Gemeente Bronckhorst gebruikt unieke aanbestedingsprocedure voor duurzaam gemeentehuis
PROCESINNOVATIE IN DE ACHTERHOEK Terwijl de rijksambtenaren in Den Haag zich druk maken om de milieudoelstellingen voor 2020 te halen, Rotterdam zijn Climative Initiative heeft en Amsterdam zich inspant om in 2015 een CO2neutrale organisatie te zijn, bleef het in de Achterhoek relatief stil in de strijd voor duurzaamheid. ‘All quiet on the Eastern front’, denkt men dan al snel in de rest van het land. Niets is echter minder waar. Want in het Gelderse Hengelo verrees in 2009 stilletjes het duurzaamste gemeentehuis van Nederland. Op zich al een prestatie die het waard is om voor het voetlicht te brengen, maar ook achter de schermen valt volop te genieten. Zeker voorde liefhebber van besluitvormingsprocessen. De wijze waarop de gemeente Bronckhorst de aanbestedingsprocedure heeft doorlopen is namelijk zonder meer innovatief te noemen en een inspiratiebron voor heel bestuurlijk Nederland. Wethouder Ruimtelijke Ontwikkeling en Economische Zaken André Baars en procesmanager Barbara de Leeuw vertellen waarom.
Ambitieus tegen wil en dank Met een oppervlakte van zo’n 30 duizend hectare is Bronkchorst één van de grootste gemeenten van Nederland. Een grootte die niet in verhouding staat tot de mate waarin de gemeente landelijke bekendheid geniet. “Dat is op zich niet zo vreemd”, meent wethouder André Baars, “want als fusiegemeente bestaan we pas sinds 2005. Het jaar waarin de gemeenten Hengelo, Hummelo en Keppel, Steenderen, Vorden en Zelhem werden samengevoegd tot de gemeente Bronckhorst”. Maar er zijn ook andere redenen voor de relatieve anonimiteit van de jonge gemeente. Gelegen tussen de centrumgemeenten Zutphen en Doetinchem en met als bekendste plaatsen Vorden, Hengelo, Hummelo en Zelhem, stelt de Achterhoekse gemeente prijs op zijn rust en stabiliteit. ‘Groen, open, gemoedelijk’ is dan ook het motto dat Burgemeester en Wethouders het eerste collegeprogramma van de gemeente Bronckhorst meegaven. Des te opmerkelijker zijn dan ook de eigenschappen van het nieuwe gemeentehuis aan de rand van Hengelo. Half verscholen In de coulissen van het Achterhoekse landschap ligt namelijk een gemeentehuis dat op dit moment het meest energiezuinige van Nederland is. Een prachtig resultaat van een proces dat helemaal niet zo ambitieus was gestart. Eigenlijk was de opdracht die de gemeenteraad aan projectwethouder Baars gaf bedrieglijk eenvoudig. Woorden als ‘beste’, ‘duurzaamste’ of ‘energiezuinigste’ kwamen er hoegenaamd niet in voor. Baars: “De raad zei tegen mij ‘Wij willen een efficiënt, degelijk, niet te luxe gemeentehuis hebben’ en voegde er fijntjes aan toe: ‘wij willen ook graag dat je nadenkt over de mogelijkheden van een duurzaam gemeentehuis’”. Dat die laatste toevoeging uiteindelijk heeft geleid tot het meest energiezuinige gemeentehuis van Nederland, had toen nog niemand kunnen bevroeden. Ook wethouder Baars niet: “Duurzaamheid is toch een vrij algemeen item; op het ogenblik proberen alle overheden duurzaam te bouwen en het woordje duurzaamheid is daarbij gemakkelijker uitgesproken dan ingevuld. En zo was het natuurlijk ook bij ons”. Van het één kwam echter het ander, “ Want”, glimlacht Baars, “als we hier iets doen , dan doen wij het ook meteen goed”. Meer bescheiden dan: “Uiteindelijk hebben we dit succes te danken aan een grote mate van samenwerking: we hebben heel veel samengewerkt met de architect, maar ook met de aannemer en de onderaannemers. Niet vanuit een positie van voorschrijven, maar zo veel mogelijk vanuit een gezamenlijke kennisinbreng”.
Op zijn Bronckhorsts De pluim die Baars zijn eigen gemeente toebedeelt, is ook objectief gezien meer dan terecht. Want laten we de feiten eens op een rij zetten: Voordat de gemeentelijke herindeling op 1 januari 2005 gepasseerd is, besluiten de vijf fusiegemeenten dat er op termijn een nieuw gemeentehuis gebouwd zal worden in Hengelo. Op 1 ja-
nuari 2005 nemen de ambtenaren van de nieuwbakken gemeente Bronckhorst hun intrek in de tijdelijke huisvesting te Hengelo. Voor deze huisvesting geldt een ontheffing tot 1 januari 2010. Medio 2006 ziet de gemeente in, dat het tijd wordt om spijkers met koppen te slaan met de nieuwbouw van het gemeentehuis. Er is dan nog niets geregeld: er is nog geen grond, geen vergunning, geen ontheffing, nog geen architect en er is nog geen programma van eisen. Een stuurgroep - met daarin onder anderen André Baars en Barbara de Leeuw – wordt opgericht om de nieuwbouw vorm en richting te gaan geven. Slecht 3 ½ jaar later, het is dan eind 2009, is het meest energiezuinige gemeentehuis van Nederland is gereed en klaar voor de ingebruikname begin 2010. Projectmanager De Leeuw is zelf nog onder de indruk van de snelheid waarmee Bronckhorst het nieuwbouwproject heeft gerealiseerd: “Ik weet het, in andere gemeenten is het niet ongebruikelijk dat zo’n project 10 of 12 jaar in beslag neemt. Ik denk dat we dit voor elkaar hebben gekregen door het echt op zijn Bronckhorsts aan te pakken.” De Leeuw somt op wat ze daarmee bedoelt: “Realistisch kijken naar wat er werkelijk mogelijk is, blij zijn met wat lukt en creatief zoeken naar oplossingen voor wat niet goed gaat. En bovenal: inzet van alle betrokkenen en een werkelijk goede onderlinge communicatie.”
Paradox Opvallend is dat de gemeente Bronckhorst, ondanks de nuchtere grondhouding en geserreerd geformuleerde aspiraties, toch een extreem energiezuinig gemeentehuis heeft neergezet. En dat is niet de enige paradox in het verhaal van De Leeuw en Baars. Want waar het voor de hand zou liggen om bij een project met een dergelijke tijdsdruk een strakke en tot in de detail uitgewerkt planning te hanteren, koos Bronckhorst juist voor een flexibele aanpak met ruimte voor actuele veranderingen tijdens het proces. “Klopt”, beaamt De Leeuw. “toen we definitief voor onze architect Atelier Pro uit Den Haag kozen, hadden we nog niet precies voor ogen op welke manier duurzaamheid een plek zou krijgen in het ontwerp.” Wethouder Baars valt zijn projectmanager bij: “Hoe gaat normaliter een bouwer aan de gang? Een architect ontwerpt iets en schrijft een bestek, een aannemer gaat uitrekenen wat het ongeveer kost en daarna gaan ze samen nog even om de tafel zitten of er nog verbeterpuntjes zijn; dat is traditioneel bouwen!”. De gemeente Bronckorst durfde van dit stramien af te wijken en flexibiliteit in te bouwen in zowel het ontwerp als het bestek. De Leeuw: “Wij gaan er van uit dat als je dingen ontwikkelt dat je dan eerst moet samenwerken; je kunt niet zo maar iets uit de kast trekken en zeggen ‘oh, dat wil ik ook’. Elke bouwopgave is weer anders.” De gemeente bleef zich dan ook na de architectenaanbesteding actief met het ontwerp van hun nieuwe huis bemoeien. De Leeuw: “De eerste voorstellen van Atelier Pro waren op zich goed, maar we dachten toch dat het nog duurzamer kon. Samen met Peter Erdtsieck van Mobius Consult zijn we nog eens goed naar de opgave gaan kijken.” Mobius wees Bronckhorst op de mogelijkheden van Passief Bouwen. Een methode die a priori gericht is op stap 1 van de Trias Energetica: Terugdringen van onnodig energieverbruik. Zowel de Gemeente Bronckhorst als architect Atelier Pro zagen de mogelijkheden. Resultaat: een verbeterd ontwerp waarin isolerende raamluiken één van de highlights vormen.
Zachte kwaliteiten Echt innovatief werd het bouwproces pas bij de aanbesteding van de aannemer. Hieraan kwam zelfs een psycholoog te pas. Barbara de Leeuw: “We wilden onze keuze voor de aannemer op meer dan alleen maar de laagste prijs baseren”. De aannemer in spe zou ook over zachtere kwaliteiten moeten beschikken, zoals communicatievaardigheid en probleemoplossend vermogen. “Aan de hand van een vooraf vastgelegde objectieve methode stelde een gedragdeskundige vast in hoeverre deze kwaliteiten tijdens de gesprekken met de beoogde aannemers naar voren kwamen”, legt De Leeuw uit, “alles bij elkaar opgeteld leverde dat een totaalscore per aannemer op”. Via een eenvoudige rekensom werd vervolgens de uiteindelijke aannemer geselecteerd. De Leeuw: “Terwijl de prijsopgaves van de aannemers ongezien bij de notaris in de kluis lagen, leverden die totaalscores per kandidaat een bedrag op tussen de min 2 en plus 2 miljoen Euro. Door de bedragen van de test en de bedragen uit de kluis bij elkaar op te tellen, werd duidelijk welke aannemer voor ons het beste was.”
Terugkijkend op de afgelopen 3,5 jaar lijkt het een klein wonder dat Bronckhorst samen met architect, (onder)aannemers en adviseurs in zo’n korte tijd zo’n fraai en uiterst duurzaam gemeentehuis heeft kunnen realiseren. Slotvraag aan Barbara de Leeuw is dan ook of de gemeente geen enorme risico’s heeft gelopen met het snelle en flexibele bouwproces?” De Leeuw: “Uit de managementleerboeken weten we allemaal dat je moet sturen op tijd, geld en kwaliteit. Maar wat zie je veel organisaties doen? Die stellen helemaal aan het begin van het bouwproces een gefixeerd budget vast, waaraan later niet meer getornd wordt. Wij hebben dat anders gedaan en hebben aan het begin, maar ook tijdens het bouwproces marges gehanteerd, waardoor er steeds ruimte was om bij te sturen als de situatie daarom vroeg. De raad heeft ons die ruimte gegeven omdat ze ook wisten dat ze op van te voren vastgelegde momenten rapporten zouden krijgen en beslissingen konden nemen. De raad bleef daardoor tijdens het gehele proces in control. Als we alles aan het begin al hadden vastgelegd, hadden we nu niet het duurzaamste gemeentehuis van Nederland gehad”.
Bouwinformatie EPQ: 0,36 (een EPQ van 0,36 betekent dat dit gebouw 36% van de energie gebruikt t.o.v. de norm volgens het bouwbesluit) Opperlvlakte: 5600 m² Installatieontwerp: HE adviseurs Constructie: ingenieursbureau Wassenaar Bouwfysisch advies: Cauberg Huygen Advies Passief Bouwen: Mobius Consult Subsidieadvies: Hezelburcht Procesbegeleiding: motion consult Aannemer: BAM Het gemeentehuis Bronckhorst is na 2,5 jaar voorbereiden en bouwen op 5 januari 2010 geopend voor het publiek. Het gemeentehuis is officieel in februari 2010 geopend.