Presupuesto Base Cero. Facultad de Ciencias Económicas, USAC.
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 3 Guatemala, 30 de marzo de 2014 Autor: Equipo de Trabajo No. 4
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración de Empresas Curso Administración Financiera 3 Lic. Elmer Monzón.
PRESUPUESTO BASE CERO CARNÉ 9715986
NOMBRE
PONDERACIÓN
Monroy Juárez Emma Yolanda
10
200415990 Muralles Solís Flor de María
10
200512466 Arroyo Guzmán Herlinda Marisol (Secretaria)
10
200612356 Duarte Gallardo Vilgri Aracely
10
200711886 Hernández García Mónica Angélica
10
200913407 Silva Tobar Astrid Andre (Coordinadora)
10
200920708 Osorio Hernández Arantxa Patricia
10
201010503 Muralles Marroquín Walter Otoniel
10
Grupo No. 4 Jornada Fin de Semana Salón 208 Edificio S-6
Guatemala, 31 de marzo de 2014
Administración Financiera 3 Presupuesto Base Cero.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ i I.
II.
MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 3 1.1
Presupuesto Base Cero ............................................................................. 3
1.2
Objetivos del Presupuesto Base Cero ...................................................... 6
1.3
Características e Importancia en la Administración ................................ 7
1.4
Base teórica del Presupuesto Base Cero ................................................. 8
PREMISAS DE PLANEACIÓN DEL PRESUPUESTO BASE CERO ................... 9 2.1
Nivel de Decisión........................................................................................ 9
2.2
Nivel Ejecutivo .......................................................................................... 10
2.3
Nivel Operativo ......................................................................................... 10
III. PAQUETES DE DECISIÓN ............................................................................... 11 3.1
Función ..................................................................................................... 11
3.2
Proceso de Determinación de los Paquetes de Decisión. ..................... 12
IV. JERARQUIZACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN. ................................ 13
V.
4.1
Jerarquización nivel básico ..................................................................... 13
4.2
Jerarquización centros de costos ........................................................... 14
INTEGRACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN ....................................... 16
VI. CONTROL DEL SISTEMA BASE CERO ........................................................... 18 VII. EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO .................................................. 20 7.1.
Pasos para elaboración del presupuesto base cero.............................. 21
CONCLUSIONES ..................................................................................................... 25 RECOMENDACIONES ............................................................................................ 26 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 27
ÍNDICE DE TABLAS E ILUSTRACIONES 1 Proceso de Elaboración del Presupuesto Base Cero .................................................. 8 2 Diferencias entre Presupuesto Incremental o Tradicional y de Base Cero. .................19
Administración Financiera 3 Presupuesto Base Cero.
INTRODUCCIÓN
Ante la necesidad de conocer el ambiente presupuestal en el desarrollo de una educación amplia y profesional en el arte de la Administración de Empresas, y en la búsqueda de una comprensión general del tema presupuestal, como estudiantes se analiza el sistema base cero a fin de conocer una herramienta de planificación que permita la reducción de errores que se puedan cometer por la equivoca utilización de partidas que puedan generar una carga económica a la empresa perjudicando su desarrollo productivo; así también para contemplar teóricamente los sistemas que en el ámbito nacional se manejen los presupuestos.
Como parte de un pensum de estudios universitario, se espera discernir los conocimientos básicos sobre el presupuesto base cero y su aplicación en el ámbito empresarial, conocer los métodos para la elaboración, ejecución y control del presupuesto del sector público y establecer teóricamente la importancia que este sistema tiene en el contorno socio-económico del país.
El sistema base cero se conoce desde 1970, fue creado por Peter A. Pyhrr quien lo aplicó a su empresa generando un nuevo sistema para la administración de los recursos empresariales, reduciendo un sin fin de problemas que los métodos históricos pueden acarrear. Este sistema se basa en presupuestar sin hacer uso de datos históricos, o como su nombre lo dice, desde cero. Es un proceso presupuestario aplicado tanto en la gestión empresarial como en instituciones públicas que exige a cada encargado justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar.
Administración Financiera 3 ii Presupuesto Base Cero.
La recopilación de datos se desarrolló por medios bibliográficos, donde se obtuvo la información necesaria para su análisis y descripción en el presente escrito, en el cual se denota todos y cada uno de los factores principales que intervienen en su desarrollo y las características que envuelve este sistema; la investigación se realizó en aproximadamente 15 días, en los cuales se estudió y analizó la información, con el objetivo de conocer el sistema presupuestal y su aplicación, para luego redactar una paráfrasis de lo comprendido de los diversos textos consultados.
Dicha investigación se limita a libros de textos y la interpretación que cada uno de los integrantes de este equipo de trabajo obtuvo al leer los mismo, por lo que su aplicación y comprensión en este texto puede no ser la más clara, pero si centrada en los puntos vitales del tema tratado.
A continuación se encontrará un resumen en el cual se presenta un marco teórico con sus conceptos y definiciones, así como los paquetes de decisión y un ejemplo que explica la aplicación del mismo.
Administración Financiera 3 Presupuesto Base Cero.
I.
MARCO TEÓRICO
1.1 Presupuesto Base Cero
El presupuesto Base Cero fue considerado a partir de 1970 cuando su creador Peter A. Pyhrr a raíz de su trabajo Zero-Base Budge-ting lo aplicó en su Empresa Texas Instruments Inc., en donde su inicio fue un fracaso, pero continuó hasta mejorar su sistema.
Ante las mejoras del sistema efectuado, se extendió a otras grandes empresas como Westinghouse, Boeing o AT&T. En 1971, el entonces gobernador del Estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para el establecimiento de este sistema presupuestario en la Administración del Estado. En 1977, cuando Carter fue elegido Presidente de los Estados Unidos instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la Administración Federal para el ejercicio fiscal de 1979.
El nacimiento del presupuesto base cero fue, según el presidente Carter, el denominado
síndrome
presupuestario,
un
sistema
de
elaboración
de
presupuestos que en el ambiente inflacionista de los años setenta, conllevaba una presión sobre los presupuestos de las empresas que generaba decisiones de recortes de gastos poco motivados y que incurría en graves errores de gestión.
Administración Financiera 3 4 Presupuesto Base Cero.
Los antecedentes del presupuesto base cero son los sistemas presupuestarios denominados de planificación por programas, conocido por sus iniciales en inglés PPBS (Planning Programing Budge-ting System), introducido en la Administración norteamericana en los años cincuenta, y que pretendió reformar el sistema presupuestario existente.
A partir de entonces, el presupuesto base cero se ha convertido en la filosofía presupuestaria de moda. Su favorable acogida obedece, sin duda, a la idea cada vez más arraigada entre el público de que la presión que el Estado ejerce sobre los ciudadanos por medio de los impuestos es excesiva en comparación con los servicios que
aquéllos
perciben
a
través
del gasto
público.
En
el
presupuesto base cero se hace una evaluación sistemática y profunda de todas las peticiones presupuestarias y de los objetivos de todos los programas, para que no existan programas inútiles y los útiles se realicen con el mínimo gasto.
Presupuesto basado en la idea de que cada uno de los gastos que en él consten deben estar perfectamente justificados, y evitar así que éstos sean fijados en función de los gastos del año anterior, como se hace en numerosas ocasiones, y sin tener en cuenta si son realmente necesarios. El fin último de este presupuesto es lograr que no existan proyectos inútiles, y que aquellos que se decida llevar a cabo consuman la menor cantidad posible de recursos.
El presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en la gestión empresarial como en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar.
Administración Financiera 3 5 Presupuesto Base Cero.
El procedimiento debe identificar todas las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad. 1
Se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es especialmente útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio y por el aumento continuo de costos en todos los niveles. Resulta muy costoso y con información extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones y obsolescencia. 2
En la actualidad el presupuesto base cero es únicamente un enfoque gerencial, que permite alcanzar los objetivos operacionales, por medio de una correcta planeación de los recursos, optimizando todos y cada uno de los elementos que se emplean en la actividad productiva de la compañía; así también es una herramienta clave para el proceso de toma de decisión y fuerza conductora.
El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio. Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las políticas básicas de la organización.
1
García Villarejo A.; Salinas S. J. 1994. “Manual de Hacienda Pública General y de España”. Volumen II. Ed. Tecnos. 1 p. 2 Ibid 2 p.
Administración Financiera 3 6 Presupuesto Base Cero.
1.2 Objetivos del Presupuesto Base Cero
El desarrollo de un sistema presupuestal se base en una serie de lineamientos que ayuda a evaluar su desarrollo en el proceso operacional; en este caso, el PBC se basa en los siguientes puntos:
1. Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organización. En caso de requerirse economías mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida. 2. Identificar cada actividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función. 3. Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto. 4. Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisión) que se han de añadir o suprimir.
Administración Financiera 3 7 Presupuesto Base Cero.
1.3 Características e Importancia en la Administración
El presupuesto Base Cero o PBC se caracteriza por los siguientes factores, los cuales ayudan al desarrollo de las actividades gerenciales, en especial al desarrollo de la toma de decisión.
1. Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior. 2. Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz. 3. El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqué se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignación de recursos. 4. Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores. 5. Cada gerente debe preparar un “paquete de decisión” de cada actividad u operación, el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de resultados, consecuencias de la no adopción del paquete y beneficios obtenidos. 6. Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opción que permite obtener los resultados deseados. 7. Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades.
Administración Financiera 3 8 Presupuesto Base Cero.
1.4 Base teórica del Presupuesto Base Cero
El proceso presupuestario es de vital importancia ya que es por medio de este que se logra la obtención de resultados en las organizaciones, sin embargo, para la aplicación de esta nueva metodología sea exitosa, se necesita que la administración este en estrecha colaboración con los centros gestores, así como contemplar un sistema de información adecuado que sea compatible con la contabilidad presupuestaria, los datos de patrimonio y la información analítica del entrono organizacional.
El sistema Base Cero, se debe basar en una serie de fases secuenciales establecidas, las cuales ayudan a la eficacia y eficiencia de su diligencia.
1 Proceso de Elaboración del Presupuesto Base Cero
Fuente: Propia. Basado en el libro Del Río González Cristóbal, EL PRESUPUESTO. México: Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales. Internacional Thomson, 2000, 9ª.Edición.
Administración Financiera 3 Presupuesto Base Cero.
II.
PREMISAS DE PLANEACIÓN DEL PRESUPUESTO BASE CERO
En el presupuesto Base Cero, la premisa preliminar para su desarrollo es que inicia de cero, sin referencia de los años anteriores para que cada gasto sea revisado y analizado en función del costo-beneficio, con el fin de dar la oportunidad a los gerentes de cada área de ser creativos y planificar sus actividades de diferentes maneras para aprovechar y maximizar los recursos.
2.1 Nivel de Decisión
Una de las aportaciones más importantes de este sistema de presupuesto es la aplicación de paquetes de decisión. Se requiere que los gerentes tomen decisiones sobre qué actividades deben desempeñar para luego plantear la distribución de recursos, para ello se necesita que el gerente encargado lleve el siguiente proceso:
1. Describir los propósitos y objetivos de la actividad. 2. Establecer mediciones de desempeño y carga de trabajo. 3. Describir los métodos alternativos de operación, incluyendo el que actualmente se utiliza. 4. Análisis de ventajas y desventajas. 5. Decidir cuál se utilizará.
Administración Financiera 3 10 Presupuesto Base Cero.
Este es un documento que identifica y describe una actividad específica para que la administración pueda jerarquizar y priorizar de acuerdo al mayor beneficio que se recibirá por cada una de ellas, y así de esa manera se aplicarán los recursos disponibles. También se debe tomar en cuenta los problemas que se puedan presentar para aportar las soluciones adecuadas y oportunas por medio de la toma de decisiones acertadas.
2.2 Nivel Ejecutivo
Este proceso proporciona a la gerencia un medio para evaluar y analizar cada año una a una las actividades a desarrollarse y de esta manera enfocarse en la selección, aprobación y ejecución adecuada de acuerdo al beneficio que estas aportarán, siendo este mayor al costo generado.
2.3 Nivel Operativo
Una de las principales ventajas de este tipo de presupuesto es que se toma en cuenta a los representantes de todas las áreas y departamentos, esto permite tener una clara y detallada visión de toda la organización, por medio de los participantes, dando lugar a la creación y desarrollo de métodos alternativos, ya que éstos normalmente surgen de los niveles más bajos de la organización, y generalmente sus aportes son muy importantes ya que en el nivel operativo es de donde surgen replanteamiento de operaciones y procedimientos que pueden aportar mayores beneficios y reducción de costos.
Administración Financiera 3 11 Presupuesto Base Cero.
III.
PAQUETES DE DECISIÓN
Un paquete de decisión también llamado módulo de decisión, es el documento que identifica y describe una actividad específica.
Así mismo, éstos son
indispensables para que la administración de la organización pueda tomar decisiones en relación al presupuesto.
Se clasifican en dos grupos:
De eliminación mutua: son aquellos que presentan diversas alternativas para realizar una misma actividad
De incremento: son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo.
3.1 Función
Evalúa y jerarquiza con relación
a otras actividades que compiten por los
mismos o similares recursos limitados y decidir si las aprobara o desaprobara, mediante la fijación de:
Metas y objetivos
Consecuencias de aprobar la actividad
Medida de rendimientos
Costos y beneficios
Administración Financiera 3 12 Presupuesto Base Cero.
3.2 Proceso de Determinación de los Paquetes de Decisión.
Este proceso
se inicia con la identificación que realiza cada gerente
departamental de las actividades vigentes de su área, calculando su costo, absteniéndose de involucrar alternativas o incrementos.
Se toman como base las operaciones de este paquete de decisión preliminar, el gerente departamental analiza sus planes para el año siguiente, ayudando de las suposiciones formales que ha emitido su alta gerencia (administrador en jefe) relativas a niveles de actividad aumentos de sueldos y salarios, prestaciones al personal,
políticas
de
desarrollo
y otros
aspectos
semejantes.
Estas
suposiciones formales son necesarias para los gerentes departamentales en virtud de que les permite:
Determinar de manera uniforme los recursos indispensables para el presupuesto siguiente.
Planear y establecer las actividades para el siguiente período.
detectar y analizar las variaciones de costos obtenidos durante el presupuesto del año vigente.
Revisar las suposiciones y controlar la frecuencia de esas revisiones, y
Mantener detalle de la revisión de suposiciones y de los cambios de niveles de actividad y costos que las revisiones ocasionan.
Administración Financiera 3 13 Presupuesto Base Cero.
IV.
JERARQUIZACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN.
La Jerarquización de los paquetes de decisión se refiere a la técnica adecuada por la cual se puede establecer o asignar los recursos limitados a una empresa, permite al Gerente de cada departamento determinar en cuánto y dónde se debe gastar esos recursos tomando en cuenta que la decisión que elija favorezca a que el beneficio sea mayor que su costo, rentabilidad o riesgo; esto podrá obtenerse al realizar una lista de todos los paquetes analizados en orden de mayor o menor beneficio para la empresa, considerando simultáneamente los efectos de la no aprobación de paquetes que se hallen por debajo de los niveles de gastos.
4.1
Jerarquización nivel básico
Es importante mencionar que la jerarquización inicial debe realizarse a nivel básico o de centro de costos, donde se integran los paquetes de decisión con el objeto de que cada gerente departamental de la empresa pueda evaluar la importancia de las actividades de su área a cargo y asimismo categorizar los paquetes conforme a ella, consecutivamente el administrador del siguiente nivel junto con los gerentes de cada departamento deben revisar y analizar los paquetes de decisiones a fin de consolidar un solo paquete para trabajar en toma de decisiones, y para ello es importante constituir un comité formado por los gerentes y administrador que presidirá como presidente en las reuniones para en conjunto aprobar o no los recursos de cada área dependiendo de su costo – beneficio.
Administración Financiera 3 14 Presupuesto Base Cero.
4.2
Jerarquización centros de costos
Esta fase consiste en integrar un paquete de toda la entidad para ser evaluada únicamente por la alta gerencia, es decir que será el área que evaluara, analizará y aprobará las mejores opciones para la empresa en costo-beneficio que los distintos departamentos hayan presentado para aprobación.
No es recomendable que los paquetes de decisión sean solamente evaluados por los centros de costos, ya que posteriormente no podrían realizarse cambios compensatorios entre los diferentes centros de costos o entre departamentos mayores de la empresa.
En consecuencia de lo antes expuesto, es preciso agrupar a todos los centros de costos de acuerdo a los tipos de actividad para formar las jerarquizaciones consolidadas para cada grupo determinados a tres factores: a) Número de paquetes involucrados, tiempo y esfuerzo requeridos para revisarlos y jerarquizarlos. b) Capacidad
y disposición
de
los
gerentes
departamentales
para
categorizar actividades con los que no están familiarizados. c) Necesidad de revisar ampliamente, atravesando límites organizativos, para determinar cambios compensatorios de o niveles de
gastos. Esto
es fundamentalmente importante cuando es necesario recordar los niveles de gastos para combatir deficiencias en las utilidades.
Administración Financiera 3 15 Presupuesto Base Cero.
El proceso de jerarquización generalmente implica tres problemas: a) Número excesivo de paquetes de decisión a evaluar y categorizar. b) Dificultades conceptuales para jerarquizar los paquetes considerados obligatorios desde el punto de vista ortodoxo u operativo. c) Insuficiencia de capacidad para juzgar la relativa importancia de actividades diferentes en renglones que requieren evaluación cualitativa.
De estos tres problemas el primero requiere de mayor atención y los restantes se resuelven con la práctica.
Administración Financiera 3 16 Presupuesto Base Cero.
V.
Los
INTEGRACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN
responsables
de
los
paquetes
de
decisión
son
los
Gerentes
Departamentales ya que ellos siempre están en contacto directo con las actividades que se realizan dentro de la organización y eso los estimula a participar en el estudio.
El primer paso para llevar a cabo el proceso de formulación de los paquetes es identificar las actividades vigentes de cada gerente en su área lo que permite calcular sus costos absteniéndose de involucrar alternativas o incrementos.
Para el Gerente Departamental es muy importante tomar como base las operaciones de los paquete de decisión, preliminares, ya que esto le permite analizar su planes para el año siguiente, ayudado de las suposiciones formales que ha emitido su alta gerencia (Administrador en Jefe) relativas a niveles de actividad, aumentos de sueldos y salarios, prestaciones al personal, políticas de desarrollo y otros aspectos semejantes. Estas son suposiciones formales que son necesarias porque permiten a los Gerentes Departamentales:
Determinar de manera uniforme los recursos indispensables para el presupuesto siguiente:
Planear y establecer las actividades para el siguiente periodo.
Detectar y analizar las variaciones de costos obtenidos durante el presupuesto del año vigente.
Revisar las suposiciones, controlar la frecuencia de esas revisiones, y mantener detalle de la revisión de suposiciones, así como de los cambios de niveles de actividad y costos que las revisiones ocasionan.
Administración Financiera 3 17 Presupuesto Base Cero.
Al ser analizadas las actividades vigentes, se deben identificar aquellas que pueden ser nuevas en el área para el año siguiente, e integrar paquetes de decisión que las controlen agrupándolas al conjunto final.
Como se observa, los Paquetes de Decisión requieren de un estudio tal, que se identifica perfectamente con el nombre base cero, pero no todo el presupuesto se puede elaborar por medio de ese tipo de paquetes porque además del costo en muchos no es aplicable así que esto solo es una herramienta que nos apoya en la elaboración de presupuestos.
Administración Financiera 3 18 Presupuesto Base Cero.
VI.
CONTROL DEL SISTEMA BASE CERO
El Sistema de Presupuestos Base Cero, como ha quedado expresado, consiste en identificar actividades y en clasificarlas mediante análisis y evaluación de costo beneficio. En consecuencia este proceso de elaboración de sistema de presupuestos puede aplicarle a toda actividad, función u operación donde sea posible determinar esa relación, de costo-beneficio.
Aplicando este sistema se debe tomar en cuenta al elaborarlo empezar como si la empresa iniciara con sus operaciones, evaluando cada uno de los programas y gastos, iniciando siempre a partir de cero; olvidándose del pasado para planear con plena conciencia en el futuro.
“Si bien la planeación y el presupuesto base cero utiliza cierta cantidad de técnicas gerenciales ya conocidas, no se trata de un sistema que abarque todos los campos, no se aplica en los costos directos de material y mano de obra”.3
Este tipo de sistema en la industria no es aplicable a las operaciones directas de producción ni en los gastos indirectos de fabricación, puesto que del aumento de estos no puede derivarse algún beneficio, es decir no existe relación costobeneficio. Sin embargo, sí puede adaptarse a todos los demás gastos en que se incurre por los servicios que se proporcionan para ayudar a la producción tales como: mantenimiento, supervisión, planeación de la producción, ingeniería industrial, control de calidad, etc., y además de otras actividades de servicio que 3
Stonich P. J. 1988. “Base Cero Planeación Y Presupuesto”. Editorial Trillas, S. A. México. 15 p.
Administración Financiera 3 19 Presupuesto Base Cero.
representan gastos generales a niveles departamental, de división, o corporativo y que justifican relación de costo-beneficio, como por ejemplo, mercadotecnia, publicidad, personal, protección y seguridad, contabilidad y control, investigación y desarrollo, etc.
“El presupuesto base cero es un proceso que estructura analíticamente (por capas, niveles y estratos) y que permite a la dirección tomar decisiones sobre la eficiente asignación de recursos a los sectores de mayor rendimiento”. 4
Por lo expuesto, el Presupuesto Base Cero, es aplicable tanto a las actividades comerciales, industriales, o de servicios de cualquier índole siempre y cuando se pueda detectar la apreciación costo-beneficio, aun cuando resulta mejor su aplicación en los renglones de servicio y mantenimiento de las actividades empresariales que en las de tipo fabril.
2 Diferencias entre Presupuesto Incremental o Tradicional y de Base Cero. Incremental o Tradicional
Base Cero
Principia en la base existente
Principia con el programa en blanco
Examina los beneficios-costos de nuevas actividades
Examina los beneficios costos de todas las actividades
Principia con unidades monetarias
Principia con propósitos y objetivos
No examina nuevas formas de operar como parte integral del proceso
Examina explícitamente enfoque nuevos
Concluye en un presupuesto de tomar o dejar
Concluye en alternativas de varios niveles de servicio y costo
Fuente: Basado en el libro Stonich Paul J. BASE CERO PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO, Editorial Trillas, S. A. México 1988. 4
Paniagua Bravo, V. 1999. “Sistema de Control Presupuestario”. 5ª. Edición. México. 130 p.
Administración Financiera 3 20 Presupuesto Base Cero.
VII.
EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO
Para realizar un Presupuesto de Base Cero ya sea de toda la Organización o de un área específica el primer paso que se debe hacer es un Paquete de Decisión, a continuación se muestra un formato para la estructuración de los paquetes de decisión
La información que debe contener el formato para la estructuración de los paquetes de decisión es:
Nombre del paquete.- Nombre descriptivo de la función o actividad. Si hay varios niveles de esfuerzo que se recomiendan el nombre debe aparecer así: (1 de n) (2 de n), (3 de n) para identificar el nivel de esfuerzo que representa el paquete.
División, Departamento.- Nombre de la División y/ o Departamento (abreviado de ser posible).
Clasificación.- En orden descendente de importancia.
Propósito.- Metas u objetivos que se desea alcanzar.
Descripción de las actividades (operaciones).- Que se hará y como se hará.
Logros y beneficios.- Identificar los resultados tangibles que se lograrán mediante la elaboración del paquete, haciendo énfasis en los resultados cuantitativos. En los logros debe determinarse la forma en que se cumplen parcial o totalmente las finalidades o se resuelve al problema y debe destacar cualquier aumento en la eficacia o la efectividad.
Administración Financiera 3 21 Presupuesto Base Cero.
Medición (evaluación cuantitativa del paquete).- Proporcionar medidas cuantitativas significativas para ayudar a los gerentes a evaluar el paquete y la efectividad de su desarrollo.
Recursos requeridos, costo del paquete.
Gastos Brutos.- Costo total para dicha actividad
Gastos netos.- Gastos netos menos cargos
Personal.- Número de empleados asalariados o por hora que se requieran.
Gastos y personal año anterior/año en curso.- gastos reales del año anterior y personal remunerado a finales del año; gastos proyectados para este año y personal remunerado a finales del año.
Porcentaje Próximo año/año en curso.- Porcentaje de gastos y personal para el próximo año en comparación con los gastos y personal para este; se calcula dividiendo las cantidades para el próximo año entre las cantidades para este año.
Alternativas y consecuencias de no aprobar un paquete.
Decisión.
Fecha de preparación.
7.1. Pasos para elaboración del presupuesto base cero Para empezar se identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa en paquetes de decisión.
Administración Financiera 3 22 Presupuesto Base Cero.
• Nombre del paquete: Paquete Para El Mejoramiento De Las Técnicas De Reclutamiento Y Selección De Personal.
• División, Departamento: Recursos Humanos.
• Propósito: Garantizar personal capacitado para la producción de los productos de la empresa, alcanzando las metas establecidas para satisfacer la demanda de los clientes.
• Descripción de las actividades (operaciones): Se desarrollará un proceso de investigación y capacitación de los reclutadores, para la aplicación de métodos modernos que garanticen una contratación basada en competencias laborales, para la reducción de costos dentro de la organización, así como la obtención de mejores resultados en las labores que los colaboradores realizan en su jornada laboral.
• Logros y beneficios: Se espera obtener productos con una mejor calidad, así como el aumento de la producción debido a la experiencia y competencias laborales que el nuevo personal introduzca a la empresa, aumentando las ganancias por medio de un mayor volumen de venta.
Administración Financiera 3 23 Presupuesto Base Cero.
• Medición: Se hará una inversión en mejoramiento de las técnicas de selección que tendrá un costo de Q.240,000.00 para obtener un beneficio que será el incremento en las ventas del producto A ya que previamente se hizo un análisis del déficit de ventas de este y se llegó a la conclusión de que el problema era el pedido permanente del producto afectado por la falta de capacidad de los obreros, se espera tener un incremento de ventas del 8%
• Recursos Requeridos: Gastos Brutos.- Q.24,000 Gastos netos.- Q.230,000 – Q.210,000= Q.240,000 Personal.- 2 empleados para dicha actividad con un sueldo de Q.2,500 más bono de productividad por año
• Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete: En caso que el paquete requerido no sea aceptado existe la alternativa de contratar un outsourcing que se encargue del reclutamiento del personal así como de las técnicas, las consecuencias de la no aprobación son continuar con la disminución de la venta del producto A y el aumento en los costos de servicio al cliente por fallas en el producto así como perder el prestigio de la empresa y por consecuencia de los clientes.
• Decisión Se acepta el paquete de mejoramiento de Técnicas de reclutamiento tomando en cuenta que es una inversión para mejoramiento de la empresa y así obtener mejores resultados como ganancias y disminución de costos de producto. Se toma en cuenta que este gasto no altera el precio del producto ya que el presupuesto para este paquete se obtuvo de la reserva para contingencias.
Administración Financiera 3 24 Presupuesto Base Cero.
Luego de desarrollar el planteamiento de los paquetes de decisión para cada área administrativa se procede a evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costo-beneficios o en forma subjetiva.
En este punto se toman todos los paquetes de decisión de las diferentes áreas de la empresa se evalúa que sean realmente los costos para no tener gastos de más y se les da una categoría dependiendo su importancia dentro de la organización.
Por último se procede a la asignación de los recursos conforme a los dos puntos anteriores
Ya que se identificaron, analizaron, evaluaron, categorizaron los paquetes de decisión para las diferentes aéreas de la empresa y se analizaron los costos que se requieren para este se le asignan los recursos a cada departamento y se esperan analizaran los resultados obtenidos durante el ciclo.
Administración Financiera 3 25 Presupuesto Base Cero.
CONCLUSIONES
El presupuesto base cero (PBC) es considerado como una herramienta de planeación más que como un sistema presupuestario en sí, ya que ayuda a optimizar el uso de los recursos de la empresa, se genera un plan operativo que permita desarrollar los propósitos planteados por la empresa, por medio de un esquema que presenta tanto los beneficios de su desarrollo, como las consecuencias de su omisión, así mismo permite observar los recursos demandados para dicho plan, pudiendo así considerar de mejor forma su aplicación dentro de la organización.
El PBC es un sistema que se basa exclusivamente en la experiencia y capacidad de toma de decisión de quien lo aplica, generalmente es el Gerente General quien lo aprueba y los gerentes de línea proponen una idea o plan para que sea presentada para su aprobación, por lo que se deduce que es un proceso en el cual se trabaja de forma integral a nivel organizacional y se toma en cuenta las ideas y puntos de vista de los diferentes miembros de la empresa, lo que facilita su aplicación en las instituciones públicas, ya que su base esta en las decisiones y no en datos históricos.
Así mismo se observa que este procedimiento permite clasificar en cuanto a importancia la distribución de recursos, también ayuda a resaltar los puntos más relevantes en los que se debe invertir y cuales pueden esperar para otro momento, esto genera por lo tanto una mejor aplicación del recurso limitado con que cuenta la empresa, ayudando a obtener una mejor rentabilidad y estabilidad dentro del mercado para la misma.
Administración Financiera 3 26 Presupuesto Base Cero.
RECOMENDACIONES
En base a la información que se presenta y según la interpretación dada por todos y cada uno de los colaboradores, se recomienda la presentación del sistema presupuestal base cero dentro de la catedra universitaria para que el estudiante pueda observar de forma práctica y con ayuda de un docente, la formulación y aplicación de los paquetes de decisión, y pueda discernir de la información que se pueda delegar o no a los diferentes nivel administrativos, logrando una mejor integración dentro de la empresa.
De la misma forma se considera conveniente el desarrollo de casos prácticos que permitan la aplicación del sistema base cero que ayuden al estudiante en el perfeccionamiento de sus capacidades de discernimiento y toma de decisión, ya que en el algún momento se puedan presentar una solución donde se presenten diferentes opciones que sean de igual importancia o impacto en la empresa.
Administración Financiera 3 27 Presupuesto Base Cero.
BIBLIOGRAFÍA
Del Río González C. 2009. “El Presupuesto”. Cengage Learning.
Del
Río
González
Cr.
2000.
“EL
PRESUPUESTO:
Generalidades,
Tradicional, Áreas Y Niveles De Responsabilidad, Programas Y Actividades, Base Cero, Así Como Teoría Y Práctica”. 9ª.Edición. México. Ed. Contables, Administrativas y Fiscales, Internacional Thomson. García Villarejo A.; Salinas S. J. 1994. “Manual de Hacienda Pública General y de España”. Volumen II. Ed. Tecnos.
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