PROD UKTI N FO R M AT I O N
PROJEKTMANAGEMENTSOF TWARE
Einfach f端r alle. Alles einfach. Einfach 端berall. Das Blue-Ant-Prinzip: Projekte einfach managen
Alle in diesem Dokument aufgef端hrten Waren- und Produktbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber. 息 proventis GmbH 2001-2006
EDI T ORI A L
Projekte einfach managen »Wer behauptet, etwas könne nicht getan werden, der trete zur Seite, um denen Platz zu machen, die es tun.« Veränderungen lassen sich leichter behindern als durchsetzen. Der
Das Geheimnis liegt in der richtigen Mischung.
Mechanismus ist simpel. Mit der Behauptung »… so wird das nicht gehen« werden kreative Vorschläge und der Weg zur Erneuerung
1. Projektmanagement-Workshops, in denen anhand
bereits im Keim erstickt. Stillstand ist die Folge.
echter Projekte Ihres Unternehmens Methodenwissen und soziale Kompetenzfelder vermittelt wer-
Eine schmerzliche Erfahrung, die Projektleiter Tag für Tag machen.
den, stellen die Fähigkeiten aller Projektbeteiligten
Schwacher Trost mag dabei sein, dass Veränderungen sich behin-
sicher. Wir nennen dieses Konzept – ProjektShop.
dern aber niemals verhindern lassen. 2. Das Auflösen von Medienbrüchen beschleunigt Diese einleitenden Worte richten sich an diejenigen, die mit
Arbeitsabläufe, unterstützt die Kommunikation und
Projekten etwas bewegen wollen und dabei immer wieder
erhöht die Transparenz im Multiprojektmanage-
Akzeptanzhürden überwinden müssen.
ment. Wir stellen Ihnen eine unternehmensweit einheitliche Plattform für alle Projektmanagement-
Die notwendige Leistungsfähigkeit Ihres Projektmanagements wird
Prozesse zur Verfügung – Blue Ant, die webbasierte
durch drei wesentliche Elemente sichergestellt: die Fähigkeit, die
Projektmanagementsoftware.
Möglichkeit und die Motivation von Menschen, sich im Projekt zu engagieren.
3. Stehen Fähigkeiten und Möglichkeiten Ihrer Projektbeteiligten im Gleichklang, steigt automatisch
Leistung = Fähigkeit x Möglichkeit x Motivation
die Motivation und Projektarbeit macht Spaß. Diese Mischung nennen wir das Blue-Ant-Prinzip. Nutzen Sie unser Know-how und erhöhen Sie das Leistungsvermögen und damit die Effizienz Ihres Projektmanagements. Wir freuen uns auf Ihr Unternehmen.
Norman Frischmuth Geschäftsführer proventis GmbH
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Wir schätzten die Möglichkeit einer Pilotinstallation sehr. Sowohl diese als auch die definitive Installation verlief unbürokratisch und problemlos.
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Wir sind überzeugt, dass wir in vieler Hinsicht unsere Projekte besser überwachen können.
Jürg Achermann, Geschäftsführer FROX communication AG, Schweiz
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KU R Z U N D KNA PP
5 Gründe für Blue Ant 1 – GANZHEITLICHKEIT Informations- und Wissensvorsprung durch Transparenz. Blue Ant überwindet Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Projektwerkzeugen durch eine ganzheitliche und prozessorientierte Plattform. Das Einbeziehen aller projektbeteiligten Mitarbeiter und externen Partner erhöht die Transparenz deutlich und verbessert die Kommunikation. Blue Ant vereint Projekt-, Wissens-,
3 – INFORMATION
Ressourcen- und Dokumentenmanagement in einem
Konflikte frühzeitig erkennen.
Werkzeug.
Die Integration aller Beteiligten und Prozesse auf einer Plattform ergeben aussagekräftige Zahlen und Fakten für das Projektmanagement. Blue Ant informiert bei
2 – INTEGRATION Projektkennzahlen auf Knopfdruck helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Durch den prozessorientierten Ansatz von Blue Ant wird
Konflikten innerhalb von Projekten und stellt zeitnah Informationen bereit. Kritische Situationen werden frühzeitig erkannt – eine erfolgreiche Korrektur wird gewährleistet.
die konsequente Zusammenführung von Informationen und Wissen unterstützt. Alle am Projektmanagement beteiligten Personen werden aktiv über eine einheitliche Webplattform eingebunden und erhalten aktuelle Informationen zum Projektstatus, den Ressourcen, Aktivitäten, Mitarbeitern, Fortschritten und Auslastungen. Das erhöht die Transparenz im Projekt und spart Zeit.
4 – AUTOMATISIERUNG VON ROUTINEAUFGABEN Projektleiter und Manager arbeiten mit einem Werkzeug, das Routineaufgaben erleichtert und komplexe Arbeitsabläufe automatisiert. Das Vermeiden von Medienbrüchen ergibt messbare Zeitgewinne gegenüber herkömmlichen Abläufen.
5 – KOSTEN- UND ZEITERSPARNIS Alle vorgenannten Punkte führen zu einer deutlichen Kostenersparnis in Folge wegfallender zeitintensiver Einzelschritte. Alle Daten stehen per Knopfdruck zur Verfügung. Anträge und Genehmigungen werden elektronisch bearbeitet. Der Einsatz von Blue Ant fördert somit die Projektqualität und steigert gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit.
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bei der Einführung und das Feedback unserer Mitarbeiter war positiv. Markus Klaer, Geschäftsführer Verband für Landentwicklung und Flurneuordnung Brandenburg
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Da Blue Ant im Wesentlichen selbsterklärend ist, hatten wir keine Probleme
P H I LOS O P H I E
Anwenderakzeptanz – unsere Grundsatzphilosophie Projektverantwortliche treffen Entscheidungen auf Grundlage aktueller Informationen. Informationen basieren auf der Zusammenstellung und Auswertung von Kennzahlen. Aussagekräftige Kennzahlen wiederum entstehen nur, wenn jeder Beteiligte das Werkzeug nutzt, und seine Daten regelmäßig und ehrlich erfasst. Basis dieser notwendigen Akzeptanz ist, dass die Arbeit Spaß macht, das Werkzeug ohne erhöhten Aufwand zu bedienen ist und der Anwender eine Unterstützung erfährt. Durchdachte Prozesse und die intuitive Bedienbarkeit von Blue Ant verdeutlichen diese Grundsatzphilosophie.
Diese Anwenderakzeptanz ermöglicht die Integration aller am Projektmanagementprozess beteiligten Personen. Im Ergebnis erhalten Sie eine einheitliche Kommunikations- und Informationsplattform, auf der sich Projektleiter und Projektmitarbeiter ebenso selbstverständlich bewegen wie das Unternehmensmanagement. Damit führt Blue Ant, unabhängig von den örtlichen Gegebenheiten, alle Beteiligten des Projektmanagements sinnvoll zusammen.
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Das System zeichnet sich durch eine problemlose Installation und
Blue Ant gut aufgenommen und schnell eingesetzt. Dr. Müller, Geschäftsführer Coeln Concept GmbH
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gute Administrierbarkeit aus. Auch bei den Mitarbeitern wurde
B LU E A NT F Ü R A LLE
Die Projektbeteiligten Die Kommunikation von Projektbeteiligten, der Austausch von Informationen und damit die Transparenz drohen mit steigender Zahl von Akteuren zu sinken. Blue Ant wirkt dieser Tendenz entgegen, indem sie die sinnvolle Bündelung und sachliche Darstellung von Informationen übernimmt. Blue Ant versorgt alle Beteiligten mit spezifischen, für ihre jeweiligen Aufgaben benötigten, Informationen. Eine Informationsüberflutung des Einzelnen wird vermieden.
Projektmanager Projekt initiieren
Budgetvorgabe definieren
Ressourcen freigeben
(Multi-) Projektcontrolling
Projekt abschließen
Projektleiter Aktivitäten/ Kosten/ Investitionen planen
Ressourcen beantragen
Projektcontrolling
Projektmitarbeiter Projekt umsetzen und dokumentieren
Arbeitszeiten/ Fortschritte erfassen/ melden
Administrator Systembereitschaft sicherstellen
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Im Wesentlichen sollten mittels eines zentralen Ressourcenpools – über alle Aufträge und Projekte – die Prozesse der Auftragsbearbeitung, Steuerung und Planung aller Mitarbeiter unterstützt werden.
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Zusätzlich wurde Wert darauf gelegt, die komplexe Berichterstattung weitestgehend zu standardisieren und zu vereinfachen. Marcus Frescura, IT-Verantwortlicher ib-bank-systems GmbH
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EIN FA C H F Ü R A LLE : BLUE A NT
PROJEKTMANAGER / CONTROLLER Für Sie als Projektmanager ist Zeit ein kostbares Gut und Information die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Nur wenn Störungen frühzeitig erkannt werden, Auswirkungen auf andere Projekte deutlich werden und Abstimmungsprozesse schnell erfolgen, können Projekte mit hoher Qualität »in Time and Budget« umgesetzt werden. Projektkosten müssen verrechnet und die Leistungen mit dem Auftraggeber abgerechnet werden. Grundlage hierfür bilden tagesaktuelle Kennzahlen und Daten, die aus dem Projektumfeld zur Verfügung gestellt werden. Wie Sie Blue Ant unterstützt, erfahren Sie auf Seite 12.
PROJEKTLEITER Projektleiter sind Führungskräfte auf Zeit. Damit benötigen Sie Führungs- und Managementinstrumente, die vom Start bis zum Abschluss Ihres Projektes einsatzbereit sind. Grundlage Ihres Handeln sind Ihre Planungen und der tägliche Abgleich mit der Realität. Blue Ant unterstützt Sie hierbei umfangreich. Lesen Sie mehr auf Seite 14.
PROJEKTMITARBEITER Sie haben wichtige Aufgaben innerhalb eines Projektes übernommen. Zeit ist deshalb für Sie ein kostbares Gut. Sie benötigen eine Plattform, die Ihnen die Kommunikation mit dem Projektleiter und Ihrem Vorgesetzten erleichtert und administrative Aufgaben auf ein Mindestmaß reduziert. Die Lösung heißt Blue Ant. Lesen Sie auf Seite 16, warum.
ADMINISTRATOR Software muss sich in die bestehende Infrastruktur eingliedern lassen. Sie muss schnell um wesentliche Stammdaten erweiterbar sein und Ihnen die volle Kontrolle auf das Rechtemanagement ermöglichen. Hierbei spielen Standards wie LDAP oder XML eine wesentliche Rolle. Blue Ant ist eine webbasierte Softwarelösung der neuesten Generation. Über Webservices lässt sich Blue Ant mit beliebigen Applikationen verbinden. Interessiert? Dann lesen Sie auf Seite 18 weiter.
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Projektmanager initiiert Hauptund Teilprojekte
Projektleiter beantragt Ressourcen
Projektleiter plant Aktivitäten/ Ressourcen
Unternehmensleitung prüft künftige Auslastung/Kapazitäten im Forecast
Projektmanager kontrolliert Gesamtfortschritt und Termine
Controlling überprüft Budget, Zeit und Kapazität
MULTIPROJEKTSTEUERUNG
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Projektmanager / Controller Blue Ant stellt Ihnen eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. Im Fokus steht dabei, wichtigte Informationen auf Knopfdruck verfügbar zu machen. Nutzen Sie beispielsweise folgende Funktionen für Ihre tägliche Arbeit. Abwesenheitskalender
Projektabrechnung / Leistungsnachweise
Anfrage und Genehmigung von Ressourcen
Transparenz in der Kapazitätsauslastung
Arbeitszeitkonten
Unternehmens-Forecast
Auswertung der Arbeitsaufwände
Vorlagenmanagement Definition von Standardvorgehensmodellen
Budgetmanagement
Dokumentenvorlagen
Vergabe von Haupt- und Teilprojekten-Budgets
Kombination mehrerer Vorlagen
Kontrolle von Vorgabe / Plan / Ist
Kopierfunktion für laufende Projekte
Controlling projektübergreifende Kennzahlen grafische Auswertungen Multi-Projektcontrolling Multi-Projektverwaltung Haupt- und Teilprojekte projektübergreifende Kennzahlen Verknüpfung von Haupt- und Teilprojekten über Aktivitäten
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Projektleiter plant Budget und Zeit
Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten und Fortschritte
Ist/Soll-Abgleich der Arbeitszeiten in der Budgetverwaltung
Freigabe der Arbeitsaufwände durch den Projektleiter
Übertrag der Arbeitszeiten in die Budgetverwaltung
Abrechnung der freigegebenen Aufwände
EINZEL-PROJEKTZYKLUS
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Projektleiter Unter Termindruck ein qualitativ hochwertiges Projektergebnis zu erbringen und dabei die vorgegebenen Budgetgrenzen nicht zu überschreiten, ist Ihre tägliche Herausforderung. Blue Ant entlastet Sie daher bei Routineaufgaben und stellt wichtige Projektdaten »on demand« zur Verfügung. Änderungshistorie Angebotsverwaltung
Projektplanung und -Steuerung Ressourcenplanung Aktivitätenplanung
Arbeitszeiten
Kosten und Investitionen
Freigabeprozess für Projektarbeitszeiten
Fortschrittskontrolle
Information bei Abwesenheiten
prognostizierter Mehraufwand
Genehmigungsprozess für Urlaub
Meilensteintrendanalyse
Berichtsgenerator
Projektverwaltung
Budgetkontrolle
Ressourcensuche nach Fähigkeiten
Dokumentenmanagement
Schätzrunden, automatisiert
Import von Vorlagen Defintion von Ablagestrukturen Integration beliebiger Dokumente Versionierung
Zugriffsmanagement für Kunden und Partner Rechtedefinition Rechtezuweisung auf Projekte
Veröffentlichung von Dokumenten Export aller Daten nach PDF, HTML und CSV Microsoft-Project-Schnittstelle Projektaufträge / Kleinprojekte Projektauswertung und -Freigabe
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Mitarbeiter plant Urlaub
Mitarbeiter beantragt Urlaub
Eintrag in die Budget verwaltung
E-Mail an Vorgesetzten
Vorgesetzter gibt frei/lehnt ab
E-Mail an Mitarbeiter
Eintrag in den Urlaubskalender
URLAUBSPLANUNG
Effizienter arbeiten mit Blue Ant –
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HERKÖMMLICH
MIT BLUE ANT
Durchlaufzeit Ø 37 min
Durchlaufzeit Ø 8 min
Unangemessene Bindung wertvoller Ressourcen (Vorgesetzter, Projektleiter) für unproduktiven Prozess Medienbrüche durch unterschiedliche Kommunikationswege
kurze Bindung wertvoller Ressourcen
Prozesskosten pro Antrag ca. 50 EUR
Prozesskosten pro Antrag ca. 11 EUR
keine Medienbrüche
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Projektmitarbeiter Zeit für das Wesentliche zur Verfügung zu haben, ist für Sie Grundvoraussetzung, um gute Ergebnisse entstehen zu lassen. Mit wenigen Klicks nimmt Blue Ant Ihr regelmäßiges Feedback an den Projektleiter entgegen und unterstützt Sie bei Terminabstimmungen, wie z.B. Urlaub. Antrag für Projektmitgliedschaft Arbeitszeiterfassung Erfassung von Arbeitszeiten auf Projekte Auswertung der Arbeitszeit Fertigmeldung je Kalenderwoche Aufgabenübersicht
Mitarbeiterakte
Fortschrittserfassung
Fähigkeitsprofil
Schätzrunden
Kopfdaten
Schätzung Mehraufwand
Projektlebenslauf
kurze Einarbeitungszeit durch intuitive Bedienbarkeit
Auslastungsprofil
Mehrarbeitskonto
Projektstreckbriefe Urlaubsplanung- und beantragung Wissenssuche (Dokumente und Fähigkeiten)
Beispiel: Urlaubsplanung DURCHLAUFZEITEN Urlaub planen und beantragen Antrag ausfüllen an Vorgesetzte der Linie & Projektleiter senden Freigabe/Absage der Vorgesetzten Prüfung auf Freigabe der Vorgesetzten Abstimmung der Vorgesetzten »Nachtelefonieren« auf Freigabe des MA Benachrichtigung des Mitarbeiters Veröffentlichung Backoffice informieren Eintrag in Urlaubsdatei Eintrag in Budgetverwaltung Abgleich mit Systemen
HERKÖMMLICH 1 min 2 min 5 min 10 min 10 min 2 min 1 min 1 min
MIT BLUE ANT 1 min 5 min 2 min -
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5 min
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37 min
8 min
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Systemvoraussetzungen SERVER Betriebssystem
Windows NT / 2000 / 2003 Server oder Linux oder Unix oder Sun Solaris
Datenbanksystem
Oracle oder SAP DB
Webserver
Apache / Tomcat
Laufzeitumgebung
JDK
CLIENT Web-Browser
Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher Mozilla 1.0 oder verwandte
Monitorauflösung
1024 x 768 px (empfohlen)
Export / Schnittstellen Microsoft Excel 2000 oder höher
CSV-Format
Microsoft Access Open Office Microsoft Project 2000 oder höher
Abgleich über XML/HTML
Acrobat Reader 4 oder höher
PDF-Format
Adobe Reader
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Adobe Acrobat SVG-Viewer 3.0 oder höher
Balken-Diagramme (GANTT-Bericht) für Projektpläne
XML-Schnittstelle
Datenaustausch mit ERP-Systemen
Webservices
XML/HTML
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Administrator Weniger Wartungsaufwand bei gleichzeitig hoher Flexibilität ist Ihr berechtigter Anspruch an eine Softwarelösung. Blue Ant erfüllt diese beiden Kriterien und bietet darüber hinaus eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten.
100 % webbasiert Datenaustausch via XML / CSV E-Mail-Versand Export aller Daten nach PDF, HTML und CSV LDAP-Konfiguration LDAP-Anbindung zur Benutzerauthentifizierung Mitarbeiterverwaltung Microsoft-Project-Schnittstelle
Permanente Datenaufbereitung für umfangreiche Controlling-Statistiken Projekteinstellungen Projekt- und Dokumentationsvorlagen Rechtemanagement bis auf Feldebene Sprachenverwaltung (Mehrsprachenfähigkeit) Stammdatenmanagement Webservices zur Anbindung beliebiger Fremdsysteme
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KON TAKT proventis GmbH
Tel. +49 (0)30 293 63 99-0
Zimmerstraße 79-80
Fax +49 (0)30 293 63 99-50
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www.proventis.net
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Es macht einfach Spaß, mit Blue Ant zu arbeiten. Uwe Leider GFI Informatik AG & Co. KG
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