Archives du Musée national d’histoire et d’art Luxembourg | Règlement d’ordre intérieur 1
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Modalités générales et accès 1.1
Les fonds d’archives du MNHA peuvent être consultés à des fins de recherche scientifique, administrative.
1.2
Les archives du MNHA sont uniquement consultables sur rendez-vous.
Inscription 2.1
Chaque utilisateur doit s’inscrire dans un registre à l’aide d’un formulaire.
2.2
L’utilisateur s’engage par sa signature à respecter les dispositions du règlement d’ordre intérieur.
2.3
Conformément à la « Loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel », l’utilisateur peut à tout moment avoir accès à ses données personnelles relevées lors de son inscription et demander leur rectification ou suppression auprès du MNHA.
Commande de documents 3.1
Avant de commander des documents, l’utilisateur doit prendre rendez-vous avec l’archiviste du MNHA qui l’assistera dans sa recherche et l’aidera à déterminer les documents qu’il voudra consulter.
3.2
Quand l’utilisateur aura fait sa sélection des documents à consulter, l’archiviste du MNHA lui remettra une à une les fardes souhaitées.
Consultation de documents 4.1
La consultation des fonds d’archives se fait selon les modalités déterminées par la loi sur l’archivage du 17 août 2018.
4.2
La consultation des documents d’archives originaux se fait uniquement dans l’espace indiqué par l’archiviste. Il est interdit de déplacer les documents hors de cet espace.
4.3
L’utilisateur est invité à retirer les documents chez l’archiviste et de les retourner après consultation. En aucun cas les documents ne pourront être transmis à une tierce personne.
4.4
Les documents devront être rendus dans leurs état et ordre initiaux.
4.5
L’utilisateur qui n’aurait pas achevé, le jour même, la consultation d’une unité, a la possibilité de fixer un nouveau rendez-vous avec l’archiviste pour continuer la consultation.
4.6
Les catégories d’archives suivantes ne sont pas consultables ou seulement sous certaines conditions : 4.6.1
Les documents en mauvais état de conservation
4.6.2
Les documents dont il existe une copie numérique
4.6.3
Les archives qui contiennent des informations relatives à la vie privée de personnes 1/3
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4.6.4
Les archives qui ne peuvent être librement consultées qu’après expiration d’un certain délai. Les délais sont repris en détail dans la loi sur l’archivage du 17 août 2018
4.6.5
Les archives privées dont les modalités de consultation et de reproduction sont définies dans une convention établie entre le propriétaire, d’une part, et le MNHA, d’autre part
4.6.6
Les documents qui, au moment de la commande, sont utilisés à d’autres fins
4.6.7
Les fonds d’archives non encore inventoriés
Dans le cadre de sa recherche archivistique l’utilisateur a le droit de consulter la bibliothèque du MNHA après accord préalable de l’archiviste.
Consignes pour la manipulation de documents d’archives 5.1
Les utilisateurs sont tenus de se montrer extrêmement soigneux lors de la manipulation des documents d’archives.
5.2
Avant de procéder à la consultation des documents, l’utilisateur est tenu à se laver les mains. Elles doivent être parfaitement sèches.
5.3
Durant la consultation des documents, l’utilisateur doit en vérifier l’intégralité et l’état et signaler toute anomalie à l’archiviste.
5.4
Pour des raisons de conservation, il est interdit 5.4.1
de détériorer les documents de quelque manière que ce soit,
5.4.2
de faire des inscriptions sur les documents,
5.4.3
d’effacer des inscriptions avec une gomme,
5.4.4
de froisser ou de plier les feuilles,
5.4.5
d’apposer des « post-it » sur les documents,
5.4.6
d’humidifier les doigts pour tourner les pages,
5.4.7
d’éternuer sur les documents,
5.4.8
d’empiler les documents de manière instable,
5.4.9
d’enlever les housses transparentes dans lesquelles sont insérés certains documents,
5.4.10
d’enlever des agrafes fixées sur certains documents,
5.4.11
de s’appuyer sur les documents,
5.4.12
de placer un bloc-notes, un livre ou d’autres objets sur les documents,
5.4.13
de poser sa feuille de notes sur les documents,
5.4.14
de déposer les documents, liasses ou boîtes sur le sol.
5.5
Après consultation, les pièces d’archives devront être replacées dans les boîtes et liasses avec grand soin, en évitant de les presser ou de les plier.
5.6
L’ajout ou le retrait de documents dans les dossiers sont interdits.
5.7
Tout incident ayant pour conséquence l’endommagement de documents ou de matériel d’archives doit être signalé obligatoirement et immédiatement à l’archiviste.
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Reproduction de documents d’archives 6.1
Le droit à la consultation de documents n’implique pas automatiquement le droit à la reproduction (copies, scans, photographies) ni à la publication de ces documents.
6.2
Toute reproduction doit obligatoirement être autorisée par l’MNHA. Les demandes de reproduction se font à l’aide d’un formulaire fourni par l’archiviste.
6.3
Dans le respect des lois en vigueur ainsi que des contrats conclus entre le MNHA et les déposants d’archives, le MNHA peut gratuitement fournir des reproductions de certains documents consultés, pour autant que la condition physique du document le permette. La reproduction de dossiers entiers n’est pas possible.
6.4
L’utilisateur à le droit de reproduire les documents consultés à l’aide de son propre appareil photo ou smartphone sous les conditions suivantes : 6.4.1
L’utilisateur doit faire une demande de reproduction à l’aide du formulaire prévu à cet effet. Il est strictement interdit de photographier des documents dont la reproduction n’a pas été autorisée.
6.4.2
Il est défendu d’utiliser le flash et les prises de vue doivent se faire sur la table désignée à l’utilisateur par l’archiviste.
6.4.3
Ces photographies ne peuvent être publiées dans aucun cas.
Publication et diffusion de documents d’archives 7.1
Le droit à la reproduction de documents n’implique pas automatiquement le droit à la publication de ces documents.
7.2
Toute publication doit obligatoirement être autorisée par l’MNHA. Les demandes de publication se font à l’aide d’un formulaire fourni par l’archiviste.
7.3
L’utilisateur a le droit de publier ou de diffuser entièrement ou en partie, sur support papier ou électronique, uniquement les reproductions fournies par le MNHA.
7.4
L’utilisateur est seul responsable du respect des droits d’auteurs et de la protection des données à caractère personnel et en répond juridiquement.
7.5
L’utilisateur s’engage à indiquer la mention suivante : Archives du Musée national d’histoire et d’art Luxembourg, cote, titre, date
7.6 8
L’utilisateur s’engage de déposer un exemplaire de sa publication au MNHA. Ceci vaut également pour les travaux universitaires.
Entrée en vigueur du règlement d’ordre intérieur et mesures en cas d’infraction 8.1
Lors d’une infraction au règlement d’ordre intérieur, l’utilisateur recevra un avertissement écrit. Le MNHA se réserve le droit de retirer temporairement ou définitivement l’accès aux archives à toute personne ne respectant pas le présent règlement.
8.2
Le présent règlement d’ordre intérieur annule et remplace les règlements antérieurs. Il entre en vigueur le 01 février 2021.
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