Caratteristiche principali di Word, Excel, Powerpoint 2010

Dalla versione 2003 alla versione 2010

Le novità di Office 2010

2010 Questo? E’ un frontespizio inserito in cima ad un documento di Word (scheda ‘inserisci’, ‘frontespizio’)

Ing. Bortolini Nicola www.nikotra.it nikotra@nikotra.it

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Sommario L'interfaccia utente e le operazioni più comuni ................................................................................................ 2 Strumenti e funzionalità comuni (Word, Excel) ................................................................................................ 4 Aprire un file esistente .................................................................................................................................. 4 Creare un nuovo file ...................................................................................................................................... 5 Opzioni ........................................................................................................................................................... 6 La barra multifunzione .................................................................................................................................. 6 Come ridurre la barra multifunzione ............................................................................................................. 7 La barra di accesso rapido ............................................................................................................................. 8 La barra di formattazione rapida ................................................................................................................... 8 Personalizzare le finestre Apri e Salva ........................................................................................................... 9 Esportare in PDF ............................................................................................................................................ 9 Effettuare la conversione ............................................................................................................................ 10 Gli SmartArt e i temi .................................................................................................................................... 10 Le immagini e gli elementi grafici .................................................................................................................... 12 L'immagine nel file XML............................................................................................................................... 12 Convertire in una versione precedente ....................................................................................................... 12 Le forme....................................................................................................................................................... 13 Le principali novità di Word............................................................................................................................. 14 La raccolta Stili veloci .................................................................................................................................. 14 Contenuto riutilizzabile ............................................................................................................................... 15 Formattazione artistica del testo ................................................................................................................ 15 Confronto rapido fra due versioni di un documento ................................................................................. 16 Personalizzazione della barra multifunzione............................................................................................... 16 Nuovo riquadro di spostamento del documento e le opzioni di ricerca ..................................................... 17 Le novità sulla gestione di elementi grafici ................................................................................................. 19 Le principali novità di Excel ............................................................................................................................. 19 Le tabelle ..................................................................................................................................................... 19 Formattazione condizionale arricchita ........................................................................................................ 20 Ordinamento e filtraggio dei dati arricchito ................................................................................................ 21 Tabelle pivot semplificate............................................................................................................................ 22 La stampa facilitata...................................................................................................................................... 23 I Grafici......................................................................................................................................................... 23 I grafici Sparkline ......................................................................................................................................... 24 Le principali novità di PowerPoint ................................................................................................................... 25 Ing. 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Pag. |2 I temi di Office ............................................................................................................................................. 25 Layout diapositiva personalizzato ............................................................................................................... 25 Gestione del testo migliorata ...................................................................................................................... 26 Tabelle con formattazione arricchita e copiate da Excel 2010.................................................................... 26 Utilizzo Smart art ......................................................................................................................................... 27 Visualizzare una presentazione su due monitor con la Visualizzazione relatore ........................................ 28

L'interfaccia utente e le operazioni più comuni Da ricordare    

Nella scheda home sono radunati gli strumenti e le icone di uso più frequente La visibilità e la dimensione delle icone, all’ interno di una scheda, dipende dalla risoluzione dello schermo (schermo più stretto  meno icone e descrizioni, o icone più piccole) In basso a destra, è stato aggiunto uno zoom manuale (CTRL+rotella mouse) per cambiare rapidamente il livello di zoom del documento La versione 2010 di Office, come la versione 2007, utilizza formati di file completamente diversi da quelli della versione 2003

Figura 1 - Il cursore per lo zoom, in basso a destra



In basso a destra nelle varie sezioni delle schede Office, è presente un angolo cliccabile, che apre le tradizionali finestre di dialogo

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Figura 2 - Cliccando sull' angolo della sezione 'carattere' si attiva la tradizionale e storica finestra di dialogo

Link utili: Guide interattive per la versione 2010 dei prodotti Office (richiede Internet Explorer): http://office.microsoft.com/it-it/outlook-help/informazioni-sulla-posizione-dei-comandi-di-menu-e-barredegli-strumenti-in-office-2010-HA101794130.aspx Curiosità: se si rinomina un file docx (Word), o xlsx (Excel), con estensione .zip, se ne può espplorare il contenuto come fosse una cartella compressa (in realtà un file di Office 2010 è a tutti gli effetti un archivio compresso)

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Strumenti e funzionalità comuni (Word, Excel) Aprire un file esistente

Figura 3 - Il menu file contiene il 'backstage', per l' accesso alle operazioni di gestione dei documenti

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Figura 4 - La voce 'recenti', nella scheda 'file', presenta interessanti migliorie per la gestione dei file e delle cartelle recenti; file e cartelle recenti si possono ‘bloccare’ per mantenerli sempre visibili

Creare un nuovo file

Figura 5 - Dal menu 'file', voce 'nuovo', è possibile scegliere tra numerosi template già preimpostati

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Opzioni

Figura 6 - La gestione delle opzioni, nella scheda 'file' è stata decisamente arricchita

La barra multifunzione

Figura 7 - La barra multifunzione introduce il 'ribbon', ovvero un nuovo approccio ai comandi ed agli strumenti

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Figura 8Personalizzazione della barra multifunzione dalla scheda 'file', 'opzioni'

Come ridurre la barra multifunzione

Figura 9 - Per ridurre la barra multifunzione, oltre al click sul punto indicato, si puo' fare CTRL+F1 o doppio click sui nomi delle schede

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La barra di accesso rapido

Figura 10 - La barra di accesso rapido può essere personalizzata aggiungendo le icone degli strumenti più comuni o di uso frequente

La barra di formattazione rapida

Figura 11 - Quando si seleziona una porzione del testo, appare la barra di formattazione rapida in sovraimpressione, e si attiva quando il mouse la sorvola

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Personalizzare le finestre Apri e Salva

Figura 12 - Nella finestra di dialogo 'file' > 'opzioni' > salvataggio', è possibile impostare il percorso predefinito per il salvataggio dei file

Esportare in PDF

Figura 13 Generazione automatica del file in PDF e invio come allegato ad un messaggio di posta elettronica

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Figura 14 - Conversione diretta del file nel formato PDF

Effettuare la conversione

Figura 15 - Se il formato del file è quello di Office 2003, nella scheda 'file', 'informazioni' c'è il pulsante per la conversione al nuovo formato - il file verrà sostituito

Gli SmartArt e i temi Gli elementi SmartArt sostituiscono ed aggiungono molte funzionalità al vecchio strumento ‘wordArt’

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Figura 16 - Nella scheda 'inserisci' , c'è ora lo strumento 'SmartArt'

Figura 17La gestione di un elemento 'smartArt' è molto semplice ed intuitiva, e viene fatta da un insieme di schede specifiche

E’ possibile, una volta selezionato ed inserito l’ elemento SmartArt:  Eliminare ed aggiungere forme

 

Formattare lo stile, le combinazioni di colori, la struttura e gli effetti grafici (ombreggiature, rotazioni, effetti 3D) Modificare il testo e le immagini utilizzate

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Le immagini e gli elementi grafici L'immagine nel file XML Se un file viene salvato in formato XML, le immagini e tutti gli elementi grafici vengono incorporate automaticamente all’ interno del file generato.

Suggerimento: si provi a rinominare in formato .zip un file di Word o Excel: il suo contenuto sarà accessibile come una comune cartella compressa

Convertire in una versione precedente

Figura 18 - La finestra di dialogo dell' opzione 'salva con nome', offre sempre il salvataggio nei vecchi formati

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Le forme

Figura 19 - L' accesso all' elenco delle forme è nella scheda 'inserisci'

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Figura 20 - Inserita una forma, compare la scheda specificas 'strumenti disegno'

Le principali novità di Word La raccolta Stili veloci

Figura 21 - Nella scheda 'home', gli strumenti per applicare rapidamente uno stile a un paragrafo o a un intero documento

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Contenuto riutilizzabile

Figura 22 - Attivando il riquadro attività per la gestione degli appunti, è possibile tracciare i testi copiati, per un ulteriore riutilizzo

Formattazione artistica del testo

Figura 23 - Nuovo strumento per la formattazione del testo, nella scheda 'home'

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Confronto rapido fra due versioni di un documento

Figura 24 - Nella scheda 'revisione', il pulsante per confrontare due documenti differenti o simili

Figura 25 - Se due documenti sono diversi, il rispilogo mostra tutte le differenze e permette di gestirle con gli strumenti classici di revisione di Word

Personalizzazione della barra multifunzione

Figura 26 - anche con un click destro sulla barra multifunzione si accede alla finestra di dialogo per personalizzarla

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Figura 27 - Personalizzazione barra multifunzione; scheda per scheda, è possibile aggiungere o rimuovere pulsanti e strumenti

Nuovo riquadro di spostamento del documento e le opzioni di ricerca Il riquadro di spostamento è presente come opzione nella scheda ‘visualizza’, e viene attivato quando si effettuano delle ricerche. Può mostrare tre contenuti differenti, raggiungibili da tre schede differenti:   

Titoli e struttura del documento Pagine in miniatura del documento (come Powerpoint, con le miniature laterali delle sclide) Risultati della ricerca termini

Figura 28 - Come attivare il riquadro di spostamento

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Figura 29 - La ricerca di un termine evidenzia i risultati e le sezioni della struttura coinvolte

Figura 30 - I risultati di una ricerca vengono anche indicati lateralmente (terza scheda del riquadro spostamento)

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Le novità sulla gestione di elementi grafici Inserito un elemento grafico (forma, immagine, smart art, clipart), si aprono schede specifiche per la gestione di tutti gli aspetti dell’ elemento

Le principali novità di Excel Le tabelle

Figura 31 - Dalla scheda 'inserisci', si crea una tabella da una struttura dati

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Figura 32 - La scheda 'progettazione' permette di gestire tutte le funzionalità legate alle tabelle

Formattazione condizionale arricchita

Figura 33 - La formattazione condizionale permette di abbinare velocemente indicatori ed elementi grafici ai dati numerici visualizzati

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Ordinamento e filtraggio dei dati arricchito

Figura 34 - Opzioni di filtro su un campo data

Figura 35 - Opzioni di filtro su campo testuale

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Tabelle pivot semplificate

Figura 36 - La gestione di una tabella pivot è semplice ed intuitiva, con le schede specifiche di gestione

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La stampa facilitata

Figura 37 - In sequenza: accesso alla stampa, opzioni di stampa, anteprima di stampa

Figura 38 - Da ricordare: il vecchio menu 'imposta pagina', è ora nella scheda 'layout di pagina'

I Grafici Lo strumento di gestione dei grafici è stato notevolmente potenziato, ed utilizza lo stesso motore nelle varie applicazioni (Word, Excel, Powerpoint).

La creazione e gestione di un grafico è tutto sommato semplice ed intuitiva. Inoltre, una volta creato il grafico, compaiono schede specifiche che permettono di accedere rapidamente a tutti gli strumenti necessari:

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Figura 39 - Partendo dalla tabella dati, un click su 'inserisci' seguito dal tipo di grafico, realizza il grafico; successivamente sarà possibile personalizzarlo; in evidenza con la freccia, le schede aggiuntive specifiche

Argomenti di approfondimento:

  

Generare il grafico Creare il grafico in Excel Formattare il grafico

I grafici Sparkline I grafici sparkline sono una interessante innovazione diExcel 2010. In pratica permettono di realizzare dei minigrafici (a linea o ad istogramma) all’interno di una singola cella del foglio

Figura 40 - A destra, nell' immagine, l' accesso ai pulsanti per realizzare grafici sparkline

Figura 41 - Esempio di grafici sparkline

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Le principali novità di PowerPoint I temi di Office

Figura 42 - La scheda 'presentazione' permette l' accesso ai temi ed agli stili

Layout diapositiva personalizzato

Figura 43 - Nella scheda 'home' è possibile selezionare direttamente il layout diapositiva da utilizzare

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Gestione del testo migliorata

Figura 44 - Gli effetti artistici sono applicabili anche al testo

Tabelle con formattazione arricchita e copiate da Excel 2010

Figura 45 - Opzioni di formattazione tabelle dati provenienti da Excel

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Figura 46 - 'Incolla speciale' per collegare un file a una tabella di Excel (1 di 2)

Figura 47 - 'Incolla speciale' per collegare un file a una tabella di Excel (2 di 2)

Utilizzo Smart art

Figura 48 - Lo strumento di gestione degli elementi 'smart art' ne permette una completa gestione

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Visualizzare una presentazione su due monitor con la Visualizzazione relatore

Figura 49 - L' accesso alla 'visualizzazione relatore'

Figura 50 - Con l' opzione 'relatore', nella scheda 'presentazione', si gestiscono in maniera differente gli schermi collegati

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