Tecnicas de Documentacion

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

MÓDULO DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS 1. PRESENTACIÓN DEL MÓDULO La documentación general y las técnicas para obtener datos correctamente procesados, nos conllevan a mantener conocimientos teóricos – prácticos de cómo planificar, sistematizar y organizar la información. En el analista es esencial, para proporcionar entendimiento de un sistema, a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir su auditoria y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos, como hacerlo funcionar.

Determinar como un sistema de información ayudará a la competitividad dentro de una empresa es uno de los roles de un profesional informático.

2. ORIENTACIONES PARA EL AUTOAPRENDIZAJE    

Recopilación de datos a través de Internet Realizar constantes lecturas acerca del material científico tratado Si se trabaja, aplicar los conocimientos adquiridos en el lugar de trabajo Utilización de organizadores gráficos para simplificar ideas

3. PROPÓSITO Realizar la documentación necesaria cuando se está involucrado dentro de un proyecto de software y el manejo correcto de un sistema de información.

4. OBJETIVOS   

Dominar conceptos generales sobre documentación y técnicas de recolección de datos.

Elaborar manuales gerenciales y de usuario final.

Manejar sistemas de información tratados automáticamente y maximizar su acción

1

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

5. TABLA DE CONTENIDOS a. UNIDAD # 1 – DOCUMENTACIÓN GENERAL ¿Qué Es La Documentación? …………………………………….5 Datos - Información - Conocimiento – Saber………………….. 6 b. UNIDAD # 2 – SISTEMAS DE INFORMACIÓN Introducción……………………………………………………….10 Análisis Y Sistemas……………………………………………….10 Definición De Sistema De Información…………………………11 El Analista De Sistemas De Información……………………….12 Características De Sistema De Información…………………….13 Tipos Y Usos De Los Sistemas De Información………………..14 Evolución De Los Sistemas De Información……………………17 Ciclo De Vida De Un Sistema…………………………………….21 El Desarrollo De Los Sistemas……………………………………21 c. UNIDAD # 3 – DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS Documentación De Sistemas………………………………………27 Importancia De La Documentación De Sistemas………………..27 Estandarización Y Normalización………………………………...28 Estándares Básicos De Documentación…………………………..28 Normalización………………………………………………………29 Teoría General De Los Manuales De Documentación…………..29 Manual Administrativo……………………………………………..30 Manual De Usuario………………………………………………….34 Manual De Referencia……………………………………………….38 Manual De Captación……………………………………………….39 Manual De Operación……………………………………………….43 d. UNIDAD # 4 – RECOLECCIÓN DE DATOS Recolección De Datos……………………………………………..….47 Técnicas Para Hallar Datos…………………………………………..47 La Entrevista…………………………………………………………..47 La Encuesta……………………………………………………………52 Cuestionario…...………………………………………………………59 La Observación…………………………………………………..……60 6. COMPETENCIAS a. Utilización de términos especializados en el área de documentación. b. Reconocimiento y solución de problemas que puedan existir dentro de un sistema de información c. Documentar correctamente los procesos que involucra un proyecto de software.

2

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

7. BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA www.monografias.com www.lafacu.com www.lawebdelprogramador.com

3

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Nombre de la unidad: DOCUMENTACIÓN GENERAL

 Objetivo: Dar conocer conceptos básicos a cerca de documentación y

el

proceso

de

cómo

fluye

la

información

en

un

sistema

automatizado.

 ORGANIZADOR GRÁFICO:

DATOS

PROCESO DE INFORMACION

DOCUMENTACIÓN GENERAL

SABER

4

INFORMACIÓN

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Desarrollo de contenidos:

UNIDAD # 1 DOCUMENTACIÓN GENERAL EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN GENERAL ¿QUÉ ES LA DOCUMENTACIÓN? EMISOR - MENSAJE - RECEPTOR La mayoría de los autores están de acuerdo en que la comunicación es la transmisión de un mensaje que va de un emisor a un receptor por medio de una señal que se da a través de un canal. Es un proceso informativo en el que intervienen elementos básicos como una fuente (emisor), un medio (canal) y un mensaje. La fuente, como iniciador del mensaje, puede desear impartir un conocimiento, una actitud o un hecho a un receptor. Para hacerlo, la fuente debe encontrar alguna forma de codificar ese mensaje para transmitirlo de forma exacta al destino. Para ello puede utilizar expresiones, palabras y algún otro tipo de código siempre que sea familiar para el receptor. Se trata de que entienda el significado. A su vez la fuente debe encontrar un canal apropiado a través del cual transmita el mensaje. Una vez que el receptor ha recibido el mensaje lo codifica dentro del alcance de su propia experiencia. El reconocimiento del mensaje por el receptor proporciona lo que denominamos retroalimentación para el emisor en el sentido de que el mensaje ha sido recibido. En este punto consideramos que el modelo básico de comunicación se llega a invertir. La retroalimentación da al emisor alguna indicación de la forma en la que el receptor ha aceptado el mensaje y capacita al emisor para modificar, repetir o explicar el mensaje con mayor detalle.

Como características generales podemos decir que el programa (disciplina que consta en un programa) es información; abierta, flexible, dinámica, y a demás se consolida en su andadura. ¿?

DOCUMENTACIÓN COMO COMUNICACIÓN: (PROCESO INFORMATIVO) Es uno de los posibles objetos de la información. No podemos negar que la documentación es información y que además se acoplan entre ambas. El concepto información constituye la base de la documentación. La

5

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

documentación tiene como fin último la noticia de los documentos, es decir, transmitir un mensaje, y su finalidad primordial es informar (LESANTES).

La documentación es información: potencia la información e informa acerca de la información. Pero la documentación no es solamente información en el sentido superficial; es más bien dar forma por parte de un sujeto emisor de un documento que contiene un mensaje para ser trasladado ese conocimiento a un sujeto receptor. El proceso documental descansa en el proceso informativo (ver fotocopia). Sin el proceso informativo, objeto de estudio de la ciencia de la información hemos visto que intervienen unos elementos básicos de modo paralelo el proceso documental es una variedad del primero. En todo proceso documental se da un emisor: el documentalista, y un mensaje: el documento. A través de un medio determinado para llegar a un receptor, que es el investigador o el usuario con carácter general la naturaleza de este proceso peculiar de información se deriva del objeto transmitido: el documento., pues en el proceso documental lo que se transmite a partir de emisor es precisamente un documento, que llamaremos documento secundario. Es el documentalista el que transforma el documento primario en secundario.

DATOS - INFORMACIÓN - CONOCIMIENTO - SABER Datos: Símbolos (letras, números...) que se usan para representar los hechos o acontecimientos.

Información: Cuando los datos se almacenan en memoria o soporte físico. Una vez entendidos tenemos la información.

Conocimiento: Estado cognitivo por excelencia. Se retiene al registro organizado de la experiencia humana en una representación física.

Saber: Algo más que el conocer. Requiere juicios de valor y supone la aplicación del conocimiento contenido en el juicio humano en relación con criterios o valores que son generalmente aceptados.

Estos cuatro conceptos pueden ser considerados como parte de un todo. Uno nos lleva a otro y a su vez cada uno es el resultado de la acción del anterior. No hay límites establecidos, son simplemente eslabones de una cadena.

El espectro del conocimiento representado comienza en un hecho, es decir, un suceso, una condición o cambio en el estado del ser humano. Este estado ha de estar representado en símbolos, números, letras... convirtiendo la representación de los hechos. Cuando organizamos estas representaciones usando reglas y convenciones generamos datos. Estos datos son percibidos cuando estimulan nuestro sentimiento y sentidos. Cuando llegamos a conocer

6

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

estos datos decimos con frecuencia que hemos adquirido información, lo que realmente significa es que hemos conocido un suceso, pero nada más.

Con estos datos podemos almacenarlos en nuestra mente o podemos registrarlos en un soporte. Esta representación mental o física de los datos de los que estamos enterados es información. Cuando aplicamos un significado a esta información recibida, tienen lugar unos procesos cognitivos más profundos.

7

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 AUTOEVALUACIÓN:

1. CON SU CRITERIO DEFINA COMUNICACIÓN

2. DOCUMENTACIÓN ES:……………………………...

3. DEFINA: 

DATO:



INFORMACIÓN:



CONOCIMIENTO



SABER

4. EJEMPLIFIQUE



DATO:



INFORMACIÓN:



CONOCIMIENTO



SABER

8

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Nombre de la unidad: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 Objetivo: reconocer un proceso de información dentro de cualquier dominio, como modificarlo o mejorarlo para un mejor funcionamiento.

 ORGANIZADOR GRÁFICO:

DATOS

ANALISIS DE PROCESOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CICLO DE VIDA EN UN SISTEMA

9

ETAPAS DE NOLAN

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Desarrollo de contenidos:

UNIDAD # 2 SISTEMAS DE INFORMACION INTRODUCCION. En una organización o empresa, el analista y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los administradores deciden qué estrategia seguir.

Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas más pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos. Sin embargo, los propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control.

ANALISIS Y SISTEMAS El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorar con métodos y procedimientos más adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes.

Análisis Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras al sistemas.

Diseño: Especifica las características del producto terminado.

Análisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer.

Diseño: Establece como alcanzar el objetivo.

10

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

11

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes: EL ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION En una empresa pequeña, lo más probable es que realice las actividades: 1.-ANALISIS DE SITEMAS (Analista de información): Es reunir información y determinar los requisitos. Los analistas no son responsables del diseño de sistema.

2.-ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA (Diseñadores de sistemas, Diseñadores de aplicaciones): El analista tiene la responsabilidad adicional de diseñar el nuevo sistema.

3.-ANALISIS, DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA (Analista programador): Desarrolla las especificaciones de diseño y escribe el software necesario para implementar el diseño.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION Software. Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la documentación asociada, que sirve para realizar el método lógico.

Hardware: Los dispositivos electrónicos que proporcionan la capacidad de computación y que proporcionan las funciones del mundo exterior.

Gente: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del hardware.

Bases de datos: Una colección grande y organizada de información a la que se accede mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.

12

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Documentación: Los manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el uso y / o la operación.

Procesamientos: Los pasos que definen el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto procedimental en que reside el sistema.

Control: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de control tolerables de rendimiento por ejemplo: el sistema de control de un calentador de agua.

CARACTERISTICAS DE SISTEMA DE INFORMACION Sus principales características son: 

Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.



Son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones.



Son intensivos en entradas y salidas de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información.



Tiene la propiedad de ser recolectores de información.



Son adaptables de aplicación que se encuentran en el mercado.

Ejemplos: facturación, nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general.

ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN: Entradas:    

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

Facturas (interfase automático).

Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:   

Cálculo de antigüedad de saldos.

Cálculo de intereses moratorios.

Cálculo del saldo de un cliente.

13

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Almacenamiento:   

Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catálogo de clientes.

Facturas.

Salidas:    

Reporte de pagos.

Estados de cuenta.

Pólizas contables (interfase automática) Consultas de saldos en pantalla de una Terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: 1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de

14

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura.

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

SISTEMAS

TRANSACCIONALES.

Sus

principales

características son:  

 



A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

15

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

SISTEMAS DE APOYO DE LAS DECISIONES. Las principales características de estos son: 

 



 



Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

SISTEMAS ESTRATÉGICOS.

Sus principales características

son:  



Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada

16

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN



al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: ETAPA DE INCIACIÓN   

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

17

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN









El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

ETAPA DE CONTAGIO O EXPANSIÓN.

Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son: 



 







Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos

18

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

ETAPA DE CONTROL O FORMALIZACIÓN Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: 









 

Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

ETAPA DE INTEGRACIÓN Las características de esta etapa son las siguientes: 





La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó

19

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 



mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

ETAPA DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS

Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:  



El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

ETAPA DE MADUREZ Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: 





Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

20

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA Los Sistemas tienen ciclos de vida, al igual que las personas, este ciclo tiene 4 etapas: Nacimiento: Es cuando se tiene la idea sobre como puede ayudar un sistema.

Desarrollo: Es cuando las ideas se hacen realidad.

Producción: Es cuando se instala el sistema y empieza a cubrir las necesidades de la empresa, en esta etapa se modifica continuamente.

Muerte: Es cuando el sistema acumula muchas modificaciones y su mantenimiento se hace muy costo, y se tiene que eliminar. Y empieza otra vez el ciclo.

EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS Los sistemas debe ser una interacción entre el usuario y el programador, debe ser una cooperación entre ambos.

Lo primero se tiene que hacer es un prototipo del sistema, esto es algo así como una maqueta para los arquitectos, y sirve a la empresa para ver como es que trabajara el sistema, o si hay que hacer algún cambio antes de ser instalado.

Para esto se siguen las siguientes fases:

21

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

I.- Se tiene que definir claramente lo que el usuario necesita que el sistema le reporte.

II.- Se crea un sistema prototipo, este sistema funciona como el final pero como en todo se tiene que hacer pruebas antes de implantarse, por ejemplo si un sistema requiere realizar 1,000 transacciones por minuto, en el sistema prototipo solo se realizan 10, la palabra prototipo lo dice claramente.

III.- En esta fase se tienen dos caminos: Si y No. Si: si el usuario acepta el prototipo, se desarrolla el sistema final No: si el usuario no acepta el prototipo, es por que tiene algunas sugerencias para incluir en el sistema. Se hacen las modificaciones y se vuelve a probar el prototipo.

IV.- Se desarrolla el sistema final.

Algo que está entre la definición de necesidades y la creación del sistema, esta una de las cosas, también muy importantes, que es la elección del Software y Hardware adecuados para el buen funcionamiento del sistema.

Conclusión Para que un sistema de información computarizado funcione lo mejor posible, primero que nada es necesario que se combinen el Hardware y Software adecuados para el desempeño de la tarea requerida, es muy importante que se realicen estudios sobre los diferentes programas (Software) y los dispositivos (Hardware) que existen para elegir el que mejor convenga.

Después debe de haber una buena comunicación entre el usuario y el programador para especificar claramente lo que se requiere.

Y como final para que un sistema funcione adecuadamente, deben de existir documentación del mismo, los procedimientos para cada función del sistema, ya que el mal uso de éste puede ocasionar que no sea óptimo en su funcionamiento.

22

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

En al siguiente figura se puede englobar lo que es el desarrollo de un sistema y los elementos que interactúan en el.

23

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN BÁSICO DE UN HIPERMERCADO Cada sector empresarial o incluso cada empresa tiene su propio sistema de información.

Algunos procesos de información en un hipermercado Las entradas de información del sistema son varias: los datos de salida de mercancía por las cajas, las entradas de artículos por el almacén, los datos facilitados por las balanzas de la sección de perecederos, las fechas de caducidad de ciertos productos y la fecha del día.

Como salida se desea obtener los pedidos automáticos a proveedores para poder reponer lo que se va vendiendo y mantener un stock de seguridad, las órdenes para que el almacén expida determinados artículos y los reponga en su correspondiente lineal, (sin que el encargado vaya a ver "como va la cosa"), la información bancaria para realizar los pagos en la fecha que corresponda y, desde luego, los datos para el programa de contabilidad y las estadísticas, de vital importancia para la dirección de operaciones y el departamento de márketing.

Entre las entradas y las salidas, existe todo un proceso de validación de entradas, valoración de mercaderías, control del rendimiento de las cajeras, generación de listados paramétricos e informes de gestión, etc. Mediante el análisis de las salidas obtenidas es posible modificar las entradas para mejorar el resultado final.

24

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 AUTOEVALUACIÓN: 1. DEFINA SEGÚN SU CRITERIO SISTEMA DE INFORMACIÓN:

2. GRÁFIQUE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN:

3. ENLISTE LAS ETAPAS DE NOLAN:

4. EJEMPLIFIQUE CORRECTAMENTE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.

25

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Nombre de la unidad: DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS

 Objetivo: Realizar correctamente los manuales respectivos cuando se cumpla el desarrollo de cualquier tipo d software por parte del analista de sistemas.

 ORGANIZADOR GRÁFICO:

MANUAL DE USUARIO

MANUAL ADMNISTRATIVO

DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS

DIAGRAMAS

26

NORMALIZACIÓN

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Desarrollo de contenidos:

UNIDAD # 3 DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS Introducción La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.

Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos: Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y mantenimiento.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.

La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención.

27

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.

ESTANDARIZACION Y NORMALIZACION Estandarización Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.

Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.

Ventajas De La Estandarización     

Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.

Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

Asegura que el sistema opere correctamente.

Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

ESTANDARES BÁSICOS DE DOCUMENTACIÓN

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:     

Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.

Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

La documentación deberá ser completa.

Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

La documentación siempre se conserva actualizada.

28

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

NORMALIZACIÓN 

Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.



Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.



Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.

TEORÍA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIÓN

Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.

Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades.

El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:      

Concreto.

Ser preciso y definir los términos utilizados.

Utilizar párrafos cortos.

Utilizar títulos y subtítulos.

No emplear frases largas que presenten hechos distintos.

No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia

29

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL ADMINISTRATIVO

Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que será función de la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto en él satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobación, se estará en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentación.

El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la información necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente documental de| consulta una vez que el Sistema ha sido implantado.

CONTENIDO      

      

Nombre del sistema Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.

Equipo Encargado Del Sistema Nombre del personal encargado del análisis y diseño del sistema.

Resumen Administrativo Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene como propósito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma correcta de la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe ser único, este deberá conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema.

Planteamiento Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirán de partida al desarrollo del análisis del sistema. Se debe mencionar: Dependencia que requirió el trabajo.

Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo (acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros) Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.

Fechas correspondientes.

Objetivos Del Sistema

30

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Aquí se dejarán establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara y precisa para evitar errores de interpretación.  Entradas Del Sistema (Información A Captar) Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las operaciones del sistema así como la información detallada de aquellos conceptos que serán los datos a captar por el sistema. Se deberán mencionar todos los datos que en forma secundaria originan una entrada importante al sistema.

Ejemplo: Nombre del Documento Fuente Módulo o Procedimiento donde entra el documento Usuarios que manejan el documento Origen del documento 

Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener) En este punto, solamente se describirán los resultados de mayor importancia obtenidos a través de todo el proceso. En esta sección se debe dar mayor énfasis a la información que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan sólo mención de los resultados a obtener.

Ejemplo: Nombre de la salida Destino Periodicidad en que se genera Usuarios que lo requieren DIAGRAMACION GENERAL DEL SISTEMA

Es la representación gráfica de las fases del Sistema y su flujo a través de las dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La técnica a utilizar y la simbología debe ser seleccionada por los interesados.

EXPLICACIONES DE LAS FASES DEL SISTEMA Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra gráficamente, ahora se describe en forma genérica, explicando los procesos que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles técnicos o específicos. Se deberá resaltar aquellas fases del proceso en las cuáles se obtengan resultados de importancia así como aquellas que requieran una supervisión especial.

31

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripción, además de las cantidades que se requieran.

ESTIMACIÓN DE LA FECHA PROBABLE DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA Es necesario que exista una fecha probable de implantación cuya base será la terminación de todas las actividades para la creación del sistema, tales como: análisis, programación, elaboración de formas, y otros.

Se recomienda utilizar diagrama de Gantt o de Pert para establecer el período de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.

Ejemplo:  Escala del tiempo en semanas  Actividades a realizar 1 2 3 4  Presentación de la Propuesta *****  Análisis  Costo / Beneficio *****  Adquisición del Equipo *****  Entrenamiento *****

32

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

CONSIDERACIONES GENERALES DEL NUEVO SISTEMA En este punto se deberá señalar las ventajas, desventajas, y principales diferencias del nuevo sistema con el anterior, tales cómo seguridad, disminución de costo, ahorro de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros.

Además, desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados.

33

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE USUARIO

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado.

Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir información. Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema. Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.

Objetivos      

Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.

Servir como manual de aprendizaje.

Servir como manual de referencia.

Definir las funciones que debe realizar el usuario.

Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

PASOS A SEGUIR PARA DEFINIR COMO DESARROLLAR EL MANUAL DE USUARIO.  



Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema.

Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usarían el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.

Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o procesos que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.

34

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:      

Los documentos a los que se pueden dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos.

Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

El momento en que se debe solicitar una operación deseada.

Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

CONTENIDO DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visión general del sistema.

EJEMPLO

MÓDULO: FACTURACIÓN / VENTAS

35

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

DIAGRAMA PARTICULAR DETALLADO. Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del departamento usuario a quien está dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

EJEMPLO: Módulo Facturación Ventas

EXPLICACIÓN GENÉRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases señalando:    

El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la información.

La obtención de un resultado parcial.

El envío de información a otra dependencia.

36

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

EJEMPLO: Módulo Facturación Ventas

INSTALACIÓN DEL SISTEMA La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular.

INICIACIÓN AL USO DEL SISTEMA En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

37

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE REFERENCIA Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores.

Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volúmenes. Los sistemas de ayuda en línea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

CADUCIDAD DE DOCUMENTO FUENTE Y DESTINO FINAL Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un período de retención y un destino especificado.

38

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE CAPTACION Permite tener una clara visión del proceso de Captación de los datos fuentes previo al procesamiento electrónico de los mismos.

Objetivos  

Documentar al usuario a cerca del recorrido a través de las pantallas del sistema.

Conocer la forma cómo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la ejecución del sistema.

CONTENIDO DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA

Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla. (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).

39

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

DIAGRAMAS DE PANTALLA

SISTEMA INTEGRADO MAESTRO VERSIÓN 1.0

Página 1 de 1 Fecha/Diseño: 31/08/2002

Fecha/Actualización: 31/08/2002

Autores:

Para:

NIGENSA S.A. Nombre Físico:

Descripción: Menú Mantenimientos

Principal.frm

DISEÑO DE FORMATO DE PANTALLAS

Observaciones :

40

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

SISTEMA INTEGRADO MAESTRO VERSIÓN 1.0

Página 1 de 1 Fecha/Diseño: 31/08/2002

Fecha/Actualización: 31/08/2002

Autores:

Para:

NIGENSA S.A. Nombre Físico:

Descripción: Registro de Contratos

Frm_contrato.frm

DISEÑO DE FORMATO DE PANTALLAS

Observaciones :

Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo.

41

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Puntos a documentar en una pantalla:  Explicación del recorrido para llegar a la pantalla.  Formato de los datos a captar.  Formato en que son captados los datos.

EXPLICACIÓN GENÉRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA Es una explicación clara, breve de todos los módulos que se presentan en el diagrama general.

EQUIPO UTILIZADO PARA LA CAPTACIÓN Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.

Debe contener los siguientes puntos:  Uso del equipo:  Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captación de la información, dando una explicación del encendido, manejo, control y del material que se usa como medio de captación de los datos.

ENTRENAMIENTO DEL SOFTWARE DE LA APLICACIÓN: Explicación del software utilizado en complemento al sistema. 

Ejemplo: como entrar y salir del sistema.



Situaciones Anormales Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o cualquier condición fuera dc lo normal. Ejemplo: Situación anormal Mensaje Causas Soluciones

42

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE OPERACIÓN Objetivo Contiene la información que permite al personal de operación utilizar en forma eficiente la operación de los sistemas de procesamiento electrónico.

CONTENIDO DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla.

Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).

DIAGRAMA GENERAL DEL FLUJO DEL PROCESO ELECTRÓNICO.

Gráfico - Microsoft Visio Se representa en este diagrama todo el ambiente periférico que interactúa en el sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnéticos y dispositivos de salida, etc. La simbología a utilizar debe ser establecida como estándar.

(Ejemplos: cintas, discos, disquetes).

EXPLICACIÓN GENÉRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA Es una explicación clara, breve de todos los módulos que se presentan en el Diagrama general descrito anteriormente.

43

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

DIAGRAMA DE PANTALLAS DEL SISTEMA Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo.

Puntos a documentar en una pantalla:  Explicación del recorrido en pantalla.  Formato en que son captados los datos.  Instructivo De Operación Por Programa  Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye:  Diagrama electrónico del programa.

44

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 AUTOEVALUACIÓN

1. DEFINA SEGÚN SU CRITERIO DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS.

2. ENLISTE 5 VENTAJAS DE LA ESTANDARIACIÓN

3. EXPLIQUE BREVEMENTE LOS TIPOS DE MANUALES DE SISTEMAS.

45

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Nombre de la unidad: RECOLECCIÓN DE DATOS

 Objetivo: Utilizar correctamente las técnicas y herramientas de recolección de datos que servirán para el desarrollo de un proyecto de software.

 ORGANIZADOR GRÁFICO:

 INFORMACIÓN

ENTREVISTA

RECOLECCIÓN DE DATOS

OBSERVACIÓN

46

ENCUESTA

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 Desarrollo de contenidos:

UNIDAD # 4 RECOLECCIÓN DE DATOS La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.

Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.

LA ENTREVISTA Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

Dentro de una organización, la entrevista es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos.

Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para

47

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

PREPARACIÓN DE LA ENTREVISTA 

   

Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc.

(Investigación).

Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).

Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista.

(Psicología).

Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Psicología).

Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

CONDUCCIÓN DE LA ENTREVISTA

       

Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).

Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).

Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).

Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).

Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).

Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores.

(Objetividad).

Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.

Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).

SECUELA DE LA ENTREVISTA

  

Escribir los resultados (Documentación).

Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).

Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

RECABAR DATOS MEDIANTE LA ENTREVISTA

48

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.

En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importante. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.

DETERMINACIÓN DEL TIPO DE ENTREVISTA La estructura de la entrevista varía. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras.

Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.

Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

49

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada FORMA DE PREGUNTA ABIERTA FORMA CERRADA

DE

PREGUNTA

Ejemplo: obtener la información Ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños sobre las características de diseño críticas para los empleados. críticas para los empleados. “algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..."

“La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior:

Bajo estas circunstancias ¿apoyaría -¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles usted el desarrollo de un sistema de no? este tipo?

-¿En donde se presenta la mayor parte del problema?

- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja?

Entre otros SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán al gerente más importante.

50

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

REALIZACIÓN DE ENTREVISTA La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. La buena entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas: o o o o

¿Qué es lo que me está diciendo la persona? ¿Por qué me lo está diciendo a mí? ¿Qué está olvidando? ¿Qué espera está persona que haga yo?

VENTAJAS

Entrevista estructurada

Entrevista no estructurada

-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder.

-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.

-Fácil de administrar y evaluar.

-El entrevistador puede explotar áreas que surgen -Evaluación más objetiva espontáneamente durante tanto de quienes la entrevista. responden como de las respuestas a las -Puede producir preguntas. información sobre área que se minimizaron o en las que -Se necesita un limitado no se pensó que fueran entrenamiento del importantes. entrevistador.

-Resulta en entrevistas más pequeñas.

51

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

-Alto costo preparación.

DESVENTAJAS

de -Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde -Los que responden como del entrevistador. pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y -Los entrevistadores carácter mecánico de las pueden introducir sus preguntas. sesgos en las preguntas o al informar de los resultados.

-Un alto nivel en la estructura puede no ser -Puede recopilarse adecuado para todas las información extraña situaciones.

-El análisis y la -El alto nivel en las interpretación de los estructuras reduce resultados pueden ser responder en forma largos. espontánea, así como la habilidad del -Toma tiempo extra recabar entrevistador para los hechos esenciales. continuar con comentarios hacia el entrevistado.

LA ENCUESTA

Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de información". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.

Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica de información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.

Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.

Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una

52

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

encuesta para obtener información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.

No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en persona.

Aún así, todas las encuestas tienen algunas características en común.

A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la población de interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.

Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.

El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas. ¿CUÁN GRANDE DEBE SER LA MUESTRA? El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.

Aún así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.

53

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y económicos de determinar la realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas. ¿QUIÉN LLEVA A CABO LAS ENCUESTAS? Todos conocemos sobre las encuestas de opinión pública que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes periódicos describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico o estación de televisión local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisión, así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las encuestas no son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito administrativo, comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:   

  

   

Las cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le dicen cuántas y qué tipo de personas ven sus programas.

Statistics Canadá lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre niños (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.

Es una buena práctica nunca identificar los participantes individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas estadísticas y de los recursos disponibles para la encuesta.

Los fabricantes de automóviles usan encuestas para determinar cuán satisfechos están las personas con sus autos.

El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para obtener información sobre empleo y desempleo en la nación.

La Agencia para la Política e Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar cuanto dinero está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado médico.

Las autoridades de transportación local conducen encuestas para obtener información sobre los hábitos de viaje y transportación de las personas.

Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qué leen sus suscriptores.

Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y otras facilidades recreativas.

54

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento científico básico.

Economistas, sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar. ¿CUÁLES SON ALGUNOS MÉTODOS COMUNES DE ENCUESTAS? Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos.

Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos, líderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales.

Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos.

Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes. Extraer datos de récords médicos y otros se hace también con frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos, la información se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automáticamente los canales que se observan.

Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes.

Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas pueden ser más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organización profesional.

55

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.

Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger información compleja.

Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona. ¿QUÉ PREGUNTAS HACEMOS EN UNA ENCUESTA? Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación).

Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia).

Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.

Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.

La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicad y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el déficit presupuestario?

Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos -

56

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítems de información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista.

En estas encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.

Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo. ¿QUIÉN TRABAJA EN LAS ENCUESTAS? El trabajador de encuestas mas conocido por el público es el entrevistador que llama por teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial.

Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo parciales. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su ingreso regular.

Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatización de las encuestas han comenzado a alterar este patrón -aumentando el número de encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas básicas en el uso de computadoras adquieren cada día más importancia.

La mayoría de las organizaciones que hacen investigación proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar están la habilidad para acercarse a personas extrañas (en persona o por teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el público es el entrevistador pero hay muchos otros.

Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra.

Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las

57

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta.

En la mayoría de las organizaciones de investigación por encuestas, el personal gerencial habrá tomado cursos graduados de métodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en estadísticas, sociología, psicología, mercadeo, alguna materia afín ó poseerán experiencia equivalente.

Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigación frecuentemente tendrán trasfondos académicos similares a los gerentes o habrán avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia. ¿QUÉ SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD? La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos están protegidos por ley (Título 13 del Código Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canadá, y otros países tienen salvaguardas similares.

Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con métodos de encuestas tienen un código de ética (como la Asociación Estadística Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La política recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye:   

    

Usar códigos numéricos para vincular al participante con su cuestionario y guardar la información sobre el vínculo nombre-código en un lugar aparte.

Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la organización de encuestas, incluyendo a sus clientes.

Destruir cuestionarios e información que pueda servir para identificar los participantes luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora.

Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de los archivos de computadora usados para análisis.

Presentar tabulaciones estadísticas usando categorías amplias para que los participantes individuales no puedan ser identificados.

La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables.

58

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

CUESTIONARIO Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

RECABACIÓN DE DATOS MEDIANTE CUESTIONARIOS Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas pre hechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiables.

SELECCIÓN DE FORMAS PARA CUESTIONARIOS El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

CUESTIONARIO ABIERTO Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

59

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

CUESTIONARIO CERRADO El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

LA OBSERVACIÓN Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace. "¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.

TIPOS DE OBSERVACIÓN El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.

PREPARACIÓN PARA LA OBSERVACIÓN 1.

2.

3.

4.

Determinar y definir aquella que va a observarse.

Estimular el tiempo necesario de observación.

Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.

Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

60

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

CONDUCCIÓN DE LA OBSERVACIÓN 1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.

2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.

3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.

4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.

5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

SECUELA DE LA OBSERVACIÓN 1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.

2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

DIAGRAMA DE FLUJO Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres.

Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.

Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajos más pequeños puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto. ¿CUÁNDO SE UTILIZA UN DIAGRAMA DE FLUJO? Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo.

Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

Algunas aplicaciones comunes son: DEFINICIÓN DE PROYECTOS:   

Identificar oportunidades de cambios en el proceso.

Desarrollar estimados de costos de mala calidad.

Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.

61

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 

Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.

Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futuras al cambio.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS PRINCIPALES:

   

Desarrollar planes para reunir datos.

Generar teorías sobre las causas principales.

Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.

Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.

Diseño de soluciones  

Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuestos.

Aplicaciones de soluciones:  

Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.

Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.

Control (retener las Ganancias):   

Revisar y establecer controles y monitorías al proceso.

Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.

Entrenar a nuevos empleados.

¿Cómo se Utiliza?

La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es; 

 

PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo.

Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.

DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.

62

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN



UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.



HACER PREGUNTAS CONSEJOS PARA LA CONSTRUCCIÓN / INTERPRETACIÓN:

Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.

Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.

Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión de los Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.

CONCLUSIÓN La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.

El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.

63

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.

Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.

El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.

La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica.

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.

64

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 AUTOEVALUACIÓN:

1. DEFINA RECOLECCIÓN DE DATOS:

2. ENLISTE LAS TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

3. EJEMPLIFIQUE UNA ENCUESTA DENTRO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

65

DE

UN

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE. TALLER # 1  Enumerar 10 características del Analista de Sistemas 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

66

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

TALLER # 2  Elaborar correctamente una carta de presentación. Siga el siguiente ejemplo.

Francisco López González C/ San Cristóbal, 24 22520 Fraga (Huesca) Fono.: 042-202020 FRAGA, S.A. (Dpto. Personal) C/ Mayor, 25 22520 Fraga (Huesca) Fraga, 25 de junio de 2003

Con referencia a su anuncio solicitando “Auxiliares de Administración” (con referencia A-2325), publicado en el periódico “Bajo Cinca” el día 24 de junio, les envío mi currículo, junto con la fotografía tipo carné que indicaban en el mismo.

Por la información de que dispongo, creo que mi perfil profesional responde a las características del puesto que ustedes ofrecen. Cuento con formación y experiencia laboral en trabajos de tipo administrativo, como podrán comprobar en el currículo que adjunto; por ello desearía participar en el proceso de selección que se realice para cubrir esta plaza.

En espera de sus noticias, les saluda atentamente,

Fdo.: Francisco López González

67

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

TALLER # 3  Elaborar correctamente un currículo vitae. Siga el siguiente ejemplo.

MODELO DE CURRICULUM VITAE EUROPEO

INFORMACIÓN PERSONAL Nombre Dirección

[ APELLIDOS, Nombre ] [ Número, calle, código postal, localidad, país ]

Teléfono Fax Correo electrónico Nacionalidad Fecha de nacimiento

[ Día, mes, año ]

EXPERIENCIA LABORAL

• Fechas (de – a)

[Empezar por el más reciente e ir añadiendo aparte la misma información para cada puesto ocupado.]

• Nombre y dirección del empleador • Tipo de empresa o sector • Puesto o cargo ocupados • Principales actividades y responsabilidades

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN • Fechas (de – a)

[Empezar por el más reciente e ir añadiendo aparte la misma información para cada curso realizado.]

• Nombre y tipo de organización que ha impartido la educación o la formación • Principales materias o capacidades ocupacionales tratadas • Título de la calificación obtenida • (Si procede) Nivel alcanzado en la clasificación nacional

68

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

CAPACIDADES Y APTITUDES PERSONALES Adquiridas a lo largo de la vida y la carrera educativa y profesional, pero no necesariamente avaladas por certificados y diplomas oficiales.

LENGUA MATERNA

[ESCRIBIR la lengua materna.]

OTROS IDIOMAS

• Lectura • Escritura • Expresión oral

CAPACIDADES Y APTITUDES

[Escribir idioma ] [Indicar el nivel: excelente, bueno, básico.]

[Indicar el nivel: excelente, bueno, básico.]

[Indicar el nivel: excelente, bueno, básico.]

[DESCRIBIRLAS e indicar dónde se adquirieron. ]

SOCIALES Vivir y trabajar con otras personas, en entornos multiculturales, en puestos donde la comunicación es importante y en situaciones donde el trabajo en equipo resulta esencial (por ejemplo, cultura y deportes), etc.

CAPACIDADES Y APTITUDES

[DESCRIBIRLAS e indicar dónde se adquirieron.]

ORGANIZATIVAS Por ejemplo, coordinación y administración de personas, proyectos, presupuestos; en el trabajo, en labores de voluntariado (por ejemplo, cultura y deportes), en el hogar, etc.

CAPACIDADES Y APTITUDES

[DESCRIBIRLAS e indicar dónde se adquirieron.]

TÉCNICAS Con ordenadores, tipos específicos de equipos, maquinaria, etc.

CAPACIDADES Y APTITUDES

[DESCRIBIRLAS e indicar dónde se adquirieron.]

ARTÍSTICAS Música, escritura, diseño, etc.

OTRAS CAPACIDADES Y

[DESCRIBIRLAS e indicar dónde se adquirieron.]

APTITUDES Que no se hayan nombrado anteriormente.

PERMISO(S) DE CONDUCCIÓN INFORMACIÓN ADICIONAL ANEXOS

[Introducir aquí cualquier información que se considere importante, como personas de contacto, referencias, etc.]

[ENUMERAR los documentos anexos.]

69

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN



TALLER # 4 Realizar el análisis de factibilidad técnico y económico de un centro de cómputo con acceso a Internet. (25 pc’s)

70

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN



TALLER # 5 Realizar la distribución gráfica de una red dentro del departamento de contabilidad, sistemas, gerencia de la Empresa a,b,c.

71

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN

 GUIA PARA EL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN o Tema dispuesto con anticipación, con relación a la materia tratada.

o Utilizar Internet o material bibliográfico para las consultas

científicas.

o Al momento de la sustentación, ser directos en la exposición

grupal.

o Ejemplificar los casos tratados en la investigación.

o Utilizar medios escritos y multimedia en el momento de la

exposición.

o Entrega de material en diskette o CD, e impreso.

72