die Anfragen an das Backend weitergibt. Das Diagramm vom Abb. 2 zeigt den Betrieb des Applikationsservers mit Internet-Anbindung. Glossary Builder Der Glossary Builder besteht aus einer Reihe von Produkten für die Einrichtung, Wartung und Aktualisierung von Glossaren. Das Extraktions-Tool nimmt Inhalte aus internen Informationsquellen wie SQL-Datenbanken, ODBC-Datenquellen, XML-Dateien, LDAP/Active-Directories oder Microsoft Office Daten (Excel, Access) und erstellt ein „Snapshot“ dieser Informationen. Eigene Programme können ebenfalls eingesetzt werden, um Informationen aus Quellen zu gewinnen, die nicht direkt vom Glossary Builder unterstützt werden. Das Builder-Tool konvertiert extrahierte Textdateien (.GLS) in das binäre Format der Glossare (.BGL). Web-Administration Die Schnittstelle für die Web-Administration ermöglicht die zentrale Steuerung des Babylon-Enterprise Applikationsserver. Die Systemadministratoren nutzen die Schnittstelle, um alle installierten Clients im Unternehmen zentral zu überwachen und Software-Updates und Konfigurationsänderungen zu verteilen. Die Schnittstelle erlaubt auch die Verteilung von Updates für Firmenglossare, die lokal auf den PCs installiert sind. Das einfache Interface ermöglicht es den Administratoren, Änderungen zu implementieren, Lizenzen zu überwachen, Netzwerk-Parameter einzustellen (z. B. Proxy-Einstellungen), neue Software-Releases einzurichten und alle übrigen Client-Konfigurationsparameter zu verwalten.
Systemanforderungen Desktop: Betriebssystem: Windows 98/ME/2000/XP Server: Betriebssystem: Windows 2000 Server/ Windows 2003 Server
Zusammenfassung Babylon-Enterprise löst eines der gravierendsten Probleme, dem Unternehmen heute gegenüber stehen – der ständig wachsenden Datenflut und der Schwierigkeit, auf Informationen effizient und schnell zuzugreifen. Als einfacher und einheitlicher Informationszugang vereinfacht Babylon-Enterprise den Zugriff auf wichtige geschäft-
Abb. 2: Applikationsserver mit Internet-Anbindung liche Informationen, macht Schluss mit quälenden Abfrageprozeduren und liefert Informationen übersichtlich zusammengefasst in einem Popup-Fenster, das in jeder Windows Anwendung – offline und online – geöffnet werden kann. Durch die Möglichkeit, direkt auf den ursprünglichen Informationskontext zuzugreifen, beschleunigt Babylon nicht nur die Recherche, sondern sorgt auch dafür, dass teure, mit großem Aufwand implementierte Informationssysteme rentabler genutzt werden. Die Benutzeroberfläche von Babylon-Enterprise ist so selbsterklärend, dass sie keinerlei Schulung erfordert. Und sobald Nutzern klar wird, dass alle benötigten Informationen nur einen Mausklick und einen Sekundenbruchteil entfernt sind, wird Babylon zum integralen Bestandteil ihrer Arbeitsumgebung und erhöht Leistung und Produktivität. Babylon-Enterprise lässt sich problemlos implementieren und in jede IT-Infrastruktur integrieren. Da für alle Informationsarten dieselbe Plattform verwendet wird, kann das System jederzeit durch neue Inhalte erweitert werden. Leistungsstarke Entwicklungs-Produkte und automatische Bereitstellungsfunktionen vereinfachen die Administration und sorgen dafür, dass das System mit minimalen Verwaltungsressourcen auskommt. Natürlich kann man Informationen nicht mit einem Preisschild versehen. Fest steht jedoch, dass Babylon-Enterprise Abläufe effizienter macht, die Produktivität von Mitarbeitern erhöht und dem Unternehmen die enormen Kosten zeitaufwändiger, erfolgloser Recherchen erspart.
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Delphi Group, Delphi Research. 18. Oktober 2002. Perspectives on Information Retrieval. PDF, Seite 6. IDC, Susan Feldman und Chris Sherman. April 2003. Industry Developments and Models: The High Cost of Not Finding Information. PDF #29127, Seite 1.
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