Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa REQUERIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PLANEACIÓN DEL EVENTO 1. Conformación del comité central Se deben concretar las personas que conforman el comité organizador, un coordinador general y todos los que sean necesarios para cumplir las diferentes funciones asignadas las cuales a su vez seleccionarán su equipo específico de trabajo al cual dirigirán.
2. Nombre del evento Permite ubicar al personal encargado de su planeación en un contexto definido y claro. Debe ser de fácil recordación, impactante y llamativo.
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3. Objetivo Definir claramente qué se busca con el evento, cuáles son las necesidades del cliente que desea el evento, que clase de evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar…
4. Evidencias de proceso o manual de procedimientos Construcción de evidencias de planeación paso a paso con sus respectivos responsables con la ayuda de una secretaria que se encargará de elaborar y diligenciar formatos y escritos de conocimiento permanente para el grupo organizador, Al final se encargara de entregar las memorias retroalimentadas por el cliente, el equipo organizador, los participantes y los invitados.
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5. Presupuesto En éste punto se debe calcular el costo del evento como tal para dar paso a las siguientes etapas.
6. Invitados Son aportados por el cliente u organizador según el caso, permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, comidas, bebidas, suvenires, material de apoyo, transporte, silletería, mesas…
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7. Lugar Características que deben tener el lugar en materia de seguridad, comodidad y accesibilidad, iluminación, ventilación recursos…
Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa 8. Actividades a realizar Nos permite determinar si se requieren salones alternos y ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil, se originan de las lluvias de ideas y con ellas se toman decisiones.
9. Personalidades que quiero que asistan Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con tiempo y programarse a una vez se confirme su asistencia.
10. Hora Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla en horas de la mañana, hay que tener en cuenta el comportamiento del clima y otros aspectos relacionados con el ambiente y los invitados.
Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa 11. Fecha Tener en cuenta la disponibilidad por parte de los invitados, el tiempo laboral y los calendario sociales y comerciales. 12. IMPORTANTE Los actos que requieran organización protocolaria se comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con quince días de anticipación. Eventos específicos, como los deportivos serán manejados por profesionales del oficio. PROTOCOLO DEL EVENTO Para el manejo de éste punto tan importante es necesario conocer los pormenores de precedencias, etiqueta, protocolo, glamur y en general el comportamiento adecuado para cada situación teniendo en cuenta las políticas organizacionales, los credos religiosos, políticos militares y sociales de cada región o país. 1. Banderas Deben estar siempre, para los actos administrativos, la bandera de Colombia, del departamento, de la ciudad y de la organización o empresa. Las banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes presiden y según el espacio. Deben evidenciar el aseo y mantenimiento permanente.
2. Atril Deben ser cómodos y adecuados a la estatura de los presentadores y llamados a él, iluminación adecuada y conexiones eléctricas e a internet que garanticen su excelente funcionamiento, contar con servicio de agua fresca para el presentador. Cuando el evento asiste el Señor Alcalde, el gobernador o el presidente, deben manejarse dos atriles.
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3. Presentador Persona que orienta el evento, debe manejar el tono de voz acorde al lugar y a la ceremonia, preferiblemente con formación como maestro de ceremonia, dinámico, recursivo, hábil con la palabra y convincente.
4. Himnos En actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de Colombia y ciudad, si asiste el Gobernador o un Diputado es obligatorio entonar el himno al Departamento. 5. Habladores Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal y en las primeras filas del lugar.
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6. Orden del día o programa Se construye con anterioridad al evento y se presenta en carpeta, con buena calidad de papel, letra legible. Se le entrega al presentador con anticipación para que lo ensaye y conozca. Se deben evitar los cambios a última hora y en caso de haberlos entregarlos con discreción y con la misma presentación del inicial. Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según el programa de que se trate, se tendrá en cuenta: -
Los himnos van de mayor a menor.
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Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que primero habla el anfitrión y por último, la persona más importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del papel de cada uno de los participantes.
7. Mesa principal Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel color verde billar. En esta mesa se ubicarán las personas que presiden el acto. Siempre será en número impar.
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LOGISTICA DEL EVENTO 1. Sonido, micrófonos. Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de dar inicio al evento. Contar con repuestos y sobrantes en caso de requerimientos de última hora.
2. Tarima Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de las actividades a desarrollar.
Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa 3. Ayudas audiovisuales Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes de iniciar el evento y que el videobeam no se debe utilizar en espacios abiertos con luz día.
4. Sillas, mesas y manteles Depende del número de invitados y las actividades a realizar.
Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa 5. Flores Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o al atril, en el borde de la tarima…
6. Invitaciones El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina Asesora de Relaciones Públicas y Protocolo. Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del evento, si se trata de eventos sociales se recomienda que los sobres sean marcados a mano. Con el fín de conservar el medio ambiente se puede hacer el envío electrónico pero antecedido por una lamada personal que anuncie su llegada.
Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa 7. Listado de invitados Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible, confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento. Los invitados pueden recibir adicionalmente indicaciones específicas relacionadas con el evento, como vestuario recomendado, admisión de otros acompañantes… 8. Transporte En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el público asistente, debe dársele a conocer con anterioridad, teniendo en cuenta el lugar y hora de abordaje, características del vehículo entre otras.
9. Alimentación Depende del Presupuesto, el horario, la duración del evento y la cantidad, calidad y clase de invitados.
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10. Equipos de comunicación interno: Se utiliza en caso de que el personal de logística lo requiera para garantizar el normal desarrollo del evento teniendo en cuenta la distancia entre los puestos de servicio o la magnitud del evento.
Ana María Gómez Vélez Asistente Administrativa 11. Seguridad y equipos de emergencia Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la actividad. Se puede coordinar con la Secretaría de Gobierno, Convivencia y Seguridad Ciudadana y de manera más interna con los grupos de COPASO institucional y sus respectivas comitivas de salud ocupacional.
12. Material POP Evento vende evento. Es importante mostrar la imagen corporativa como organizadores de eventos, para ello debemos portar distintivos que a su vez informen de nuestro perfil ocupacional para hacer nuevos contactos. Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, escarapelas, botones, plegables, volantes. En caso necesario, debe prepararse material de apoyo como cartillas, videos promocionales o un puesto de información durante el evento.