Glosario

Términos archivistas

CLASIFICACIÓN

Nancy Tavera Santos

ACERVO: Montón de cosas menudas, como simientes o legumbres. Conjunto de bienes poseídos en común por una colectividad o por varias personas. // (fig.) Caudal.

Patrimonio. Conjunto de bienes no materiales. Se designa con esta palabra a la masa total de bienes de una sucesión // Caudal, abundancia de Documentos.

ACUSE: Acción de acusar. Carta con la que se acusa en el juego de baraja. Acuse De Recibo. Acción de acusar recibo, o escrito con que se acusa. Se designa así a la carta con la cual se contesta a otra.

ANAQUEL: Estante. Tabla o plancha de cualquier material adosada horizontalmente a un muro o formando parte de un armario u otro mueble, que sirve para sostener cosas. (Del ar, an-aquel; el que lleva o porta) Cada una de las ménsulas o secciones horizontales, fijas o movibles, de que consta el estante y que se destinan a recibir y conservar los documentos. // Fijo. El que está sostenido por medio de varios sistemas de soportes adheridos al estante, sin poder moverse para ampliar sus proporciones. // Movible. El que está sostenido por medio de varios sistemas de soportes adheridos al estante y que pueden moverse a voluntad, según lo exija el tamaño de los Documentos siendo su uso más práctico que el de los anaqueles fijos.

APERTURA: De Expedientes. Iniciación del expediente de un asunto sin antecedentes. Consiste en formular su carpeta y las tarjetas de catalogación respectivas, constituyendo así su registro.

ARCHIVAR: Guardar documentos en un archivo. Por extensión, dar por terminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. // Acción

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de colocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los Documentos que lo forman. Guarda de expedientes en los archivadores.

ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en él. // El Diccionario académico hace sinónimos

los

términos

archivero

y

archivista.

//

Archivador. En México se designa con esta palabra la mueble Archivero

destinado Idóneo.

a

conservar

Quien

no

y

clasificar

papeles.

ha

cursado

estudios

archivísticos, pero se ha desempeñado largos años en un archivo, adquiriendo en la práctica, algunos conocimientos de la profesión.

ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos. Conjunto de los documentos custodiados.

BAJA DE EXPEDIENTES Operación consistente en eliminar de un archivo central los expedientes de asuntos terminados por haber fenecido su plazo de conservación.

CATALOGACIÓN: Derivados de significado deducible del de catalogar. /// El catálogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales a las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guarda entre ellas una relación o unidad tipología, temática o institucional. // Consiste en la elaboración y ordenación de las tarjetas que se utilizan con la finalidad de localizar con rapidez un expediente // Lo referente a las cédulas, tarjetas o fichas. Las distintas maneras de su agrupación y los tipos de catálogos que con ellas pueden formarse.

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CATÁLOGO: El catálogo es un auxiliar descriptivo específicamente recomienda

del

para

archivo,

se

documentos

utiliza de

y

cierta

importancia, muy selectos en cada archivo. // Es un documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada la información sobre las personas, recursos materiales y financieros: sucesos y documentos. Dicha información esta arreglada conforme a criterios que facilitan su colocación en un universo determinado CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Tiempo de vida que tienen los Documentos, desde el momento de su gestación hasta el expurgo o selección que determina su

conservación

permanente.

Es

el

proceso

del

documento que estudia desde el momento de gestación pasando por el nacimiento, el crecimiento y la muerte hasta su conservación permanente o no .Es tópico, obligado de todos los autores de temas archivísticos. En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo descrecimiento CLASIFICACIÓN: Acción

y

efecto

del

valor

de

clasificar. Determinar categorías o sectores, en los cuales deben ser distribuidos los elementos o las materias diversas, cuyo estudio se quiere facilitar y cuya búsqueda se quiere racionalizar. // Lenguaje de estructura jerárquica, que partiendo de un término genérico, desciende a términos

cada

vez

más

específicos,

que

guardan en relación con el primero una subordinación lógica y un encadenamiento. // Orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del Documento, en relación a un contexto general de categorías previstas de

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de

los

documentos.

antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en él, siguiendo las reglas materiales. // Significa el arreglo dentro de una institución archivística de acuerdo con su procedencia y en relación con la organización y las funciones de la agencia que los haya creado. // POR LA CALIDAD DE

SUS

AUTORES Esta

clasificación

establecerá

dos

categorías

diplomáticas:

documentos públicos y documentos privados de acuerdo a que sean producidos por instituciones públicas o personas privadas o particulares. // POR FUNCIONES Deberán agruparse en relación a su empleo, desde las cuestiones importantes hasta las operaciones de rutina. Si se separan las cuestiones sustantivas de las facilitativas también se separan documentos de proyección o política interna de los de ejecución, facilitando la selección al finalizar sus propósitos. // POR ORGANIZACIÓN Si los registros o documentos se clasifican para que reflejen la organización, pueden ser cambiados para que tengan una disposición apropiada cuan se haya extinguido alguna unidad administrativa. // POR ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Si se clasifican los registros o documentos para que reflejen la organización y funciones, deben arreglarse en relación a las mismas. Al valorizarlo, lo primero que debe considerarse es la evidencia que contengan sobre organización y funciones. Ambos los funcionarios de registro y los archivistas se ocuparán de la apreciación del valor evidente de los registros que documentan la organización y funciones. //PRIMARIA Es la realizada sobre los documentos de archivos en primer lugar y a simple vista, pueden ser: documentos simples o piezas documentales y documentos compuestos o unidades archivísticas. // POR TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN Es la realizada sobre los documentos de archivo de acuerdo a la manera en que se transmite la información. Así tendremos: documentos textuales, documentos gráficos, documentos en imagen, documentos audiovisuales y documentos legibles por máquina.

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CLASIFICAR: (por, según, atendiendo a), Dividir un conjunto de cosas en clases. //

Asignar una

cosa

a

una

determinada clase o grupo. // Poner juntas cosas o ideas que son semejantes, y separar aquellas que son diferente. // Ordenar físicamente los Documentos y disponer el lugar que ocuparán dentro de un orden previamente establecido.

CONSERVACIÓN: Acción

y

efecto

de

conservar [se]. Conservar, mantener una cosa en buen estado, preservarla de alteraciones. //

Guardar con cuidado alguna cosa: conservar un recuerdo. // Es la actividad que comprende todas las actuaciones necesarias para los documentos de archivos se conservan en tanto duren sus valores. Permite tomar al documento como prueba e información. // DE LOS ARCHIVOS Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir.

CUADRO CLASIFICADOR: Se denomina así al conjunto integrado por un instructivo o manual

sobre

archivo

y

tablas

clasificadoras

principal

y

auxiliar.

// DE

CLASIFICACIÓN Andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series.

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DEPURACIÓN: Acción de depurar. // DEL ARCHIVO Revisión sistemática que con base en los plazos de vencimientos debe efectuarse para

separar el

archivo de

trámite, aquellos expedientes que por haber superado todas sus etapas se consideran por el momento terminados, para evitar que con su volumen entorpezcan las labores al congestionarse los muebles archivadores y que

además

resuelve

el

problema

de

espacio para dar cabida a los asuntos nuevos.

// FINAL Es

la

operación

que

consiste en sustraer de los archivos de trámite, o de los de transferencia y concentración, los expedientes cuyo termino de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente o pasarlos a su conservación indefinida o histórica según el caso.

DOCUMENTACIÓN: Acción de documentar o documentarse. // Conjunto de documentos referentes a algo o alguien. // f.

Acción y efecto de documentar. // Departamento de una empresa donde se guardan documentos y obras de consulta.

Constituido por biblioteca, fototeca, archivo. // Memoria colectiva que trata de integrar la masa de conocimiento disperso en multitud de Documentos y conseguir, de este modo, un fácil acceso, para una comunidad más amplia, a la comprensión y al dominio de la ciencia, para el bien de la humanidad. // Es el acto de reunir Documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vista a su difusión. // Es el arte de coleccionar, clasificar y hacer accesibles los Documentos de todos los tipos de actividades intelectuales. // Es uno de los muchos componentes de aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación, y diseminación y de información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.

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EXPEDIENTE. (adj.;

ant.)

Conveniente

u

oportuno. // (n.; Apelar, Recurrir al, Valerse del...) Medio o recurso; procedimiento que se emplea para resolver una dificultad. // (id.; en sing. o pl.) Habilidad o recursos que alguien tiene para encontrar soluciones. // (id.). Provisiones o aprovisionamiento. // (id.) Motivo o pretexto para

cierta

cosa.

//

(id.;

Abrir;

Instruir;

Tramitar) Conjunto de todas las tramitaciones llevadas a asunto.

//

cabo (id.).

en

una

oficina

Conjunto

de

sobre un todos

los

documentos que se van produciendo en esas tramitaciones. // (id.) Serie de los servicios prestados y de las incidencias ocurridas en la carrera de un empleado. // Serie semejante de las calificaciones obtenidas e incidencias ocurridas en la carrera de un estudiante. // (id.)

Dependencia o negocio que se sigue sin juicio contradictorio en los tribunales, a solicitud de un interesado o de oficio. // CUBRIR EL EXPEDIENTE Hacer alguien en una cosa que tiene que hacer solamente lo indispensable para que no puedan castigarle, reconvenirle o censurarle. // (V. expeditivo.)Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado. En ocasiones la disposición final no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel. // Pieza documental compuesta, que constituye un todo que no puede ser separado, porque las partes que los integran nacieron y tienen sentido en cuanto están unidas al conjunto. // Conjunto de procedimientos administrativos para preparar una resolución. // Der. Conjunto de todos los papeles de alguien correspondiente a un asunto o negocio. Serie ordenada de actuaciones administrativas o judiciales. // Conjunto de papeles de trabajo que tienen una especial importancia debido a que su contenido no es únicamente de utilidad para el ejercicio que se tramita, sino para tramites, consultas, utilización posterior; esto se debe a que el expediente contiene información orgánica, económica, de balance, de control interno, histórico, de actas, etc. // Que corresponden al testimonio de un procedimiento administrativo. Suelen estar cosidos o reunidos en carpetas. // Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho Bibliografía Mundo Archivistico. (2008-2016). Obtenido de Diccionario de términos Archivísticos: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&accion=listar&letra=A

de que conserven algunas de las etapas (las principales) del proceso administrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos.

EXPURGO: Derivados de significado deducible del de expurgar. // Es el proceso que permite seleccionar

y

eliminar

previa

autorización,

aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, si se prevé que tenga, valor histórico. Operación por la que se seccionan los documentos a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio Documental.

FONDO:

// DE

ARCHIVOS Conjunto

de

Documentos, dibujos e impresos, recibidos y formulados

oficialmente

para

una

administración o por uno de sus funcionarios. // DOCUMENTAL Es la mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los documentos de una sola procedencia y se compone de series y piezas documentales.

Fondos:

son

correspondientes

todos a

los una

documentos institución

o

instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo.

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GLOSA: (Del latín glossa, palabra obscura, explicación de ella, derivado del gr. glossa, lengua -órgano y lenguaje.)

Aclaración, comentario, explicación o nota añadidos a un texto. Se aplica a veces como título a un comentario literario sobre cualquier tema. // Nota o advertencia puesta en un asiento de un registro, una partida de una cuenta, etc. // Cierta composición poética en que se repiten uno o más versos al final de todas las estrofas. // Consiste en ordenar, previa verificación, los Documentos que forman un expediente.

INVENTARIO: // En muchos archivos, el instrumento básico de referencia es un inventario

o

registro,

que

describe

los

documentos en un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar una breve historia administrativa de la institución que produjo el documento. La organización

interna

de

la

ayuda

de

recuperación es generalmente jerárquica y refleja la organización de la dependencia administrativa que produjo el documento.

Los documentos se describen por lo general al nivel de la serie y cada asiento incluye información sobre el lapso de tiempo, el volumen y disposición del documento, así como un resumen de su contenido. En algunos casos se incluyen anexos en que figuran materiales como esquemas de archivo, listas de títulos de archivadores y otras compilaciones de información, que pueden ser útiles a los investigadores. Los inventarios o registros son lo suficientemente detallados como para que sean de gran utilidad al personal que trabaja en los archivos a los investigadores. En algunos repositorios más pequeños no se publican, sino que se mantienen en copias a máquina que se utilizan dentro de la institución. En centrales más grandes se acostumbra publicar (con equipos Bibliografía Mundo Archivistico. (2008-2016). Obtenido de Diccionario de términos Archivísticos: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&accion=listar&letra=A

sencillos, en rústica y en número limitado) los inventarios o registros que pudieran ser bastante solicitados por los usuarios. En los últimos años se ha tendido a producir esta clase de ayudar en microforma. // Auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permite llevar control de movimiento y existencia de los documentos, es un auxiliar para el archivera, netamente archivístico; en algunos casos, el inventario permite la consulta de la Ordenación. // Describe las series generadas orgánica o funcionalmente en el curso de la gestión de una institución, en el caso de un archivo administrativo, o bien, es resultado de la descripción de series que integran una sección histórica o un fondo documental en un archivo histórico.

LEGAJO: Conjunto, generalmente atado, de papeles referentes a un asunto. // Parte de la documentación

de

un

expediente

subdividido, tomando en cuenta sus diversos incidentes o por su volumen que en ningún caso

deberá

exceder

de

2

cm.,

aproximadamente para facilitar su manejo y conservación. manejable

(34

//

Paquete por

17

de por

tamaño 23

cm.

aproximadamente, aunque puede ser mayor) integrados

por

independientes,

Documentos expedientes,

sueltos

o

carpetas,

mazos o atados o varias de estas unidades con tal que cada una de ellas y el conjunto se hallen dispuestos conformes a algunos o varios métodos de ordenación. Si contiene profusión de materias sin orden razonado se llama legajo misceláneo. // Conjunto de documentos relacionados entre sí reunidos bajo un mismo cuerpo.

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MÉTODO: ALFABÉTICO Alfabetizar, poner

por

orden

alfabético.

//CRONOLÓGICO Sucesión tiempo

de

los

en

el

acontecimientos

históricos. // (Ordenación cronológica) sitúa los documentos en el tiempo y con relación a ella son colocados unos detrás de otros. // DE MATERIAS Lo que es objeto de enseñanza o de conocimiento:

profundizar

en

una

materia, clasificar por materia o tema. // NUMÉRICO Número, cada uno de los entes abstractos que forman una serie ordenada y que indican la cantidad de los elementos de un conjunto. // Transcurso de cierto tiempo que se expresa.// Desarrollo o marcha de una cosa. Procedimiento seguido en algunas cosas, como en un experimento químico o en la fabricación de un producto.//. Causa. Juicio. Conjunto de las actuaciones realizadas por un tribunal y ante él para determinar la culpabilidad en un suceso delictivo y aplicar la pena correspondiente a los culpables. // Conjunto de los escritos que se producen en un proceso o juicio. // Procedimiento. Tramitación establecida para los expedientes administrativos o asuntos judiciales de cualquier clase. // Además de la seguridad de las instalaciones de los archivos y de un medio ambiente controlado, hay ciertos procesos o técnicas muy empleadas para reparar o prolongar la vida de los documentos de papel que se van a archivar.

MINUTA DE ARCHIVO: Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

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PRINCIPIO DE CLASIFICACIÓN: Determinan los principios con que se debe realizar la clasificación, debe ser consistente; un cuadro de clasificación

debe

huir

de

encabezados

misceláneos y no deben ser extensivamente desarrollados.

// DE

ORDEN

ORIGINAL Principio de respeto a la estructura (orgánica y funcional) en que se generan los documentos. // DE PROCEDENCIA Respeto de la jerarquía externa de los fondos, es decir, mantener

y

no

mezclar

los

documentos

producidos por una Institución u Organismo con lo que proceden de otra Institución o de otro Organismo, aunque los tipos documentales sean semejantes.

RESGUARDO: Acción (Como,

De,

Para)

de Cosa

resguardar. que

sirve

// para

resguardar, particularmente en sentido no físico. // Documento que se entrega a la persona interesada como prueba de que ha cumplido cierto requisito, ha hecho cierto pago, ha entregado cierta cosa o tiene cierto derecho. // Expresión de cierta garantía o seguridad, en los contratos. // Cuerpo de empleados destinados a ella. // Documento o cédula donde consta la seguridad que por escrito se hace en las deudas o contratos.

RESTAURACIÓN: // Arreglo de Documentos deteriorados, en este caso documento.

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SECCIÓN DOCUMENTAL En teoría la sección documental

es

una

subdivisión

del

fondo,

identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generado en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funciona. // DE FONDO Ocurre a veces que el crecimiento de las secciones documentales tiene tal entidad que a//n siendo, teóricamente subdivisiones del fondo al haber funcionado administrativamente con total independencia, incluso física requieren cada una de ellas un tratamiento documental separado como si de un fondo se tratara. En esos casos, esas secciones de fondo exigen una organización y descripción independiente de las aplicadas al fondo originario y a su vez

también

están

compuestas

por

secciones

documentales.

// FACTICIA

DOCUMENTAL Son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por sus soportes o por su grafía, aunque no han faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y arbitrarias que han movido los archiveros en determinadas épocas a agrupar los documentos en razón de un tema para destacar su importancia. (mapas, planos, sellos y sección de patronato del Archivo General de Indias). // FUNCIONAL Son aquellas que suelen ser más frecuentes en los fondos de instituciones históricas y remotas. En muchas de dichas instituciones existían funciones perfectamente claras y delimitadas que se desplegaban en actividades aunque no existían los órganos o dependencias administrativas específicas para llevarlas a cabo. // HISTÓRICA Ante la existencia de las denominadas secciones históricas, también llamadas por algunos secciones de archivos, se plantea una falta de claridad, si bien son admitidas no por una procedencia institucional única y rigurosa, sino como resultado de una agrupación posterior a la producción documenta En estos casos, estas secciones históricas, aún cuando han gozado de independencia a efectos de tratamiento, tanto en su organización como en la descripción, deben conseguir hoy la distinción institucional y la clara separación si están integradas por documentos de diferentes fondos.

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// ORGÁNICA Son aquellas que en razón de su origen coinciden con las secciones o divisiones administrativas que las genera dentro de la institución.

SERIE: // DOCUMENTAL Cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series, que son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un

órgano

o

en

virtud

de

// DOCUMENTAL. Unidades pertenecientes

a

un

mismo

una

función

documentales tipo

documental,

producidas por un mismo órgano institucional y la misma función.

T RANSFERENCIA: Acción u operación de

transferir.

// Es

el

paso

de

los

documentos del archivo administrativo al archivo Histórico y tiene lugar después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermediario, para conservación permanente y utilidad científica. // Es la operación de trasladar los

expedientes

terminado,

o

su

cuyo

trámite

consulta

es

ha muy

esporádica a los archivos de transferencia y concentración mientras prescribe el término de conservación fijado por la ley, por opinión de las dependencias tramitadoras, o de acuerdo con el trámite de vencimiento, a fin de no ocupar espacio vital en el archivo de trámite. Esta operación deberá llevarse a cabo de acuerdo con las subunidades de análisis de trámite. Así se llama al lapso de conservación de un expediente, comprendido entre la fecha de terminación de su trámite y la fecha en que cause baja.

VALOR:// DEL DOCUMENTO Al documento se le reconoce por parte del archivero y valor primario referido a que desde su nacimiento tiene su principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es el que denominamos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como testimonio. Pero también desde su origen el documento

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lleva inherente información y, en potencia, aunque no se utilice habitualmente, como tal,

desde

el

principio,

es

fuente

de

historia.

// DEL

DOCUMENTO

ADMINISTRATIVO Inherente al documento hasta tanto el testimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garantía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo. // DEL DOCUMENTO HISTÓRICO Es mucho más consistente que el de las fuentes narrativas, tanto en su nacimiento como en su transmisión, ofrecen respectivamente una serie de notas relacionadas con el subjetivismo o ignorancia de sus autores, y versiones o de formaciones. Aquéllos suelen dar una visión detallada y completa y por lo general poco manipulada de la vida de los hombre. // JURÍDICO está demostrado al el documento objeto de continuos estudios por parte de los especialistas del Derecho y no sólo por el hecho de contener hechos de naturaleza jurídica, sino por ser prueba de éstos. Los hay que no son propiamente documentos de contenido jurídico, pero éste puede ser adquirido por circunstancias ajenas a él.

VALORACIÓN: (fem.) Acción de valorar una cosa. // Es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los valores inherentes a los documentos y su gradación.

Debe

hacerse

sobre

la

base

de

un

conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial. // La función de determinar la eliminación eventual de Documentos basada en su valor archivístico, llamada

a

veces

evaluación,

revisión,

selección

o

conservación

selectiva.

//

Procedimiento que permite determinar el calendario de conservación de los documentos de archivo.

VOLUMEN: //ARCHIVABLE Denominamos volumen

cuando

los

documentos

contenidos

pueden ser encuadernados hasta cobrar aspecto de un libro.

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Nancy Tavera Santos Trabajo final Grupo 2201

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