Presentado por Nancy Martin
¿Que es organización? Una Organización se define como el conjunto de actividades encaminadas a cumplir objetivos mediante el uso de recursos físicos, tecnológicos, humanos, entre otros; las cuales deben estar sincronizados entre si para que el proceso se realice de manera eficiente. Una organización debe contar con una definición clara de metas, el porque realiza cada acción y como coordinar a que el esfuerzo conjunto sea suficiente para cumplir con lo propuesto, por lo cual debe ser conciso en el establecimiento de dichas metas, las cuales deben ser ejecutables, se deben verificar y controlar. Por lo cual, cada integrante debe conocer como su participación contribuye a los objetivos planteados en la Organización y la importancia que tiene el ejercicio adecuado de su actividad.
¿Qué es estructura organizacional? Como su nombre lo indica, es el como esta organizada la empresa, la cual puede tener una estructura formal e informal, estar organizada por funciones, por las divisiones con las que cuenta, tener una estructura horizontal o matricial. Todo lo anterior debe estar encaminado de manera objetiva, define que hace cada quien y como lo debe realizar, de allí nace la estrategia, el primer bloque que define el como se realizan las cosas en la organización. Se visualiza mediante un organigrama, en el cual se puede conocer el como esta organizada la empresa y la posición de autoridad que se lleva a cabo.
¿Que se entiende por funciones y procesos?
Las funciones es la acción que realiza cada individuo en la empresa, el rol de cada uno, a quien reporta, como lo hace y el porque. Los procesos se refieren a las diferentes actividades vistas desde la funcionalidad intrínseca en ellos, es decir el impacto que tiene en toda la organización; se evidencia la autoridad que se lleva a cabo, las metas y objetivos por cada proceso y su impacto a nivel general. En ambos casos, se debe tener en cuenta al individuo y las acciones que realiza, su impacto y el uso de recursos, que aunados contribuyan a alcanzar la meta organizacional propuesta desde la alta Gerencia.
¿Cuál es el entorno de las organizaciones? Hace referencia a lo que rodea a la organización tanto al interior como al exterior de ésta. El entorno son los clientes internos, externos, los clientes, los proveedores, las entidades de control, el gobierno, la competencia y todo lo que llegue a afectarla directa o indirectamente. Para lo cual, se debe realizar regularmente un chequeo periódico para evaluar dichos factores que continuamente están cambiando para estar preparados y actuar estratégicamente. Una herramienta muy útil para este diagnóstico es el DOFA, el cual permite que hagamos una análisis de todos los ámbitos: sectorial, cultural, económico, tecnológico, de recursos humanos, legal, de recursos físicos, de mercado, de competencia, de clientes, tendencias.
¿Cuáles son los factores que inciden o afectan la estructura organizacional? Como se mencionó en el apartado anterior, tanto factores internos como externos afectan a la organización, la clave está en estar preparados para éstos, para afrontarlos y salir lo mejor posible, incluso sacar provecho. Se puede ver entonces, el porque de la importancia de una planeación estratégica y de establecer adecuadamente una estructura adecuada a la empresa, que sea flexible a los cambios que se presentan, que se realice un diagnostico periódico y establecer acciones de mejora continua. Todo afecta a la organización, pero de ella depende el impacto que se produce, si le saca provecho o por el contrario debe realizar cambios para sortear las dificultades que puedan generar.
Realizar de manera adecuada un diagnostico nos ayuda a perfilar una estrategia adecuada para solventar los diversos factores que afectan a la organización, así como el seguimiento a las acciones de mejora continua, para estar preparados ante las contingencias que se llegasen a presentar.
Procesos
Bolsa de Valores de Colombia
Funciones