CONSIDERAÇÕES INICIAIS O objetivo deste trabalho é esclarecer de forma concisa, os procedimentos básicos que nossos clientes devem adotar em suas operações fiscais, contábeis e de RH, a fim de organizar melhor sua documentação. A empresa que observar estas recomendações evitará a ocorrência de erros na realização de suas operações contábeis, evitando possíveis arbitramentos ou desclassificações, por parte do fisco, de documentos constantes de sua contabilidade; qualquer empreendedor sabe que um dos principais desafios que deve enfrentar para se firmar no mundo dos negócios é manter as suas contas sob controle.
DICAS PARA FORMALIZAÇÃO DO NEGÓCIO Para que seu negócio possa aparecer para o mercado de forma correta, é imprescindível que formalize sua atividade. Para isso, o Contador é o profissional mais indicado para lhe orientar e ajudá-lo nessa tarefa. Atualmente, há várias opções de formalização. Escolher bem, dentre as diversas formas de exercício de atividade empresarial, de composição de sociedades, de disponibilidade de capital ou exigências legais, é muito importante para o sucesso do seu plano de negócios. Dentre as formas de formalização, podemos destacar: • • • • • • • • •
Empreendedor Individual; Empresário Individual; Sociedade Limitada - LTDA; Empresa Individual de Responsabilidade Limitada – EIRELI; Sociedade Simples; Sociedade Anônima – S/A Cooperativa; Associações; Fundações, dentre outras;
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Para que a pessoa natural possa constituir em empresário, deverá ter Cadastro de Pessoa Física (CPF), em situação regular, junto à Receita Federal do Brasil. Em boa parte dos processos de constituição, as repartições exigem assinaturas eletrônicas. Para isso, o empresário terá que providenciar certificado digital tipo e-CPF. Antes de fazer qualquer investimento nas instalações e adequações, é importante consultar previamente, se o Imóvel que será sede da empresa encontra-se regular perante o município, principalmente quanto ao Habite-se e acessibilidade.
OBSERVAÇÕES SOBRE CONTROLE DE CAIXA E BANCOS/ ENVIOS DE DOCUMENTOS PARA O ESCRITÓRIO CONTÁBIL: Toda empresa necessariamente deve elaborar o seu CAIXA DIÁRIO e controle de suas contas bancárias. 01 - Movimento bancário deve vir acompanhado do Extrato mensal e do Controle Interno para conferência. 02 - Os débitos e créditos bancários que não sejam oriundos de depósitos ou cheques emitidos devem vir acompanhados dos avisos que identificam. 03 - Aumento de Capital Social em moeda corrente do País: deve ser feito o deposito bancário em nome da empresa, através de cheque da Conta Corrente do sócio nominativo à empresa, para bem caracterizar a operação junto a Receita Federal. 3.1 - Empréstimos de sócios deverão ser formalizados com recibos e contratos de mútuo (ou através de transações formais, tais como: TED/DOC ou cheque nominal). 04 - Não enviar à contabilidade documentos que não sejam pertinentes ao seu movimento operacional. 05 - Enviar toda documentação, até o 1º dia útil de cada mês subsequente para a contabilidade, haja visto que os prazos para entrega de informações e pagamento de impostos ao fisco municipal, estadual e federal são muito restritos. 06 - A inclusão das cópias de cheques e depósitos bancários no caixa tem a finalidade de vincular a documentação bancária com o caixa. 07 - Em 31/12 de cada exercício é obrigatório o levantamento e a escrituração no livro próprio (Livro de Registro de Inventário, “Manual ou Eletrônico”) da relação de mercadorias existentes em estoque na empresa, sendo que a mesma deverá ser enviada ao escritório até o dia 30/01 do ano seguinte, e que a mesma é de inteira responsabilidade da empresa. NÚCLEO DE CONTABILISTAS DAS ACIUB
PROCEDIMENTOS NA ÁREA ADMINISTRATIVA Quadro de Avisos: A empresa deverá manter a vista em seu quadro de avisos, para análise da fiscalização, os seguintes documentos: 01 - Licença de Funcionamento; 02 - Certificado de Regularidade emitido pelo Corpo do Bombeiro; 03 - Quadro de horário de trabalho (exceto empresa do Simples), se não houver um controle de ponto. (obrigatório p/empresa com mais de 10 funcionários); 04 - Placa indicativa do SIMPLES se for optante; 05 - Placa indicativa com telefone do PROCON; 06 - Manual do código de defesa do consumidor; Arquivo: A empresa deverá manter em seu arquivo os seguintes documentos: 01 - Contrato Social; 02 - Alterações Contratuais; 03 - CNPJ; 04 - Inscrição Estadual; 05 - Certidões Negativas (quando houver);
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06 - Termo de opção do SIMPLES (quando for o caso); 07 - Termo de opção de microempresa/empresa de pequeno porte (quando for o caso); 08 - Livro de Inspeção do Trabalho; 09 - Livro ou ficha de registro de empregados; 10 - Declaração de Impostos de Renda Pessoa Física e Jurídica do ano corrente (para cadastro em instituições financeiras); Observações: 01 - Em caso de ocorrer alteração em qualquer dado da empresa seja de sócio, de endereço, de capital etc., o escritório deverá ser informado, antecipadamente, a fim de que possa proceder com o devido registro junto aos órgãos competentes; 02 - Caso a alteração seja na mudança de endereço, a notificação é imediata, e a alteração deverá ser realizada no prazo máximo de 30 (trinta) dias; 03 - Caso haja aquisição de bens móveis, imóveis ou investimentos feitos em nome da pessoa jurídica ou pessoa física que participem da sociedade, o escritório contábil deverá ser consultado previamente, ou informado. 04 - Comunicar e enviar imediatamente para a contabilidade as intimações recebidas do fisco, registrando a data que a recebeu pelo Correio. 05 - Acompanhar a data de vencimento do alvará de funcionamento e solicitar ao Escritório Contábil com antecedência de 30 dias.
PROCEDIMENTOS NA ÁREA FISCAL 01 - É obrigatória a emissão de nota fiscal respeitando a normatização legal. 02 - Notas fiscais de vendas (destinações): 02.1- Primeira via (esta é do cliente); 02.2- Demais vias: 02.2.1 - Via Contabilidade (esta deverá ser arquivada em separado em ordem numérica crescente para remessa à contabilidade no primeiro dia útil do mês seguinte ao da ocorrência); 02.2.2 - Via Fisco (esta deverá ser arquivada); NÚCLEO DE CONTABILISTAS DAS ACIUB
02.2.3 - Via Fixa (esta deverá ficar anexada ao talonário); 02.2.4 - Exclusivamente para nota fiscal modelo-1 e 1A as vias fisco remetente e fisco destinatário deverão ser anexadas à primeira via. Independente da forma de emissão das notas fiscais ser em formulário ou eletrônica, é dever da empresa disponibilizar uma via ao cliente e guardar, pelo prazo prescricional, uma via ou cópia do arquivo eletrônico de cada documento emitido.
03- Deverão ser enviados ao escritório para os necessários registros e apuração dos impostos os seguintes documentos: 03.1 - Nota Fiscal de compra de mercadorias; 03.2 - Nota Fiscal de Venda de mercadorias ou cupom fiscal; 03.3 - Nota Fiscal de Prestação de serviços; 03.4 - Conhecimentos de transporte rodoviários CT-e; 03.5 - Relatório mensal com os números e datas das notas fiscais canceladas; 03.6 - Relação de estoque de mercadorias existentes: 03.6.1 - No último dia do mês para empresa que fecha balancete mensalmente; 03.6.2 - No último dia de cada trimestre (31/03, 30/06, 30/09 e 31/12), para empresas que fecha balancete trimestrais; 03.6.3 - No último dia do ano (31/12) para demais empresas. É necessário guardar também, os arquivos eletrônicos das notas fiscais de compras; Observações: 01 - Observar o prazo de validade das notas fiscais emitidas e recebidas; 02 - Seguir, rigorosamente, a ordem numérica e cronológica das notas fiscais de vendas; 03 - Guardar por cinco anos todos os talonários usados com a devida via fixa que deve ficar no talonário; 04 - Manter no talão todas as vias das notas fiscais canceladas; 4.1- Para orientação do correto cancelamento, ligar no escritório contábil. 05 - Informar, por escrito, quando houver retenção de tributos realizada nas notas fiscais por órgãos federais, fundações e autarquias, para evitar o pagamento em duplicidade dos impostos; estes documentos fornecidos pela fonte pagadora são de NÚCLEO DE CONTABILISTAS DAS ACIUB
suma importância para a emissão das Declarações e para a compensação de impostos devidos; 06- Encaminhar ao escritório anualmente, informes de rendimentos e retenção de IR na fonte sobre serviços prestados a outras pessoas jurídicas; 07- Enviar ao escritório notas fiscais de compras realizadas fora do Estado, que não tenham sido cadastradas para o recolhimento do I.C.M.S. antecipado, no dia seguinte ao seu recebimento, para que seja calculado o imposto devido; 08- Sempre enviar ao escritório contábil a primeira via das notas fiscais de compras; 09 - Para retenção na fonte do ISS, IRRF, PIS, COFINS, CSLL e o INSS nos pagamentos de serviços prestados por pessoa física ou jurídica quando couber. Consulte o escritório contábil.
PROCEDIMENTOS NA ÁREA CONTÁBIL Documentação a ser remetida à contabilidade para escrituração: Deverão ser enviados até o 1º dia útil do mês subsequente ao escritório, para escrituração, os documentos abaixo: ● Extratos, contratos, avisos bancários, aplicações e qualquer outro documento referente à movimentação financeira da empresa; ● Guias de todos os tributos e contribuições recolhidas. ● Recibos de aluguel, luz, água e demais pagamentos de despesas realizadas no mês; ● Duplicatas pagas e recebidas no mês; ● Recibos de salários, rescisões, pró-labore, férias, etc; ● Relação mensal de duplicatas a receber e a pagar; ● Extratos de cartões de créditos das vendas realizadas. Obs.: Anexar aos pagamentos efetuados, às respectivas cópias de cheques e/ou comprovantes de pagamentos bancários.
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PROCEDIMENTOS NA ÁREA PESSOAL Documentação a ser remetida à contabilidade para registro de funcionários. Documentação relativa à admissão de funcionário: 01 - Carteira Profissional; 02 - 01 Foto 3x4; 03 - Exame Medico Admissional; 04 - PIS; 05 - Cópia do CPF; 06 - Cópia da Carteira de Identidade; 07 - Cópia do Titulo de Eleitor (certificado de regularidade emitido via internet); 08 - Comprovante de Endereço; 09 - Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos ou inválidos; 10 - Cópia do Cartão de Vacina atualizado dos filhos com idade até Sete anos (após a admissão deverá ser apresentado nos meses de maio e novembro); 11 - Cópia da Certidão de nascimento ou casamento (do funcionário); 12 - Escolaridade (grau de instrução); 13 - Comprovante de frequência escolar para os filhos de 7 a 14 anos. (após a admissão deverá ser apresentado nos meses de maio e novembro); 14 - Cópia do Certificado de reservista; 15 - Cópia da Carteira de habilitação (Caso a função exija); 16 - PCMSO, PPRA e PPP (quando exigido).
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES PARA ADMISSAO DE FUNCIONÁRIOS 01 - Data de Admissão 02 - Salário Contratual 03 - Função 04 - Horário 05- Prazo de duração do contrato de experiência (mínimo 30 dias, máximo 90 dias; dentro deste prazo poderá ser prorrogado, Exe.: 30+30; 30+60; 45+45; 60+30; etc...), observar convenção coletiva e/ou CLT. NÚCLEO DE CONTABILISTAS DAS ACIUB
06 - Informações dos dependentes para IR (Nome, CPF e Data de Nascimento): Relação de Dependentes para Imposto de Renda 06.1- Companheiro(a) com o(a) qual o contribuinte tenha filho ou viva há mais de 5 (cinco) anos, ou cônjuge. 06.2 - Filho(a) ou enteado(a) até 21(vinte e um) anos. 06.3 - Filho(a) ou enteado(a) universitário(a) ou cursando escola técnica de 2º grau, até 24 (vinte e quatro) anos. 06.4 - Filho(a) ou enteado(a) em qualquer idade, quando incapacitado física e/ou mentalmente para o trabalho. 06.5 - Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a) sem arrimo dos pais, do(a) qual o contribuinte detém a guarda judicial, até 21 (vinte e um) anos. 06.6 - Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a) sem arrimo dos pais, com idade de 21 (vinte e um) até 24 (vinte e quatro) anos, se ainda estiver cursando estabelecimento de nível superior ou escola técnica de 2º grau, desde que o contribuinte tenha detido sua guarda judicial até os 21 (vinte e um) anos. 06.7 - Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a) sem arrimo dos pais, do(a) qual o contribuinte detém a guarda judicial, em qualquer idade, quando incapacitado física e/ou mentalmente para o trabalho.
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06.8 - Menor pobre, até 21 (vinte e um) anos, que o contribuinte crie e eduque e do qual detenha a guarda judicial. 06.9 - A pessoa absolutamente incapaz, da qual o contribuinte seja tutor ou curador. Observações: O empregado só pode iniciar o trabalho após realizar o exame medico, estar apto e a empresa efetuar o devido registro. Para apuração da folha de pagamento informar até o dia 25º dia de cada mês os adiantamentos (vale) a funcionário, os descontos de farmácia, plano de saúde, vale transporte, faltas, horas extras e outros para que os mesmos sejam informados nos holerites ou recibos de pagamento aos funcionários. O vale transporte não poderá ser pago em dinheiro (salvo em convenção coletiva de trabalho), a empresa deverá comprar o cartão nas empresas de transporte urbano da cidade, e entregá-lo ao funcionário mediante comprovante de entrega no final de cada mês para seu uso no mês seguinte. Na admissão será entregue no primeiro dia de inicio de trabalho. Se um funcionário sofrer acidente de trabalho, a empresa deverá, obrigatoriamente, cadastrar o “Comunicado de Acidente de Trabalho” - CAT junto ao INSS, no prazo máximo de 48 horas, a não informação gera multa para a empresa. Observar a data de base do aumento salarial estabelecido em Convenção Coletiva dos Sindicatos, pois a demissão com antecedência de 30 dias da data base gera multa para a empresa. Importante criar o controle de ponto eletrônico para controle do horário de trabalho. Para as empresas até 10 funcionários é facultativo, acima disso, obrigatório. Atentar para o excesso de horas extras (Não ultrapassar 2 horas dia)
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ESOCIAL ADEQUAÇÃO DAS EMPRESAS A NOVA REALIDADE PARA O SETOR DE PESSOAL E RECURSOS HUMANOS O eSocial é uma obrigatoriedade, por isso, empresas de todos portes e tamanhos deverão se adequar à legislação do novo projeto. Além das multas que citaremos abaixo, a primeira chama muito a atenção: no geral, as penalidades poderão aumentar os custos das empresas. Confiram quais as penalidades que poder ser aplicadas as empresas por parte do Governo no descumprimento das novas normas estabelecidas : 1. Folha de pagamento Dentre todos os subsistemas de Recursos Humanos afetados com o início do eSocial, certamente, está a folha de pagamento. Isso porque ela é composta por diversas variáveis que também sofrerão impactos do projeto e, com isso, passará a ter novas exigências. Empresas que não cumprirem com as mudanças e enviar o documento de acordo com as novas regras, poderão ser penalizadas com multas a partir de R$ 1.812,87. Isso quer dizer que empresas que ainda não possuem os processos automatizados terão mais chances de serem multadas, já que eles devem ser desenvolvidos em consonância. Quer saber mais sobre os impactos do eSocial na folha de pagamento? Acesse este artigo! 2. Férias Com o eSocial, a não comunicação das férias dos colaboradores, poderá gerar multa de R$ 170,00 por férias não comunicadas. 3. FGTS Assim como a RAIS, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) também será substituído pelo eSocial. Para as empresas que não efetuarem o depósito, deixarem de computar a parcela de remuneração ou efetuarem depois da notificação, poderão receber multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por colaborador. A reincidência poderá ser cobrada em dobro. NÚCLEO DE CONTABILISTAS DAS ACIUB
4. Não informar a admissão do colaborador Hoje, profissionais de Recursos Humanos utilizam o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para enviar, até o sétimo dia subsequente ao início das atividades do colaborador, as informações sobre a admissão. Com o eSocial, as mesmas informações deverão ser enviadas um dia antes do colaborador iniciar a executar suas tarefas na empresa. Caso o RH não informe a admissão do colaborador dentro do tempo estabelecido, poderá arcar com as penalidades previstas no artigo 47 da CLT, podendo gerar multas de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00, em caso de reincidência; e de R$ 800,00 por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte. Esta multa também poderá ser aplicada para a empresa que não assinarem a Carteira de Trabalho (CTPS). 5. Não informar alterações de contrato ou cadastros É responsabilidade do empregador informar alterações no contrato de trabalho e nos dados cadastrais de seus colaboradores, durante o período em que há vínculo empregatício. No eSocial, existe uma etapa denominada de saneamento dos dados dos colaboradores, que visa garantir que as informações dos colaboradores estejam sempre atualizadas e cumprindo as exigências do eSocial. A multa poderá ser de R$ 600,00 por empregado quando não forem informados os dados necessários para o seu registro.
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6. Deixar de comunicar acidente de trabalho Habitualmente, quando ocorrem acidentes de trabalho na empresa, é preciso transmitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) ao INSS, mesmo se o colaborador não precisar se afastar do trabalho. A partir do eSocial, o prazo para o envio da CAT será o mesmo, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do colaborador. As possíveis multas para o atraso ou por deixar de comunicar acidente de trabalho varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição, havendo apossibilidade de dobrar o valor em casos de reincidência. 7. Não realizar exames médicos O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é o resultado de diversos exames que todo colaborador precisa realizar antes de iniciar suas atividades na empresa. É preciso do ASO em diversos momentos da vida laboral, como na admissão, retorno ao trabalho, mudança de função, exames periódicos e demissional. O artigo 201 da CLT prevê que ao não realizar os exames, a empresa está sujeita à multa que é determinada pelo fiscal do trabalho, podendo ser de R$ 402,53 a até R$ 4,025,33. 8. Deixar de informar o colaborador dos riscos de seu trabalho O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento que as empresas devem possuir para consulta dos colaboradores. Nele, estão informações acerca dos agentes aos quais os trabalhadores ficarão expostos, como químicos, físicos e biológicos. E, dependendo do tipo de risco, o colaborador poderá ter direito à aposentadoria especial. Aqui, a empresa pode ter multas com a não aplicação das regras de segurança do trabalho e medicina do trabalho, como a utilização de EPI, EPC, ASO e exames, por isso, a empresa deve observar as regras previstas na Normas Regulamentaras do Ministério do Trabalho e ficar atenta com o PPRA, PCMO e LTCAT. NÚCLEO DE CONTABILISTAS DAS ACIUB
9. Não informar afastamento temporário do colaborador Toda vez que um colaborador se afasta do trabalho, gera impactos em seus direitos trabalhistas e previdenciários, além de suas obrigações tributárias. Não informar o afastamento temporário do colaborador sujeita a empresa a uma multa determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho. Comunicado aos Empresários O eSocial já é uma realidade. Não há mais como a empresa deixar de observar as mudanças culturais que deverão ser realizadas, especialmente no setor de Recursos Humanos. Por isso, mesmo que a gestão ainda não tenha se dado conta de tais consequências, todo profissional tem o dever de lembrá-lo e orientá-lo para que se possa organizar e adequar a empresa nos moldes da nova legislação Trabalhista e em conjunto com as obrigações do e-Social. Consulte seu Contador !
COMENTÁRIOS IMPORTANTES Para quem deseja manter a contabilidade de seu negocio sempre em ordem: Procure nunca misturar as finanças pessoais com as contas da empresa. Se você nunca teve problema com isso, provavelmente terá em algum momento da sua trajetória empresarial. Portanto, fique atento para não transformar tudo em um único caixa. Considerações necessárias para contratar um contador: É um profissional em quem você deve ter muita confiança, pois tem acesso a todos os números de sua empresa, inclusive faturamento, é preciso que você o considere como um parceiro, não como um intruso que esta bisbilhotando suas contas. Na hora de escolhê-lo, deve levar em conta características como honestidade e responsabilidade. Contabilidade malfeita resulta em multas e problemas diversos, tendo o fisco 05 (cinco) anos para fazer a cobrança, por isso não é aconselhável escolhe-lo pelo preço (mais barato) e sim pela qualidade do serviço. O barato pode sair caro!!!
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PAPEL DO CONTADOR O Contador, sempre foi um valoroso aliado dos empresários, atuando como controlador dos registros contábeis da empresa, e, através destes registros ordenados, poder fornecer ao empresário as mais variadas informações no tocante a custos, despesas, receitas, investimentos e outros. Jamais uma empresa se lança a algum novo desafio principalmente no tocante a investimentos e de seu crescimento, sem que antes se faça um orçamento que é elaborado com base nas informações contábeis, razão pela qual devem encontrar-se sempre atualizadas. Igualmente o contador como profissional, é um elemento de constante consulta e aconselhamento para o empresário, dado ao seu conhecimento dos volumes econômicos e financeiros da empresa da qual é o responsável por sua contabilização, tanto no aspecto simplesmente contábil, como tributário, financeiro, trabalhista e previdenciário. Quanto mais a economia avança, mais se exige dos contadores, por isso precisamos atualizar sempre nossos conhecimentos, pesquisando, participando de seminários e cursos de especialização, portanto: VALORIZE O SEU CONTADOR.
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Escritรณrios de Contabilidade:
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