Pedoman E ka Bisnis Perusahaann
PEDOMAN
ETIKA BISNIS PERUSAHAAN
І
i
ii
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Sanksi Pelanggaran Pasal 72 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta 1. Barangsiapa dengan sengaja melanggar dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) dan Pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masingmasing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). 2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
Pedoman E ka Bisnis Perusahaann
І
KOMITE NASIONAL KEBIJAKAN GOVERNANCE
PEDOMAN
ETIKA BISNIS PERUSAHAAN TIM PENYUSUN PEDOMAN ETIKA BISNIS KOMITE NASIONAL KEBIJAKAN GOVERNANCE
Penerbit PT Elex Media Komputindo
iii
iv
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan Oleh: Tim Penyusun Pedoman EƟka Bisnis Komite Nasional Kebijakan Governance © 2010 KNKG Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Diterbitkan pertama kali oleh: Penerbit PT Elex Media KompuƟndo Kelompok Gramedia-Jakarta Anggota IKAPI, Jakarta 2010
235102697 ISBN: 978979279142
Manajemen
Dilarang menguƟp, memperbanyak, dan menerjemahkan sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.
Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab Percetakan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaann
І
v
SAMBUTAN KETUA KAMAR DAGANG DAN INDUSTRI (KADIN) INDONESIA
Kami menyambut baik penerbitan buku Pedoman EƟka Bisnis Perusahaan yang diharapkan dapat membantu para usahawan di Indonesia dalam menyusun Pedoman EƟka Bisnis bagi perusahaannya sehingga upaya menciptakan iklim usaha yang eƟs dan bereƟka dapat segera terwujud. Adanya Pedoman EƟka Bisnis pada masing-masing perusahaan, merupakan suatu landasan yang penƟng dan diperlukan di lingkungan pengusaha dalam upaya memerangi dan memberantas korupsi di Indonesia. Ini merupakan kontribusi utama para pengusaha untuk memerangi korupsi dari supply side karena demand side berada pada domain penyelenggara Negara. EƟka secara moral mendasari prinsip dan aturan yang menyatakan apakah Ɵndakan yang kita lakukan itu benar atau salah. Ini Ɵdak sekadar Ɵndakannya buruk atau baik, melainkan juga apakah akibat Ɵndakan tersebut bermanfaat bagi masyarakat secara umum ataukah justru membahayakan masyarakat. Apakah Ɵndakan tersebut bermanfaat bagi organisasi dan komunitasnya atau membahayakan organisasi dan komunitasnya. Sementara itu, kalangan bisnis tentunya mempunyai moƟvasi untuk mencari keuntungan dan atas dasar ini komunitas bisnis
vi
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
membangun enƟtas korporasi dan menetapkan sasarannya. Pada saat itulah perlu prinsip-prinsip moral eƟka ke dalam kegiatan bisnis secara keseluruhan diterapkan, baik dalam enƟtas korporasi, menetapkan sasaran bisnis, membangun jaringan dengan para pihak yang berkepenƟngan (stakeholders) maupun dalam proses pengembangan diri para pelaku bisnis sendiri. Penerapan ini diharapkan eƟka dapat menjadi “haƟ nurani” dalam proses bisnis sehingga diperoleh suatu kegiatan bisnis yang bereƟka dan mempunyai haƟ, Ɵdak hanya sekadar mencari untung belaka, tetapi juga peduli terhadap lingkungan hidup, masyarakat, dan para pihak yang berkepenƟngan (stakeholders). Kami berharap buku Pedoman EƟka Bisnis Perusahaan ini akan memperoleh tempat di kalangan pengusaha Indonesia, sehingga tujuan mulia dalam upaya memberikan kontribusi kecil untuk menciptakan iklim bisnis yang bereƟka di Indonesia dapat tercapai dengan baik. Segenap Pengurus Kamar Dagang dan Industri Indonesia akan ikut berparƟsipasi dalam mendorong tercapainya tujuan mulia ini.
Kamar Dagang dan Industri Indonesia Ketua Umum
Suryo Bambang Sulisto
Pedoman E ka Bisnis Perusahaann
І
vii
SAMBUTAN KETUA KOMITE NASIONAL KEBIJAKAN GOVERNANCE
Bangsa Indonesia pada dewasa ini sedang dalam proses pembangunan di berbagai bidang. Pembangunan ekonomi nasional sejak awal reformasi memperlihatkan arah yang posiƟf dan berjalan dengan baik walaupun banyak kendala yang dihadapi, tetapi diyakini bahwa kelanjutannya akan terus berjalan. Pembangunan ekonomi yang sedang berlangsung memerlukan parƟsipasi dari semua komponen bangsa, baik dunia usaha maupun masyarakat pada umumnya. Keikutsertaan seluruh komponen bangsa dalam pembangunan akan dapat dilakukan dengan efekƟf apabila disertai dengan penegakan good governance oleh semua pihak. Dengan penegakan good governance, maka dapat diciptakan masyarakat yang terƟb, dunia usaha yang berhasil, dan penyelenggara negara yang dapat mengemban tugasnya dengan baik. Negara dalam hal ini Pemerintah mempunyai peranan yang sangat penƟng dalam penegakan good governance dan akan berpengaruh sangat besar terhadap pelaksanaan good governance dalam dunia usaha. Oleh karena itu, penegakan good governance di mana salah satu instrumen pada dunia usaha adalah dengan melaksanakan bisnis yang bereƟka perlu untuk terus diƟngkatkan. Pengabaian eƟka bisnis dirasakan akan membawa kerugian Ɵdak saja bagi masyarakat, tetapi juga bagi tatanan ekonomi nasional.
viii
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Penegakan eƟka bisnis memerlukan kesamaan pandangan dan komitmen dari semua pihak. Dalam hubungan ini, Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) telah mengambil inisiaƟf untuk menyusun Pedoman EƟka Bisnis Perusahaan yang dapat menjadi pedoman baik bagi perusahaan nasional maupun perusahaan mulƟnasional. Pedoman tersebut sangat komprehensif, sehingga semua insƟtusi bisnis dapat menerapkan. Untuk itu, saya mengharapkan agar semua insƟtusi dunia usaha dapat mempelajari dengan saksama Pedoman EƟka Bisnis Perusahaan tersebut, menindaklanjuƟ dengan menyusun pedoman pada masingmasing perusahaan dan melaksanakan dengan penuh kesadaran dan dengan komitmen yang Ɵnggi. Saya mengucapkan selamat kepada Tim Penyusun Pedoman EƟka Bisnis Perusahaan baik dari KNKG maupun dari Kadin Indonesia atas keberhasilannya menyusun Pedoman tersebut. Semoga kontribusi tersebut dapat menjadi pendorong pelaksanaan good governance di negara yang kita cintai Indonesia, terutama mendorong perilaku bisnis perusahaan agar lebih bereƟka.
Komite Nasional Kebijakan Governance
Mas Achmad Daniri Ketua
Pedoman E ka Bisnis Perusahaann
І
ix
DAFTAR ISI
SAMBUTAN KETUA KADIN INDONESIA....................................... SAMBUTAN KETUA KNKG ............................................................
v vii
PENDAHULUAN .............................................................................. A. Latar Belakang ............................................................................. B. Lingkup Penerapan ...................................................................... C. Maksud dan Tujuan...................................................................... D. Pedoman Terkait dan Pengertian Umum ..................................... 1. Pedoman-Pedoman yang Terkait............................................ 2. Pengertian Umum ................................................................... E. Kerangka Kerja Penerapan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan .
1 1 4 5 6 6 6 8
BAB I: Aspek Struktural Penerapan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan ....................................................................... A. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Perusahaan ......................................... B. Kebijakan Penerapan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan ......... C. Struktur Pengelolaan Program Etika........................................... D. Penunjukan Pejabat pada Struktur Pengelolaan Program Etika ............................................................................................
17
BAB II: Aspek Operasional Penerapan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan ......................................................................... A. Penyusunan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan........................ B. Isi Pedoman Etika Bisnis Perusahaan ....................................... C. Implementasi Pedoman Etika Bisnis Perusahaan ..................... D. Monitoring .................................................................................
19 19 20 22 29
11 11 12 13
x
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
BAB III: Aspek Perawatan Penerapan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan ...................................................................... A. Program Induksi Karyawan Baru.............................................. B. Pendidikan dan Pelatihan Berkelanjutan.................................. C. Promosi dan Komunikasi Berkala ............................................ D. Pemantauan Efektivitas Program Etika Bisnis Perusahaan ..... E. Pemutakhiran Buku Pedoman Etika Bisnis Perusahaan.......... F. Benchmarking .......................................................................... TIM PENYUSUN ............................................................................ NARASUMBER.............................................................................. PROFIL KOMITE NASIONAL KEBIJAKAN GOVERNANCE ....... (KNKG).................................................................................... LKDI PROFILE...............................................................................
33 33 33 34 35 35 36 37 38 39 45
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1. Perusahaan didirikan oleh para pendirinya dengan suatu tujuan. Secara mendasar tujuan perusahaan sebagai suatu en tas bisnis adalah: •
Pertama, mencari laba baik untuk saat ini maupun pada masa depan. Ini pen ng demi kelangsungan hidup perusahaan tersebut;
•
Kedua, melayani pasar secara bersaing, baik pada saat ini maupun masa mendatang. Tujuan kedua ini diperlukan agar tujuan pertama dapat dipenuhi secara berkelanjutan;
•
KeƟga, menciptakan suasana kerja yang kondusif bagi seluruh karyawannya, sehingga tercipta rasa aman dan kemampuan untuk bersaing serta berkreasi demi kemajuan perusahaan. Tujuan ke ga ini diperlukan untuk dapat memenuhi tujuan kedua.
Ke ga tujuan tersebut saling terkait dan diperlukan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Karena se ap perusahaan adalah unik, maka mereka biasanya mempunyai ungkapan tujuan (mission statement) yang berbeda-beda.
2
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
2. Perusahaan beroperasi dak dalam ruang hampa, tetapi dalam suatu tempat dan waktu tertentu, serta berinteraksi dengan berbagai pihak. Untuk dapat hidup dan berkembang, perusahaan sebagai suatu en tas haruslah menemukenali pihak-pihak yang berkepen ngan (stakeholders) dengan kelangsungan hidupnya, baik sebagai en tas tunggal maupun sebagai bagian dari kumpulan kelompok usaha. Selain menemukenali, perusahaan juga harus menjalin hubungan yang sehat dan e s dengan semua pemangku kepen ngan dan lingkungan di mana perusahaan beroperasi. Pemahaman semacam ini menimbulkan pendekatan manajemen yang disebut sebagai stakeholders approach. 3. Menyadari peran perusahaan sebagai sarana untuk meningkatkan kemakmuran masyarakat dan sadar akan pen ngnya hubungan yang sehat dan e s dengan lingkungan, maka para pebisnis dunia berkumpul di Caux, Swiss pada tahun 1995. Mereka menggariskan beberapa prinsip bisnis yang berdasarkan prinsip e ka dan prinsip stakeholders. Prinsip umum e ka bisnis antara lain berisikan sebagai berikut: 3.1 Tanggung jawab bisnis perusahaan dalam menciptakan kemakmuran, dak terbatas pada pemegang saham saja tetapi juga kepada para pemangku kepenngan dan lingkungan di mana perusahaan tersebut beroperasi; 3.2 Dampak kegiatan usaha daklah terbatas pada bidang ekonomi dan sosial saja; tetapi perusahaan juga harus memberikan kontribusi dalam menciptakan keadilan, hak asasi manusia, pendidikan, inovasi, dan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
3
pemanfaatan sumber daya alam secara efisien dan efek f, serta menjaga kelestariannya; 3.3 Perilaku usaha hendaknya dak sekadar mematuhi kalimat-kalimat hukum dan peraturan yang berlaku, tetapi hendaknya juga memenuhi semangat dan jiwa dari peraturan tersebut serta menjaga prinsip saling memercayai dan e ka di antara para pelaku bisnis; 3.4 Menghargai lingkungan hidup, melalui kegiatan yang melindungi, melestarikan dan meningkatkan kualitas lingkungan hidup secara berkelanjutan. Selain itu, perusahaan harus mencegah pemborosan penggunaan sumber daya alam maupun membuang limbah yang menyebabkan kerusakan lingkungan hidup; 3.5 Para pelaku usaha hendaknya dak melakukan perbuatan yang melanggar hukum, misalnya melakukan penyuapan, pencucian uang, dan ndakan- ndakan korup f lainnya, tetapi bahkan sebaliknya secara bersama-sama harus membantu untuk menghapus korupsi. Selain itu, hendaknya para pelaku bisnis dak terlibat baik langsung ataupun dak langsung terlibat dalam perdagangan narkoba, perdagangan senjata yang ilegal, membantu kegiatan terorisme dan kelompok kejahatan lainnya. 4. Perusahaan merupakan suatu en tas bisnis yang juga terdiri dari kumpulan individu. Untuk dapat memprak kkan prinsip-prinsip bisnis yang digariskan di atas dan mengacu pada kearifan lokal serta prinsip-prinsip e ka lainnya, maka perlu disusun suatu panduan penyusunan pedoman e ka bisnis perusahaan. Pedoman ini haruslah mencakup
4
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
perilaku perusahaan sebagai suatu en tas bisnis, dan juga sekaligus perilaku organ (pimpinan) dan karyawan yang merupakan anggota dari en tas bisnis tersebut. 5. Pedoman E ka Bisnis Perusahaan merupakan bagian dari Good Corporate Governance (GCG) karena untuk mencapai mencapai keberhasilan dalam jangka panjang, pelaksanaan GCG perlu dilandasi oleh integritas yang nggi. Pedoman E ka Bisnis Perusahaan merupakan pedoman perilaku yang menjadi acuan bagi organ perusahaan dan semua pegawai dalam menerapkan nilai-nilai perusahaan serta membantu mereka untuk memecahkan dilema e ka yang mereka hadapi dalam melaksanakan kegiatan bisnis. Penerapan e ka bisnis juga menjadi bagian dari pengembangan budaya perusahaan, khususnya budaya kepatuhan dan an korupsi.
B. Lingkup Penerapan 1. Pedoman E ka Bisnis Perusahaan ini (selanjutnya disebut sebagai Pedoman) disusun untuk membantu perusahaan, organisasi nirlaba, dan organisasi lainnya dalam menyusun, menerapkan, dan mengelola e ka bisnis dalam perusahaan dan organisasi tersebut. 2. Pedoman ini dapat menjadi panduan bagi manajemen perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan, mempromosikan, dan mensosialisasikan serta menerapkan pedoman perilaku yang telah disusun oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
5
C. Maksud dan Tujuan 1. Pedoman ini diterbitkan dengan tujuan untuk: 1.1 Memberikan kerangka kerja bagi organisasi untuk menerapkan program penerapan E ka Bisnis Perusahaan yang efek f, dan disertai cara untuk memantau dan menilai kinerja program tersebut; 1.2 Memberikan panduan mengenai mekanisme Penyusunan, Perawatan, dan Pembentukan budaya perusahaan yang e s, patuh dan an korupsi melalui pendekatan e ka dan pengaturan diri (self regulatory approach). 2. Pedoman ini juga merupakan salah satu sarana pen ng dalam membangun budaya perusahaan. Pedoman ini memuat standar perilaku bagi Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh pegawai dalam melaksanakan kegiatan bisnis dan dalam melaksanakan tugas jabatan sehari-hari. Dengan mengacu pada kepatuhan terhadap Pedoman ini diharapkan dapat dilakukan pencegahan terhadap ndak korupsi yang dalam perusahaan juga sering dikenal sebagai fraud, maupun perbuatan melanggar hukum lainnya. Pencegahan tersebut merupakan salah satu unsur pen ng dalam keberhasilan penerapan good corporate governance suatu perusahaan. 3. Hal lain yang diharapkan dari penerapan Pedoman ini adalah keberhasilan perusahaan dalam beberapa hal, antara lain:
6
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
3.1 Meningkatnya kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundangan baik dalam kehidupan kerja maupun kehidupan pribadi karyawan; 3.2 Bertambah efek fnya proses manajemen, sebagai akibat kepatuhan terhadap peraturan internal perusahaan; 3.3 Meningkatnya reputasi perusahaan sebagai perusahaan yang dikenal karena integritasnya; 3.4 Memberikan kontribusi terhadap peningkatan budaya kepatuhan terhadap hukum dalam masyarakat.
D. Pedoman Terkait dan Penger an Umum 1. Pedoman-Pedoman yang Terkait Pedoman-pedoman yang terkait dengan Pedoman ini adalah: 1.1 Pedoman Umum Good Corproate Governance Indonesia: 2006; 1.2 Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran—SPP (Whistleblowing System—WBS): 2008. 2. Penger an Umum Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan: 2.1 E ka mengacu pada suatu standar perilaku dalam suatu komunitas, yang menyatakan perbuatan mana yang baik dan perbuatan mana yang buruk; perbuat-
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
7
an mana yang seharusnya dilakukan dan perbuatan mana yang seharusnya dihindari. Standar perilaku ini menganjurkan bagaimana anggota komunitas tersebut harus berperilaku dalam berbagai situasi yang dihadapinya. 2.2 E ka bisnis mengacu pada penerapan prinsip-prinsip e ka pada suatu kondisi bisnis, khususnya dalam menghadapi situasi dilema s dalam bisnis (business dilemma). Dilema bisnis mbul bilamana terdapat situasi bisnis, di mana keputusan yang diambil menghadapi dua atau lebih pilihan yang mempunyai dampak yang berbeda yang akan memengaruhi (a) kemampuan bersaing perusahaan dan profitabilitasnya dan (b) pengaruh yang kurang baik bagi para pemangku kepen ngan lainnya. 2.3 E ka usaha (business conduct) mengacu pada standar perilaku usaha yang dilakukan oleh perusahaan sebagai suatu en tas bisnis dalam berinteraksi dan berhubungan dengan para pemangku kepen ngan lainnya. Dengan perkataan lain, bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya secara e s. Hal ini dilaksanakan dengan pendekatan berlandaskan prinsipprinsip kepen ngan stakeholders. 2.4 E ka kerja (ethical conduct) mengacu pada standar perilaku kerja, baik dalam waktu melaksanakan tugas untuk dan atas nama perusahaan, maupun dalam berinteraksi dan berhubungan dengan sesama rekan kerja, dengan atasan maupun bawahan. E ka kerja disusun dengan mengacu pada prinsip-prinsip umum e ka.
8
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
2.5 E ka bisnis perusahaan mengacu pada standar perilaku usaha perusahaan yang terdiri dari e ka usaha dan e ka kerja.
E. Kerangka Kerja Penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan 1. Pedoman E ka Bisnis Perusahaan merupakan salah satu sarana pen ng bagi perusahaan yang dapat membentuk budaya perusahaan ke arah yang posi f. Pedoman perilaku yang berupa pedoman e ka kerja yang digariskan di dalamnya, memberikan acuan perilaku yang harus dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi, dan se ap karyawan perusahaan dalam menghadapi dilema bisnis dan dalam melaksanakan kegiatannya seharihari. Pedoman e ka kerja ini merupakan elemen pen ng dalam menentukan standar guna mencegah terjadinya korupsi dan prak k pelanggaran lainnya. Ini merupakan unsur pen ng dalam menegakkan good corporate governance pada sebuah perusahaan. 2. Penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan yang efek f dapat menghasilkan, antara lain: 2.1 Tingkat kepatuhan yang lebih efek f terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku; 2.2 Proses manajemen yang lebih efek f akibat meningkatnya kepatuhan terhadap peraturan internal; 2.3 Peningkatan reputasi perusahaan dengan meningkatnya suasana integritas dalam perusahaan.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
9
3. Aspek-aspek pen ng dari kerangka kerja penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan terdiri atas: 3.1 Aspek struktural: merupakan aspek yang memas kan arah pelaksanaan dan akuntabilitas struktur organisasi dalam mengawal pelaksanaan program penerapan e ka bisnis perusahaan. Selain itu, struktur ini juga menyiapkan kerangka kerja kepemimpinan penerapan program; penyediaan sumber daya yang memadai, dan; mekanisme untuk memantau (oversight) efek vitas program; 3.2 Aspek operasional: menunjukkan bagaimana sebaiknya proses implementasi program e ka bisnis perusahaan dilaksanakan secara sistema s dan terstruktur, sehingga memungkinkan dipantau keberhasilannya; 3.3 Aspek perawatan: merupakan upaya dan kegiatan penerapan e ka perusahaan yang berlanjut, sehingga aspek penerapan e ka ini akan selalu meningkat efek vitasnya melalui perbaikan yang berkesinambungan.
10
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
11
BAB I
ASPEK STRUKTURAL PENERAPAN PEDOMAN ETIKA BISNIS PERUSAHAAN
A. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Perusahaan 1. Misi perusahaan sering kali disebut sebagai pernyataan alasan mengapa perusahaan didirikan (reason of existence). Berdasarkan alasan inilah maka akan dijabarkan nilai-nilai yang diyakini oleh para pendiri perusahaan. Nilai-nilai ini akan diuraikan menjadi nilai sasaran akhir (terminal value) dan nilai-nilai moral perilaku (instrumental value) dalam mencapai sasaran akhir perusahaan. Nilai sasaran akhir perusahaan dinyatakan dalam visi perusahaan jangka panjang, sedangkan nilai-nilai moral perilaku, lebih dikenal sebagai etos kerja dan nilai budaya perusahaan. Pedoman E ka Bisnis Perusahaan haruslah mampu menunjukkan keterkaitannya dengan misi dan visi perusahaan serta merupakan jabaran dari nilai-nilai moral perilaku dalam pencapaian visi perusahaan. 2. Se ap perusahaan adalah unik dan khas. Walaupun nilainilai moral perilaku usaha pada dasarnya universal, tetapi dalam merumuskannya perlu disesuaikan dengan sektor usaha serta karakter dan letak geografis dari masingmasing perusahaan. Perumusan nilai-nilai moral perila-
12
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
ku dalam Pedoman E ka Bisnis Perusahaan, merupakan cerminan dan pernyataan sikap perusahaan dalam melakukan bisnisnya secara e s dan bertanggung jawab.
B. Kebijakan Penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan Kebijakan penerapan e ka bisnis pada suatu perusahaan hendaknya memuat unsur-unsur sebagai berikut: 1. Pernyataan komitmen Pernyataan komitmen Direksi dan Dewan Komisaris untuk secara konsisten menerapkan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan haruslah dicantumkan dalam buku Pedoman E ka Perusahaan. Termasuk dalam pernyataan tersebut adalah niat untuk menegakkan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundangan yang berlaku, mencegah dan menindak ndak korupsi dalam perusahaan serta melindungi mereka yang melaporkan adanya ndak kecurangan tersebut. Pernyataan komitmen ini juga harus menjelaskan manfaat penerapan program e ka perusahaan dan alasan mengapa perusahaan ingin menerapkan program e ka perusahaan ini secara konsisten. Selain itu juga perlu dijelaskan pen ngnya buku Pedoman E ka Perusahaan dalam program tersebut. 2. Kepemimpinan Program penerapan e ka perusahaan hanya dapat berhasil dengan baik bila Dewan Komisaris, Direksi dan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
13
manajemen senior perusahaan secara sungguh-sungguh mempromosikan dan memimpin penerapannya dalam kegiatan sehari-hari perusahaan. Kepemimpinan ini haruslah terlihat secara nyata karena perilaku yang baik hanya dapat dicontohkan dan dak cukup hanya sekadar diceramahkan saja (tone at the top). 3. Akuntabilitas Akuntabilitas ter nggi untuk memas kan bahwa Pedoman E ka Bisnis Perusahaan harus dipatuhi dan dilaksanakan terletak pada pundak Direksi dan Dewan Komisaris. Dalam pelaksanaan program penerapan e ka bisnis perusahaan, akuntabilitas ini dapat didelegasikan kepada unit pelaksana program yang ditunjuk untuk itu. Struktur pelaksana program pengelolaan e ka bisnis perusahaan diuraikan lebih rinci pada bagian C. 2 di halaman berikutnya. 4. Perbaikan berkelanjutan Prinsip perbaikan berkelanjutan haruslah dinyatakan secara tegas, sehingga buku Pedoman E ka Perusahaan senan asa mencerminkan prak k terbaik dalam perilaku usaha yang e s. Evaluasi dan monitoring perbaikan haruslah dilakukan secara berkala.
C. Struktur Pengelolaan Program E ka 1. Struktur pengelolaan program e ka bisnis bagi ap perusahaan dapat berbeda-beda sesuai dengan besar-
14
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
nya, kompleksitas operasinya, dan lingkup geografis operasinya. Struktur pengelolaan program e ka bisnis yang direkomendasikan dalam pedoman ini adalah struktur pengelolaan e ka untuk perusahaan besar. Untuk perusahaan yang lebih kecil, tugas dan fungsi dari struktur pengelolaan program e ka ini dapat dilaksanakan oleh struktur yang ada. Dalam kasus seper ini, penugasan tersebut harus dinyatakan secara tertulis dan tegas, sehingga akuntabilitasnya jelas; 2. Ada semacam acuan umum (rule of thumb) yang diberikan oleh Daniel Kile penulis “Business Conduct and Ethics: How to Set Up a Self-Governance Programâ€? dalam menyusun struktur pengelolaan program e ka bisnis sebagai berikut: 2.1 Bila jumlah karyawan sudah mencapai 50 orang maka perlu adanya Pedoman E ka Perusahaan tertulis dan perlu dibentuk Steering CommiĆŠee untuk menangani masalah e ka; 2.2 Bila jumlah karyawan sudah mencapai 200 orang maka diperlukan program e ka yang lebih formal, termasuk sosialisasi, pela han, komunikasi, monitoring, dan penegakan atas pelanggaran e ka; 2.3 Bila jumlah karyawan sudah mencapai 1.000 orang maka perlu ditambahkan dengan prosedur formal whistle-blowing dan dilengkapi dengan saluran eksternal hotline; 2.4 Bila jumlah karyawan sudah mencapai 5.000 orang maka perlu ditambahkan adanya saluran internal hotline dan Biro E ka.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
15
Rekomendasi di atas disampaikan dengan mengingat situasi budaya dan kesadaran e ka di lingkungan bisnis negara-negara maju, di mana; pelanggaran e ka dan kepatuhan mendapat sanksi yang cukup berat. 3. Struktur pengelolaan program penerapan e ka bisnis untuk perusahaan yang besar biasanya melipu struktur yang diuraikan di bawah ini. 3.1 Komite Ekseku f E ka Komite Ekseku f E ka dibentuk oleh Direksi dan dipimpin oleh salah satu Direktur dengan anggota para pejabat senior dari masing-masing direktorat dan bila perlu dibantu oleh seorang penasihat e ka dari luar perusahaan. Komite ini lebih bersifat sebagai forum yang mengarahkan (steering commiĆŠee) dan bertanggung jawab dalam menciptakan situasi kerja kondusif dan perilaku kerja yang e s. Tugas dari Komite Ekseku f E ka: a. Melakukan supervisi terhadap proses penyusunan, pengembangan, promosi, dan perawatan buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan yang dilaksanakan oleh Biro E ka; b. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program e ka; c. Menjadi lembaga ter nggi untuk menjatuhkan keputusan terhadap pelanggaran e ka dan kepatuhan serta melaporkan pelaksanaannya kepada Direksi.
16
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
3.2 Biro E ka Direksi membentuk suatu Biro E ka sebagai pelaksana tugas harian Komite Ekseku f E ka. Biro ini dipimpin oleh seorang pejabat senior di bawah Direksi dan dibantu dengan staf profesional sesuai dengan kebutuhan. Biro ini bertanggung jawab mengelola kegiatan sehari-hari pelaksanaan program e ka bisnis perusahaan. Tugas dari Biro E ka: a. Melaksanakan proses penyusunan dan pengembangan serta pemutakhiran buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; b. Melaksanakan program sosialisasi, pela han, dan komunikasi e ka untuk seluruh karyawan dan pihak-pihak terkait, seper misalnya pemasok, kontraktor, masyarakat sekitar, dan lain-lain; c. Menjadi pusat komunikasi dan tempat bertanya bila terjadi masalah-masalah e ka dan pelanggaran e ka; bila dak dapat menemukan solusinya, biro ini akan membawa persoalan tersebut ke Komite Ekseku f E ka; d. Menangani secara cermat semua pelanggaran e ka yang dilaporkan atau ditemukan dengan prinsip rahasia, adil, konsisten, dan terkoordinasi, termasuk di dalam tugas ini adalah penanganan program Whistleblower System bila ada;
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
17
e. Melaporkan semua ndakan, proses, aturan, serta rekomendasi yang berkaitan dengan E ka kepada Komite Ekseku f E ka untuk diputuskan; f.
Menangani tata usaha dan administrasi serta pengelolaan informasi pelaksanaan program e ka perusahaan.
3.3 Komite Pemantau E ka Dewan Komisaris perusahaan membentuk Komite Pemantau E ka dan Kepatuhan yang bertanggung jawab untuk memas kan bahwa program penerapan e ka bisnis perusahaan berjalan dengan efek f dan efisien. Hal ini dilakukan dengan melakukan pemantauan terhadap kecukupan program e ka dan kepatuhan perusahaan, pelaksanaan program e ka, dan kepatuhan dan evaluasi efek vitas program tersebut. Dalam hal dak dibentuk komite khusus ini, maka fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya harus dialihkan kepada komite yang ada, misalnya Komite Audit, tetapi harus secara tegas dan tertulis dinyatakan dalam piagam komite tersebut.
D. Penunjukan Pejabat pada Struktur Pengelolaan Program E ka Perusahaan harus menunjuk pejabat-pejabat pelaksana pengelolaan program e ka bisnis perusahaan, terutama pejabat untuk Biro E ka. Pejabat yang ditunjuk hendaknya seseorang yang mampu dan sesuai untuk jabatan ini. Perlu diperha kan bahwa orang yang ditunjuk haruslah orang yang secara
18
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
umum dikenal dan dipersepsikan sebagai orang yang jujur, bersih, dan mempunyai integritas nggi oleh para pegawai perusahaan dan para stakeholders in di luar perusahaan.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
19
BAB II
ASPEK OPERASIONAL PENERAPAN PEDOMAN ETIKA BISNIS PERUSAHAAN
A. Penyusunan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan 1. Pedoman E ka Bisnis Perusahaan ini hendaknya bersifat unik bagi perusahaan tersebut karena merupakan penjabaran nilai-nilai moral perusahaan yang dikandung dalam visi, misi, dan strategi perusahaan. Dari nilai-nilai perusahaan dan prinsip-prinsip bisnis serta filosofi perusahaan ini akan ditemukenali perilaku bisnis yang diinginkan dan persepsi yang diinginkan dari para stakeholders. Oleh karena itu, diperlukan keterlibatan para stakeholders dan para pegawai dalam proses penyusunan draf Pedoman E ka Bisnis Perusahaan. Ini pen ng khususnya keterlibatan pegawai karena mereka adalah pelaku dari Pedoman E ka Bisnis Perusahaan tersebut, sehingga harus di mbulkan “rasa memiliki” yang nggi terhadap pedoman tersebut. 2. Untuk memas kan akseptabilitas dari draf Pedoman E ka Bisnis Perusahaan, hendaknya dilakukan proses validasi atau “uji materi” terhadap draf tersebut. Proses validasi ini dapat dilakukan langsung dalam suatu pertemuan
20
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
ataupun melalui penyebaran kuesioner ke para pegawai dan stakeholders. Melalui proses ini, mereka dapat ikut terlibat untuk memberikan masukan ataupun koreksi terhadap draf yang ada. Draf yang telah mendapatkan masukan dan koreksi melalui proses validasi inilah yang akan dipresentasikan, didiskusikan, dan disahkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris menjadi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan.
B. Isi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan Pada dasarnya isi dari Pedoman E ka Bisnis Perusahaan adalah unik dan khas untuk masing-masing perusahaan dan dak terdapat suatu standar baku untuk itu. Masing-masing perusahaan dapat mengembangkan sendiri sesuai dengan kebutuhannya. Da ar isi yang disarankan dalam pedoman ini bersifat informa f dan mengiku pendekatan yang diuraikan pada Bab I, yaitu menggunakan pendekatan prinsip-prinsip umum e ka bisnis dan pendekatan pihak-pihak yang berkepen ngan (stakeholders approach). Masing-masing perusahaan harus menguraikan sendiri isi apap bu r e ka yang disarankan, sesuai dengan kebutuhannya yang khas. Akan tetapi bila terdapat suatu panduan yang resmi dan “mengikat� secara umum, sangat disarankan untuk menggunakan panduan tersebut. Contohnya adalah panduan mengenai benturan kepen ngan yang diterbitkan oleh Komisi Pemberantasan Korupsi. Da ar isi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan yang disarankan dalam pedoman ini melipu , tetapi dak terbatas pada bu r-bu r sebagai berikut:
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
21
Tabel 1: Contoh Da ar Isi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan 1. Sambutan Direksi dan Dewan Komisaris 2. Pengantar 2.1 Visi dan misi perusahaan 2.2 Nilai-nilai yang dianut perusahaan 2.3 Penger an e ka bisnis perusahaan 2.4 Sasaran dan lingkup penerapan e ka bisnis perusahaan 3. E ka usaha: Cara perusahaan melakukan bisnis 3.1 E ka terhadap pelanggan 3.2 E ka terhadap pemasok dan kreditor 3.3 E ka terhadap pesaing 3.4 E ka terhadap regulator 3.5 E ka terhadap masyarakat dan lingkungan hidup 3.6 E ka terhadap karyawan 3.7 E ka terhadap pemegang saham 4. E ka kerja: Tata perilaku manajemen dan karyawan 4.1 Kepatuhan terhadap hukum 4.2 Benturan kepen ngan 4.3 Donasi, hadiah, dan jamuan 4.4 An diskriminasi 4.5 Integritas laporan keuangan 4.6 Perlindungan informasi perusahaan 4.7 Informasi orang dalam (Insider trading) 4.8 Perlindungan harta perusahaan 4.9 Kegiatan sosial dan poli k 4.10 Perilaku e s terhadap sesama karyawan 5. Menangani masalah e ka 5.1 Bagaimana mengiden fikasi masalah e ka? 5.2 Kemana mencari bantuan? 5.3 Perlindungan terhadap saksi dan pelapor
22
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
6. Tanggung jawab penerapan e ka bisnis perusahaan 6.1 Tanggung jawab karyawan 6.2 Tanggung jawab atasan/manajemen 6.3 Tanggung jawab Biro E ka 6.4 Tanggung jawab Komite Ekseku f E ka 6.5 Tanggung jawab Komite Pemantau E ka
C. Implementasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan 1. Rencana dan strategi implementasi program penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan harus disusun dan dikembangkan dengan rinci dan terjadwal dengan baik. Kejelasan akuntabilitas pelaksanaan program ini dan juga iden fikasi para manajer yang terkait pada masingmasing bagian serta staf yang akan menggulirkan program ini selanjutnya, merupakan hal yang kri s terhadap keberhasilan implementasi program e ka bisnis perusahaan. Hal ini karena se ap introduksi program baru dalam organisasi, terdapat beberapa tahapan transisi, sebelum program tersebut dapat berfungsi secara efek f. Tahap pertama adalah penolakan; dalam tahap ini semua orang mempertanyakan kegunaannya karena sudah merasa nyaman dengan kondisi yang ada. Tahap kedua adalah perlawanan; dalam tahap ini mereka mulai melihat manfaatnya, tetapi masih ragu dan enggan untuk melaksanakannya. Sebaiknya orang lain dulu yang menerapkan dan jangan saya. Tahap ke ga adalah tahap eksplorasi; di mana orang sudah melihat dengan jelas manfaat dan kegunaannya dan mulai mbul keinginan untuk memahami dan melakukan eksplorasi lebih jauh. Tahap terakhir
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
23
adalah komitmen untuk melakukan perubahan tersebut; pada tahap ini proses perubahan akan berlangsung dengan baik. Proses tersebut juga dialami oleh Top Management, Line Management dan seluruh karyawan. Oleh karena itu, proses perubahan tersebut harus dimulai dari Top Management terlebih dahulu, sehingga mereka dapat berperan sebagai Change Leader yang akan diiku oleh Middle Management. Kemudian, Middle Management akan menjadi Change Leader yang akan diiku oleh Line Management. Proses yang sama akan dilakukan oleh Line Management yang akan berfungsi sebagai Change Leader bagi seluruh pegawai. 2. Dalam rangka implementasi pedoman e ka bisnis perusahaan, perlu diperha kan hal-hal sebagai berikut: 2.1 Cakupan penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan Cakupan penerapan program E ka Bisnis Perusahaan ini melipu seluruh pihak yang terkait dengan kegiatan operasi kegiatan perusahaan. Ini berar para pemegang saham, anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi, seluruh manajer dan karyawan. Untuk pihak eksternal melipu para pemasok, kontraktor, kreditor, pelanggan, organisasi/komunitas lain yang melakukan kegiatan/usaha dengan perusahaan. Ketaatan terhadap Pedoman E ka Bisnis Perusahaan merupakan prasyarat untuk melakukan kegiatan usaha dengan perusahaan. Sesuai dengan pemahaman
24
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
tersebut, maka bagi pihak internal perusahaan harus memperoleh buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan. Untuk kepen ngan pihak eksternal, buku pedoman tersebut haruslah tersedia di situs internet perusahaan, atau bila mereka memerlukan dapat diberikan satu copy. Implementasi pedoman e ka bisnis perusahaan melipu hal-hal sebagai berikut: 2.2 Peluncuran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan Upaya untuk mempercepat proses manajemen perubahan telah dilakukan sejak mulai penyusunan draf pedoman, hingga pengesahan draf tersebut oleh Direksi dan Dewan Komisaris, sebagaimana diuraikan pada huruf A. Kelengkapan struktur organisasi pengelola program penerapan e ka bisnis perusahaan beserta sumber dayanya harus sudah diputuskan dan ditetapkan oleh Direksi sebelum peluncuran dilaksanakan. Ini merupakan wujud nyata dari komitmen Manajemen Puncak dan juga menunjukkan pernyataan tone at the top. Pada saat acara peluncuran, jumlah buku pedoman yang dicetak juga harus mencukupi untuk dibagikan kepada seluruh karyawan dan para stakeholders terkait. Acara peluncuran buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan dapat dilakukan secara seremonial dengan mata acara yang disarankan adalah sebagai berikut: (1) Pembukaan; (2) Penjelasan proses penyusunan buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan;
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
25
(3) Penandatanganan Pakta Integritas dan komitmen oleh Direksi dan Dewan Komisaris atas penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; (4) Penandatanganan Pakta Integritas dan komitmen oleh Senior Manajemen atas penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; (5) Penyerahan buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan oleh Direksi kepada para wakil Senior Manajemen, Manajemen Madya, Manajemen Lini Pertama, Karyawan, dan stakeholders; (6) Sambutan Direktur Utama; (7) Pengumuman dan penjelasan tentang program sosialisasi; (8) Penutup. 2.3 Sosialisasi Pedoman E ka Perusahaan Program sosialisasi dan komunikasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan yang dilakukan mencakup beberapa kegiatan, antara lain sebagai berikut: a. Execu ve Briefing untuk para Senior Manager. b. Workshop untuk para Manajer Madya yang lebih bersifat sebagai Training for Trainers. Ini karena mereka haruslah menjadi agen perubahan (Change Leaders) bagi unit di bawah kepemimpinannya. c. Workshop untuk para Manajer Lini Pertama dengan Manajer Madya sebagai instruktur didampingi oleh instruktur luar;
26
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
d. Workshop untuk para pegawai dengan instruktur oleh Manajer Madya. Dalam workshop tersebut perlu dilakukan studi kasus yang sesuai dan yang mungkin terjadi dalam unit tersebut. Pembahasan dilakukan apakah dalam kasus tersebut terjadi pelanggaran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan atau dak dan bagaimana harus menanganinya, sesuai buku pedoman. 2.4 Pengelolaan program E ka Bisnis Perusahaan Sesuai uraian pada Bab I, adanya struktur atau penanggung jawab yang jelas terhadap pengelolaan program implementasi e ka bisnis perusahaan, merupakan hal yang kri s terhadap keberhasilan program. Struktur inilah yang harus menyusun mekanisme kerja dan pelaporan keseluruhan kegiatan penerapan e ka bisnis perusahaan kepada Direksi. Lingkup tugas dan tanggung jawab unit pengelola program e ka bisnis perusahaan antara lain melipu hal-hal sebagai berikut: a. Penyusunan buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan: Harus dipas kan bahwa keterlibatan para pihak yang terkait memang terlaksana dengan baik. Hal ini menjadi bagian dari manajemen perubahan yang diutarakan di atas. b. Administrator proses peluncuran dan sosialisasi buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan: Dalam kapasitas ini ia bertanggung jawab atas terselenggaranya keseluruhan program peluncuran
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
27
dan sosialisasi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan hingga ke seluruh lapisan karyawan perusahaan dan termasuk stakeholders in perusahaan. c. Administrator program penerapan e ka bisnis perusahaan: Dalam kapasitas ini, ia mempunyai tugas antara lain: 1) Berfungsi sebagai unit yang menerima laporan pelanggaran pedoman e ka bisnis perusahaan ataupun “tempat bertanya” bila karyawan menemui masalah tentang e ka bisnis perusahaan; 2) Melakukan ndak lanjut bila terdapat laporan pelanggaran e ka bisnis perusahaan. Tindak lanjut ini dapat berupa konseling, mediasi, pela han ulang. Dalam hal terjadi pelanggaran yang lebih berat dan serius, ia harus membawa masalah ini ke pejabat yang berwenang (Direksi atau Manajer SDM) untuk penanganan lebih jauh; 3) Melakukan pemutakhiran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan, terutama terkait dengan perkembangan bisnis dan evaluasi serta review terhadap pertanyaan yang sering diajukan (frequently asked quesƟons – FAQ). 4) Menyelenggarakan pelaporan internal atas pelaksanaan kegiatan program penerapan e ka bisnis perusahaan sehingga:
28
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
i. Terselenggara laporan berkala atas segala kejadian dan kegiatan program; ii. Memas kan semua pelanggaran Pedoman E ka Bisnis Perusahaan telah tertangani dengan baik; iii. Masalah yang sering berulang dan sistemis dapat ditangani dengan benar dan dapat dicegah. 5) Menyelenggarakan pengarsipan dokumen dan tata laksananya dengan baik dan benar. 2.5 Pernyataan tahunan Guna lebih meningkatkan kesadaran terhadap pemahaman isi dan upaya penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan, maka seluruh manajer dan karyawan diwajibkan untuk menandatangani Pernyataan Tahunan pada se ap awal tahun. Isi dari Pernyataan Tahunan antara lain berisikan: a. Pernyataan bahwa yang bersangkutan telah membaca dan memahami isi dari buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; b. Pernyataan bahwa yang bersangkutan akan berupaya untuk menerapkan isi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan dalam lingkup kewenangan dan tugasnya; c. Pernyataan bahwa yang bersangkutan akan berupaya menghindari segala bentuk kemungkinan benturan kepen ngan dalam melaksanakan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
29
tugasnya dan menghindari perbuatan tercela yang melanggar Pedoman E ka Bisnis Perusahaan; d. Pernyataan bahwa dalam tahun yang lalu dak melakukan hal-hal yang melanggar atau bertentangan dengan e ka bisnis.
D. Monitoring Monitoring ini dilakukan sebagai bagian yang dak terpisahkan untuk memas kan bahwa seluruh pegawai dan manajer ber ndak sesuai dengan panduan yang ditetapkan dalam buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan. Monitoring dan evaluasi dapat diselenggarakan secara internal maupun eksternal. Salah satu metode untuk melakukan monitoring internal terhadap penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan adalah dengan melakukan Self-Assessment. Metode Self-Assessment ini merupakan metode pengukuran yang berdasarkan persepsi dari masing-masing manajer dan pegawai terhadap penerapan bu r-bu r e ka bisnis perusahaan. Dalam rangka penerapan self assessment tersebut, di bawah ini diberikan pedoman dan contoh cara pelaksanaannya. 1. Penilaian secara self-assessment dilakukan terhadap penerapan bu r-bu r e ka bisnis di bawah ini: a. E ka usaha: Cara perusahaan melakukan bisnis (1) E ka terhadap pelanggan (2) E ka terhadap pemasok dan kreditor (3) E ka terhadap pesaing
30
І Pedoman E (4) (5) (6) (7)
E E E E
ka Bisnis Perusahaan
ka terhadap regulator ka terhadap masyarakat dan lingkungan hidup ka terhadap karyawan ka terhadap pemegang saham
b. E ka kerja: Tata perilaku manajemen dan pegawai (1) Kepatuhan terhadap hukum (2) Benturan kepen ngan (3) Donasi, hadiah, dan jamuan (4) An diskriminasi (5) Integritas laporan keuangan (6) Perlindungan informasi perusahaan (7) Informasi orang dalam (Insider trading) (8) Perlindungan harta perusahaan (9) Kegiatan sosial dan poli k (10) Perilaku e s terhadap sesama karyawan 2. Dalam melakukan penilaian terhadap bu r-bu r e ka bisnis tersebut di atas, dapat dilakukan pemeringkatan dengan contoh tabel 2 sebagai berikut: Tabel 2: Peringkat Penilaian Nilai Deskripsi 1 Hampir semua bu r-bu r e ka masih belum terpenuhi 2 Sebagian kecil bu r-bu r e ka dipenuhi 3 Kira-kira separuh bu r-bu r e ka sudah dipenuhi 4 Lebih dari separuh bu r-bu r e ka sudah dilaksanakan 5 Sebagian besar bu r-bu r e ka sudah terlaksana dengan baik
% 10–25% 25–40% 40–60% 60–80 % >80 %
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
31
3. Hasil pelaksanaan penilaian terhadap penerapan masingmasing bu r e ka pada no.1 di atas dapat dituangkan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 3: Hasil Penilaian Bu r-Bu r E ka Bisnis No A 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
B 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Bu r E ka
Nilai
E ka usaha: E ka terhadap pelanggan E ka terhadap pemasok dan kreditor E ka terhadap pesaing E ka terhadap regulator E ka terhadap masyarakat dan lingkungan hidup E ka terhadap karyawan E ka terhadap pemegang saham Total Nilai Nilai penerapan E ka Usaha
4 4 22 3.3
E ka kerja Kepatuhan terhadap hukum Benturan kepen ngan Donasi, hadiah, dan jamuan An diskriminasi Integritas laporan keuangan Perlindungan informasi perusahaan Informasi orang dalam (Insider trading) Perlindungan harta perusahaan Kegiatan sosial dan poli k Perilaku e s terhadap sesama karyawan Total Nilai Nilai penerapan E ka Kerja
5 3 3 2 4 3 2 2 2 4 30 3
4 2 2 3 3
32
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Dari hasil penilaian terhadap penerapan Pedoman E ka Bisnis Perusahaan dalam contoh di atas, baru mencapai nilai 3.15 atau baru sekitar separuh yang berhasil dilaksanakan dengan baik.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
33
BAB III
ASPEK PERAWATAN PENERAPAN PEDOMAN ETIKA BISNIS PERUSAHAAN
A. Program Induksi Karyawan Baru Kesadaran akan pen ngnya pedoman e ka perusahaan sudah harus ditanamkan sejak awal seseorang masuk menjadi karyawan, baik karyawan kontrak maupun karyawan tetap. Pemahaman ini haruslah melipu bagaimana penerapannya dalam operasi sehari-hari di perusahaan, termasuk bagaimana dampaknya dalam ia bekerja dan juga akibat bila ia melakukan pelanggaran e ka perusahaan. Program pengenalan e ka perusahaan ini merupakan bagian pen ng dari program induksi untuk pegawai baru dan program induksi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris baru yang berasal dari luar perusahaan.
B. Pendidikan dan Pela han Berkelanjutan 1. Program pendidikan dan pela han berlanjut, merupakan upaya untuk menjaga ngkat kewaspadaan dan kesadaran pegawai terhadap penerapan e ka perusahaan. Diharapkan dengan melalui program semacam ini maka e ka perusahaan dapat menjadi “second nature�, sehingga
34
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
upaya pencegahan kecurangan dapat berjalan dengan sendirinya. 2. Program ini diperuntukkan bagi pegawai yang sudah pernah mengiku sosialisasi penerapan e ka perusahaan. Bentuk program ini hanyalah seminar dan diskusi setengah hari yang lebih berisi pembahasan kasus-kasus e ka dan dilema e ka. Sebelum mengiku seminar ini, para peserta harus mengisi kuesioner e ka terlebih dahulu dan lembar komitmen untuk menerapkan e ka perusahaan secara kosisten. Program ini hendaknya dapat diiku seluruh karyawan secara bergilir, se dak- daknya satu kali dalam satu tahun. Hasil dari seminar setengah hari ini akan memperkaya pedoman e ka perusahaan, terutama pada saat pedoman e ka perusahaan harus dimutakhirkan terhadap problem dan issue yang berkembang di perusahaan.
C. Promosi dan Komunikasi Berkala Promosi dan komunikasi berkala bertujuan untuk memperlihatkan komitmen dan kesungguhan perusahaan dalam melaksanakan program e ka perusahaan. Melalui promosi dan komunikasi ini baik karyawan maupun para stakeholders lain dapat mengetahui bahwa kegiatan penerapan e ka perusahaan diterapkan secara konsisten. Dalam program ini akan diberitakan hasil-hasil pelaksanaan program e ka perusahaan, termasuk di dalamnya juga berita mengenai Ethics Awards dan cerita kisah-kisah kepatuhan e ka yang dapat menginspirasi karyawan lain untuk mengiku nya. Juga diberitakan kasus pelanggaran e ka yang terjadi, akibat dan sanksinya.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
35
D. Pemantauan Efek vitas Program E ka Bisnis Perusahaan Penerapan program e ka perusahaan memerlukan biaya yang dak sedikit, oleh karena itu perlu dilakukan pemantauan secara berkala efek vitas penerapannya. Komite Pemantau E ka dari Dewan Komisaris dapat meminta satuan pengawasan internal (SPI) untuk melakukan audit dan njauan berkala (review) terhadap efek vitas penerapan program e ka perusahaan. Pelaksanaan audit dan review ini dapat dilakukan pula oleh pihak luar yang independen. Tujuan dari program ini adalah untuk memas kan bahwa program penerapan e ka perusahaan memang memenuhi sasaran yang telah ditetapkan pada awal pencanangan program dan juga memas kan bahwa aspek kepatuhan dari pedoman e ka perusahaan masih sesuai dengan tuntutan bisnis perusahaan.
E. Pemutakhiran Buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan Biro E ka bertugas untuk selalu memutakhirkan pedoman e ka bisnis perusahaan agar selalu sesuai dengan tuntutan bisnis perusahaan dalam menjalankan misinya untuk mencapai visi yang telah ditetapkan. Hasil audit efek vitas penerapan program e ka merupakan salah satu masukan pen ng yang bermanfaat dalam proses pemutakhiran pedoman e ka bisnis perusahaan. Draf revisi Pedoman E ka Bisnis Perusahaan harus disetujui oleh Komite Ekseku f E ka untuk diajukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris guna mendapatkan persetujuan dan
36
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
pengesahan. Setelah draf perubahan tersebut disetujui dan disahkan haruslah dilakukan sosialisasi, dan seluruh buku Pedoman E ka Bisnis Perusahaan yang beredar ditarik dan digan dengan yang baru. Seluruh karyawan kembali harus menandatangani komitmen untuk menerapkan e ka bisnis perusahaan yang baru tersebut.
F. Benchmarking 1. Benchmarking merupakan suatu upaya untuk menilai seberapa jauh kinerja kita dalam menerapkan program e ka bisnis perusahaan dapat diukur atau dibandingkan dengan perusahaan lain. Melalui proses ini kita akan melakukan studi banding penerapan e ka bisnis perusahaan kita dengan perusahaan lain. 2. Dalam proses ini kita akan saling tukar-menukar pengalaman dan pengetahuan mengenai penerapan e ka bisnis perusahaan. Bila perusahaan lain lebih baik maka kita akan dapat belajar darinya; tetapi bila kita lebih baik maka tugas kita untuk berbagi ilmu dan pengetahuan kita. Melalui proses benchmarking ini bisa dilakukan penyebaran penerapan e ka bisnis perusahaan secara lebih cepat, sehingga upaya pencegahan kecurangan dalam perusahaan dapat di ngkatkan dan pada gilirannya upaya pencegahan korupsi dapat juga di ngkatkan.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
TIM PENYUSUN
Subarto Zaini
Koordinator
Mas Achmad Daniri
Anggota
Binhadi
Anggota
Leo J. Susilo
Anggota
Ai Mulyadi Mamoer
Anggota
Gunarni Soeworo
Anggota
Waluyo
Anggota
I Gede Raka
Anggota
Gus Amri
Sekretariat
І
37
38
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
NARASUMBER
1. Soy M. Pardede Kamar Dagang dan Industri (KADIN) Indonesia 2. Ratna Januarita Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) 3. Hasnil Rasyid PT Pertamina 4. Hoesein Wiriadinata Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) 5. A. Pandu Djadjanto Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) 6. Tjahjono Soerjodibroto Kamar Dagang dan Industri (KADIN) Indonesia 7. Gendut Suprayitno Indonesia InsĆ&#x;tute of Corporate Governance (IICG) 8. Susanto Asosiasi Pengusaha Indonesia (APINDO)
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
39
PROFIL KOMITE NASIONAL KEBIJAKAN GOVERNANCE (KNKG) Komite Nasional Kebijakan Governance www.governanceindonesia.com 1. KNKG didirikan pada tahun 30 November 2004 melalui keputusan Menteri Koordinator Perekonomian RI No. KEP49/M.EKON/11/TAHUN 2004. Tentang Pembentukan Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG). SK ini merupakan upaya revitalisasi Komite yang dibentuk sebelumnya pada tahun 1999 yaitu Komite Nasional Kebijakan Corporate Governance (KNKCG). 2. Menyadari bahwa implementasi good corporate governance membutuhkan situasi yang kondusif dari kondisi governance di sektor publik, Pemerintah memperluas cakupan kerja KNKG dengan memasukkan masalah public governance sehingga diharapkan tercipta keterkaitan dan sinergi dalam penguatan governance di kedua sektor tersebut. Perluasan cakupan dimaksud tertuang dalam Keputusan Menko Bidang Perekonomian RI No. KEP-49/M.EKON/11/TAHUN 2004 tentang Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) tersebut. 3. Diperbaharui lagi dengan Keputusan Menko Bidang Perekonomian RI No. KEP-14/M.EKON/03/TAHUN 2008 tentang Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG).
40
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Peran dan Tugas KNKG • Menyusun dan mengembangkan pedoman-pedoman dan aturan perilaku mengenai kebijakan good governance baik di sektor korporasi maupun publik. • Melakukan pengkajian dan memberikan rekomendasi penyempurnaan peraturan perundang-undangan yang berlandaskan prinsip-prinsip good governance. • Melakukan sosialisasi pemahaman dan penerapan prinsipprinsip good governance. • Melakukan monitoring dan assessment penerapan corporate governance di berbagai sektor usaha. • KNKG membentuk Sub-Komite yang bertugas menyusun, mengembangkan dan menjalankan program-program kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan kebijakan governance di bidang korporasi maupun publik.
Peran dan Sasaran KNKG • Sebagai Fasilitator Mendorong terbangunnya framework, infrastruktur dan enforcement dari prak k governance yang baik dalam sektor-sektor utama, yaitu kebijakan dan layanan publik, perbankan dan jasa keuangan, pasar modal, BUMN serta energi dan pertambangan. • Sebagai Katalisator Mengembangkan budaya good governance di dalam ngkat organisasi/lembaga publik, perseroan, pejabat publik serta prak si terkait.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
41
Aktivitas • Menyusun dan mengembangkan pedoman-pedoman dan aturan perilaku mengenai kebijakan good governance baik di sektor korporasi maupun publik. • Pelaksanaan advokasi kebijakan yang akan mendorong percepatan penerapan good governance. • Pengembangan kerja sama dengan regulator dan asosiasiasosiasi profesi untuk mengefek an perluasan pemahaman mengenai good governance.
Struktur KNKG 100 80 60
East
40
West
20
North
0 Ist Qtr
2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
42
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
43
ANGGOTA KOMITE NASIONAL KEBIJAKAN GOVERNANCE
Pengarah:
Sri Mulyani Indrawa Sofyan A. Djalil Taufik Effendi Jusuf Anwar Mar’ie Muhammad
Ketua: Wakil Ketua/Sekretaris:
Mas Achmad Daniri Hoesein Wiriadinata
Sub Komite Kebijakan Publik Yunus Husein (Ketua) Waluyo (Wakil Ketua) Bambang Widjojanto I Gede Raka Sahala Lumban Gaol Soenarno Maulana Ibrahim Safri Nugraha Tedi Pawitra Komaruddin Kemal Stamboel Mar ono Hadianto A. Pandu Djajanto
Sub Komite Bidang Korporasi Jos Luhukay (Ketua) Binhadi (Wakil Ketua) Anis Baridwan Fred BG Tumbuan Suwar ni Hotbonar Sinaga Irwan Habsjah Noke Kiroyan Ratna Djanuarita Roy Sembel Subarto Zaini Antonius Alijoyo John A. Prase o Harry Wiguna
Direktur Ekseku f:
M. Yana Aditya
44
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
45
LKDI PROFILE
HISTORY Directors and Commissioners have strategic role in successful implementa on of good corporate governance. The crisis of 1997 brought valuable lessons for Indonesia as it has shown beyond any reasonable doubt fragility of economic structure and prevalence of irregular corporate prac ces. However it is very encouraging that many companies have taken the ini a ve to reform themselves toward be er governance. To ensure business sustainability and to cope with Internaonal governance challenge, it is important that Directors and Commissioners are competent and empowered in order to efec vely complete their responsibility. Based on that comprehension Lembaga Komisaris dan Direktur Indonesia – LKDI (Indonesian Ins tute for Commissioners and Directors) was established by the Na onal Commi ee on Governance in 2000. It was founded by notarial act of Notary Imas Fa mah, SH No.10 on July 6, 2001. LKDI was aimed to enchance the quality of members who become the avant garde of corporate governance prac ces by providing networking opportuni es and con nous professional educa on programs.
46
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
VISION Improving professional qualifica ons, personal integrity, and social responsibility of Commissioners and Directors to benefit the individual, business, and society. MISSION •
Improving the quality of Commissioners and Directors prac ces in implemen ng Good Corporate Governance.
•
Conduc ng Cer fied Chartered Member’s program for Commissioners and Directors.
•
Accredit ins tu ons delivering con nuing training and educa on programs on Good Corporate Governance for Commissioners and Directors.
•
Promo ng public awareness of Good Corporate Governance.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
47
48
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Organization Structure Advisory Board Chairman: Muliaman D. Hadad Vice Chairperson: Hoesein Wiriadinata Members: Fuad Rahmany Mas Achmad Daniri Fred BG Tumbuan Binhadi Gunarni Soeworo Ratnawa Prasodjo Pandu Djajanto Execu ve Board Chairman: Irwan M. Habsjah Vice Chairperson: Jos Luhukay Kanaka Puradiredja Secretary: A. Partomuan Pohan Vice Secretary: Suwar ni
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
Treasurer: Vice Treasurer: Felia Salim Members: Hotbonar Sinaga Harry Wiguna Antonius Alijoyo Dorothea Samola Krisnaraga Syarfuan Execu ve Director: M. Yana Aditya Program Manager: Riesty Wijiasmoroja
І
49
50
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
LKDI Programs Membership and Public Services • Provide networking opportuni es among Ins tute members • Provide services and benefits to members • Enhance quality of members con nuously • Conduct con nuing educa on programs on corporate governance Accredita on of Educa on and Training Ins tu ons • Develop syllabus on GCG courses • Accredit ins tu ons offering courses/subjects on GCG • Conduct cer fica on program for members • Cooperate with leading universi es and educa onal ins tu ons • Cooperate with similar interna onal ins tu ons Advocacy • Establish advocacy for member’s interests at both regional and na onal levels • Nurture good rela ons with relevant governmental ins tuons • Deliver support and consulta on to members on cases related to corporate governance • Develop advocacy alliances with related professional associa ons interna onally Code of Conduct • Formulate a code of conduct for Commissioners and Directors and promote its adop on by the Indonesian business community.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
51
Research and Publica ons • Conduct researches focusing on GCG prac ces. • Disseminate the results of the researches to members and the public through regular publica ons, library and website facili es.
LKDI Membership Membership Benefit • Opportuni es to entrench networking among fellow Commissioners and Directors of corpora on in Indonesia • Informa on on the latest developments in commercial laws and Good Corporate Governance, through regular publicaons • Opportuni es to improve professional skills by a ending con nuing professional educa on programs offered by the ins tute • Receive consul ng support and advocacy rela ng to the tasks and responsibili es of Commissioners and Directors. • Help advance common interests of members in accelera ng the implementa on of GCG. Membership Categories There are three categories of LKDI membership, namely Associate Member, Regular Member and Chartered Member, whose appoinment is based on the evalua on of the results of their directorship cer fica on exam, track-record, and interview with the Honorary Board of LKDI.
52
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan
Any membership category shall be maintained through the members’ ac ve par cipa on in con nuous professional educa on (CPE) program which is conducted by LKDI on a regular basis. Some CPEs are jointly conducted by LKDI and other professional ins tu ons. Associate Member • Senior Manager or same level under Director • Graduated IP2 Program • Following Con nuous Professional Educa on 8 credit per year for membership • Accept & sign Code of Conduct LKDI Member Regular Member • Director or Commissioner • Graduated IP2 Program • Following Con nuous Professional Educa on 8 credit per year for membership • Accept & sign Code of Conduct LKDI Member Chartered Member • Having experience as a Director and Commissioner more than 5 year • Good Track record • Graduate Interview by • Accept & sign Code of Conduct LKDI Member • Following Con nuous Professional Educa on 8 credit per year for membership Training & Cer fica on Ge ng the right board in place and making sure it works effec velly are fundamental for good corporate governance.
Pedoman E ka Bisnis Perusahaan
І
53
Komite Nasional Kebijakan Governance (Na onal Commi ee on Governance – NCG) Indonesia urges the importance and the urgency that corpora ons have such competent and skilled board, equipped with a strong internaliza on of GCG principles. To assure the same level of world class board pla orm, a well defined board training and cer fica on deemed necessary to s mulate and accelerate the change process of GCG internaliza on at corporate level. In that light, LKDI offers a specific training and cer fica on program leading to the crea on of the well trained and cer fied directors and or commissioners. For that purpose, a thorough and rigorous program has been developed worth a well brencmarked syllabus to several interna onal directors educa on and cer fica on program. LKDI believes that such a program will provide benefits toward the realiza on of GCG in Indonesia. CURRICULUM The curriculum is benchmarked against similar programs offered by some ins tute of directors in other countries, such as Australian Ins tute of Company Directors, Singapore Ins tute of Directors, UK Ins tute of Directors, and Philippine Ins tute of Directors. PROGRAM OBJECTIVES • To enhance the competence, credibility and effec veness of company’s directors and commissioners in leading the GCG adop on in their firm. • To sustain their knowledge through upda ng their skill with the latest development of principles, concept and best prac ces of GCG which are relevant to their role as director and commissioner.
54
І Pedoman E
ka Bisnis Perusahaan (PEBP)
• In a longer term, to develop and increase the standard of directorship professionalism to the interna onal or world class standard.