DIE BRANCHEN-LÖSUNG FÜR DEN
Technischen Großhandel Eine Spezial-Lösung auf Basis
MICROSOF T DYNAMICS TM NAV
Qualifizierte Branchen-Lösung auf Basis Microsoft DynamicsTM Microsoft unterstützt die Kompetenz der Partner in besonderem Maße. So verfügen die Partner über ausgewiesene Expertisen in ihrer Branche und wissen, welche speziellen Funktionalitäten für eine Unternehmenslösung in diesem Bereich benötigt werden. Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit sind die qualifizierten Branchen-Lösungen auf Basis Microsoft DynamicsTM, die bereits auf die Branchen-spezifischen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Um die Qualität der Lösungen sicherzustellen, werden die Branchen-Lösungen eingehend hinsichtlich der Kompetenz des Partners und der angewandten Methodik bei der Entwicklung und Copyright © 2005 Microsoft, Windows, Windows NT, BizTalk und Navision sind entweder eingetragene Markenzeichen oder Markenzeichen der Microsoft Corporation bzw. Microsoft Development Center Copenhagen ApS (MBS ApS) oder deren verbundenen Unternehmen in den USA und/oder anderen Ländern. Microsoft Development Center Copenhagen ApS ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation. Alle anderen in diesem Dokument genannten Firmennamen und Produktnamen sind möglicherweise Markenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Microsoft Corp. in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die Microsoft Corp. lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. Sämtliche nicht ausdrücklich gewährten Rechte bleiben vorbehalten.
Implementierung untersucht. Nur Branchen-Lösungen, die diese Prüfung bestehen, dürfen sich qualifizierte Branchen-Lösungen nennen – und geben Ihnen die Sicherheit für Ihre Investition. Die Branchen-Lösungen sind vollständig in die Unternehmenslösung integriert und werden von Microsoft Business Solutions-Partnern entwickelt, vertrieben und gepflegt. Entscheiden Sie sich für mehr Erfolg in Ihrer Branche. Entscheiden Sie sich für die hier vorgestellte qualifizierte Branchen-Lösung für Ihr Unternehmen.
Stand: März 2006 Verantwortlich für den Inhalt: BOG IT Solutions GmbH Siemensstraße 57 D-48153 Münster Tel.: +49(0)251/7604-0 Fax: +49(0)251/7604-599 Änderungen vorbehalten.
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Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse mit der BOG Branchen-Lösung TW 6.00 für den Technischen Großhandel Vor dem Hintergrund sich immer schneller verändernder Märkte und der technischen Möglichkeiten, komplexe Prozesse sicher zu beherrschen, kommt dem effektiven Einsatz vorhandener Ressourcen eine immer größer werdende Bedeutung zu. Mit Microsoft DynamicsTM NAV ist es gelungen, das ursprüngliche „Werkzeug-Dasein“ einer ERP-Software zu einem entscheidenden Hauptgeschäftsprozess erfolgreicher Unternehmen zu machen.
Die Standardmodule von Microsoft DynamicsTM NAV Finanzmanagement Integrierte Abwicklung der Finanztransaktionen • Finanzbuchhaltung • Kostenrechnung • Banksteuerung
Sie und wir wissen – Ihr Business ist kein „Standardprogramm“. Gerade im Technischen Großhandel sind die zunehmende Vielfalt an Produkten und stärkere kundenspezifische Modifizierungen Auswirkungen ständiger Marktveränderungen. Gleichzeitig nimmt der Konkurrenzdruck durch die Globalisierung der Liefermärkte stark zu. Aus diesem Grund haben wir die Branchen-Lösung TW 6.00 für den Technischen Großhandel – für Ihr Business – entwickelt. Geprüft, qualifiziert und zertifiziert durch Microsoft steht unsere Lösung für die perfekte Kombination aus unserem erstklassigen und langjährigen Branchen-Know-How und den Stärken von Microsoft.
• Zahlungsverkehr • Anlagenbuchhaltung • Personalwesen • Lohn und Gehalt • Liquiditätsplanung CRM Customer Relationship Management Kundenmanagement • Marketing und Vertrieb • Integration in MS-Office • Service Management
Mit der Branchen-Lösung TW 6.00 für den Technischen Großhandel werden Ihre Geschäftsprozesse so optimiert, dass Sie sowohl Einsparpotenziale nutzen, als auch gleichzeitig Ihre Servicequalität steigern können. Dank vielfältiger Analysefunktionen verfügen Sie außerdem über präzise Marktinformationen, erkennen neue Trends „in time“ und können so sofort auf veränderte Kundenanforderungen reagieren.
SCM Supply Chain Management Prozessoptimierung in der Wertschöpfungskette • Kreditoren und Einkauf • Debitoren und Verkauf • Lager und Logistik • Ressourcen und Projekte
Durch den modularen Aufbau unserer Branchen-Lösung können Ihre Anforderungen sehr individuell und somit wirtschaftlich abgebildet werden. Die Standard-Module von Microsoft DynamicsTM NAV haben wir für Sie kurz zusammengefasst (siehe rechts). Darauf baut unsere Branchen-Lösung auf – auf Microsoft DynamicsTM NAV. Auf den nachfolgenden Seiten erfahren Sie, welche Möglichkeiten sich Ihnen durch unsere Branchen-Lösung TW 6.00 für den Technischen Großhandel erschließen. Stellen Sie die Weichen für Ihren Erfolg von morgen – mit einer Unternehmenssoftware, die exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
• Fertigung und Planung Business Analytics Auswertungen und Analysen auf einen Blick • Basis Funktionen • Erweiterte Version E- Business Effizienzsteigerung durch elektronische Kommunikation • Employee-Portal • Commerce Gateway • XML Technologie
BOG TW 6.00
Technischer Großhandel
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BOG Branchen-Lösung TW 6.00 Features für den Technischen Großhandel E L E K T R O N I S C H E R D AT E N A U S TA U S C H „ PA R E X C E L L E N C E “
Eine der neuen Herausforderungen für den Technischen Großhandel stellt der schnelle, unkomplizierte und ganzheitliche Überblick über aktuellste Daten dar. Im Hinblick auf die Optimierung des gesamten Geschäftsprozesses und damit der Wertschöpfungskette ist es heute unerlässlich, die Daten Ihrer Geschäftspartner elektronisch mit Ihrem ERP-System zu verbinden. Genau dieses ermöglicht Ihnen die Branchen-Lösung TW 6.00:
Artikel- und Katalogartikelinformationen Abbildung 1: Katalogartikelkarte
Während in der Vergangenheit das Hauptaugenmerk auf die Klassifizierung der Kunden gelegt wurde, ist seit einiger Zeit der Artikelstamm in der Prioritätenliste gestiegen. Die schnelle Verfügbarkeit aktuellster Artikel-Stammdaten inklusive der Abbildung unterschiedlichster Preisinformationen ist mittlerweile eine Grundvoraussetzung zur Gewinnung, Verarbeitung und Auswertung von entscheidungsrelevanten Informationen. Warum nicht die aussagekräftigen Stammdaten als Basis für Ihre Warenwirtschaft nutzen? Durch die Einlesung von Katalogartikeldaten Ihrer Lieferanten werden enorme Zeit- und somit Kostenpotenziale durch das Wegfallen eines manuellen Abgleichs freigesetzt. Die Branchen-Lösung TW 6.00 für den Technischen Großhandel bietet die Möglichkeit, Katalogartikeldaten u.a. aus folgenden Formaten „out-of-the-box“ einzulesen: • Datanorm • Eldanorm • AGS-Daten • Verbandsschnittstelle zu E/D/E, WUPPER-RING, NORDWEST • BMEcat • XML-basierte Formate • Text-basierte Formate über die Nutzung einer integrierten „Multifunktionalen Schnittstelle“ Während der Datenaustausch z.B. bei Datanorm oder Verbandsanbindungen über standardisierte Schnittstellen durchgeführt wird, bieten Ihnen sowohl die „multifunktionale Schnittstelle“ als auch der Import von XML-basierten Formaten die Möglichkeit, auf lieferantenabhängige und somit nicht standardisierte Formate für den Datentransfer zu reagieren. Verschiedene, individuell anzulegende
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Importschemata bilden die Dateistrukturen unterschiedlicher Datenlieferanten ab – inklusive der Umschlüsselung von extern vorgegebenen Werten. Somit gewährleistet die Branchen-Lösung TW 6.00 über das Mapping beispielhaft eine Übersetzung von Artikeleinheiten Ihrer Geschäftspartner in Ihr „Inhouse“-Format. Gleiches gilt auch für die Umsetzung von Debitor-, Kreditor- und Artikelnummern. Die strukturierte Abbildung von Katalogdaten unterstützt Sie bei der Klassifizierung und Bereinigung der verschiedensten Kataloge Ihrer Lieferanten. Nutzen Sie dieses Potenzial – durch die Vorhaltung stets aktueller Daten können Sie unverzüglich auf Änderungen am Markt reagieren.
Online-Anbindungen von Geschäftspartnern
Abbildung 11: XML-Definitionen
Neben der Anbindung der Katalogdaten Ihrer Lieferanten ist Ihre Rolle innerhalb der Supply Chain ein elementarer Baustein in Bezug auf die Verbesserung der Produktivität, die Erschließung neuer Geschäftsfelder über das Internet und damit verbunden den Ausbau Ihrer eigenen Marktposition. Um sämtliche Potenziale innerhalb der Supply Chain zu optimieren, ist die elektronische Anbindung Ihrer Geschäftspartner über Electronic Data Interchange (EDI) unumgänglich. Die BranchenLösung TW 6.00 erlaubt es Ihnen, Belege aus Ihrem Warenwirtschaftssystem sowohl einkaufs- als auch verkaufsbezogen an Ihre Geschäftspartner zu versenden. Dies ist möglich, da in der Branchen-Lösung TW 6.00 sowohl der bewährte EDIfact-Standard als auch neue Technologien, wie z.B. Transfer über XML-Formate, integriert sind. Über diese Formate sind neben der automatischen Koppelung an die verschiedensten Warenwirtschaftssysteme Ihrer Geschäftspartner auch Integrationen in Online-Portale (z.B. nexMart) nebst Online-Artikel- und –Auftragsauskunft in Echtzeit darstellbar. Mit der Branchen-Lösung TW 6.00 können Sie auch einfach und bequem mit Geschäftspartnern in Verbindung treten, die keinen direkten elektronischen Datenaustausch in einem maschinenlesbaren Format unterstützen. Über die erweiterte Ausgabensteuerung von Belegen können Sie sämtliche Dokumente per Knopfdruck als E-Mail, als PDF, als Fax oder HTML versenden.
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Abbildung 2: Komfortsuche
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Gerade im Technischen Großhandel ist die Vielzahl von ArtikelLieferanten-Kunden-Beziehungen ein sehr zeitaufwendiges Thema. Die Branchen-Lösung TW 6.00 stellt hierfür enorme Optimierungspotenziale zur Verfügung. Die Komfortsuche ermöglicht ein schnelles Suchen und Auffinden über eine Vielzahl frei auswählbarer Kriterien. Das Ergebnis: Gezielte Artikel-, Katalogartikel-, Debitoren-, Kreditoren- und Ressourceninformationen, die übersichtlich zur Auswahl dargestellt werden. Innerhalb der Artikelsuche können Sie z.B. über • Eigene Artikelnummern • Hersteller-Artikelnummern • Katalog-Artikelnummern • Lieferanten-Artikelnummern • EAN-Nummern • Debitoren-Artikelnummern • Alternative Artikelnummern • Artikelbeschreibungen und –langtexte • Interne Artikel-Bemerkungen recherchieren, und dies auch noch in mehrfachen Zuordnungen. Kunden- und Lieferanteninformationen erhalten Sie schnell und einfach über die Eingabe von lediglich Namens- und/oder AdressFragmenten.
Abbildung 3: Verkauf-Preisfindung
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Eine branchenorientierte Kalkulation der Verkaufspreise ist das Kernstück Ihrer Preisfindung und trägt zu einer flexiblen und individuellen Margenfestlegung bei. Meist personalaufwendige, manuelle Kalkulationen können mit der Branchen-Lösung TW 6.00 entfallen, ohne dass Sie auf eine kundenbezogene Preisgestaltung verzichten müssen. Verschiedenste Preisinformationen und Rabattierungen können verwaltet werden durch die automatische Abdeckung folgender Kernbereiche: • Artikelpreise • Artikelrabatte • Konditionen / Kettenrabatte und –zuschläge • Produktgruppenkonditionen • Verkaufspreislisten Diese Preisfindungsmechanismen können jeweils einzelnen Debitoren, Debitorengruppen, allen Debitoren oder definierten Kampa-
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gnen zugeordnet werden. Selbstverständlich kann auch eine Zuordnung eines Artikels oder einer Artikelgruppe vorgenommen werden. Bei Bedarf sind diese abhängig von
Abbildung 4: Preisinformation
• dem Währungscode Ihrer Kunden • der entsprechenden Lieferadresse • einem definierten Objekt / Projekt • einer Mindestabnahmemenge • einem Start- und Enddatum • der Zuständigkeitseinheit / Filiale • dem Zusteller sowie der entsprechenden Transportart Darüber hinaus können Sie „auf Knopfdruck“ z.B. Preislisten erstellen oder neu kalkulieren. Sämtliche Arten von Verkaufspreislisten, wie zeitlich begrenzte Aktionspreislisten, Mengenstaffelpreise, Sondernettopreise und Kundenbruttovereinbarungen, lassen sich über dieses Feature der Branchen-Lösung TW 6.00 einfach als Brutto- oder Nettopreislisten verwalten. Die verschiedensten Formen der Preis- und Rabattfindung können Sie adäquat im Einkauf für Ihre Kreditoren verwenden.
Bonusverwaltung
Sowohl im Einkauf als auch im Verkauf kommt der Ermittlung von Boni eine immer bedeutsamere Rolle zu. Die Bonusverwaltung der Branchen-Lösung TW 6.00 bietet für beliebig skalierbare Bonusarten Auswertungs- und Prognosemöglichkeiten – im Ein- und Verkauf. Mit dem Feature Bonusverwaltung werden für sämtliche Bonusarten – ob feste oder Steigerungsboni – Statistiken und Berichte zur Ermittlung aktueller Bonuswerte sowie Planumsatzbetrachtungen zu Prognosezwecken bereitgestellt.
Abbildung 5: Bonusverwaltung
Entsprechende Bonusvergütungen von z.B. Verbands-, Katalog-, Lieferanten-, Haus-, Debitoren- oder Gruppenboni erfolgen in Form von Wertgutschriften oder Sachkontobuchungen. In der Angebots- und Auftragserfassung sind pro Position der EK1 (Einstandspreis), der EK2 (EK1 minus erreichtem Bonus) und der EK 3 (EK2 minus Skonto) abrufbar, wodurch eine noch genauere Verkaufspreiskalkulation ermöglicht wird.
Objektverwaltung
Die Objektverwaltung beinhaltet die Zuordnung der kompletten, erweiterten Preisfindung an ein Zusatzkriterium, das Sie im entsprechenden Vorgang über die Projektnummer einblenden können. Voraussetzung dafür ist, dass ein entsprechendes Projekt/Objekt
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angelegt wurde und Sie die jeweiligen Zuordnungen getroffen haben, wie • erweiterte Preisfindung an das Objekt • vereinbarte Abnahmemengen für das Objekt • mit dem Lieferanten vereinbarte Sonder-Einkaufskonditionen für das Objekt (durch günstigere Einkaufskonditionen haben Sie auch weitere Kalkulationsmöglichkeiten im Verkauf) Grundsätzlich übersteuert in der Branchen-Lösung TW 6.00 eine objektbezogene Preisfindung standardmäßig die kundenbezogene Preisfindung, wobei eine manuelle Edition erfolgen kann. Im Falle einer Überschreitung von vereinbarten Abnahmemengen erhalten Sie eine Warnmeldung mit entsprechendem Hinweis. Sie können nun entweder mit Ihrem Lieferanten über die Erweiterung der Sonder-Einkaufskonditionen verhandeln oder es werden automatisch die kundenbezogenen Standardkonditionen verwendet. Über die Verwaltung von Objektposten im Hintergrund der Anwendung können automatisch Objektauswertungen erstellt werden.
VGA PROVISION (Verdeckte Gewinnausschüttung)
Für VGA-Provisionen, die Sie an Handwerker für die Weitervermittlung von Umsätzen auszahlen, deckt die Branchen-Lösung TW 6.00 folgende Vorgehensweise ab: • Der Handwerker akquiriert einen Endkunden, • der sich in Ihrer Ausstellung von Ihnen entsprechend beraten lässt. • Sie erstellen ein Angebot an den Endkunden, wobei Sie den Handwerker als Vermittler eintragen. Dieses Angebot können Sie wahlweise als Brutto- oder Nettoangebot erstellen. • Nach Lieferung (je nach Vereinbarung an den Handwerker oder den Endkunden) • erhält der Handwerker von Ihnen die Rechnung mit einer entsprechenden Wertgutschrift. • Der Handwerker erstellt die Rechnung für den Endkunden.
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Abbildung 6: Preis- und Rabattverfolgung
Mit der Funktion Preis- und Rabattverfolgung der BranchenLösung TW 6.00 können sowohl im Einkauf als auch im Verkauf die Historien sämtlicher Komponenten einer Preis- und Konditionsfindung festgehalten und dargestellt werden. Detaillierte Konditionen können bei Bedarf auf den entsprechenden Belegen angedruckt werden. Mit dieser Funktionalität behalten Sie somit den Überblick über Ihre gesamte Preisgestaltung und können anhand der Historie nachvollziehen, wie die entsprechende Preis- und Rabattgestaltung zustande gekommen ist. Darüber hinaus erlaubt Ihnen die Branchen-Lösung TW 6.00 eine Freischaltung bestimmter Benutzer für die Bearbeitung der Preisund Konditionsverfolgung. Nur so erreichen Sie zum einen eine vollständige, vorgangsbezogene Preis- und Konditionsgestaltung und zum anderen die Abbildung und manuelle Modifikationsmöglichkeit von Kettenrabatten und –zuschlägen. Selbstverständlich protokolliert die Branchen-Lösung TW 6.00 entsprechende Änderungsdaten inklusive Uhrzeit und dem jeweiligen Mitarbeiter. Somit können Sie auch nach Jahren noch nachvollziehen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt vorgangsbezogene Sonderkonditionen hinterlegt hat.
TELEFONVERKAUF
Bei einem Telefonverkauf ist es wichtig, dass neben den Kundeninformationen sämtliche Kombinationsmöglichkeiten aus Einzelund Mengenstaffelpreisen, Rabatten und Konditionen inklusive deren Herkunft auf einen Blick dargestellt werden. Über das Feature Preisinformation der Branchen-Lösung TW 6.00 stehen Ihnen die verschiedensten Preisgestaltungsmöglichkeiten kundenbezogen zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie direkt aus Ihrer Anwendung Artikel in einen Warenkorb legen und diesen per Knopfdruck automatisch in ein Angebot oder einen Auftrag umwandeln.
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Der gesamte Bereich des Telefonverkaufs kann zusätzlich mit dem Feature CTI verknüpft werden, so dass Sie bei einem eingehenden Kundenanruf direkt auf die Preisinformation dieses Debitoren geführt werden.
Abbildung 7: ProfiCl@ss-Merkmale
E C L @ S S / P R O F I C L @ S S – S TA N D A R D S F Ü R M AT E R I A L K L A S S I F I K AT I O N
Die fortschreitende Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien führt zu einer immer engeren Verzahnung von Unternehmensdaten. Damit steigt die Notwendigkeit, weitere Standards für den Datenaustausch einzusetzen. Mehr und mehr Unternehmen wickeln sämtliche Beschaffungsvorgänge elektronisch ab. E-Procurement führt aber nur dann zu Kosten- und Transparenzvorteilen, wenn eine einheitliche Klassifikationsstruktur mit einer hierarchischen Datenstruktur für Materialien und Dienstleistungen vorhanden ist. Das heisst, alle Beteiligten müssen eine gemeinsame „Sprache“ verwenden, damit sie sich auch „verstehen“. Die Bedeutung klassifizierter Stammdaten nimmt also immer mehr zu, sprich keine Abbildung von Artikeldaten nach Herstellerbezeichnungen sondern nach herstellerunabhängigen Merkmalsgruppen. Wir haben die beiden Standards für Materialklassifikation – eCl@ss und ProfiCl@ss – komplett in unsere Branchen-Lösung TW 6.00 integriert. Damit können Sie sowohl klassifizierte Katalogartikel Ihrer Lieferanten automatisch importieren als auch Klassifizierungsgruppen und deren Merkmale manuell einzelnen Artikeln oder Artikelgruppen zuordnen. Die in die Branchen-Lösung TW 6.00 integrierten Standards gehen weit über die Integration des Imports und der Zuordnungsmöglichkeit hinaus. Denn mit unserer Lösung sind Sie in der Lage, intern nach entsprechenden Merkmalswerten zu suchen. Somit erhalten Sie aufgrund der gesuchten Merkmale die entsprechenden Artikel und können Ihre Kunden interaktiv und effizient beraten.
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BELEGMANAGEMENT „EN GROS“
Sinn und Zweck eines jeden ERP-Systems sollte die Freisetzung von Optimierungspotenzialen sein, aber auch die Nähe zu Ihrem Kunden fördern. Die Branchen-Lösung TW 6.00 unterstützt Sie zusätzlich bei der Umsetzung, indem Sie Ihren Kunden automatisiert die Informationen zur Verfügung stellen können, die diese benötigen. Innerhalb des Belegmanagements wird dies erreicht durch • Textbausteine / Zusatztexte • Dateianhänge • Belegformatierung • Intelligente Ausgabesteuerung
Textbausteine / Zusatztexte
Die Branchen-Lösung TW 6.00 bietet Ihnen umfangreiche Komfortfunktionalitäten zur Verwaltung von Zusatztexten sowohl in den Stammdaten als auch den Belegen, wie z.B. • generelle Belegtexte wie z.B. Werbetexte in Ein- und Verkaufsbelegen • allgemeine Textbausteine für Debitoren, Kreditoren und Artikel • belegbezogene Kopf- und Positionstexte • debitorenspezifische Artikel-Textbausteine Sämtliche Texte können Sie als Vor- oder Nachtext, mit Gültigkeitszeitrum und entsprechender Sprachenabhängigkeit definieren. Sie entscheiden, ob die Texte nur für bestimmte Belege freigeschaltet werden, z.B. ob auf einer Auftragsbestätigung ein anderer Textbaustein verwendet wird als bei einer Verkaufsrechnung. Die Branchen-Lösung TW 6.00 unterstützt Sie zudem bei der Erfassung von Texten durch einen so genannten Fließtexteditor, in dem Sie ohne Rücksichtnahme auf Feldlängen Langtexte erfassen können. Die Umbrechnung der Texte in die Navision-interne Felddarstellung wird automatisch durch dieses Werkzeug vorgenommen.
Dateianhänge
Nach wie vor liegen in fast jedem Unternehmen Dokumente vor, die nicht von dem Warenwirtschaftssystem generiert werden und die zusätzlich dem Kunden oder dem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. AGB’s, Sicherheitsdatenblätter, Artikelspezifikationen – um nur einige zu nennen – liegen zumeist als MS Word- oder PDF-Datei vor.
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Die Branchen-Lösung TW 6.00 verwaltet diese externen Dokumente für Sie – als vorgangs-, kunden- oder artikelbezogener Dateianhang. Diese Dateianhänge können automatisiert mit dem eigentlichen Beleg gedruckt, gefaxt oder per e-mail versandt werden. Auch für interne Verwendungszwecke sind die Dateianhänge nützlich. Sie können Artikel-Zusatzinformationen, wie z.B. TÜV-Bescheinigungen oder erweiterte Datenblätter in Ihrem Artikelstamm hinterlegen und somit für jeden Benutzer zugänglich machen.
Belegformatierungen
Mit der Branchen-Lösung TW 6.00 steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Belege individuell und vorgangsbezogen zu modifizieren, z.B. durch • einfügen von Zwischen- und Gesamtsummen • variablen Andruck von Einzelpreisen und/oder nur Zwischenund/oder Gesamtsummen • Kalkulation von Verkaufs- bzw. Einkaufszeilen durch manuelles Editieren der Zwischen- und/oder Gesamtsummen • manuelle Übersteuerung der Debitorenkennzeichen „Nettopreise drucken“ und „Konditionen drucken“ für bestimmte Belegpositionen mit Andruck der gewünschten Brutto- oder Nettoinformation • Unterdrückung einzelner Zeilen beim Ausdruck
Intelligente Ausgabesteuerung
Mit Hilfe der intelligenten Ausgabesteuerung der Branchen-Lösung TW 6.00 können Sie frei definierbare Druckbelege auf unterschiedlichste Weise versenden. Ob als Druckausgabe, per Fax, per e-mail oder als Dateianhang im PDF-, HTML- oder XML-Format – Sie entscheiden, ob die vordefinierte Ausgabeart gewählt wird oder ob Sie diese aus dem jeweiligen Beleg heraus übersteuern möchten. Der e-mail-Versand kann sowohl über den e-mail-Client der Arbeitsstation (MAPI-Client), Tobit MailWare (DAVID) oder jeden SMTP-fähigen Mail-Server erfolgen. Sie können jedem Kunden bzw. Lieferanten komfortabel umfangreiche Textbausteine für verschiedene Belegarten zuordnen. Als Ergebnis erhalten Sie auf Knopfdruck eine ausformulierte E-mail inklusive automatisch eingefügter Referenzinformationen auf den zu Grunde liegenden Beleg.
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LO T S E N I N D E R I N F O R M AT I O N S F L U T
Wer kennt das nicht – Informationen in Hülle und Fülle. Diese intelligent zu beherrschen und zu managen ist mittlerweile eine echte Herausforderung. Die Branchen-Lösung TW 6.00 stellt Ihnen die geeigneten Werkzeuge für ein strukturiertes Informationsmanagement zur Verfügung. • Historie • Vorgangsrecherche • Zertifizierte Spezial-Lösung „NaviLink für Archiv“
Historie
Abbildung 8: Historie
Über die Historie können Sie sich aus allen offenen und bereits gebuchten Vorgängen die Ihrer Suche entsprechenden Belege in Form einer Trefferliste anzeigen lassen, egal, ob Sie nach Personenkonten und/oder Artikel gesucht haben.
Vorgangsrecherche
Zusätzlich zu den Möglichkeiten der Historie bietet die Vorgangsrecherche weitere Filterkriterien, basierend auf einer feldbezogenen Volltextrecherche. Während Sie über die Historie lediglich eine Trefferliste erhalten, erhalten Sie bei der Vorgangsrecherche eine direkte Anzeige der jeweiligen Vorgangspositionen.
Zertifizierte Spezial-Lösung „NaviLink für Archiv“
Immer mehr Unternehmen setzen auf eine elektronische, revisionssichere Archivierung aller Unternehmensdokumente. Mit der zertifizierten Spezial-Lösung „NaviLink für Archiv“ haben Sie die Möglichkeit, Archiv-Systeme direkt in Microsoft DynamicsTM NAV zu integrieren, das heisst, Sie können direkt aus der MS DynamicsTM NAV-Anwendung heraus nach im Archiv-System abgelegten Dokumenten und Belegen recherchieren. Das Archiv-System verwaltet nicht nur die in Ihrer ERP-Software generierten Dokumente, sondern sämtliche gescannte Originaldokumente und sonstige importierte Objekte. „NaviLink für Archiv“ unterstützt das Archivierungs- und Dokumenten-Management-System „AC archive“ sowie EASY-Archiv. Weitere Informationen über „NaviLink für Archiv“ entnehmen Sie bitte unserem gesonderten Factsheet.
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WAS SIE NOCH VON UNS ERWARTEN KÖNNEN Integrierte Fachmarktorganisation
– On-/Offline-Kassenanbindung – Automatisiertes Fachmarktbestellwesen Professionelle Provisionsverwaltung
– Auf den Deckungsbeitrag / auf den Umsatz – Für Verkäufer und / oder Vertreter – Pro Vorgang übersteuerbar – Vorgangs- / Vorgangszeilenbezogen – Möglichkeit der nachträglichen Korrektur Rückstandsauflösung
– Verknüpfung von Wareneingängen zu offenen Verkaufsaufträgen – Berücksichtigung von • Teillieferung • Komplettlieferung • Priorität • Auftragsdatum Etikettenverwaltung
– Erstellung von Artikel- und Lagerfachetiketten – Unterstützung von Thermotransferdruckern der Zebra-Familie – Verwaltung von Etikettendruckvorschlägen Barcodeverwaltung
Abbildung 9: Wiedervorlagen
– Verwaltung von EAN-13 und EAN-8 für Artikel, Artikelvarianten und verschiedene Artikeleinheiten – Sicherstellung der Gültigkeit von Längen und Prüfsummen – Erstellung von eigenen Barcodebereichen, so genannten In-StoreEAN Wiedervorlagen
– Automatische Erinnerungen für beliebige interne und externe Vorgänge und Dateien – Hinterlegung von benutzerspezifischen und allgemein gültigen Wiedervorlagen – Weiterreichungen von Erinnerungen an andere Benutzer – Abbildung von periodisch wiederkehrenden Terminen – Direkte Verlinkung auf den internen Warenwirtschaftsvorgang oder auf externe Datenquellen Schnellerfassung und Pflichtfeldprüfung
– Hinterlegung von benutzerspezifischen oder allgemein gültigen Pflichtfeldern für Stammdaten sowie Vorgänge – Schnellerfassungsvorlagen für die Stammdatenerstellung benutzerbezogen oder -übergreifend definierbar
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Rechenwege & Aufmaßlisten
Abbildung 10: Aufmaßerfassung
– Hinterlegung beliebig vieler Rechenwege pro Artikel – Verwendung zur Abbildung von z.B. Quadrat- / Kubikmeter-Berechnungen, aber auch zur Darstellung von Artikel in laufenden Metern – Darstellung von Aufmaßerfassungen über Artikelvariantenauswahl und Zuschnitte Computer Telephony Integration (CTI)
– Automatische Benachrichtigung bei eingehenden Telefonaten – Wählen von Telefonnummern direkt aus der Anwendung heraus – Schnellzugriff auf Stammdaten und Bewegungsdaten aus der Telefonbenachrichtigung – Berücksichtigung sämtlicher Telefonnummern in der Applikation wie Debitoren, Kreditoren, Kontaktpersonen, Banken etc. UPS-Anbindung
– Einbindung des Autoimport-Werkzeugs von UPS – Übergabe der Paketinformationen an UPS – Vollautomatische Rückgabe der Paketverfolgungsnummern an die Branchen-Lösung Vollintegrierter Web-Shop
– Direkter Zugriff auf Daten der Branchen-Lösung – Abbildung von z.B. Artikeldaten und Warengruppen sekundenaktuell – Komplette Preisfindungsmechanismen werden aus der BranchenLösung verwendet – Aufträge sind direkt in die Branchen-Lösung integriert und müssen nicht manuell oder über Stapelläufe umständlich importiert werden – E-Procurement System für ihre Kunden – Online-Zugriff für Kunden und verschiedene Kontaktpersonen pro Kunde – Abbildung von unterschiedlichen Benutzerrechten für Kunden – Darstellung historischer Vorgänge wie Offene Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen für Kunden über das Internet – Abruf aus Rahmenaufträgen – Integration von OCI (Open Catalog Interface) für Kunden mit einer SAP-Lösung Internet Außendienstanbindung
– Online-Zugriff auf Daten der Branchen-Lösung für Außendienstmitarbeiter – Komplexe Nutzerberechtigungen – Abbildung kundenbezogener historischer Daten – Verwendung der Preisfindung aus der Branchen-Lösung – Direkte Erstellung von Angeboten und Aufträgen mit automatischer Online-Integration in das Warenwirtschaftssystem
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Multifunktionales XML-Tool
– Ausgabe beliebiger Daten über das normierte XML-Format – Einfache Strukturierung der zu exportierenden Daten durch Tabellenverknüpfungen und Möglichkeiten der Filtrierung – Auswertung der Daten über jede XML-fähige Anwendung wie z.B. Microsoft Excel, Microsoft Access etc. – Unterstützung von XSL-Transformationen Tourenplanung
– Verwaltung von Touren mittels eigener oder fremder Fahrzeugflotte – Automatische oder manuelle Zuordnung von Aufträgen zu einer definierten Tour bzw. einem bestimmen Fahrzeug – Anwenderbezogene Erstellung von Roll- / Ladelisten Versand- / Bezugskostenverwaltung
– Automatisierte Ermittlung von Frachtkosten – Weiterberechnung von Bezugskosten bei verknüpften Einkaufsund Verkaufsvorgängen (Spezialaufträgen) – Hinterlegung von zustellerabhängigen Konditionen pro Gewichtseinheit und Zustellergebiet Packmittel- / Versandbehältermanagement
– Abbildung von Packmitteln und entsprechenden Ressourcen (Arbeitseinsatz, Ladehilfsmitteln) pro Artikeleinheit – Rückverfolgung von eingesetzten Packmitteln pro Debitor – Verwendung von komplexen Preisfindungsmechanismen pro Packmittel bei Bedarf möglich Mandantenübergreifende Artikelverfügbarkeit
– Bestandsabfragen über verschiedene Mandanten innerhalb derselben Datenbank MDE-Anbindung
– On-/Offline-Anbindung für Abwicklung etc.
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Finanzbuchhaltung mit der Branchen-Lösung TW 6.00 für den Technischen Großhandel Spezifische Vorgehensweisen im Bereich des Technischen Großhandels stellen auch die Finanzbuchhaltung vor weitere Herausforderungen. Aus diesem Grund setzt die Branchen-Lösung TW 6.00 nicht nur im Bereich der Warenwirtschaft auf MS DynamicsTM NAV auf, sondern auch im Bereich der Finanzbuchhaltung. Die nachfolgend genannten Features verschaffen Ihnen einen groben Überblick über die von uns realisierten Features.
VERBANDSABRECHNUNG/ZENTRALREGULIERUNG
Debitoren können als Verkaufsverbandsniederlassung gekennzeichnet oder einem solchen Verband als Mitglieder zugeordnet werden, um eine Verbandsabrechnung zu ermöglichen. Neben Verbandsbewegungen und Verbandssalden können Verbandsstatistiken oder auch Offene Posten Listen für Verbandsniederlassungen betrachtet werden. Offene Posten können über den erweiterten Ausgleich innerhalb eines Verbandes ausgeglichen oder über den automatischen Zahlungsverkehr zentral reguliert werden. Die entsprechenden Verbandskriterien werden im Zahlungsvorschlag und in der Zahlungsvorschlagsliste berücksichtigt.
Mit der „erweiterten Sammelrechnung“ können folgende Funktionen genutzt werden: • Rechnungslauf von Sammelund Einzelrechnungen • Berechnungen der erweiterten Preis- und Konditionenverwaltung • Druck, Fax-, E-Mail-Versand, HTML-, XML-Dateiausgabe • Mindestrechnungsbetrag • Gruppierung nach Rechnungsart • getrennte Rechnung pro Verkauf je Debitor • getrennte Rechnung pro Lieferung je Debitor.
RECHNUNGSEINGANG UND OPTIMALER Z A H L U N G S -V O R S C H L A G
Die Liquidität und der Finanzfluss beeinflussen in der heutigen Zeit maßgeblich den Erfolg des Unternehmens. Die Daten aus dem Bestellmodul etc. fließen in die Finanzbuchhaltung. Der „erweiterte Zahlungsverkehr“ erstellt einen optimalen Zahlungsvorschlag unter Berücksichtigung von • Zahlungsrhythmus, • Skontomethode und Fälligkeitszeitraum.
BOG BANKIMPORT
Das Buchen von Kontoauszügen wird in den meisten Unternehmen heute mit enormem Zeit- und Personalaufwand verbunden. Je mehr Umsatz und je mehr Rechnungen verbucht werden, umso zeitintensiver wird die Buchung von Kontoauszügen. Das Modul „Bankimport“ automatisiert den Import von elektronischen Bankauszügen in den Zahlungsverkehr, wobei direkt eine Vorkontierung und ein halbautomatischer Postenausgleich stattfinden.
FA C T O R I N G B A N K I N G
Hat ein Kreditor seine Forderungen an eine Factoringbank verkauft, können Sie über dieses Modul entsprechende Kreditorenzahlungen leisten. Die erforderlichen Zahlungsempfangsdaten der Factoringbank werden per Zahlungsmedium übernommen.
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ERWEITERTE ZAHLUNGSBEDINGUNGEN
Berücksichtigt werden skontierfähige Beträge, mehrstufige Skontobedingungen, Skonto auf Gutschriften, sowie Valutabedingungen als Basis für Skonto- und Fälligkeitsberechnungen.
KASSENBUCH
Beim Kassenbuch handelt es sich um ein separates Buchungsblatt, welches eine komplette Führung des herkömmlichen Kassenbuches inkl. Abstimmung des Kassensaldos innerhalb der Anwendung erlaubt. Die Verbuchung und der Druck des normierten Kassenbuches finden selbstverständlich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften statt.
ERWEITERTER AUSGLEICH
Dabei werden zum einen Stammdatenbeziehungen berücksichtigt, als auch im Modul „Erweiterter Ausgleich“ vielfältige Funktionalitäten zusätzlich bereitgestellt. Automatisch berücksichtigt werden u.a. Verbandsbeziehungen, Kontokorrentbeziehungen sowie mehrstufige Skontoabhängigkeiten. Um den Zahlungsausgleich für den Debitoren- und Kreditorenbereich zu optimieren, beinhaltet dieses Modul weitere Funktionalitäten. So ist es u.a. möglich, eine wahlfreie Skontoziehung bei Gutschriften und Teilzahlungen vorzunehmen, den Zahlbetrag exakt auf die Rechnungen aufzuteilen, einen offenen Posten automatisch als Skonto auszubuchen sowie einen Differenzbetrag bei der Aufteilung automatisch zuzuordnen. Bei Soll/Haben-Ungleichheit zwischen der Höhe der Zahlungssumme und der Summe der zugeordneten Posten kann ein neuer Offener Posten über den Differenzbetrag automatisch erstellt werden.
KO N T O KO R R E N T-V E R W A LT U N G
Das Modul „Kontokorrentverrechnung“ beinhaltet eine gemeinsame Betrachtung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Eine Kontokorrentbeziehung wird über die Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten definiert, indem einem Debitoren ein KontokorrentKreditor zugeordnet wird oder umgekehrt. Kontokorrentposten können im erweiterten Ausgleich alternativ angezeigt und ausgeglichen werden.
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BOG IT SOLUTIONS GMBH IHR PARTNER FÜR DIE ZUKUNFT Die BOG IT Solutions GmbH mit Standorten in Münster und Bremen ist ein deutschlandweit führendes IT-System- und Beratungshaus für Komplettlösungen der Informations- und Kommunikationstechnologie. Unser Geschäftsbereich ERP hat sich in den vergangenen Jahren auf Branchen-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics™ NAV spezialisiert und ist langjähriger Partner von Microsoft. Unsere zertifizierten Branchen-Lösungen TW 6.00 Technischer Großhandel, VP 6.00 Fahrzeugteile, Reifen & Räder sowie NaviLink für Archiv sind deutschlandweit bei mehreren hundert Kunden erfolgreich im Einsatz. Selbst im Mittelstand angesiedelt, sind wir für unsere mittelständischen Kunden aus Handel und Industrie ein leistungsstarker IT-Partner. Unsere Kunden vertrauen auf unsere IT-Lösungen und unser Branchen-KnowHow und schätzen den „Rund-um-Service“, den die BOG IT Solutions mit der Kombination aus einer maßgeschneiderten Software-Lösung, der dazu passenden Hardware und dem individuellen Service und Support bietet. Als eigenständige Tochter der Allgeier Holding AG verfügt die BOG IT Solutions GmbH über ein flächendeckendes Vertriebs- und Servicenetz in Deutschland. Untergliedert in die drei Geschäftsbereiche IT Solutions, IT Services und Personal Services sind unter dem Dach der Allgeier Holding AG ca. 2.000 Mitarbeiter im EU-Wirtschaftsraum im Einsatz, um innovativ und zuverlässig die Anforderungen unserer Kunden zu realisieren.
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