Las dos nociones centrales de esta Guía: Producción técnica: Labor que se concreta en procesos y procedimientos orientados a identificar, proveer, facilitar y garantizar las mejores condiciones técnicas respondiendo a las necesidades y requerimientos de los grupos artísticos, los organizadores de eventos y el público.
MERCADO CULTURAL: Es una plataforma para el conocimiento, difusión, promoción, circulación y comercialización de bienes y servicios generados por las industrias culturales y creativas.
Presentación
E
ste documento tiene como propósito ofrecer una guía que recoja y sistematice, en términos generales, los conceptos, procesos y procedimientos relacionados con la producción técnica para un mercado cultural, a partir de la experiencia Micsur 2016.
Recomendaciones La conformación de equipos de trabajo debe responder a criterios generales como la voluntad, la capacidad, la disponibilidad y el compromiso, y a criterios específicos como la experiencia y el conocimiento específicos de las funciones y tareas a desarrollar. La conformación de equipos de trabajo debe responder a un modelo de sistema que permita trabajar de manera articulada, entendiendo con claridad los roles, respetando las jerarquías, priorizando la comunicación y considerando siempre la calidad humana de tod@s sus integrantes. Para la planeación de un evento se deben tener en cuenta los antecedentes y las experiencias significativas que sirven como referentes para replicar, fortalecer e innovar. La planeación de la siguiente versión de un evento con ejecución regular e
institucionalizada, debe comenzar en el momento mismo en que se termina la realización de la actual versión. Para el diseño de un plan técnico de trabajo es indispensable primero escuchar para comprender, recoger, sistematizar y desde allí aportar de manera creativa conocimiento para determinar cuáles pueden ser las mejores condiciones para la óptima realización de un espectáculo artístico. Diseñar y utilizar herramientas metodológicas para la sistematización de la información técnica (matrices, formatos, cuadros, tablas, sábanas, etc.) le garantiza al productor técnico desempeñar su labor de manera sistemática y ordenada. Dichas herramientas además, se convierten en instrumentos de memoria que pueden ser compartidas para producir y multiplicar conocimiento.
Nociones básicas ecosistema cultural: Se concibe esta noción como las maneras en que cultores, actores, agentes, instituciones y empresas funcionan de manera dinámica dentro de sistemas holísticos, en los que todas las partes se nutren entre sí para fortalecerse y crecer en conjunto.
rider técnico: Es un documento de comunicación que tiene la función de facilitar el trabajo de los técnicos para asegurar las mejores condiciones posibles a los artistas. Este documento recoge y especifica todos los requerimientos, necesidades, formas y tiempos que son necesarios para la preparación y ejecución de un espectáculo.
showcase: Presentación en vivo de un grupo artístico que tiene como propósito mostrar a un grupo de programadores y/o promotores, lo mejor de su propuesta creativa.
Nociones básicas roadie: Persona capacitada para apoyar las labores técnicas de preparación y realización de una presentación artística en el escenario.
stage manager: Jefe de escenario cuya responsabilidad es garantizar las mejores condiciones técnicas para la presentación artística en vivo de una agrupación.
backline: Conjunto de equipos e instrumentos que se utilizan en tarima y que responden a los requerimientos de una agrupación artística para la óptima presentación de su propuesta.
4. La revisión del diseño del evento
1. La escucha
2. La hoja de ruta
5. La revisión de requerimientos y necesidades
3. El equipo de trabajo
6. El ajuste del presupuesto
7. El enlace con el área administrativa
El productor técnico ha de ser un líder que conciba integralmente el espectáculo, atendiendo a todas sus variables, que sea capaz de visualizar la complejidad de su labor y que pueda depositar la confianza en su equipo de trabajo para lograr exitosamente su función.
1. La escucha Lo primero que todo productor técnico debe hacer es recibir las directrices del productor general, quien delegará en él las funciones relacionadas con la producción técnica que le permitirán desarrollar su trabajo con claridad. Este momento es fundamental para articularse de manera armónica al engranaje diseñado para la realización del evento. A partir de este primer vínculo se crea un canal de comunicación permanente que se debe mantener durante todas las fases. También es importante para iniciar el trabajo de producción técnica escuchar a todas las gentes (agentes, artistas, instituciones, etc.) involucradas en el evento que nos permita re-conocernos como personas, conocer sus expectativas (quién es, qué quiere hacer y cómo lo quiere hacer) y entablar un primer diálogo para identificar de manera conjunta todas sus necesidades técnicas.
2. La hoja de ruta A partir de las conversas compartidas, se organiza toda la información en una matriz que clasifica la información por categorías. Esto nos permite hacer una lectura completa de todas las actividades contemplando todos sus aspectos, para poder elaborar el plan de producción. La importancia de la matriz radica en que se convierte en la hoja de ruta, por lo que usarla de manera cabal permite desarrollar todas las actividades de producción requeridas por el evento.
Ejemplo de hoja de ruta. Este documento, realizado en hoja de cálculo prefereiblemente (documento de Excel), permite insertar filtros, organizar los datos y crear las columnas y filas que se requieran para ingresar toda la información necesaria.
3. El equipo de trabajo Es necesario que quienes lleguen a integrar el equipo de trabajo sean personas que respondan con afecto, respeto, seriedad y profesionalismo a los retos que suponen realizar un evento de alta calidad. De igual manera se debe exigir que cuenten con las certificaciones requeridas para los trabajos específicos que desempeñarán, así como su afiliación a seguridad social y atención a riesgos laborales. Con base en la matriz se definen las áreas de trabajo y se establecen los perfiles idóneos para hacerse cargo de cada una de ellas. Estas personas serán líderes con experiencia y conocimiento específicos para asumir dichos roles.
Requisitos generales:
capacidad
Es el resultado de tu deseo convertido en convicción y apuesta.
Es la suma de talentos, conocimientos y experiencias que posees y/o adquieres en el tiempo y que se configuran como tu poder individual que te permite hacer parte de un equipo y aportar tu experticia.
disponibilidad
Compromiso
Es la decisión de concentrar tu poder y tus esfuerzos durante el tiempo que sea necesario para desarrollar a cabalidad tus tareas.
Es la actitud que reúne la voluntad, la capacidad y la disponibilidad, para asumir los retos de principio a fin, entendiendo que estás integrado a un sistema que para funcionar depende de ti.
Voluntad
Requisitos específicos. Para cada coordinador de área, los perfiles son: cargo Coordinador showcases música
perfil Músico con conocimiento y experiencia en manejo técnico de tarima. Conocimiento y experiencia en realización de eventos musicales. Capacidad para negociar especificaciones técnicas de equipos.
funciones Definir insumos y equipos requeridos para presentación en tarima (rider de sonido y back line). Establecer comunicación directa con grupos. Elaborar cronograma de montaje y pruebas de sonido. Concertar programación de presentaciones musicales. Seleccionar y coordinar personal técnico de apoyo en tarima (roadies y stage manager). Acompañamiento a selección y seguimiento a proveedores. Coordinar los showcases en el aspecto técnico.
cargo Productor de campo
perfil Conocimiento y experiencia en producción técnica y logística para eventos de gran formato. Conocimiento amplio de la locación y experiencia previa en realización de actividades en dicha locación. Conocimiento y experiencia en diseño de escenarios y espacios multipropósitos.
funciones Enlace entre la organización del evento y la administración de la locación. Seleccionar y coordinar el personal encargado de montaje. Diseñar y coordinar plan logístico. Asistir a coordinadores de áreas.
cargo Coordinador showcases -artes escénicas-
perfil Productor de teatro con conocimiento y experiencia en escenografía e iluminación.
funciones Realizar visitas técnicas a locaciones. Definir insumos y equipos requeridos para presentación (rider de iluminación y escenografía). Establecer comunicación directa con grupos. Elaborar cronograma de montaje y pruebas. Seleccionar y coordinar personal técnico de apoyo (diseñador e ingeniero de luces, escenógrafo, tramoyista). Acompañamiento a selección y seguimiento a proveedores. Coordinar las presentaciones de artes escénicas desde lo técnico.
cargo Coordinador evento inaugural
perfil Conocimiento y experiencia en escenografía, sonido e iluminación para eventos musicales y de artes escénicas de gran formato.
funciones Definir insumos y equipos requeridos para presentación en tarima (rider* de sonido y back line*). Establecer comunicación directa con grupos. Elaborar cronograma de montaje, ensayos y pruebas de sonido. Concertar programación de presentaciones. Seleccionar y coordinar personal técnico de apoyo en tarima (roadies y stage manager). Acompañamiento a selección y seguimiento a proveedores. Coordinar las presentaciones.
4. La revisión del diseño del evento El productor técnico debe participar en las reuniones en las que se revisa el diseño general del evento para conocer las condiciones generales y aportar, junto con su equipo de trabajo, sugerencias y recomendaciones tendientes a optimizar las condiciones técnicas relacionadas con la disposición de espacios, conexiones e instalaciones, accesos, entre otros.
5. La revisión de requerimientos y necesidades A través de los coordinadores de área se establece comunicación con los grupos para recibir sus raiders técnicos (backline, planos de tarima, requerimientos de escenografía, planos de luces). Estos se analizan y se verifican con los insumos disponibles para presentar un contra raider y llegar a acuerdos que garanticen las mejores condiciones para las presentaciones.
6. El ajuste del presupuesto A partir del presupuesto establecido por la organización del evento y la matriz de producción técnica, y con el apoyo del equipo de trabajo (coordinadores, productor de campo), se ajusta el presupuesto. Dicha labor se realiza teniendo en cuenta:
La claridad de los costos de los bienes, insumos y servicios técnicos que habitualmente se manejan en el mercado, así como los tiempos, las contingencias y los imprevistos. La comunicación con los coordinadores de área para el ajuste de las cotizaciones en cuanto a requerimientos y valores. La negociación con los proveedores cotizantes para obtener los mejores servicios al menor costo. Un estudio de mercado que se soporta con las cotizaciones finales de proveedores con experiencia y reconocimiento en el campo. Las recomendaciones que hace el productor técnico basado en su experiencia. Estas contemplan contingencias e imprevistos y la disponibilidad de recursos para su atención. Este presupuesto junto con las cotizaciones se presenta ante el comité organizador quien toma la decisión final de la contratación de los bienes, insumos y servicios requeridos.
7. El enlace con el área administrativa Aprobado el presupuesto, se establece comunicación directa con el área administrativa de la organización del evento para apoyar el proceso de la contratación de los bienes, insumos y servicios técnicos requeridos. Como parte de las funciones del productor técnico está el seguimiento riguroso a los términos de referencia, las formas de pago, los tiempos de montaje y la prestación de los servicios requeridos, de acuerdo con las obligaciones que se establezcan en los contratos. También es importante estar atento a todas las eventualidades que puedan surgir y que modifiquen los acuerdos contractuales establecidos para aportar alternativas de solución, cumpliendo una labor de mediador gracias a su conocimiento de las dinámicas propias del sector de la producción técnica.
2. El montaje 1. La reuniรณn general
3. La realizaciรณn de las actividades
4. El desmontaje
La producción técnica siempre debe asumirse como un reto en el que los pensamientos y las emociones se juntan en complicidad para crear oportunidades que se concretan en acciones claras, precisas y eficientes.
1. La reuniรณn general Se revisa la matriz, la contrataciรณn, las actividades y el equipo de trabajo. Por รกrea se revisa cada requerimiento contemplando todas las variables. Se establece un mapa de riesgos y se proponen alternativas para su contenciรณn y/o soluciรณn.
2. El montaje Cada coordinador tiene a su cargo, junto con su equipo de trabajo, realizar las labores de montaje en los diferentes escenarios y locaciones establecidos. El productor técnico está atento a los imprevistos para comunicarlos y aportar alternativas de atención. Dentro de los aspectos más importantes durante la fase de montaje se contemplan:
Las visitas de campo a todas las locaciones. Verificación de permisos y autorizaciones para accesos e instalación de insumos. Acompañamiento al equipo de coordinadores de área. Seguimiento y verificación de las condiciones técnicas establecidas y del cumplimiento de las obligaciones de los proveedores. Comunicación con el personal técnico de las agrupaciones y verificación de cumplimiento de cronograma de ensayos y pruebas de sonido. Reporte de los avances al productor general. Chequeo permanente a la hoja de ruta e identificación y atención a imprevistos.
3. La realización de las actividades Antes de iniciar las actividades, cada coordinador debe contar con un “minuto a minuto” que debe ser revisado y aprobado por el productor técnico. Durante la realización de todas las actividades, el productor técnico debe estar al frente de los siguientes aspectos:
Comunicación directa y permanente con cada uno de sus coordinadores. Disposición del tiempo para visitar todas las locaciones en las que haya actividad. Verificación del desarrollo de las actividades. Reporte constante al productor general, tanto al inicio como al final exitoso de cada una de las actividades. Acompañamiento junto con la coordinación logística de las condiciones de bienestar de los artistas. Verificación y seguimiento al cumplimiento de los servicios prestados por los proveedores.
4. El desmontaje Terminado el evento, es responsabilidad del productor técnico verificar el estado de las locaciones y supervisar junto con su grupo de trabajo la correcta desinstalación de todos los insumos. Son aspectos relevantes a tener en cuenta:
Verificación del estado de las instalaciones. De haber daños, identificar las causas, los responsables y el nivel de pérdidas para reportarlos al productor general. Entrega de las locaciones a los administradores.
1. El informe
2. La reuniรณn de evaluaciรณn
Para el productor técnico, los escenarios son espacios sagrados y las actividades que en estos se desarrollan son rituales cuyo propósito final siempre ha de ser la satisfacción de quienes intervienen para hacerlos posibles.
1. El informe El productor técnico le solicitará a cada coordinador la presentación de un reporte de actividades que contemple como mínimo: Actividades realizadas. Cumplimiento de sus funciones. Dificultades encontradas. Recomendaciones para mejorar
2. La reunión de evaluación Siempre es muy importante realizar un ejercicio de cierre que permita hacer una autoevaluación con los integrantes del equipo para reconocer primero la labor desempeñada por cada uno y los logros alcanzados en colectivo. En esta reunión también es necesario evaluar los procesos y procedimientos con miras a mantener y/o elevar el nivel de calidad de la producción técnica. Los resultados de dicha reunión se pueden recoger como experiencias para que puedan ser compartidas.
Recomendaciones adicionales del productor técnico: Convocatoria Disponer con antelación de los espacios de presentación de showcases de música y arte dramático antes de iniciar las convocatorias de cada país, así se logrará que los grupos tengan claridad de los espacios que les están ofreciendo en la convocatoria y saber si sus obras a presentar en la convocatoria se adaptan a las locaciones.
Comunicación Tener caridad que el técnico del grupo con el que se haga la negociación de los insumos técnicos acompañe al grupo durante su participación en las actividades. Su presencia facilita las pruebas, los montajes, el cumplimiento de las condiciones establecidas por los artistas y los acuerdos llegados con la organización.
Recomendaciones para la producción en Música: Importante que el/los ingenieros de sonido y de iluminación que acompañan a los artistas tengan pleno conocimiento y dominio de la consola y demás insumos técnicos con los que cuenta la organización del evento. Se debe verificar y garantizar que todos los instrumentos y elementos técnicos que serán utilizados durante la presentación de los artistas funcionen a la perfección, ya que esto evita retrasos en el cronograma de producción establecido. los horarios de las pruebas de sonido se realizan basados en las horas de llegada de los grupos. Es importante apoyarse de la unidad logística del evento para comunicar a los artistas sus itinerarios, previo a su arribo.
Recomendaciones para la producción en Teatro y danza: Adaptar planos de iluminación a los teatros donde se van realizar las presentaciones (los raider y planos de teatro se envían con antelación). Especificar con medidas, fotos y videos (en lo posible) las escenografías que utiliza la compañía para tener mayor claridad.
Agradecimientos A Bernardo Caro y Esteban Narvรกez por la complicidad y el apoyo en la realizaciรณn de este documento.