Plan anticorrupción marinilla 2015 by Municipio de Marinilla

MUNICIPIO DE MARINILLA José Gildardo Hurtado Alzate Alcalde PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO VIGENCIA 2015

Marinilla ¡Nuestro Compromiso! Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: planeacion@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

PRESENTACION

La política pública de administración del riesgo adquiere vital importancia, a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, normas que reglamentan la elaboración anual de una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, con el propósito de garantizar la protección de los recursos públicos, la prestación oportuna y eficiente de los bienes y servicios, además de facilitar el normal desarrollo de las funciones de la entidad y promover el logro de sus objetivos. La elaboración de una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, se constituye en una herramienta gerencial que fortalece el accionar del Estado y de manera particular el desarrollo del nivel local. Para la formulación e implementación de esta estrategia, la Alta Dirección se compromete a fortalecer el marco conceptual y jurídico de la política y a promover los valores y principios en que se soporta la función pública, considerando las competencias, compromisos y motivación de cada uno de los servidores públicos, con el propósito de garantizar y mejorar la ejecución de los programas, procesos y procedimientos de manera oportuna y efectiva. En este sentido, el presente plan anticorrupción y de atención al ciudadano para el Municipio de Marinilla - Antioquia, ha sido construido con la participación y concertación de todas las dependencias y actores responsables de la garantía y protección de los de los recursos públicos y la prestación oportuna y eficiente de bienes y servicios; actores que mediante discusiones constructivas identificaron factores determinantes en la formulación de la propuesta, y que además definieron acuerdos sobre temas que afectan y benefician de manera directa la administración del riesgo en la práctica de la gerencia pública.

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto reglamentario 2641 de 2012 “por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de la gestión pública”, se describe a continuación la estrategia de lucha contra la corrupción y atención al ciudadano para el Municipio de Marinilla Antioquia, conforme a los lineamientos y estructura metodológica recomendada por la Secretaria de Transparencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en la cual se señalan los elementos conceptuales y técnicos de los compontes, riesgos de corrupción, racionalización de trámites, atención al ciudadano, rendición de cuentas y los estándares que deben cumplir las entidades públicas para las oficinas de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. El proceso de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de la política pública de administración del riesgo y atención al ciudadano, analiza en primera instancia el enfoque de las acciones de intervención y operación institucional propuestas para cada área o dependencia y responde además a los ejes problemáticos identificados en los antecedentes, diagnóstico y contexto estratégico de la Administración, articulado además, con la valoración del Plan de Desarrollo Municipal y los planes de acción de las diferentes secretarías, asesorías, divisiones y direcciones del Municipio. Acciones soportadas en la garantía y protección de los recursos públicos y la prestación oportuna y eficiente de bienes y servicios, orientados al desarrollo integral de la función administrativa. Por último, se valoran y evalúan los riesgos identificados y analizados por la política de administración, considerando los procesos, causas y opciones de manejo definidas por los servidores públicos y el equipo técnico; para finalizar con la presentación, aprobación y publicación de la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Diseñar, consolidar y aprobar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Municipio de Marinilla – Antioquia, Vigencia 2015.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS. • Determinar los criterios generales para la identificación, análisis, valoración administración y prevención de los riesgos de corrupción del Municipio, para la formulación del plan anticorrupción, permitiendo a su vez la generación de alarmas y la elaboración de mecanismos orientados a evitarlos. • Diseñar e Implementar la estrategia de racionalización de trámites, con el propósito de facilitar el acceso de la comunidad en general a los servicios que brinda la Administración Municipal. • Elaborar e implementar la estrategia de rendición de cuentas, como un mecanismo de control social, que comprende acciones de información, diálogo y evaluación de la gestión, buscando la transparencia de la Administración Municipal para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. • Fortalecer el mecanismo de atención al ciudadano, para mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Administración Municipal con el propósito de satisfacer las necesidades de la ciudadanía de manera oportuna y efectiva. • Implementar y evaluar los parámetros básicos que deben cumplir las dependencias encargadas de la gestión de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en la Administración Municipal.

VISIÓN

En el año 2016 Marinilla será un Municipio integrador de la región, que tendrá establecidos criterios claros para la ordenación del territorio, la recuperación de los recursos para la sostenibilidad ambiental, una comunidad en procesos de formación para el desarrollo integral, con una economía en permanente crecimiento privilegiando el agro y el emprendimiento empresarial, con confianza en la institucionalidad por medio de la recuperación de los valores humanos, con una infraestructura acorde para suplir las necesidades que demanda la población y una comunidad comprometida con su entorno para alcanzar unos niveles adecuados de un municipio saludable.

MISIÓN

La Administración Municipal de Marinilla, será entidad territorial cumplidora de sus deberes constitucionales y legales, facilitando la participación de la ciudadanía en las decisiones que los afectan (económicas, políticas, administrativas y culturales), manteniendo la integridad territorial, asegurando la convivencia pacífica, la vigencia de un orden justo, promoviendo la prosperidad general, fomentando los principios éticos y de responsabilidad social, minimizando las desigualdades y los riesgos sociales y económicos, fortaleciendo los procesos de planeación y presupuestación participativa para la construcción colectiva del territorio, que promueve procesos de calidad, comprometida en la atención eficiente a los usuarios, generando el desarrollo empresarial e impulsando un turismo como forma empresarial sostenible, orientados a elevar la calidad de vida de sus habitantes.

VALORES CORPORATIVOS

Honestidad: Es el valor que me mueve a actuar con rectitud, honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos de mi vida. Responsabilidad: La responsabilidad es la capacidad de responder por nuestros actos. Es una respuesta interna, de querer asumir las consecuencias de nuestros aciertos y desaciertos en cada decisión. Compromiso: Es ir más allá del simple deber, trascender la norma y lograr el deber ser. Lealtad: Es la actitud de fidelidad y respeto hacia las personas, las instituciones y la Patria. Respeto: Es actuar con preocupación y consideración hacia los demás reconociendo sus derechos. Transparencia: Es la claridad y limpieza constante en mis actuaciones, el no tener nada, que esconder y el poder mostrar lo que hago siempre y en cualquier lugar, con la cabeza en alto. Eficiencia: Es la capacidad de lograr, con mi trabajo, lo que me propongo sacándole el Máximo provecho a mis virtudes y capacidades. Pertenencia: Es identificarme con la Alcaldía Municipal de Marinilla, a la que Pertenezco, sintiéndome parte de ella y caminando en la misma dirección. Tolerancia: Es la capacidad de entender y aceptar las personas.

SOPORTE NORMATIVO

La Constitución Política. Incorpora y establece un conjunto de medios y estrategias necesarias para garantizar y hacer realidad el ejercicio de la rendición de cuentas y la transparencia de la función pública como un proceso que contribuye a la gobernabilidad. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, artículo 2 literal a). Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Artículo 2 literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. Ley 489 de 1998. Estatuto básico de Organización y funcionamiento de la administración pública. Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000. Directiva Presidencial 09 de 1999. Lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción. Decreto 1122 de 1999. Por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe. Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado que en el parágrafo del Artículo 4º señala los objetivos del sistema de control interno define y aplica medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones y en su Artículo 3º establece el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno que se enmarca en cinco tópicos valoración de riesgos. Así mismo establece en

su Artículo 4º la Administración de riesgos, como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4110 DE 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública- NTC-GP. Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI 1000:2005. Ley 1474 de 2011. Artículo 73, 76 y 78 establece que todas las entidades y organismos de la administración pública deben diseñar una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Decreto 2641 de 2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011. CONPES 3654 de 2010. Señala que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principio de buen gobierno. Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Decreto - Ley 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2573 de 2014. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. DECRETO No. 041de 2014- Municipal. POR EL CUAL SE CREA EL COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA Y ANTI-TRÁMITES.

Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 0103 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

MARCO CONCEPTUAL DEL PLAN

A continuación se definen los conceptos clave del presente plan, estos han sido extraídos de las “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República. Riesgo: “Medida de la variabilidad de los posibles resultados que se pueden esperar de un evento” Riesgo de corrupción: “Posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular” Riesgo Estratégico: “Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia”. Riesgos Operativos: “Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales”.

Riesgos Financieros: “Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así como su interacción con las demás áreas dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad”. Riesgos de Cumplimiento: “Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad”. Riesgos de Tecnología: “Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnología disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporte el cumplimiento de la misión”. Probabilidad: “Oportunidad de que algo suceda, medido o determinado de manera objetiva (basado en datos y hechos históricos) o subjetiva (bajo criterios de experiencia o experticia de quien analiza)”. Administración del riesgo de corrupción: “Identificar un conjunto sistemático de situaciones que por sus características pueden originar prácticas corruptas, tipificar, estimar, asignar”. Premisa del riesgo de corrupción: “¡Todos los actos de corrupción son inaceptables!” Impacto: “Resultado de un evento que afecta los objetivos. Un evento puede generar un rango de consecuencias, las cuales se pueden expresar cualitativa o cuantitativamente. Las consecuencias iniciales pueden escalar a través de efectos secundarios. Para el análisis propuesto, el impacto de la materialización de un riesgo de corrupción es único, por cuanto lesiona la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de las entidades y del Estado, afectando los recursos públicos, la confianza y el cumplimiento de las funciones de la administración, siendo por tanto inaceptable la materialización de un riesgo de corrupción”. Vulnerabilidad:” La expresión conceptual más sencilla para expresar el riesgo es R=A.V donde A=Amenaza, entendida como condición latente derivada de la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno…que puede causar daño...y, V: Vulnerabilidad entendida cono la susceptibilidad (Capacidad de ser modificado) (p. n.) o característica del elemento o grupo de elementos de ser dañados total o parcialmente por el impacto de la amenaza” Marinilla ¡Nuestro Compromiso! Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: planeacion@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.

Este componente establece los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción del Municipio, permitiendo a su vez la generación de alarmas y la elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos.

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Municipio de Marinilla. Misión: La Administración Municipal de Marinilla, será entidad territorial cumplidora de sus deberes constitucionales y legales, facilitando la participación de la ciudadanía en las decisiones que los afectan (económicas, políticas, administrativas y culturales), manteniendo la integridad territorial, asegurando la convivencia pacífica, la vigencia de un orden justo, promoviendo la prosperidad general, fomentando los principios éticos y de responsabilidad social, minimizando las desigualdades y los riesgos sociales y económicos, fortaleciendo los procesos de planeación y presupuestación participativa para la construcción colectiva del territorio, que promueve procesos de calidad, comprometida en la atención eficiente a los usuarios, generando el desarrollo empresarial e impulsando un turismo como forma empresarial sostenible, orientados a elevar la calidad de vida de sus habitantes. MEDIDAS DE IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS SEGUIMIENTO MITIGACIÓN Riesgos Proceso y objetivo

Causas

No .

DIRECCION DEL No dar a Conocer a Las personas os SISTEMA límites de las acciones y decisiones que Asegurar el puede tomar cada enfoque, la servidor de la operación y la entidad y mejora continúa contenidos del sistema en el Manual de integrado de Requisitos. gestión municipal No crear los

Descripción

Probabilidad de materializaci ón

Posible 1

VALORACI ÓN Tipo de control

Administraci ón de riesgo

Preventivo

Concentració n de autoridad o exceso de poder

Reducir el riesgo

Posible

Preventivo

Acciones

Socializar el manual de calidad y la estructura del sistema

Responsable

Representan N° de te de la socializaciones dirección y realizadas Comité SIGEM

Socializar con Alta

Indicadores

N°

SIGEM mediante la implementación de estándares y documentos base.

Escenarios y mecanismos pertinentes para que la información fluya adecuadamente por la entidad 2 y no crear o respetar los conductos regulares de comunicación Por 3 desconocimiento de los roles o funciones o por intereses creados

claridad los conductos de comunicación existentes

Ausencia o no uso de los Canales de Comunicación

Evitar riesgo

Extralimitació n de funciones Evitar riesgo posible

Desconocimiento de 4 los términos legales y de las consecuencias de la no respuesta, falta de idoneidad del funcionario, no se

Incumplimient os Legales de los términos establecidos para atender

Posible

preventivo

Preventivo

Evitar el Riesgo

el Hacer cumplir los conductos regulares de comunicación establecidos

dirección y la socializaciones oficina de realizadas comunicacio nes

N° de sanciones por incumplimiento hechos por la autoridad competente. Socializar las Alta N° de funciones de dirección, Socializaciones los representant realizadas el empleados, el e de la manual de Dirección, ética y Administraci manual de ón del calidad con talento respecto al Humano Sistema integrado de gestión de la entidad Reinducción Representan Reinducción y y te de la capacitación capacitación dirección realizada permanente del responsable de la oficina

Alta dirección y todos los servidores públicos

lleva control del tiempo de respuesta. Falta de criterio para Atender las Peticiones, Falta de claridad en la exposición de lo solicitado. Archivo deficiente de información que soporta la respuesta a las PRS Dificultad en la concertación de respuestas cuando son competencia de varias dependencias

los PQRS, o dar respuesta una respuesta no acorde o que no resuelva lo solicitado

de atención al ciudadano. Generación de alertas en la base de datos de radicación de Peticiones en la oficina responsable y en el programa definido Elaboración de guía o instructivo para dar respuesta dentro de los términos establecidos en la norma. Revisión o visto bueno de la respuesta emitida por parte del Jefe Inmediato.

Administrado r del programa Mejoramiso y responsable de la atención al ciudadana

N° de radicaciones y de alertas generadas.

Guía o instructivo elaborada Líder del proceso apoyo jurídico

Visto bueno ofrecido.

Cada jefe de subalterno Designación que proyecte hecha. respuesta Oficina

Designar un responsable de la consolidación desde inicio Poner a funcionar la oficina de atención al ciudadano La toma de 5 PLANEACIÓN decisiones muchas TERRITORIAL Y veces obedece a la DESARROLLO opinión particular MUNICIPAL. del directivo de turno y no al Direccionar el beneficio general de desarrollo la entidad. Municipal en el largo, mediano y Falta de corto plazo en lo interiorización de social, económico, los valores y territorial e principios institucional para éticos de algunos alcanzar la visión individuos que planteada en el inciden en la PBOT. planeación estratégica de la Entidad GESTIÓN DE LA Deficiente flujo de 6 INFORMACIÓN Y información de las

Se presenta cuando el nivel directivo establece planes, programas o proyectos que beneficien a terceros.

Procesos de comunicación

Evitar Reducir riesgo

Posible

Preventivo

posible

Preventivo

o Implementar Consejo de (Estrategias el estrategias de Gobierno implementadas apropiación / de Principios, Estrategias Valores y programadas) * Directrices 100 Éticas Realizar rendición cuentas.

Reducir

Funcionando Responsable de la atención de las PQRS con criterio de afinidad y disponibilida d. Alcalde Municipal

Realizar el difusión

Consejo de Rendición de de Gobierno Cuentas realizada

Líder de ( # solicitudes de Sistemas y de Difusión y

LAS COMUNICACION ES.

dependencias o insuficiente apropiación de las herramientas, métodos y directrices institucionales en materia de comunicación

Administrar y coordinar la información y las comunicaciones de la Administración Municipal para garantizar el buen uso, custodia y flujo de la información y comunicaciones Inadecuada generada y información de los recibida. servidores públicos, escasa apropiación de sus 7 responsabilidades y un funcionamiento inadecuado del Comité GELT

Precario proceso de administración documental, a insuficiente 8 capacidad espacial para el archivo y manejo de la

interna y pública incompletos, inadecuados o insuficientes,

Incumplimient o en los plazos, etapas, componentes y obligaciones de la estrategia Gobierno en Línea Deficiencia y retraso en la gestión de los documentos entrantes y salientes en la

riesgo

Evitar riesgo

posible

Preventivo

Reducir riesgo posible

preventivo

las solicitudes realizadas para los eventos y actividades del Municipio, solicitadas por los usuarios internos para el público interno y externo el Continuar concienciand o y Capacitando a los servidores públicos sobre la Cultura digital y la necesidad de la apropiación de GEL el Construir un plan para sistematizar la gestión documental

Comunicacio convocatoria nes y Asesor atendidas/ # Ejecutivo solicitudes de Difusión y convocatoria recibidas)*100

Líder de Sistemas y Comunicacio nesLíder de Talento Humano

(Niveles alcanzados / Niveles de cumplimiento de componentes GEL exigidos)*100

Secretaria de Gobierno y Líder de Sistemas y Comunicacio nes

Nro. De documentos gestionados/ Nro. De documentos recibidos

correspondencia y a insuficiente personal

DESARROLLO TERRITORIAL Y OBRAS

Administració n Municipal, incumplimient o de plazos y términos de la normatividad Reducir riesgo

Desprotección ante interrupciones en el fluido eléctrico y 9 discontinuidad en la conectividad a internet

Fallas en la continuidad de la atención a los usuarios, dificultades en el cumplimiento de los objetivos misionales de la Administració n Municipal e incumplimient o de las metas laborales de los servidores públicos

Falta mantenimiento preventivo

Vehículos fuera de Posible funcionamient

de 10 y

posible

el Realizar un estudio de las condiciones eléctricas del edificio principal de la Alcaldía para proceder a la Adquisición de plantas eléctricas

Secretario de Obras Públicas, Secretaria de Hacienda y Líder de Sistemas y Comunicacio nes

Plantas eléctricas adquiridas/ plantas eléctricas proyectados

preventivo

Preventivo

Realizar el Contrato Secretaria Contrato proceso de permanente de Obras vigente. contratación para la Públicas e Cronograma.

PÚBLICAS

correctivo.

para el mantenimie nto preventivo y correctivo de los vehículos.

Construir y Accidentes de mejorar tránsito infraestructura para el desarrollo Fallas Mecánicas municipal a través de la ejecución de proyectos estructurantes que permitan mejorar las condiciones de vida de nuestros ciudadanos

No se suministran 11 combustibles ni repuestos al parque automotor, expuestos a fallas mecánicas o parálisis de los mismos.

Falta de repuestos y combustible

Obras construidas 12 que no obedecen a las necesidades

Ineficaces metodologías Posible para la

Posible

Preventivo

atención del Infraestructu mantenimient ra o del vehículo. Programación de mantenimient o de los vehículos

Elaboración de un cronograma con programació n de los mantenimie ntos preventivos de los vehículos. Realizar el Contrato proceso de permanente contratación para el suministro de combustible y suministro de repuestos

Secretaria Contrato de Obras vigente Públicas e Infraestructu ra

Establecer Socialización Secretaria Socialización de estrategias, de los de Obras los proyectos a metodología proyectos a Públicas e ejecutar.

que exprese comunidad.

Inconformidades de la comunidad.

Retraso en el 13 cronograma de actividades para la ejecución del proyecto

Por escases de los 14 recursos y falta de gestión administrativa. Por falta personal.

Retraso en el 15 cronograma de actividades para la

identificación de necesidades de mejoramiento y desarrollo de proyectos de infraestructur a en el Municipio Impedimentos y obstáculos por parte de la comunidad para desarrollar Posible proyectos.

Insuficiencia de materiales y personal operativo Posible para la atención de daños presentados Impedimentos y obstáculos Posible por parte de

Preventivo

s y herramienta s de identificació n de necesidades de mejora y construcción de nueva infraestructu ra Sensibilizaci ón y explicación de los objetivos y beneficios con los proyectos a la comunidad objetivo Disponer de personal operativo para la atención de daños,

ejecutar.

Infraestructu ra

Socialización de los proyectos a ejecutar.

Secretaria Socialización de de Obras los proyectos a Públicas e ejecutar. Infraestructu ra

Personal disponible

Secretaria Obras en buen de Obras estado Públicas e Infraestructu ra

Sensibilizaci Socialización Secretaria Socialización de ón y de los de Obras los proyectos a explicación proyectos a Públicas e ejecutar.

ejecución proyecto

del

la comunidad para desarrollar proyectos.

Falta de planeación 16 y coordinación del COMGER

Falta de implementaci ón de proyectos que determinen Posible mecanismos preventivos de la gestión del riesgo Concentració GESTION DELOS No ejecutar los proyectos que n de RECURSOS necesitan autoridad: NATURALES determinada asignar comunidad rural. proyectos a Planear y 17 determinadas Posible desarrollar comunidades estrategias para la Desarrollar proyectos en protección, paracaídas para la recuperación y comunidad. conservación de los recursos naturales y el Soborno de Trafico de ambiente en funcionarios y/o influencias: sinergia con otras contratistas que Pérdida de Posible organizaciones y están facultados 18 recursos entidades que nos para suspender el naturales

Preventivo

de los objetivos y beneficios con los proyectos a la comunidad objetivo Elaboración plan de trabajo y cronograma del COMGER

Evitar riesgo Preventivo

Preventivo

ejecutar.

Infraestructu ra

Plan de Secretaria Plan de trabajo trabajo y de Obras y cronograma cronograma Públicas e Infraestructu ra

Elaborar en formas participativa el los proyectos de derecho ambiental.

Secretaria N° de de comunidades Agricultura y rurales que Ambiente participan

Atender oportunament e las quejas de la comunidad Secretaria

Informes elaborados identificando claramente el

permitan alcanzar mayores niveles de desarrollo económico, social y ambiental.

aprovechamiento ilegal de recursos naturales

Evitar Riesgo

Expedición de guías de movilización sin el cumplimiento de los requisitos y a mano.

trafico de influencias: Atentar contra la sanidad animal del país 19

No ajustarse a los lineamientos establecidos para la rebaja de impuestos establecidos en Acuerdo No. 12 de 2004

Presión políticosocial para la

Evitar Riesgo Posible

Trafico de influencias: Evasión de parcial del impuesto predial

Posible

Preventivo

Trafico De Influencias:

Posible

Preventivo

Evitar el riesgo

sobre de recurso aprovechamie Agricultura y afectado y la nto ilegal, Ambiente localización con elaborar coordenadas de informe y la infracción remitirlo a las autoridades Solicitar mensualment e el mantenimient o e informar oportunament e al ICA las inconsistencia s del sistema con los soportes y evidencias necesarias Asignar funciones a técnicos de reconocida idoneidad. Verificación de áreas de protección a través del SIG

Socializar los

Elaboración de informe mensual registrado y Secretaria remitido al ICA de con las guías Agricultura y que se Ambiente elaboraron a mano y las causas de falla del sistema.

Secretaria Certificados de expedidos por Agricultura y la Secretaria de Ambiente Agricultura y Ambiente

selección de beneficiarios en la ejecución de proyectos de protección ambiental de pozos sépticos y estufas eficientes.

Entregar a los amigos y conocidos como criterio único No ajustarse a los lineamientos establecidos para la 22 rebaja de impuestos establecidos en Acuerdo No. 12 de 2004

Que en la ejecución de proyectos de derecho ambiental no lleguen a las personas que realmente los necesitan

Trafico de influencias: Evasión de parcial del impuesto predial

Desconocimiento 23 Mal EN normativo, de direccionamie diagnósticos y de nto del Planes, programas sistema y de Dirigir, coordinar y y proyectos en la ejecución vigilar en el nivel salud del nivel local. de los planes, municipal el programas y sistema general proyectos de de seguridad salud a nivel social en salud municipal. mediante el desarrollo del plan

Reducir el riesgo

Posible

Preventivo

GESTIOIN MUNICIPAL SALUD.

Posible

Preventivo

requisitos que se deben cumplir para Secretaria ser de beneficiario y Agricultura y realizar visita Ambiente para verificación de cumplimiento del perfil

Asignar funciones a técnicos de Evitar el reconocida riesgo idoneidad. Verificación de áreas de protección a través del SIG Realizar un Ejecución del plan de plan de capacitación capacitación para el personal de la Secretaria de Salud del municipio, para llevarse a cabo en las reuniones

N° de socializaciones realizadas

Secretaria Certificados de expedidos por Agricultura y la Secretaria de Ambiente Agricultura y Ambiente

Secretaria de Salud

% de cumplimiento del plan de capacitación

territorial de salud para mejorar las condiciones de vida de la población.

Desconocimiento de 24 Baja gestión y las fuentes de ejecución de financiación y recursos para

Posible

Preventivo

de equipo de la Secretaria de Salud. De igual manera aprovechar las diferentes capacitacion es ofrecidas por el nivel nacional, departament al o municipal y direccionar al personal de acuerdo a su competencia , socialización de las capacitacion es externas con el equipo de la Secretaria de Salud. Realizar un Ejecución del Secretaria plan de plan de de Salud capacitación capacitación

% de cumplimiento del plan de

destinación de los recursos para el sector salud

el sector salud. Además posible destinación indebida de los mismos.

Amiguismo, e 25 Trafico de intereses influencias politiqueros que para la manejan algunas extralimitació personas n u omisión en la aplicación de las normas a las entidades del sector salud vigiladas por el Municipio.

Posible

Preventivo

para el personal de la Secretaria de Salud del municipio. Dar a conocer al equipo de la secretaria de Salud la normativida d que al respecto se expida. Aplicación de la normativida d vigente a las entidades del sector salud vigiladas por el municipio.

capacitación

Verificar que Secretaria todos los de Salud informes expedidos por la Secretaria de Salud tengan los controles y firmas de quien proyecta, firma y revisa

Numero de informes que se devuelven a los profesionales por el no lleno de requisitos y aplicación de la normatividad vigente.

Falta de control de 26 Suministro de la información y/o información análisis de la misma errada por por parte de los parte de los entes del sector entes del salud que le sector salud reportan a la encargados Secretaria de Salud de reportar a la Secretaria de Salud

Falta de control de 27 Reducción de la información y/o las análisis de la misma transferencias por parte de la de la Nación. Secretaria de Salud de los reportes que realiza al departamento, nación y superintendencia de salud. Desconocimiento de 28 Deficiencia en las normas y el manejo procesos en el documental y manejo documental de archivo y de archivo.

Posible

Preventivo

Verificación por parte de la Secretaria de Salud de la información suministrada por los entes del sector salud que le reportan Verificar los reportes por parte de la Secretaria de Salud Municipal antes de remitirse a otro ente estatal.

Revisión de Secretaria todos los de Salud informes que recibe la Secretaria de Salud

Numero de informes que se devuelven por inconsistencias o errores a los entes que le reportan a la Secretaria de Salud.

Revisión de Secretaria todos los de Salud informes que se remiten a los demás entes estatales.

Numero de informes que le devuelven a la Secretaria de Salud por inconsistencias o errores en los datos.

Realizar un Ejecución del Secretaria plan de plan de de Salud capacitación capacitación para el personal de la Secretaria de Salud del municipio

% de cumplimiento del plan de capacitación

Deficiente o 29 Investigación inoportuna y sanción por información a probables organismos que la fallos de los requieran organismos competentes

Deficiente inoportuna información ciudadanía

o 30 Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública.

Posible

Preventivo

Brindar información veraz, clara y oportuna a los organismos que la requieran y sean competente s. Brindar información veraz, clara y oportuna a la comunidad en general.

Verificación de la información a reportar

Secretaria de Salud

Numero de fallos en contra o sanciones por deficiente o inoportuna información

Verificación Secretaria de la de Salud información reportada a la comunidad

Número de quejas de los ciudadanos por la deficiente o inoportuna información suministrada

GESTIÓN EDUCATIVA Formular, desarrollar, administrar y evaluar las políticas, los planes, los programas y los proyectos del sector educativo del Municipio de Marinilla que propendan por la eficiencia, la cobertura, la calidad y la pertinencia educativa para la población local, dentro del marco de las competencias establecidas por las normas legales.

Reducción de las transferencias del S.G.P. por Inconsistencia entre mala la información de información población reportada al reportada por los MEN, lo que establecimientos afecta los educativos en el 31 ingresos para aplicativo SIMAT y inversión en la realmente calidad de la atendida en los educación. mismos.

Sanciones administrativa Inconsistencia entre s y fiscales la información de por parte de población los entes de reportada por los control. Ello establecimientos perjudica educativos en el 32 institucionalm aplicativo SIMAT y ente al la realmente Municipio e atendida en los individualmen mismos. te a los responsables.

Posible

Ejecutar correctamen te el cronograma trabajo para la verificación de la información Preventivo y Registro. correctivo Atender las observacion es de SEDUCA respecto de inconsistenc ias en el SIMAT Ejecutar correctamen te el cronograma trabajo para la Preventivo y verificación correctivo de la información Registro.

Verificación Administrado Informes de periódica de r del SIMAT SEDUCA sobre los registros consistencia de del SIMAT la información reportada

Verificación Administrado Informes de periódica de r del SIMAT SEDUCA sobre los registros consistencia de del SIMAT la información reportada.

Atender las observacion es de

Conformidad con la asignación de recursos del S.G.P. para calidad.

Desescolariza -ción de estudiantes en los Centros e Ausencia temporal instituciones de docentes en los educativas, lo centros e 33 que reduce instituciones los días educativas hábiles efectivos del calendario académico.

Perjuicio a los padres de familia por la ausencia de Ausencia temporal clases de sus de docentes en los hijos, lo que centros e 34 genera instituciones inconformidad educativas de los padres de familia y afecta el ambiente institucional.

Posible

Preventivo

SEDUCA respecto de inconsistenc ias en el SIMAT Recordar a los responsable s internos y externos del envío de los reportes de novedades de docentes para tramitar su reemplazo ante SEDUCA.

Buscar las incapacidad es o novedades administrativ as y Preventivo y tramitarlas correctivo inmediatam ente ante SEDUCA para el reemplazo de

En reuniones Secretario periódicas de de rectores y Educación Microcentro

Actas de reuniones con los docentes.

Tramitar ante SEDUCA proyecto de reemplazo de docentes por novedades del servicio.

Copia de proyectos reemplazo docentes.

los de de

Verificar con Secretario SEDUCA el de proceso de Educación reemplazo de docentes cuando se produzcan las vacantes.

Copia de proyectos reemplazo docentes.

los de de

Correos electrónicos

docentes. Insuficiencia de bienes y servicios para os No planificación establecimien adecuada de los tos suministros de educativos y, bienes y servicios consecuente para los mente, establecimientos 35 afectación del educativos, de servicio acuerdo con las educativo por apropiaciones falta de presupuestales. insumos para el servicio educativo.

Falta de control de 36 Pérdida de inventarios por bienes en los parte de los centros e directivos docentes instituciones y de las Secretarías educativas, lo de Educación y que deriva en Hacienda. detrimento patrimonial para el Municipio, así como en la merma de

Establecer con los CER y las I.E. los requerimient os de bienes y servicios al iniciar cada año.

Posible

Hacer plan de Secretario compras en de los términos Educación establecidos por la ley.

Tramitar la adquisición de bienes y Preventivo Buscar el servicios en el apoyo de los tiempo establecimie oportuno. ntos educativos con sus Fondos de servicios educativos. Demandar Hacer de los seguimiento directivos anual a los docentes la inventarios de actualizació los CER y las Preventivo y n IE, mediante correctivo permanente la de los confrontación inventarios in situ de los de las registros instituciones documentales educativas y con los

Secretaria de Educación

Registros solicitudes bienes servicios.

de de y

Contratos suministro bienes y prestación servicios

de de de de

Registros inventarios.

Actas d revisión Secretaría de inventarios de Hacienda

Directivos

capacidad de prestación del servicio educativo por falta de bienes para éste.

DESARROLLO Falta De 37 ARTISTICO Y Mecanismos De CULTURAL Seguridad Para La Preservación Del Ejecutar Material programas y Bibliográfico proyectos

La no existencia de mecanismos que permita la seguridad del inventario del material

los centros bienes. docentes educativos. Revisión de las compras de bienes con recursos de los Fondos de servicios Educativos para verificar su inclusión en los inventarios de los CER y las IE.

Posible

Implementar códigos de barra o Preventivo y schip de correctivo seguridad a la entrada a la biblioteca

Exigir paz y salvo a los docentes cuando se trasladan de un CER o de una I.E. a otro establecimien to educativo. Verificación periódica de los códigos de barras o de los schip

Delegado para administrar los códigos de barras

Paz y salvos

La no perdida de libros y elementos de la Biblioteca pública municipal

tendientes al desarrollo cultural y patrimonial, buscando la democratización de acceso a bienes culturales y artísticos y de información que contribuya a fomentar la identidad, el sentido de pertenencia del municipio, así como respetar la diversidad, impulsar la salvaguardia, protección, conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural material e inmaterial.

Falta De Un Plan 38 De Curaduría Y Restauración Del Material Bibliográfico

Falta de espacios 39 técnicamente acondicionados para el desarrollo de los procesos artísticos y culturales

bibliográfico existente en la Biblioteca pública municipal, lo que conlleva a un procesos disciplinario No existe un plan dentro de la Biblioteca pública municipal que permita la curaduría y restauración del material bibliográfico Es evidente la falta de espacios para la gran demanda de los diferentes grupos artísticos y culturales del Municipio

pública municipal Registro.

Posible

Desarrollar un plan de curaduría y preservació n del Preventivo y material correctivo bibliográfico con el apoyo del Instituto de cultura y patrimonio de Antioquia Gestionar otros espacios de propiedad de la administraci Preventivo ón municipal que permita e desarrollo de las actividades artísticas de los grupos

Realizar permanentem ente la supervisión del material bibliográfico, y clasificándolo s de los ya curados y restaurados

Auxiliar de la I Biblioteca pública Nro. de libros municipal curados y restaurados

.Optimizar los Secretario Satisfacción de espacios de de Cultura y los grupos acuerdo a las turismo artísticos necesidades existentes de los grupos

Falta de un plan de 40 curaduría y restauración de piezas históricas y arqueológicas

Falta De Un Plan 41 De Capacitación En Normatividad Cultural

CONVIVENCIA Y Desconocimiento 42 CULTURA del usuario sobre CIUDADANA los alcance de la institución Atender las conductas que alteran el orden

No existe un plan de curaduría definido para la restauración de las piezas histórico y arqueológicas lo que puede llevar a un detrimento patrimonial

Falta de capacitación de los funcionarios de las secretaria de cultura y turismo Exigir resultados que la institución no puede cumplir por norma

Posible

del municipio de marinilla. Desarrollar un plan de curaduría de piezas historias y arqueológic as con el Preventivo y Instituto de correctivo cultura del patrimonio de A o con el museo de la universidad de Antioquia Desarrollar un plan de capacitación en cultura Preventivo

Preventivo

Información al ciudadano frente a los alcances de la ley

Clasificar las pieza históricas y arqueológica que evidencien hongos y bichos que puedan afectar las otras colecciones patrimoniales

Director del Nro. de pieza museo curadas y histórico y preservadas. arqueológico

Evaluaciones Secretario permanente de cultura de con el personal sobre las leyes de cultura Utilizar medios escritos, electrónicos y otras de comunicación para informar

Número de funcionarios conocedores de las leyes que rigen el sector cultural.

Personal Nº personas encargado informadas de ejecutar el proceso de convivencia y cultura

público, los conflictos familiares, logrando la articulación entre las autoridades mediante acciones de prevención, intervención, y regulación con el fin de garantizar los derechos humanos y mejorar la convivencia, cultura y seguridad ciudadana.

Mala administración 43 de la documentación

Falta de sentido de 44 pertenencia

45 Inadecuada comunicación entre instituciones

Incumplimient o en las responsabilid ades en la atención de los usuarios

Mala atención a los usuarios por estancamient o en los procesos

Posible

Preventivo

Inoportuna atención a los usuarios Posible

Preventivo

Seguimiento constante al manejo de la documentaci ón y capacitación frente al mismo tema. Plan de sensibilizaci ón a todos los servidores públicos que atienden usuarios Estrategias de articulación y comunicació n entre las instituciones .

de manera constante al ciudadano frente a los alcances de la ley Ejecución del plan de capacitación. Evaluación periódica a los procesos y la documentació n de los mismos. plan de capacitación a los servidores públicos que atienden usuarios Reuniones periódicas entre las instituciones.

De todo el Capacitaciones personal realizadas por capacitaciones programadas

Talento Humano

Todos los funcionarios encargados de atender a los los usuarios

Utilizar medios existentes para mejorar

ciudadana

Numero de capacitaciones realizadas, por el número de capacitaciones programadas

Personas atendidas personas remetidas

por

la articulación Cambio normatividad

de 46

Conflicto de competencias Posible

Insuficiente 47 personal para atender la demanda

GESTIÓN DE TRÁMITES

Por falta de conocimiento de la dependencia Consolidar y encargada de mantener mantener actualizada la actualizados dichos información trámites. relacionada con los trámites que se realizan en la Entidad para darla a conocer a la comunidad de manera oportuna y controlar el cumplimiento de Intereses los requisitos en la personales de los

Disminución de la capacidad de respuesta frente a la demanda de los usuarios

Posible

Preventivo

Publicación de tramites sin actualizar

Tráfico de influencias

Posible

Preventivo

Formación permanente frente a las normas y articulación entre las instituciones Aumentar el recurso humano y optimizar el existente

Mediante Asesoría acciones de externa capacitación y formación constante

Numero de capacitaciones programadas por número de capacitaciones asistidas

Dotar del Administraci personal ón a través requerido de Talento para Humano satisfacer la demanda

Número de personas atendidos por número de personas satisfechas

Adopción de adecuados procesos evaluativos internos a la luz de la normativida d vigente

Permanente y adecuada capacitación al personal

Verificación permanente y estricta de los procesos

Revisión aleatoria para verificación de normas actualizadas

Jefes de las Personal diferentes capacitado dependencia s coordinan con oficina de talento humano

Equipo de mejoramient o del proceso de gestión de trámites Estricto Sensibilizació Jefes de las cumplimento n frente a las diferentes

Requisitos cumplidos de acuerdo a la norma

Listados de asistencia a

realización de funcionarios en los dichos trámites. trámites que se adelanten.

de manual de trámites y términos de ley.

Intereses y beneficios Económicos

Verificación permanente del cumplimient o de la norma, manual de trámites y términos de ley

Intereses y beneficios políticos. Intereses y beneficios personales

Amistad o 50 animadversión entre los funcionarios y destinatario del posible servicio Manipulación indebida de requisitos y cumplimiento de los mismos.

Adecuada verificación de los informes que soportan las decisiones Direccionamie nto de beneficiarios

Posible

Preventivo

Verificación permanente del cumplimient o de la norma, manual de trámites y términos de

implicaciones éticas, morales, sociales y jurídicas relacionadas con el desempeño como servidor público.

dependencia s coordinadam ente con oficina de talento humano

Permanente control.

Sensibilizació n frente a las implicaciones éticas, morales, sociales y jurídicas relacionadas con el desempeño como servidor público. Permanente control

capacitaciones y sensibilización relacionados con el tema

Cero requerimientos disciplinarios a funcionarios.

Jefes de las diferentes dependencia s coordinadam ente con oficina de talento humano

Listados de asistencia a capacitaciones y sensibilización relacionados con el tema Cero requerimientos disciplinarios a funcionarios.

ley

Intereses personales, económicos y políticos

Intereses personales económicos y políticos

Imposibilitar el otorgamiento de una licencia o permiso

Ofrecimiento de dádivas para la obtención del servicio requerido, sin el cumplimiento del requisito.

Posible

Preventivo

Verificación atenta de los asuntos a cargo de cada funcionario velando por el cumplimient o de los términos, de la norma, y manual de trámites

Sensibilizació n frente a las implicaciones éticas, morales, sociales y jurídicas relacionadas con el desempeño como servidor público.

Permanente control Sensibilizació Verificación n frente a las atenta de implicaciones los asuntos éticas, a cargo de morales, cada sociales y funcionario jurídicas velando por relacionadas el con el cumplimient desempeño o de los como servidor términos, público. de la norma, y manual de Permanente trámites control

Listados de asistencia a capacitaciones Jefes de las y sensibilización diferentes relacionados dependencia con el tema s coordinadam Cero ente con requerimientos oficina de disciplinarios a talento funcionarios. humano

Listados de asistencia a capacitaciones Jefes de las y sensibilización diferentes relacionados dependencia con el tema s coordinadam ente con oficina de talento Cero humano requerimientosd isciplinarios a funcionarios.

ADMINISTRACIÓ No se verifica la 53 N DEL TALENTO idoneidad y fuente HUMANO de los títulos acreditados y Vincular a la demás requisitos. administración Municipal personal competente, de acuerdo a los Poca voluntad 54 requerimientos y política, perfiles de los insuficientes cargos, para recursos garantizar el económicos cumplimiento de los requisitos de la Desconocimiento de 55 comunidad y del la normatividad sistema del vigente. Trafico de SIGEM. influencias

Mala digitación de 56 novedades de nomina

Seleccionar y vincular personas, sin el cumplimiento de requisitos

Incumplimient o en la ejecución del plan de capacitación institucional No reconocimient o a los derechos de carrera de un funcionario

Posible

Preventivo

Error en liquidación de la nomina Posible

Preventivo

Implementa ción de los formatos establecidos

Solicitar verificación a las entidades que emiten o certifican los títulos de estudio, entre otros Establecer Ejecución del un plan de plan de capacitación capacitación. para cada dependenci a Dar Mayor control cumplimient en la o a los Comisión de requisitos personal. exigidos por Revisión la ley 909 de desde 2004. gobierno sobre encargos, comisiones y demás. Revisión de Solicitar a los la nómina y diseñadores cada una de del software, las aplicaciones novedades para evitar reportadas errores de nomina

Líder de Elaboración de Programa, lista de chequeo talento humano

Secretaría de Gobierno

% de cumplimiento del Plan de Capacitación

Secretaría de Gobierno, talento Humano

% de funcionarios que cumplen cabalmente con los requisitos

talento humano

Verificación del 100% en las colillas de pago

GESTIÓN DE BIENES MUNICIPALES Proporcionar y mantener los recursos físicos necesarios para satisfacer las necesidades de la Administración.

Falta de control de 57 los inventarios Detrimento personales de los del patrimonio funcionarios Municipal.

Despilfarro por 58 parte de los funcionarios, de los recursos del Municipio.

Posible

preventivo

Realizar proceso contratación conformidad la ley.

Inadecuada identificación de la modalidad de contratación el de de con

Contratación Secretaria de personal de Hacienda para actualizar el inventario

Revisiones aleatorias cada 3 meses. Control en la Entregar entrega y elementos para uso de los funcionamiento suministros de acuerdo al histórico y a la revisión hecha de elementos existentes en las dependencias

Detrimento del patrimonio Municipal.

Falta de planeación y políticas que concienticen a los funcionarios en cuanto al cuidado de los recursos públicos.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Actualizació n de los inventarios y revisiones aleatorias trimestrales

Secretarios de despacho y secretaría de Hacienda

Inventarios actualizados/ total de responsables de inventarios

Suministros adquiridos/recur sos con que cuenta cada dependencia

Visitar las dependencias para revisión de elementos de oficina y detectar necesidades

59 Corrupción. No se identifica adecuadamen te la modalidad de contratación en el estudio

Posible

Preventivo

Capacitació n permanente Acompañam iento y revisión de estudios previos.

Revisión formal de los requisitos entre ellos la modalidad de contratación.

Comité de El 100% de los Contratación estudios previos que ejecuten recursos se socializan en el comité de contratación.

previo, por falta de claridad del proceso. Criterios poco claros y razonables para la selección de oferentes

60 Corrupción. No se tienen criterios razonables y proporcionale s en la selección del oferente, Casi seguro

Exigir requisitos innecesarios para la presentación de una propuesta.

Preventivo

Corrupción. 61 Solicitar requisitos innecesarios como visitas o vigencia de documentos con fechas desproporcion

Posible

preventivo

Se deben establecer criterios claros para la selección del oferente razonables con el objeto y el valor del contrato. Para lo cual se deberán sustentar en el estudio previo y ante el comité de contratación Prohibir visitas obligatorias como requisito habilitante para la presentació n de un oferta dentro

Todos los Secretarios de Despacho, asesores y lideres.

Establecer los criterios en el Manual de contratación.

El 100% de los criterios de selección del oferente se socializan en el comité de contratación.

Secretaria Manual de Gobierno, ajustado. Profesional Universitaria Abogada y Asesoría Jurídica Externa.

adas.

No verificar todos los documentos que 62 se anexan en la propuesta o hacerlo de manera parcial.

Propuestas que no ingresen por el archivo municipal

No verificar todos los documentos que acompaña la propuesta con el fin de beneficiar a un tercero.

Propuestas que no ingresan por

Posible

preventivo

Posible

preventivo

y demás requisitos que no sean necesarios dentro del manual de contratación , al igual que establecer un criterio razonable para el requisito de las fechas de expedición de los documentos Quien elabora la evaluación debe verificar absolutame nte todos los requisitos dejando la evidencia en la evaluación. Todas las invitaciones publicas

Cada Quienes evaluador evalúan debe propuestas diligencia adecuadamen te evaluaciones de acuerdo a su área

Formatos de evaluación bien diligenciados.

Circular informativa recordando

El 100% de las propuestas ingresan por la

Secretarios, asesores, lideres.

el archivo y se reciben en las dependencias

Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en los ordenadores del gasto

Presentación de propuestas sin foliar.

64 Exceso de carga laboral que posibilite la rigurosidad en la supervisión de los contratos y cumplimiento efectivo del objeto contractual. 65 No presentar propuestas foliadas, lo que posibilita incluir un documento no

deberán indicar que las propuestas deben ingresar por el archivo municipal

Posible

preventivo

Preventivo

que todas las propuestas deberán ingresar a través del archivo municipal con su respectivo radicado, además de indicase en las invitaciones y pliegos de condiciones. Levantar un Realizar procedimien Manual de to de supervisión. supervisión de contratos Contratar con mayor apoyos rigurosidad externos para esta labor

Se debe incluir en las invitaciones y pliegos de condiciones que las

Formato de recibo de propuesta donde se evidencie el número de

Profesional Universitaria de archivo.

ventanilla única, la profesional Universitaria de archivo diligenciara formato de recepción de propuestas.

Secretaria de Gobierno Profesional Universitaria Abogada;

Manual realizado, contratos realizados.

Dependenci a que lidere el proceso.

Formatos diligenciados y propuestas foliadas.

entregado inicialmente.

GESTIÓN DE FINANZAS PÚBLICAS

Posible 66 desconocimiento o presión para incluir Gastos no autorizados legalmente

Planificar la gestión financiera del municipio en el largo, mediano y corto plazo y administrar los recursos financieros, la gestión de los ingresos y recursos, administración Presión por parte de 67 presupuestal y un directivos

propuestas deben estar foliadas al igual que en la apertura de propuestas en las actas de cierre, se debe dejar constancia del número de folios o si la propuesta están sin foliar.

Inclusión de gastos no atizados en el presupuesto

Posible

Preventivo

Evitar riesgo

Inversión dineros

Posible

Preventivo

Evitar riesgo

folios o si la propuesta no se encuentra foliada.

Realizar un riguroso análisis jurídico de los soportes legales de cada renglón el de gastos en el presupuesto, antes de ser aprobado por parte del concejo Municipal el En las disposiciones

Secretario de hacienda y auxiliar de presupuesto

Total de gastos no autorizados detectados/ total de rubros presupuestales de gastos

Alcalde y Total de gastos Secretaria no autorizados

efectivo sistema contable, para garantizar la operación de los procesos y el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal y el PBOT.

públicos en entidades de dudosa solidez financiera a cambio de beneficios indebidos para servidores públicos encargados de su administració n

Presión por parte de directivos o 68 secretarios de despacho

Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica

Evitar riesgo Posible

Preventivo

generales del presupuesto que se presenta cada año ante el concejo municipal, en el manejo de excedentes de liquidez poner la restricción que el municipio solo podrá manejar los recursos en entidades con calificación AAA El comité de contratación y en especial la parte jurídica el y los encargados del presupuesto deben estar muy atentos con todos los estudios previos

de Hacienda detectados/ total de rubros presupuestales de gastos

Rubros afectados que no corresponden Secretaría con el objeto del de Gobierno; gasto/total jurídica y rubros secretaria de presupuestales hacienda

Desconocimiento de la norma y presión 69 para realizarlo

Realizar modificacione s presupuestale s sin tener autorizacione s para hacerlo

Posible

Preventivo

Por amiguismo o 70 presión de un

Manejar recursos

Posible

Preventivo

Evitar riesgo

haciendo especial énfasis en los objetos a contratar con la destinación del rubro presupuestal, según su fuente de financiación. Alcalde y secretario de hacienda deben estar muy atentos al momento de aprobar el presupuesto el para que en las disposiciones generales queden incluidas todas las autorizacione s necesarias para la ejecución del presupuesto. el Expedir reglamentació

Modificaciones presupuestales realizadas sin tener autorización/ Total de modificaciones al presupuesto Alcalde y Secretario de Hacienda

Alcalde

Recursos monetarios

superior

Por desconocimiento o no querer acatar las normas al respecto 71 violando el principio de universalidad presupuestal

EVALUACIÓN CONTROL

Y Tener aprobado un 72 programa de auditorías con Verificar el planeación cumplimiento de deficiente, y falta de los objetivos del tener una oficina de

monetarios por fuera de la tesorería Municipal, que provengan de servicios ofrecidos por la Administració n Municipal o no entregarlos oportunament e en la tesorería. Retardar injustificadam ente el pago de una cuenta para beneficiar a un particular, teniendo que pagar intereses moratorios No realizar completament e el Programa de Auditorías, tanto de Control

n relacionada con la recepción de dinero por fuera de la tesorería municipal o entidades autorizadas para ello

Evitar riesgo Posible

Posible

Preventivo

manejados por fuera de la tesorería y entidades autorizadas /total de recursos monetarios manejados por la tesorería municipal.

Cuentas pagadas intereses el Dar estricto mora/total cumplimiento Secretaria cuentas a la forma de de hacienda pagadas pago pactada y tesorero en el contrato.

Planear las auditorias anuales que tenga en cuenta las limitaciones

Plan de auditorias Bien planeado y estructurado con base en

con de

Líder del No. De proceso y auditorías Control programas / No. Interno De auditorías realizadas

sistema SIGEM

del control interno con insuficiente personal o poco idoneo

Auditores sin suficiente reinducción actualización normativa procedimental

Falta receptividad apertura en auditados

la 73 y y

de 74 y los

Interno como las de Calidad; dejando sin controles algunos procesos o procedimiento s de la admon Auditorias que no permiten la retroalimentac ión del sistema, que no permiten analizar las debilidades y fortalezas y los objetivos trazados por la entidad.

Que el auditado se niega a entregar información o la oculta total o parcialmente de forma mal

numéricas y el estudio de de puntos a idoneidad evaluar del personal

Posible

Preventivo

Capacitar y preparar los auditores a través de inducciones, reinduccione s y talleres que les permitan adquirir el conocimient o suficiente para realizar las auditorias Preparar a todos los servidores públicos para que entiendan que es una auditoria, cuanto

Plan de Representan No de capacitación te de la capacitaciones dirección y el programadas / coordinador No de del sistema capacitaciones realizadas

Emplear espacios en las reuniones administrativa para sensibilizar e interiorizar en el funcionario publico el

Representan te de la dirección, el coordinador del sistema y los líderes en los grupos de mejoramient

No de charlas realizadas en búsqueda de un mejoramiento continuo.

intencionada

Auditores sin suficiente reinducción actualización normativa procedimental

la 75 y y

Desprestigio de los auditores por la ineficiente ejecución de las auditorias

Posible

Preventivo

puede mejorar la labor que desempeña n y mejorar el funcionamie nto de la administraci ón municipal Capacitar y preparar a los auditores para el correcto desempeño en las auditorías.

valor o continuo. agregado que puede aportar toda auditoria para el mejoramiento continua de nuestras funciones Sensibilizar a los auditores sobre la permanente necesidad de capacitación y actualización normativa

Representan te de la dirección, el coordinador del sistema y los líderes en los grupos de mejoramient o continuo.

No de charlas programadas / No de charlas realizadas

ATENCION INTEGRAL GRUPOS POBLACIONALE S VULNERABLES

Tráfico influencias

de 76

Mal manejo de la información

Establecer Mala clasificación directrices e del Sisben. implementar estrategias para la atención integral de grupos poblacionales vulnerables en concordancia con las políticas públicas vigentes para el mejoramiento de su calidad de vida.

Intereses 77 particulares, esconder realidades, mostrar realidades que no son

Las acciones de restablecimie nto de derecho no llega a quien reamente lo necesita

Reducir riesgo

Posible

Reportar información errada con respecto a las coberturas de las programas.

Preventivo

Reducir riesgo

posible

Preventivo

el Aplicación de Profesionale los criterios s de cada de selección área de beneficiarios.

Conservación de los documentos del beneficiario.

Brindar Informes información veraz, clara y Profesionale oportuna a la s de cada comunidad en área Revisar todos general. los apoyos sociales y Cumplir con Grupo de ajustarlos el mejoramient procedimiento o continuo establecido Listados de para cada todos los actividad de Profesional beneficiarios restablecimie de cada área que reciben el nto de apoyo social derecho el Mantener Responsable Base de datos y bases de de entrega o listados datos con de acciones actualizados información de real. restablecimi ento de Llevar derecho controles claros sobre las entregas

DESARROLLO ECONÓMICO Y PRODUCTIVO: Promover el desarrollo económico equitativo, mediante la formación, creación, fortalecimiento y consolidación del sistema productivo que mejore la competitividad y revierta sobre los ciudadanos mayores ingresos, empleo digno y decente y desarrollo humano.

Plan de Desarrollo o 78 Planes de acción mal elaborados

Poca voluntad política, insuficientes recursos económicos

Dilapidación de recursos por falta de planificación o posible proyectos sin posibilidades de evaluación de resultados

Incumplimient o en la ejecución del plan de Posible Desarrollo y planes de Acción

Posible

preventivo

Compromiso de los equipos de trabajo y participación comunitaria en los procesos de planificación

Cronograma de planificación con compromiso Todas las de Secretarías cumplimiento. Seguimiento y evaluación permanente.

% de cumplimiento de Desarrollo y Planes de Acción

Preventivo

Planificar de manera la clara la ejecución de las acciones con los recursos disponibles

Establecer alianzas público, privadas para el cumplimiento de las acciones

% de cumplimiento de Desarrollo y Planes de Acción

Adopción de adecuados procesos de capacitación tanto para la comunidad como para los servidores públicos de la entidad.

Capacitación a los servidores públicos e informar a la comunidad sobre los cambios de procesos. Establecer un link de acceso directo a la página Web

Preventivo

Secretarías de Turismo, Agricultura, Hacienda y División de Proyectos

Capacitaciones

Talento Humano Proceso de capacitación y

Programadas/c apacitaciones realizadas Personas invitadas / Personas asistentes Informe de hallazgos recibidos

Desconocimiento del proceso

Falta de insumos

Intereses y beneficios Económicos. Intereses y 81 beneficios políticos. Intereses y beneficios personales

82 Mal manejo de la información

Los programas y proyectos no llegan a quien reamente lo necesita

Generación de falsas expectativas o pérdida de posibilidades

del Municipio. acompañami ento Los cargos Link habilitado sean ocupados de acuerdo al perfil y el ingreso se realice por concurso de méritos. Aplicación de los criterios de selección de beneficiarios . Posible

Publicación efectiva de convocatorias que beneficien la comunidad en División de Brindar general y Proyectos y información escogencia Cooperación veraz, clara de y oportuna a beneficiarios la de programas comunidad con criterios en general. objetivos

probable

Mantener un sistema de información y bases de datos actualizados

Preventivo

preventivo

Centralizar el uso y manejo de la División de información proyectos y solo con cooperación datos oficiales y

Evaluaciones de beneficiarios de programas y proyectos beneficiados

Auditorías realizadas

económicas

Capacitaciones que no atienden una necesidad comunitaria

GESTIÓN DOCUMENTAL

Dilapidación de recursos, comunidad descontenta

comprobables

posible

preventivo

84 Inoportuna notificación de decisiones administrativas y judiciales

OBJETIVO: Administrar la información del Municipio mediante la gestión documental, la provisión y soporte de soluciones en tecnología de la información, la implementación No aplicación de de la estrategia TRD Gobierno en Línea y la gestión de la comunicación institucional, con

Incumplimient o en los tiempos de entrega de los documentos. Posible

Sanciones administrativa s

Posible

Programació n de capacitacion es de acuerdo a una demanda generada o solicitada Conocimient o de los medios de notificacione s

preventiva

Se instruye al personal encargado del manejo de la documentaci

Contacto permanente entre demandantes y oferentes de capacitación, bases de datos actualizadas. Publicación en la página web del correo de notificaciones, envió de oficios a las direcciones correctas, visitas a los juzgados con el fin de verificar el estado de los procesos Ajustes TRD de las dependencias , Estudio de la norma. Visitas de

Empleos División de generados Proyectos y gracias a las Cooperación capacitaciones Administraci ón documental, profesional abogado jurídico y sistemas

Notificaciones recibidas/notific aciones realizadas

Secretarios de Despacho, Asesores, Técnicos, Auxiliares

Numero de dependencias con TRD Implementadas/ Numero Total de

el fin de apoyar el cumplimiento del plan de desarrollo y fortalecer la imagen institucional. PARA LA DEMOCRACIA Y EL DESARROLLO SOCIALPARTICIP ACION Cualificar el ejercicio ciudadano y comunitario mediante estrategias de capacitación, sensibilización, y asesoría para la organización y participación en la vida municipal.

ón en la asesoría aplicación de las tablas y se realizan permanente s visitas Falta de otro 86 profesional de planta para el tema de participación, la contratación por prestación de servicios es discontinua. Se contrata 87 personal no idóneo

Administrativ Dependencias)* os 100

Asesor social Justificación realizada y comunitario , Alcalde

Insuficiente Posible talento humano en la oficina para cumplir las metas

preventivo

Reducir el riesgo

Emprender las acciones para justificar crear el cargo en la planta del Municipio

talento Posible humano en la oficina para el tema de participación poco idóneo para cumplir las tareas encomendada s

preventivo

Reducir el riesgo

Elaborar y Asesor social aplicar y programa de comunitario inducción a la , Alcalde persona

Programa de inducción elaborado e implementado

ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Es el componente que facilita el acceso a los bienes y servicios que brinda la Administración Municipal. Cada dependencia debe simplificar, estandarizar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia en los procesos. Se tendrá en cuenta el Decreto 2573 de 2014- GEL: Artículo 5. Componentes. Los fundamentos de la Estrategia serán desarrollados a través de 4 componentes que facilitarán la masificación de la oferta y la demanda del Gobierno en Línea. TIC para Servicios. Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo. El municipio de Marinilla, documentó y publicó en el SUIT (Sistema único de información de trámites), instrumento de apoyo para la implementación de la política de racionalización de trámites que administra el DAFP, 43 trámites, los cuales tienen enlace con la página web del Municipio de Marinilla. La meta para el año 2015, es publicar 20 trámites más, que permitan al ciudadano la realización de las diligencias de una manera más ágil y que obtengan oportunamente la respuesta requerida.

NOMBRE TRÁMITE

DESCRIPCIÓN

Autorización para funcionamiento de Autorización para venteros desarrollar actividad estacionarios económica callejera ambulantes Suministrar la Concepto de información sobre las norma urbanística afectaciones o (Delineación) requerimientos que tiene un predio. Suministrar el certificado de usos Concepto de usos de un predio o de un del suelo establecimiento abierto al público Autorizar la construcción en los Licencia de predios que cumplan construcción con la normatividad vigente. Expedir licencias Licencia de para desarrollo y urbanismo procesos de urbanísticos.

PRODUCTO

ACCIÓN DE MODERNIZACIÓN

DEPENDENCIA RESPONSABLE

FECHA CUMPLIMIENTO

Resolución

Disminución del plazo de Secretaria de obtención de respuesta de Gobierno tres meses a un mes

12/06/2015

Certificado de delineación

Modernización de tecnologías Secretaria de para optimización del tiempo Planeación de respuesta en un 10%

30/06/2015

Certificado de usos del suelo

Habilitar la solicitud del trámite y la concertación de Secretaria de visita a través de correo Planeación electrónico.

01/07/2015

Licencia de construcción

Licencia de urbanismo

Publicación de los trámites en el suit para la consulta de los ciudadanos. Re-asignación de funciones al Sec. De planeación 30/12/2015 personal de la secretaría para apoyar el proceso de expedición de cada uno de los trámites.

Licencia de subdivisión

Permiso de escrituración Aprobación de los planos de propiedad horizontal Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales

Autorización previa para dividir uno o varios predios, ubicados en suelo rural, urbano o de expansión urbana Autorizar la actividad de escrituración a las organizaciones populares de vivienda. Expedir la licencia para Reglamento de Propiedad Horizontal – ventas. Solicitud de vinculación al Sistema de Identificación de posibles beneficiarios de programa sociales - SISBEN a través de la encuesta socioeconómica o realización de nueva encuesta

Licencia de subdivisión

Implementación del Módulo de Aplicación y control para la generación de facturación y radicación de los trámites.

Permiso de escrituración Vo. Bo. Para reglamento de propiedad horizontal

Certificado de puntaje del SISBEN

Socialización del vínculo para la obtención del Certificado de Sisbén en línea en www.marinilla-antioquia.gov.co www.dnp.gov.co

Oficina de Sisbén

02/05/2015

Mutaciones catastrales

Recepción de documentos para reclamaciones catastrales

Certificado de Registro Catastral

Es cambiar información jurídica con el propósito de actualizar la base de datos de predial y Catastro Municipal y reportarla a Catastro Departamental Es el documento que se origina a partir de una reclamación que hace el usuario por no estar de acuerdo con los avalúos, las áreas y las destinaciones económicas dada por Catastro departamental Descripción predio

Autorización de mutación

Realización de reuniones mensuales con Catastro Oficina de Catastro Departamental para evacuar Municipal los procesos atrasados en la dependencia.

31/12/2015

Resolución administrativa

del Certificado Catastral

Reducción del plazo de expedición de 15 a 10 día Tesorería Municipal 01/07/2015 hábiles

Certificado para subsidio del impuesto predial

Registro de animales

Expedición de guías para movilización de ganado

Los propietarios de predios rurales que hacen un manejo adecuado de los recursos naturales y dedican mínimamente el 50% del lote a la producción agropecuaria, acceden a descuento en el Impuesto Predial Solicitud de ingreso de nuevos animales por finca en la base de datos de software de Guías de Movilización

Certificado de uso del suelo agropecuario y ambiental

Reducción de una etapa en el Secretaria de trámite de solicitud del Agricultura y certificado. Ambiente

01/07/2015

Actualización del predio en la Resolución inmediata base de datos

Secretaria de Agricultura y Ambiente

01/05/2015

Guía sanitaria para Guía de movilización de movilización de Resolución inmediata ganado en el país ganado

Secretaria de Agricultura y Ambiente

01/05/2015

Documento que se presenta anualmente hasta el último día Declaración y hábil de abril, por liquidación parte de los privada de contribuyentes industria y gravados con comercio, y avisos impuesto de industria y tableros y comercio que están obligados a declarar Inscripción de Industria, Comercio y Servicios

Declaración y liquidación privada de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros

Implementar la recepción de documentos para la solicitud Tesorería Municipal 31/12/2015 vía correo electrónico.

Solicitud presentada por Matricula del el propietario Ingresar inmediatamente los establecimiento del datos al modulo de industria Tesorería Municipal 01/07/2015 abierto al publico establecimiento y comercio abierto al publico

Modificación de Inscripción de Industria, Comercio y Servicios

Denuncia por pérdida de documentos Permiso de movilización de carga especial (trasteos, etc.)

Solicitud presentada por el propietario del establecimiento abierto al publico, para Solicitud presentada realizar alguna Ingresar inmediatamente los por el contribuyente modificación, datos al modulo de industria Tesorería Municipal 01/07/2015 de industria y como dirección, y comercio comercio cambio de propietario, razon social, cancelación de establecimiento comercial entre otros. Creación de un vínculo directo Expedición de al sistema SIDEX de la Policía certificado donde se Certificado de Inspección Nacional donde los 01/06/2015 denuncia la pérdida Pérdida Municipal ciudadanos pueden realizar el de un documento. trámite Expedición del permiso para Permiso de movilización de Movilización semovientes y muebles y enseres

Estudiar la viabilidad de implementar el procedimiento Inspección mediante un canal Municipal electrónico.

31/12/2015

RENDICIÓN DE CUENTAS. La rendición de cuentas es un mecanismo de control social que comprende acciones de información, diálogo y evaluación de la gestión, buscando la transparencia de la Administración Municipal para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Aplicación del Decreto 153 de 2014- Municipal: Plan y Estrategia de Participación Ciudadana por Medios Electrónicos. El Municipio de Marinilla desarrolla una serie de acciones en función de mantener informada a la comunidad sobre la gestión realizada, los avances en el Plan de Desarrollo y los eventos de interés general, a través de redes sociales, sitios web, programas radiales, programas de televisión, medios impresos, visitas barriales y veredales. Se publica la contratación en las plataformas de Gestión Transparente, el Sistema Estatal de Contratación Pública - SECOP y el sitio web municipal. Además el Municipio realiza la Rendición Pública de Cuentas anual en el mes de Diciembre, utilizando el siguiente esquema: El Municipio está realizando el chat semanal, en el cual se trata un tema de interés a la comunidad con el funcionario competente.

DESCRIPCIÓN TAREA Realizar La entidad convoca a los convocatoria interesados a participar en los espacios y procesos de rendición de cuentas. Los medios usados para realizar dicha convocatoria incluyen: sitio web, correo electrónico, telefonía móvil, redes sociales, y videoclips educativos para motivar la participación en el proceso, complementarios a estrategias de comunicación a través de la radio, televisión y prensa, y la Asamblea Municipal

RESPONSABLE FECHA División de 15/11/2015 Sistemas y Comunicaciones – Asesoría de Desarrollo Social y Comunitario

constituyente, acorde con lo establecido por el CONPES 3654 de 2010 Compilación de Recopilación y consolidación Documento de la información de rendición Informe de de cuentas de todos los Rendición de procesos y dependencias de Cuentas las Administración Municipal, Habilitar foro

Se publica el informe de rendición de cuentas en el sitio web y se dispone un foro de discusión sobre el documento. El objetivo de esta actividad es determinar el énfasis temático de la audiencia de rendición de Cuentas de acuerdo con lo expresado por la comunidad participante. Rendición de Se realiza la Rendición Pública Cuentas de Cuentas en el marco de la Asamblea Municipal constituyente, teniendo en cuenta las preguntas realizadas previamente en el foro y en las redes sociales, con transmisión por el Canal Local de Televisión, streaming de video por internet, con chat habilitado desde el sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co y con participación de la comunidad a través de redes sociales en Facebook: facebook.com/MMarinilla y Twwiter: @mmarinilla, Se realiza registro de asistencia y registro fotográfico. Elaboración del Elaborar la relatoría de la Acta de la Asamblea de Rendición Pública

Asesoría Ejecutiva, Secretaria de Planeación y División de Proyectos División de Sistemas y Comunicaciones

25/11/2015

01/12/2015

Alcalde, 15/12/2015 Presidencia Colegiada de la AMC, División de Sistemas y Comunicaciones, Secretaría de Planeación

Asesoría de Desarrollo Social

17/12/2015

Asamblea de Rendición Pública de Cuentas Habilitar encuesta

Habilitar foro

Consolidación de la información y elaboración del informe final del proceso de Rendición Pública de Cuentas Publicación del informe del Proceso de Rendición de Pública de Cuentas

de Cuentas, incluyendo las preguntas de la comunidad y sus respuestas. Publicarla en el sitio web www.marinillaantioquia.gov.co Disponer una encuesta escrita el día del evento y a través del sitio web para recibir retroalimentación de la comunidad. Se dispondrá en el canal de foros del sitio web, que permita que la comunidad nos cuente la percepción del ejercicio realizado. Consolidar los resultados del proceso de Rendición Pública de Cuentas en un informe final que permita retroalimentar el proceso de Mejoramiento Continuo.

y Comunitario – División de Sistemas y Comunicaciones Secretaría de Control Interno – División de Sistemas y Comunicaciones División de Sistemas y Comunicaciones

17/12/2015

Secretaría de Control Interno – Asesoría de Desarrollo Social y Comunitario – Secretaría de Planeación – División de Proyectos

27/12/2015

Se publica los resultados de la División de Rendición Pública de Cuentas Sistemas y en los diversos medios de Comunicaciones comunicación disponibles, incluyendo la participación de la comunidad.

28/12/2015

17/12/2015

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. Mecanismo orientado a mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Administración Municipal con el propósito de satisfacer las necesidades de la ciudadanía de manera oportuna y efectiva. El cuarto componente denominado MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO, es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, como ente rector de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía. En el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” sobre el componente RENDICIÓN DE CUENTAS, se recomendó que todas las entidades de la administración pública incluyeran en sus planes institucionales, una línea estratégica para la gestión del servicio al ciudadano, indicando que las actividades planteadas y su implementación deberán ser adaptadas de acuerdo con las características de cada sector o entidad. Para lograr el anterior objetivo, se deben implementar procesos internos transparentes en donde todos los ciudadanos tengan acceso a la información en forma oportuna y eficaz. Acorde con lo anterior, a las políticas del Gobierno nacional, al Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) y su decreto reglamentario y en concordancia con la importancia que tiene la atención al ciudadano y de que la razón de ser de los servidores públicos debe ser propiamente el servicio al ciudadano y su satisfacción, la Administración Municipal de Marinilla viene realizando grandes esfuerzos, desde hace varios años, por documentar, implementar y evaluar los diferentes sistemas y estrategias que sirvan para mejorar la calidad de la atención y garantizar la transparencia en las diferentes acciones. De este modo logramos consolidar, poner en marcha y sostener el Sistema Integrado de Gestión Municipal SIGEM que articula en su funcionamiento, operatividad e impacto, el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno. Este sistema SIGEM en la actualidad incluye la totalidad del quehacer diario de los servidores públicos de la entidad, bajo el ciclo PHVA y está certificado bajo las normas ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2009,

lo cual es prenda de garantía de la preocupación e importancia por la atención con calidad que tiene la entidad para con el ciudadano. El sistema Integrado de gestión recién certificado en calidad, ha aprobado y viene implementado el Manual de atención al Ciudadano, como el referente central de la interacciona con el ciudadano y desde l cual se establecieron los siguines canales de atención al ciudadano: “Canal Presencial: Este canal lo componen las personas que tiene contacto directo con los usuarios en oficinas ubicadas en las diferentes sedes de la Administración, donde la Ciudadanía de manera presencial puede acceder a los servicios, realizar diferentes trámites y vincularse a los programas ofrecidos. Así mismo se incluye la ventanilla única en el Centro Administrativo No. 1, ubicada en el parque principal para la recepción, radicación y entrega de la documentación y correspondencia interna y externa, con lo que damos cumplimiento a los Artículos 12 y 31 del Decreto 1122 de 1999, en el sentido de poner en funcionamiento la oficina o ventanilla única para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos que impliquen la presencia del ciudadano. Esta ventanilla única es conocida como la Oficina de Archivo, su funcionamiento depende de la Secretaría de Gobierno y tiene la finalidad de darle aplicación a la Ley de Archivos, sus acciones están incorporadas al SIGEM a través del proceso de Gestión Documental. Para dinamizar y articular más la atención al ciudadano y facilitar una retroalimentación más directa, se implementará la oficina de atención al ciudadano para que articule y coordine la recepción, distribución y entrega de la respuesta oportuna de los deferentes requerimientos de los ciudadanos o usuarios. Esta oficina estará ubicada en primer piso del centro 1 y funcionará en estrecha relación y coordinación con la de archivo. Esta oficina cumplirá las funciones de la Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos de que habla el articulo Artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 por lo que recibe, tramita y resuelve las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión del Municipio. De manera coordinada y articulada, las dos oficinas: la de archivo y la de atención al ciudadano, van a recepcionar las solicitudes, radicarlas, ingresarlas al Marinilla ¡Nuestro Compromiso! Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: planeacion@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

programa Mejoramiso, controlar el cumplimiento de los términos legales para la respuesta, entregarán la respuesta al ciudadano y llevarán registro de todas las actuaciones. Canal Telefónico: Medio de contacto donde la ciudadanía puede obtener información acerca de trámites, servicios, campañas, planes, programas y eventos que desarrolla la Administración en cualquiera de sus secretarias o dependencias, el Municipio se cuenta con las siguientes líneas de Atención a la Ciudadanía 5 48 44 10, 548 43 90, 548 37 97, 548 48 84, 5481766 a través de las cuales se recepcionan y transmiten a los Servidores y dependencias, las llamadas entrantes de los ciudadanos, o se atienden directamente si es el caso. Para mejor manejo del servicio con la oficina de atención al ciudadano se creará una un numero de extensión especifica, para atender quejas reclamos y sugerencias, sobre los servicios y el actuar de los servidores públicos, donde se recibirán las llamadas, su contenido una vez radicado se ingresa al programa MEJORAMISO de modo que se direccione a la dependencia correspondiente encargada de dar la respuesta. Canales virtuales: Utiliza tecnologías de información y comunicación para facilitar el acceso de los Ciudadanos a la información relevante sobre los planes, programas, proyectos y campañas de la Administración Municipal; adicionalmente se usa para facilitar la comunicación, el contacto y la interacción con el ciudadano. El Municipio cuenta con el sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co, donde ofrece diferentes opciones para que la ciudadanía se comunique, exprese sus inquietudes o peticiones: Correo contáctenos: A través del correo contáctenos, habilitado a través del sitio web, los ciudadanos pueden enviar sus quejas, solicitudes, reclamos, sugerencias o felicitaciones, sobre el tema del interés del cual requieran alguna respuesta. Se utiliza de manera permanente y con revisión constante para cumplir con los requerimientos de las diferentes personas dando respuesta en los términos Aplicativo PQRS: Otra posibilidad de interacción donde el ciudadano puede realizar en cómodos pasos las peticiones quejas reclamos sugerencias que estime

convenientes; estos dos canales serán administrados y coordinados por la oficina de atención al ciudadano. Desde el sitio WEB también se ofrece el CHAT como una Herramienta de comunicación habilitada que permite una interacción directa entre de la Administración Municipal y la comunidad, este canal funcionará bajo la coordinación de la División de Sistemas y Comunicaciones y será operada por la oficina de atención al ciudadano, según las directrices establecidas. Correos electrónicos: Cada funcionario cuenta con un correo institucional a través del cual los ciudadanos podrán hacer las consultas de un tema específico de manera directa y recibirán respuesta en los términos establecidos por Ley. Redes sociales: La Administración Municipal tiene cuenta con perfil activo en Twitter y fan page en Facebook, a través de las cuales se comparten contenidos con la comunidad digital como boletines de prensa, anuncios, fotos, videos, mensajes instantáneos y solicitudes o peticiones de los ciudadanos. En el área de comunicaciones, la persona encargada es la responsable de mantener actualizados los perfiles, redactar los contenidos, publicar de manera constante la información que genera la entidad que sea de interés para los públicos externos y direccionará a la oficina de atención al ciudadano las solicitudes quejas peticiones a reclamos que por este medio lleguen. Buzón físico: Con el fin de facilitar la interacción de las personas que deseen utilizar este medio, la administración cuenta con un buzones físicos ubicado en los primeros pisos de cada sede, de modo que quien lo estime conveniente haga uso de él. La persona responsable de la oficina de atención al ciudadano, fomentará, socializará su uso, de modo periódico (el necesario para garantizar la respuesta en los términos de ley a todo lo que llegue) los abrirá dejando acta de lo encontrado, con presencia del Secretario de Control Interno y le da el trámite respectivo: (Radicación, ingreso al mejoramiso y entrega de la respuesta ciudadano. Las PQRS por este medio deberán usar el formato establecido F-DSI-023 Formato para las PQRS buzón físico, el cual deberá estar disponible y visible para los usuarios en las diferentes oficinas. Es condición ineludible que absolutamente todas las respuestas a los requerimientos o solicitudes de los usuarios, sean radicadas en la oficina de archivo, antes de ser entregadas al ciudadano, para hacerle el cierre correspondiente, el registro en el Programa Mejoramiso y el control respectivo por la oficina de atención al ciudadano



ACCESIBILIDAD

La entidad viene realizando los ajustes necesarios para la atención ordenada de los ciudadanos, teniendo en cuenta que sus oficinas de atención se ubican en cuatro sedes, lo que hace que las personas no se concentren masivamente en un solo sitio y por lo tanto no se hace necesario disponer de un sistema de asignación de turnos en la mayoría de los casos. Este sistema se ha generado de modo discrecional y de modo temporal en tres o cuatro dependencias y solo en los momentos que la cantidad de personas lo amerita. No obstante se actualizará el consolidado para establecer la necesidad o no de implementar este sistema en toda la entidad. La responsabilidad de esta tarea es de la oficina de atención al ciudadano. Por su parte contar con puertas de acceso que abran hacia el exterior o en ambos sentidos es un tema que por lo dicho anteriormente resulta complejo. Se solicitará a sea considerado como una de las necedades y prioridades del mantenimiento de la infraestructura. El responsable es el Secretario de Obras Públicas 

ATENCIÓN PRIORITARIA

Frente al tema de permitir el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento, se llevó a cabo la reubicación de las oficinas de amplio flujo de usuarios en los primeros pisos, como el Sisbén, Tesorería y Hacienda, Comisaria de Familia y Secretaria de Salud. Se cuenta con un servicio sanitario de acceso público en cada uno de los centros de atención, cuya acción de mejoramiento es el seguimiento a su funcionamiento cada dos meses. La Administración Municipal cumple con la disposición de garantizar la atención al público durante un mínimo de 40 horas semanales, distribuidas en horarios que satisfacen las necesidades del servicio, así como la atención en sus puntos presenciales de todas las personas que hubiera dentro del horario normal de atención, horarios que están publicados en la página web Se prioriza la atención a personas en situación de discapacidad, así como al adulto mayor, niños y niñas, y las mujeres en embarazo, como directriz general institucional. Se realizarán dos campañas de difusión y sensibilización tanto a los funcionarios y comunidad, una en el primero y otra en segundo semestre. Marinilla ¡Nuestro Compromiso! Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: planeacion@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

Responsabilidad oficina de Talento Humano y la División de Sistemas y Comunicaciones. 

CUALIFICACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

Capacitar permanentemente a los servidores públicos encargados de la orientación y atención al ciudadano es deber legal y además una condición necesaria para garantizar la adecuada y satisfactoria atención de los usuarios, conscientes de esto se ha diseñado un procedimiento específico para tal fin dentro del Proceso de Administración del Talento Humano en Sistema Integrado de Gestión Municipal SIGEM, cuyas responsabilidades están a cargo de la Oficina de Talento Humano.

SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN. La verificación de la elaboración, de su visibilidad, el seguimiento y el control a las acciones contempladas en la herramienta “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, le corresponde a la Secretaría de Control Interno. El plan se publica en un medio de fácil acceso para el ciudadano (sitio web del Municipio: www.marinilla-antioquia.gov.co) con las acciones de monitoreo, en las siguientes fechas: Formato de seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano:

Seguimiento a las estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Entidad: Municipio de Marinilla Año: 2015 Estrategia, Activi Publicación Actividades realizadas Responsable Anotaciones mecanismo, dades Enero 31 Abril 30 Agosto Diciembre medida, etc 31 31 Mapa de Primeros riesgos de Se publicó en Fecha de Fecha de responsables: corrupción el sitio Web Fecha de evaluació evaluación Lideres de cada uno del municipio evaluación al n al al avance de los Procesos. de Marinilla: avance en avance en cada www.marinillacada uno de en cada uno de Secretario de Estrategia Anti antioquia.gov.c estos 4 uno de estos 4 Planeación tramites o componentes estos 4 component consolidó. Estrategia de compone es Rendición de ntes Líder de Sistemas y Cuentas Comunicaciones: Mecanismos publicó en sitio web. para mejorar la atención al ciudadano Otras Consolidación Cargo: Secretario de Planeación y Desarrollo Local del documento Nombre: Wilman Adrián Alzate Soto Firma: Seguimiento Cargo: Secretario de Control Interno de la Nombre: Jesús Antonio Castaño Castaño Estrategia Firma: