Ứng dụng RPA vào hệ thống MPA: Thành công bước đầu và những kỳ vọng mới

ứng dụng Rpa vào hệ thống Mpa

Thành công bước đầu và những kỳ vọng mới

TruNg Tâm PTKD&QTDLTT

Với việc triển khai thành công robot để tự động hóa 2 quy trình nghiệp vụ trong hệ thống phân tích lợi nhuận đa chiều (MPA), Trung tâm Phân tích kinh doanh và Quản lý dữ liệu tập trung (PTKD&QTDLTT) đã đặt những bước chân đầu tiên cho một hành trình rộng mở trong việc ứng dụng giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) vào hoạt động...

Những năm gần đây, cuộc đua chuyển đổi số trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là hoạt động tài chính - ngân hàng, đang trở nên sôi động. Việc ứng dụng các công nghệ mới trong các quy trình tác nghiệp ngân hàng là yêu cầu tất yếu. Không nằm ngoài xu hướng đó, BIDV cũng đã có những bước đi mạnh mẽ nhằm định hình rõ chiến lược và kế hoạch thực hiện chuyển đổi số trong hệ thống. Đó là Nghị quyết số 468/ NQ-BIDV của Hội đồng quản trị về phê duyệt Chiến lược chuyển đổi số BIDV cho giai đoạn 2021 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030; đó là Chỉ thị số 3390/CT-BIDV của Tổng Giám đốc về thực hiện triển khai Chiến lược chuyển đổi số BIDV giai đoạn 2021 - 2025, tầm nhìn 2030...

Dựa trên những định hướng đó, BIDV đã nhanh chóng triển khai chuỗi hoạt động nhằm đưa chuyển đổi số đến gần hơn với các đơn vị. Có thể kể đến các buổi tọa đàm và đào tạo về các công nghệ mới như AI, RPA, Machine Learning, Deep Learning, Big Data…; Cuộc thi tìm hiểu về Chuyển đổi số; Hội thi Chuyển đổi số... Và nhiều đơn vị tại Trụ sở chính BIDV như Trung tâm Ngân hàng số, Trung tâm Thanh toán, Trung tâm Dịch vụ khách hàng, Trung tâm PTKD&QTDLTT,... cũng đã có những bước đi đầu tiên trong việc ứng dụng công nghệ mới vào các hoạt động nghiệp vụ.

Trong số những giải pháp công nghệ được ứng dụng hiện nay như RPA (Robotic Process Automation), Blockchain, AI (trí tuệ nhân tạo), Cloud (điện toán đám mây),… thì RPA được coi là giải pháp hiệu quả hàng đầu và là chất xúc tác hoàn hảo cho sự tăng trưởng vượt bậc, tạo nên cơn sốt công nghệ trên toàn cầu. Nhận rõ những lợi ích to lớn mà RPA có thể mang lại, Trung tâm PTKD&QTDLTT đã nghiên cứu, phân tích các quy trình công việc và đánh giá có thể áp dụng công nghệ mới này vào ít nhất 5 quy trình công việc tại Trung tâm. Ví dụ như: Quy trình truyền gửi báo cáo thống kê cho Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan quản lý; Quy trình kiểm tra, đối soát dữ liệu...

Phát huy tinh thần chủ động nghiên cứu và sáng tạo của cán bộ, vận dụng hiệu quả sự hỗ trợ của các đơn vị có liên quan trong hệ thống, Trung tâm PTKD&QTDLTT đã tự phát triển và áp dụng 02 robot hỗ trợ cán bộ quản lý hệ thống MPA trong việc kiểm tra báo cáo đối soát dữ liệu và kiểm tra thông tin các file chia sẻ doanh thu thủ công trên hệ thống MPA hàng tháng.

1. Robot tự động kiểm tra các Báo cáo đối soát dữ liệu và tham số của hệ thống và gửi email đến cán bộ phụ trách hàng ngày:

Theo quy định về quản lý hệ thống MPA, Trung tâm

PTKD&QTDLTT có trách nhiệm thực hiện rà soát và kiểm tra số liệu báo cáo để phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý các vấn đề về dữ liệu kịp thời. Để hỗ trợ việc kiểm tra số liệu và tham số của hệ thống MPA, hệ thống đã xây dựng 25 báo cáo đối soát dữ liệu và tham số để thực hiện kiểm tra.

Hàng ngày, cán bộ phụ trách MPA của Trung tâm phải thực hiện rà soát qua 25 báo cáo này để phát hiện kịp thời các chênh lệch và thiếu hụt thông tin. Thông thường, mỗi báo cáo cần khoảng tối thiểu 5 phút để xử lý và lấy thông tin (bao gồm các bước: đăng nhập hệ thống, tải báo cáo và kiểm tra) tương ứng mỗi ngày cán bộ phụ trách mất khoảng 125 phút để thực hiện, đồng thời cán bộ phải thao tác trực tiếp tại máy tính cơ quan.

Sau khi áp dụng Robotics, định kỳ ngay sau khi hệ thống chạy xong các báo cáo, robot sẽ tự động đăng nhập và kiểm tra các báo cáo theo kế hoạch định sẵn, sau đó gửi email kết quả kiểm tra các báo cáo cho cán bộ quản lý MPA. Robot tự động xử lý những công việc lặp đi lặp lại hằng ngày này cho cán bộ, cán bộ có ngay kết quả kiểm tra dữ liệu và có thể đưa ra phương án giải quyết kịp thời ngay cả khi không làm việc tại cơ quan.

2. Robot kiểm tra thông tin các file chia sẻ doanh thu thủ công trên hệ thống MPA hàng tháng đồng thời tự upload các file dữ liệu đạt yêu cầu lên chương trình MPA để chờ duyệt:

Một vấn đề quan trọng nữa đối với hệ thống MPA là việc cập nhật bổ sung các dữ liệu chia sẻ doanh thu thủ công vào thời điểm cuối tháng. Vào thời điểm gần cuối tháng (thông thường từ ngày 26 đến ngày cuối tháng), cán bộ quản lý MPA nhận được 30 - 40 chia sẻ dữ liệu doanh thu từ các đơn vị khác nhau (bao gồm cả file chia sẻ ở cấp độ chi tiết và file chia sẻ ở cấp độ tổng hợp), các file này được các đơn vị thực hiện thủ công bằng excel.

Luồng xử lý của robot kiểm tra file chia sẻ doanh thu thủ công

Để quá trình tải các file dữ liệu này lên hệ thống được thông suốt và thông tin các file chia sẻ đảm bảo tính chính xác, cán bộ quản lý MPA phải thực hiện kiểm tra dữ liệu các file mà các đơn vị gửi đến, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của hệ thống MPA. File dữ liệu này có 135 cột thông tin, một số file có số lượng bản ghi tương đối lớn, do đó việc kiểm tra các file dữ liệu này mất khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, do việc kiểm tra thường dồn vào cùng một thời điểm cuối tháng nên tiềm ẩn rủi ro không phát hiện hết các sai sót trước khi đưa vào hệ thống. Và điều này có thể gây rủi ro phải vận hành lại báo cáo MPA cũng như làm chậm thời gian có báo cáo của hệ thống.

Cụ thể, để đảm bảo file dữ liệu đủ tiêu chuẩn, cán bộ tổng hợp phải thực hiện kiểm tra qua 14 điều kiện khác nhau cho mỗi file dữ liệu như: kiểm tra nguyên tắc tổng số liệu điều chỉnh phải bằng 0; kiểm tra mã chi nhánh/mã phòng ban có nằm trong danh sách mã phòng ban/ mã chi nhánh còn hiệu lực trong hệ thống; kiểm tra mã sản phẩm có thuộc danh sách cây sản phẩm còn hiệu lực hay không,... Việc kiểm tra thủ công với nhiều điều kiện như vậy, mỗi file dữ liệu sẽ mất khoảng 20 - 30 phút, theo đó cán bộ quản lý MPA mất tổng cộng khoảng 15 - 20 giờ xử lý cuối tháng để kiểm soát đối với các file dữ liệu này.

Nhận thấy những hạn chế đó, nhóm quản lý MPA đã thực hiện

chuẩn hóa quy trình kiểm tra file, chuẩn hóa các nguyên tắc kiểm tra (rule check), xây dựng robot tự động kiểm tra các file theo quy trình và rule check định sẵn và gửi kết quả qua email của cán bộ. Kết quả mỗi file chỉ tốn khoảng 20 - 30 giây, nên việc kiểm tra qua 30 - 40 file chỉ tốn khoảng 15 - 20 phút. Đồng thời, việc phản hồi lại thông tin cho các đơn vị liên quan có thể thực hiện trong thời gian rất nhanh và kết quả chính xác; trong trường hợp có lỗi, cán bộ xử lý file có thể điều chỉnh nhanh chóng.

Mặc dù việc ứng dụng RPA đối với hệ thống MPA vẫn đang ở mức độ tương đối đơn giản và ở quy mô nhỏ, nhưng thành công ban đầu này đã cho cán bộ một cái nhìn gần gũi hơn và thấy được khả năng nhân rộng của RPA. Thành công bước đầu này cũng đã tạo ra một hướng mở mới và là động lực để Trung tâm PTKD&QTDLTT tiếp tục nghiên cứu triển khai đối với các nghiệp vụ khác nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc tại Trung tâm, qua đó đóng góp ngày càng nhiều hơn vào thành công chung của BIDV.

Với rất nhiều người, RPA là một khái niệm mới và hầu hết đều đang mặc định việc tự động hoá qua RPA phải trải qua hoặc được hỗ trợ bởi quá trình lập trình. Tâm lý đó phần nào hạn chế việc nghiên cứu ứng dụng RPA vào hoạt động của các đơn vị.

Tuy nhiên, hiện nay có khá nhiều giải pháp RPA không cần hoặc ít phải sử dụng đến lập trình (no code) nên việc ứng dụng RPA trong việc cải tiến quy trình công việc hằng ngày sẽ trở nên thuận tiện hơn. Đây cũng là cơ hội để tạo nên một “làn sóng” ứng dụng RPA nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị.