Tarea Unidad 1

TAREA UNIDAD UNO

CHRISTIAN DARWIN TÉLLEZ ALARCÓN 80084575 - III Semestre G1

Profesora LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Gestión Documental I G1

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA 2012

INTRODUCCIÓN

Gracias

a

la

Gestión

Documental

conocemos

los

procedimientos

y

reglamentación para el tratamiento de la documentación producida o recibida por una organización pública o privada. Todo esto con el fin de asegurar que la historia, operaciones y actividades de una empresa o un país se registren adecuadamente, y que se pueda acceder a dicha información de forma ágil, precisa y oportuna.

1. Como se originó la Gestión Documental.

La Gestión Documental se origina hace miles de años porla necesidad de organizar, conservar y administrar los documentos en las bibliotecas más antiguas en los siglo XV al XIX, estos se organizaban de forma muy sencilla por categorías; posteriormente cuando llega el sistema decimal vemos un gran avance en el orden especialmente de los libros en las bibliotecas, pero en el área de los documentos producidos por una institución, empresa o persona aun no se veía un método para la administración, organización de estos. Después debido ya a la gran cantidad de información (soporte papel) que habían en las empresas y bibliotecas; se desarrolla la Gestión Documental progresivamente juntocon la evolución del ordenador (PC) en los años 70, sistemas operativos Windows y Macintosh, los dispositivos de almacenamiento de datos y bases de datos que alojan dichos documentos en los años 80. A partir de ese momento se pretendió digitalizar la documentación y gracias a la evolución de las tecnologías de la información y la comunicación vemos un apoyo a la clasificación y sistematización de los documentos.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

La Gestión Documental trata el control, conservación, mantenimiento, eliminación y recuperación de toda clase de documentación producida o recibida por una entidad, de acuerdo a unos parámetros establecidos por una entidad reguladora gubernamental o internacional.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

• Documento: es todo aquello que contiene información cualquiera se su soporte y que da testimonio de algún hecho, pensamiento o creación de algo por un ser humano.

• Documento Archivo: testimonio de una información producida o recibida por una organización o persona de acuerdo

a sus labores o rol

administrativo, fiscal, económico, científico, cultural o histórico.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

El Archivo General de la Nación o Archivo Nacional de Colombia es una entidad gubernamental colombiana vinculada al Ministerio de Cultura encomendada a la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos (SNA), para administrar la política archivística en Colombia y de asegurar, proteger y salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la sociedad.

Fue convertido en Archivo General de la Nación gracias a la ley 80 del 22 de diciembre de 1989.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Es un conjunto de instituciones archivísticas públicas, privadas o creadas por ley, que enlazadas entre sí facilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la conservación del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el país.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La Ley 594 de julio 14 de 2000 donde el Congreso de Colombia dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Dice en términos generales que las entidades públicas deberán crear programas de gestión de documentos, teniendo como alternativa el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán vislumbrarse los elementos y procesos archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

• Valorar la importancia que tienen los documentos de archivosdentro de cualquier institución sea pública o privada.

• Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, para evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

• Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, para la preservación del medio ambiente.

• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

• Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Los aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración de un PGD son:

• Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

• Económicos: Análisis de condiciones de tipo económico, como la reducción de costos provenidos de la conservación de documentos innecesarios y laracionalización de los recursos propuestos para la gestión documental.

• Archivísticos:aspectos considerados la base del programa; representan a los dictados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?

Son ocho los pasos o procesos que están interconectados y se desarrollan en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico) dentro de un PGD estos son:

• Producción • Recepción • Distribución • Tramite • Organización • Consulta • Conservación • Disposición final de documentos

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden.

Ya que las TRD son un instrumento archivístico fundamental que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, son de gran importancia debido a que son elaboradas y acogidas para la ejecución del Programa de Gestión Documental, siguiendo aspectos del Acuerdo AGN 039 de 2002 y etapas como:

• Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales: estructura

organizacional,

organigrama

vigenteresoluciones

etc.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos para conocer unidades documentales.

• Análisis e interpretación de la información recolectada:identificación de valores de la documentación, creación y establecimiento de tiempo de retención y permanencia de series y subseries con sus respectivos tipos documentales en todo el ciclo vital.

• Elaboración y presentación de la Tabla de RetenciónDocumental para su aprobación:estopor parte del jefe de archivo para que el comité de archivo avale la propuesta y las secretarias generales evalúen y aprueben.

• Aplicación: el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación, la unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la entidad para la aplicación de la TRD, documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo o Jefe de Archivo

• Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental: hecho por la unidad de archivo de cada entidad mediante un cronograma, además cualquier modificación debe ser acreditada por el comité de archivo.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Es importante la implementación de un PGD porque reduce costos y tiempo, ya que evita la acumulación de documentación innecesaria y optimiza los procesos administrativos dentro de una empresa, algunas de las ventajas más notables son:

• Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

• Disminución del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

• Descenso de los costes de archivado.

• Búsqueda y recuperación más rápida de un documento.

• Acceso concurrente a un documento.

• Mejora de atención a los clientes.

• Reducción de costes legales.

• Disminución de costes de acceso a la documentación.

• Posibilidad

de

integrarse

con

subsistemas

de

gestión

documentalespecíficos.

• Aumento en la satisfacción de los usuarios internos.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

Se toman como ejemplo algunos artículos de la Constitución Política de Colombia relacionados:

Articulo 8

“Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”

Artículo 15

Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.

Articulo 20

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir supensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.

“Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a lasautoridades por motivos de interés general o particular y a obtener prontaresolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizacionesprivadas para garantizar los derechos fundamentales” “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”

Articulo 23

Articulo 27

Tenemos los documentos históricos que hacen parte de nuestra riqueza patrimonial y debemos conservarlos.

Todos contamos con documentos personales que tenemos el derecho a conservar.

Si nosotros requerimos una información tenemos el derecho a pedirla y a recibirla sin restricciones.

Como administradores de una unidad de información o documentación debemos recibir las peticiones que necesite un usuario y darle valor y solución respectiva.

El producto intelectual de alguien no es exclusivo de una entidad tenemos acceso a dicha enseñanza, investigación etc.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Algunos derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos están contemplados en: Ley 23 de 1981

Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 39 de 1981

Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 23 de 1982

Sobre derechos de autor.

Ley 57 de 1985

Sobre publicidad y acceso a documentos públicos.

Ley 63 de 1986

Decreto 1094 de 1996

Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

(Art. 74) uso y valor probatorio al disco óptico en documentos probatorios.

Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y trasmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares entre otros.

Facturas electrónicas

Decreto 1474 de 1997

Certificaciones laborales de empleados

Ley 6 de 1992 Decreto 22150 de 1995

Bibliografía

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. El AGN. [En línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1057 (consultado: 15 de octubre de 2012) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Sistema nacional de Archivos. [En línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1180 (Consultado: 15 de octubre de 2012) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Normatividad: Ley 594 de julio 14 de 2000. [En línea] disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 (Consultado: 15 de octubre de 2012) MEJÍA MIRIAM Y OTROS. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 2005. http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site=ag n&bn=agn_privadoagn ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la implementación de un Programa deGestión Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 2006. p. 22-28 IBAI SISTEMAS. (2003). [Página Web en Línea]. Disponible en: http://www.ibaiintranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gestion_doc umental.php