Introducción a Access Introducción a Access
A
ccess es un programa comercial de la empresa Microsoft Corporation. Se trata de un sistema gestor de bases de datos que te permite organizar tus datos y utilizarlos en forma sencilla. La misión de los SGBD es la gestión de grandes cantidades de información (como por ejemplo la gestión de almacenes, el control de clientes de un banco, etc), de manera que se pueda realizar de forma sencilla y rápida. La gestión de una base de datos es un concepto muy global y abarca: la creación de la base de datos, la introducción de datos, modificación y eliminación de datos, la realización de consultas y la impresión de información. ¿Por qué utilizar el programa Access? Microsoft Access presenta ciertas ventajas ante otros programas gestores de bases de datos: Está creado por Microsoft, que también es el creador de Windows. Permite realizar operaciones complejas sin necesidad de programar. Incluye un gran número de asistentes para la creación de tablas, consultas, formularios e informes.
Conceptos básicos ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de datos que están relacionados entre sí para un propósito particular. Ejemplo: la base de datos Compañeros contiene información de los nombres de tus amigos de tu salón, el teléfono de su casa y su e-mail o cualquier otro tipo de información relevante. El elemento principal de una base de datos es la tabla que guarda información y que en apariencia se asemeja a los listados de datos que seguramente has trabajado en Excel.
Access puede gestionar gran cantidad de información de diferentes tablas, cuando así sucede se convierte en un Gestor de Bases de Datos.
Elementos de Microsoft Access. Microsoft Access un programa orientado a objetos y cada uno de sus elementos es un objeto. La Base de datos contiene los siguientes objetos: Tablas, formularios, informes, consultas, macros y módulos. 1.- Tablas. Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo. 2.- Formularios. Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que te permiten ver, escribir y cambiar datos de una tabla de manera sencilla. Al abrir los formularios, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en la pantalla. Los formularios te permitirán realizar actividades como: Ingresar información a las tablas. Crear un cuadro de diálogo para aceptar datos de usuario y ejecutar alguna acción con ellos como modificarlos o imprimirlos. Abrir otros formularios o informes, etc.
6.- Módulos Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Las instrucciones se pueden leer en la ventana de diseño , en donde se puede seleccionar los objetos y procedimientos creado.
Actividades 3.- Informes Los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. 4.-Consultas Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Cuando necesitas ubicar un dato en particular dentro de una base de datos, será necesario que realices una consulta. Una consulta es una solicitud sobre los datos almacenados en las tablas o una petición para realizar una acción sobre los datos. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. 5.- Macros Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
Comprendo 1. Elabora un organizador visual con la información presentada sobre Base de Datos. Respondo: 2. ¿Cuál es la diferencia entre una tabla y una consulta?. Mencione tres ejemplos de cómo utilizaría una consulta. 3. ¿Qué son los campos y registros?. 4. ¿Cuál es la diferencia entre un formulario y un informe?. Diseño: 5. Escribe en tu cuaderno el diseño de una tabla para guardar información de los estudiantes Felixtellinos Investigo: 6. Averigua si la Institución Educativa cuenta con una Base de Datos que contenga información acerca del proceso de matrícula de los estudiantes. De ser así, indica qué programa utiliza para administrar dicha información y diseña la Base de Datos con sus respectivas tablas. 7. ¿Qué es una Base de Datos relacional? 8. ¿Qué un Administrador de una Base de Datos? Y ¿Cuáles son sus funciones?