Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский государственный индустриальный университет»
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОРГАНИЗАЦИИ: РАЗРАБОТКА, ВНЕДРЕНИЕ И УЛУЧШЕНИЕ Аудит системы менеджмента качества Учебно-наглядное пособие
Андрей Владимирович Феоктистов Ирина Юрьевна Кольчурина Юрий Григорьевич Сильвестров Татьяна Александровна Волкова
Новокузнецк 2011
5.1 Основы аудита. Термины и определения. Виды аудита. Методические основы аудита. Принципы проведения аудита. 5.2 Управление
программой
внутреннего
аудита.
Последовательность процессов управления программой аудита. Разработка программы аудита. Внедрение программы аудита. Мониторинг и анализ программы аудита. 5.3 Проведение
аудита.
Методы
проведения
аудита.
Организация проведения аудита. Выполнение анализа документов. Подготовка к аудиту на месте. Проведение аудита на месте. Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту. Завершение аудита. Выполнение действий по результатам аудита. 5.4 Компетентность и оценка аудиторов. Личные качества аудиторов. Знания и навыки аудиторов систем менеджмента. Поддержание и повышение компетентности аудиторов. Оценка аудиторов.
5.1 Основы аудита Цели аудита Оценка степени выполнения установленных требований нормативной и технической документации, применяемых процедур и законодательных требований Определение областей для улучшения процесса и путей достижения поставленных целей Анализ соответствия запланированным мероприятиям
Рисунок 5.1 – Цели аудита Задачи аудита
Сбор доказательств, подтвержденных фактами, которые позволят сделать вывод о состоянии СМ, основанной на достоверной информации
Подтверждение устранений ранее обнаруженных несоответствий и выполнение корректирующих действий
Рисунок 5.2 – Задачи аудита
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования
СТАНДАРТЫ, ПРИМЕНИМЫЕ К АУДИТУ
ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности
ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента
Рисунок 5.3 – Перечнь стандартов, регламентирующих процедуру аудита СМК АУДИТ (ПРОВЕРКА) СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА – Систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки)
Рисунок 5.4 – Понятие аудита системы качества [3] Внутренние аудиты (проверки) Проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей
Рисунок 5.5 – Понятие внутреннего аудита
АУДИТОР (ЭКСПЕРТ) – Лицо, продемонстрировавшее свои личные качества, обладающее компетентностью для проведения аудита
Рисунок 5.6 – Понятие аудитора [3] ГРУППА ПО АУДИТУ –
Один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами
Один из аудиторов в группе назначается руководителем Группа может включать стажеров и, в случае необходимости, технических экспертов В аудите могут принимать участие наблюдатели без полномочий членов группы по аудиту
Рисунок 5.7 – Понятие группы по аудиту [3] КРИТЕРИИ АУДИТА –
Совокупность политики, процедур или требований
Критерии аудита используют для сопоставления с ними свидетельств аудита
Рисунок 5.8 – Понятие критерий аудита [3]
ТЕХНИЧЕСКИЙ ЭКСПЕРТ –
Лицо, обладающее специальными знаниями и опытом, необходимыми группе по аудиту Специальные знания или опыт включают знания или опыт относящиеся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также знание языка и культуры страны, где проводится аудит Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту
Рисунок 5.9 – Требования к техническому эксперту [3] ЗАКАЗЧИК АУДИТА – Организация или лицо, заказавшее аудит
Заказчик может быть проверяемой организацией, которая имеет законное или договорное право запросить проведение аудита
Рисунок 5.10 – Понятие «Заказчик аудита» [3] ОБЛАСТЬ (ИЛИ ОБЪЕМ) АУДИТА – Содержание и границы аудита
Включает местонахождение, организационную структуру, виды деятельности, процессы, период времени
Рисунок 5.11 – Понятие области аудита [3]
ПРОГРАММА АУДИТА – Совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели Включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудита
Рисунок 5.12 – Содержание термина «Программа аудита» [3] ПЛАН АУДИТА –
Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита
Рисунок 5.13 – Понятие плана аудита [3] ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА – Выходные данные аудита, представленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита
Рисунок 5.14 – Понятие заключения по результатам аудита [3] СВИДЕТЕЛЬСТВА АУДИТА – Записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены Свидетельства аудита могут быть качественными и количественными
Рисунок 5.15 – Понятие и виды свидетельств аудита [3]
НАБЛЮДЕНИЯ АУДИТА – Результаты оценивания собранных свидетельств по отношению к критериям аудита Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения
Рисунок 5.16 – Понятие наблюдений аудита [3]
Аудиты Плановые Системы
Внеочередные
Процесса/процедуры
Внутренние
Внешние
Проводятся внутренними аудиторами организации или от ее имени для внутренних целей
Проводятся аудиторами стороны, заинтересованной в деятельности организации
Продукции
Проводятся другими лицами от имени заинтересованной стороны
Проводятся второй стороной
Проводятся третьей стороной (внешней независимой)
Проводятся сертифицирующим органом/органами (совместный и/или комплексный аудит)
Рисунок 5.17 – Виды аудита
Проводятся консалтинговой фирмой
АУДИТ ПРОДУКЦИИ
Предназначен для оценки соответствия плановых и отчетных показателей качества продукции Осуществляется на различных этапах производства продукции Объектами является сама продукция, ее сборочные единицы и детали Нормативной основой являются стандарты или ТУ на продукцию, а также спецификации или сборочные единицы Проводится в виде дополнительных испытаний готовой продукции, которая прошла проверку и находится на складе. Проверяются те показатели качества, которые важны заказчику
Рисунок 5.18 – Содержание аудита продукции АУДИТ ПРОЦЕССА Предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям Объектами аудита процессов являются производственные операции Нормативной основой могут выступать документированные процедуры, стандарты организации, инструкции
Рисунок 5.19 – Понятие аудита процесса АУДИТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Предназначен для оценки соответствия СМК и ее отдельных частей установленным требованиям (ГОСТ Р ИСО 9001) и результативности ее функционирования Нормативной основой являются стандарты ГОСТ Р ИСО серии 9000 и соответствующая документация организации Это наиболее полный и представительный аудит состояния работ по управлению качеством и его обеспечению
Рисунок 5.20 – Сущность аудита системы менеджмента качества
АУДИТ ПЕРВОЙ СТОРОНОЙ
Проводится по инициативе компании (организации) с целью оценки своей работы, ее сильных и слабых сторон с точки зрения соответствия собственным процедурам и системам
Может проводиться как силами персонала компании (желательно, чтобы он был предварительно обучен приемам аудита), так и с привлечением сторонних аудиторов
Может рассматриваться как внутренний аудит (т.е. по собственной инициативе и для себя)
Рисунок 5.21 – Содержание аудита первой стороной
АУДИТ ВТОРОЙ СТОРОНОЙ
Проводится компанией-потребителем в компании поставщика (потенциального поставщика)
Может проводиться представителями компании или сторонними аудиторами
Может рассматриваться как внешний аудит или как аудит, проводимый от имени первой стороны (потребителя) у второй стороны (поставщика)
Рисунок 5.22 – Понятие аудита второй стороной
АУДИТ ТРЕТЬЕЙ СТОРОНОЙ
Проводится организацией, не вовлеченной ни в какой бизнес данной компании (независимый аудит)
Третья сторона привлекается по контракту от имени первой (компании-клиента) для проверки собственной деятельности или деятельности второй стороны (поставщика) при условии согласия последнего и в зависимости от задач аудита
Третья сторона привлекается по контракту от имени первой (компании-клиента) для проверки собственной деятельности или деятельности второй стороны (поставщика) при условии согласия последнего и в зависимости от задач аудита
Рисунок 5.23 – Сущность аудита третьей стороной НЕДОСТАТКИ
ПРЕИМУЩЕСТВА
Высокая степень субъективности при проверке
Лучшее знание аудиторами организации
Выявление недостатков воспринимается подразделениями более болезненно
Меньше, по сравнению с внешним аудитом, затраты Более глубокий объем аудита
Меньше внимания к результатам со стороны руководства
Менее высокая интенсивность самой проверки (из-за менее жестких временных ограничений)
Возможный низкий уровень подготовки
Аудиторы одновременно являются техническими экспертами
Рисунок 5.24 – Преимущества и недостатки внутреннего аудита
ПЛАНОВЫЙ АУДИТ
ВНЕПЛАНОВЫЙ АУДИТ
Систематический, осуществляющий постоянный мониторинг состояния обеспечения качества
Оперативный, осуществляющий проверку качества при возникновении проблем
Цель – предупреждение возникновения проблем с качеством
Цель – выявление причин и устранение проблем
Рисунок 5.25 – Плановый и внеплановый аудиты
МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА
ISO 9001:2008
Политика и цели в области качества
ISO 14001:2004
Руководство по качеству
OHSAS 18001:2007
Описания процессов
ISO 19011:2002
Методические инструкции и ДП Прочие предписывающие документы
Рисунок 5.26 – Методические основы аудита
8.2 Мониторинг и измерения 8.2.2 Внутренний аудит
Организация должна проводить внутренние аудиты через запланированные промежутки времени, чтобы определить а) выполняет ли система менеджмента качества запланированные мероприятия (см. 7.1), требования данного международного стандарта и требования, установленные организацией б) результативно ли внедрена и поддерживается ли система менеджмента качества
Рисунок 5.27 – Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к процессу «Внутренний аудит» [2]
Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к представлению отчетов о результатах и к ведению записей о качестве (см. 4.2.4)
должны быть определены в документированной процедуре Руководство, несущее ответственность за аудитируемую область, должно гарантировать,
мероприятия по устранению выявленных несоответствий и их причин будут предприняты без неоправданных издержек. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мероприятий и оформление отчета о результатах верификации (см. 8.5.2)
Рисунок 5.28 – Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008, относящиеся к внутреннему аудиту [2]
ТРЕБОВАНИЯ К ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ: плановость и периодичность; планирование программы с учетом важности процессов и участков; учет предыдущих аудитов; определение критериев, частоты и методов; объективность, беспристрастность и независимость аудиторов; определение ответственности требований к планированию, проведению аудитов, отчетности; поддержание в рабочем состоянии записей; наличие документированной процедуры; ответственность руководства за предпринимаемые действия; внедрение и проверка результативности корректирующих действий ;
Рисунок 5.29 – Требования к внутреннему аудиту
Таблица 5.1 – Структура ГОСТ Р ИСО 19011 – 2003 [3] 4 Принципы проведения аудита 5 Управление 6 Проведение аудита программой аудита Общие положения Общие положения Цели и объем программы Организация проведения аудита аудита Ответственность за Анализ документов программу аудита Ресурсы и процедуры Подготовка к проведению аудита на месте Внедрение программы Проведение аудита на месте аудита Записи по программе Подготовка, утверждение и рассылка отчета аудита (акта) по аудиту Мониторинг и анализ Завершение аудита программы аудита Действия по результатам аудита 7 Компетентность и оценка аудиторов Общие положения Личные качества Знания и навыки Образование, опыт работы, обучение на аудитора и опыт проведения аудита Поддержание и повышение компетентности Оценка аудиторов
Этичное поведение Беспристрастность
Принципы проведения аудита
Профессиональная осмотрительность Независимость
Подход, основанный на свидетельстве
Рисунок 5.30 – Принципы проведения аудита [3]
Этичное поведение – Основа профессионализма
Ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность
Беспристрастность – Обязательство представлять правдивые и точные ответы
Правдивое и точное отображение деятельности по аудиту в выводах аудитов, заключенных по результатам аудита и записях; Отображение в отчетах существенных препятствий, выявленных во время аудита, а так же неразрешимых проблем и разногласий между группой по аудиту и проверяемой организацией
Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения Принятие решений и соответствие с важностью выполняемого задания, доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон и необходимой компетентностью
Рисунок 5.31 – Содержание принципов проведения аудита: этичное поведение, беспристрастность, профессиональная осмотрительность [3]
Независимость – Основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита
Независимость в деятельности и свобода от предубеждений и конфликтов интересов; Сохранения объективности мнения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита
Подход, основанный на свидетельстве – Разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита
Свидетельство аудита проверено, основывается на выборках существующей информации; Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени с ограниченными ресурсами
Рисунок 5.32 – Содержание принципов проведения аудита: независимость; подход, основанный на свидетельстве [3]
5.2 Управление программой аудита
Распределение полномочий по программе аудита (п. 5.1)
Улучшение программы аудита (7)
Разработка программы аудита (п.п. 5.2, 5.3)
Внедрение программы аудита (п.п. 5.4, 5.5)
Планирование
Компетентность и оценка аудиторов (7) Выполнение Деятельность в области аудита (6)
Мониторинг и анализ программы аудита (п. 5.6)
Проверка
Рисунок 5.33 – Последовательность процессов управления программой внутреннего аудита [3] РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ АУДИТА Постановка целей программы аудита Определение объема программы аудита Назначение ответственных за программу аудита Определение ресурсов для программы аудита Установление процедур программы аудита
Рисунок 5.34 – Разработка программы аудита
Чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов Для определения целей необходимо рассмотреть: приоритеты руководства коммерческие намерения требования системы менеджмента законодательные требования, требования регламентов и требования, предусмотренные контрактом необходимость оценки поставщика требования внутренних и внешних потребителей потребности заинтересованных сторон риски организации
Рисунок 5.35 – Цели программы аудита [3] ВОЗМОЖНЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ЦЕЛЕЙ АУДИТА оценка соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008; проверка соответствия контрактным требованиям; проверка достижения и поддержания доверия к возможностям поставщика; содействие улучшению системы менеджмента качества; проверка функционирования в управляемых условиях процесса проектирования.
Рисунок 5.36 – Перечень возможных формулировок целей аудита [3] область, цели и продолжительность каждого осуществляемого аудита частота проводимых аудитов
На объем программы аудита влияют размер, вид деятельности, сложность структуры проверяемой организации, а также:
количество, важность, комплексность, степень сходства, местоположение подразделений, подлежащих аудиту стандарты, законодательные, нормативные и контрактные требования и другие критерии аудита потребности в аккредитации или регистрации/сертификации заключения по результатам предыдущих аудитов или анализ результатов предыдущих программ аудитов любые проблемы, связанные с языком, культурой или социальными вопросами мнения заинтересованных сторон существенные изменения в организации или ее деятельности
Рисунок 5.37 – Факторы, влияющие на объем программы аудита [3] ВЫСШЕЕ РУКОВОДСТВО ИМЕЕТ ПОЛНОМОЧИЯ
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММОЙ АУДИТА
Ответственный за управление программой аудита должен: иметь общее представление о принципах аудита, компетентности аудиторов, применении методов аудита; обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.
Рисунок 5.38 – Ответственность за программу аудита [3] Ответственный за управление программой аудита должен:
определять цели и объем программы аудита
определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами
вести записи по программе аудита;
внедрять программу аудита
осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита
Рисунок 5.39 – Обязанности ответственного за программу аудита [3] При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать: Финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту Методы проведения аудитов Процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов Наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита Объем программы аудита Время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита
Рисунок 5.40 – Ресурсы для программы аудита [3]
В процедурах по программе аудита должно быть учтено следующее: планирование и составление планов-графиков аудитов; обеспечение компетентности аудиторов и руководителей аудиторских групп; подбор соответствующих аудиторских групп и распределение их роли и ответственности; проведение аудитов; проведение последующего аудита (с целью проверки устранения выявленных несоответствий), если необходимо; ведение записей по программе аудита; мониторинг исполнения и результативности программы аудита; отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.
Рисунок 5.41 – Процедуры программы аудита [3] ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММЫ АУДИТА График аудитов Оценивание аудиторов Формирование группы по аудиту Руководство работами по аудиту Ведение записей
Рисунок 5.42 – Порядок внедрения программы аудита
Внедрение программы аудита предусматривает: доведение программы аудита до сведения участвующих сторон; координация, составление графика аудитов и другие действия, связанной с программой аудита; установление и поддержание процесса оценки аудиторов и непрерывное повышение профессионального уровня аудиторов; обеспечение подбора аудиторских групп; предоставление необходимых ресурсов аудиторским группам; обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита; обеспечение проведения анализа и утверждения отчетов по аудиту, а также обеспечения их рассылки заказчику аудита и другим указанным сторонам; обеспечение проведения последующего аудита, если это необходимо.
Рисунок 5.43 – Внедрение (реализация) программы аудита [3] ЗАПИСИ ПО ПРОГРАММЕ АУДИТА ДОЛЖНЫ ВКЛЮЧАТЬ: Записи, связанные с отдельными аудитами: планы аудита; отчеты (акты) по аудиту; отчеты о несоответствиях; отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям; отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется.
Записи о персонале, привлекаемом к аудиту: оценка компетентности аудитора; выбор группы по аудиту; поддержание и повышение компетентности.
Результаты анализа программы аудита
Рисунок 5.44 – Записи по программе аудита [3]
Мониторинг и анализ МОНИТОРИНГ И АНАЛИЗ ПРОГРАММЫ АУДИТА
Определение потребностей в корректирующих и предупреждающих действиях
Идентификация возможностей для улучшения
Рисунок 5.45 – Содержание мониторинга и анализа программы аудита [3] Должен проводиться мониторинг внедрения программы аудита, а через определенные интервалы времени - анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы.
О результатах анализа необходимо докладывать высшему руководству.
Рисунок 5.46 – Мониторинг и анализ программы аудита [3] ДОЖНЫ БЫТЬ ИСПОЛЬЗОВАНЫ ИНДИКАТОРЫ РАБОТЫ ДЛЯ МОНИТОРИНГА СЛЕДУЮЩИХ ХАРАКТЕРИСТИК: способность аудиторских групп реализовать план аудита соответствие программам и графикам аудитов обратная связь с заказчиками аудита, проверяемыми организациями и аудиторами
Рисунок 5.47 – Индикаторы работы для мониторинга [3]
АНАЛИЗ ПРОГРАММЫ ДОЛЖЕН УЧИТЫВАТЬ: результаты и тенденции, выявленные при мониторинге соответствие процедурам выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон записи по программе аудита альтернативные или новые способы проведения аудита согласованность деятельности аудиторских групп в сходных ситуациях
Результаты анализа программы аудита могут привести к корректирующим и предупреждающим действиям и улучшению программы аудита
Рисунок 5.48 – Содержание анализа программы мониторинга [3] 5.3 Проведение аудита Методы аудита Адекватности Системный
Соответствия Выборочный
Специальный
Прослеживаемость
Прослеживаемость вперед
Прослеживаемость назад
Рисунок 5.49 – Методы аудита
Таблица 5.2 – Схема проведения аудитов соответствия Подразделения организации 1 Наименование 2… 3… 4… 5… … N…
Разделы СМК (процессы СМК) 4 5 … 8 4.1 4.2 5.1 5.2 … … 8.4 8.5 Выборочный
Специальный
Системный
А. Организация процесса аудита (6.2) Назначение руководителя аудиторской группы Определение целей, области и критериев аудита Определение возможности проведения аудита Выбор аудиторской группы Установление начального контакта с проверяемой организацией
В. Выполнение анализа документов (6.3) Анализ соответствующих документов СМК, включая записи и определения адекватности, исходя из критериев аудита С. Подготовка к аудиту на месте (6.4) Разработка плана аудита Распределение работ в аудиторской группе Подготовка рабочей документации
D. Проведение аудита на месте (6.5) Проведение предварительного совещания Обмен информацией во время аудита Роль и обязанности сопровождающих и наблюдателей Сбор и верификация данных Работа с выводами по аудиту Подготовка заключений по результатам аудита Проведение заключительного совещания А
А E. Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту (6.6) Подготовка отчета (акта) по аудиту Утверждение в рассылке отчета F. Завершение аудита (6.7)
G. Выполнение действий по результатам аудита (6.8)
Рисунок 5.50 – Типовая схема проведения аудита [3] СОДЕРЖАНИЕ И ГРАНИЦЫ АУДИТА Местоположение
Структурные подразделения
Проверяемые деятельность и процессы
Сроки аудита
Определяет заказчик аудита и руководитель аудиторской группы
Рисунок 5.51 – Область аудита [3] Политика
Стандарты Норма
Законы Требования к системе менеджмента
Критерии аудита
Требования контрактов
Своды правил
Процедуры Регламенты
Рисунок 5.52 – Схема критериев аудита
Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований
Основа для сравнения
Рисунок 5.53 – Понятие критериев аудита [3]
Руководитель группы аудита
АУДИТОРЫ
Знания и навыки для достижения целей аудита + необходимые знания и опыт
ТЕХНИЧЕСКИЕ ЭКСПЕРТЫ
Необходимые знания и опыт
СТАЖЕРЫ
Общая компетентность
Рисунок 5.54 – Формирование аудиторской группы [3]
УСТАНОВЛЕНИЕ ПЕРВОНАЧАЛЬНОГО КОНТАКТА С ПРОВЕРЯЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
• определение каналов обмена информацией; • подтверждение полномочий для проведения аудита; • предоставление информации по графику аудита и составу аудиторской группы; • получение разрешения на доступ к соответствующим документам, включая записи; • определение необходимых правил обеспечения безопасности работ на месте; • определение подготовительных мероприятий к аудиту; • согласования присутствия наблюдателей и сопровождающих для аудиторской группы.
Рисунок 5.55 5.3.7––Установление Установлениепервоначального первоначальногоконтакта контактасс Рисунок проверяемой организацией проверяемой организацией [3] Не являются нарушением исключительного права на изобретение, полезную модель АНАЛИЗИРУЮТ или промышленный образец
документы по системе менеджмента проведение научного исследования проверяемой организации, РК, ДП, описания использование изобретения, полезной процессов, рабочие инструкции, методики модели или промышленного образца контроля и испытаний, стандарты и др. при
чрезвычайных обстоятельствах (стихийных бедствиях, катастрофах, авариях)
записи по выполняемой деятельности
использование ОПС для удовлетворения личных, семейных, домашних или иных не связанных с отчеты по предыдущим аудитам деятельностью нужд предпринимательской разовое изготовление лекарств в аптеках по рецептам врачей
распоряжения руководства
прав патентообладателя Цель - определениеисчерпание соответствия системы документам и критериям аудита
Необходимо определить свидетельства адекватности внутренней документации требованиям модельных стандартов
Рисунок 5.56 – Анализ документов [3]
АУДИТ АДЕКВАТНОСТИ Внешний вид документа Соответствие форм страниц документа Соответствия названия, обозначений, структурного построения документа Наличие дат и подписей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих документ Использование точных и однозначных терминов и определений Обеспечение непрерывности при различных процессах (деятельности) Описание процесса с необходимым уровнем детализации Определение необходимости внесения изменений в документацию
Рисунок 5.57 – Аудит адекватности План аудита включает: цели аудита; критерии аудита и ссылочные документы; область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверятся; даты и места проведения аудита ожидаемое время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания групп по аудиту; роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц; распределение соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.
Рисунок 5.58 – Подготовка плана аудита [3]
План аудита включает: определение представителей проверяемого подразделения для участия в аудите; содержание отчета (акта) по аудиту; материально- техническая обеспечение (средства передвижения, оборудование на месте и др.); все, что касается обеспечения конфиденциальности; любые действия по результатам аудита.
Рисунок 5.59 – Подготовка плана аудита (продолжение) [3]
Рабочие документы
Контрольные листы и планы выборок для аудита
Формы для регистрации данных, таки как подтверждающие свидетельства, выводы аудита и протоколы совещаний
Рабочие документы, а также записи, являющиеся результатом использования документов, следует хранить до завершения аудита
Рисунок 5.60 – Подготовка рабочих документов [3]
Таблица 5.3 – Пример маршрута аудита Подразделение/процесс: Производство Объект: Механообрабатывающий цех Дата: 27.04.10 Руководитель аудиторской группы Час Отдел/процесс 9.00 Вводное совещание 9.30 Осмотр цеха 10.00 Участок №1 11.00 Участок №4 13.00 Обед 14.00 Участок №2 15.00 Встреча аудиторов 16.00 Встреча с начальником цеха 16.15 Заключительное совещание
Руководитель аудиторской группы: ФИО Аудитор: ФИО Технический эксперт: ФИО Час 9.00 9.30 10.00 11.00 13.00 14.00 15.00 16.00 16.15
Аудитор Отдел/процесс Вводное совещание Осмотр цеха Логистика Отдел главного технолога Обед Отдел кадров Встреча аудиторов Встреча с начальником цеха Заключительное совещание
План аудита системы менеджмента качества 1 Подразделение___________________________________________________ 2 Основание ______________________________________________________ 3 Дата (сроки) проведения аудита_____________________________________ 4 Цель аудита: Соответствие требованиям __________________________________________ _________________________________________________________________ 5 Объекты (элементы), подлежащие аудиту ___________________________ _________________________________________________________________ 6 Группа по аудиту:________________________________________________ _________________________________________________________________ 7 План аудита передается: 1 экз. – руководителю проверяемого подразделения _____________________ 2 экз. – начальнику отдела обеспечения качества _______________________ 3 экз. – ответственному за СМК ______________________________________
Рисунок 5.61 – Форма плана аудита СМК
Таблица 5.4 – Пример вопросника аудитора Оценочный лист № _____ по аудиту системы качества Дата____________
Подразделение____________________
Вопрос
Подтверждения соответствия
Соответствует?
Общие вопросы 1 Специальные вопросы 2 Дополнительные вопросы 3 Подпись, ФИО руководителя аудиторской группы
подтверждение плана аудита
ЦЕЛЬ СОВЕЩАНИЯ
предоставление плана выполнения аудита подтверждение каналов обмена информацией предоставление возможности задать вопросы
Рисунок 5.62 – Возможные цели предварительного совещания [3]
Обязанности сопровождающих:
Обеспечения контактов и назначения времени для бесед
Обеспечения посещения определенных мест производственной площадки или организации
Обеспечение соблюдения правил и процедур по безопасности
Свидетельствование от имени проверяемых
Предоставление разъяснений
Оказание помощи при сборе информации
Не должны вмешиваться в проведении аудита!!!
Рисунок 5.63 – Обязанности сопровождающих [3]
Во время аудита информация относящиеся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов
должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована Методы сбора информации включают
ОПРОСЫ
НАБЛЮДЕНИЯ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок 5.64 – Сбор и верификация информации [3] Источники информации
Сбор и выдача данных и верификация
Свидетельство аудита
Оценка по критериям аудита
Выводы (наблюдения) аудита
Анализ
Заключение по результатам аудита
Рисунок 5.65 – Блок-схема процесса – от сбора информации до получения заключений по результатам аудита [3]
Источники информации
Проверка на объективность, непротиворечивость и адекватность
Наблюдения экспертов за выполнением процессов
Интервью с работниками
Данные обратной связи от потребителей Результаты оценки и рейтинги поставщиков Данные обзоров, анализа СМ Документы СМК регламентирующего характера: Политика, Цели, РК, ДПУ, НД, ТД, ПСП, ДИ, Планы, ОРД, Перечни (все виды носителей информации
Данные (записи) о процессах: Протоколы, Отчеты, Базы данных
При опросе персонала: беседы ведутся с представителями всех уровней структуры; опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено; необходимо объяснить причину опроса; избегать закрытых и наводящих вопросов; учитывайте конкретные условия и характер человека; результаты опроса следует обсудить; выразить свою признательность
Рисунок 5.66 – Схема источников информации [3]
Аудиторская группа до заключительного совещания ДОЛЖНА ВЫПОЛНИТЬ СЛЕДУЮЩЕЕ:
рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита согласовать заключение по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита подготовить рекомендации, если это предусмотрено целям аудита обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита
Рисунок 5.67 – Подготовка заключения по результатам аудита [3]
ЦЕЛЬ СОВЕЩАНИЯ
представить выводы и заключения по аудиту:
согласовать сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий
степень соответствия СМ критериям аудита результативность внедрения и поддержания СМ рекомендации по улучшению
Рисунок 5.68 – Проведение заключительного совещания [3]
ОТЧЕТ ПО АУДИТУ
цели аудита; область аудита (идентификация проверяемых подразделений или процессов, охватываемый период времени); идентификация заказчика аудита; идентификация руководителя и членов аудиторской группы; даты и места проведения аудита на месте; критерии аудита; выводы аудита; заключения по результатам аудита. план аудита; список представителей проверяемой организации; итоги проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении; подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита; области не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита; неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемой организацией; рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита; согласованный план действий по результатам аудита; заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета; перечень рассылки отчета по аудиту.
Рисунок 5.69 – Содержание отчета по аудиту [3]
5.4 Компетентность и оценка аудиторов
Качество Определенные знания и навыки в области качества (7.3.3)
Образование (п. 7.4)
Общие знания и навыки (7.2.1 и 7.3.2)
Производственный опыт (7.4)
Окружающая среда Определенные знания и навыки в области охраны окружающей среды(7.3.4)
Обучения аудитора (7.4)
Опыт в проведении аудитора (7.4)
Личные качества (7.2)
Рисунок 5.70 – Схема понятия компетентности [3] КОМПЕТЕНТНОСТЬ проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки
Поддержка и повышение компетентности
Профессиональное развитие, регулярное участие в аудитах
Рисунок 5.71 – Определение компетентности [3]
Аудитор должен обладать следующими личными качествами: ПОРЯДОЧНОСТЬ Правдивость, искренность, честность, сдержанность, благоразумие ОТКРЫТОСТЬ Восприимчивость к альтернативным идеям и мнениям ДИПЛОМАТИЧНОСТЬ Умение тактично взаимодействовать с людьми НАБЛЮДАТЕЛЬНОСТЬ Активное ознакомление с окружением и деятельностью РАЗНОСТОРОННОСТЬ Готовность к различным ситуациям ПРОНИЦАТЕЛЬНОСТЬ Умение интуитивно оценивать ситуацию УПОРСТВО Настойчивость и ориентированность на достижение целей РЕШИТЕЛЬНОСТЬ Умение своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬ Независимость в действиях и выполнении своих функций при сотрудничестве с другими
Рисунок 5.72 – Личные качества аудитора [3[
ТРИ «НЕ» АУДИТОРА
НЕ УКАЗЫВАЙТЕ!
НЕ ПОДТАСОВЫВАЙТЕ ДАННЫЕ!
НЕ ДЕЛАЙТЕ ПОСПЕШНЫХ ВЫВОДОВ!
Если бы вы лучше проверяемого знали эту деятельность, то ВЫ бы занимали его место
Ваша цель сбор объективной информации, а не реализация своих симпатий и антипатий
Если чувствуете, что вашей компетентности не достаточно, посоветуйтесь
Рисунок 5.73 – Памятка «три НЕ аудитора» Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента Принципы, процедуры, методы аудита Система менеджмента и ссылочные документы Структура, функции, взаимосвязи, бизнес-процессы, обычаи организации Законы, технические регламенты, нормативно-правовые акты, контракты
Рисунок 5.74 – Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента [3]
ОБЩИЕ ЗНАНИЯ И НАВЫКИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ АУДИТОРСКИХ ГРУПП
планирование аудита; результативное использование ресурсов; умение представить аудиторскую группу; организация и направление работы членов аудиторской группы; руководство аудиторской группой для получения заключения. руководство стажировками; предупреждение и разрешение конфликтов; подготовка и завершение отчета по аудиту.
Рисунок 5.75 – Перечень общих знаний и навыков руководителей аудиторских групп [3] Терминология по качеству Методы и технологии, имеющие отношение к качеству
Принципы менеджмента качества и их применение Методы менеджмента качества и их применение Терминология в определенной области
Технологические особенности процессов и продукции (включая услуги)
Технические характеристики процессов и продукции Процессы и практика работы в определенной отрасли
Рисунок 5.76 – Специальные знания и навыки аудиторов систем менеджмента [3]
Практический опыт
Стажировка
Рост профессионализма
Обучение
Самоподготовка
Занятие с репетиторами
Посещение совещаний, семинаров, конференций
Поддержание компетентности – постоянное участие в аудитах
Рисунок 5.77 – Поддержка и повышение компетентности [3]
Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп должна быть спланирована, реализована и запротоколирована в соответствии с процедурами программы аудита с целью обеспечения объективных, последовательных, достоверных и надежных результатов
Рисунок 5.78 – Оценка аудиторов [3]
Повышение компетентности не соответствует критериям Начальная оценка (7.6) соответствует критериям
соответствует критериям
не соответствует критериям
Аудитор не выбрана Формирование группы по аудиту (6.2.4)
Постоянная оценка деятельности (7.6)
Аудит (6)
Поддержание и повышение компетентности (7.5)
Рисунок 5.79 – Взаимодействие этапов оценки [3] Таблица 5.5 – Методы оценки аудиторов [3] Метод оценки
Цель
Примеры Анализ записей (документов) об Анализ записей Проверка квалификации образовании, обучении, производст(документов) аудитора венном опыте и опыте по аудиту Инспектирование деятельности, Положительная Обеспечение данными о вопросники, резюме, рекомендации, и отрицательная том, как воспринимается жалобы, анализ деятельности, отзывы обратная связь деятельность аудитора коллег. Оценка личных качеств и навыков взаимодействия, Собеседование с глазу на глаз и по Собеседование уточнение и получение телефону дополнительной информации Оценка личных качеств и Ролевые игры, наблюдение в Наблюдение способности применения процессе аудита, деятельность на знания и навыков рабочем месте Оценка личных качеств и Устные и письменные экзамены, Тестирование их применение психометрические тесты Применение информации Анализ отчета по аудиту и Анализ там, где прямое обсуждение с заказчиком аудита, деятельности наблюдение невозможно проверяемой организацией, после аудита или неприемлемо коллегами и с аудитором