ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΟΜΑΔΑ 35ης ΕΣΕ Το όραμα μας είναι η ομάδα των οργανωτικών στελεχών να αναλάβει πριν και κατά τη διάρκεια του συνεδρίου αρμοδιότητες με τρόπο τέτοιο ώστε και να αποκομίσουν πολλά οφέλη, με έμφαση σε κάποιο κομμάτι της διόργανωσης που τους ενδιαφέρει και να βιώσουν την διαδικασία υλοποίησης του συνεδρίου στο σύνολο της. Ουσιαστικά, στοχεύουμε σε μια ποιοτική αναβάθμιση του ρόλου του “organiser” με πολλαπλά μακροπρόθεσμα οφέλη για το Σωματείο. Προσυνεδριακά, στόχος μας είναι η ομάδα των οργανωτικών στελεχών να αναλάβει ορισμένες αρμοδιότητες στους εξής τομείς: Fundraising, Food Management, Venues, Transport, Accommodation, Material, Teachers’ Support, Officials’ Support, Delegates’ Support και Social Programme.
Αρμοδιότητα Fundraising Food Management Venues
Accommodation Material Teachers’ Support
Officials’ Support
Delegates’ Support
Social Programme Transport
Ενδεικτικές εργασίες Συντονισμός και παρακολούθηση της εξέλιξης της διαδικασίας fundraising, αρωγή στη σύνταξη χορηγικών αιτημάτων Αναζήτηση προσφορών φαγητού, συντονισμός στησίματος γευμάτων και του αντίστοιχου material Sitting plan και συντονισμός τεχνικών λεπτομερειών κατά τη διάρκεια του συνεδρίου Οργάνωση accomodation plan, υπεύθυνος για wake up calls και contact person για σχετικά ανακύπτοντα θέματα των συμμετεχότων Έρευνα, αγορά (αρωγή προς τη ΔΕΣ), ταξινόμηση, οργάνωση και διαχείριση του υλικού Registration, contact person των teachers και υπεύθυνος των υλικών αναγκών του teachers' programme σε συνεννόηση με ΔΕΣ και ΔΣ Επικοινωνία με officials προσυνεδριακά & contact person κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, υπεύθυνος για φόρμες και κοινοποίηση λεπτομερειών διατροφής, διαμονής και αφίξεων-αναχωρήσεων στους αντίστοιχους τομείς Contact Person με delegates, συντονισμός Eurovillage, αρωγή στην διαδικασία αποστολής εγκυκλίων, επαφής με τα σχολεία/τηλ.κέντρο και της επικοινωνίας με την επαρχία. Προσφορές & οργάνωση νυχτερινής διασκέδασης Officials και τυχόν κοινών ψυγαγωγικών δραστηριοτήτων για Officials & Delegates Συντονισμός μεταφορών του συνεδρίου & pickups
Στο πλαίσιο αυτό και λαμβάνοντας υπόψη την απόφαση της Γενικής Συνέλευσης του Σωματείου στις 11/12/2016 , αποφασίστηκε εκ μέρους της Διοργανωτικής Επιτροπής η δημιουργία τεσσάρων προσυνεδριακών ομάδων εργασίας, με σκοπό την αύξηση της έκθεσης των μελών της Οργανωτικής Ομάδας σε διαφορετικά αντικείμενα, στις οποίες και θα κατανεμηθούν οι προαναφερθείσες αρμοδιότητες. Κάθε μία από τις ομάδες εργασίας θα βρίσκεται υπό την άμεση επίβλεψη ενός εκ των τεσσάρων μελών της ΔΕΣ και θα υπάρχει συνεχής επικοινωνία ανάμεσα στον/στην ίδιο/ίδια και σε όλα τα μέλη της εκάστοτε ομάδας εργασίας. Επίσης, στο πλαίσιο των ομάδων αυτών, όλα τα μέλη μιας ομάδας θα δουλεύουν σε όλα τα αντικείμενα που έχει αναλάβει η εκάστοτε ομάδα. Αναλυτικά ο χωρισμός που προτείνει η ΔΕΣ σε τέσσερις ομάδες φαίνεται παρακάτω: Ομάδα Α: Officials’ Support & Accomodation Ομάδα Β: Delegates’ Support, Teachers’ Support & Venues Ομάδα Γ: Food Management & Material Ομάδα Δ: Social Programme, Fundraising & Transport Ο αριθμός των μελών της Διοργανωτικής Ομάδας έχει αποφασιστεί να είναι στα 14 άτομα και επομένως η πρόταση της Διοργανωτικής Επιτροπής είναι σε δύο από τις παραπάνω ομάδες να αντιστοιχούν 4 άτομα και στις υπόλοιπες δύο 3 άτομα. Ο ακριβής καταμερισμός των ατόμων της Διοργανωτικής Ομάδας στις εκάστοτε υπο-ομάδες, θα αποφασιστεί ύστερα από την επιλογή των μελών της Ομάδας και με γνώμονα την όσο το δυνατό αποδοτικότερη κάλυψη των αναγκών του συνεδρίου. Αξίζει να σημειωθεί πως η αίτηση που θα κληθούν οι εκάστοτε ενδιαφερόμενοι να συμπληρώσουν για να γίνουν μέλη της Διοργανωτικής Ομάδας θα περιλαμβάνει γενικά ερωτήματα και στο τέλος θα δίνει δυνατότητα δήλωσης προτίμησης σε δύο εκ των παραπάνω ομάδων, ενώ για τη δήλωση αυτή θα ζητείται και γραπτή αιτιολόγηση. Παράλληλα, όλα τα οργανωτικά στελέχη θα κληθούν, στο πλαίσιο του εφικτού, να προτείνουν κάποιου είδους χορηγία στη ΔΕΣ και να συμμετέχουν σε μια ευρύτερη προσπάθεια ανεύρεσης πόρων. Ο άμεσος συντονισμός αυτής της προσπάθειας θα αποτελεί αρμοδιότητα του Organiser του Fundraising, ο οποίος και θα λειτουργεί πάντα υπό την εποπτεία της ΔΕΣ. Η ιδέα της προσυνεδριακής κινητοποίησης των organisers αφορά κυρίως την διερεύνηση πιθανών χορηγών αλλά και την αποκόμιση εμπειρίας στον τομέα του Fundraising και από τη διαδικασία αναζήτησης χορηγών και μέσω της παρακολούθησης από κοντά της διαδικασίας σύναψης μιας χορηγικής συνεργασίας. Ο υπεύθυνος Organiser Fundraising, δε, θα αποκομίσει ιδιαίτερη εμπειρία από το συντονισμό της υπόλοιπης ομάδας και από την αρωγή του προς τη ΔΕΣ στην πραγματοποίηση χορηγικών αιτημάτων. Να τονίσουμε, βέβαια, πως αφενός επίσημα αιτήματα θα αποστέλλονται μόνο από τη ΔΕΣ, πως αφετέρου δεσμευτικές αποφάσεις σε ό,τι αφορά τους χορηγούς θα λαμβάνονται μόνο από τη ΔΕΣ και πως τα μέλη της Οργανωτικής Ομάδας δε θα χρησιμοποιούν το όνομα του Σωματείου. 35th NSC of EYP Greece 7-10 April 2017
Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου τα οργανωτικά στελέχη θα χωρισθούν, επίσης, σε ομάδες εργασίας που θα εναλλάσονται στις παραδοσιακές εργασίες του organiser ενώ παράλληλα θα διατηρούν τα καθήκοντα του προσυνεδριακού τους ρόλου αναλαμβάνοντας συντονιστική δράση στους τομείς που θα γνωρίζουν καλύτερα. Τέλος, η δομή που θέλουμε να δώσουμε στην Οργανωτική Ομάδα δεν αποκλείει την συμμετοχή σ'αυτήν ατόμων εκτός Αττικής – θα καταλάβουν θέσεις που δεν απαιτούν διαρκή φυσική τους παρουσία προσυνεδριακά – θα χρειαστεί όμως να μεταβούν στην Αθήνα πριν τη διεξαγωγή της συνδιάσκεψης για ένα τουλάχιστον Training, προϋπόθεση που θα διευκρινίζεται ξεκάθαρα στην αίτηση. Μέρος των ανακύπτοντων εξόδων θα καλυφθεί από τον προυπολογισμό, εκτός απροόπτου, καθώς υπάρχει σχετική πρόβλεψη προσυνεδριακών εξόδων.
35th NSC of EYP Greece 7-10 April 2017