Seguimiento Plan Anticorrupción diciembre 31 2014 by Municipio de Marinilla

Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Entidad: Municipio de Marinilla. Misión: La Administración Municipal de Marinilla, será entidad territorial cumplidora de sus deberes constitucionales y legales, facilitando la participación de la ciudadanía en las decisiones que los afectan (económicas, políticas, administrativas y culturales), manteniendo la integridad territorial, asegurando la convivencia pacífica, la vigencia de un orden justo, promoviendo la prosperidad general, fomentando los principios éticos y de responsabilidad social, minimizando las desigualdades y los riesgos sociales y económicos, fortaleciendo los procesos de planeación y presupuestación participativa para la construcción colectiva del territorio, que promueve procesos de calidad, comprometida en la atención eficiente a los usuarios, generando el desarrollo empresarial e impulsando un turismo como forma empresarial sostenible, orientados a elevar la calidad de vida de sus habitantes. IDENTIFICACIÓN

Proceso y objetivo DIRECCION DEL SISTEMA

Asegurar el enfoque, la operación y la mejora continua del sistema integrado de gestión municipal

ANÁLISIS Riesgos

Causas No. No dar a Conocer a Las personas os límites de las acciones y decisiones que puede tomar cada servidor de la entidad y contenidos en el Manual de Requisitos.

Descripción

Probabilidad de materialización

MEDIDAS DE MITIGACIÓN

SEGUIMIENTO

VALORAC Administra IÓN Respons ción de Acciones able Tipo de riesgo control

CUMPLIÓ: SI O NO ACCIONES REALIZADAS

Indicador es Si se cumplió

Concentraci ón de autoridad o exceso de poder

Posible

Preventivo Reducir el riesgo

N° de socializac iones Socializa Represe realizada r el ntante de s manual la de dirección calidad y y Comité la SIGEM estructur a del

Marinilla ¡Nuestro Compromiso!. Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: alcaldia@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

Se socializó permanentemente la estructura del Sigem y se actualizó el Manual de Calidad acorde con el nuevo mapa de procesos de la entidad

SIGEM mediante la implementación de estándares y documentos base.

No crear los Escenarios y mecanismos pertinentes para que la información fluya adecuadamente por la entidad y no crear o respetar los conductos regulares de comunicación

Por 3 desconocimiento de los roles o funciones o por intereses creados

Ausencia o no uso de los Canales de comunicació n

Evitar riesgo

Posible

Preventivo

Extralimitaci ón de funciones Evitar riesgo posible

preventivo

sistema Socializa r con claridad los conducto s de comunic el ación existente s

Si se cumplió Se socializaron los canales existentes. Se actualizó Manual de atención al Ciudadano y se definió el Manual de visual de la entidad y el Plan Alta N° de de dirección sancione comunicaciones Hacer y todos s por cumplir los incumpli los servidore miento conducto s hechos s públicos por la regulares autoridad de competen comunic te. ación estableci dos Socializa Alta N° de Si se cumplió r las dirección Socializa Se actualizó funcione , ciones comunicó y el el s de los represent realizada manual de emplead ante de s funciones, se os, el la socializo el manual Dirección manual de calidad de ética se adoptó el y manual manual de ética o de calidad con

Alta dirección y la oficina de comunic aciones

N° de socializac iones realizada s

Desconocimiento 4 de los términos legales y de las consecuencias de la no respuesta, falta de idoneidad del funcionario, no se lleva control del tiempo de respuesta. Falta de criterio para Atender las Peticiones, Falta de claridad en la exposición de lo solicitado. Archivo deficiente de información que soporta la respuesta a las PRS Dificultad en la concertación de respuestas

Evitar el Riesgo Incumplimie ntos Legales de los términos establecidos para atender los PQRS, o dar respuesta una respuesta no acorde o que no resuelva lo solicitado

Posible

Preventivo

respecto al Sistema integrado de gestión de la entidad Reinducc ión y capacitac ión permane nte del responsa ble de la oficina de atención al ciudadan o.

Represe ntante de la dirección

Administr ador del program a Mejorami so y Generaci responsa ón ble de la de atención alertas al en ciudadan la base a de datos de radicació n de Peticione

Reinducci Si se cumplió on y capacitac Aprobó el Manual ión de atención al realizada ciudadano. Quedó pendiente el uso del módulo de pqrs que permitan visualizar los tiempos y la N° de generación de radicacio alertas por medio nes y de del software alertas MEJORAMISO. generada s. Se ha tomado la decisión de tener un responsable de la atención al ciudadano que coordine y articule los Guía o diferentes instructiv canales. o

cuando son competencia de varias dependencias

s en la oficina responsa ble y en el program a definido Elaboraci ón de guía o instructiv o para dar respuest a dentro de los términos estableci dos en la norma.

Líder del proceso apoyo jurídico

elaborad a

Visto bueno ofrecido.

Cada jefe de subaltern o que proyecte respuest a N° de designaci ones hechas. Respons able de la atención de las Revisión PQRS o visto con bueno de criterio la de respuest afinidad a emitida y por parte disponibil del Jefe idad Inmediat o.

Designar un responsa ble de la consolida ción desde el inicio

PLANEACIÓN TERRITORIAL Y DESARROLLO MUNICIPAL. Direccionar el desarrollo Municipal en el largo, mediano y corto plazo en lo social, económico, territorial e institucional para alcanzar la visión planteada en el PBOT.

GESTIÓN LA

La toma de 5 decisiones muchas veces obedece a la opinión particular del directivo de turno y no al beneficio general de la entidad. Falta de interiorización de los valores y principios éticos de algunos individuos que inciden en la planeación estratégica de la Entidad

Se presenta cuando el nivel directivo establece planes, programas o proyectos que beneficien a terceros.

Evitar o Impleme Reducir el ntar riesgo estrategi as de apropiaci ón de Principio s, Valores y Directrice s Éticas

Posible

DE Deficiente flujo 6 de información

Procesos de comunicació

posible

Si, se realizan reuniones periódicas con los funcionarios de la secretaria donde tocamos temas de apropiación de Principios, Valores y Directrices Éticas, las estrategias Rendició que programamos Preventivo n de en las reuniones Realizar Cuentas las hemos rendición realizada implementado. de Indicador 2/2 cuentas. Consejo *100= 100%. de Se cumplió con la Gobierno rendición de cuentas las cuales se realizaron en agosto y diciembre de 2014. Seguimie Líder de Nro. De Se crearon más Preventivo Reducir el nto a la Sistemas publicaci correos

Consejo de Gobierno , Funciona rios secretari a de Planeaci ón.

(Estrategi as implemen tadas / Estrategi as programa das) * 100

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIO NES. Administrar y coordinar la información y las comunicaciones de la Administración Municipal para garantizar el buen uso, custodia y flujo de la información y comunicaciones generada y recibida.

de las dependencias o insuficiente apropiación de las herramientas, métodos y directrices institucionales en materia de comunicación

n interna y pública incompletos, inadecuados o insuficientes ,

riesgo

Evitar riesgo Inadecuada información de los servidores públicos, escasa apropiación de sus 7 responsabilidade s y un funcionamiento inadecuado del Comité GELT

Incumplimie nto en los plazos, etapas, componente s y obligaciones de la estrategia Gobierno en Línea

posible

Preventivo

informaci ón de las Depende ncias de la Administr ación Municipal para la estructur ación de la agenda informati va Municipal

y Comunic aciones y Asesor Ejecutivo

el Capacita ción a los servidore s públicos sobre la Cultura digital, que concienti ce a los funcionar ios de la apropiaci ón de GEL

Líder de Sistemas y Comunic aciones

ones realizada s /Nro. De publicaci ones solicitada s Nro de medios publicado s/ Nro. De medios planificad os

Nro. de compone ntes actualiza dos / Nro. de compone ntes de obligatori a actualiza ción * 100

institucionales con el fin de que la información llegue directo a los funcionarios. Se implementó el uso de boletines internos que se hacen llegar a cada oficina, en este se comparten noticias de interés internas del Municipio.

Se realizaron seminarios-taller al equipo de Consejo de Gobierno: 1.Sensibilización a la Gestión del cambio para la cultura de Gobierno en Línea. Sensibilización a la gestión del cambio para incentivar la Democracia

Participativa medios electrónicos.

Precario proceso de administración 8 documental, a insuficiente

Deficiencia y retraso en la gestión de los documentos

posible

Reducir el Construir riesgo un plan preventivo para sistemati zar la

Secretari a de Gobierno y Líder de

Nro. De document os gestionad os/ Nro.

por

Se construyó el Plan y Estrategia de Participación Ciudadana por Medios Electrónicos con el Consejo de Gobierno y se puso para sugerencias de los funcionarios y la comunidad en el sitio web. Se ha hecho énfasis en la necesidad de la apropiación de los funcionarios públicos en el cumplimiento de la Estrategia GEL, en los Consejos de Gobierno, Comité ULE, por memorandos y correos electrónicos. Como el proceso eta independiente desde mayo de este año apenas va a iniciar a

capacidad espacial para el archivo y manejo de la correspondencia y a insuficiente personal

entrantes y salientes en la Administraci ón Municipal, incumplimie nto de plazos y términos de la normativida d

Desprotección ante interrupciones en el fluido eléctrico 9 y discontinuidad en la conectividad a internet

Fallas en la continuidad de la atención a los usuarios, dificultades en el cumplimient o de los objetivos misionales de la Administraci ón Municipal e incumplimie nto de las metas laborales de los servidores

posible

gestión Sistemas De aplicar los documen y document indicadores, se tal Comunic os está avanzando aciones recibidos con la política uso eficiente del papel levantando la línea base de uso de papel de 2013 y de enero a julio de 2014 y está implementando estrategias para disminuir el consumo de papel Reducir el Adquisici Secretari Plantas Se realizó riesgo ón de a de eléctricas mantenimiento plantas Hacienda adquirida preventivo a la eléctricas y Líder s/ plantas red de datos, voz de eléctricas y energía Sistemas proyectad regulada y no y os regulada, se Comunic adquirió un nuevo aciones aire acondicionado y preventivo dos servidores nuevos.

Con los problemas presentados este año que han afectado el fluido eléctrico y esto genera retraso en la atención al

públicos

DESARROLLO TERRITORIAL Y OBRAS PÚBLICAS

Falta de 10 mantenimiento preventivo y correctivo.

Accidentes Construir y tránsito mejorar infraestructura Fallas para el Mecánicas desarrollo municipal a través de la ejecución de proyectos estructurantes que permitan mejorar las condiciones de vida de nuestros ciudadanos

usuario, se acordó que desde la Secretaría de Obras Públicas se realice un estudio del tema eléctrico de la sede principal.

Vehículos fuera de funcionamie nto

Posible

Realizar el proceso de contratació n para el mantenimi ento preventivo y correctivo de los Preventivo vehículos. Elaboració n de un cronogram a con programac ión de los mantenimi entos preventivo

Este estudio arrojará un análisis de las plantas eléctricas que se requieren para este edificio Contrato Secretari Contrato Se cuenta con permane a de vigente. contrato de nte para Obras Cronogra mantenimiento la Públicas ma. preventivo y atención e correctivo para el del Infraestru parque automotor manteni ctura de la miento administración del Municipal vehículo. contrato N° Program 130SO2014 ación de manteni miento de los vehículos

No se 11 suministran combustibles ni repuestos al parque automotor, expuestos a fallas mecánicas o parálisis de los mismos.

Falta de repuestos y combustible

Obras 12 construidas que no obedecen a las necesidades que exprese la comunidad. Inconformidades de la comunidad.

Ineficaces metodología s para la identificació n de necesidades de mejoramient o y Posible desarrollo de proyectos de infraestructu ra en el Municipio

Retraso en el 13 cronograma de actividades para la ejecución del proyecto

Impediment os y obstáculos Posible por parte de la

Posible

s de los vehículos. Realizar el Contrato proceso de permane contratació nte n para el suministro de Preventivo combustibl e y suministro de repuestos Establecer estrategias , metodologí as y herramient as de identificaci Preventivo ón de necesidad es de mejora y construcci ón de nueva infraestruct ura Sensibiliza ción y Preventivo explicación de los objetivos y

Secretari Contrato a de vigente Obras Públicas e Infraestru ctura

Se cuenta con contrato de suministro de combustibles para los diferentes vehículos que hacen parte del parque automotor del Municipio. Contrato 127SO2014

Socializa ción de los proyecto s a ejecutar.

Secretari a de Obras Públicas e Infraestru ctura

Socializa ción de los proyectos a ejecutar.

La creación de un plan de desarrollo donde se traza la ruta de navegación de los proyectos d infraestructura que aportan al desarrollo del Municipio. Hoy es en el primer insumo para a planeación de las obras a ejecutar.

Socializa ción de los proyecto s a

Secretari a de Obras Públicas e

Socializa ción de los proyectos a

Antes del inicio de las obras en cada uno de los sectores del Municipio se

Por escases de 14 los recursos y falta de gestión administrativa. Por falta personal.

Retraso en el 15 cronograma de actividades para la ejecución del proyecto

comunidad para desarrollar proyectos.

beneficios ejecutar. con los proyectos a la comunidad objetivo

Insuficiencia de materiales y personal operativo para la atención de daños Posible presentados

Disponer Personal de disponibl personal e operativo para la atención de daños,

Impediment os y obstáculos por parte de la comunidad Posible para desarrollar proyectos.

Preventivo

Sensibiliza ción y explicación de los objetivos y Preventivo beneficios con los proyectos a la comunidad objetivo

Socializa ción de los proyecto s a ejecutar.

Infraestru ejecutar. ctura

realiza una reunión previa en la cual se informan las características del proyecto al igual que el alcance con lo que se les da claridad a la comunidad Secretari Obras en Se cuenta con el a de buen contrato de Obras estado suministro de Públicas materiales de e construcción que Infraestru nos permitan ctura atender las necesidades de la comunidad con el personal operativo a nuestro cargo. Contrato N°145SO2014 Secretari a de Obras Públicas e Infraestru ctura

Socializa ción de los proyectos a ejecutar.

se realizan reuniones mensuales con todos los integrantes del COMGER donde se estructuran las acciones y procedimientos para la prevención y

atención de desastres. Se cuenta con contrato de prevención y atención de desastres con el cuerpo de bomberos voluntarios. Falta de 16 planeación y coordinación del COMGER

GESTION DELOS RECURSOS NATURALES Planear y desarrollar estrategias para la protección, recuperación y conservación de los recursos naturales y el ambiente en sinergia con otras

No ejecutar los proyectos que necesitan determinada comunidad rural. Desarrollar proyectos en paracaídas para la comunidad.

Soborno de funcionarios y/o contratistas que

Falta de implementac ión de proyectos que Posible determinen mecanismos preventivos de la gestión del riesgo Concentraci ón de autoridad: asignar proyectos a determinada s Posible comunidade s

Trafico de influencias: Pérdida de

Posible

Elaboració n plan de trabajo y cronogram a del Preventivo COMGER

Evitar riesgo Preventivo

Preventivo

Plan de trabajo y cronogra ma

Elaborar en formas el participat iva los proyecto s de derecho ambienta l.

Atender oportuna mente

Secretari a de Obras Públicas e Infraestru ctura

Plan de trabajo y cronogra ma

Secretari a de Agricultur a y Ambiente

N° de comunida des rurales que participan

Informes elaborad

Se cumplió, Con los pares del COMPOS en la mesa ambiental se acordaron los montos de las inversiones y los rubros para la constituyente ambiental

Se cumplió. El municipio, an través de la

organizaciones y entidades que nos permitan alcanzar mayores niveles de desarrollo económico, social y ambiental.

están facultados para suspender el aprovechamiento ilegal de recursos naturales

recursos naturales

Expedición de guías de movilización sin el cumplimiento de los requisitos y a mano.

trafico de influencias: Atentar contra la sanidad animal del país

Evitar Riesgo

Posible

Preventivo

las quejas de la comunid ad sobre aprovech amiento ilegal, elaborar informe y remitirlo a las autoridad es

Solicitar mensual mente el manteni miento e informar oportuna mente al ICA las inconsist encias del sistema con los soportes y evidencia s necesari

Secretari a de Agricultur a y Ambiente

os identifica ndo clarament e el recurso afectado y la localizaci ón con coordena das de la infracción

secretaria de agricultura y ambiente, y en compañía de la Policía Ambiental han venido desarrollando un trabajo en conjunto atendiendo todas las quejas sobre el aprovechamiento indebido de los recursos naturales

Elaboraci ón de informe mensual registrad oy remitido al ICA con las guías que se elaboraro n a mano y las causas de falla del sistema.

No se ha cumplido en un su totalidad. Se ha detectado la vulnerabilidad que tiene el programa para la expedición de guías sanitarias de movilización y se evidenciaron intervenciones indebidas a la base de datos del ICA

No ajustarse a los lineamientos establecidos para la rebaja de impuestos establecidos en Acuerdo No. 12 de 2004

Trafico de influencias: Evasión de parcial del impuesto predial

Evitar el riesgo

Posible

Preventivo

Presión políticosocial para la selección de beneficiarios en la ejecución de proyectos de protección ambiental de pozos sépticos y estufas eficientes. Entregar a los amigos y conocidos como criterio único

Trafico De Influencias: Que en la ejecución de proyectos de derecho ambiental no lleguen a las personas que realmente los necesitan

Reducir el riesgo

Posible

Preventivo

as Asignar funcione sa técnicos de reconoci da idoneida d. Verificaci ón de áreas de protecció na través del SIG

Se cumplió. Existen copias de Secretari Certificad todas las visitas a de os realizadas en Agricultur expedido campo para la a y s por la verificación de Ambiente Secretari requisitos para a de acceder al Agricultur beneficio. ay Ambiente

Se cumplió. Se Socializa verifica que los r los beneficiarios se requisito encuentren en la s que se Secretari base de datos del deben a de N° de SISBEN para los cumplir Agricultur socializac proyectos para ser ay iones cofinanciados por beneficia Ambiente realizada la autoridad rio y s ambiental. realizar La verificación se visita realiza por parte para de los técnicos verificaci del municipio y la ón de autoridad cumplimi ambiental ento del perfil

No ajustarse a los lineamientos establecidos para la rebaja de impuestos establecidos en Acuerdo No. 12 de 2004

Desconocimiento GESTIÓN de MUNICIPAL EN normativo, diagnósticos y SALUD de Planes, y Dirigir, coordinar programas en y vigilar en el proyectos nivel municipal salud del nivel el sistema local. general de seguridad social en salud mediante el desarrollo del plan territorial de salud para mejorar las condiciones de vida de la Desconocimiento población. de las fuentes de financiación y

Trafico de influencias: Evasión de parcial del impuesto predial Posible

Mal direccionami ento del sistema y de la ejecución de los planes, programas y proyectos de salud a nivel municipal.

Baja gestión y ejecución de recursos

Posible

Asignar funcione sa Evitar el técnicos riesgo de reconoci da idoneida Preventivo d. Verificaci ón de áreas de protecció na través del SIG Realizar Ejecució un plan de n del capacitaci plan de ón para el capacitac personal ión de la Secretaria de Salud Preventivo del municipio

Secretari a de Agricultur a y Ambiente

Certificad os expedido s por la Secretari a de Agricultur ay Ambiente

SI SE CUMPLE Se cuenta con las actas de reuniones del equipo de Secretaria de Salud donde se evidencia que se realizan capacitaciones en los diferentes temas y normas que involucran los planes, programas y proyectos para el sector salud. Realizar Ejecució Secretari % de SI SE CUMPLE Preventivo un plan de n del a de cumplimi Se cuenta con las capacitaci plan de Salud ento del actas de

Secretari % de a de cumplimi Salud ento del plan de capacitac ión

destinación de los recursos para el sector salud

Amiguismo, e intereses politiqueros que manejan algunas personas

para el sector salud. Además posible destinación indebida de los mismos.

Trafico de influencias para la extralimitaci ón u omisión en la aplicación de las normas a las entidades del sector salud vigiladas por el Municipio.

ón para el capacitac personal ión de la Secretaria de Salud del municipio

Posible

plan de reuniones del capacitac equipo de ión Secretaria de Salud donde se evidencia que se realizan capacitaciones en los diferentes temas y normas que involucran los planes, programas y proyectos para el sector salud. Aplicación Verificar Secretari Numero SI SE CUMPLE de la que a de de Ya que cada mes normativid todos los Salud informes se realiza ad vigente informes que se seguimiento a los a las expedido devuelve informes de los entidades s por la n a los profesionales, del sector Secretari profesion además se tienen salud a de ales por los controles de Preventivo vigiladas Salud el no que todos firmen por el tengan lleno de quien proyecta, municipio. los requisitos quien digita y controles y quien revisa y firmas aplicació control por parte de quien n de la del jefe de la proyecta, normativi dependencia. firma y dad revisa vigente.

Falta de control de la información y/o análisis de la misma por parte de los entes del sector salud que le reportan a la Secretaria de Salud

Falta de control de la información y/o análisis de la misma por parte de la Secretaria de Salud de los reportes que realiza al departamento, nación y superintendencia de salud.

Suministro de información errada por parte de los entes del sector salud encargados de reportar a la Secretaria de Salud

Posible

Reducción de las transferenci as de la Nación. Posible

Verificació n por parte de la Secretaria de Salud de la informació n Preventivo suministra da por los entes del sector salud que le reportan

Verificar los reportes por parte de la Secretaria de Salud Preventivo Municipal antes de remitirse a otro ente estatal.

Revisión Secretari Numero de todos a de de los Salud informes informes que se que devuelve recibe la n por Secretari inconsist a de encias o Salud errores a los entes que le reportan a la Secretari a de Salud. Revisión Secretari Numero de todos a de de los Salud informes informes que le que se devuelve remiten a n a la los Secretari demás a de entes Salud por estatales inconsist . encias o errores en los datos.

SI SE CUMPLE Se verifica permanentemente los informes de las instituciones que nos reportan; además de algunos se tiene validadores.

SI SE CUMPLE Se verifican por parte de los profesionales de la Secretaria de Salud los informes antes de enviarse a los entes que nos requieren, además para algunos hay validadores

Desconocimiento de las normas y procesos en el manejo documental y de archivo.

Deficiente o inoportuna información a organismos que la requieran

Deficiencia en el manejo documental y de archivo

Posible

Investigació n y sanción por probables fallos de los organismos competente s

Posible

Deficiente o inoportuna información a la ciudadanía

Ocultar a la ciudadanía información considerada pública.

Posible

Realizar un plan de capacitaci ón para el personal Preventivo de la Secretaria de Salud del municipio Brindar informació n veraz, clara y oportuna a los organismo s que la requieran y sean Preventivo competent es.

Ejecució Secretari % de SE CUMPLE, ya n del a de cumplimie que toda la plan de Salud nto del información se ha capacitac plan de venido ajustando ión capacitaci a las directrices ón dadas por el sistema de gestión.

Verificaci Secretari Numero ón de la a de de fallos informaci Salud en contra ón a o reportar sanciones por deficiente o inoportun a informació n

SI SE CUMPLE Se verifica permanentement e los informes de los profesionales, la auxiliar administrativa maneja el listado de requerimientos pendientes y los recuerda periódicamente a los funcionarios. Además se tienen los controles de que todos firmen quien proyecta, quien digita y quien revisa. Brindar Verificaci Secretari Número SI SE CUMPLE informació ón de la a de de quejas Se verifica Preventivo n veraz, informaci Salud de los permanentement clara y ón ciudadano e los informes de oportuna a reportad s por la los profesionales,

la a a la comunidad comunid en ad general.

GESTIÓN EDUCATIVA Formular, desarrollar, administrar y evaluar las políticas, los planes, los programas y los proyectos del sector educativo del Municipio de Marinilla que propendan por la eficiencia, la cobertura, la calidad y la pertinencia educativa para

Inconsistencia entre la información de población reportada por los establecimientos educativos en el aplicativo SIMAT y la realmente atendida en los mismos.

Reducción de las transferenci as del S.G.P. por mala información reportada al MEN, lo que afecta los ingresos para inversión en calidad de la educación.

Posible

la auxiliar administrativa maneja el listado de requerimientos pendientes y los recuerda periódicamente a los funcionarios. Además se tienen los controles de que todos firmen quien proyecta, quien digita y quien revisa. Ejecutar Verificaci Administr Informes Se realizaron las correctam ón ador del de verificaciones de ente el periódica SIMAT SEDUCA las cronogram de los sobre inconsistencias a trabajo registros consisten del SIMAT, de para la del cia de la acuerdo con los verificació SIMAT informació reportes de la n de la n Secretaría de informació reportada Educción Preventivo n Departamental. y Registro. Se corrigieron los correctivo campos en los Atender que se las presentaban observacio inconsistencias. nes de SEDUCA respecto de inconsiste

deficiente o inoportun a informació n suministra da

la población local, dentro del marco de las competencias establecidas por las normas legales.

ncias en el SIMAT

Inconsistencia entre la información de población reportada por los establecimientos educativos en el aplicativo SIMAT y la realmente atendida en los mismos.

Sanciones administrativ as y fiscales por parte de los entes de control. Ello perjudica institucional mente al Municipio e individualme nte a los responsable s.

Posible

Ejecutar correctam ente el cronogram a trabajo para la verificació Preventivo n de la y informació correctivo n Registro.

Verificaci Administr Informes ón ador del de periódica SIMAT SEDUCA de los sobre registros consisten del cia de la SIMAT informació n reportada.

Atender las observacio nes de SEDUCA

Se realizaron las verificaciones de las inconsistencias del SIMAT, de acuerdo con los reportes de la Secretaría de Educción Departamental. Se corrigieron los Conformid campos en los ad con la que se asignació presentaban n de inconsistencias. recursos del S.G.P.

Ausencia temporal de docentes en los centros e instituciones educativas

Desescolari za-ción de estudiantes en los Centros e instituciones educativas, lo que reduce los días hábiles efectivos del calendario académico.

Perjuicio a los padres de familia por la ausencia de clases de sus hijos, lo que genera inconformid

Posible

respecto de inconsiste ncias en el SIMAT Recordar a los responsabl es internos y externos del envío de los reportes de novedades Preventivo de docentes para tramitar su reemplazo ante SEDUCA.

Buscar las incapacida des o Preventivo novedades y administrat correctivo ivas y tramitarlas inmediata mente

para calidad.

En reunione s periódica s de rectores y Microcen tro Tramitar ante SEDUCA proyecto de reemplaz o de docentes por novedad es del servicio. Verificar con SEDUCA el proceso de reemplaz o de docentes

Secretari o de Educació n

Actas de reuniones con los docentes.

Se cubrieron las vacantes oportunamente. Las demoras en los nombramientos Copia de no se originaron los por causas del proyectos reporte de la de información por reemplaz parte del o de Municipio. docentes.

Secretari o de Educació n

Copia de los proyectos de reemplaz o de docentes.

Se cubrieron las vacantes oportunamente. Las demoras en los nombramientos no se originaron por causas del reporte de la

No planificación adecuada de los suministros de bienes y servicios para los establecimientos educativos, de acuerdo con las apropiaciones presupuestales.

Falta de control de inventarios por parte de los directivos docentes y de las Secretarías

ad de los padres de familia y afecta el ambiente institucional.

ante SEDUCA para el reemplazo de docentes.

Insuficiencia de bienes y servicios para os establecimie ntos educativos y, consecuente mente, afectación del servicio educativo por falta de insumos para el servicio educativo.

Establecer con los CER y las I.E. los requerimie ntos de bienes y servicios al iniciar cada año.

Pérdida de bienes en los centros e instituciones educativas, lo que

Posible

Preventivo

Buscar el apoyo de los establecim ientos educativos con sus Fondos de servicios educativos . Demandar de los Preventivo directivos y docentes correctivo la actualizaci

cuando se produzca n las vacantes .

Correos electrónic os

información parte Municipio.

por del

No fue notable la demora en las provisiones de docentes. Hacer Secretari Registros Se repartieron los plan de o de de bienes a las compras Educació solicitude instituciones y en los n s de centros términos bienes y educativos en el estableci servicios. tiempo previsto. dos por la ley. Contratos Tramitar de la suministro adquisici de bienes ón de y de bienes y prestación servicios de en el servicios tiempo oportuno.

Hacer seguimie nto anual a los inventari os de los

Secretari a de Educació n

Registros de inventario s.

Se están revisando los inventarios por parte de la funcionaria encargada en la

de Educación y Hacienda.

deriva en detrimento patrimonial para el Municipio, así como en la merma de capacidad de prestación del servicio educativo por falta de bienes para éste.

ón permanent e de los inventarios de las institucion es educativas y los centros educativos .

CER y las IE, mediante la confronta ción in situ de los registros documen tales con los bienes. Revisión de las compras de bienes con recursos de los Fondos de servicios Educativ os para verificar su inclusión en los inventari os de los CER y las IE.

Secretaría Hacienda. Secretarí Actas d a de revisión Hacienda de inventario s Directivo s docentes Paz salvos

DESARROLLO Falta De 37 ARTISTICO Y Mecanismos De CULTURAL Seguridad Para La Preservación Ejecutar Del Material programas y Bibliográfico proyectos tendientes al desarrollo cultural y patrimonial, buscando la democratización de acceso a bienes culturales y artísticos y de información que

La no existencia de mecanismos que permita la seguridad del inventario del material bibliográfico existente en la Biblioteca pública municipal, lo que conlleva a un procesos disciplinario

Posible

Implement ar códigos de barra o schip de seguridad a la entrada a la Preventivo biblioteca y pública correctivo municipal Registro.

Exigir paz y salvo a los docentes cuando se trasladan de un CER o de una I.E. a otro estableci miento educativ o. Verificaci ón periódica de los códigos de barras o de los schip

Delegad o para administr ar los códigos de barras

La no perdida de libros y elementos de la Biblioteca pública municipal

Se realizó instructivo y diseño de ficha de trámite para que las oficinas diligencien de acuerdo a la norma.

contribuya a fomentar la identidad, el sentido de pertenencia del municipio, así como respetar la diversidad, impulsar la salvaguardia, protección, conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural material e inmaterial.

Falta De Un Plan 38 De Curaduría Y Restauración Del Material Bibliográfico

Falta de 39 espacios técnicamente acondicionados para el desarrollo de los procesos artísticos y culturales

No existe un plan dentro de la Biblioteca pública municipal que permita la curaduría y restauración del material bibliográfico

Es evidente la falta de espacios para la gran demanda de los diferentes grupos artísticos y culturales del Municipio

Posible

Desarrollar un plan de curaduría y preservaci ón del material Preventivo bibliográfic y o con el correctivo apoyo del Instituto de cultura y patrimonio de Antioquia

Realizar permane ntemente la supervisi ón del material bibliográf ico, y clasificán dolos de los ya curados y restaurad os Gestionar .Optimiza otros r los espacios espacios de de propiedad acuerdo de la a las administra necesida ción des municipal existente que s de los Preventivo permita e grupos desarrollo de las actividade s artísticas de los grupos del municipio de marinilla.

Auxiliar de la Bibliotec a pública municipal

Se ha realizado acompañamiento Nro. de personalizado libros para el soporte curados y jurídico. restaurad os

Secretari o de Cultura y turismo

Satisfacci ón de los grupos artísticos

Se viene gestionando otros espacios en Instituciones Educativas, que permitan dar parte a la solución de la problemática . Se realizó programación para ocupar el teatro municipal preferiblemente con los grupos que requieren mayores ensayos

Falta de un plan 40 de curaduría y restauración de piezas históricas y arqueológicas

Falta De Un Plan 41 De Capacitación En Normatividad Cultural

CONVIVENCIA Desconocimiento 42 Y CULTURA del usuario sobre CIUDADANA los alcance de la institución Atender las conductas que alteran el orden público, los

No existe un plan de curaduría definido para la restauración de las piezas histórico y arqueológic as lo que puede llevar a un detrimento patrimonial

Falta de capacitación de los funcionarios de las secretaria de cultura y turismo

Exigir resultados que la institución no puede cumplir por norma

Posible

Desarrollar un plan de curaduría de piezas historias y arqueológi cas con el Instituto de Preventivo cultura del y patrimonio correctivo de A o con el museo de la universida d de Antioquia

Clasificar las pieza históricas y arqueoló gica que evidencie n hongos y bichos que puedan afectar las otras coleccion es patrimoni ales Desarrollar Evaluaci un plan de ones capacitaci permane ón en nte de cultura con el Preventivo personal sobre las leyes de cultura

Director del museo histórico y arqueoló gico

Nro. de pieza curadas y preservad as.

Secretari Número o de de cultura funcionari os conocedo res de las leyes que rigen el sector cultural. Informació Utilizar Personal Nº n al medios encargad personas ciudadano escritos, o de informada frente a los electróni ejecutar s Preventivo alcances cos y el de la ley otras de proceso comunic de ación conviven

SI Se inició con la clasificación de la piezas históricas con el fin De participar en talle de curaduría y restauración de piezas

Se realizó capacitación sobre la ley 1185

Si. Se da información oportuna y clara al usuario desde el primer momento que llega a solicitar el servicio

conflictos familiares, logrando la articulación entre las autoridades mediante acciones de prevención, intervención, y regulación con el fin de garantizar los derechos humanos y mejorar la convivencia, cultura y seguridad ciudadana.

Mala 43 administración de la documentación

Incumplimie nto en las responsabili dades en la atención de los usuarios Posible

Falta de sentido 44 de pertenencia

Mala atención a los usuarios por estancamien to en los procesos

Posible

Seguimien to constante al manejo de la documenta ción y Preventivo capacitaci ón frente al mismo tema.

Plan de sensibiliza ción a todos los servidores Preventivo públicos que atienden usuarios

para informar de manera constant e al ciudadan o frente a los alcances de la ley Ejecució n del plan de capacitac ión. Evaluaci ón periódica a los procesos y la documen tación de los mismos. plan de capacitac ión a los servidore s públicos que atienden usuarios

cia y cultura ciudadan a

De todo Capacita el ciones personal realizada s por capacitac iones programa das

Si. Seguimientos a la documentación de los procesos.

Talento Humano

Si. Capacitación del personal administrativo en atención al usuario.

Numero de capacitac iones realizada s, por el número de capacitac iones

programa das

45 Inadecuada comunicación entre instituciones

Inoportuna atención a los usuarios

Posible

Cambio de 46 normatividad

Conflicto de competencia s

Posible

Estrategia s de articulació n y comunicac ión entre las institucion Preventivo es.

Formación permanent e frente a las normas y articulació n entre las Preventivo institucion es

Reunion es periódica s entre las institucio nes.

Todos los funcionar ios encargad os de atender a los usuarios

Utilizar los medios existente s para mejorar la articulaci ón Mediante Asesoría acciones externa de capacitac ión y formació n constant e

Personas atendidas por personas remetidas

Si. Reuniones periódicas con otras instituciones y constante comunicación vía telefónicas y electrónica.

Numero de capacitac iones programa das por número de capacitac iones asistidas

Si. Asistencia a capacitaciones programadas por la gobernación de Antioquia, participación en la aplicación de la ruta de abuso sexual y planeación de la construcción de la ruta de violencia contra la mujer.

Insuficiente personal para atender la demanda

GESTIÓN DE TRÁMITES

Por falta de conocimiento de la dependencia Consolidar y encargada de mantener mantener actualizada la actualizados información dichos trámites. relacionada con los trámites que se realizan en la Entidad para darla a conocer a la comunidad de manera oportuna y controlar el cumplimiento de los requisitos en la realización de dichos trámites.

Disminución de la capacidad de respuesta frente a la demanda de los usuarios

Posible

Publicación de tramites sin actualizar

Posible

Aumentar el recurso humano y optimizar el Preventivo existente

Dotar del personal requerido para satisface r la demanda

Administr ación a través de Talento Humano

Adopción de adecuados procesos evaluativo s internos a la luz de la normativid ad vigente

Permane nte y adecuad a capacitac ión al personal

Jefes de las diferente s depende ncias coordina n con oficina de talento humano

Verificació n Preventivo permanent e y estricta de los procesos

Revisión aleatoria para verificaci ón de normas actualiza das

Número de personas atendidos por número de personas satisfech as Personal capacitad o

Si. Se fortalecido equipo psicosocial y cuenta con apoyo jurídico.

ha el se un

Se realizó instructivo y diseño de ficha de trámite para que las oficinas diligencien de acuerdo a la norma. Se ha realizado acompañamiento Requisito personalizado s para el soporte cumplido jurídico. s de Equipo acuerdo Se realizaron de a la actas con los mejorami norma encargados de ento del los trámites en las proceso diferentes oficinas de estableciendo gestión plazos para el de diligenciamiento trámites de las fichas. Se realizó acompañamiento para el

diligenciamiento de una de las fichas, atendiendo todas las inquietudes. Intereses personales de los funcionarios en los trámites que se adelanten.

Posible

Sensibiliz ación Estricto frente a cumplimen las to de implicaci manual de ones trámites y éticas, términos morales, de ley. sociales y Verificació jurídicas Preventivo n relaciona permanent das con e del el cumplimie desempe nto de la ño como norma, servidor manual de público. trámites y términos Permane de ley nte control.

Jefes de las diferente s depende ncias coordina damente con oficina de talento humano

Posible

Adecuada verificació Preventivo n de los informes que

Jefes de las diferente s depende

Intereses y beneficios Económicos Intereses y beneficios políticos.

Tráfico de influencias

Intereses y beneficios personales

Amistad o animadversión entre los funcionarios y destinatario del

50 Direccionam iento de beneficiarios

Sensibiliz ación frente a las implicaci

Listados de asistenci aa capacitac iones y sensibiliz ación relaciona dos con el tema

Los trámites que se han documentado en la ficha de trámite, han sido objeto de seguimiento y para ellos se han realizado controles con el fin de establecer que las oficinas están recibiendo del usuario los requisitos estrictamente Cero establecidos en la requerimi norma y que se entos entrega un disciplina producto rios a conforme al funcionari usuario. os. Listados de asistenci aa capacitac

No se ha cumplido. Los responsables son los jefes de cada dependencia y la

posible servicio Manipulación indebida de requisitos y cumplimiento de los mismos.

Intereses personales, económicos y políticos

Imposibilitar el otorgamient o de una licencia o permiso

Posible

soportan ones las éticas, decisiones morales, sociales Verificació y n jurídicas permanent relaciona e del das con cumplimie el nto de la desempe norma, ño como manual de servidor trámites y público. términos de ley Permane nte control Sensibiliz ación Verificació frente a n atenta las de los implicaci asuntos a ones cargo de éticas, cada morales, funcionario sociales velando Preventivo y por el jurídicas cumplimie relaciona nto de los das con términos, el de la desempe norma, y ño como manual de servidor trámites público.

ncias coordina damente con oficina de talento humano

Jefes de las diferente s depende ncias coordina damente con oficina de talento humano

iones y sensibiliz ación relaciona dos con el tema

oficina de talento humano. Es necesario replantear el riesgo, las acciones y los responsables.

Cero requerimi entos disciplina rios a funcionari os.

Listados de asistenci aa capacitac iones y sensibiliz ación relaciona dos con el tema Cero requerimi entos disciplina rios a funcionari os.

No se ha cumplido. Los responsables son los jefes de cada dependencia y la oficina de talento humano. Es necesario replantear el riesgo, las acciones y los responsables.

Permane nte control

Intereses personales económicos y políticos

ADMINISTRACI ÓN DEL TALENTO HUMANO

No se verifica la 53 idoneidad y fuente de los títulos acreditados y Vincular a la demás administración requisitos. Municipal personal competente, de

Ofrecimiento de dádivas para la obtención del servicio requerido, sin el cumplimient o del requisito.

Seleccionar y vincular personas, sin el cumplimient o de requisitos

Posible

Sensibiliz ación frente a Verificació las n atenta implicaci de los ones asuntos a éticas, cargo de morales, cada sociales funcionario y velando jurídicas Preventivo por el relaciona cumplimie das con nto de los el términos, desempe de la ño como norma, y servidor manual de público. trámites Permane nte control Implement ación de los formatos establecid Preventivo os

Solicitar verificaci ón a las entidade s que emiten o certifican los títulos de estudio,

Jefes de las diferente s depende ncias coordina damente con oficina de talento humano

Líder de Program a, talento humano

Listados de asistenci aa capacitac iones y sensibiliz ación relaciona dos con el tema

No se ha cumplido. Los responsables son los jefes de cada dependencia y la oficina de talento humano. Es necesario replantear el riesgo, las acciones y los responsables.

Cero requerimi entosdisc iplinarios a funcionari os. Elaboraci ón de lista de chequeo

Se están verificando los certificados de los entes de control y requisitos para desempeñar el cargo.

acuerdo a los requerimientos y perfiles de los cargos, para garantizar el cumplimiento de los requisitos de la comunidad y del sistema del SIGEM.

Poca voluntad 54 política, insuficientes recursos económicos

Incumplimie nto en la ejecución del plan de capacitación institucional

Desconocimiento 55 de la normatividad vigente. Trafico de influencias

No reconocimie nto a los derechos de carrera de un funcionario

Posible

Mala digitación 56 de novedades de nomina

Error en liquidación de la nomina Posible

entre otros Establecer Ejecució Secretarí % de un plan de n del a de cumplimi capacitaci plan de Gobierno ento del ón para capacitac Plan de Preventivo cada ión. Capacita dependenc ción ia

Preventivo

Dar cumplimie nto a los requisitos exigidos por la ley vigente.

Revisión de la nómina y cada una de las Preventivo novedades reportadas

Mayor control en la Comisión de personal. Revisión desde gobierno sobre encargos , comision es y demás. Solicitar a los diseñado res del software, aplicacio nes para evitar errores de

Secretarí a de Gobierno , talento Humano

% de funcionari os que cumplen cabalmen te con los requisitos

talento humano

Verificaci ón del 100% en las colillas de pago

El plan de capacitación se ejecuto en un 75%, quedando pendiente capacitaciones especificas en puestos de trabajo. Se esta dando cumplimiento a la ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios, defendiendo los derechos de los funcionarios de carrera.

Se esta ejerciendo un mayor control en el registro de las novedades de la nomina, sin embargo falta mejorar el software o aplicativo de

nomina

GESTIÓN DE BIENES MUNICIPALES

Sobrevaloración de predios.

Pasibilidad en la Proporcionar y protección de los mantener los predios. recursos físicos necesarios para satisfacer las necesidades de la Administración.

Detrimento del patrimonio Municipal

Realizar los avalúos

Funciona Comité miento de del bienes Comité de Bienes Saneami ento de predios, por procesos jurídicos

Posible

preventivo s

Entrega de los certificad os de tradición y libertad de todos los predios de propieda d del Municipio . En procesos

nomina.

No predios negociad os.

La jurídica exige informes y avalúos de predios a adquirir.

Total de predios del municipio /total predios avaluado s y cercados

Reuniones periódicas del comité de bienes Se ha venido desarrollando con la secretaria de obras públicas, el cerramiento de algunos predios urbanos y desde la jurídica se incluye en el contrato de compra, el cerramiento del bien.

Avalúo de la totalidad de los predios del municipio y su respectiv o cercamie nto.

Despilfarro parte de funcionarios, los recursos Municipio.

por 58 los de del

Falta de planeación y políticas que concienticen a los funcionarios en cuanto al cuidado de los recursos públicos.

Detrimento del patrimonio Municipal.

Posible

Actualiza ción avalúos cada 3 años. Control en Entregar la entrega elemento y uso de s para los funciona suministro miento s de acuerdo al preventivo histórico s y a la revisión hecha de elemento s existente s en las depende ncias

Todos los funcionar ios

Suministr os adquirido s/recurso s con que cuenta cada depende ncia

Cada dependencia realiza su pedido, de acuerdo a los recursos que se tienen Se ha mejorado en cuanto el manejo de los bienes de consumo, con las nuevas políticas del estado de cero papel, y ahorro en todo sentido.

Por los históricos que se tienen en las compras, se viene disminuyendo anualmente en la inversión para elementos de oficina, sin dejar de tener lo necesario para la atención a la comunidad.

Mantener un registro histórico de los recursos de funciona miento.

Inadecuada identificación de la modalidad de contratación

No se identifica adecuadam ente la modalidad de contratación en el estudio previo, por falta de claridad del proceso.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Realizar el proceso de contratación de conformidad con la ley.

Criterios poco claros y

Corrupción.

Capacitaci ón permanent e Acompaña miento y revisión de estudios previos. Posible

Corrupción. Casi seguro

Preventivo

Revisión formal de los requisito s entre ellos la modalida d de contratac ión.

Se deben Preventivo establecer

Comité de Contrata ción

Todos los

El 100% de los estudios previos que ejecuten recursos se socializan en el comité de contrataci ón.

Si: Los estudios previos se llevan a comité de contratación para su recomendación.

El 100% de los

Si. Se socializan los estudios

Y se hace revisión formal de los estudios previos. Se expidió circular 053 de agosto 26 de 2014 con relaciona a este tema

razonables para la selección de oferentes

Exigir requisitos innecesarios para la presentación de una propuesta.

No se tienen criterios razonables y proporcional es en la selección del oferente,

Corrupción. Solicitar requisitos innecesarios como visitas o vigencia de documentos con fechas desproporci onadas.

Posible

criterios claros para la selección del oferente razonables con el objeto y el valor del contrato. Para lo cual se deberán sustentar en el estudio previo y ante el comité de contratació n Prohibir visitas obligatoria s como requisito habilitante para la preventivo presentaci ón de un oferta dentro y demás requisitos que no

Secretari os de Despach o, asesores y lideres.

Establec er los criterios en el Manual de contratac ión.

criterios de selección del oferente se socializan en el comité de contrataci ón.

Secretari Manual a de ajustado. Gobierno , Profesion al Universit aria Abogada y Asesoría Jurídica Externa.

previos con los criterios de selección, en el Comité de Contratación, además se verifican requisitos, clasificación y experiencia en el RUP y la cámara de comercio

Decreto 1510 de 2013 Decreto 68 de 2014 Manual de contratación

No verificar todos los documentos que se anexan en la propuesta o hacerlo de manera parcial.

Propuestas que no ingresen por el archivo municipal

No verificar todos los documentos que acompaña la propuesta con el fin de beneficiar a un tercero.

Propuestas que no ingresan por el archivo y

Posible

sean necesarios dentro del manual de contratació n, al igual que establecer un criterio razonable para el requisito de las fechas de expedición de los documento s Quien elabora la evaluación debe verificar absolutam ente todos preventivo los requisitos dejando la evidencia en la evaluación . Todas las invitacione preventivo s publicas deberán

Cada evaluado r debe diligencia adecuad amente evaluacio nes de acuerdo a su área

Quienes evalúan propuest as

Formatos de evaluació n bien diligencia dos.

Cada miembro del Comité Evaluador realiza la evaluación de acuerdo a su competencia

Circular informati va recordan

Secretari os, asesores , lideres.

El 100% de las propuest as

Si: Todas las propuestas ingresan por el archivo municipal

se reciben en las dependenci as

Concentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en los ordenadores del gasto

Exceso de carga laboral que posibilite la rigurosidad en la supervisión de los contratos y cumplimient o efectivo del objeto

indicar que las propuestas deben ingresar por el archivo municipal

Posible

do que todas las propuest as deberán ingresar a través del archivo municipal con su respectiv o radicado, además de indicase en las invitacion es y pliegos de condicion es. Levantar Realizar un Manual procedimie de nto de supervisi supervisió ón. n de preventivo contratos Contratar con mayor apoyos rigurosidad externos para esta labor

Profesion al Universit aria de archivo.

Secretari a de Gobierno Profesion al Universit aria Abogada ;

ingresan por la ventanilla única, la profesion al Universit aria de archivo diligencia ra formato de recepción de propuest as.

Manual realizado, contratos realizado s.

Circular 053 del 26 de agosto de 2014 En las invitaciones y pliegos de condiciones se exige que las propuestas ingresen por el Archivo

Si. Se elaboró el Procedimiento de Supervisión aprobado por el EMC – ABS y se subió al Sigem. Se aprobaron los Formatos de Informe de Supervisión y el de Requerimientos.

Presentación de propuestas sin foliar.

contractual. No presentar propuestas foliadas, lo que posibilita incluir un documento no entregado inicialmente.

Posible

GESTIÓN DE FINANZAS PÚBLICAS Planificar la gestión

Posible 66 desconocimiento o presión para incluir Gastos no autorizados legalmente

Inclusión de gastos no autorizados en el presupuesto

Posible

Se debe incluir en las invitacione s y pliegos de condicione s que las propuestas deben estar foliadas al igual que en la Preventivo apertura de propuestas en las actas de cierre, se debe dejar constancia del número de folios o si la propuesta están sin foliar.

Preventivo

Evitar riesgo

Formato de recibo de propuest a donde se evidencie el número de folios o si la propuest a no se encuentr a foliada.

Depende ncia que lidere el proceso.

Realizar un el riguroso análisis jurídico de los

Secretari o de hacienda y auxiliar de presupue

Formatos diligencia dos y propuest as foliadas.

Si. Existe formato F.028-Recepcion de propuestas Igualmente en el acta de apertura de propuestas se verifican los folios Circular 053 de agosto 26 de 2014

Total de gastos no autorizad os detectado s/ total de

Tanto en la elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto se tiene especial

financiera del municipio en el largo, mediano y corto plazo y administrar los recursos financieros, la gestión de los ingresos y recursos, administración presupuestal y un efectivo sistema contable, para garantizar la operación de los procesos y el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal y el PBOT. Presión por parte de directivos 67

Inversión de dineros públicos en entidades de dudosa solidez financiera a cambio de beneficios indebidos para servidores públicos encargados de su administraci ón

Posible

Preventivo

Evitar riesgo

soportes legales de cada renglón de gastos en el presupue sto, antes de ser aprobado por parte del concejo Municipal En las disposici ones generale s del presupue sto que se presenta el cada año ante el concejo municipal , en el manejo de excedent es de liquidez poner la

sto

rubros presupue stales de gastos

cuidado de que todos sus gastos estén autorizados por la normatividad vigente. Esta acción se realiza continuamente.

Total de gastos no autorizad os detectado s/ total de rubros presupue Alcalde y stales de Secretari gastos a de Hacienda

Todos los recursos financieros que maneja el Municipio. Están en entidades financieras con calificación AAA. Lo anterior acatando las disposiciones generales del presupuesto.

Presión por parte de directivos o 68 secretarios de despacho

Afectar rubros que no corresponde n con el objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica

Evitar riesgo Posible

Preventivo

restricció n que el municipio solo podrá manejar los recursos en entidade s con calificaci ón AAA El comité de contratac ión y en especial la parte jurídica y los encargad el os del presupue sto deben estar muy atentos con todos los estudios previos haciendo especial énfasis

Rubros afectados que no correspo nden con el objeto del gasto/tota Secretarí l rubros a de presupue Gobierno stales ; jurídica y secretari a de hacienda

Antes de cada comité de contratación, la secretaria de gobierno envía a la Secretarìa de hacienda los estudios previos a la contratación para su revisión en cuanto a los rubros presupuestales y objeto del contrato. Respetando el principio de especificidad del gasto.

Desconocimiento de la norma y 69 presión para realizarlo

Realizar modificacion es presupuesta les sin tener autorizacion es para hacerlo

Evitar riesgo Posible

Preventivo

en los objetos a contratar con la destinaci ón del rubro presupue stal, según su fuente de financiaci ón. Alcalde y secretari o de hacienda deben estar muy atentos al el momento de aprobar el presupue sto para que en las disposici ones generale s queden incluidas todas las

Alcalde y Secretari o de Hacienda

Modificac iones presupue stales realizada s sin tener autorizaci ón/ Total de modificac iones al presupue sto

Cuando se està aprobado el presupuesto Municipal, se tiene especial cuidado para que fueran aprobadas las autorizaciones para las modificaciones presupuestales por parte del ejecutivo municipal.

autorizac iones necesari as para la ejecución del presupue sto.

Por amiguismo o presión de un 70 superior

Por desconocimiento 71 o no querer acatar las

Manejar recursos monetarios por fuera de la tesorería Municipal, que provengan de servicios ofrecidos por la Administraci ón Municipal o no entregarlos oportuname nte en la tesorería.

Retardar injustificada mente el pago de una

Evitar riesgo Posible

Posible

Preventivo

Evitar riesgo

Expedir reglamen tación relaciona da con la recepció n de el dinero por fuera Alcalde de la tesorería municipal o entidade s autorizad as para ello

el Dar estricto cumplimi ento a la

Secretari a de hacienda y

Recursos monetari os manejado s por fuera de la tesorería y entidades autorizad as /total de recursos monetari os manejado s por la tesorería municipal

Cuentas pagadas con intereses

La Reglamentaciòn para el manejo de recursos por fuera de la tesorería se expedirà en el primer semestre de 2015. Se siguen manejando recursos por fuera de la tesorería sobre todo en la plaza de mercado y ferias los fines de semana. Recursos que son consignados en la tesorería a primera hora del dìa hábil siguiente a la fecha de recaudo. Se da estricto cumplimiento a lo pactado para la forma de pago de

normas al respecto violando el principio de universalidad presupuestal

EVALUACIÓN Y No programar 80 CONTROL las auditorias anuales Verificar el cumplimiento de los objetivos del sistema del SIGEM

Auditores sin la 81 suficiente capacidad y conocimiento para llevar a cabo las auditorias

cuenta para beneficiar a un particular, teniendo que pagar intereses moratorios No programar las auditorías internas anuales, por desconocimi ento dejando sin controles el proceso Auditorias que no permiten la retroaliment ación del sistema, que no permiten analizar las debilidades y fortalezas y los objetivos trazados por la entidad.

forma de tesorero pago pactada en el contrato.

Posible

de mora/tota l cuentas pagadas

cada contrato sin ningún retardo por causa injustificada.

Planear Plan de Líder del las auditoria proceso auditorias s anuales que Preventivo permitan un control eficiencia

No. De auditorías programa s / No. De auditorías realizada s

Sí. Se programó y realizó las auditorias del programa de anual

Capacitar Plan de y preparar capacitac los ión auditores a través de induccione s, reinduccio Preventivo nes y talleres que les permitan adquirir el conocimie nto suficiente para

No de capacitac iones programa das / No de capacitac iones realizada s

Sí. Se consolido un grupo de auditores con la capacidad y conocimiento para realizar sus funciones como auditores internos

Represe ntante de la dirección y el coordina dor del sistema

Falta de 82 receptividad de los auditados

Que el auditado se niega a entregar información o la oculta total o parcialment e Posible

Mala utilización 83 de los informes de auditoria

Desprestigio de los auditados e inconformid ad de estos. Posible

realizar las auditorias Preparar a todos los servidores públicos para que entiendan que es una auditoria, cuanto puede Preventivo mejorar la labor que desempeñ an y mejorar el funcionami ento de la administra ción municipal Capacitar y preparar a los auditores y auditados para el correcto Preventivo manejo de los informes de auditoría.

Charlas de sensibiliz ación a los servidore s públicos

Represe ntante de la dirección , el coordina dor del sistema y los líderes en los grupos de mejorami ento continuo.

No de charlas programa das / No de charlas realizada s

Si En los diferentes espacios y reuniones como en los EMC se infunde continuamente la obligación que tiene todo funcionario a permitir ser auditado y entregar la información solicitada completa y de manera oportuna.

Sensibiliz ar en el correcto manejo de los informes de auditoría a los servidore s públicos

Represe ntante de la dirección , el coordina dor del sistema y los líderes en los grupos de mejorami

No de charlas programa das / No de charlas realizada s

Si Se ha brindado orientación he interiorizado una sana conciencia en los auditores sobre el manejo responsable de la información conocida en las auditorias

ATENCION INTEGRAL GRUPOS POBLACIONAL ES VULNERABLES

Tráfico influencias

de 84

Mal manejo de la información

Mala Establecer clasificación del directrices e Sisben. implementar estrategias para la atención integral de grupos poblacionales vulnerables en concordancia con las políticas públicas vigentes para el mejoramiento de sus calidad de vida

Intereses

ento continuo. Reducir el Aplicació Profesion riesgo n de los ales de criterios cada de área selección de beneficia rios.

Las acciones de restablecimi ento de derecho no llega a quien reamente lo necesita

Posible

Reportar

posible

Preventivo

Brindar informaci ón veraz, clara y oportuna a la comunid ad en general. Cumplir con el procedim iento estableci do para cada actividad de restablec imiento de derecho Reducir el Mantener

Conserva ción de los document os del beneficiar io.

Profesion Informes ales de cada área Revisar todos los Grupo de apoyos mejorami sociales y ento ajustarlos continuo

Se conservan los documentos de os beneficiarios y los informes según tablas de retención documental

Se revisaron y ajustaron todos los apoyos sociales de la entidad .

Se tienen todos Listados los listados de Profesion de todos los beneficiarios al de los cada beneficiar área ios que reciben el apoyo social

Respons

Base

de Base de datos de

particulares, esconder realidades, mostrar realidades que no son

información errada con respecto a las coberturas de las programas.

DESARROLLO ECONÓMICO Y PRODUCTIVO: Promover el desarrollo económico equitativo, mediante la formación, creación, fortalecimiento y consolidación del sistema productivo que mejore la competitividad y revierta sobre los ciudadanos mayores ingresos, empleo digno y decente y desarrollo humano.

Plan de Desarrollo o 86 Planes de acción mal elaborados

Poca voluntad política, insuficientes recursos económicos

riesgo

Compromi so de los equipos de trabajo y participaci ón comunitari a en los procesos de planificació n

Dilapidación de recursos por falta de planificación o proyectos sin posible posibilidade s de evaluación de resultados

preventivo

Incumplimie nto en la ejecución del plan de Desarrollo y planes de Acción

Planificar de manera la clara la ejecución de las Preventivo acciones con los recursos disponible s

Posible

bases de datos con informaci ón real.

able de datos entrega actualiza de da acciones de restablec Llevar imiento controles de claros derecho sobre las entregas Cronogra ma de planificac ión con % de comprom cumplimi iso de Todas ento de cumplimi las Desarroll ento. Secretarí o y Seguimie as Planes nto y de evaluació Acción n permane nte. Secretarí Establec as de er % de Turismo, alianzas cumplimi Agricultur público, ento de a, privadas Desarroll Hacienda para el oy y cumplimi Planes División ento de de de las Acción Proyecto acciones s

los programas actualizada.

Seguimiento trimestral de planes de acción

50% de seguimiento de los planes de acción

Desconocimiento del proceso

Posible

Falta de insumos

Capacita ción a los servidore s públicos e informar a la comunid ad sobre los Adopción cambios de de adecuados procesos procesos . de Establec capacitaci er un link ón tanto de Preventivo para la acceso comunidad directo a como para la página los Web del servidores Municipio públicos . de la entidad. Los cargos sean ocupado s de acuerdo al perfil y el ingreso se realice

Capacita ciones

Talento Humano Proceso de capacitac ión y acompañ amiento

Program adas/cap acitacion es realizada s Personas invitadas / Personas asistente s Informe de hallazgos recibidos

Link habilitad o

Se ha terminando la caracterización del proceso económico y productivo con sus formatos y documentos

Intereses y beneficios Económicos. Intereses y beneficios políticos. Intereses y beneficios personales

90 Mal manejo de la información

Los programas y proyectos no llegan a Posible quien reamente lo necesita

Generación de falsas expectativas probable o pérdida de posibilidade s económicas posible

Aplicación de los criterios de selección de beneficiari os. Preventivo

preventivo

Brindar informació n veraz, clara y oportuna a la comunidad en general.

Mantener un sistema de informació n y bases de datos actualizad os

por concurso de méritos. Publicaci ón efectiva de convocat orias que beneficie n la comunid ad en general y escogen cia de beneficia rios de program as con criterios objetivos Centraliz ar el uso y manejo de la informaci ón solo con datos oficiales y comprob ables

preventivo

División de Proyecto sy Coopera ción

Evaluaci ones de beneficia rios de program as y proyecto s beneficia dos

División de proyecto sy cooperac ión

Auditoría s realizada s

Se cumplen con los criterios que se establecen de selección de las convocatorias

Se mantiene

Capacitaciones que no atienden una necesidad comunitaria

GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO: Administrar la información del Municipio mediante la gestión documental, la provisión y soporte de soluciones en tecnología de la información, la implementación de la estrategia Gobierno en Línea y la gestión de la comunicación institucional, con

Generación, radicación y entrega por los canales no establecidos

Programac ión de capacitaci ones de acuerdo a una demanda generada o solicitada

Dilapidación de recursos, comunidad descontenta

Perdida de documentos entregados al archivo

Evitar riesgo

Posible

Contacto permane nte entre demanda ntes y oferentes de capacitac ión, bases de datos actualiza das. el Aplicació n reglamen to y manual de archivo de Archivo

Preventivo

División de Proyecto sy Coopera ción

Profesion al universit aria Archivo. Secretari os de Despach o, Asesores , Jefes de Depende ncia y Auxiliare s Administr ativas

actualizada la base de datos de Empleos los solicitantes de generado empleo y las s gracias empresas que a las solicitan capacitac iones

N° de correspo Devolución de ndencia documentos con recibida. registro en formato. Registro Numero de información en de Formatos de document Salida y Recibido. os devueltos Se realizó 1 capacitación sobre normatividad archivística Se controla la consignación de los documentos en los formatos de salía y recibido de documentación

el fin de apoyar el cumplimiento del plan de desarrollo y fortalecer la imagen institucional.

92 Inoportuna notificación de decisiones administrativas y judiciales

Conocimie nto de los medios de notificacio nes

Incumplimie nto en los tiempos de entrega de los documentos .

Posible

preventiva

Publicaci ón en la página web del correo de notificaci ones, envió de oficios a las direccion es correctas , visitas a los juzgados con el fin de verificar el estado de los procesos

Administr ación documen tal, profesion al abogado jurídico y sistemas

Notificaci ones recibidas/ notificaci ones realizada s

Envio memorandos Circulare.

de y

Se incluyó en sistema gestión de calidad procedimiento notificaciones

el de la el de

PARTICIPACIO N PARA LA DEMOCRACIA Y EL DESARROLLO SOCIAL:

Intereses particulares algunos dignatarios asociados.

93 de y

Cualificar el ejercicio ciudadano y comunitario mediante 94 estrategias de capacitación, sensibilizació n, y asesoría para la Animo de lucro personas organización de inescrupulosas y participación en la vida municipal.

Adulteración de documentos para los autos de reconocimie nto.

Aplicar la norma con toda claridad, revisar la documen tación para ser enviada.

Posible Particulares presten servicio al nombre del municipio y lo cobren

preventivo

N° de actas de elección de dignatario s revisadas

Reducir el riesgo Identifica r y socializar en la comunid ad los servicios del proceso y quien los presta en represent ación del Municipio

Asesor de Desarroll o Social

Se conservan los documentos de os beneficiarios y los informes según tablas de retención documental

N° de socializac iones Se revisaron y realizada ajustaron todos s los apoyos sociales de la entidad Se tienen todos los listados de los beneficiarios

ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Es el componente que facilita el acceso a los bienes y servicios que brinda la Administración Municipal. Cada dependencia debe simplificar, estandarizar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia en los procesos. NOMBRE TRÁMITE

DESCRIPCIÓN

Autorización para ventero ambulante

Autorización para desarrollar actividad economica callejera

Certificado de delineación

Suministrar la información sobre las afectaciones o requerimientos que tiene un predio.

PRODUCTO

ACCIÓN DE MODERNIZACIÓN

DEPENDENCIA FECHA RESPONSABLE CUMPLIMIENTO

Resolución

Disminución del plazo de obtención de respuesta de tres meses a un mes

Secretaria de Gobierno

12/06/2014

Certificado de delineación

Modernización de tecnologías para optimización del tiempo de respuesta en un 10%

Secretaria de Planeación

30/06/2014

Suministrar el certificado de usos Certificado de Certificado de de un predio o de usos del suelo usos del suelo un establecimiento abierto al público

Habilitar la solicitud del trámite y la concertación de visita a través de correo electrónico.

Secretaria de Planeación

01/07/2014

CUMPLIÓ: SI O NO ACCIONES REALIZADAS

Si. Se ha reducido los términos para la obtención de respuestas a solicitudes para la ocupación de espacio público. Si Se modernizo la tecnología adquiriendo nuevos equipos de computo Si Se tiene contrato con PROSIS para la implementación del SIGM

Autorizar la construcción en Licencia de los predios que construcción cumplan con la normatividad vigente. Expedir licencias Licencia de para desarrollo y urbanismo procesos de urbanísticos. Expedir licencias para la partición Licencia de de predios subdivisión urbanos y rurales predial para adjudicar y/o enajenar Autorizar la actividad de Permiso de escrituración a las escrituración organizaciones populares de vivienda. Expedir la licencia Vo. Bo. Para para Reglamento reglamento de de Propiedad propiedad Horizontal – horizontal ventas.

Licencia de construcción

Licencia de uirbanismo

Licencia de subdivisión

Asignación de un funcionario adicional para apoyar el proceso de Sec. De expedición de planeación implementación del Módulo de Aplicación y control

30/12/2014

Permiso de escrituración

Vo. Bo. Para reglamento de propiedad horizontal

Si La profesional universitaria abogado y el jefe de desarrollo local y gestión territorio están asignados a la implementación del módulo de aplicación y control

Certificado de puntaje del SISBEN

Solicitud de Encuesta o Re- Encuesta

Mutaciones catastrales

Certificado que contiene los datos personales, y el puntajel del SIBEN, con el fin de acceder a diferentes subsidios y beneficios Solicitud de vinculación al Sistema de Identificación de posibles beneficiarios de programa sociales - SISBEN a través de la encuesta socioeconómica o realización de nueva encuesta Es cambiar información jurídica con el propósito de actualizar la base de datos de predial y Catastro Municipal y reportarla a Catastro Departamental

Puntaje del SISBEN

Socialización del vínculo para la obtención del Certificado de Sisbén en línea en www.marinillaantioquia.gov.co

Realización de reuniones mensuales con Catastro Autorización de Departamental para mutación evacuar los procesos retrasados en la dependencia.

Oficina de Sisbén

Oficina de Catastro Municipal

02/05/2014

Si En la página se encuentra el vínculo consulta tu puntaje del SISIBEN

31/12/2014

Solo se realizó una reunión en el año.

Es el documento que se origina a partir de una reclamación que Recepción de hace el usuario documentos por no estar de Resolución para acuerdo con los administrativa reclamaciones avalúos, las áreas catastrales y las destinaciones económicas dada por Catastro departamental Certificado de Registro Catastral

Descripción del predio

Certificado para subsidio del impuesto predial

Los propietarios de predios rurales que hacen un manejo adecuado de los recursos naturales y dedican mínimamente el 50% del lote a la producción agropecuaria, acceden a descuento en el Impuesto Predial

Certificado Catastral

Certificado de uso del suelo agropecuario y ambiental

Reducción del plazo de Tesorería expedición de 15 a 10 día Municipal hábiles

Reducción de una etapa en el trámite de solicitud del certificado.

Secretaria de Agricultura y Ambiente

01/07/2014

Se cumplió: Se han realizado 151 visitas a finca y se expide certificado de cumplimiento de requisitos. Se tienen las copias

Registro de animales

Expedición de guias para movilización de ganado

Declaración y liquidación privada de industria y comercio, y avisos y tableros

Solicitud de ingreso de nuevos animales por finca Actualización en la base de del predio en la Resolución inmediata datos de software base de datos de Guías de Movilización

Guia sanitaria para movilización de ganado en el pais Documento que se presenta anualmente hasta el último día hábil de abril, por parte de los contribuyentes gravados con impuesto de industria y comercio que estan obligados a declarar

Guía de movilización de Resolución inmediata ganado

Declaración y liquidación privada de Industria y Comercio, y Avisos y Tableros

Implementar la recepción de documentos para la solicitud vía correo electrónico.

Secretaria de Agricultura y Ambiente

01/05/2014

Secretaria de Agricultura y Ambiente

01/05/2014

Tesorería Municipal

31/12/2014

Se cumplió. Los propietarios de animales deben presentar el certificado de vacunación contra la fiebre aftosa para ingresar los animales al inventario de la finca. Se cumplió. Se tiene copias de las guías expedidas.

Ya se implementó el proceso, para este año ya se recibieron por este medio algunos.

Inscripción de Industria, Comercio y Servicios

Matricula del establecimiento abierto al publico

Modificación de Inscripción de Industria, Comercio y Servicios

Solicitud presentada por el contribuyente de industria y comercio

Denuncia por pérdida de documentos

Expedición de certificado donde se denuncia la pérdida de un documento.

Solicitud presentada por el propietario del establecimiento abierto al publico Solicitud presentada por el propietario del establecimiento abierto al publico, para realizar alguna modificación, como dirección, cambio de propietario, razon social, cancelación de establecimiento comercial entre otros. Certificado de Pérdida

Ingresar inmediatamente los datos al modulo de industria y comercio

Tesorería Municipal

Creación de un vínculo directo al sistema SIDEX Inspección de la Policía Nacional Municipal donde los ciudadanos pueden realizar el trámite

01/07/214

Se está realizando el ingreso inmediato

01/07/2014

Se está ingresando inmediatamente los datos al módulo de industria y comercio

01/06/2014

No. No se ha coordinado con la división de sistemas y comunicaciones.

Permiso de movilización de carga especial (trasteos, etc.)

Expedición del permiso para movilización de semovientes y muebles y enseres

Permiso de Movilización

Estudiar la viabilidad de implementar el procedimiento mediante un canal electrónico.

Inspección Municipal

31/12/2014

No. No se ha coordinado con la división de sistemas y comunicaciones.

RENDICIÓN DE CUENTAS. La rendición de cuentas es un mecanismo de control social que comprende acciones de información, diálogo y evaluación de la gestión, buscando la transparencia de la Administración Municipal para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. El Municipio de Marinilla desarrolla una serie de acciones en función de mantener informada a la comunidad sobre la gestión realizada, los avances en el Plan de Desarrollo y los eventos de interés general, a través de redes sociales, sitios web, programas radiales, programas de televisión, medios impresos, visitas barriales y veredales. Se publica la contratación en las plataformas de Gestión Transparente, el Sistema Estatal de Contratación Pública - SECOP y el sitio web municipal. Además el Municipio realiza la Rendición Pública de Cuentas anual en el mes de Diciembre, utilizando el siguiente esquema: DESCRIPCIÓN Realizar convocatoria

TAREA

RESPONSABLE

La entidad convoca a los interesados a participar en los espacios y procesos de rendición de cuentas. Los medios usados para realizar dicha convocatoria incluyen: sitio web, correo electrónico, telefonía móvil, redes sociales, y videoclips educativos para motivar la participación en el proceso, complementarios a estrategias de comunicación a través de la radio, televisión y prensa, y la Asamblea Municipal constituyente, acorde con lo establecido por el CONPES 3654 de 2010

División de Sistemas y Comunicaciones – Asesoría de Desarrollo Social y Comunitario

FECHA

CUMPLE SI/NO 15/11/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014.

Se inicia el proceso con la recopilación de las preguntas a tener en cuenta que entrega la Presidencia Colegiada y se fortalece con el decreto 153 de 2014 del

Compilación de Documento Informe de Rendición de Cuentas

Habilitar foro

Rendición de Cuentas

Recopilación y consolidación de la información de rendición de cuentas de todos los procesos y dependencias de las Administración Municipal, Se publica el informe de rendición de cuentas en el sitio web y se dispone un foro de discusión sobre el documento. El objetivo de esta actividad es determinar el énfasis temático de la audiencia de rendición de Cuentas de acuerdo con lo expresado por la comunidad participante. Se realiza la Rendición Pública de Cuentas en el marco de la Asamblea Municipal constituyente, teniendo en cuenta las preguntas realizadas previamente en el foro y en las redes sociales, con transmisión por el Canal Local de Televisión, streaming de video por internet, con chat habilitado desde el

Asesoría Ejecutiva, Secretaria de Planeación y División de Proyectos

División de Sistemas y Comunicaciones

Plan y Estrategia de Participación Ciudadana por Medios Electrónicos 30/11/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014 05/12/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014

Alcalde, 15/12/2014 Se Presidencia adelantaron Colegiada de la las fechas, AMC, División de ya que la Sistemas y Rendición Comunicaciones, de Cuentas Secretaría de se hizo el Planeación 07/12/2014

sitio web www.marinillaantioquia.gov.co y con participación de la comunidad a través de redes sociales en Facebook: facebook.com/MMarinilla y Twwiter: @mmarinilla, Se realiza registro de asistencia y registro fotográfico. Elaboración del Elaborar la relatoría de Acta de la la Asamblea de Asamblea de Rendición Pública de Rendición Cuentas, incluyendo las Pública de preguntas de la Cuentas comunidad y sus respuestas. Publicarla en el sitio web www.marinillaantioquia.gov.co Habilitar Disponer una encuesta encuesta escrita el día del evento y a través del sitio web para recibir retroalimentación de la comunidad.

Asesoría de Desarrollo Social y Comunitario – División de Sistemas y Comunicaciones

17/12/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014

Secretaría de Control Interno – División de Sistemas y Comunicaciones

17/12/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014 17/12/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014 27/12/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición

Habilitar foro

Se dispondrá en el canal División de de foros del sitio web, Sistemas y que permita que la Comunicaciones comunidad nos cuente la percepción del ejercicio realizado.

Consolidación de la información y elaboración del informe final

Consolidar los resultados del proceso de Rendición Pública de Cuentas en un informe final que permita

Secretaría de Control Interno – Asesoría de Desarrollo Social y Comunitario –

del proceso de Rendición Pública de Cuentas

retroalimentar el proceso Secretaría de de Mejoramiento Planeación – Continuo. División de Proyectos

Publicación del informe del Proceso de Rendición de Pública de Cuentas

Se publica los División de resultados de la Sistemas y Rendición Pública de Comunicaciones Cuentas en los diversos medios de comunicación disponibles, incluyendo la participación de la comunidad.

de Cuentas se hizo el 07/12/2014

30/12/2014 Se adelantaron las fechas, ya que la Rendición de Cuentas se hizo el 07/12/2014, se realizó encuesta y se generó una acción correctiva para mejorar la difusión.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. Mecanismo orientado a mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la Administración Municipal con el propósito de satisfacer las necesidades de la ciudadanía de manera oportuna y efectiva. El cuarto componente denominado MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO, es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, como ente rector de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía. En el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” sobre el componente RENDICIÓN DE CUENTAS, se recomendó que todas las entidades de la administración pública incluyeran en sus planes institucionales, una línea estratégica para la gestión del servicio al ciudadano, indicando que las actividades planteadas y su implementación deberán ser adaptadas de acuerdo con las características de cada sector o entidad. Marinilla ¡Nuestro Compromiso!. Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: alcaldia@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

Para lograr el anterior objetivo, se deben implementar procesos internos transparentes en donde todos los ciudadanos tengan acceso a la información en forma oportuna y eficaz. Acorde con lo anterior, a las políticas del Gobierno nacional, al Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) y su decreto reglamentario y en concordancia con la importancia que tiene la atención al ciudadano y de que la razón de ser de los servidores públicos debe ser propiamente el servicio al ciudadano y su satisfacción, la Administración Municipal de Marinilla logró documentar, implementar y evaluar los diferentes sistemas y estrategias para mejorar la calidad de la atención y garantizar la transparencia en las diferentes acciones. Así fue como se consolidó y certificó el Sistema Integrado de Gestión Municipal SIGEM que articula en su funcionamiento, operatividad e impacto, el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno; este sistema en la actualidad, incluye en sus procesos y procedimientos la totalidad del quehacer diario de los servidores públicos de la entidad. Enumeramos los mecanismos definidos hasta el momento en este aspecto, los retos que se propusieron con los logros alcanzados :  ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, que establece: “Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos. En toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Todas las entidades públicas deberán contar con un espacio en su página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio público.” El Municipio de Marinilla cuenta con una ventanilla única en el Centro Administrativo No. 1, ubicada en el parque principal para la recepción, entrega y Marinilla ¡Nuestro Compromiso!. Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: alcaldia@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

radicación de la documentación interna y externa, con lo que damos cumplimiento a los Artículos 12 y 31 del Decreto 1122 de 1999, en el sentido de poner en funcionamiento la oficina o ventanilla única para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos que impliquen la presencia del ciudadano. Esta ventanilla única conocida como la Oficina de Archivo depende en su funcionamiento de la Secretaría de Gobierno, busca darle aplicación a la Ley de Archivos y sus acciones están incorporadas al SIGEM a través del proceso de apoyo Gestión documental Con la separación de Gestión Documental del proceso de Gestión de la Información y la Comunicación, este proceso se está estructurando, se incluye el uso eficiente del papel y se están aplicando políticas de Gobierno en Línea para que se realice un trabajo más eficiente mientras el Municipio puede iniciar un proceso de sistematización de la gestión documental. Se ajustó de nuevo el procedimiento de PQRS adecuándolo al programa mejoramiso y se incorporó finalmente al Manual de atención al ciudadano que da un manejo integral a todos los canales de comunicación con el cliente a partir de la puesta en marcha de al oficina de atención al ciudadano. Se usó el chat para el mes de octubre de 2014 con el apoyo del contratista comunicador, con buenos resultados.

Se habilitó el chat desde el sitio web, con temas de interés a la comunidad y atendidos por el Alcalde, Secretarios, líderes y Asesores competentes en los temas tratados; se obtuvo buena participación de la comunidad y se aprovechó como consulta de los temas que fueron ejercicios de participación ciudadana por medios electrónicos de 2014. El Municipio dio respuesta por este medio a las inquietudes planteadas por los ciudadanos. SERVICIO AL CIUDADANO En el sitio web municipal se encuentran publicados los trámites, se dispone del formulario de Industria y Comercio en línea y se dispone del botón de pago electrónico para la cancelación de los impuestos municipales, igualmente se encuentran allí la descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad, los tiempos de entrega de cada trámite o servicio, los horarios y puntos de atención. Durante el año se documentaron y publicaron varios trámites institucionales a través del Sistema Único Integrado de Trámites – SUIT, de manera que la comunidad pueda realizar más trámites en línea sin necesidad de concurrencia a las sedes físicas de la Administración Municipal; además en la Marinilla ¡Nuestro Compromiso!. Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: alcaldia@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

consolidación de la estrategia antitrámites mediante la aplicación de atención con criterio de interoperabilidad entre dependencias de la Administración y con aquellas entidades externas que dispongan de los desarrollos tecnológicos suficientes para lograrlo. No obstante con los más recientes ajustes realizados en el SIGEM, la información contenida en el sitio estará durante el primer semestre en proceso de actualización permanente, por parte de los responsables. Se adelantó el ajuste de los procesos y procedimientos del SIGEM, contando en la actualidad con un nuevo mapa de procesos, que responde a las necesidades Misionales de la entidad y permite involucrar de modo directo a todos los funcionarios de la administración con el propósito de que la ciudadanía pueda acceder desde el sitio Web de una manera más concreta y expedita a los requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos y ciudadanas puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos, así como tener conocimiento de sus derechos como usuarios y los medios para garantizarlos, teniendo claridad sobre la dependencia, nombre y cargo del servidor a quien deben dirigirse en caso de una queja o un reclamo. En cuanto a las mediciones sobre la percepción (satisfacción) del ciudadano respecto al cumplimiento de los requisitos de la norma técnica de calidad en la gestión, la entidad tiene incorporado en el SIGEM una estructura por procesos y procedimientos acorde a lo solicitado por el Sistema de Gestión de la Calidad, que integra el Modelo Estándar de Control Interno MECI, donde cada proceso tiene definida una periodicidad para medir este aspecto, el cual se publica anualmente en el mes de diciembre, Esta medición pasó a ser responsabilidad del Proceso de Dirección Del Sistema, apoyado en la oficina de atención al ciudadano y según las directrices del Manual de atención al ciudadano.

 ACCESIBILIDAD La entidad viene realizó los ajustes necesarios para la atención ordenada de los ciudadanos, teniendo en cuenta que sus oficinas de atención se ubican en cuatro sedes, lo que hace que las personas no se concentren masivamente en un solo sitio y por lo tanto no se hace necesario disponer de un sistema de asignación de turnos en la mayoría de los casos. Este sistema se ha generado de modo discrecional en tres o cuatro dependencias y solo en los momentos que la cantidad de personas lo amerita. No obstante se realizó consolidado para establecer la necesidad o no de implementar este sistema en toda la entidad, llegando a la conclusión preliminar que no es necesario. La responsabilidad de esta tarea es de la oficina de talento Humano. Marinilla ¡Nuestro Compromiso!. Calle 30 30-13 Parque Principal Teléfono: 548 44 10 CP 054020 Correo Electrónico: alcaldia@marinilla-antioquia.gov.co Visite nuestro sitio web www.marinilla-antioquia.gov.co

Por su parte contar con puertas de acceso que abran hacia el exterior o en ambos sentidos es un tema que por lo dicho anteriormente resulta complejo pero también no tan prioritario por la desconcentración de la atención de usuarios, igual se incluyó como una de las necedades y prioridades del mantenimiento de la infraestructura y continuará siendolo. El responsable es el Secretario de Obras Públicas  ATENCIÓN PRIORITARIA Frente al tema de permitir el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento, se llevó a cabo la reubicación de las oficinas de amplio flujo de usuarios en los primeros pisos, como el Sisbén, Tesorería y Hacienda, Comisaria de Familia y Secretaria de Salud. Se generará para junio un sistema que permita la atención de estas personas, en el primer piso, con desplazamiento de los funcionarios. Responsable Líder del Proceso de Talento Humano y jefes de secretarías. Esta situación es un hecho cumplido, todas estas dependencias generan su atención desde el primer piso del palacio Municipal Se cuenta con un servicio sanitario de acceso público en cada uno de los centros de atención, cuya acción de mejoramiento es el seguimiento a su funcionamiento cada dos meses. Aspecto que se viene cumpliendo en general sin dificultades La Administración Municipal cumple con la disposición de garantizar la atención al público durante un mínimo de 40 horas semanales, distribuidas en horarios que satisfacen las necesidades del servicio, así como la atención en sus puntos presenciales de todas las personas que hubieran dentro del horario normal de atención. No obstante, si por razones de fuerza mayor una oficina se le llegase a atender menor tiempo, esta deberá garantizar la suficiente información y socialización como para que los usuarios no pierdan venidas. Para ello en cumplimiento de la estrategia Gobierno en Linea se tienen publicados los horarios en la pagina web Se prioriza la atención a personas en situación de discapacidad, así como al adulto mayor, niños y niñas, y las mujeres en embarazo, como directriz general institucional. Se realizaron las dos campañas de difusión y sensibilización tanto a los funcionarios y comunidad, una en el primero y otra en segundo semestre. Responsabilidad oficina de Talento Humano y la División de Sistemas y Comunicaciones.

Como este es un proceso de cambio cultural se requiere dar continuidad a las acciones y generar mecanismos para que efectivamente se cumpla esta importante disposición Cumplimiento de la estrategia Gobierno en Línea se tienen publicados los horarios de atención al público de las oficinas en la sitio web.  CUALIFICACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Capacitar permanentemente a los servidores públicos encargados de la orientación y atención al ciudadano es deber legal y además una condición necesaria para garantizar la adecuada y satisfactoria atención de los usuarios, conscientes de esto se ha diseñado un procedimiento específico para tal fin dentro del Proceso de Administración del Talento Humano en Sistema Integrado de Gestión Municipal SIGEM, cuyas responsabilidades están a cargo de la Oficina de Talento Humano. Se cuenta con el Plan de capacitaciones, de bienestar e incentivos que se desarrolla y ejecuta según lo planeado y aprobado, con resultados satisfactorios.