Case Study POLYchem by NAVAX

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CASE STUDY POLYchem setzt bei Prozessoptimierung auf NAVAX ZZ Internationale Zusammenarbeit und Vernetzung

machen das expandierende Handelsunternehmen fit für die Zukunft

Der Kunde

Die Herausforderung

Gegründet 1978, mit der Zentrale in Markt Allhau, begann POLYchem mit dem Großhandel von chemischen Rohstoffen für die Composite/Polyester-Industrie. Danach kamen Rohstoffe für die Farben- und Lack-Industrie sowie den Tooling-Bereich hinzu. Im Zuge der Süd-Ost-Erweiterung wurden fünf Auslandsniederlassungen in Zagreb (Kroatien), Budapest (Ungarn), Brünn (Tschechien), Sofia (Bulgarien) und Bukarest (Rumänien) gegründet, die alle über eigene Lager vor Ort verfügen und somit eine rasche und flexible Abwicklung ermöglichen.

Im Laufe der stetigen Expansion des Unternehmens wurden neben der Ausweitung der Büro- und Lagerkapazitäten auch eine neue Auftragsabwicklung und Koordination der Logistik notwendig. Das starke Distributionsnetzwerk erforderte, neue Unternehmensprozesse einzuführen. Ziel war es auch, die bis dato unabhängigen Auslandsniederlassungen an die Zentrale in Markt Allhau anzuschließen, um grenzüberschreitend auf einem einheitlichen System zusammenzuarbeiten. Dadurch sollten die MitarbeiterInnen entlastet, die Abwicklungswege verkürzt und mehr Transparenz geschaffen werden.

Diese starke Entwicklung macht die POLYchem Gruppe, mit über 50 MitarbeiterInnen, zu einem wichtigen Player im DonauWirtschaftsraum und einem international erfolgreichen Anbieter von chemischen Roh- und Hilfsstoffen.

Dafür war eine Umstellung der bisher verwendeten ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf Microsoft Dynamics AX 2012 notwendig, um den Anforderungen von POLYchem gerecht werden zu können.

Auf einer Nutzfläche von 2.300 m2 alleine am Standort Markt Allhau können bei POLYchem über 5.000 Produkte, darunter auch Gefahrengüter, sicher gelagert werden. In Verbindung mit einem ausgezeichnet funktionierenden Logistiknetzwerk wird den Kunden ein erstklassiger Service geboten.

Alles Gute kommt zurück

Neben dem Fokus auf eine optimale logistische Abwicklung, spielt bei POLYchem die technische Kundenberatung und kontinuierliche Erweiterung des Produktportfolios eine wesentliche Rolle. Weiterer Erfolgsfaktor ist das Team des Handelsunternehmens, das durch Schulungen konsequent fortgebildet wird.

Mit der Umstellung auf Microsoft Dynamics AX 2012 begann auch die erneute Zusammenarbeit von POLYchem mit dem IT-Systemhaus NAVAX. Auf Kundenseite wurde im Jahr 2011 die Entscheidung getroffen, zu NAVAX zurückzukehren, nachdem 2007 ein Wechsel zu einem anderen Produkt und Hersteller stattgefunden hatte. Wie die Erfahrungen zeigten, konnte NAVAX am besten auf die speziellen Anforderungen von POLYchem eingehen. Zum Auftakt des gemeinsamen Projektes kehrte auch der heutige Projektleiter bei POLYchem, Mario Heschl, zur Firma zurück, genauso wie bei NAVAX Michael Kral, der Bestandskundenmanager, wieder zum Systemhaus zurückgefunden hatte.

Die Lösung Im Vorfeld des Projektes fand eine umfassende Beratung von NAVAX statt, um die neuen Anforderungen von POLYchem genau zu analysieren und gemeinsam neue Prozesse zu definieren. Das Hauptaugenmerk lag auf der Umstellung von der bestehenden ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX 2009 auf AX 2012, um die internationalen Tochtergesellschaften an die Zentrale anzubinden, eine zentrale Auswertung der Daten zu ermöglichen und die Logistik, die Personalverwaltung und das Finanzmanagement zu vereinfachen. Dadurch wurden die Anforderungen unterschiedlicher Landesgesetzgebungen erfüllt und die Geschäftsprozesse der einzelnen Standorte harmonisiert und standardisiert.

Die Intercompany-Funktionalität wurde für POLYchem individuell angepasst und optimiert. Dadurch wurde das Bestellsystem aller Niederlassungen, das früher sehr aufwendig war, wesentlich vereinfacht und automatisiert. Die Fehleranfälligkeit konnte dadurch massiv reduziert werden. Die benutzerfreundliche Lösung ermöglicht verbesserte Arbeitsprozesse über eine Oberfläche, die sich funktional als auch layouttechnisch an Microsoft Office-Produkten orientiert. Kundenspezifische Zusatzentwicklungen Die Integration zu einem globalen Artikelstamm war für POLYchem besonders wichtig, um länderübergreifende Bestellungen von über 5.000 Produkten zu vereinfachen. Zusätzlich zu den Standardfunktionen wurde von NAVAX eigens für das Handelsunternehmen die Kopierfunktion von Artikeln entwickelt, welche die Artikelanlage immens beschleunigt, da pro Woche zirka 10 Artikel neu angelegt werden. Weiters wurde eine Umsatzsteuer-Matrix mit sieben Parametern von NAVAX gemeinsam mit POLYchem entwickelt, um alle Geschäfte steuerrechtlich einwandfrei abzuwickeln.

„Die Besonderheit dieses Projektes liegt darin, dass die Initiative dafür nicht von mir ausgegangen ist, sondern von meinen MitarbeiterInnen. Vor allem in Österreich war die Begeisterung der Key-User so groß, dass sie mich innerhalb kürzester Zeit von diesem Migrationsprojekt überzeugt haben. Ich bin im Anschluss wie ein Wanderprediger unterwegs gewesen, um deutlich zu machen, wie wichtig die Anbindung der Tochterunternehmen ist: Daten sind auf einer gemeinsamen Basis vorhanden, können ausgewertet werden und ermöglichen dadurch die Weiterentwicklung des Unternehmens, was mir ganz besonders wichtig ist.“ Alfred Fuchs, Eigentümer & Geschäftsführer von POLYchem

Die Buchhaltung wird nun zu 100% für alle Länder in einem System abgebildet. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie Steuerberater und Lohnverrechnung, funktioniert einwandfrei, da auf demselben System gearbeitet wird. Durch die neuen, durchgängigen Prozesse mit einem System wurde das gesamte Berichtswesen vereinheitlicht und vereinfacht. ERP Lösung in Kombination mit BI Tool Zusätzlich zu den anpassungsfähigen ERP Modulen, ermöglicht Microsoft Dynamics AX 2012 eine optimale Verbindung mit dem Business Intelligence Tool QlikView. Jeder länderspezifische Mandant, der neu im ERP hinzukommt, ist einfach zu erstellen. Alle Daten haben dieselbe Basis, was statistische Auswertungen vereinfacht und präziser macht. Erkannt wird beispielsweise auch, welcher Kunde schon länger nicht gekauft hat und darauf kann prompt reagiert werden. Bedingt durch den globalen Artikelstamm werden alle Informationen automatisch übergeben – auf Knopfdruck mit Lieferschein. Dadurch ist es möglich, immer die älteste Charge zuerst zu reservieren und zu liefern, um veralteten Lagerbestand zu vermeiden. Auswertungen sind auf Knopfdruck möglich und die Zeitersparnis ist enorm.

Umsetzung & Nutzen

Vorteile

Das kurzfristige Ziel war die Migration von Microsoft Dynamics AX 2009 auf AX 2012 für Österreich, mit der Anfang 2013 begonnen wurde. Innerhalb von nur vier Monaten hat die Umstellung stattgefunden.

ZZ Zentrale, einheitliche, länderübergreifende Lösung

Während der Anfangsphase war es besonders wichtig, dass das Team auf der Kundenseite von dem Projekt und den Vorteilen überzeugt war. Das gemeinsame Ziel und gegenseitige Vertrauen zum Erfolg bildete die Basis für eine enge Zusammenarbeit beider Projektteams.

ZZ Ein globaler Artikelstamm, der für alle Länder gilt

Aufhebung der lokalen Insellösungen Nach der erfolgreichen Migration von Österreich folgte die Anbindung von Tschechien an die Zentrale in Markt Allhau. Die Umsetzung erfolgte reibungslos innerhalb von nur fünf Monaten.

ZZ Vereinheitlichung der Prozesse ZZ Bessere Steuerung über alle Niederlassungen

ZZ Einheitliches Dokumentenlayout (CI) ZZ Vereinfachung der länderübergreifenden Zusammenarbeit und mit externen Partnern ZZ Gesteigerte Transparenz ZZ Möglichkeit der Zusatzentwicklungen von NAVAX, basierend auf Microsoft Technologie ZZ Zeitersparnis in allen Belangen

Mit den gesammelten Erfahrungen aus den Vorprojekten konnte dann auch Kroatien ohne Probleme integriert werden. Derzeit ist die Anbindung von Rumänien in der Umsetzung, Ungarn und Bulgarien werden in Kürze folgen. Die Aufhebung der Insellösungen von Tschechien und Kroatien haben die Zusammenarbeit vereinfacht und die Steuerung der Unternehmensgruppe verbessert. Auf nur einem gemeinsamen System zu arbeiten erleichtert z.B. das Anlegen von Kunden, die Kreditlimitprüfung, die Lagerbestandsabfragen und die Auftragsabwicklungen (Standard-, Strecken- und Musteraufträge). Berücksichtigung von Länderspezifika Mentalitätsunterschiede der verschiedenen Länder und die damit verbundenen unterschiedlichen Arbeitsweisen wurden bei diesem Projekt berücksichtigt und bewältigt, indem genügend Zeit für die Umstellung auf das neue System eingeplant wurde. Der Vorteil der gemeinsamen Plattform stand dabei immer im Vordergrund und auch der größte Kritiker hat schnell erkannt, dass es sich bei all den Funktionalitäten von Microsoft Dynamics AX 2012 um wertvolle Werkzeuge handelt, um schnell und effektiv Anpassungen vorzunehmen.

„Wir freuen uns sehr darüber, dass es uns gelungen ist, einen bereits verlorenen Kunden wieder zurück zu gewinnen und die Zusammenarbeit auszubauen. Mit der Möglichkeit der Zusatzentwicklungen unserer Spezialisten, die selbst Software-Lösungen von Microsoft Dynamics weiter entwickeln und programmieren können, konnten wir besonders punkten und somit auf die individuellen Bedürfnisse unseres Kunden POLYchem eingehen.“ Oliver Krizek, Eigentümer & Geschäftsführer der NAVAX Unternehmensgruppe

Über NAVAX Beratung & IT-Lösungen für KMUs und Großunternehmen ZZ Die NAVAX Gruppe bietet sowohl branchenspezifische

als auch branchenübergreifende Lösungen für KMUs und Großunternehmen an.

Das Lösungsportfolio von NAVAX Enterprise Resource Planning ZZ Geschäftsprozesse optimieren & automatisieren

Customer Relationship Management ZZ Marketing-, Vertriebs- und Service-Prozesse optimieren

Eine erfolgreiche Unternehmensgruppe NAVAX ist ein unabhängiges IT-Systemhaus, das Unternehmensprozesse optimiert und Business-Softwarelösungen für national und international tätige Unternehmen einführt. Das Systemhaus betreibt Unternehmen im deutschsprachigen Raum und Kunden mit über 750 Projekten in mehr als 100 Ländern der Welt arbeiten mit den NAVAX Unternehmens-Lösungen in den Bereichen ERP, CRM, Business Intelligence, Controlling & Budgetierung sowie Collaboration & Mobility. Das Unternehmen ist Microsoft, Qlik, Corporate Planning und MicroStrategy Partner und stellt eigene Software für Banken und Leasingunternehmen her.

Business Intelligence ZZ Analyse & Reporting

Performance Management ZZ Planung & Controlling & Konsolidierung

Neben den Dienstleistungen rund um betriebswirtschaftliche Softwarelösungen stehen den Kunden auch das NAVAX Customer Care Center mit telefonischer Support Hotline sowie das Online Service Portal zur Verfügung.

Collaboration & Mobility ZZ Workflows, Intranet und Portale ZZ Dokumentenmanagement

NAVAX Online ZZ Cloud Computing & Online Services

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