Facil revistagestaojuridica 2016 by Nancy Souza

EDITORIAL

OS ADVOGADOS, A MOBILIDADE E A COMPUTAÇÃO EM NUVEM

ÍNDICE CASES Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados..... 12 Grupo Vipal...................................................................................... 20 Coca-Cola FEMSA Brasil.............................................................. 30 Grupo Wilson Sons....................................................................... 38 CLRD – Coutinho, Lacerda, Rocha, Diniz Advogados Associados .................................................... 46

MATÉRIAS Datacenter Fácil.............................................................................. 10

Assistimos atualmente a uma corrida dos advogados para a utilização dos dispositivos móveis e da computação em nuvem. Essa nova forma de acessar os sistemas e de armazenar as informações ganha adeptos rapidamente. São muitos os benefícios em termos de facilidade e produtividade. Essa nova situação, inclusive, diminui certas diferenças que existiam entre os pequenos e os grandes escritórios. Acessar o sistema com dados e documentos, de qualquer lugar, permite aos advogados trabalharem onde quer que estejam – até mesmo em viagem - e nos horários que escolherem. A elaboração de textos e petições fica imediatamente disponível a colegas e assistentes para compartilhamento, revisões e encaminhamentos. “Seu escritório com você sempre que precisar” é o slogan que a Fácil utiliza desde o lançamento da primeira versão do Espaider, em 2002, e foi se consolidando principalmente após a criação de seu Datacenter próprio, em 2003. O produto nasceu para ser utilizado via internet, na nuvem, totalmente web. Esse foi um dos motivos da adoção rápida por diversos clientes em todo o Brasil. A partir da versão 5 o Espaider é multinavegador e responsivo, o que significa que pode ser utilizado em dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Sua tela se ajusta automaticamente ao tamanho do dispositivo, deixando-o amigável.

Espaider, preparado para o E-social.......................................... 11 Contabilidade x financeiro............................................................ 16 Controle de projetos...................................................................... 18 Espaider lidera pesquisa..............................................................24 O sabor de vencer......................................................................... 39

ARTIGOS Todos os sistemas jurídicos são iguais. Será?...................... 05 AutoComplete................................................................................ 26 Atualização de versão.................................................................. 36 Traduções.........................................................................................43 Integração........................................................................................ 49 DocSite.............................................................................................. 53

NOTA 10 anos de Gestão Jurídica ......................................................... 29

REVISTA GESTÃO JURÍDICA Publicação Corporativa Fácil Edição 08 - Ano 2016 Rua Gustavo Budag, 407 89036-501 - Blumenau/SC Matriz Blumenau/SC +55 47 3328.2929 Filial Belo Horizonte/MG +55 31 2532.2382 Filial Curitiba/PR +55 41 3040.5770 Filial São Paulo/SP +55 11 3262.1890 www.facil.com.br - comercial@facil.com.br Coordenação Geral: Bruno Gonçalves Caroline da Rocha Edição e textos Agência Noticenter +55 47 3035.4314 Carlos Tonet - Reg. Prof. 330/SC Projeto Gráfico e Editoração Brava Propaganda www.brava.ag +55 47 3041.2155

Carlos José Pereira - Diretor presidente - Fácil

TODOS OS SISTEMAS JURÍDICOS SÃO IGUAIS. SERÁ? Na noite anterior ao início de um congresso para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, realizado em Curitiba, participei de um jantar de boas vindas oferecido pelos organizadores. Lá estavam palestrantes, patrocinadores e participantes do evento. Era uma oportunidade para o tradicional networking. Esses encontros informais são sempre enriquecedores. Além de conhecermos novas pessoas e profissionais da área, num ambiente descontraído, aumentando a rede de contatos, eu particularmente, aproveito também para captar informações que possam aperfeiçoar nossa empresa e nossos produtos. Muitas ideias boas têm surgido nessas ocasiões. Naquela oportunidade fui direcionado para uma mesa onde alguns advogados conversavam sobre sistemas. Algumas frases que ouvi: “Em nosso escritório utilizamos o sistema XYZ. Sabemos que esse sistema poderia ser melhorado e modificado. Não concordamos com algumas soluções apresentadas e temos dificuldade em obter as mudanças necessárias. Quando compramos, analisamos e avaliamos diversos sistemas e concluímos que são todos iguais”. “Compramos o de menor custo e aquele que entendemos que pudesse ser de rápida implementação. Enfrentamos problemas na implantação que não esperávamos. Isso gerou desgastes e demoramos mais do que imaginávamos para começar a utilizar o programa, mas essas questões eram difíceis de serem percebidas nas apresentações. Acho que to dos os sistemas têm seus méritos e seus defeitos”.

A afirmação “todos os sistemas são iguais” ficou batendo forte em mim enquanto a conversa continuava e o bom vinho era degustado. Frase e vinho me levavam a uma grande reflexão: então é assim que alguns clientes vêem os sistemas? Como um amontoado? Que são todos iguais? E que, portanto, o investimento deve ser o menor possível? Obviamente não são todos os clientes que pensam assim, principalmente aqueles que já perderam investimentos e trocaram os produtos adquiridos, mas para aqueles que pensam que os sistemas são todos “farinha do mesmo saco” é que vou reforçar alguns pontos que podem mitigar os riscos na aquisição de um produto e evidenciar as diferenças existentes entre eles. Na oportunidade não contra-argumentei. Entendi não ser o momento adequado. O assunto é bastante complexo. Existem muitos aspectos a serem levados em consideração. O que importava mesmo é que essa era a percepção daquele advogado e que esta poderia ser a percepção de muitos clientes potenciais. A impressão que todos temos, quando nos deparamos com a área jurídica, é de que existe uma padronização, e, portanto, todos os sistemas que atendem essas necessidades devem ser iguais. 5

“O sistema a ser escolhido atualmente deve ser totalmente web, funcionar em dispositivos móveis, ser responsivo – se adequar ao tamanho da tela do dispositivo, ser multinavegador, ter desempenho adequado quando instalado em nuvem e nos servidores virtuais, ser seguro e confiável, seguir as boas práticas para evitar invasões indevidas e ter formas inteligentes de administração de senhas”. A verdade é que muitas empresas de software saíram do mercado por caírem nessa armadilha e organizações tiveram seus investimentos jogados fora por pensarem desta forma. Quando falamos de gestão, e de sistemas de apoio amparando negócios, temos diferenças significativas. O fruto do insucesso com novos produtos, ou com insatisfações quanto ao seu desempenho, começa pela avaliação dos sistemas no momento da escolha. Se a conclusão é que todos são iguais, alguma coisa não funcionou adequadamente na avaliação. Não foram identificados itens relevantes que determinam a qualidade do sistema, do fornecedor, dos serviços adicionais que serão prestados e da real adequação do sistema às características e peculiaridades do negócio. Obviamente não existe um processo perfeito, mas uma boa avaliação pode evitar muitos dissabores.

“UM SISTEMA RUIM PODE SIGNIFICAR UM EMPECILHO IMPORTANTE AO CRESCIMENTO DA ORGANIZAÇÃO, E SIGNIFICAR A DETERIORAÇÃO DA QUALIDADE DE ATENDIMENTO AOS CLIENTES”.

Uma avaliação adequada deve levar em conta os aspectos genéricos, aqueles que quaisquer bons sistemas devem possuir e principalmente como o sistema se adaptará ao negócio, seu porte, suas particularidades e à visão dos sócios e diretores. Adquirir um sistema, é na verdade, comprar um pacote que contém os programas, a tecnologia empregada para o desenvolvimento 6

dos mesmos, a evolução futura, o atendimento oferecido pelo fornecedor, antes, durante e depois da venda, os serviços de implantação e treinamentos e a confiabilidade do fornecedor. Não é à toa que muitas empresas e escritórios utilizam consultores para a tarefa de seleção; há uma matriz complexa onde, obviamente, um dos importantes componentes é o custo. Não é uma corrida de cem metros, mas uma corrida longa com obstáculos.

TECNOLOGIA EMPREGADA

A organização deve certificar-se que está adquirindo programas atualizados, construídos com as tecnologias correntes empregadas mundialmente. Esse cuidado é a certeza da utilização dos programas por mais tempo, diluindo melhor os investimentos realizados. Hoje em dia, usuários familiarizados com a tecnologia em suas vidas pessoais, acostumados a utilizar pro gramas mundiais genéricos, feitos por centenas de técnicos, com milhões de dólares de investimentos, espalhados em muitos países, desejam as mesmas facilidades nos produtos corporativos e esse tem sido um desafio para os produtores de sistemas de qualquer tipo. O usuário espera as mesmas facilidades e características. Quer utilizar no seu smartphone, no tablet, em qualquer navegador, em qualquer lugar e em qualquer horário, com uma interface simples e amigável e com todas as funcionalidades necessárias para atender ao dia a dia do negócio. Alguns sistemas disponíveis no mercado, muito bons em termos de funcionalidades, ainda utilizados por muitas organizações, não dispõe de versões reescritas para esses novos tempos. Comprar um sistema, mesmo com custo reduzido, nessas condições, é como

comprar um medicamento com prazo de validade vencido. O sistema a ser escolhido atualmente deve ser totalmente web, funcionar em dispositivos móveis, ser responsivo – se adequar ao tamanho da tela do dispositivo, ser multinavegador, ter desempenho adequado quando instalado em nuvem e nos servidores virtuais, ser seguro e confiável, seguir as boas práticas para evitar invasões indevidas e ter formas inteligentes de administração de senhas. Não importa o que digam os fornecedores que não disponham de versões de sistemas com essas características, eles estão atrasados. Essa é a base, a estrutura sobre a qual serão avaliados os demais itens. O envolvimento dos técnicos de TI, ou de consultores externos especializados, na seleção dos produtos, é fundamental para a sua admissibilidade no processo de seleção.

“O USUÁRIO FICOU MAIS EXIGENTE E SOLICITA EVIDÊNCIAS DAS AFIRMAÇÕES FEITAS PELO FORNECEDOR DE SISTEMAS”

FLEXIBILIDADE, ESCALABILIDADE

A tecnologia muda bastante seja em termos de hardware ou de software, mas os negócios também mudam constantemente. Essa mistura de alterações constantes traz consigo grandes desafios para os fornecedores de sistemas. As organizações têm novas administrações, adequações às exigências dos clientes, mudanças provocadas pelo mercado, pressão exercida pelos concorrentes, novos controles para se adaptar a um novo tamanho; esses são aspectos que fazem com que a administração de qualquer negócio seja uma tarefa extremamente complexa. A constância é a mudança nas organizações e na tecnologia. Um sistema precisa ter a flexibilidade suficiente para ir se adaptando e se adequando às necessidades do negócio. O sistema deve ser como a água, ir se adequando ao recipiente e não o contrário.

O sistema pode ser facilmente customizado? Configurado? Ao longo dos anos essas personalizações são mantidas em versões futuras? Essas são perguntas fundamentais que devem ser respondidas pelos fornecedores. O comprador descobrirá que nem todos os sistemas foram construídos com essas facilidades. Organizações menores acabam se adaptando ao modus operandi de sistemas engessados, alterando seus processos. Já as médias e grandes organizações acabam por abandoná-los, por não atenderem às expectativas. Gerir um escritório de cinco advogados é muito menos complexo que gerir um escritório de duzentos advogados e cinco filiais, por exemplo. Assim como existem grandes diferenças entre departamentos jurídicos de empresas de portes diferentes, de segmentos diferentes, nacionais ou multinacionais e outras questões ligadas ao modo de pensar dos sócios e dos diretores, das formas de contabilização e correção de valores e das exigências de suas auditorias. Flexibilidade e escalabilidade são itens relevantes. À medida que a complexidade aumenta, principalmente pelo porte da organização, o leque de produtos aptos a resolver as questões diminui. Uma pequena organização pode ter seus controles feitos em planilhas eletrônicas ou ser atendida por produtos padronizados, se adaptando aos mesmos. A partir de um determinado porte a organização necessita de um sistema de gestão bem adaptado. Um sistema que atenda bem às necessidades certamente será a pedra angular para a continuidade do sucesso do negócio. Um sistema ruim pode significar um empecilho importante ao crescimento da organização, e significar a deterioração da qualidade de atendimento aos clientes, resultando em perda de competitividade e produtividade, tendo como consequência final a diminuição da lucratividade nos escritórios de advocacia ou na dificuldade de atender as exigências da alta administração nos departamentos jurídicos. 7

O sistema deve estar preparado para crescer com a organização. O administrador deve ter a certeza de que o sistema irá responder bem às necessidades atuais e futuras.

FUNCIONALIDADES

No quesito “tecnologia” as exigências são as mesmas seja para um escritório de advocacia ou um departamento jurídico. Em termos de funcionalidades, porém, as diferenças são marcantes. As prioridades e o foco das exigências mudam. No departamento jurídico, além de atender às demandas internas, o sistema deve se integrar muito bem com os demais sistemas corporativos, mormente o contábil e sintetizar dados de diversos escritórios parceiros, com emissão periódica de mapas, indicadores e relatórios. No escritório de advocacia o sistema “é a solução corporativa” que deve atender todas as áreas, transformando -se na coluna vertebral do negócio, envolvendo também as questões de faturamento, financeiras e contábeis. Atualmente, médios e grandes departamentos jurídicos e médios e grandes escritórios de advocacia bem geridos, estão baseados e ancorados numa boa estrutura tecnológica. A verdade é que os gestores dessas áreas estão à mercê de um sistema que possa absorver a complexa gestão da atividade. Nos departamentos jurídicos a reunião de dados é fundamental para responder questões da administração: como diminuir as demandas? Como diminuir o custo com as demandas? Como aumentar a taxa de sucesso? Como aperfeiçoar a forma de provisionamento, com o objetivo de estimar um custo correto, aumentando os resultados da empresa? Como enfrentar as crescentes demandas com o mesmo número de pessoas? Como atender centenas de solicitações e gerenciar os diversos escritórios parceiros? Como apresentar relatórios em outros idiomas? Um bom sistema deve ser o auxiliar indispensável às respostas para essas questões. As diretorias jurídicas estão pressionadas pelas demais áreas da empresa na busca constante pela prevenção e redução de danos. 8

Os escritórios de advocacia têm que atender diversos clientes de portes diferentes com necessidades diferentes. O sistema deve ter a flexibilidade necessária para suprir seus clientes com os relatórios e resultados que desejarem. Existem os escritórios que se especializam em determinada área com bastante sucesso e outros que igualmente baseiam sua força nas diversas opções que oferecem. A competitividade existente e a necessidade por redução dos custos exigem dos escritórios uma gestão cada vez mais eficiente e eficaz. Não podem mais conviver com diversos sistemas para atender às diversas áreas, com integrações precárias e duplicação de informações. Precisam de um sistema gerenciador que atenda todas as áreas do escritório, com distribuição de tarefas, mas com centralização de dados.

“O SISTEMA DEVE TER A FLEXIBILIDADE NECESSÁRIA PARA SUPRIR SEUS CLIENTES COM OS RELATÓRIOS E RESULTADOS QUE DESEJAREM”.

O sistema deve oferecer facilidades na confecção e gerenciamento de documentos, no perfeito acompanhamento dos prazos, facilitar as inúmeras formas de faturamento, com emissão de notas fiscais eletrônicas, atender as diferenças contratuais entre os clientes, facilitar o ressarcimento de despesas, estar ligado com as instituições financeiras, segregar informações que são acessadas pelos clientes, contabilizar automaticamente os valores e apresentar mapas contábeis atualizados para distribuição de resultados.

APOIO AO PROCESSO DE DECISÃO

Os bons vendedores de sistemas já sabem o que dizer para encantar o cliente, mas nem sempre as promessas estão lastreadas pelo produto que oferecem.

Felizmente esta prática está mudando.

RESUMO Não por iniciativa dos fornecedores, mas dos próprios clientes. Principalmente aqueles que sofrem ou sofreram com compras mal realizadas. Atualmente os clientes envolvem os departamentos de TI nas escolhas, fazem verificações mais detalhadas, sempre apoiadas por bons questionários que comprometem o fornecedor com os resultados que deverão ser obtidos. Fazem contato com outros clientes que utilizam a mesma solução e ouvem depoimentos de outros usuários em palestras, eventos e revistas especializadas. Exigem que as propostas comerciais e os contratos sejam detalhados e que as regras de atendimento – SLA - sejam definidas, inclusive com multas por

Devemos atentar para o fato de que utilizar um sistema de gestão é fundamental para o sucesso de qualquer negócio ou organização. Alguns negócios nem poderiam existir sem uma boa estrutura tecnológica. Portanto, item tão vital, deve ser fruto de uma escolha consciente, pragmática, detalhada, sistematizada, com uma visão principal na importância para a organização e não somente nos custos envolvidos. É possível dentro dos orçamentos disponíveis e dos percentuais do faturamento geralmente aceitos para os gastos em tecnologia, encontrar um sistema diferenciado que será o auxiliar perfeito ou a coluna vertebral da organização. Os itens citados, se verificados durante o processo de escolha, aumentarão em muito as chances de sucesso quando da aquisição de um novo sistema.

descumprimento. Enfim, a seleção de produtos e fornecedores está se tornando mais objetiva e não baseada apenas em boas apresentações em PowerPoint. Algumas empresas conseguiam vender seus sistemas sem jamais terem apresentado uma tela, sem mostrarem o sistema funcionando, sua interface e forma de obtenção dos resultados. Algumas soluções são formadas por um amontoado de programas com interfaces diferentes, escritos em linguagens diferentes, com dificuldade até de se comunicarem; na apresentação parecem coerentes, mas na prática trazem muitas dificuldades. O usuário ficou mais exigente e solicita evidências das afirmações feitas pelo fornecedor de sistemas, mormente aquelas que são importantes para a sua gestão e entrega de resultados.

Carlos José Pereira

Diretor presidente - Fácil

Maikon Pablo Rodrigues

DATACENTER FÁCIL SEGURANÇA E CONFIABILIDADE

Clientes do Brasil e até multinacionais optam pela hospedagem do Espaider no Datacenter da Fácil com segurança e confiabilidade “Pelo fato de possuirmos operações em diversos países a centralização em apenas um servidor é uma grande facilidade. Além disso, a Fácil oferece confidencialidade e proteção contra a perda de informação”. Alexandre Lauria Dutra, sócio diretor do escritório Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados, também diz que a segurança foi o fator preponderante para que o escritório optasse por hospedar o Espaider no Datacenter da Fácil:

Maikon Pablo Rodrigues

Técnico de datacenter - Fácil

A Fácil criou seu Datacenter em 2003, quando o conceito de nuvem ainda não estava generalizado. A estrutura foi criada para hospedar apenas clientes e produtos da empresa. Inicialmente existiam grandes dificuldades de venda desse tipo de solução. Os clientes ainda tinham desconfiança quanto à hospedagem de seus dados em servidores externos e a internet ainda era vista com certa desconfiança. Atualmente, com o conceito de nuvem difundido, a maioria dos clientes já opta por terceirizar os serviços de hospedagem dos sistemas.

APROVAÇÃO DE CLIENTES Bruno Cabral Emanuelli, chefe de Business Intelligence – compras da Coca-Cola FEMSA Brasil, diz que a opção pelo Datacenter da Fácil decorre das facilidades e segurança oferecidas: 10

“Devemos nos concentrar naquilo que sabemos fazer. A Fácil é uma empresa especializada em soluções tecnológicas e está preparada para oferecer aos seus clientes uma estrutura de armazenamento de dados seguro, com redundância e garantias que trazem tranquilidade aos clientes”.

VANTAGENS DO DATACENTER

A opção da Fácil por hospedar seus sistemas e de seus clientes, traz inúmeras vantagens. A principal delas é o custo. Considerando que a Fácil presta também os serviços de manutenção dos sistemas atualizados, colocando novas versões e releases e mantendo cópia de homologação para testes, o cliente acaba tendo o melhor preço de hospedagem do mercado.

TRANSPARÊNCIA

Vantagem adicional é que os servidores estão sempre dimensionados para respostas rápidas. O cliente não precisa se preocupar em configurar os equipamentos servidores como acontece normalmente quando hospeda em estruturas genéricas e mundiais ou em seus próprios servidores. Além das redundâncias normais exigidas para estruturas desse tipo, a Fácil mantém contrato com Datacenter backup, localizado a 600 quilômetros

de distância, onde os dados e sistemas são replicados on-line e estão sempre prontos para serem ativados em caso de disaster/recovery. Todos os dados são mantidos em território brasileiro.

ESTRUTURA SÓLIDA

O Datacenter da Fácil oferece uma robusta estrutura de hospedagem para os usuários do Espaider, com certificação mundial ISAE-3402 Type II, conforme os requisitos estabelecidos pela American Institute of Certified Public Accountants. A Fácil oferece todas as garantias de segurança e operacionalidade para que seus clientes possam utilizar o Espaider a qualquer hora, com alta peformance de desempenho, arquivando informações de forma segura através de contrato de confidencialidade.

ALGUMAS DAS PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO DATACENTER FÁCIL: • Links de internet redundantes • Rede elétrica redundante • Ambiente climatizado • Administração de servidores • Gerador de energia • Serviço de backup • Servidores de alto desempenho • Plantão 24 x 7 para o restabelecimento de aplicações • Certificação ISAE 3402 TYPE II • Atualizações de versões com os ajustes necessários • Ambiente de homologação de versões • O cliente pode optar por acesso HTTPS • Suporte facilitado

Hamilton de Souza Rodrigues

ESPAIDER

PREPARADO PARA O E-SOCIAL O E-social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi criado pelo governo para unificar as informações prestadas à Previdência Social, à Receita Federal e ao Ministério do Trabalho. Sua utilização pelas empresas é obrigatória. Deverão constar informações como cadastramentos, vínculos, contribuições previdenciárias e folha de pagamento, entre outros. O governo estipulou um cronograma que fixa prazos diferentes para a obrigatoriedade de prestação de informações relativas ao ambiente de trabalho, que compreende dados sobre o monitoramento da saúde do trabalhador e condições do ambiente de trabalho e as comunicações de acidentes de trabalho.

Hamilton de Souza Rodrigues

Consultor de negócios - Fácil

O E-social é considerado um dos maiores veículos de informação por abranger a totalidade das empresas e gerar informações de todos os trabalhadores com vínculo de trabalho formal no Brasil. O Espaider já está adaptado para a geração das informações relativas aos processos. 11

Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados

QUALIDADE

QUE RENDE ADMIRAÇÃO Destaque entre os escritórios e advogados mais admirados, o Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados não abre mão da tecnologia para garantir maior produtividade e qualidade nos serviços.

Alexandre Lauria Dutra, Renato Paes Manso, José Cássio de Barros Penteado Filho e Arnaldo Pipek

1998. Três jovens advogados se unem para montar seu

MERCADO

próprio escritório. Arnaldo Pipek, Renato Paes Manso

Desde sua fundação, o escritório atua em três segmentos da área trabalhista: Assessoria Consultiva, Contencioso Trabalhista e Negociações Coletivas.

e José Cássio de Barros Penteado Filho criam o Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados. Nascia uma organização de sucesso. Um dos poucos escritórios especializados exclusivamente na área trabalhista patronal, o Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados firmou-se ao longo dos anos como referência no meio jurídico, conquistando clientes e admiradores. 12

Entre os clientes estão corporações líderes em diversos setores, como telecomunicações, ensino, alimentos, fast-food, siderurgia, papéis e celulose.

MAIS ADMIRADO O Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados figura entre os escritórios mais admirados no ranking

publicado anualmente pelas revistas Análise e Chambers Latin América. Em 2014, foi eleito o mais admirado pela Análise, sendo que tem figurado entre os destaques da área trabalhista desde a primeira edição da pesquisa. Gestão Jurídica conversou com o advogado Alexandre Lauria Dutra, um dos sócios do Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados, que falou sobre a distinção com que o escritório é visto pelo mercado: “Ao mesmo tempo em que representa um grande orgulho, traz a responsabilidade de continuarmos zelando pela qualidade e pela satisfação de nossos clientes. Mais difícil do que ser o mais admirado é manter-se entre os mais admirados. Estamos conseguindo isso graças ao competente trabalho de nossa equipe”. “Somos reconhecidos pela especialização e pela competência de nossos profissionais. Por isso renovamos a cada dia o propósito de aprimorar nossos serviços, prestando uma assessoria jurídica comprometida com a qualidade e com rígidos princípios éticos”, complementa.

ADVOGADO DE DESTAQUE

Não é apenas o escritório que figura entre os mais admirados. Um de seus fundadores, o advogado Arnaldo Pipek, aparece como um dos advogados trabalhistas de destaque nos dois levantamentos. O sócio Alexandre Lauria Dutra destaca que Arnaldo é um modelo para a equipe, conciliando conhecimento técnico com visão estratégica: “A receita é a simplicidade. Arnaldo Pipek encanta os clientes com soluções geniais, mas simples. Usualmente participamos de reuniões com ele para a discussão de temas da mais alta relevância e nunca saímos desses encontros sem uma solução, por mais complexo que seja o tema”.

DIFERENCIAIS

Dutra falou também sobre a filosofia de atuação do escritório: “Formamos verdadeiras parcerias com os clientes. Oferecemos soluções ágeis e simples para as questões trabalhistas preventivas e litigiosas. De nada adiantaria oferecer qualidade com preços proibitivos. Da mesma forma, oferecer preço sem qualidade não é nem mesmo uma alternativa.

O escritório busca, sempre em parceria com seus clientes, o equilíbrio para termos sempre serviços de alta qualidade com preços compatíveis com aqueles praticados pelo mercado”. Dutra destaca que o Pipek tem como objetivo antecipar cenários e identificar as melhores soluções para todo o tipo de conflito: “Em qualquer circunstância, nossa maior preocupação é sempre trazer benefícios ao menor custo possível”.

UM NOVO PROFISSIONAL

A pedido de Gestão Jurídica, Alexandre Lauria Dutra fez uma análise do papel atual do advogado: “O advogado precisa estar preparado para conduzir uma audiência e preparar uma defesa apresentando, ao mesmo tempo, conhecimentos de comunicação, gestão de pessoas, tecnologia e outros campos que há alguns anos não faziam parte da vida profissional cotidiana. Creio que o papel do advogado atual passa pelo entendimento de que devemos fazer a efetiva gestão dos assuntos trabalhistas preventivos e litigiosos, situação cada vez mais exigida pelos enxutos departamentos jurídicos das empresas. Além disso, acredito que a formação dada pelas faculdades de direito, que valoriza excessivamente o modelo antigo de advogado, deve dar lugar a um novo profissional, que tenha como característica uma visão global, entendendo um pouco de economia, finanças, recursos humanos e política”.

GESTÃO JURÍDICA MODERNA

Para garantir a produtividade e seus níveis de qualidade, o Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados investiu na automação dos seus processos gerenciais, adotando o sistema de gestão jurídica Espaider. Mais de 30 mil processos digitalizados são arquivados e processados através do Espaider. A organização utiliza os módulos Contencioso e Financeiro, hospedados no Datacenter da própria Fácil. O advogado e sócio Alexandre Lauria Dutra explica como se deu a opção pela solução: “Procurávamos um sistema fácil de ser usado e que pudesse ser acessado pela internet por todos os nossos advogados, colaboradores e clientes. Além disso o sistema deveria estar preparado para receber customizações para se adaptar a certas rotinas já existentes no escritório, com opções robustas de geração de relatórios”. 13

“Encontramos no Espaider características marcantes como simplicidade de uso, acesso via web e amplo suporte para a geração de relatórios”, acrescenta.

“Somos prontamente atendidos em customizações e

Todos os advogados aderiram ao uso do sistema.

mações mais aderente à nossa realidade”, revela Dutra.

Dutra destaca que a organização passou a ter controle absoluto das atividades, abandonando as dezenas de planilhas em Excel e agendas físicas que circulavam entre os departamentos.

DATACENTER

O CONTENCIOSO É O MAIS UTILIZADO “O Contencioso serve para quase tudo. Nós o utilizamos para cadastramento de casos, cobrança, controle de pauta, prazos e providências”.

FLEXIBILIDADE Um dos diferenciais que mais agradam ao Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados é a flexibilidade oferecida pela Fácil.

melhorias que podem ser incorporadas. Isso faz com que encontremos mais rapidamente um fluxo de infor-

Segurança. De acordo com o sócio Alexandre Lauria Dutra, este foi o fator preponderante para que o escritório optasse por hospedar o Espaider no Datacenter da Fácil: “Devemos nos concentrar naquilo que sabemos fazer. A Fácil é uma empresa especializada em soluções tecnológicas e está preparada para oferecer aos seus clientes uma estrutura de armazenamento de dados seguro, com redundância e garantias que trazem tranquilidade aos clientes”.

Arnaldo Pipek Sócio fundador

SOBRE O PIPEK Sediado em São Paulo, o Pipek, Penteado e Paes Manso Advogados Associados conta com filiais em Curitiba e Rio de Janeiro, além de uma aliança estratégica em Salvador e outra em Brasília, que acompanha os casos em curso no Tribunal Superior do Trabalho.

Possui, ainda, uma vasta rede de correspondentes em vários estados da federação, o que lhe permite estender seu atendimento a todo o território nacional.

Cristiano Bernardi

CONTABILIDADE X FINANCEIRO INTEGRAÇÃO QUE GERA PRODUTIVIDADE

Cristiano Bernardi Sócio proprietário - Bernardi Contabilidade

Os escritórios que utilizam o módulo Financeiro do Espaider contam com um novo caminho para resolver a questão da integração contábil. O sistema lança diretamente na contabilidade todos os dados da movimentação financeira, simplificando a operação com muito mais segurança e produtividade. Tradicionalmente existem duas formas mutuamente exclusivas utilizadas pelos escritórios

de advocacia para resolver a questão contábil de suas organizações. O caminho utilizado depende fortemente do porte do escritório. A primeira forma é transferir a responsabilidade para um escritório de contabilidade terceirizado, que se incumbe da realização de todo o serviço contábil, utilizando um sistema próprio para os lançamentos, emissão de relatórios e outras atividades legais.

A segunda opção, geralmente utilizada por escritórios de maior porte, é executar todas as tarefas internamente, mantendo em seu quadro de colaboradores um contador que cuida de todo o processo, utilizando um sistema contábil de mercado. Qualquer dessas formas tradicionais abriga um problema crucial: a ligação entre o sistema financeiro e o sistema contábil. Em alguns casos o escritório contábil tem que redigitar todos os lançamentos ou ler o arquivo que foi exportado pelo sistema financeiro. Por importação ou por redigitação o processo é sempre complexo e inseguro, já que, normalmente, exige o envolvimento de dois fornecedores distintos de sistemas separados.

Essa ligação nativa entre o financeiro e o contábil é boa até mesmo para os escritórios que mantêm uma equipe interna, pois há uma diminuição das atividades necessárias, com consequente incremento na produtividade. Em ambos os casos, essa ligação simbiótica permite ao escritório fechar a contabilidade mais rapidamente que os modelos tradicionais. A contabilidade deixa de ser uma simples obrigação legal para tornar-se um instrumento gerencial importante para todos os sócios. O contador tem mais tempo para fazer um serviço de auditoria e consultoria, devido à diminuição das atividades normais operacionais.

OPÇÃO DIFERENCIADA

O Espaider vem agregar uma nova sistemática e uma opção diferenciada. Os módulos Financeiro e Contábil são integrados nativamente, compartilhando as mesmas informações. Desta forma os lançamentos contábeis são realizados automaticamente, com toda a segurança, com bloqueios de alterações após o fechamento definitivo da contabilidade.

E POR QUE ISSO PROPICIA UMA NOVA OPÇÃO?

Para as empresas que utilizam um escritório terceirizado, basta o contador acessar o sistema via web e realizar apenas os ajustes necessários para o fechamento dos balancetes, pois todos os dados já terão sido automaticamente lançados. O processo é bastante simplificado. Ou seja, o escritório de advocacia tem tudo internamente, mas o contador é externo.

LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS

Quando fazem as movimentações, os colabo radores do setor financeiro geram automaticamente os lançamentos contábeis, pois o sistema é parametrizado para que as contas contábeis recebam os dados corretos.

OTIMIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS O contador Cristiano Bernardi, da Bernardi Contabilidade, utiliza as ferramentas do Espaider para otimizar o atendimento a um de seus clientes. “O Módulo Financeiro do Espaider está integrado ao Módulo Contábil, permitindo que os lançamentos sejam feitos apenas uma vez pelo setor financeiro, sem a necessidade de redigitação ou de importação de arquivos. Nosso trabalho ficou simplificado. Fazemos apenas conferências e lançamentos de fechamento”, explica. Ele destaca as vantagens da integração, segurança e ambientação web: “Podemos acessar as informações de nosso cliente de qualquer equipamento, a qualquer hora, sem necessidade de retrabalho. Depois da conferência, basta apenas emitir os relatórios, extraindo os balanços, balancetes, diário e razão para a impressão dos registros contábeis de acordo com a legislação. Tudo é muito seguro e confiável”.

Marcos Nascimento de Souza

CONTROLE DE PROJETOS A Fácil criou uma metodologia para implantação de seus sistemas e, ao longo dos anos, tem a aperfeiçoado, buscando sempre a qualidade e produtividade na implementação das soluções. Sistemas diferenciados, como o Espaider, que permitem configurações, semicustomizações realizadas por consultores e customizações realizadas por analistas e programadores, requerem metodologia adequada. O Espaider é comercializado de diversas formas como a Plug and Play, a Semipersonalizada e a Personalizada, nas modalidades In House ou Datacenter (nuvem). Cada uma delas contém diversas opções de módulos e funcionalidades. Todas as características e peculiaridades, aliadas ao controle de dezenas de consultores e projetos simultâneos, com migração de dados de sistemas legados ou de planilhas eletrônicas, requerem muito pragmatismo, flexibilidade e agilidade, dada a complexidade criada por esses diversos fatores. Finalizar bem um projeto é fundamental para a satisfação do cliente. O escritório de projetos da matriz da Fácil, apoiado pelos gerentes de projetos das filiais, acompanha todos os processos para garantir o sucesso de cada implantação. O cliente quer ter a certeza de receber os itens previstos no escopo inicial, no prazo que foi acordado e pelo custo orçado. E isso é garantido com muito controle. A Fácil dispõe de profissionais especializados que prestam todo o serviço de assessoria para instalação, implementação, implantação, treinamento de usuários, configurações, customizações e acompanhamento das primeiras atividades.

Esses profissionais estão distribuídos na matriz, em Blumenau, e nas filiais de São Paulo, Belo Horizonte, Porto Alegre e Curitiba, que dispõem de atendimento local da Fácil.

Marcos Nascimento de Souza Gerente de projetos - Fácil

Para projetos de médio porte a opção é a Part-Time, onde o gerente dedica mais tempo a um conjunto limitado de projetos - no máximo três - fazendo um acompanhamento personalizado, inclusive com reuniões presenciais. Quando o porte exige, o gerente de projetos dedica-se em tempo integral, realizando reuniões periódicas e as documentações necessárias de acompanhamento. Em qualquer modalidade de gerenciamento a forma de atendimento que a Fácil desenvolveu tem se mostrado eficiente e eficaz. No último ano, um total de 98,7% dos projetos terminaram dentro dos prazos e custos aprovados, considerando-se variações iguais ou inferiores a 3%. Mas não foi apenas um bom gerenciamento e controle de projetos que geraram números tão favoráveis. Há um conjunto de variáveis que contribuem para esse sucesso, como consultores bem treinados, sistema flexível, equipes da área de apoio ao cliente e do departamento de desenvolvimento e, principalmente, muito comprometimento de todos os profissionais da Fácil.

Grupo Vipal

ESCRITÓRIO VIRTUAL 24 HORAS

Empresa líder em artefatos de borracha para reparos de pneus optou pela segurança do Espaider

Iuna Hoffmann Lourenço de Lima é analista jurídica sênior do Grupo Vipal, maior fabricante brasileiro de artefatos de borracha para reforma e reparo de pneus e câmaras de ar. Oito pessoas estão envolvidas na estrutura jurídica da empresa, entre elas um gerente corporativo. As principais atividades exercidas pelos profissionais na área jurídica da Companhia dizem respeito ao acompanhamento e gestão de processos judiciais e administrativos, além da elaboração e controle de contratos e atos societários, incluindo o gerenciamento de assuntos relativos à propriedade industrial.

APOIO TECNOLÓGICO

A equipe jurídica do Grupo Vipal investe cada vez mais em recursos tecnológicos. “Com o processo de informatização do Poder Judiciário, criou-se a necessidade das empresas adaptarem-se a um novo método de gestão e organização dos departamentos e escritórios de advocacia, através da utilização de ferramentas tecnológicas disponíveis para a área jurídica, prezando pela qualidade dos serviços prestados e atendimento ao cliente”, destaca Iuna.

ESCRITÓRIO VIRTUAL

O trabalho do departamento jurídico da Vipal tem o suporte tecnológico do ERP Espaider, sistema de gestão jurídica totalmente web classificado entre os melhores do país. “Nós consideramos o Espaider como um escritório virtual, que funciona 24 horas por dia e atende às nossas expectativas”, destaca Iuna Hoffmann Lourenço de Lima. Ela acrescenta: “O sistema nos oferece segurança nas informações, serviços de backup e facilidades na prestação de serviços de suporte ao cliente”.

PROCESSO DE ESCOLHA Antes de se decidir pelo Espaider, a equipe jurídica da Vipal fez consultas ao mercado, pesquisando soluções que agregassem a melhor relação custo-benefício. “Na escolha contamos com a parceria da Modus, representante da Fácil no Rio Grande do Sul. A proximidade geográfica facilitou a comunicação, proporcionando as melhores condições para que fossem feitos os ajustes necessários para a implantação”, informa Iuna.

“O avanço da era da tecnologia impôs uma mudança em toda sociedade, incluindo a atuação dos advogados, que precisaram desenvolver novas habilidades e não somente possuírem a formação em Direito”, complementa.

IMPORTÂNCIA ESTRATÉGICA

Além da assessoria interna, a Vipal conta com um vasto portfólio de escritórios que prestam serviços para a empresa. Iuna destaca a importância da área jurídica no desempenho da empresa: “Nossa equipe atua propondo o aprimoramento dos processos e redução de custos, objetivos mais almejados pelas empresas em especial neste período de severa crise econômica em que o país se encontra”. “Um empreendimento, para garantir a sua estabilidade no mercado, necessita de planejamento estratégico aliado a um corpo jurídico que proporcione bons resultados e atue de forma preventiva. Tais fatores certamente impactarão diretamente ao rumo do negócio”, assinala.

Iuna Hoffmann Lourenço de Lima Analista jurídica sênior do Grupo Vipal

GANHOS

Os módulos mais utilizados pela equipe da Vipal são Contratos, Contencioso, Societário e Marcas e Patentes. Em todos eles há constante utilização de relatórios. Na avaliação de Iuna, o Espaider tem proporcionado melhoria no atendimento do cliente interno e externo, principalmente na localização e envio de documentos e informações. Outro ponto positivo destacado é a fácil compreensão e utilização do sistema, devido à sua linguagem amistosa. Cita ainda o acesso via web e a possibilidade de adaptação às necessidades da empresa, além da integração com escritórios terceirizados.

TRADIÇÃO E LIDERANÇA

Fundada em 1973, em Nova Prata, no Rio Grande do Sul, a Vipal é uma das mais importantes fabricantes mundiais de produtos para reforma e reparos de pneus e câmaras de ar e deu origem ao Grupo Vipal. A empresa tem aproximadamente três mil funcionários e conta com filiais nos Estados Unidos, Chile, Argentina, México, Alemanha, Eslovênia e Espanha. Produz materiais para consertos de todos os tipos de pneus e câmaras de ar, desde bicicletas até os gigantes das mineradoras. Suas fábricas estão localizadas em Nova Prata (RS) – Fábricas I e II – e em Feira de Santana (BA), onde funciona a Borrachas Vipal Nordeste. Exporta para todos os continentes e possui ainda centros de distribuição na América do Sul, América do Norte, Europa e Oceania. A empresa começou suas atividades com uma estrutura de 1.500m², produzindo manchões para pneus. Suas instalações hoje somam mais de 160.000m² e conta com uma capacidade produtiva de 18.000 toneladas/mês. Pioneira na tecnologia de vulcanização a frio no Brasil, desenvolveu ao longo dos anos, maquinários e sistemas exclusivos de testes e adequação dos produtos aos mais diferentes mercados, o que a projetou internacionalmente.

Detentora das marcas Vipal e Ruzi, a empresa criou, em 1997, a rede de reformadores exclusivos de suas marcas, elevando a qualidade dos produtos ao consumidor final e impulsionando o negócio de quem está ao seu lado. Conta com cerca de 230 reformadores autorizados no Brasil e mais de 70 na América Latina. Atualmente, através da Univipal, universidade corporativa do Grupo Vipal, promove cursos de especialização aos gestores e proprietários de reformadoras, qualificando o mercado neste segmento. Em 2002 lançou a divisão de compostos, fornecendo misturas para borracha aos principais fabricantes de pneus do mercado e à indústria de calçados. Em 2003 lançou a linha de laminados - pisos e lençóis de borrachas para aplicações industriais e no transporte. Em 2009, iniciou a distribuição dos pneus da argentina Fate no Brasil. As inovações não pararam por aí. Em 2012 a empresa iniciou a fabricação de pneus de motocicleta e de remendos produzidos com 90% de matérias primas de fontes renováveis. A Vipal foi a primeira empresa brasileira do setor certificada pelo ISO9002, ostentando ainda a ISO9001: 2008 e o certificado de verificação de desempenho para sua linha de bandas de rodagem pelo IFBQ/INMETRO. Investindo sempre em tecnologia, conta com laboratório próprio para desenvolvimento e testes de produtos, denominado Vipaltec, e com o Centro Técnico Vicencio Paludo, conhecido como “reformadora-escola”, referência tecnológica para a Rede Autorizada Vipal.

Bruno Felipe Bauler

ESPAIDER LIDERA PESQUISA SISTEMA ALCANÇA ALTOS NÍVEIS DE SATISFAÇÃO ENTRE OS USUÁRIOS O software de gestão jurídica Espaider é o mais utilizado entre os departamentos jurídicos de empresas, de acordo com pesquisa com mais de 400 advogados de todo o país realizada pelo Fórum de Departamentos Jurídicos (FDJUR). O Espaider é também o mais utilizado na categoria web quando analisados os números que computam a preferência geral, que inclui tanto os departamentos jurídicos quanto os escritórios de advocacia.

CRESCIMENTO

Na primeira pesquisa realizada pelo FDJUR, em 2012, o Espaider também liderou entre os mais utilizados pelos departamentos jurídicos, sendo o preferido por 15,9% dos entrevistados. Na pesquisa atual, a liderança é consolidada junto a 25,19% dos entrevistados.

No segmento de sistemas totalmente web, eliminando-se os sistemas tradicionais que funcionam apenas em redes internas, o Espaider aparece também em primeiro lugar na pesquisa geral, que engloba tanto os escritórios quanto os departamentos jurídicos. Nessa categoria, o sistema lidera com 17,39% dentro do universo total de 483 entrevistados.

ÍNDICES DE SATISFAÇÃO A satisfação dos clientes do Espaider é alta tanto no âmbito dos departamentos jurídicos como nos escritórios de advocacia. Na média geral, o sistema obteve 88,89% de avaliações dentro dos parâmetros satisfeito/muito satisfeito/extremamente satisfeito.

Bruno Felipe Bauler, diretor de desenvolvimento da Fácil, credita o desempenho aos investimentos da empresa em diversas frentes: “A Fácil é especialista no que faz e adota uma política de desenvolvimento em parceria com os clientes, identificando suas reais necessidades no dia a dia. Essa sinergia resulta em soluções objetivas, tecnologicamente avançadas e de fácil execução, que atraem um número cada vez maior de profissionais, elevando o seu nível de satisfação”.

DADOS

A pesquisa ouviu um total de 483 advogados, sendo 53% ligados a departamentos jurídicos de empresas e 47% a escritórios de advocacia. Entre os departamentos jurídicos (258 entrevistados), o Espaider ocupa a primeira colocação, com 25,19% das preferências.

Bruno Felipe Bauler

Diretor de desenvolvimento - Fácil

Felipe Fey

AUTOCOMPLETE O Espaider oferece o recurso de AutoComplete nos diversos navegadores que podem ser utilizados para acessar o sistema. O AutoComplete vai identificando os termos pesquisados e logo começa a apresentar sugestões para que o usuário possa escolher. O recurso é bastante útil nos casos de pesquisas que buscam dados em diversas fontes de informações, conforme demonstrado com alguns exemplos nas figuras abaixo. O usuário poderá selecionar com o mouse ou simplesmente digitar alguma informação pertencente ao item que deseja.

Figura 1

Na figura 1 acima, o usuário está posicionado num campo em branco que deve se preenchido com a fase do processo, por exemplo, e precisa escolher uma das opções.

Figura 2

A figura 2 mostra que o usuário optou por digitar a primeira letra do item que desejava. O sistema então selecionou os dois itens que têm a letra “P”.

Felipe Fey

Programador de software - Quellon Figura 3

UTILIZAR OS RECURSOS DISPONÍVEIS NAS INTERAÇÕES É MUITO IMPORTANTE PARA INCREMENTO DA PRODUTIVIDADE. 26

A figura 3 mostra que, se o usuário continuar digitando, o sistema vai selecionando os itens. Quando existir somente um item na tela, como é o caso, basta teclar ENTER e o item selecionado preencherá o campo.

Conforme figura 4 ao lado, o usuário pode optar por argumentos que lembrem o que deseja, e que podem estar entre os textos e não necessariamente no início. O sistema localiza os itens que tenham o argumento em qualquer posição.

Figura 4

Na figura 5 ao lado, em outro exemplo, o usuário está procurando alguém com o sobrenome SILVA. Ao digitar SIL, o sistema trouxe SILVA e também BRASIL.

Figura 5

O usuário continua digitando, conforme figura 6 ao lado, e o sistema restringe ainda mais os textos pelo argumento informado, facilitando a localização. O usuário pode clicar no nome desejado ou navegar na lista dos SILVA quando for o caso.

Figura 6

Caroline da Rocha - Analista de marketing - Fácil

10 ANOS DE GESTÃO JURÍDICA

Em 2016 a Revista Gestão Jurídica comemora 10 anos. Foram centenas de casos e artigos ligados à tecnologia e gestão, todos voltados para os profissionais do direito. Sempre com o intuito de valorizar e estimular o uso dos recursos tecnológicos nos ambientes jurídicos, destacando as ferramentas, qualidade e funcionalidades dos sistemas jurídicos. Em nossas páginas registramos depoimentos de empresas, escritórios de advocacia e assessores jurídicos de diversos estados do país.

Deixamos aqui nosso especial agradecimento a todos os leitores, parceiros e fornecedores que têm nos apoiado nestes dez anos. E reno vamos nosso compromisso de sempre prezar pelo destaque de soluções inovadoras, tecnologicamente avançadas e comprometidas com o sucesso na gestão dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.

Grupo Boticário

COCA-COLA FEMSA BRASIL A TECNOLOGIA COMO SUPORTE AO JURÍDICO

Sistema Espaider já se tornou parte da cultura da empresa e resultou no recebimento do Premium Suppliers Coca-Cola FEMSA para a Fácil

Bruno Cabral Emanuelli, chefe de Business Intelligence - compras da Coca-Cola FEMSA Brasil, entrega o Premium Suppliers Coca-Cola FEMSA para Roberto Lucas Junior, gerente comercial da Fácil filial São Paulo e Hamilton de Souza Rodrigues, consultor de negócios da Fácil filial São Paulo.

O departamento jurídico da Coca-Cola FEMSA Brasil conta com um importante aliado na administração diária das informações da área por meio do sistema Espaider, coordenado pelo setor de Business Intelligence - compras.

BUSINESS INTELLIGENCE - COMPRAS

É ele quem dá suporte tecnológico aos advogados e demais profissionais da empresa que utilizam o sistema no dia a dia.

“Além de administrar o Espaider, somos responsá-

No caso específico de compras, a equipe de BI é formada por quatro pessoas.

gestão de fornecedores, melhorias nos processos e

JURÍDICO

No total, 25 pessoas integram o departamento jurídico – 20 advogados e 5 assistentes administrativos.

Bruno Cabral Emanuelli, chefe de Business Intelligence – compras, explica como funciona o suporte oferecido à área jurídica:

veis por relatórios gerenciais, acompanhamento de commodities, dados mestres, desenvolvimento e KPI`s – indicadores-chave de desempenho”. Coube a este departamento a missão de prospectar, avaliar e adquirir o software jurídico da empresa.

“Composto pela gerência tributária/societária e gerência jurídica, o departamento é responsável pelas áreas trabalhista, cível, contratual, criminal e ambiental.”

“A escolha foi feita a quatro mãos, a partir de uma

Cabem ao departamento jurídico atividades relacionadas à gestão dos contenciosos das áreas tributária, cível e trabalhista, promovendo ações consultivas e preventivas através de consultas, treinamentos, elaboração e revisão de contratos.

a proposta que melhor se adequava à nossa necessi-

“Além da atuação envolvendo os diversos casos, a assessoria jurídica tem o propósito de auxiliar no planejamento da empresa na diminuição dos riscos na tomada de decisões estratégicas.”

lizar a ferramenta”.

SISTEMA ESPAIDER

módulos Contencioso e Contratos.

O departamento jurídico utiliza o software de gestão jurídica Espaider, desenvolvido pela Fácil. A solução funciona hospedada no Datacenter da Fácil, estrutura especialmente montada para rodar com segurança as versões do Espaider contratadas pelos clientes. São utilizados os módulos Contencioso, Consultivo, Contratos, Requisições e Societário. Os módulos de Requisições e Contratos são utilizados também na Venezuela e na Argentina. Graças ao bom desempenho e à satisfação alcançada através da utilização do sistema, a Fácil foi uma das empresas premiadas pela Coca-Cola FEMSA Brasil na edição de 2015 do Premium Suppliers Coca-Cola FEMSA, programa que homenageia os melhores fornecedores do grupo.

ação cooperada entre a área de compras e o departamento jurídico. Fizemos um estudo de mercado com os principais fornecedores e a Fácil apresentou dade”, conta Bruno. “Hoje o Espaider já se tornou parte da cultura da empresa. Cerca de mil colaboradores estão aptos a uti-

FUNÇÕES Dentre as funcionalidades mais utilizadas estão os

A função solicitação de contratos é uma das mais requeridas principalmente pelas áreas de compras, jurídico e comercial, responsáveis por quase todos os contratos da empresa. Outras áreas também possuem acesso a ela. O módulo Contencioso é utilizado na gestão dos processos judiciais e administrativos. Ele faz o controle de todas as informações do processo, andamentos e valores envolvidos. “O Espaider é uma ótima ferramenta na gestão de processos e contratos. Uma das facilidades na gestão do contencioso é a extração de relatórios gerenciais”, resume Bruno.

INTERNACIONAL O módulo de Contratos é usado também na Venezuela e na Argentina. Bruno destaca que a utilização do sistema em diferentes países permite homologar processos e fazer a gestão centralizada da informação. “Estamos estudando a homologação em mais países do grupo”, anuncia.

PROGRAMAS DE SUSTENTABILIDADE

Programa de Educação Ambiental – Foco em crianças, com disseminação da importância do consumo sustentável, coleta seletiva e reciclagem.

Projeto Água – Recuperação das bacias hidrográficas da América Latina. Iniciativas como a instalação das plantas potabilizadoras em MG e apoio ao TNC e Águas Claras do Rio Pinheiros.

2,5 MIL VOLUNTÁRIOS ENGAJADOS

OS NÚMEROS DA FEMSA

Voluntários – Projetos com trabalho voluntário de

Atuação em 10 países: México, Brasil, Guatemala, Nicarágua, Costa Rica, Panamá, Colômbia, Venezuela, Argentina e Filipinas.

colaboradores e comunidade.

46 MIL PESSOAS BENEFICIADAS

Atende a 351 milhões de consumidores em 64 plantas engarrafadoras, com 120 mil funcionários e 2,9 milhões de clientes.

ras, entidades e empresas com serviços gratuitos à comunidade, buscando melhoria dos indicadores de saúde através de temas relacionados à vida saudável e conteúdos de vida ativa.

FEMSA NO BRASIL No Brasil, a empresa está presente como Coca-Cola FEMSA Brasil, empregando cerca de 20 mil funcionários e atendendo mais de 72 milhões de consumidores, distribuídos nos estados de São Paulo, Paraná, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais e Rio de Janeiro e em parte do estado de Goiás. No Brasil, são 38 centros de distribuição e 9 fábricas, sendo a unidade de Jundiaí (SP) a maior no mundo em volume de vendas em produtos Coca-Cola.

Praça da Cidadania – Parceria com ONGs, prefeitu-

Projeto São Paulo de Teatro Infantil e Jovem – Tem como objetivo resgatar, valorizar e incentivar produções de espetáculos infantis e jovens.

7 MIL CRIANÇAS SE BENEFICIARAM

Caravana Social de Natal – Leva acesso à cultura, entretenimento e à magia do Natal à crianças em estado de vulnerabilidade social.

20 MIL VISITANTES

Fábrica da Felicidade – Programa de visitas aberto ao público que apresenta a produção de refrigerantes de maneira alegre e divertida.

PlanBottle – Embalagem composta por até 30% de etanol de cana-de-açúcar. Composto substitui parte do petróleo, diminuindo em até 25% as emissões de CO2. É 100% reciclável.

Crystal Eco – Marca de água da Coca-Cola Brasil. Utiliza tecnologia PlanBottle. Garrafas vazias podem ser torcidas, ocupando menos espaço na reciclagem.

REF PET – Garrafa plástica que pode ser reutilizável Bruno Cabral Emanuelli

Chefe de Business Intelligence - compras da Coca-Cola FEMSA Brasil

até 20 vezes. Embalagem retornável vazia pode ser trocada por outra cheia, representando ganho para a natureza.

Marlei GrupoGruchinski Boticário Schoenau - gerente comercial/marketing - Fácil

O SABOR DE VENCER

Fácil foi uma das premiadas pela Coca-Cola FEMSA entre os melhores fornecedores A Fácil foi uma das empresas premiadas pela Coca-Cola FEMSA Brasil do programa Premium Suppliers Coca-Cola FEMSA, que homenageia os melhores fornecedores do grupo. Foram premiados os fornecedores que melhor atenderam requisitos como qualidade, comercial, atendimento, logística, segurança e sustentabilidade. Marlei Gruchinski Schoenau, gerente comercial e de marketing da Fácil, destacou a importância do reconhecimento: “A premiação é um importante indicativo de que a Fácil está acertando em suas políticas de relacionamento com os clientes, aplicando os melhores conceitos em atendimento, venda, pós-venda e manutenção. O reconhecimento de um dos maiores grupos multinacionais

do planeta vem coroar todo o esforço e a dedicação desenvolvidos por todos os profissionais que atuam na Fácil”. De acordo com a Coca-Cola FEMSA, o objetivo da premiação é destacar a importância de ter como parceiros fornecedores de qualidade, com os quais é possível estabelecer relacionamentos de confiança, garantindo os melhores resultados para os clientes finais. O Premium Suppliers Coca-Cola FEMSA é uma forma de estreitar o relacionamento para que, juntos, FEMSA e seus fornecedores possam traçar planos de ação e desenvolver parcerias a médio e longo prazo. O prêmio, entregue em 2015, teve como base o desempenho dos fornecedores no ano de 2014.

FÁCIL SE DESTACA NO MERCADO DE BEBIDAS

A Fácil é a principal fornecedora de solução jurídica para o setor de bebidas. Tem em sua carteira clientes como AMBEV, Brasil Kirin, Coca-Cola FEMSA, Heineken, Vonpar, Coca-Cola Andina Brasil e Solar BR. O sistema da Fácil (Espaider) é utilizado por empresas em alguns países da América Latina, como Argentina, Uruguai, Colômbia, Venezuela, Chile e México.

Expansão Jean Pierre de Araújo

ATUALIZAÇÃO DE VERSÃO OS SISTEMAS MUDAM TODOS OS DIAS. A CADA HORA PROGRAMADORES ESTÃO REALIZANDO DEZENAS DE MODIFICAÇÕES, EXCLUINDO, ALTERANDO E INCLUINDO CÓDIGOS QUE, NO TOTAL, PODEM CONTER MILHÕES DE LINHAS Essas modificações podem ocorrer por diversos motivos: correções de erros, mudanças tecnológicas, melhorias, customizações ou alterações legais. O fato é que um sistema é aprimorado constantemente. Ao disponibilizar uma nova versão, um longo caminho foi percorrido nos bastidores, com técnicos trabalhando com afinco, efetuando testes e exames de qualidade, até que finalmente a nova versão emerja para ser distribuída em larga escala. Após liberada, esta versão tem que ser atualizada nos clientes. Uma atualização de versão é particularmente complexa quando foram realizadas personalizações e modificações no sistema a ser atualizado. Todas as customizações e configurações devem ser mantidas intactas. Este processo de atualização de versão exige dois fatores importantes: tecnologia e consultores especializados.

TECNOLOGIA

O Espaider possui um mecanismo desenvolvido para que as versões sejam atualizadas e todas as características do cliente, presentes na versão antiga, sejam preservadas. É bastante comum um sistema ser utilizado por um longo tempo, meses ou anos, antes de receber uma atualização. Esta prática torna a atualização ainda mais delicada, pois devem ser inseridas todas as novidades e mudanças, e mantidas todas as eventuais modificações feitas para os usuários.

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Atualizar um sistema é uma tarefa metódica. Deve ser feita com muita organização e atenção.

Como o Espaider é totalmente configurável, cada cliente possui um sistema diferente. Com isto, as principais preocupações dizem respeito aos testes em ambiente de homologação. É importante que cada característica de cada cliente seja validada. A Fácil tem uma equipe de consultoria a distância que realiza o serviço de atualização de versão, facilitando a entrada da nova versão em produção para qualquer cliente. Existem diversos planos comerciais à disposição do cliente, para obtenção desses serviços, inclusive uma opção que é gratuita. As novas versões são colocadas em homologação, ficando para os usuários a incumbência dos testes finais. Para garantir uma transição segura da nova versão em produção, a Fácil disponibiliza, sem ônus adicional, um suporte diferenciado através da consultoria a distância. Isto acontece por uma semana e é fundamental para a adaptação dos clientes na utilização da nova versão. A equipe de consultoria a distância realiza anualmente dezenas de atualizações de versões. Todas de forma segura e com baixíssimo impacto em ambiente produtivo.

Jean Pierre de Araújo

Técnico de implantação - Fácil

Grupo Wilson Sons

NAVEGANDO PELOS MARES DO DIREITO Departamento jurídico do Grupo Wilson Sons, uma das maiores e mais antigas corporações do Brasil, fundado em 1837, adere a modernas práticas de gestão com o uso da tecnologia

São quase 180 anos de história. Fundado em 1837 na cidade de Salvador, Bahia, o Grupo Wilson Sons se estabeleceu como uma das principais empresas brasileiras nas áreas de terminais portuários, rebocagem portuária e oceânica, apoio marítimo a operações offshore, logística, agenciamento marítimo e indústria naval. O grupo conta com mais de 5.000 funcionários que atuam em diversas cidades do Brasil. Para dar conta de toda a demanda, o departamento jurídico do Grupo Wilson Sons conta com 29 colaboradores, sendo 10 advogados. Todas as atividades são geridas com o uso do software de gestão jurídica Espaider, escolhido após um criterioso processo de seleção que envolveu 20 fornecedores. O jurídico é dirigido pela advogada Roberta Carvalhal, que optou por adquirir os módulos Contencioso, Contratos, Procurações e Societário. Roberta vê na tecnologia uma ferramenta crucial para a advocacia: “Não vivemos mais sem a tecnologia, que nos permite gerir nossos processos de forma estruturada e segura e nos permite medir, por indicadores, nossa performance e de nossos escritórios contratados”. Sobre o uso do sistema Espaider, ela destaca os ganhos na gestão: “O principal ganho foi na gestão através de relatórios. Hoje, em poucos minutos, conseguimos analisar nossas contingências, os impactos financeiros, os tipos de problemas que geram passivos, a nossa performance”.

Caroline Bernat, coordenadora do jurídico, responsável pelo projeto de implantação do Espaider na empresa, acrescenta: “O nosso propósito é prestar assessoria jurídica a todos os negócios da Wilson Sons, com parceria e foco nos seus resultados, visando garantir a integridade legal da organização, através do monitoramento eficaz do contencioso e da prevenção e gestão de riscos”. Caroline faz uma avaliação do sistema Espaider e de sua importância nas atividades do jurídico: “O sistema Espaider é muito bem avaliado pelos usuários, não só do jurídico e da TI, como também das áreas que interagem conosco, inclusive escritórios externos que acessam nosso ambiente. Como usuária e também administradora do sistema, posso dizer que se trata de uma ferramenta bastante completa”.

ESTRUTURAÇÃO O jurídico do Grupo Wilson Sons tem uma estrutura baseada em quatro áreas: cível, trabalhista e contingências, tributária e jurídico negócios. A equipe corporativa do jurídico fica baseada na matriz do grupo Wilson Sons, no Rio de Janeiro. A equipe jurídico negócios, que presta apoio às operações do Grupo Wilson Sons, está presente nos terminais de contêineres de Rio Grande e Salvador, no Estaleiro Guarujá, na base de apoio offshore em Niterói, nos negócios de logística, agenciamento marítimo e rebocadores no Rio de Janeiro.

PERGUNTAS & RESPOSTAS Gestão Jurídica entrevistou as advogadas Roberta Carvalhal e Caroline Bernat. Roberta é gerente geral jurídico do Grupo Wilson Sons. Caroline é a coordenadora jurídico negócios. Elas explicam a estrutura e o funcionamento do departamento jurídico da organização e revelam como ocorreu a opção pelo sistema de gestão jurídica Espaider.

Gestão Jurídica - Qual é a estrutura do setor jurídico do grupo e quantas pessoas estão envolvidas? Caroline Bernat - O setor jurídico da Wilson Sons possui atualmente 29 colaboradores, sendo 10 advogados, 15 analistas/assistentes jurídicos e 4 estagiários.

Prestamos suporte às áreas internas da empresa em todos os assuntos legais, seja através de consultas e pareceres, elaborando e revisando documentos ou prestando suporte técnico às fiscalizações e licitações.

O jurídico, sob a gestão da Dra. Roberta Carvalhal, está estruturado em quatro áreas: cível/societária, trabalhista/contingências, tributária e jurídico negócios. O jurídico corporativo fica baseado na matriz, localizada no Rio de Janeiro. A equipe jurídico negócios, que presta apoio às operações do Grupo Wilson Sons, está presente nos terminais de contêineres de Rio Grande e Salvador, no Estaleiro Guarujá, na base de apoio offshore em Niterói, e na própria matriz, dedicada aos negócios de logística, agenciamento marítimo e rebocadores.

Gestão Jurídica - Quais as principais atividades exercidas?

Caroline Bernat - O jurídico presta suporte direto e constante no dia a dia dos negócios do grupo, sendo uma área participativa na tomada de decisões. O nosso propósito é prestar assessoria jurídica a todos os negócios da Wilson Sons, com parceria e foco nos seus resultados, visando garantir a integridade legal da organização, através do monitoramento eficaz do contencioso e da prevenção e gestão de riscos. Prestamos assessoria jurídica em todas as áreas do direito, com destaque para as áreas cível, trabalhista, tributária e marítima, atuando de forma preventiva, por meio de análise de documentos e emissão de parecer. Realizamos o acompanhamento processual junto aos escritórios parceiros e patrocinamos internamente processos estratégicos, principalmente tributários, buscando as melhores teses para as ações que envolvem as empresas do Grupo WS. Atuamos na análise e elaboração de instrumentos contratuais, preparação de procurações, atos societários e outros documentos de cunho jurídico de acordo com as diretrizes da empresa, garantindo sempre o cumprimento da legislação em vigor. 40

Roberta Carvalhal

Gerente geral jurídico

Gestão Jurídica - Em sua avaliação, qual o papel da assessoria jurídica atualmente no apoio às tomadas de decisões estratégicas de uma empresa?

Roberta Carvalhal - A assessoria jurídica é, cada vez mais, fundamental para apoiar a decisão de fazer negócios, ingressar em novas operações e atividades, contratar fornecedores, entre outras. O advogado tem o papel de demonstrar ao executivo, com clareza, os riscos envolvidos e as oportunidades legais existentes em cada negócio. O jurídico de hoje desenha cenários, viabiliza operações e tangibiliza eventuais custos e riscos.

Gestão Jurídica - Qual a importância da Tecnologia da Informação na atividade advocatícia?

Roberta Carvalhal - A TI é uma ferramenta crucial para a advocacia. Não vivemos mais sem a tecnologia, que nos permite gerir nossos processos de forma estruturada e segura e nos permite medir, por indicadores, nossa performance e de nossos escritórios contratados. Caroline Bernat – Sem dúvida, nosso trabalho hoje depende de boas ferramentas de TI, seja para gestão interna ou para acompanhamento de processos eletrônicos junto aos Tribunais.

Gestão Jurídica - Qual a avaliação do sistema Espaider?

Gestão Jurídica - Como se deu a escolha pelo Espaider?

Caroline Bernat – O sistema Espaider é muito bem avaliado pelos usuários, não só do jurídico e da TI, como também das áreas que interagem conosco, inclusive escritórios externos que acessam nosso ambiente.

Caroline Bernat - Realizamos um processo de seleção conduzido pela área de suprimentos, com a participação de 20 empresas. A Fácil foi selecionada dentre as empresas que ficaram na etapa final.

Como usuária e também administradora do sistema, posso dizer que se trata de uma ferramenta bastante completa, com uma navegação amigável e que permite configurações personalizadas de fluxos e relatórios. Além disso, o sistema é bastante confiável e temos um excelente apoio da equipe de suporte.

Cada empresa apresentou sua ferramenta em uma prova de conceito bastante rigorosa, na qual tivemos a oportunidade de testar todas as funcionalidades. Fizemos ainda algumas visitas a clientes que já utilizavam o sistema e, após uma avaliação conjunta entre a área de TI e jurídico, o Espaider foi escolhido.

Gestão Jurídica - Quais os módulos mais utilizados e em quais atividades se dá a utilização? O módulo mais utilizado é o de Requisições, onde estão concentrados todos os fluxos de análises de contratos, procurações e contingências. Utilizamos também os módulos Contencioso, Contratos, Procurações e Instituições (Societário).

Gestão Jurídica - Quais os principais ganhos que o departamento teve com a utilização do Espaider? Caroline Bernat - Consolidamos o sistema Espaider como a ferramenta de gestão dos processos, contingências, contratos e procurações do Grupo WS. Todas as solicitações ao jurídico passaram a ser feitas diretamente por sistema, com total controle de prazos e responsáveis por cada atividade. Eliminamos controles em planilhas com a geração automática dos indicadores e temos à disposição todos os tipos de relatórios, sendo possível obter informações de praticamente tudo que está no sistema. Passamos a controlar o SLA de análise de contratos, em todas as etapas da análise, seja do jurídico ou do nosso cliente interno. Em resumo, garantimos maior transparência e visibilidade das informações do jurídico para nossos clientes internos e auditoria. Roberta Carvalhal - Para mim, o principal ganho foi na gestão através de relatórios. Hoje, em poucos minutos, conseguimos analisar nossas contingências, os impactos financeiros, os tipos de problemas que geram passivos, a nossa performance.

Caroline Bernat

Coordenadora jurídico negócios

TRADIÇÃO E SOLIDEZ

O Grupo Wilson Sons está entre os maiores do Brasil na área de logística. É líder nacional no mercado de rebocagem marítima, com uma frota de rebocadores construídos em estaleiro próprio, localizado no Guarujá, em São Paulo. O Grupo detém dois importantes terminais de contêineres, o Tecon Rio Grande e o Tecon Salvador. Uma diversificada gama de serviços fortalece sua imagem como uma das maiores operadoras de serviços portuários, logísticos e marítimos do Brasil. O portfólio inclui soluções especializadas nas áreas de terminais de contêineres, rebocagem marítima, logística, agenciamento marítimo, além de apoio à indústria de óleo e gás por meio de embarcações offshore, construção naval e das bases de apoio logístico da Brasco. 41

REQUISIÇÕES

Rolf Rodrigo Krueger

TRADUÇÕES 1. TELAS DE ACESSO O primeiro ponto diz respeito às telas de acesso, principalmente com relação às legendas dos campos. Um usuário dos Estados Unidos acessando o Espaider deseja ver as legendas das informações em inglês. O sistema deve se adequar automaticamente. No caso do Espaider, além de mostrar as legendas no idioma selecionado pelo usuário, o administrador do sistema pode cadastrar, alterar ou excluir legendas para quantos idiomas desejar. O Espaider vem de fábrica com as legendas prontas para três idiomas: português, inglês e espanhol. É muito comum em determinadas formas de comercialização do Espaider serem criados novos campos para o cliente em questão. Nesse caso, na criaRolf Rodrigo Krueger

Programador de software - Quellon

As empresas multinacionais necessitam que os sistemas sejam mantidos em dois ou mais idiomas. Nos exemplos aqui apresentados citaremos com relevância os idiomas inglês, espanhol e português. Mas as empresas podem utilizar quaisquer configurações de idiomas, como alemão com inglês, português com alemão, inglês e espanhol e outras combinações. Os sistemas devem estar preparados e programados para atender à essa demanda. Neste artigo abordaremos as principais questões, mostrando que o Espaider está preparado para atender os clientes corporativos nesse quesito.

ção do campo, devem ser informadas como serão as legendas nos idiomas desejados.

2. LANÇAMENTO DE DADOS Um segundo ponto diz respeito aos dados lançados pelos usuários responsáveis em manter o sistema atualizado para os diversos idiomas. O Espaider identifica esse tipo de usuário e abre os campos necessários nos diversos idiomas. Ao lançar em português, por exemplo, o usuário deve lançar também em inglês e espanhol. O sistema deve ter locais diferentes de armazenamento dos dados e gerenciá-los em todas as operações. 43

Como traduzir as informações? Num processo tradicional o usuário deve digitar em português, em inglês e também em espanhol. Para obter os textos traduzidos poderia utilizar o Google e copiar e colar nos campos do sistema. Nas últimas versões do Espaider foi adicionada uma novidade para facilitar essa tarefa. O Espaider acessa o tradutor do Google ou da Microsoft e lança as informações traduzidas, de forma automática ou pelo comando de um botão. (Como o exemplo abaixo).

3. EMISSÃO DE RELATÓRIOS

Uma terceira e importante questão é a emissão de relatórios. Quando impressos em inglês, os relatórios devem mostrar as legendas dos campos e as informações em inglês, desprezando quaisquer outras relações com os demais idiomas. O mesmo vale para qualquer idioma que for selecionado durante a impressão. E é exatamente o que faz o Smart Report do Espaider quando os relatórios são emitidos em outros idiomas.

É importante observar que um usuário que acessar o sistema somente no idioma inglês, por exemplo, verá somente os campos e legendas em inglês e imprimirá os relatórios com os dados em inglês. Normalmente, um usuário que acessar o sistema poderá incluir ou alterar as informações no seu idioma, sem que esses dados sejam necessariamente traduzidos para os demais idiomas presentes no sistema – o que não é recomendado, pois haverá divergências entre os textos. Por exemplo: um usuário com acesso ao sistema no idioma alemão, decidiu alterar um texto lançado inicialmente, melhorando-o, mas sem a preocupação de alterar no original em português e também em inglês. Nesse caso é importante que o usuário que tenha permissão para alterar no seu idioma, tenha também a preocupação e a permissão de alterar nos demais idiomas que serão visualizados por outros usuários de outros países. Para utilizar a funcionalidade de tradução automática é preciso ter um contrato de autorização com o Google ou com a Microsoft.

Exemplo de traduções automáticas feitas pelo Google Tradutor

CLRD – Coutinho, Lacerda, Rocha, Diniz Advogados Associados

REFERÊNCIA

E FORMAÇÃO DE OPINIÃO Escritório de Minas é um dos mais admirados do país. Seus profissionais são consultados pela mídia em assuntos relacionados ao direito.

Valéria Rocha Costa, José Márcio Diniz Filho, Aci Coutinho, Aline Coutinho e Alexandre Lopes Lacerda.

O escritório mineiro CLRD – Coutinho, Lacerda, Rocha, Diniz Advogados Associados costumeiramente é consultado por órgãos de imprensa sobre assuntos relacionados ao direito, principalmente na área tributária.

cha Costa e, em 2015, da sócia Aline Coutinho. Bastante conhecido no meio jurídico, o CLRD figura constantemente na relação dos 500 escritórios mais admirados.

“Isso acontece porque o CLRD conquistou a posição de formador de opinião. Na área tributária e societária é sempre ouvido. Contribuímos para formação da jurisprudência do país ao atuar em importantes casos e leading cases nos tribunais superiores e nos tribunais administrativos fiscais. Também somos consultados pelas instituições quando há mudanças na legislação fiscal e societária”, destaca o sócio José Márcio Diniz Filho.

Possui filial em Brasília há 14 anos e conta com 36 funcionários.

O escritório foi fundado em Belo Horizonte (MG) há 25 anos pelos sócios fundadores Aci Coutinho e Alexandre Lacerda. José Márcio Diniz Filho ingressou na sociedade em 2007. Em 2014 houve o ingresso da sócia Valéria Ro46

As principais atividades são assessoria jurídica e consultoria nas áreas tributária, empresarial, societária e fusões e aquisições (M&A).

ATUAÇÃO PERSONALIZADA

José Márcio explica que o CLRD tem foco na entrega de solução personalizada, contribuindo para melhora dos resultados dos seus clientes: “Está no nosso DNA um atendimento personalizado, atenção e cuidado com o cliente e seu negócio. O objetivo é contribuir verdadeiramente para o crescimento do cliente e elevá-lo a patamares superiores”.

“O advogado tem hoje um papel relevante na redução e prevenção de litígios, ou seja, uma atuação preventiva prudente com foco em soluções seguras, com menores custos e buscando elevar o resultado e, com isso, contribuir para o crescimento do negócio do cliente. Por isso pensamos sempre na melhor solução para o cliente, com foco em resultado”, prossegue.

ESPAIDER COMO FERRAMENTA

O CLRD vê a tecnologia como item indispensável para sua gestão. “A TI apresenta-se como importante ferramenta de gestão dos escritórios de advocacia. Por meio da TI pode-se chegar a melhores resultados operacionais e financeiros”, diz José Márcio. A solução escolhida pelo escritório foi o ERP Espaider, com ênfase nos módulos Contencioso, Consultivo, Societário, GED, CRM e Financeiro. O módulo Financeiro é considerado um dos destaques por ser fundamental para a gestão e acompanhamento das atividades operacionais, assim como controle de custos, despesas, receitas e resultado. A opção pelo Espaider se deu após análise de diversas soluções. José Márcio Diniz Filho destaca que, entre os principais motivos da escolha está a plataforma web e sua fácil integração entre as operações financeiras e contábeis: “O sistema é muito bom e nos atende plenamente. Por ser totalmente web, torna-se extremamente operacional. A gestão contábil e fiscal é facilitada pela integração entre o módulo Contábil e o Financeiro.”

José Márcio Diniz Filho Sócio

Suas atividades contemplam revisões ﬁscais, créditos tributários, comitês tributários, avaliação de contingências, transfer pricing, legal opinion, pareceres tributários (inclusive internacionais), planejamento tributário estruturado, assessoria tributária preventiva, due diligence ﬁscal, regimes especiais de tributação e outros serviços tributários especializados.

PORTFÓLIO DE SERVIÇOS

Entre as premissas de trabalhos de alto valor agregado estão: análises e orientações quanto ao tipo societário, contratos sociais, estatutos, assembleias, acordo de acionistas, criação e manutenção de conselhos de administração, constituição de fundos (CVM), bem como a implementação de modelos de governança corporativa e demais instrumentos societários ligados à sucessão familiar e empresarial.

Seus profissionais se empenham para a entrega de solução personalizada em assessoria jurídica e consultoria com foco em resultado, redução de risco e acessibilidade do cliente a patamares superiores de desempenho.

O fenômeno da consolidação de negócios tem motivado investidores e empresas a convergir para fusões e aquisições. Nesta área o CLRD conta com a experiência de um time de proﬁssionais com conhecimentos corporativos, ﬁnanceiros, jurídicos e mercadológicos para o assessoramento e a facilitação na realização de negócios.

“Um dos fatores determinantes para a nossa satisfação é o atendimento especial dos técnicos tanto na instalação quanto na manutenção”, complementa.

O escritório CLRD – Coutinho, Lacerda, Rocha, Diniz Advogados Associados apresenta um extenso portfólio de serviços na área da advocacia empresarial.

Eduardo ExpansãoFelippi Gadotti

INTEGRAÇÃO

INTEGRANDO O SISTEMA JURÍDICO COM OUTROS SISTEMAS DA EMPRESA Eduardo Felippi Gadotti Analista de sistemas Fácil

Embora a quantidade de fornecedores e softwares tenha diminuído drasticamente, percebe-se que a realidade das empresas exige, ainda, a coexistência de diversos softwares, de fornecedores distintos, seja pela manutenção de sistemas legados ou pela necessidade de automatizar áreas em que o ERP principal não atende ou existam soluções específicas melhores e mais adequadas. Neste contexto, integrar estes sistemas é fundamental para garantir a automatização e a sincronia entre os processos e as informações que são geradas e analisadas pelas organizações. O Espaider pertence a uma categoria de produtos que permite integrações de qualquer natureza. Ele foi desenvolvido com a premissa de ser altamente personalizável quando necessário, além de contar com algumas interfaces de integrações prontas, preparadas para serem configuradas a cada ambiente.

CONTABILIZAÇÃO DAS CONTINGÊNCIAS E DOS DEPÓSITOS E PAGAMENTOS PROCESSUAIS

A era da informação começou já faz algumas décadas. Inúmeros softwares surgiram para automatizar ou melhorar o controle de uma infinidade de questões do ambiente empresarial. Hoje a maioria das empresas depende intensamente de um ou mais tipos de softwares. Muito investimento tem sido feito com o objetivo de centralizar os diversos recursos em uma única solução, costumeiramente denominada de Sistema ERP (do inglês Enterprise Resource Planning).

A lei estadunidense Sarbanes-Oxley (SOX) exigiu, entre outras coisas, uma readequação das empresas com o objetivo de aumentar a transparência das escriturações contábeis e divulgações das informações. Sendo o passivo contencioso uma informação relevante no balanço financeiro, inicialmente as empresas se preocuparam em controlar seus processos e apurar os respectivos valores em softwares jurídicos confiáveis. Melhorar os procedimentos de cadastramento dos valores e o contingenciamento deste passivo foi a

prioridade inicial. Uma parte dos sistemas especialistas na área jurídica corporativa aprimorou suas funcionalidades neste sentido. Hoje é possível encontrar algumas soluções no mercado que possuem bons recursos desta natureza. Vencida esta primeira fase, a evolução natural é integrar o software da área jurídica com o sistema contábil utilizado. Assim é possível automatizar procedimentos e garantir que as informações cadastradas e auditadas pelo jurídico corporativo estão sendo corretamente contabilizadas. O Espaider já está preparado para esta integração. Para seus clientes, integrar o contingenciamento, as movimentações de depósitos e os pagamentos processuais com o software contábil é uma questão de escolha. Diversas empresas já contam com a transparência e as facilidades proporcionadas.

AUTENTICAÇÃO DE USUÁRIOS

Garantir que o controle de acesso aos diversos sistemas da empresa está sendo feito de maneira adequada pode ser uma tarefa árdua. Os profissionais estão em constante mudança dentro das organizações. Ora recebem novas atribuições, ora deixam de ter determinadas responsabilidades, ou então mudam de departamento ou de empresa. O assunto deve ser tratado com muita seriedade. Um profissional que sai para trabalhar em um concorrente e permanece com acessos indevidos representa graves riscos à empresa. Centralizar o cadastro de usuários é essencial. O Espaider possui nativamente integração com as ferramentas mais utilizadas do mercado. São elas: Active Directory (AD), Active Directory Federation Service (ADFS) e Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). É possível ainda, integrar o Espaider com outras ferramentas de autenticação de usuários, incluindo

ferramentas desenvolvidas exclusivamente para a empresa. Quem opta por hospedar o Espaider na nuvem também pode contar com esta centralização de autenticação de usuários. Neste caso, a solução ADFS é a recomendada. Outra opção comumente utilizada é o desenvolvimento de rotinas específicas para autenticar na estrutura interna da empresa, que depois redireciona o usuário ao Espaider, utilizando tokens para validar a sessão.

INTEGRAÇÃO DO CADASTRO DE PESSOAS

É rotineiro o advogado trabalhista precisar de informações detalhadas a respeito de ex-funcionários que ingressaram com ações contra a empresa. Também bastante rotineiro é existirem burocracias internas para este advogado conseguir acesso a tais informações. Conceder acesso irrestrito para os advogados consultarem os sistemas de recursos humanos beira o exagero. No outro extremo, criar barreiras para que ele consiga acesso a dados de que precisa para defender o interesse da empresa seguramente gera improdutividade. Com a solução nativa que o Espaider oferece, o advogado tem acesso apenas aos dados necessários para elaboração das peças processuais e embasamento de sua defesa, e faz isto diretamente através do software jurídico. É a solução ideal para este problema, tão comum em empresas dos mais variados ramos de atividades.

OBTENÇÃO DAS PUBLICAÇÕES DIRETAMENTE NO ESPAIDER

Buscar manualmente as publicações nos diários oficiais faz parte do passado. Diversos fornecedores oferecem serviços de leitura automatizados. As publicações são encontradas através de parâmetros variados, como nome do advogado ou da empresa, OAB e número dos processos. Depois de identificadas e processadas, são enviadas aos clientes de maneira padronizada.

Há algum tempo, o envio costumava ocorrer através de e-mails. Com a evolução natural das tecnologias, a maioria das empresas passou a suportar o envio automático destas publicações através de webservices ou outras técnicas de integrações entre sistemas. O Espaider é aderente a estes mecanismos. Através de uma funcionalidade chamada Diário Fácil, as publicações capturadas pelas empresas especializadas são cadastradas automaticamente no Espaider, dentro do processo. Tudo de maneira transparente aos advogados.

INTEGRAÇÕES

DESENVOLVIDAS

SOB

MEDIDA Considerando o ambiente bastante heterogêneo existente nas empresas, o Espaider foi desenvolvido com a premissa de permitir todo tipo de personalização, sem, contudo, inviabilizar a atualização do sistema para versões novas. Por isto, o Espaider permite qualquer tipo de integração que a empresa desejar, além das

ASSINATURA ELETRÔNICA DE CONTRATOS

já citadas neste artigo.

O fluxo para elaboração e aprovação de contratos nem sempre é simples. Algumas negociações envolvem riscos bastante altos e precisam ser analisados por diversas áreas e profissionais. Para esta questão, o Espaider possui uma solução bastante completa através do módulo Requisições.

Como exemplo, o Espaider já foi customizado para interagir com sistemas de gestão de crédito bancário. Um objetivo comum, neste caso, é permitir que o sistema que avalia a liberação de cré-

Todo o ciclo de vida para elaboração do contrato é controlado pelo sistema, que gerencia os trâmites da requisição conforme workflows pré-definidos.

ditos consulte se determinada pessoa possui

Em determinada etapa do fluxo, é necessário coletar as assinaturas do contrato.

Outra integração comumente desenvolvida é

Para esta etapa, o Espaider possui integração nativa com portal de assinatura eletrônica de documentos. O contrato elaborado é enviado ao portal, junto com a definição das pessoas que devem assinar o documento. As partes assinam os documentos de maneira eletrônica, com a utilização de certificados digitais que garantem a validade jurídica das assinaturas, e depois o contrato assinado digitalmente é anexado no sistema Espaider. É a solução perfeita para o problema de elaboração de contratos e coleta de assinaturas.

ou não processos contra a empresa.

do módulo Contratos do Espaider com o módulo de Contas a pagar das empresas. O objetivo nestes casos costuma ser autorizar pagamentos apenas referentes a contratos que estão formalizados e vigentes. Estes projetos são feitos sob medida, seguindo as características e os requisitos de cada cliente. Enfim, em tempos de diminuição de custos, nada melhor que otimizar os processos e trabalhar para melhorar a produtividade eliminando tarefas manuais desnecessárias.

Mateus Junior Cassaniga

DOCSITE ARQUIVAR E LOCALIZAR E-MAILS, TEXTOS, PLANILHAS E APRESENTAÇÕES Os programas mais utilizados pela grande maioria dos profissionais do direito são do pacote Office da Microsoft, como Outlook, gerenciador de e-mails, Word, processador de textos, Excel, planilha eletrônica e Power Point para apresentações.

FÁCIL DOCSITE

E a quase totalidade dos profissionais também acessa um programa de gestão, como o Espaider, onde os dados produzidos nesses programas genéricos devem ser armazenados.

planilhas, apresentações ou quaisquer outros tipos

Os profissionais reclamam das dificuldades de transferência e manutenção dos arquivos nos programas de gestão.

digitais com novas características e diferenciais que

Os gestores, por sua vez, não entendem o porquê de os arquivos não terem sido arquivados no sistema gerenciador e principalmente nos locais adequados.

A resposta para essa questão é o Fácil DocSite, que facilita a vida dos usuários e garante às empresas e escritórios a centralização efetiva dos documentos produzidos ou recebidos, sejam e-mails, textos, como PDFs e imagens. O Fácil DocSite é um gerenciador de documentos o tornam uma ferramenta indispensável para o incremento da produtividade em escritórios e departamentos jurídicos. Pode ser utilizado autonomamente por qualquer empresa ou escritório de advocacia, mas é diferen-

É impensável atualmente qualquer profissional manter somente em seu equipamento os arquivos que devem ser compartilhados por outros usuários.

ciado quando conectado ao Espaider. Neste caso, o

Além do risco de perda existe a dificuldade de transferência das atividades para os demais, em caso de férias, transtornos inesperados ou mesmo da mudança definitiva do assunto para outros responsáveis.

do sistema, como se dele fizesse parte.

As organizações têm feito ações periódicas no sentido de manterem seus dados centralizados e organizados, mas sem o uso de ferramentas adequadas, estas ações acabam tendo efeitos nulos ou apenas temporários. Como resolver essas duas questões com uma única solução? Se facilitarmos a inclusão dos arquivos nos sistemas gerenciadores atenderemos tanto usuários quanto gestores.

DocSite incorpora-se como um módulo adicional, ligando-se diretamente a todos os demais módulos

Assim como se incorpora aos programas do Office, criando um todo integrado para resolução desses problemas de geração, recepção, armazenamento, controle e localização de documentos. Vale ressaltar que ambos os produtos - Espaider e DocSite foram desenvolvidos e são mantidos pela Fácil, o que garante total integração e compatibilidade. Além da interface web, utilizada pelo usuário, que pode estar acoplada ao Espaider, o DocSite também se insere no Office da Microsoft; no Outlook, no Word, no Excel e no PowerPoint. 53

No menu desses programas aparecem novos botões. Esses botões permitem ao usuário conectar-se diretamente ao Espaider, arquivar e manipular arquivos, vinculando-os automaticamente aos assuntos pertinentes. Para entendermos o funcionamento do produto, já que traz novos conceitos, e principalmente da ligação entre Office e Espaider, vamos mostrar alguns exemplos, utilizando o Outlook e depois o Word.

Figura 1 : Novos botões na tela principal do Outlook

Figura 2: Funções no botão Outras Opções

Figura 3: Funções no botão Acessar Espaider. O usuário pode configurar quais funções deseja colocar à disposição.

Uma demonstração completa do produto pode ser obtida junto à Fácil. O objetivo aqui é mostrar uma parte dos recursos disponíveis. Vamos iniciar com o Outlook, um dos produtos mais utilizados do pacote Office. Abaixo, um exemplo de como o usuário pode utilizar alguns desses comandos.

Ao receber uma mensagem de e-mail, no Outlook,

Por exemplo, se o e-mail se refere a um processo,

o usuário poderá arquivá-la. Se o usuário utiliza o

pode ficar vinculado ao processo, para que qual-

Espaider, além de salvar o e-mail na base de documentos, poderá optar por ter um link do documento no registro correspondente do Espaider.

quer usuário, ao acessar o processo, possa visualizar o e-mail. Ou num contrato, ou num processo de marca, ou num processo consultivo e em outros locais do sistema.

Antes de salvar o e-mail, o DocSite apresenta a tela abaixo:

Figura 4: Tela apresentada ao salvar um e-mail recebido

Nesta tela o usuário salva o e-mail na base de documentos, opcionalmente escolhe que vínculo terá com os registros do Espaider, informa o nome do documento e se o documento é Público, Particular ou Restrito a alguns usuários que podem ser selecionados. Pode ainda, inserir uma pequena descrição resumida e ainda definir que todas as novas mensagens sobre esse assunto devem ser arquivadas automaticamente, sem qualquer intervenção humana, ao serem trocados e-mails sobre o referido assunto. Ao final o usuário pode lançar eventuais horas despendidas com essa tarefa. Todos os arquivos que estiverem anexos à mensagem serão salvos individualmente no banco de dados de documentos. Dessa forma, o e-mail pode ser eliminado do Outlook, pois já estará salvo no sistema e disponível para outros usuários de acordo com os critérios definidos.

BIBLIOTECA

Embora os documentos estejam em uma única base de dados para pesquisas, rápidas e simples, é possível a utilização de subdivisões virtuais no cadastramento, deixando a pesquisa ainda mais veloz e segura quanto ao documento procurado. Essas configurações de bibliotecas, embora recomendadas, são opcionais, podem ou não ser utilizadas pelos usuários. Podem ser configuradas quantas e quais bibliotecas o usuário deseja ter para agrupar determinados tipos de documentos. Quaisquer documentos relacionados a contratos podem estar na biblioteca Contratos. Quaisquer documentos relacionados com determinado processo podem estar na biblioteca Contencioso, por exemplo. E documentos recebidos e enviados podem estar na biblioteca Enviados e Recebidos e, opcionalmente, com o nome do remetente ou do destinatário.

Figura 5: Exemplo de escolha de uma Biblioteca que foi configurada

Na tela anterior, em nosso exemplo, a troca de e-mail é sobre um determinado Contrato. Então a biblioteca Contratos pode ser selecionada, além do Contrato propriamente dito ou do Aditivo. Qualquer pessoa que acessar o Contrato, ou o Aditivo, verá todos os e-mails que foram arquivados, pois haverá uma ligação entre os documentos arquivados na base de dados e esse contrato.

UM NOVO E-MAIL

Figura 6: Botões na tela de um novo e-mail

Ao redigir um novo e-mail o usuário tem à disposição novas funções como Anexar arquivos (arquivos que estejam no DocSite), Salvar ao enviar e-mail, (sistema já abre a tela de salvamento – figura 4, arquiva e envia o e-mail), Buscar destinatário, (acesso ao cadastro de pessoas no Espaider para obter e-mail), Acessar Espaider, (acessar quaisquer funcionalidades do Espaider).

Localizar documentos na base do DocSite através do Outlook Figura 7: Nova pasta @DocSite criada no Outlook

Na lista de pastas do Outlook uma nova pasta denominada @DocSite é incluída pelo programa, com as subpastas Favoritos e Recentes. Quando o u suário clica sobre o nome @DocSite uma tela de consulta é aberta conforme abaixo:

Figura 8: Tela de consulta de documentos a partir do Outlook

Através desta tela o usuário poderá localizar qualquer documento que esteja na base de dados do DocSite. Como demonstrado, o usuário pode localizar documentos de qualquer tipo, ou pode filtrá-los, pelo Tipo (Todos, Word, Excel, PowerPoint, E-mail ou PDF), por nome, por código ou em uma biblioteca específica, ou combinar todos esses argumentos. Vamos a um exemplo: Figura 9: Tela de pesquisa de documentos

Se o usuário deseja localizar um documento do tipo e-mail, que foi enviado para o Sr. Orlando, a respeito do contrato 3455 e que deva estar armazenado na biblioteca Contratos deve preencher os parâmetros conforme demonstrado na figura anterior e clicar em Pesquisar. O DocSite apresentará os documentos que tenham essas informações, conforme abaixo:

Figura 10: Documento encontrado com os argumentos solicitados

WORD, EXCEL E POWERPOINT

Figura 11: Menu de opções do Word, Excel e PowerPoint

Um novo menu “Fácil DocSite” aparece no Word, Excel e PowerPoint, permitindo ao usuário trabalhar com textos, planilhas e apresentações diretamente no DocSite. Os arquivos ficam salvos no sistema e não no computador pessoal do usuário. Alguns usuários podem, inclusive, ter o salvamento local desabilitado.

VERSIONAMENTO E CONTROLE DE ALTERAÇÕES Documentos podem ser compartilhados entre profissionais para revisões e adendos, até que sejam considerados Finalizados ou até mesmo Congelados para edições futuras por outros usuários que não sejam o autor. O DocSite mantém as diversas versões armazenadas, que podem ser consultadas ou até mesmo restauradas para ser a versão principal. O INSTALADOR DO DOCSITE FAZ TODO O PROCESSO DE INSERÇÃO DOS NOVOS COMANDOS NOS MENUS DOS PRODUTOS DO PACOTE OFFICE DA MICROSOFT E OS ATUALIZA AUTOMATICAMENTE SEMPRE QUE UMA NOVA VERSÃO ESTIVER DISPONÍVEL.

Esses são apenas alguns exemplos das facilidades que o DocSite oferece no arquivamento e localização dos documentos.

Mateus Junior Cassaniga Analista de sistemas - Fácil

Solicite uma demonstração através do e-mail comercial@facil.com.br ou através do site www.facil.com.br e veja como sua empresa ou escritório podem desfrutar das vantagens desse produto. Uma maneira de organizar os documentos internos e localizá-los como no Google.