Appendice A

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Appendice

Attivazione Studio e clienti Studio 1.

2.

Contrattualizzazione Studio............................................. 1 Formalizzazione atto di affidamento a Infocert ................ 1 La marca temporale ........................................................................ 1 La firma digitale ............................................................................... 1

3.

Firme............................................................................... 2 Firma Digitale: ................................................................................. 2 Firma Digitale remota ...................................................................... 2 Firma grafo metrica ......................................................................... 2 Firma Semplice OTP ....................................................................... 2

4.

5.

Ingaggio del cliente dello Studio ...................................... 3 Conferimento del mandato per la conservazione ............ 3 Mandato di conservazione digitale .................................................. 3

6.

Distribuzione del manuale di conservazione a norma...... 3 Dpcm 3/12/2013 .............................................................................. 4 Manuale della conservazione .......................................................... 4

7.

Raccolta dati societĂ e utenti per la creazione delle sfere 4 Anagrafiche sfere utenti .................................................................. 4

8. Cartaceo Addio .................................................................... 5

F I L O S O F I A

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Appendice

F I S C A L E

1. Contrattualizzazione Studio Bozza contratto.pdf

Dati Studio.xlsx

Condivisa la proposta, le parti (FF – Studio) formalizzano la collaborazione attraverso la sigla del contratto.

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ropedeutico alle fasi successive è la contestuale raccolta dei dati dello Studio tramite la compilazione del file .

2. Formalizzazione atto di affidamento a Infocert Atto di affidamento.docx

Il Legale Rappresentante ovvero il Responsabile della conservazione dello Studio, al fine di svolgere il processo di conservazione, a generare il sistema di conservazione mediante formazione del pacchetto di versamento e ad incaricare InfoCert S.p.a. del servizio di conservazione, mediante sottoscrizione della documentazione contrattuale e l’invio a quest’ultima dei documenti oggetto di conservazione dovrà sottoscrivere l’atto di affidamento del procedimento di conservazione.

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La marca temporale

La Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell'Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).

La firma digitale

La firma digitale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell'Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).

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F I L O S O F I A

F I S C A L E

3. Firme Al fine di digitalizzare l’apposizione delle firme sui documenti sia da parte del/i titolare/i dello Studio sia da parte dei clienti dello Studio, la scelta potrebbe ricadere su tre metodologie alternative: Al fine di digitalizzare l’apposizione delle firme sui documenti sia da parte del/i titolare/i dello Studio sia da parte dei clienti dello Studio, la scelta potrebbe ricadere su tre metodologie alternative:

  Firma Digitale:

costituita da un dispositivo (smart card o chiavetta USB) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione, tramite il quale il titolare può firmare digitalmente i propri documenti.

Firma Digitale remota

tramite Mobile OTP: tramite una One Time Password si accede all’autenticazione online e l’accesso sicuro ai servizi di firma digitale online. Questo servizio aggira la necessità di utilizzo di token o smartcard fisici per l’accesso a servizi di firma digitale, cosa che rende gli OTP strumenti di autenticazione particolarmente indicati per i dispositivi mobili come gli smartphone o i sempre più diffusi tablet.

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Firma grafo metrica

come firma elettronica avanzata: una modalità di Firma Elettronica Avanzata che permette di acquisire alcuni dati biometrici del firmatario in modo di permettere la connessione firmatario-firma.

Firma Semplice OTP

per chi non è in possesso di servizi di firma digitale qui sopra richiamati prevede l’apposizione di una firma semplice supportata da un OTP per aumentare il grado di validità della soluzione. NB: il processo cosi non rappresenta un processo di FEA, quindi debole a livello legale ma comunque attuabile per alcune firme (vedi dichiarativi secondo me può valere)

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4. Ingaggio del cliente dello Studio Lo Studio dovrà comunicare singolarmente o massivamente l’adozione dello strumento FF ai propri clienti al fine di un corretto e trasparente rapporto professionale oltre che stimolarne l’utilizzo da parte del cliente stesso per le fasi di caricamento documenti, scambio corrispondenza e ricezione dichiarativi o documenti fiscali in genere.

5. Conferimento del mandato per la conservazione Il Cliente conferisce mandato allo Studio, affinché lo Studio provveda, direttamente o tramite un terzo soggetto dallo stesso individuato, ad emettere le fatture elettroniche alla pubblica amministrazione e ad imprese private “per conto” del cliente, e/o a conservare in solo formato digitale i documenti fiscali e non, così come da elenco allegato.

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Mandato di conservazione digitale

In alcune realtà è possibile prevedere una modalità di connessione ad Internet di Backup da utilizzarsi qualora la LAN aziendale avesse problemi o la qualità di trasmissione fosse scadente.

6. Distribuzione del manuale di conservazione a norma Come sancito dal DPCM del 3 dicembre 2013 all'art. 8, il manuale di conservazione deve illustrare “dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione” In caso di ispezione da parte delle autorità di vigilanza preposte, il Manuale dei processi documentali per la conservazione, permette un agevole svolgimento di tutte le attività di controllo.

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Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

  Dpcm 3/12/2013

In alcune realtà è possibile prevedere una modalità di connessione ad Internet di Backup da utilizzarsi qualora la LAN aziendale avesse problemi o la qualità di trasmissione fosse scadente.

Manuale della conservazione

In alcune realtà è possibile prevedere una modalità di connessione ad Internet di Backup da utilizzarsi qualora la LAN aziendale avesse problemi o la qualità di trasmissione fosse scadente.

7. Raccolta dati società e utenti per la creazione delle sfere Al fine della creazione delle Sfere, lo Studio dovrà raccogliere e fornire i dati relativi a: a) Clienti dello studio b) Utenti suddivisi su più livelli autorizzativi (Proprietario/Master User/Condivisione/Pratica AdE). c) Utenti dello studio d) Per ogni sfera indicazione del pacchetto di attivazione Cartaceo Addio (Conservazione a norma) attivare.

 Anagrafiche sfere utenti

In alcune realtà è possibile prevedere una modalità di connessione ad Internet di Backup da utilizzarsi qualora la LAN aziendale avesse problemi o la qualità di trasmissione fosse scadente.

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8. Cartaceo Addio Cconfigurazione della funzionalitĂ di conservazione a norma. Studio deve predisporre un documento per la configurazione dei pacchetti da attivare su ogni sfera e il relativo firmatario sia delle tipologie documentali e sia delle sfere (esempio una sfera puo avere due firmatari, uno per le fatture, uno per i libri. Oppure una due

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