Introducción a Access Introducción a Access
A
ccess es un programa comercial de la empresa Microsoft Corporation. Se trata de un sistema gestor de bases de datos que te permite organizar tus datos y utilizarlos en forma sencilla. La misión de los SGBD es la gestión de grandes cantidades de información (como por ejemplo la gestión de almacenes, el control de clientes de un banco, etc), de manera que se pueda realizar de forma sencilla y rápida. La gestión de una base de datos es un concepto muy global y abarca: la creación de la base de datos, la introducción de datos, modificación y eliminación de datos, la realización de consultas y la impresión de información. ¿Por qué utilizar el programa Access? Microsoft Access presenta ciertas ventajas ante otros programas gestores de bases de datos: Está creado por Microsoft, que también es el creador de Windows. Permite realizar operaciones complejas sin necesidad de programar. Incluye un gran número de asistentes para la creación de tablas, consultas, formularios e informes.
Conceptos básicos ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de datos que están relacionados entre sí para un propósito particular. Ejemplo: la base de datos Compañeros contiene información de los nombres de tus amigos de tu salón, el teléfono de su casa y su e-mail o cualquier otro tipo de información relevante. El elemento principal de una base de datos es la tabla que guarda información y que en apariencia se asemeja a los listados de datos que seguramente has trabajado en Excel.
Access puede gestionar gran cantidad de información de diferentes tablas, cuando así sucede se convierte en un Gestor de Bases de Datos.
Elementos de Microsoft Access. Microsoft Access un programa orientado a objetos y cada uno de sus elementos es un objeto. La Base de datos contiene los siguientes objetos: Tablas, formularios, informes, consultas, macros y módulos. 1.- Tablas. Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo. 2.- Formularios. Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que te permiten ver, escribir y cambiar datos de una tabla de manera sencilla. Al abrir los formularios, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en la pantalla. Los formularios te permitirán realizar actividades como: Ingresar información a las tablas. Crear un cuadro de diálogo para aceptar datos de usuario y ejecutar alguna acción con ellos como modificarlos o imprimirlos. Abrir otros formularios o informes, etc.