Manual organización de eventos

2012 Manual de Organizaci贸n de Eventos

T茅cnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA -IME 10/11/2012

Manual de Organización de Eventos Instituto Metropolitano de Educación -IME

Eventos Realizados Celebración de Cumpleaños Cierre de Fase I Cierre de Fase II Merienda Antioqueña Feria de la Antioqueñidad Día del Profesor Feria del Libro Halloween

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................... 4 OBJETIVO ............................................................................... 5 CLASIFICACIÓN DE EVENTOS PARA LA INSTITUCIÓN ...................................................................... 6 CEREMONIAS: ....................................................................... 6 CEREMONIAS INSTITUCIONALES: ......................................... 6 EVENTOS DEPORTIVOS:........................................................ 7 EVENTOS SOCIALES: ............................................................. 7 REQUERIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN EL IME .......................................................... 8 PLANEACIÓN DEL EVENTO: .................................................. 9 PROTOCOLO DEL EVENTO: ................................................. 14 LOGISTICA DEL EVENTO: .................................................... 17 MANUAL DE FUNCIONES ............................................... 23 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE CADA CARGO. ......... 24 RECOMENDACIONES: ...................................................... 29 APORTES:............................................................................... 31 GLOSARIO ............................................................................. 33 ANEXOS: ................................................................................ 40

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"DONDE HAY UNA EMPRESA DE ÉXITO ALGUIEN TOMÓ ALGUNA VEZ UNA DECISIÓN INTELIGENTE".

Peter Drucker, escritor austríaco.

INTRODUCCIÓN El Instituto Metropolitano de Educación se caracteriza por su alto nivel de Educación técnica y se ha propuesto formar personas capaces de solucionar problemas en las diferentes áreas laborales así como fomentar el desarrollo de la integridad y la autonomía como un excelente método que facilita el aprendizaje desde la teoría del aprender haciendo.

A lo largo de varios años, durante su funcionamiento como Institución Educativa, ha venido desarrollando eventos que promueven las relaciones humanas entre la comunidad Imeista, esto con el fin de retroalimentar la rutina de estudio que se vive a diario y hacer

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reconocimiento a los momentos importantes que merecen una atención especial como lo son las fechas del día del contador, de la secretaria, las madres, del maestro, del amor y la amistad, de la familia, del turismo, Halloween, aniversarios, caminatas, eventos deportivos entre muchos otros.

Con este manual de Planeación, Diseño y Ejecución de Eventos se espera tener una guía permanente para poder realizar adecuadamente los eventos que se requieran en la Institución.

OBJETIVO Dotar a la comunidad Imeísta de una guía didáctica para la planeación, protocolo y logística de los eventos en general.

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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS PARA LA INSTITUCIÓN CEREMONIAS: Actos de gran formalidad precedidos por el rector del IME. La mesa de honor que acompaña los eventos debe estar compuesta por el Rector, el Director administrativo, el Director Académico, la Secretaria Académica, un representante de Docentes e Invitados Especiales.

Algunas de ellas son:   

Certificación Premios Arriero IME Reuniones con aliados

CEREMONIAS INSTITUCIONALES: Actos académicos y/o sociales que convocan a toda la comunidad estudiantil: Técnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA – IME 2012 Medellín 6

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      

Festival del Cortometrajes Feria de la Antioqueñidad Feria de talentos Feria de emprendimiento Fiestas de integración Fiestas de cierre de semestre Corredor gastronómico

EVENTOS DEPORTIVOS: Son los que involucran actividades lúdicas y recreativas tales como:    

Torneo de microfútbol interinstitucional Caminatas ecológicas Paseos de integración Torneos de tenis de mesa Nota: Estos eventos deben estar supervisados por profesionales en el área de recreación y deportes.

EVENTOS SOCIALES: Actividades celebradas en fechas especiales, generalmente son aceptadas en un ámbito social: Técnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA – IME 2012 Medellín 7

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        

Día del profesor Día del amor y la amistad Halloween Día de la secretaria Día del contador Día del turismo Día del comunicador Día del locutor Día del chef

REQUERIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN EL IME ASPECTOS A TENER EN CUENTA: A la hora de organizar un evento ya sea cultural, social, artístico, académico, deportivo o protocolario, se debe tener presente que existen algunos parámetros que permiten establecer una visión general acerca de lo que se requiere.

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Dichos parámetros involucran la PLANEACIÓN, el PROTOCOLO y la LOGÍSTICA de un evento, en donde se relacionan los aspectos más importantes a continuación:

PLANEACIÓN DEL EVENTO: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ CENTRAL Se deben concretar las personas que conforman el comité organizador, un coordinador general y todos los que sean necesarios para cumplir las diferentes funciones asignadas las cuales a su vez seleccionarán su equipo específico de trabajo al cual dirigirán.

NOMBRE DEL EVENTO: Permite ubicar al personal encargado de su planeación en un contexto definido y claro. Debe ser de fácil recordación, impactante y llamativo.

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OBJETIVO: Definir claramente qué se busca con el evento, cuáles son las necesidades del cliente que desea el evento, qué clase de evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar.

EVIDENCIAS DE PROCESO O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Construcción de evidencias de planeación paso a paso con sus respectivos responsables con la ayuda de una secretaria que se encargará de elaborar y diligenciar formatos y escritos de conocimiento permanente para el grupo organizador.

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Al final se entregan las memorias retroalimentadas por el cliente, el equipo organizador, los participantes y los invitados.

PRESUPUESTO: En éste punto se debe calcular el costo del evento para dar paso a las siguientes etapas.

INVITADOS: Son aportados por el cliente o por el organizador según el caso, permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como los refrigerios, comidas, bebidas, material de apoyo, silletería, mesas, etc.

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LUGAR: Características que debe tener el lugar en materia de seguridad, comodidad, accesibilidad, iluminación, ventilación, recursos, etc.

ACTIVIDADES A REALIZAR: Nos permite determinar si se requieren salones alternos, ayudas audiovisuales como videobeam o computadores. Se originan de las lluvias de ideas y con base en ellas se toman decisiones.

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PERSONALIDADES QUE QUIERO QUE ASISTAN: Si es un invitado de alto rango, el evento debe programarse una vez se confirme su asistencia.

HORA: Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla en horas de la mañana. Hay que tener en cuenta el comportamiento del clima y otros aspectos relacionados con el ambiente y los invitados.

FECHA: Tener en cuenta la disponibilidad de los invitados, el tiempo laboral y los calendarios sociales y comerciales.

IMPORTANTE: Los actos que requieran organización protocolaria se comunicarán con la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con 15 días de anticipación.

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Eventos específicos como los deportivos, serán manejados por profesionales del oficio.

PROTOCOLO DEL EVENTO: Para el manejo de este punto, es necesario conocer los pormenores de precedencias, etiqueta, protocolo y glamur y en general el comportamiento adecuado para cada situación teniendo en cuenta las políticas organizacionales, los credos religiosos, políticos, militares y sociales de cada región o país.

BANDERAS: Deben estar siempre, para los actos administrativos, la bandera de Colombia, del departamento, de la ciudad y de la organización o empresa. Las banderas irán atrás, en el centro o a la derecha de quienes presiden y según su espacio.

Deben evidenciar el aseo y mantenimiento permanente.

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ATRIL: Deben ser cómodos y adecuados a la estatura de los presentadores y llamados a él. Iluminación adecuada y conexión adecuada a internet que garantice su excelente funcionamiento.

Es necesario que cuenten con un servicio de agua para el presentador.

PRESENTADOR: Es la persona que orienta el evento. Debe manejar un tono de voz acorde al lugar y a la ceremonia, dinámico, recursivo, hábil con la palabra y convincente.

HIMNOS: Se deben entonar los himnos acordes al país, al departamento, a la ciudad y a la organización o empresa que realiza el evento.

HABLADORES: Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal y en las primeras filas del lugar.

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ORDEN DEL DÍA O PROGRAMA: Se construye con anterioridad al evento y se presenta en carpeta, con buena calidad de papel y letra legible. Se le entrega al presentador con anticipación para que lo ensaye y lo conozca.

Se deben evitar los cambios a última hora y en caso de haberlos, entregarlos con discreción y con la misma presentación del inicial.

Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según el programa que se trate, se tendrá en cuenta:

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 Los himnos van de mayor a menor.  Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que primero habla el anfitrión y por último, la persona más importante o el homenajeado. Todo depende del evento y de cada uno de los participantes.

MESA PRINCIPAL: Según el acto, habrá una mesa de honor, representada por las personas que presiden el acto. Siempre será un número impar.

LOGISTICA DEL EVENTO: SONIDO Y MICRÓFONOS: Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de dar inicio al evento.

Contar con repuestos en caso de requerimientos a última hora.

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TARIMA: Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de las actividades a desarrollar.

AYUDAS AUDIOVISUALES: Verificar con los expositores, el tipo de ayudas audiovisuales requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes de iniciar el evento y que el videobeam no se debe utilizar en espacios abiertos con luz.

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SILLAS, MESAS Y MANTELES: Dependen del número de invitados actividades a realizar.

y

las

FLORES: Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal pueden situarse en el suelo, recostadas a la mesa o al atril o en el borde de una tarima.

INVITACIONES: El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la organización o empresa a la cual se Técnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA – IME 2012 Medellín 19

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pertenece. Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del evento.

Si se trata de eventos sociales, se recomienda que los sobres sean marcados a mano.

Con el fin de conservar el medio ambiente se puede hacer el envío por correo electrónico.

LISTADO DE INVITADOS: Debe definirse con claridad el público objetivo.

En lo posible, confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento.

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Los invitados adicionalmente pueden recibir indicaciones específicas relacionadas con el evento, como vestuario recomendado, admisión de otros acompañantes, etc.

TRANSPORTE: En caso que se requiera ya sea para los expositores o para los invitados, debe dársele a conocer con anterioridad, teniendo en cuenta el lugar y la hora de abordaje, características del vehículo, entre otros.

ALIMENTACIÓN: Depende del presupuesto, el horario, la duración del evento y la cantidad, calidad y clase de invitados.

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN: Se utiliza en caso de que el personal de logística lo requiera para garantizar el normal desarrollo del evento teniendo en cuenta la distancia entre los puestos de servicio o la magnitud del evento.

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SEGURIDAD Y EQUIPOS DE EMERGENCIA: Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la actividad. Se debe coordinar con la Secretaría de Gobierno, convivencia y seguridad ciudadana y con las diferentes comitivas de salud ocupacional.

MATERIAL POP: Evento vende evento.

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Es importante mostrar la imagen corporativa como organizadores de eventos.

Para ello debemos portar distintivos que a su vez informen de nuestro perfil ocupacional para hacer nuevos contactos.

Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través de pendones, camisetas, gorras, escarapelas, botones, plegables, volantes.

En caso necesario, debe prepararse material de apoyo como cartillas, videos promocionales o un puesto de información durante el evento.

MANUAL DE FUNCIONES Para la realización de un evento, se debe tener en cuenta que se necesita planear con anticipación.

La planeación permite identificar los recursos necesarios, el personal humano idóneo y definir claramente las actividades a desarrollar de acuerdo a las características de cada evento.

Con el fin de alcanzar los objetivos planteados en cada evento, es conveniente que las funciones de Técnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA – IME 2012 Medellín 23

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cada persona estén definidas, puesto que se garantiza una mejor calidad del producto final cuando se trabaja en equipo.

A continuación se nombran los principales cargos que conforman un comité organizador:     

Coordinador general.

Coordinador de logística.

Coordinador de protocolo.

Coordinador de comunicación.

Secretario (a) general.

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE CADA CARGO. COMITÉ ORGANIZADOR: Está integrado por los coordinadores de cada comité: Tiene la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y Técnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA – IME 2012 Medellín 24

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desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.

COORDINADOR GENERAL:  Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias.  Orientar a los coordinadores de diferentes comités en la parte administración y ejecución.

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los de

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 Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador.

COORDINADOR DE LOGÍSTICA:  Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.  Preparar la infraestructura básica de apoyo para la realización de los eventos.  Se encarga de establecer los recursos necesarios para la realización del evento como lo son equipos de audio, video y sonido en general (computadores, videobeam, micrófonos, grabadoras, cámaras, entre otros.)

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COORDINADOR DE PROTOCOLO:  Se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, planeación del orden del día.  Este comité dirige la apertura y el cierre del evento.

COORDINADOR DE COMUNICACIONES:  Tiene como misión crear, Motivar y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

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 Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, diseño del distintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.  Crear la imagen gráfica del evento.  Promocionar al evento: Radio, TV, Sitios Web, Facebook, Impresos, Afiches, Avisos virtuales.  Cobertura del evento (Fotografías y videos)

SECRETARIO GENERAL:  Controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento  Realizar las actas correspondientes a cada reunión que convoque el comité organizador.

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 Recopilar las diferentes evidencias de todos los procesos para ser entregadas al coordinador general al finalizar el evento.

RECOMENDACIONES:  A hora de conformar un comité central se debe contar con personas comprometidas, responsables y proactivas, puesto que el éxito de los eventos dependen de ellas.  Conformar las comisiones necesarias para la realización de los diferentes eventos (logística, protocolo, planeación, comunicaciones, entre otros.)  Hacer una buena planeación pensando en todos los posibles problemas que se puedan presentar para tener una solución adecuada inmediata.  Realizar listas de chequeo desde el comité central hasta todo el personal involucrado; Técnico en Asistencia Administrativa Convenio SENA – IME 2012 Medellín 29

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antes, durante y después, es decir, se debe elaborar una lista de actividades detallada (fecha, hora, lugar, actividad, encargado) y chequearla periódicamente para garantizar el cumplimiento de las mismas.  Disponer con anticipación de todos los espacios necesarios para la realización de los eventos.  Establecer una buena comunicación entre el personal interno y externo, manejar los problemas que se presenten asertivamente; esto con el fin de promover buenas relaciones interpersonales y cumplir con las expectativas deseadas con los eventos a realizar.  Garantizar una buena publicidad del evento, es importante tener presente el público a quién va dirigido el evento.

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APORTES: Gloria Ángel Gil, facilitadora convenio SENAIME 2012.

Aprendices Asistencia Administrativa, convenio SENA-IME 2012.                 

Ana María Gómez Angie Johana Zapata Ciro Carlos Alberto Molina Ruiz Carolina Zuluaga Herrera Diana Patricia Acuña Gutiérrez Emilia del Socorro Gutiérrez Fabio Andrés Tobón Cartagena Helen Duarte Echavarría Juan Camilo Bedoya Monsalve Julián Andrés Echeverri Cartagena Julieth Paola Mosquera Cuadro Katherine Álvarez Vásquez Katherine Pulgarín Villegas Kelly Johana Rincón Mesa Kelly Tatiana Jiménez Cardona Laura Vanessa Álvarez Arango Leidy Laura Ortiz Arenas

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                 

Liceth Álvarez Henao Lina Gómez Vélez Lizeth Katherine Orozco Blandón Luisa Fernanda Holguín Martínez Marcela Hernández Tocancipa María Eugenia Fuente Martínez Michelle Arango Osorio Mónica María Suárez Oscar Darío Gallego Castillón Paola Stefani Medina Cano Sandra Milena Villadiego Osorio Viviana Osorio Galviz Wendy Yohana Sánchez Arango Yecenia Guzmán Velásquez Yenifer Alejandra Bedoya Mejía Yenifer Tatiana Caro Avendaño Yesica Paola Villadiego Osorio Yurani Andrea Álvarez Urrego

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GLOSARIO ANUNCIO: unidad de difusión de un mensaje publicitario escrito o audiovisual.

ASESORAMIENTO: labor de apoyo exterior en determinada

área

de

las

actividades

institucionales o empresariales.

BANCO DE DATOS: fuente de información interna de diferente índole, constituida por bases de datos, documentación recogida de los medios de comunicación, informes internos, etc. Pueden ser informatizadas o impresas y contendrán diferentes tipos de información de manera organizada.

BRIEFING: informe breve que contiene los datos del plan o programa de una campaña.

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CHECK IN: El check-in es un procedimiento por el que una persona que va a disfrutar de un servicio se identifica ante el personal de la empresa que va a prestarle el servicio con su título de transporte y se le adjudica una plaza al tiempo que se registran sus datos.

COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE EVENTOS: al asistir y/o participar en distintos eventos, ferias, congresos

o

exposiciones

también

se

está

comunicando. El objetivo puede ser darse a conocer,

presentarse,

establecer

contacto

directo con el mercado, o reforzar la imagen de marca.

COMUNICACIÓN establece

con

INTERNA: los

públicos

es

la

que

internos

se (los

empleados o trabajadores de la empresa). Su principal objetivo es la cohesión de los empleados y su implicación con los objetivos y acciones de la empresa.

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COMUNICACIÓN

PUBLICITARIA:

es

toda

acción comunicativa que se realiza a través de los medios masivos de comunicación: prensa, radio, TV, vía pública e Internet.

EXPOSICIÓN: reunión de varios expositores para una exhibición pública sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en determinadas actividades.

FEED-BACK: proceso de retroalimentación de la comunicación, la emisión de un mensaje produce una respuesta en la recepción y a su vez, esta respuesta produce una contra respuesta en la emisión.

FOLLETO: documento gráfico elaborado para informar sobre la empresa, los servicios, los productos,

etc.

Generalmente

es

una

hoja

impresa plegada varias veces o un conjunto de páginas.

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ENTORNO

FÍSICO:

lo

integran

todos

los

elementos que forman la infraestructura física, nuestras oficinas o locales, tanto en el espacio exterior como en el interior, el equipamiento, el interiorismo, el hardware, la telefonía, nuestros vehículos, puntos de ventas, stand, etc.

ESTRATEGIA:

proceso

de

selección

de

decisiones. Conjunto de medidas -que de acuerdo con un plan- la empresa se propone aplicar al campo

del

producto,

del

marketing,

de

la

comunicación, etc.

EVENTO: es toda reunión organizada con relación a una determinada temática, en la que se dan cita expositores

y

público

información,

conocimientos

para u

intercambiar otros,

o

para

establecer relaciones comerciales, profesionales, otros.

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IDENTIDAD DE LA EMPRESA: Conjunto de atributos con los que la empresa se identifica y quiere ser identificada por sus públicos.

IDENTIDAD VISUAL: sistema que expresa a través

de elementos

identificativos visuales

(logo, imagen, color, etc.) cómo es la empresa. La coherencia visual que ella otorga debe coincidir con una coherencia de acción de la empresa.

IMAGEN CORPORATIVA: lectura que el público hace de los signos de identidad de la corporación.

LOGOTIPO: es la versión visual, básicamente gráfica, del nombre. Con él se le agregan al nombre atributos de la identidad corporativa.

MARKETING: proceso social orientado hacia la satisfacción de las necesidades y deseos de individuos y empresas, para la creación y el intercambio voluntario de productos y servicios.

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MERCHANDISING:

conjunto

de

acciones

dirigidas a conseguir una presentación atractiva del

producto

o

servicio

en

el

propio

establecimiento.

PATROCINIO: financiación total o parcial de un evento

a

cambio

de

algunos

derechos

de

asociación que pueden utilizarse para conseguir una ventaja comercial.

PLAN DE COMUNICACIÓN: es la herramienta que permite trabajar de una manera eficaz y rentable la comunicación de la empresa y a través de esta, crear una imagen corporativa.

PROGRAMA: elemento clave en las reuniones empresarias o institucionales para tener en claro cómo será la marcha del encuentro.

PÚBLICO OBJETIVO: audiencia o colectividad a la que se dirige el mensaje.

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PROTOCOLO: conjunto de normas técnicas de uso social,

necesarias

para la planificación,

reparación, desarrollo y ejecución de cualquier acto que encierre una cierta relevancia.

STAND:

Espacio

acondicionado

para

la

presentación de productos, generalmente en ferias

o

exposiciones.

Es

una

arquitectura

efímera diseñada por interioristas, diseñadores gráficos o industriales.

WORKSHOP: suelen ser talleres para trabajar determinados temas empresariales, técnicos, etc.

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ANEXOS: Uno, (DVD con las evidencias de los eventos que se realizaron durante el proceso formativo y manual en forma digital)

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Eventos a Realizar

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“Aquellos que dicen que algo no puede hacerse,

suelen ser interrumpidos por otros que lo están haciendo.” Joel A. Barker

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