Vision for Organising Team | 37th National Selection Conference of EYP Greece

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ​ ​ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ​ ​ΝΕΩΝ​ ​ΕΛΛΑΔΟΣ EUROPEAN​ ​YOUTH​ ​PARLIAMENT​ ​GREECE

Vision​ ​for​ ​the​ ​Organising​ ​Team 37​th​​ ​National​ ​Selection​ ​Conference,​ ​March​ ​-​ ​April​ ​2018

TO​ ​ORGANISING​ ​TEAM Η οργανωτική ομάδα της 37​ης Εθνικής Συνδιάσκεψης Επιλογής θα απαρτίζεται αρχικά από 16 μέλη τα οποία θα κατανεμηθούν σε τέσσερις (4) ομάδες και θα κληθούν να αναμειχθούν έντονα στις προσυνεδριακές εργασίες. Ο στόχος μας είναι να δοθεί στα μέλη της ομάδας η ευκαιρία να αναπτύξουν μια σφαιρικότερη γνώση και κατανόηση της διαδικασίας υλοποίησης μιας ΕΣΕ καθώς και η δυνατότητα να δράσουν δημιουργικά προσφέροντας τη δίκη τους οπτική στα ανακύπτοντα​ ​ζητήματα. Η κατανομή σε ομάδες εργασίας οι οποίες θα είναι βασισμένες σε βασικούς τομείς, αναγκαίους για την υλοποίηση μιας ΕΣΕ, θα δώσει στους organisers πολύτιμες και πρακτικές γνώσεις καθώς και την ευκαιρία να γνωριστούν και να συνεργαστούν αρκετό καιρό πριν την συνδιάσκεψη, χαρίζοντας έτσι μια αυξημένη αίσθηση ομαδικότητας. Επιπλέον, ενώ τα μέλη της Οργανωτικής ομάδας θα ασχοληθούν με ένα συγκεκριμένο αντικείμενο, στόχος είναι να κατανοήσουν και τις λειτουργικές ανάγκες της συνδιάσκεψης διατελώντας τον παραδοσιακό ρόλο του organiser κατά τη διάρκεια της συνδιάσκεψης. Έτσι θα αποκτήσουν την απαραίτητη ευθύνη όχι μόνο για το​ ​αντικείμενο​ ​τους​ ​αλλά​ ​και​ ​για​ ​τα​ ​υπόλοιπα​ ​στοιχεία​ ​που​ ​συνθέτουν​ ​τη​ ​συνδιάσκεψη. Σημαντικό πρέπει να θεωρηθεί επίσης πως η δομή που θα λάβει η Οργανωτική Ομάδα επιτρέπει και την συμμετοχή σε αυτήν ατόμων εκτός Αττικής, σε θέσεις που δεν θα απαιτούν την συνεχή προσυνεδριακή τους παρουσία στην πόλη της Αθήνας. Τέλος, με στόχο την διαμόρφωση ομαδικού κλίματος και την καλύτερη προετοιμασία της ομάδας, θα διεξαχθεί Training, οι λεπτομέρειες​ ​του​ ​οποίου​ ​θα​ ​γίνουν​ ​γνωστές​ ​σε​ ​μεταγενέστερο​ ​επίπεδο. Ο​ ​χωρισμός​ ​στις​ ​τέσσερις​ ​Ομάδες​ ​Εργασίας​ ​θα​ ​είναι​ ​ο​ ​εξής: Ομάδα​ ​1​:​ ​Accommodation,​ ​Venues​ ​&​ ​Transport, Ομάδα​ ​2​:​ ​Food​ ​&​ ​Material, Ομάδα​ ​3​:​ ​Delegates’​ ​&​ ​Officials’​ ​Support, Ομάδα​ ​4​:​ ​Social​ ​Events,​ ​Theme​ ​Implementation​ ​&​ ​Public​ ​Relations​ ​(PR). Κάθε​ ​ομάδα​ ​θα​ ​αποτελείται​ ​από​ ​τέσσερα​ ​(4)​ ​μέλη.

​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​2

Αναλυτικότερα, οι ενδεικτικές αρμοδιότητες που θα κληθεί να αναλάβει κάθε ομάδα είναι οι εξής:

Accommodation,​ ​Venues​ ​& Transport

Τα μέλη της ομάδας 1 θα είναι υπεύθυνα για τον σχεδιασμό sitting και accommodation plan, τον συντονισμό τεχνικών λεπτομερειών στα venues, την επίσκεψη και αξιολόγηση προτεινόμενων χώρων συνοδεύοντας τα μέλη της ΔΕΣ καθώς και για τις απαραίτητες μετακινήσεις των υπόλοιπων μελών της​ ​συνδιάσκεψης.

Food​ ​&​ ​Material

Τα μέλη της ομάδας 2 θα αναλάβουν την διαχείριση των γευμάτων και του αντίστοιχου υλικού για το φαγητό καθώς και όλου του υπόλοιπου υλικού της συνδιάσκεψης Θα είναι παρόντες στην διαδικασία αγοράς, ταξινόμησης, οργάνωσης και γενικής διαχείρισης του νέου άλλα και ήδη υπάρχοντος υλικού.

Delegates​ ​&​ ​Officials Support

Τα μέλη της ομάδας 3 θα αναλάβουν την επικοινωνία με τους Officials και τους Delegates, την υποστήριξη τους, την δημιουργία διαφόρων φορμών, την υποστήριξη της ΔΕΣ κατά τη διαδικασία αποστολής των εγκυκλίων στα σχολεία καθώς​ ​και​ ​την​ ​τηλεφωνική​ ​και​ ​διαδικτυακή​ ​επαφή​ ​μαζί​ ​τους.

Social​ ​Events,​ ​Theme Implementation​ ​&​ ​PR

Τα μέλη της ομάδας 4 θα συμβάλουν στην υλοποίηση διαφόρων δραστηριοτήτων, στην ενσωμάτωση της θεματικής στο καθημερινό πρόγραμμα της συνδιάσκεψης, στη σύνταξη και μορφοποίηση εγγράφων καθώς και στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης​ ​του​ ​συνεδρίου.

3