INVESTIGACION -GESTION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD N°1 TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACIÓN

PRESENTADO POR: NELIA ESTHER DANGOND BARCENAS

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

MAYO 2012

ACTIVIDAD N°1 TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACIÓN

PRESENTADO POR: NELIA ESTHER DANGOND BARCENAS

TERCER SEMESTRE GRUPO 4

PRESENTADO A: DOCENTE: LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ TUTORA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA CIDBA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO MAYO 2012

INTRODUCCION

Pretendo en el siguiente trabajo enfocar desde la visión de gestión documental, que cada empresa debe reunir y desarrollar esta actividad ya que su desarrollo en la sociedad debe cumplir un buen manejo en el manejo de la documentación y la información de un fondo de documentos. a nivel cultural su desarrollo debe quedar inscrita en un lugar y que mejor que en el departamento de gestión documental con ayuda de las nuevos y mejores avances de la tecnología.

OBJETIVO

• Lograr darle un claro desarrollo a todo proceso relacionado con la gestión documental para tener un excelente en el ámbito laboral .

• Darles un buen manejo a la documentación para su mejor organización y excelente búsqueda.

CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 1.

DEFINA

Gestión documental son todos esos pasos que se requieren para llevar a cabo una tarea de preservación de documentos no importa el formato en el que esté representado..

Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirve y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

2. CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL MISMO EL AGN.

Es la ejecución de las normas, herramientas y procesos de los documentos por medio de la cual le permite tener los documentos en forma ordenada.

DOCUMENTO: Testimonio de un hecho o acción realizada en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas registradas en cualquier unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, medio magnético etc)

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Todo documento de archivo debe ser objeto de conservación y es ejecutado por una persona o alguna institución dedicada a esta actividad encargada de preservar todo tipo de documento (administrativo, científico, económico, histórico etc)

3.¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS? LEY 594 DE (julio 14) 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

El Congreso de Colombia.

4. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21.?

Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el Cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 1. Lograr una correcta organización de los procedimientos para el recibo, redacción y distribución de la correspondencia 2. mejorar el manejo de la información.

3. normalizar la forma sistemática. el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su ejecución.

4. estructurar el PGD. Metodología y los pensamientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.

6. CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Tener en cuenta el tipo documental, es decir si es papel o digital, luego confirmar en qué grado de organización se encuentran los documentos y por último, aplicar la tabla de retención documental.

La ejecución de este programa depende de tres fases.

1.

2.

3.

Recuperación o recepción La organización Recuperación y disposición final.

7. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN. Las tablea de retención documental son importantes ya que estas están basadas en un listado de series, con sus respectivos tipos documentales , los cuales se le asignan al tipo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La administración será beneficiada en cuento a la facilidad en el manejo de la información.

Facilitan el centros de acceso a las documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulado. Por otro lado sirve también para regular las transferencias de los documentos a los diferentes fases del archivo.

Etapas: Investigación preliminar de la información Análisis e interpretación de la información recolectada Elaboración y presentación de las tablas de retención documental

Aplicación.

8. MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS. Una de las ventajas es que eta involucra todas las actividades administrativas y técnicas para una adecuada organización.

Al relacionar los TRD con ese programa de gestión se puede aplicar nuevas tecnologías para el programa de gestión Busca regular un proceso detectar una entidad desde que llega el documento hasta que se define su destino final.

9.Revise el documento “conceptualización de un programa de

Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMAS Decreto 4124 de 2004: Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados.

EL ARTICULO 70 : el estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la

JUSTIFICACIÓN Es obligación de todas las organizaciones ya sean de cualquier índole, publica o privada de mantener la normatividad y el orden que requiere el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN este aparte se ve claramente en el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ya que esta es una entidad que a través de su historia se ha preocupado por salvaguardar nuestro patrimonio cultural y nos

enseñanza científica, técnica ,artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional.

LEY 23 DE 1981: por la cual se dictan normas en materia de ética médica, artículos 33,34,y 35. Regula archivos de las historias clínicas

brinda la oportunidad de apreciarlo en toda su extensión.

Este hace referencia a que cualquier paciente debe tener registrada su historia clínica de manera clara, ordenada. De la misma manera otorgará parámetros claros de que personas están autorizadas para consultar estos documentos.

Esta ley tiene como fin aportar los procesos de PGD. Con el uso de los nuevos y mejores avances tecnológicos.

LEY 527 1999: basada en los artículos 6 al 13 se define y reglamenta el acceso y uso de las mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. persona que utilice ARTICULO 2: sobre los derechos de Toda autor (reglamentada decreto información escrita, debe acogerse a la norma de pagar un impuesto por 1369/89 y decreto 2145/85. utilizar la información de dicho autor.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

El Ministerio Público, de conformidad con el artículo 226 del Código Procesal Penal puede requerir informes a cualquier persona o entidad pública o privada verbalmente o por escrito, con indicación del procedimiento, en el cual se requieren, el nombre del imputado, el lugar donde debe entregarse el informe, el plazo para su presentación y las consecuencias previstas para el incumplimiento del deber de informar. Existen, sin embargo limitaciones legales de acceso a algunos tipos particulares de información, por disposición de la ley, como son el secreto bancario y la información privilegiada en la intermediación del mercado de capitales.

estos casos se requiere de orden judicial para tener acceso a ella. el secreto bancario y la informaci贸n privilegiada en la intermediaci贸n del mercado de capitales.