Protocolo Social y Empresarial

El Protocolo en el ámbito social y empresarial

Proyetsa Mª Noela Mera García

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Presentación Los estudios realizados sobre el entorno social actual determinan que los profesionales han de ser multidisciplinares, han de poseer conocimientos en áreas transversales y saber compaginarlos. Se ha convertido en algo fundamental aportar un valor añadido al CV, siendo el campo más valorado el de la Comunicación, las Relaciones Públicas y el Protocolo.

Si bien la Comunicación comprende un gran abanico de posibilidades, esta se materializa en la labor ejercida a través de las Relaciones Públicas y en la adecuada administración del Protocolo en el ámbito empresarial.

Las organizaciones demandan, cada vez más, profesionales con formación en Protocolo con el objetivo de trasladar correcta y positivamente su imagen al exterior.

Tanto las grandes empresas como las medianas y pequeñas se relacionan a diario con su entorno generando, a consecuencia de ello, una reputación en la sociedad. Pues bien, el Protocolo se conforma como la herramienta destinada a la gestión integral de toda esa comunicación que se establece empezando por las propias relaciones sociales y abarcando hasta la puesta en escena y ejecución de un gran evento corporativo.

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Contenido Pág.

1. Introducción al Protocolo

4

1.1 Definición y características

4

1.2 Funciones y aplicaciones prácticas

5

1.3 Diferentes modalidades

6

2. Protocolo Oficial

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2.1 Orden de precedencias

7

2.2 Configuración de una presidencia

12

2.3 Ordenación de banderas

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3. Protocolo Social

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3.1 La imagen personal

21

3.2 Indumentaria

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3.3 Las relaciones sociales

27

3.4 Elaboración de una invitación

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4. Protocolo Empresarial

33

4.1 La entrevista de trabajo

33

4.2 Las reuniones de empresa

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4.3 Tipos de eventos en la empresa

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5. El banquete

53

5.1 Preparación de una mesa

53

5.2 Ordenación de los asistentes

61

5.3 Configuraciones de comedores

70

5.4 Tipos de servicio

74

3

1. Introducción al Protocolo 1.1 Definición y características Etimológicamente, la palabra Protocolo procede del vocablo latín “protocollum”, cuyo significado es la primera página que se pegaba al inicio de una manuscrito importante para que quedase patente la autenticidad del mismo. “Protocollum” tiene su origen en la unión de dos palabras: la primera de ellas, “proto” significa primero, preeminencia o superioridad, mientras que la segunda, “collum”, significa pegar.

Hoy en día existen multitud de definiciones de Protocolo que atienden a las diferentes formas de entenderlo. Destacan las siguientes: •

Diccionario de la RAE: “Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre”

•

Francisco López-Nieto: “Conjunto de normas que rigen el desarrollo de los actos oficiales, especialmente aquellos que hacen referencia o intervienen las Instituciones u Organismos del Estado”

•

Felio A. Villarrubias: Transcripción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o territorio en fórmulas regladas.

Por tanto, a partir de estas definiciones podemos elaborar una más global.

“Protocolo es el conjunto de normas, tradiciones y costumbres que determinan y regulan la realización de los actos, la ordenación de los asistentes y las relaciones que se establecen entre los mismos”. ¿Y cuál es la diferencia entre Protocolo y Ceremonial? El Protocolo es la norma mientras que el Ceremonial es la forma en la que se aplica dicha norma. Así pues se define Ceremonial como “conjunto de prácticas con las que se desarrolla un acto, de acuerdo con el conjunto de normas, usos, tradiciones o costumbres, cuya relevancia obliga a que esté revestido de un especial formalismo”.

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El Protocolo se caracteriza por:

•

Está basado en tres elementos en torno a los que gira en cualquier circunstancia: el acto, el anfitrión y los asistentes.

•

Establece la ordenación en función de tres ámbitos: el espacial, el temporal y el personal. El espacial hace referencia al espacio físico en el que se desarrolla, el temporal se remite a la ordenación secuencial en el tiempo en base a costumbres o reglamentos, y el personal se refiere a la ordenación de precedencias (lugar que ocupa cada persona en un acto).

•

Atiende a los siguientes criterios de prioridad: la derecha sobre la izquierda, lo alto sobre lo bajo, el centro sobre la periferia, el individuo frente al grupo, el mayor sobre el menor y la posición sentada sobre la de pie.

•

Divide los actos oficiales en dos tipos: de carácter general y de carácter especial. Los primeros son los organizados por la Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, de las Comunidades Autónomas o del ámbito local, con ocasión de acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales. Los segundos son los organizados por ciertas instituciones, organismos o autoridades en su ámbito específico. En el caso de los actos de carácter general prima la aplicación del Real Decreto 2099/1983 (explicado más adelante) sobre la norma propia y esta, a su vez, sobre las costumbres. En el caso de los actos de carácter oficial, prima la norma propia sobre las costumbres y estas, sobre el Real Decreto 2099/1983.

1.2 Funciones y aplicaciones prácticas El Protocolo tiene una utilidad básica, la cual consiste en facilitar, organizar y permitir las buenas relaciones de carácter institucional y social. A raíz de este punto se establecen otras tres funciones del mismo: •

Lograr el entendimiento, la cohesión y la convivencia social

•

Escenificar la grandeza de los actos

•

Organizar el desarrollo de los eventos basándose en el respeto y las relaciones sociales

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Por su parte, las aplicaciones prácticas del Protocolo se establecen en base a su aportación al ser humano, así el Protocolo nos aporta: •

Naturalidad

•

Eficacia personal

•

Estilo y elegancia

•

Puntualidad

•

Seguridad en uno mismo

•

Mejora de las relaciones sociales

•

Mejora de la imagen personal

•

Tolerancia

•

Discreción

•

...

Se convierte así en un valor añadido muy a tener en cuenta de cara a nuestra relación con el entorno, base del éxito personal.

1.3 Diferentes modalidades El Protocolo, aunque ofrece disposiciones generales comunes a todos los ámbitos, ha ido evolucionando y adaptándose a los diversos escenarios de aplicación del mismo.

A día de hoy diferenciamos entre las siguientes modalidades: •

Protocolo Oficial: ámbito institucional

•

Protocolo Militar: ámbito del ejército

•

Protocolo Social: común a toda la sociedad

•

Protocolo Académico: ámbito docente

•

Protocolo Internacional: ámbito de las relaciones con otros países

•

Protocolo Eclesiástico: ámbito de la iglesia

•

Protocolo Empresarial: ámbito de la empresa

•

Protocolo Deportivo: ámbito del deporte

•

Protocolo Judicial: ámbito del juzgado

•

Protocolo de Protección y Seguridad: ámbito institucional

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2. Protocolo Oficial 2.1 Orden de precedencias La precedencia se define como el lugar que ha de ocupar una persona, en función de su cargo o posición, con respecto a las demás que se encuentran presentes en un acto oficial. Por su parte, un acto se considera oficial cuando es promovido por alguna Institución Pública o Poder Político y a él acuden Autoridades.

En España se dispone de un Real Decreto nacido ante la necesidad de regular la ordenación de las precedencias que, en la asistencia a los actos oficiales, deben ser atribuidas y reconocidas a la Corona, a las Autoridades, a las Instituciones, a las Corporaciones y a las Personalidades del Estado, que ostentan la titularidad o representación de los poderes establecidos. Por tanto, su finalidad es articular una correcta imagen política, administrativa y pública de España.

Esta normativa recibe el nombre de Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Este Real Decreto hace referencia a múltiples ordenaciones pero, en este caso, nos centraremos en los artículos 10 y 12, los cuales establecen la ordenación de las Autoridades Oficiales en la ciudad de Madrid y en las Comunidades Autónomas respectivamente.

El artículo 10 se centra en Madrid, teniendo en cuenta su condición de capital del Estado y de sede de las Instituciones generales, y rige las precedencias del siguiente modo: 1. Rey o Reina 2. Reina Consorte o Consorte de la Reina 3. Príncipe o Princesa de Asturias 4. Infantes de España 5. Presidente del Gobierno 6. Presidente del Congreso de los Diputados 7. Presidente del Senado 8. Presidente del Tribunal Constitucional

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9. Presidente del Consejo General del Poder Judicial 10. Vicepresidentes del Gobierno según su orden 11. Ministros del Gobierno según su orden 12. Decano del Cuerpo Diplomático y Embajadores acreditados 13. Presidentes de los Consejos de Gobierno de las Comunidades Autónomas según su orden 14. Ex Presidentes del Gobierno 15. Jefe de la Oposición 16. Alcalde de Madrid

17. Jefe de la Casa de Su Majestad El Rey 18. Presidente del Consejo de Estado 19. Presidente del Tribunal de Cuentas 20. Fiscal General del Estado 21. Defensor del Pueblo 22. Secretarios de Estado según su orden, JEMAD, JEME, AJEMA y JEMA 23. Vicepresidentes de las Mesas del Congreso y Senado, según su orden 24. Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar 25. Delegado del Gobierno en la Comunidad Autónoma de Madrid 26. Capitán General de la Primera Región Militar, Almirante Jefe de la Jurisdicción Central de la Armada y General Jefe de la Primera Región Aérea 27. Jefe del Cuarto Militar y Secretario General de la Casa de S. M. El Rey

28. Subsecretarios y asimilados, según su orden 29. Secretarios de las Mesas del Congreso y del Senado, según su orden 30. Presidente de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autónoma de Madrid 31. Encargados de Negocios Extranjeros acreditados en España 32. Presidente del Instituto de España 33. Jefe de Protocolo del Estado 34. Directores Generales y asimilados, según su orden 35. Consejeros de Gobierno de la Comunidad Autónoma de Madrid 36. Miembros de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autónoma de Madrid 37. Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma de Madrid 38. Diputados y Senadores por Madrid 39. Rectores de las Universidades con sede en Madrid, según antigüedad de la Universidad 40. Gobernador Militar de Madrid 41. Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento de Madrid

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El artículo 12 hace referencia al orden de precedencias en los actos oficiales que tienen lugar en el territorio propio de una Comunidad Autónoma, estableciéndolo como sigue:

1. Rey o Reina 2. Reina Consorte o Consorte de la Reina 3. Príncipe o Princesa de Asturias 4. Infantes de España 5. Presidente del Gobierno 6. Presidente del Congreso de los Diputados 7. Presidente del Senado 8. Presidente del Tribunal Constitucional 9. Presidente del Consejo General del Poder Judicial 10. Presidente del Consejo de Gobierno de la Comunidad Autónoma 11. Vicepresidentes del Gobierno, según su orden 12. Ministros del Gobierno, según su orden 13. Decano del Cuerpo Diplomático y Embajadores extranjeros acreditados en España 14. Presidentes de los Consejos de Gobierno de otras Comunidades Autónomas 15. Ex presidentes del Gobierno 16. Jefe de la Oposición 17. Presidente de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autónoma 18. Delegado del Gobierno en la Comunidad Autónoma 19. Alcalde del municipio del lugar 20. Jefe de la Casa de S. M. El Rey 21. Presidente del Consejo de Estado 22. Presidente del Tribunal de Cuentas 23. Fiscal General del Estado 24. Defensor del Pueblo

25. Secretarios de Estado, según su orden; Jefe de Estado Mayor de la Defensa y Jefes de Estado Mayor de los Ejércitos de Tierra, Mar y Aire 26. Vicepresidentes de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, según su orden 27. Representantes Institucionales de las Fuerzas Armadas en la Región o Zona 28. Secretario General de la Casa de S. M. El Rey y Jefe del Cuarto Militar 29. Consejeros de Gobierno de la Comunidad Autónoma, según su orden 30. Miembros de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autónoma

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31. Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma 32. Subsecretarios y asimilados, según su orden 33. Secretarios de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, según su orden 34. Encargados de negocios extranjeros acreditados en España 35. Presidente del Instituto de España 36. Presidente de la Diputación Provincial, Mancomunidad o Cabildo Insular 37. Directores Generales y asimilados, según su orden 38. Diputados y Senadores por la provincia donde se celebre el acto 39. Subdelegados del Gobierno 40. Rectores de Universidad en cuyo distrito tenga lugar el acto, según la antigüedad de la Universidad 41. Presidente de la Audiencia Provincial 42. Delegado de la Defensa y Jefes de los Sectores Naval y Aéreo, por orden de empleo o antigüedad 43. Director Insular 44. Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento del lugar 45. Subdelegado de la Defensa, Comandante Militar de la plaza, Comandante o Ayudante Militar de Marina y Autoridad Aérea Local, por orden de empleo o antigüedad 46. Representantes consulares extranjeros No obstante, es preciso tener en cuenta que existe un tipo de actos en el que no rige el Real Decreto 2099/1983, se trata de las precedencias en los actos deportivos. A pesar de que no hay una regulación oficial, está presente una norma que establece las precedencias deportivas. Por ello, cuando se celebra un evento deportivo al que asisten autoridades deportivas y oficiales, se procede a la aplicación de la técnica de peinado, es decir, se intercalan ambos tipos de autoridades estableciendo un protocolo determinado para cada acto concreto y siempre bajo la máxima del respeto y del sentido común.

El orden de precedencia de las autoridades deportivas se configura del siguiente modo: 1. Presidente de la Federación que promueve el acto 2. Presidente del Comité Organizador del evento 3. Presidente del Comité Olímpico Internacional 4. Presidente de la Federación Internacional de la disciplina deportiva en cuestión

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5. Presidente de la Federación Supranacional de la disciplina deportiva en cuestión 6. Presidente del Comité Olímpico Nacional 7. Vicepresidentes del Comité Olímpico Internacional, según su orden 8. Presidente de la institución internacional que agrupa a los árbitros o jueces de la especialidad 9. Presidente de la Federación Nacional 10. Presidentes de otras federaciones internacionales 11. Miembros del Comité Olímpico Internacional 12. Miembros de la Federación Internacional de la disciplina 13. Presidente de la Federación Regional 14. Presidente de la institución nacional que agrupa a los jueces o árbitros de la especialidad 15. Miembros del Comité Olímpico Nacional 16. Presidentes de otras federaciones nacionales 17. Miembros de la Federación Nacional 18. Presidente de la Federación Local 19. Presidente de la institución regional que agrupa a los árbitros o jueces de la especialidad 20. Miembros de la Federación Regional 21. Presidente de la institución local que agrupa a los árbitros o jueces de la especialidad 22. Presidentes de otras federaciones regionales 23. Miembros de la Federación Local 24. Presidentes de otras federaciones locales Lo mismo ocurre en el caso de los actos de carácter empresarial. Cuando es una empresa la que organiza un acto al que acuden autoridades oficiales, hemos de tener en cuenta el orden de precedencia de los cargos dentro de la empresa. Así pues, en base a ello y al Real Decreto 2099/1983, debemos intercalar cargos y autoridades aplicando la ya mencionada técnica del peinado.

El orden de precedencia dentro de la empresa, habitualmente, responde al siguiente criterio: 1. Presidente 2. Vicepresidente 3. Consejero Delegado

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4. Director General 5. Gerente 6. Jefe de Departamento Si hay varias personas que ocupan el mismo cargo las ordenaremos atendiendo a su antigüedad, de modo que los que más años llevan ostentando su cargo ocuparán los primeros puestos.

2.2 Configuración de una presidencia Cuando nos encontramos ante la puesta en escena de un acto oficial siempre hemos de tener en cuenta que entre los asistentes habrá dos grupos: el que conforma la presidencia y el constituido por el resto de los invitados.

La presidencia es el grupo de personas, normalmente autoridades y cargos, que ocupan un lugar destacado en el desarrollo del evento, bien porque son los responsables de su organización o bien por ser representativos en el ámbito en el que tiene lugar.

Entre los integrantes de una presidencia encontramos dos figuras destacadas, la del anfitrión y la del invitado de honor. El anfitrión se corresponde con el organizador del evento, el cual normalmente se encuentra en su casa o entorno. Por su parte, el invitado de honor es la persona más destacada después del anfitrión y que ocupa el lugar inmediato a este por su relevancia y representación en dicho momento.

A la hora de configurar una presidencia hemos de aplicar siempre la regla de la derecha, es decir, partiendo del anfitrión (el cual ocupa la posición central) los demás miembros se irán situando a derecha e izquierda del mismo según el orden de precedencia. Normalmente, la presidencia se encuentra enfrente del resto de invitados, por lo que no debemos olvidar que se trata de la derecha de la persona, no de nuestra derecha. Esto es fundamental porque sino el orden se realizaría a la inversa.

Existen dos tipos de presidencia, la presidencia par y la presidencia impar. La primera de ellas se caracteriza, tal y como su nombre indica, porque el número de personas que la componen es par, y la segunda porque dicho número es impar. Resulta importante diferenciar entre ambas porque en el caso de la primera no se delimita claramente quién preside mientras que, en el caso de la segunda, queda

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determinado de forma inequívoca visualmente quien ostenta ese puesto. A continuación se exponen ambos tipos de manera gráfica:

Presidencia par Como se observa en la imagen, existen dos posiciones centrales. En estos casos se aplica la regla de la derecha ya mencionada anteriormente pero con una puntualización, el anfitrión ocupará siempre la posición de la derecha dentro del centro, quedando el invitado de honor o la anfitriona, según el caso, a su izquierda. A continuación ya se aplica la norma sin alteraciones.

Veamos un ejemplo de la aplicación del artículo 12 del Real Decreto 2099/1983 en la presidencia par configurada para la puesta en escena de los Premios Príncipe de Asturias:

Premios Príncipe de Asturias

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En las posiciones 1 y 2 están situados Sus Altezas Reales los Príncipes de Asturias, perteneciendo el lugar más destacado a Don Felipe de Borbón por tratarse del Presidente de honor de la Fundación organizadora. Ambos conforman la posición central como si de una única personalidad se tratase. El puesto 3 lo ocupa el Presidente del Principado de Asturias, dado que el acto se celebra en su tierra, y en la posición 4 se sitúa el Presidente de la Fundación La Nueva España.

Presidencia impar Sin embargo, cuando nos encontramos ante una presidencia impar, está muy claro quién preside y la aplicación de la regla de la derecha se cumple sin anomalías. En la medida de lo posible, cuando organicemos un acto, hemos de intentar que la presidencia sea impar salvo en el caso de que acudan SS. MM. Los Reyes de España.

En esta ocasión prevalecerá la presidencia par puesto que ambos actúan como una única autoridad y, por ello, es habitual que compartan la presidencia, de modo que el anfitrión quedará situado a la derecha de S. M. El Rey y el invitado de honor a la izquierda de S. M. La Reina.

A continuación se muestra un ejemplo de presidencia impar:

Discurso del Presidente de la República de Colombia en 2010

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¿Y por qué si acuden SS. MM. Los Reyes de España el anfitrión no preside y pasa a ocupar un segundo puesto? En el Protocolo se contempla la posibilidad de ceder la presidencia. Oficialmente la cesión sólo se constituye como una “obligación” cuando contamos con la presencia de SS. MM. Los Reyes, mientras que en el resto de los casos es voluntaria. Por ejemplo, si una localidad celebra el 50º Aniversario de su fundación y acude un ministro, aunque este último esté situado por encima del alcalde en el orden de precedencias contenido en el Real Decreto 2099/1983, no tiene por qué ceder su puesto ya que es quien organiza el evento y, por tanto, es el anfitrión. Nos encontramos, pues, con una máxima del Protocolo en la Organización de Actos: el que organiza, preside.

Por último, ¿cuántas personas deben conformar la presidencia? El número ideal es tres o cinco personas, en función de la relevancia de las mismas en el acto en cuestión. En cualquier caso, una presidencia nunca debe superar el límite de siete personas. Si, por ejemplo, nos encontramos en una situación en la que la presidencia, por motivos de representación, deba estar formada por diez personas, lo que haremos será constituir una presidencia de siete miembros y los tres restantes los situaremos entre el resto de los asistentes pero siempre otorgándoles un lugar destacado.

Representación de precedencias en un auditorio Como se observa en el gráfico a modo de ejemplo, lo más habitual en el desarrollo de un acto es que nos encontremos con dos zonas contrapuestas, la correspondiente a la presidencia y la destinada al público. Hacer un esquema como este con la numeración correspondiente facilitará la ordenación de los asistentes ya que sólo será necesario ordenarlos por precedencia y otorgarles el asiento que les corresponda

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haciendo coincidir el número de la imagen con el puesto que ocupan en la lista de invitados.

2.3 Ordenación de banderas Las banderas representan a los territorios, transmiten su imagen y las relaciones jerárquicas existentes entre los mismos. Por este motivo, es fundamental que conozca una serie de normas básicas claves para la correcta ordenación de las banderas en cada situación.

Es importante que tengamos en cuenta, antes de nada, que las banderas oficiales del Estado sólo se utilizan en los actos oficiales y en aquellos que, sin ser organizados por la administración pública, cuentan con la presencia de autoridades oficiales en representación pública.

Al igual que en la ordenación de una presidencia, se utiliza la regla de la derecha en la ordenación de banderas, tomando como referencia la presidencia o edificio en el que se encuentran para determinar cuál es la derecha de la bandera que ocupa la posición central. Y, al igual que ocurre con las presidencias, existe una ordenación de banderas par y otra impar. Así pues, se configuran como indican los gráficos expuestos:

El orden de precedencia de las banderas en el territorio nacional español atiende a la siguiente clasificación: 1. Bandera de España 2. Bandera de la Comunidad Autónoma 3. Bandera de la Localidad 4. Bandera de la Unión Europea

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Por tanto, si nos encontramos ante el Ayuntamiento de Santiago de Compostela, las banderas deberán estar colocadas tal y como indica la fotografía:

Ayuntamiento de Santiago de Compostela La bandera de España siempre tiene que estar presente en los organismos e instituciones del Estado, siendo así la única bandera que tiene obligación de ondear siempre. Las demás podrán estar colocadas o no en función del acto que se celebre o de las autoridades que se reciban en un momento determinado, entre otros motivos.

Por ejemplo, si se trata de una reunión entre jefes de estado, de un encuentro de negociación entre naciones o de la firma de un acuerdo entre dos países, sólo estarán presentes las dos banderas nacionales correspondientes y, en el caso de países pertenecientes a la zona euro, podrán ir acompañadas de la bandera de la Unión Europea.

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Negociación entre España y Portugal

Encuentro entre Rajoy y Sarkozy

Cuando se nos plantea un encuentro de más de dos países es necesario que estén presentes las banderas de todos aquellos que están representados en dicho momento.

En este caso, la ordenación atenderá al criterio del orden alfabético en el idioma oficial del territorio en el que tiene lugar el evento.

Banderas en la Cumbre del G8 celebrada en Lecce (Italia) De izquierda a derecha Italia, Canadá, Francia, Alemania, Japón, Rusia, Reino Unido, Estados Unidos y la Unión Europea.

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Se encuentran ordenadas por orden alfabético en italiano, idioma del país en el que ha tenido lugar el acto: Italia, Canada, Francia, Germania, Giappone, Russia, Regno Unito, Stati Uniti y Unione Europea.

La bandera de Italia es la primera por ser el país anfitrión y la de la Unión Europea se encuentra presente puesto que cuenta con representación, junto a los ocho países participantes, a través de la presencia del Presidente de la Comisión Europea y del Presidente del Consejo Europeo.

Las empresas así como los actos de ámbito empresarial a los que acuden autoridades oficiales están dotados de una particularidad a la hora de hablar de la ordenación de banderas. La mayoría de estas entidades disponen de una bandera de empresa. ¿Y qué posición debe ocupar la misma? Es muy sencillo, las banderas institucionales nunca se mezclan con las empresariales, así pues colocaremos las banderas oficiales a un lado y la(s) empresarial(es) a otro, tal y como indica la figura:

Veamos un ejemplo visual de lo que no se debe hacer:

La bandera del hotel forma parte de la ordenación de banderas oficiales, por eso no es correcto.

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Por último, hemos de conocer cómo se posicionan las banderas ante la declaración de luto local, autonómico y nacional. Si bien el orden de las mismas no se ve alterado, existen dos formas de representar la situación según se trate de una bandera de enastar o de endrizar. La primera se caracteriza por estar fija a un asta o mástil, por lo que se coloca un crespón negro en la parte superior del asta. La segunda está segunda está colocada en una driza o cuerda que permite subirla o bajarla a lo largo de un mástil, por ello se colocará a media asta, es decir, en la mitad del mástil.

Crespón negro

Banderas a media asta

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3. Protocolo Social A nivel social, los seres humanos se caracterizan por establecer relaciones sociales con sus semejantes, las cuales están basadas en percepciones. La percepción que una persona tiene de otra dependerá de la imagen que transmita tanto a través del habla como de su forma de vestir o sus gestos, entre otros aspectos.

3.1 La imagen personal Son el estilo y la elegancia las dos variables que más influyen a la hora de transmitir nuestra imagen y deben estar presentes siempre que busquemos que la otra persona tenga una percepción positiva de nosotros. Si bien ambas variables son innatas para algunos seres humanos, todos podemos trabajarlas y lograr hacerlas presentes en nuestras relaciones sociales.

Hoy en día se considera que una persona tiene estilo y es elegante cuando camina erguida con confianza en sí misma, toma asiento adecuadamente y sus gestos son acordes a su exposición al público. A continuación se enumera una serie de características que ha de poseer o cultivar cada uno para que la imagen transmitida de sí mismo sea la correcta:

•

Saber hablar y saber callar: es tan importante hablar en el momento oportuno y de forma correcta como saber mantener la boca cerrada en determinadas situaciones. El arte de hablar no significa que haya que utilizar vocablos rebuscados sino que se trata de construir las frases de forma correcta, sin incluir palabras vulgares o malsonantes y compartiendo ideas o conocimientos que aporten valor a la conversación. Como dijo Óscar Wilde: “Más vale estar callado y parecer idiota que abrir la boca y demostrar que lo eres”.

•

Naturalidad, humildad, confianza y transparencia: nadie es mejor que nadie, simplemente somos diferentes, por ello es fundamental reconocer errores o preguntar ante el desconocimiento. La actitud de superioridad produce rechazo en el entorno, si no se sabe o se necesita algo siempre es bueno pedir ayuda.

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•

Tono afable, templanza y respeto: cada ser humano tiene una opinión diferente a la de los demás con respecto al mismo tema, por ello, para obtener un buen feedback social es necesario saber escuchar, respetar y no perder la paciencia al dialogar.

•

Seguridad en uno mismo, sonrisa y optimismo: las personas buscan rodearse de gente alegre que les motive y anime en su día a día, por este motivo una simple sonrisa al saludar vuelca en la otra persona una actitud y una predisposición positiva hacia la misma.

•

Cuidar

los

gestos:

nuestra

expresión

corporal

influye

en

el

receptor

transmitiendo una imagen favorable o desfavorable hacia nosotros. Meterse el dedo en la nariz, rascarse, emitir ruidos corporales, bostezar o comerse las uñas son algunas muestras de lo que impide que la imagen transmitida esté en sintonía con la que se espera transmitir. Asimismo cruzar las piernas o suspirar, por

ejemplo,

implican

el

establecimiento

de

una

barrera

física

de

distanciamiento y manifiestan aburrimiento, respectivamente.

3.2 Indumentaria La forma de vestirse de las personas es una expresión de su estilo de vida y de su personalidad, por este motivo, es fundamental que cada uno tenga muy clara la impresión que quiere transmitir.

La elección de la vestimenta debe realizarse siempre atendiendo a las características físicas de la persona en cuestión, al entorno en el que se encuentra y las actividades a los que va a acudir en cada momento. No obstante, se establece que la ropa de día ha de ser práctica y sencilla mientras que por la noche se permite más la originalidad que marca el estilo propio.

La combinación de las prendas es un indicador de elegancia. Nunca se deben mezclar tejidos distintos (por ejemplo, pana y lino) o estampados de cuadros con estampados de rayas. En cuanto a los colores, a continuación se muestran unas pequeñas referencias de buenas combinaciones:

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En el mundo del Protocolo se suele establecer la etiqueta o vestimenta que los invitados deben ponerse para acudir a un evento. De esta forma distinguimos entre etiqueta femenina y etiqueta masculina, teniendo en cuenta que siempre irán en concordancia, es decir, existe una equivalencia entre las prendas del hombre y las prendas de la mujer. El siguiente cuadro expresa dicho equilibrio:

Tal y como se observa en el cuadro anterior, hay cuatro posibilidades para el hombre y tres para la mujer en cuanto a la indumentaria. A continuación se explica cada una de ellas.

La etiqueta masculina comprende, de menor a mayor elegancia, el traje oscuro, el chaqué, el smoking y el frac.

El traje oscuro es una prenda de día básica. Está formado por: •

Chaqueta americana y pantalón con raya

•

Camisa

•

Corbata

•

Calcetines

•

Zapatos

La chaqueta y el pantalón han de ser de la misma tela y color, y han de combinar con la camisa y la corbata. Los calcetines y los zapatos serán del mismo tono e irán acordes al resto de la indumentaria.

El chaqué es una vestimenta de día pero sólo hasta las 19:00 horas. Está compuesto por:

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•

Chaqueta-levita con faldón largo trasero abierto por la mitad

•

Pantalón gris con rayado negro o gris marengo

•

Chaleco

•

Camisa blanca

•

Corbata gris o negra

•

Guantes grises, blancos o negros

El color del chaleco varía en función del tipo de acto. Para eventos de carácter íntimo o familiar será gris, para los de carácter oficial o de gran relevancia será negro con ribete blanco, y para los funerales oficiales será negro.

Admite las siguientes condecoraciones: botón o roseta y pasador de miniaturas.

Rosetas

Pasador de miniaturas

El smoking es una indumentaria de carácter festivo que se emplea a partir de las 19:00 horas.

Lo

conforman

los

siguientes

elementos: •

Chaqueta americana con solapas de seda negra

•

Pantalón con una franja de seda a lo largo de la costura exterior

•

Chaleco o fajín

•

Camisa blanca de botonadura con cuello duro de pajarita o blando

•

Corbatín, habitualmente del color del traje

Admite la roseta como condecoración.

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El frac es la prenda más protocolaria de la etiqueta masculina. Su composición es la que sigue: •

Chaqueta con solapas de seda negra, corta por delante y con dos faldones largos por detrás

•

Pantalón con una franja de seda a lo largo de la costura exterior, igual al del smoking

•

Chaleco blanco o negro

•

Camisa blanca de botonadura de perlas con cuello duro de pajarita

•

Corbatín blanco o negro

•

Guantes blanco marfil

•

Calcetines de seda negra

•

Zapatos negros lisos o de charol

•

Sombrero de copa (opcional)

El chaleco ha de ser negro en los actos religiosos, de las reales academias y en las altas ceremonias de los tribunales.

Admite como condecoraciones: banda, pasador y grandes cruces.

Banda de la Real Orden de Carlos III

Gran Cruz al Mérito Militar

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Pasador de condecoraciones de General de la Guardia Civil La etiqueta femenina establece, de menor a mayor elegancia, las categorías: vestido corto, vestido de cóctel y vestido largo.

El vestido corto es una prenda de día que presenta las siguientes características: •

Hechura clásica

•

Largo a la altura de la rodilla

•

Escote delantero y trasero discreto

•

Zapatos de tacón mediano

•

Bolso mediano o pequeño

•

Tejido sencillo sin ornamentación del tipo de lentejuelas o plumas

•

Medias finas transparentes

•

Sombrero elegante

Admite condecoraciones en miniatura.

El vestido de cóctel es una indumentaria ideal para media tarde por la elegancia que transmite y los detalles lujosos que conlleva. Es reconocida como prenda de etiqueta o media etiqueta. Sus características son: •

Hechura clásica y elegante

•

Largo por debajo de la rodilla

•

Escote delantero y trasero discretos

•

Zapatos de tacón mediano

•

Bolso

pequeño,

preferiblemente

de

mano, con detalles de pedrería o de metal, entre otros •

Tejidos más finos como pueden ser el algodón o el satén

•

Medias finas transparentes

•

Sombreros vanguardistas y originales

Admite condecoraciones en miniatura.

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El vestido largo es la vestimenta protocolaria de la mujer por excelencia. Se utiliza por la tarde-noche y se caracteriza por: •

Largo hasta el suelo

•

Tonos oscuros

•

Escote delantero o trasero

•

Zapatos de tacón alto y fino

•

Bolso de mano, con incrustaciones de pedrería, detalles en metal...

•

Tejidos lujosos como la seda o el raso con brillos, lentejuelas...

•

Medias finas transparentes

•

Joyas de calidad y sin recargarse

•

Abrigos de pieles, echarpes...

Admite condecoraciones de tamaño natural.

Por último, es importante combinar los diversos tipos de indumentaria vistos con las piezas de joyería adecuadas. En el caso del hombre, existen los siguientes elementos: •

Anillo: puede ser una alianza, un sello o una sortija sencilla

•

Gemelos: se utilizan siempre que el traje sea formal y en camisas de puños rígidos

•

Reloj: discreto y clásico

•

Pasador de corbata: sencillo

En el caso de la mujer, se establece una distinción en función de la hora.

Por el día deberá portar pocas joyas y siempre discretas mientras que por la noche estas podrán ser más llamativas y de mayor tamaño, prevaleciendo el uso del diamante, las perlas y

el

ámbar.

3.3 Las relaciones sociales Para llevar a cabo de forma correcta las relaciones con la sociedad es preciso conocer una serie de pautas básicas de comportamiento que simplificarán y

27

facilitarán las mismas. A continuación se explican en base a las situaciones sociales más comunes.

La presentación marca el inicio de una conversación entre dos personas, por ello, además de decir el nombre de cada una es conveniente aportar un dato identificador de las mismas. Por ejemplo: “Carmen, te presento a Manuel, ingeniero de telecomunicaciones en Banesto”. De este modo Carmen dispone de un dato para iniciar un diálogo con Manuel a través de alguna pregunta sobre su profesión o actual trabajo.

Además de esto, ¿quién se presenta a quién? Pues bien, existen tres normas definidas en base al sexo, la edad y el rango: •

El hombre es presentado a la mujer

•

El joven es presentado al mayor

•

La persona de menor categoría es presentada a la de mayor categoría

El saludo es una fórmula de cortesía que demuestra respeto y aprecio por la otra persona. Por este motivo, la negación del saludo implica desprecio y falta de educación. Se saluda siempre que se accede a una instalación o que se reconoce a alguien conocido. Si bien basta con un simple “Buenos días”, dependiendo del contexto en el que nos encontremos, podremos saludar de diversas maneras, bien con un apretón de manos o bien con un beso en la mejilla o un abrazo. Normalmente es la mujer la que determina el tipo de saludo.

El apretón de manos es el saludo más empleado socialmente a nivel profesional y entre el sexo masculino. La mano ha de darse con firmeza y brevedad para transmitir confianza y seguridad a quien la recibe.

El beso en la mejilla y el abrazo son símbolos de afecto por lo que se reducen principalmente al ámbito familiar y al círculo de amistades. En función del país en el que estemos ubicados varía el número de besos que se dan pero siempre está comprendido entre uno y tres. Para finalizar, hemos de recordar que el beso consiste en acercar la mejilla de uno a la de la otra persona pero nunca debe hacerse ruido ni mojar con los labios. Es el saludo más popular entre las mujeres.

28

El

tratamiento

que

se

le otorga

a cada miembro

de la sociedad

varía

fundamentalmente en base a la edad y al nivel de confianza que se tenga con dicha persona. Así, se trata de usted a aquellas personas de mayor edad, que ocupan un cargo superior, que son desconocidas o que no pueden responder tuteando. Por el contrario, el tuteo se emplea en situaciones familiares, entre compañeros de trabajo, entre amigos, entre jóvenes y niños, y cuando la otra persona insiste en ello.

El regalo implica un sentimiento de agradecimiento, afecto y amistad. Además, es un detalle que genera un recuerdo por lo que debe ser de buen agrado para quien lo recibe. Regalar, pues, se convierte en un arte porque elegir el regalo idóneo para una persona requiere tiempo, esfuerzo y conocerla bien. Tendremos en cuenta siempre las siguientes variables, las cuales nos ayudarán en esta tarea: cuál es el motivo del regalo, quién lo va a recibir y qué importe hemos de gastar.

Las ocasiones fundamentales en las que hacer un regalo resulta apropiado son las celebraciones (como los cumpleaños), los sucesos (como el nacimiento de un bebé), las Navidades y los acontecimientos (como las bodas).

No se debe descuidar la presentación del regalo. Un mal envoltorio o la falta del mismo, por muy valioso que sea lo que va dentro, transmite mala imagen, lo devalúa y es síntoma de desinterés.

Los regalos siempre se agradecen en el momento de recibirlos aunque a veces no sea lo que uno se espera o quiere, y se abren también en el momento de la entrega delante de la persona que lo ha ofrecido.

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3.4 Elaboración de una invitación Una invitación constituye un documento que refleja en cierto modo el acto para el que se envía. Por este motivo, debe ser acorde al mismo y transmitir la imagen adecuada para que quien la reciba pueda hacerse una idea y tomar la decisión de ir o no.

La información que ha de contener en todos los casos es la siguiente: •

Motivo de la invitación: acto que va a tener lugar

•

Fecha

•

Hora

•

Lugar de celebración: puede ir acompañado de una dirección e, incluso, un mapa en otro documento a mayores

•

Etiqueta: en los eventos de carácter formal se especifica el tipo de indumentaria con la que hay que acudir

•

S. R. C.: se refiere a Se Ruega Confirmación y debe ir con los datos de contacto adjuntos. En los países francófonos se emplean las siglas R. S. V. P. (Répondre S´il Vous Plaît) y en los de habla inglesa, Regrets Only (indica que sólo deben ponerse en contacto quienes no vayan a asistir)

•

Quién invita: nombre propio o logotipo de la entidad, en su caso. En las ocasiones en las que sean dos o más personas o instituciones quienes invitan, se emplea la fórmula: “X y, en su nombre, Y”

Las invitaciones nunca se firman y se envían entre un mes y quince días antes de la fecha de celebración aunque en determinadas ocasiones, como es el caso de congresos internacionales, llegan a enviarse con un año de antelación.

En el espacio destinado a la etiqueta propuesta podemos encontrarnos las expresiones que se detallan: •

Etiqueta: implica la obligatoriedad de acudir de etiqueta

•

Chaqué: hace referencia a la obligatoriedad de vestir chaqué el hombre y vestido corto o de cóctel la mujer

•

Frac: indica la obligatoriedad de vestir frac el hombre y vestido largo la mujer

•

Se ruega etiqueta: se refiere a que es recomendable asistir de etiqueta pero no obliga

30

•

Corbata negra: significa que el hombre tiene que asistir de smoking y la mujer de vestido de cóctel o largo

•

Corbata blanca: implica que el hombre tiene la obligación de vestir frac y la mujer vestido largo

31

El logotipo, tal y como indica la imagen de la invitación, siempre se coloca en la parte superior de la misma. Y, en caso de ser organizado por dos o más entidades, se colocarán todas las imágenes visuales corporativas correspondientes en dicho espacio.

A continuación se analizan los elementos imprescindibles presentes: •

Motivo de la invitación: II Centenario de la Constitución de 1812

•

Fecha: lunes 19 de marzo de 2012

•

Hora: 12:15 horas

•

Lugar de celebración: Oratorio de San Felipe Neri de Cádiz

•

Etiqueta: traje oscuro y vestido corto

•

S. R. C.: con teléfono y e-mail de contacto

•

Quién invita: la Vicepresidenta del Gobierno y la Presidenta de la Comisión Nacional para la Conmemoración en cuestión

32

4. Protocolo Empresarial 4.1 La entrevista de trabajo Llegado el momento de presentarnos ante una empresa ¿cómo hemos de vestirnos?

En este aspecto el protocolo es relativo, por eso es fundamental la investigación previa sobre la empresa. Debemos acudir vestidos como si ese día comenzásemos a trabajar ahí. Y, ante la duda, mejor cuanto más formal.

Es imprescindible cuidar al máximo el aspecto personal. La higiene es básica, sobra decirlo. Es necesario acudir siempre bien peinado, afeitado en el caso de los hombres, y, en el caso de echarse colonia, que sea una fragancia fresca y suave. La ropa planchada, sin manchas y los zapatos limpios. No se recomienda llevar vaqueros ni piercings y los tatuajes, en el caso de tenerlos, mejor tapados.

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Respecto a las mujeres, la falda siempre con medias finas transparentes y el largo de la misma ha de ser, como muy corto, por encima de la rodilla, y los escotes que no sean pronunciados ni por el pecho ni por la espalda.

En cuanto a los hombres, los calcetines han de ser oscuros y preferiblemente del color de los zapatos, la camisa por dentro y la corbata bien anudada y colocada, y el largo debe quedar justo a la altura del cinturón.

Comunicación verbal No se habla por hablar, y se debe pensar siempre antes de contestar. Es muy importante tratar siempre de usted, a no ser que el entrevistador diga lo contrario. Es necesario hablar con entusiasmo y motivación, dejar entrever que se quiere el trabajo y que se tiene ilusión por formar parte de la empresa. Los directivos buscan gente con ganas de trabajar y con iniciativa. No se deben emplear palabras negativas ni hablar mal de los anteriores trabajos o compañeros. Debemos ser positivos y naturales.

Si nos preguntan algo y no sabemos qué contestar, respiraremos y nos tomaremos un tiempo, el silencio es un recurso, eso sí, ¡no quedemos callados más de un minuto! Y si no sabemos algo seamos sinceros pero transmitámosle a la persona que podemos solucionarlo y cómo lo haríamos. Por ejemplo, si nos pregunta qué ítems tendríamos que poner en un presupuesto de x y no lo sabemos, podemos contestar: “sinceramente no lo sé, nunca lo hice, pero buscaría recursos a través de internet y

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consultaría los presupuestos de años anteriores para poder hacerlo de forma correcta”.

No debemos repetir lo mismo que ya dice el Curriculum Vitae, tenemos que vendernos, si despertamos el interés en el otro ya leerá el Curriculum Vitae, debemos vender nuestras cualidades y habilidades. Existe una técnica conocida como elevator speech/pitch, que consiste en ser capaz de venderse en un minuto para despertar el interés en la otra persona.

Comunicación no verbal Puntualidad: está prohibido llegar tarde. Lo ideal es presentarse en el lugar de la entrevista entre 5 y 10 minutos antes de la hora pactada y, en el caso de que se vaya a llegar tarde por algún imprevisto, se debe llamar a la empresa y comunicarlo con las explicaciones pertinentes.

Saludo: no se da la mano a no ser que la ofrezca el entrevistador primero, y olvidémonos de las muestras de cariño, no estamos con amigos ni con familia. Hay que ser serio y despedirse de la misma manera de la que nos hemos presentado, no por estar 20 minutos en la misma habitación con el entrevistador hemos de mostrar más cercanía. No es correcto sentarse hasta que nos digan que lo hagamos. La mano se da con brevedad y firmeza.

Barreras físicas: no se deben cruzar los brazos, la sensación que tendrá la otra persona es de interposición de una barrera entre ambos, es mejor apoyar las manos en el regazo o en la mesa. Tampoco se deben cruzar las piernas.

Posturas: caminar erguido y sentarse correctamente. La postura corporal debe transmitir serenidad y control de la situación, confianza y seguridad en uno mismo. No mover las piernas ni balancearse, muestra inseguridad, nerviosismo e impaciencia.

Forma de sentarse: el hombre con las piernas juntas y apoyadas en el suelo, formando un ángulo de 90º, y la mujer de

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la misma forma o con las piernas cruzadas a la altura de los tobillos y para el mismo lado.

Entrega de la tarjeta personal: cuando entreguemos nuestra tarjeta personal estaremos entregando una parte de nuestra intimidad, por lo que debemos asegurarnos de que el receptor de la misma tenga algún interés. Y cuando recibamos una no debemos guardarla directamente, leamos la tarjeta y, si es posible, aprovechemos algún dato para darle a entender al otro que tenemos interés.

Por ejemplo, si en la tarjeta pone la empresa a la que pertenece y recientemente hemos escuchado algo positivo de ella en las noticias hablémosle de ello.

Mirada: mirar siempre a los ojos, bajar la mirada muestra inseguridad y falta de confianza en uno mismo y si uno no confía en su propia persona ¿quién va a hacerlo? y la sonrisa debe ser permanente.

Te reciben según te presentas, te despiden según te comportas. Francisco de Quevedo.

4.2 Las reuniones de empresa El evento más frecuente que tiene lugar en el seno de las empresas es la celebración de reuniones internas entre los directivos y altos cargos de la propia empresa o entre estos y los de otra organización. Por lo tanto, en función de si los miembros pertenecen a la misma entidad o no y del objetivo que se busque emplearemos un tipo de sistema de colocación en la mesa de reunión u otro. Así delimitamos la siguiente clasificación: •

Sistema de cabecera única jerárquica

•

Sistema de cabecera única equilibrada

•

Sistema de cabecera única simétrica

•

Sistema de cabecera única para arbitraje

•

Sistema de encuentro o delegaciones

•

Sistema de doble espejo

El sistema de cabecera única jerárquica se caracteriza por la distribución de los asistentes a ambos lados de la mesa de reunión, empezando a situarlos a derecha e

36

izquierda de la presidencia, ubicada en un extremo de dicha mesa. A continuación se muestra un esquema del mismo: De esta manera, los cargos más relevantes de la empresa quedan situados en un lado de la mesa, los mandos intermedios en la zona central y los menos representativos

en

el

extremo

opuesto,

dejando

claramente de manifiesto la jerarquía interna de la organización empresarial en cuestión.

Por ejemplo: P = Presidente 1 = Vicepresidente 2 = Consejero Delegado 3 = Director General de la sede A 4 = Director General de la sede B 5 = Director General de la sede C 6 = Director General de la sede D 7 = Gerente de la planta X 8 = Gerente de la planta Y 9 = Gerente de la planta Z 10 = Jefe del Departamento de Marketing 11 = Jefe del Departamento Comercial 12 = Jefe del Departamento Informático

El sistema de cabecera única equilibrada consiste en la distribución de los participantes de forma lineal a ambos lados de la mesa de reuniones, comenzando por el lado derecho de la presidencia, la cual está ubicada en un extremo de dicha mesa, y siguiendo por el otro lado de forma que a la izquierda de la presidencia queda el cargo menos relevante de la empresa. El siguiente esquema lo refleja de manera sencilla:

37

En este caso, se logra una distribución más regular de los directivos puesto que los de categoría más alta quedan enfrentados con los de menor categoría, estando los mandos intermedios en el extremo opuesto de la presidencia.

Por ejemplo: P = Presidente 1 = Vicepresidente 2 = Consejero Delegado 3 = Director General de la sede A 4 = Director General de la sede B 5 = Director General de la sede C 6 = Director General de la sede D 7 = Gerente de la planta X 8 = Gerente de la planta Y 9 = Gerente de la planta Z 10 = Jefe del Departamento de Marketing 11 = Jefe del Departamento Comercial 12 = Jefe del Departamento Informático Así el vicepresidente, el consejero delegado y un director general quedan enfrentados con los tres jefes de departamento, y el resto de los directores con los gerentes.

El resto de los sistemas se utilizan cuando se produce el encuentro entre dos delegaciones diferentes, tal y como estudiaremos a continuación.

El sistema de cabecera única simétrica sitúa la presidencia en un extremo de la mesa y a cada una de las delegaciones asistentes a derecha e izquierda de la misma respectivamente. Además, ambas delegaciones si sientan de modo que los cargos quedan equiparados, es decir, las personas que ocupan el mismo cargo quedan enfrentadas.

38

Con

este

modelo

distribución

se

igualada

obtiene entre

una

ambos

grupos, favoreciendo la interacción y el alcance de acuerdos entre miembros que

pertenecen

al

mismo

estadio

jerárquico.

Por ejemplo: P = Presidente 1 = Consejeros Delegados 2 = Directores Generales de la sede A y B, respectivamente 3 = Directores Generales de la sede C y D, respectivamente 4 = Gerentes de la planta X e Y 5 = Jefes de los Departamentos de Marketing 6

=

Jefes

de

los

Departamentos

Comerciales Así pues, el Consejero Delegado de la delegación

A

queda

enfrente

del

Consejero Delegado de la delegación B, el Director General de la sede A frente al de la B, y así sucesivamente hasta el último cargo.

El sistema de cabecera única para arbitraje se caracteriza por la distribución de dos delegaciones a lo largo de cada lado de la mesa de reuniones a derecha e izquierda del presidente, de modo que existen dos presidencias enfrentadas, y es el moderador el que ocupa un extremo de la mesa, lugar que en los otros sistemas siempre se destinaba al cargo principal. Este sistema es muy utilizado para debatir y llegar a acuerdos entre ambas partes cuando existe la figura del moderador.

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En este modelo los cargos se distribuyen siguiendo el orden de precedencias y la regla de la derecha, de forma que sólo se

encuentran

frente

a

frente

las

personas de ambas delegaciones que ocupan el puesto de mayor relevancia.

Por ejemplo: 1 = Presidentes 2 = Directores Generales 3 = Gerentes 4 = Jefes de los Departamentos de Marketing 5 =

Jefes

de los

Departamentos

Comerciales Como

se

puede

observar,

los

presidentes ocupan la presidencia de cada delegación respectivamente. A la derecha de cada uno se sitúa el respectivo

director

general

y

a

su

izquierda el correspondiente gerente, y así

sucesivamente,

estando

los

directores generales frente a los gerentes y los jefes de marketing frente a los comerciales.

El sistema de encuentro o delegaciones se basa en el mismo esquema que el anterior (sistema de cabecera única para arbitraje) con la diferencia de que no existe un moderador.

Al igual que en el sistema anterior, existen dos presidencias enfrentadas y se aplica la regla de la derecha.

40

El sistema de doble espejo se basa en la presencia de dos presidencias enfrentadas.

En un lateral de la mesa de reuniones se sienta una de las delegaciones en base a la regla de la derecha y siguiendo el riguroso orden de precedencia establecido a nivel empresarial, en el otro lateral se sitúa la otra delegación con la particularidad de que no se emplea la regla de la derecha si no que se cubren los puestos por asimilación con el cargo de enfrente.

De este modo, se logra el equilibrio a nivel del cargo ocupado facilitando el diálogo y el alcance de acuerdos en función del grado jerárquico.

Por ejemplo: 1 = Presidentes 2 = Directores Generales 3 = Gerentes 4 = Jefes de los Departamentos de Marketing 5 = Jefes de los Departamentos Comerciales Quedan frente a frente los presidentes, los directores generales y todos los demás asistentes.

4.3 Tipos de eventos en la empresa Las empresas organizan multitud de eventos que se clasifican en función del objetivo que se pretende alcanzar en cada momento, de la imagen que se busca transmitir y de la repercusión que se quiere

conseguir. Distinguimos, entre los actos más

habituales, los siguientes:

41

•

Inauguración

•

Colocación de primera piedra

•

Conferencia

•

Rueda de prensa

•

Almuerzo / cena

•

Cóctel

•

Brunch

•

Desayuno de trabajo

La inauguración es el evento preparado por una organización con la finalidad de hacer pública una nueva sede, instalación o de presentar alguna novedad respecto a algún producto o servicio, como consecuencia de la realización de una obra o de una inversión.

Los invitados, incluyendo los medios de comunicación, deberán disponer de un pequeño dossier en el que se explique cuál es el objeto de la inauguración así como su posterior uso o aplicación y repercusión en los ámbitos pertinentes. Esto ayudará a comprender adecuadamente el acto y facilitará la agilidad en su desarrollo.

Existen una serie de pautas a la hora de la puesta en escena de una inauguración que no debemos descuidar, pues de ellas dependerá en gran medida el éxito o fracaso del mismo: 1. Recepción de asistentes Todos los invitados deben ser correctamente recibidos al entrar al recinto por una persona que haya sido designada para ello, ya sea un miembro de la empresa o un técnico de relaciones públicas contratado. Este momento es crucial porque es la primera imagen que recibe el asistente. Un simple saludo y una indicación del lugar que la persona debe ocupar es básico.

Las autoridades más relevantes, sin embargo, no son recibidas del mismo modo. Será el anfitrión quien estará a su llegada en la puerta principal para posteriormente presentarlos ante el resto de la directiva de la entidad. En el caso de que la autoridad que presida sea de especial importancia, se establecerán dos líneas de saludo para recibirla. La primera de ellas estará integrada por las autoridades ordenadas de mayor a menor relevancia según el orden de precedencias marcado en el Real Decreto 2099/1983, y la segunda la conformarán el anfitrión y su delegación empresarial,

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también ordenados por precedencia en base a la normativa de empresa interna. Lo más habitual es que la línea de saludo de las autoridades se sitúe en el exterior de las instalaciones y la de la entidad anfitriona en el interior. A continuación se muestra un esquema suponiendo que, por ejemplo, se recibe al Presidente del Gobierno:

2. Corte de cinta / Descubrimiento de placa Lo más frecuente hoy en día es el descubrimiento de placa puesto que el corte de cinta hace ya unos años que quedó bastante obsoleto. Es lo primero que tiene lugar tras el recibimiento.

La placa suele estar situada en el exterior pero también existe la posibilidad de que se encuentre en el interior, caso más frecuente en inauguraciones parciales de instalaciones.

El anfitrión y la autoridad más destacada son quienes protagonizan este inicio del acto, situándose a un lado de la placa y siendo el anfitrión el que otorga a la autoridad el honor de proceder al ya mencionado descubrimiento de la misma. El resto de asistentes pasa a un segundo plano en este momento y siempre ha de estar reservado un espacio con buena visibilidad para los periodistas presentes.

43

Descubrimiento de placa del Centro de Transferencia Tecnológica en 2009 Es fundamental comprobar antes de la puesta en escena que la tela que cubre la placa se descorre sin problema, que están bien anclados los soportes y que la placa está correcta y bien sujeta. Así evitaremos incidentes.

Cuando se trata de una inauguración por parte de SS. MM. Los Reyes o de SS. AA. RR. Los Príncipes de Asturias, hemos de tener en cuenta que es de mal gusto que aparezcan sus nombres propios en la placa. Por lo tanto, debe ponerse siempre su tratamiento, como vemos a continuación:

Inauguración de la sede de la Casa Sefarad-Israel de Madrid en 2011 3. Visita a las instalaciones El recorrido por las instalaciones puede llevarse a cabo de tres formas diferentes. La

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primera únicamente es viable cuando el número de asistentes es muy reducido y consiste en hacerla de una sola vez con todo el grupo. La segunda opción es dividir a los asistentes en varios grupos y mostrarles las instalaciones por turnos o con recorridos diferentes simultáneos. La tercera posibilidad consiste en recorrer las instalaciones con las autoridades principales y la corporación empresarial dejando al resto de los invitados en la sala donde se celebrará el posterior acto institucional. En cualquier caso, una vez finalizado el evento, debemos contemplar la posibilidad de que estos últimos puedan tener acceso al recorrido si lo desean.

Visita a Atlantic

Copper en 2010 A la hora de realizar la visita debemos contar con los técnicos pertinentes para que realicen las explicaciones adecuadas a lo largo de la misma, tener las zonas de peligro bien delimitadas y alejadas del recorrido, y dotar a los participantes del equipamiento correspondiente, en caso de ser necesario.

4. Acto institucional El acto institucional es lo que se conoce como momento en el que el anfitrión y aquellos miembros que conforman la presidencia, en su caso, pronuncian su discurso de inauguración. Es, por tanto, el discurso institucional.

Esta fase del acto puede realizarse manteniendo a los invitados de pie o poniendo sillas a su disposición. Ello dependerá del espacio disponible en la instalación y de la duración. Cada discurso no debe exceder los 3 – 5 minutos de duración y no deben realizarse más de tres discursos, ya que la capacidad de atención del público se ve disminuida a partir de los 15 primeros minutos, y nos interesa que se vayan con el mensaje adecuado. Si los presentes permanecen sentados hemos de asignar una serie de asientos a las autoridades y a la corporación en base al orden de precedencias y realizando la técnica de peinado. Siguiendo el ejemplo de la recepción:

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1 = Presidente del Gobierno

6 = Presidente de la Xunta

2 = Presidente de la empresa

7 = Alcalde de Santiago

3 = Ministro de Fomento

8 = Jefe del Departamento de Marketing

4 = Vicepresidente de la empresa

9 = Jefe del Departamento Tecnológico

5 = Director General de la nueva sede

10 = Defensor del Pueblo

A la hora de pronunciar el discurso siempre cierra la intervención el anfitrión, así pues habla primero el Presidente del Gobierno y finaliza el Presidente de la empresa en cuestión.

Respecto a la distribución del resto de los presentes, en esta ocasión, partimos de una fila de asientos pares por lo que la posición central es compartida por una autoridad oficial y un cargo de la entidad. A partir de estos se sientan a derecha e izquierda alternándose.

5. Firma del Libro de Honor Casi todas las empresas disponen de un Libro de Honor, documento en blanco destinado a que las autoridades y personalidades visitantes puedan escribir un texto en él y firmar para dejar constancia de que han estado presentes en las instalaciones.

Dicho libro ha de estar perfectamente encuadernado y debe tener escrito en la portada “Libro de Honor”, pudiendo acompañarse dicha tipografía del logotipo de la

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empresa. En cuanto a la parte interior, sólo ha de escribirse

en

las hojas de la derecha, quedando las páginas del lado izquierdo disponibles por si se quiere pegar alguna foto de la persona o del acto al que acudió.

La primera página se reserva siempre por si acude Su Majestad el Rey y las dos o tres siguientes se dejan en blanco ante la posibilidad de que una autoridad de mayor rango vaya también a visitar las instalaciones.

Firma del Libro de Honor en la Diputación Provincial de Cádiz en 2011 6. Vino español Se trata de un pequeño aperitivo que se sirve a continuación del acto institucional con la finalidad de reforzarlo y de ofrecer un espacio de intercambio e interacción entre los asistentes.

Suele haber una serie de camareros distribuidos por la sala que portan una bandeja de bebidas con y sin alcohol. Y es en las mesitas donde se encuentran los alimentos para picar, los cuales pueden ser fríos, calientes y dulces.

Tiene

lugar

de

pie

con

una

duración

aproximada de entre 45 y 60 minutos, por ello, hemos de preveer el hecho de que alguna persona

necesite

sentarse.

Para

no

encontrarnos con este imprevisto, colocaremos unas cuantas sillas pegadas a las paredes del recinto.

47

7. Entrega de obsequios Se trata de un tema delicado cuando se le entrega a una autoridad, puesto que sólo debe entregársele en público en el momento de la firma del Libro de Honor si es de carácter institucional y es representativo del evento. Por el contrario, si es a nivel personal, ha de ser entregado en privado al finalizar la inauguración.

Al resto de los asistentes se les puede regalar un obsequio de recuerdo del acontecimiento pero siempre en el momento de la despedida para que estos no tengan que cargar con ellos durante todo el evento.

La colocación de la primera piedra es el acontecimiento de carácter simbólico que realiza una organización en los comienzos de una obra de nuevas instalaciones, bien porque representa algo socialmente importante o bien porque es de gran relevancia para la entidad que la realiza.

El acto consiste en el enterramiento de una caja o cofre, que se coloca en el hueco de una piedra, en la que se introducen, como mínimo, los siguientes objetos: •

Acta que recoja la fecha, el lugar, la instalación que se va a construir, las autoridades

oficiales

presentes

en

el

acontecimiento y la firma del secretario de la entidad.

•

Periódicos del día (cabeceras principales)

•

Monedas de la época que estén en curso

•

Imagen visual corporativa de la empresa

Las autoridades más destacadas que estén presentes son las encargadas de colocar los objetos mencionados en el interior del cofre y, a continuación, la autoridad principal pone el cofre en la piedra. Esta piedra, con ayuda de una pequeña grúa, se introduce en la tierra y simbólicamente las autoridades sellan el agujero con cemento.

Debe colocarse siempre en un lugar que no altere el normal desarrollo de la obra posteriormente.

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Colocación de Primera Piedra de la ampliación de la fábrica de Vestas en Villadangos en 2008 Por último, hay que tener en cuenta las condiciones del terreno por si es necesario poner algún tipo de indumentaria o protección al servicio de los asistentes, así como informarse de la meteorología por si resulta necesario instalar una carpa en el lugar de celebración.

Las conferencias son los acontecimientos de carácter público que se caracterizan por la intervención de una o varios autoridades o personalidades que pronuncian su discurso acerca de un tema que resulta relevante para el público asistente.

Es fundamental, en este tipo de actos, hacer una estimación de asistencia lo más realista posible a fin de seleccionar un lugar con el aforo adecuado. No es conveniente que la gente quede de pie por falta de asientos y tampoco que quede la mitad de la sala vacía, aunque la primera opción siempre nos beneficia más. Esto es así porque los medios de comunicación que acudan van a reflejar la asistencia a la conferencia y, aunque consideremos que tenemos una cantidad de invitados suficiente, si en la fotografía del periódico se ven muchos huecos vacíos, la imagen que se transmite es la de fracaso.

La presidencia estará formada por uno o varios conferenciantes, el cargo más representativo de la empresa que esté presente y el introductor del ponente. El anfitrión es el cargo de la empresa, el cual ocupa la posición central, a su derecha se sitúa el conferenciante y a su izquierda el presentador. No obstante, existe la posibilidad de que el anfitrión ceda la presidencia al ponente.

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En lo que respecta al orden de intervenciones, es el anfitrión quien abre la jornada, cediendo la palabra al introductor. Este realiza la presentación pertinente del conferenciante y le da la palabra, iniciándose así el discurso principal que ha dado origen al evento.

Conferencia de Ilva en Maderalia en 2009 La rueda de prensa es el evento más recurrido por las empresas ya que les permite dar a conocer todo aquello que quieren o necesitan transmitir a la sociedad para mantener su actividad de forma positiva. Toda organización precisa promocionarse y son los medios de comunicación los que les ayudan a relacionarse con la sociedad.

Pero no olvidemos que esto constituye un arma de doble filo, no siempre la imagen que transmiten es la que la entidad desea o busca.

Siempre hemos de tratar por igual a todos los medios de comunicación y otorgarles las facilidades pertinentes para la correcta y sencilla realización de su trabajo. En las ruedas de prensa es habitual entregar un dossier informativo a los periodistas con el mensaje más detallado para que puedan redactar sus noticias con mayor rapidez.

Lo ideal es que la presidencia la compongan como máximo tres personas y que la duración de las intervenciones no supere los 15 minutos en total. A continuación se establecerá un espacio destinado a las preguntas de los periodistas.

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Rueda de prensa en el Ayuntamiento de Burjassot en 2011 El almuerzo o la cena es un evento organizado por las empresas en el que se combina el placer del comer con la negociación. Eso sí, primero se come y es en la sobremesa cuando se procede a negociar. Esto genera una predisposición muy positiva hacia el acuerdo debido a que los participantes se encuentran satisfechos.

El menú debe ser ligero para no entorpecer la posterior interacción entre los asistentes y la mesa más adecuada es la redonda, la cual permite que la distancia entre todos sea la misma y facilita el diálogo. Si se trata de un almuerzo, este debe hacerse entre las 13:00 y las 15:00 horas, mientras que si se trata de una cena, deberá tener lugar entre las 19:00 y las 22:00 horas.

El cóctel, a diferencia de lo que se piensa habitualmente, es un acto en sí mismo en el que se intercala la toma de alimentos con el diálogo entre los presentes. Al igual que el vino español, se sirve de pie y se ofrecen tanto bebidas con como sin alcohol y alimentos fríos, calientes y dulces.

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La hora de realización es entre las 19:00 y las 20:00 horas en la mayoría de las ocasiones aunque también puede tener lugar entre las 12:00 y las 13:00 horas. Y su duración es de dos horas aproximadamente.

El cóctel tiene dos funciones: por un lado, ser un espacio destinado a la relación personal y, por otro, en los casos en los que el cóctel precede otro acto, ofrecer un margen de tiempo a las personas que llegan tarde.

El brunch, equivalente a un tentempié, es una mezcla entre un desayuno y una comida (breakfast + lunch = brunch) y, por este motivo, se realiza en la segunda mitad de la mañana.

Su duración es de 180 minutos aproximadamente, por lo que tiene lugar en días no laborables, y el menú es buffet. Esto es, se disponen los alimentos en una mesa alargada a la que los asistentes se han de acercar por orden para tomar los mismos. A continuación se muestra una imagen del recorrido que se ha de seguir:

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El desayuno de trabajo consiste en una reunión en la que se desayuna y se tratan determinados temas entre los asistentes. Es muy frecuente que las empresas organicen desayunos de este tipo con los periodistas de forma periódica, con el fin de mantener una buena relación con los mismos y de transmitirles informaciones útiles para publicar.

En nuestra sociedad distinguimos cuatro tipos básicos de desayunos: •

Continental: compuesto por un zumo de naranja natural, un café y cereales, tostadas o una pieza de bollería.

•

Inglés: formado por huevos, bacon, salchichas, tomate, judías blancas y tostadas, acompañados de té generalmente.

•

Mediterráneo: constituido por un café, tostadas con aceite de oliva y tomate, y, en ocasiones, con una pieza de fruta o un zumo natural.

•

Buffet: consiste en poner a disposición del consumidor una gran variedad de productos a fin de que este escoja lo que más le apetece. Normalmente siempre encontramos zumos, frutas, infusiones, café o colacao, bollería, tostadas, huevos fritos, salchichas, patatas, bacon y tortilla española, entre otros.

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5. El banquete 5.1 Preparación de una mesa A la hora de preparar una mesa para un acto social ya sea de carácter empresarial, oficial o familiar, hemos de tener en cuenta una serie de aspectos clave para una correcta configuración de la misma. Estos ítems se exponen a continuación.

En primer lugar, hemos de disponer (como mínimo) de los siguientes elementos: muletón, mantelería, cubertería, vajilla, cristalería y objetos decorativos.

En segundo lugar, debemos estudiar factores como la época del año, el objetivo que perseguimos y dónde o a qué hora lo vamos a realizar.

Y, en tercer lugar, saber comer y emplear los cubiertos de forma correcta y adecuada.

Comencemos por los elementos necesarios. El muletón, también conocido como bajomantel, es una pieza de tela gruesa destinada a proteger la mesa en el caso de que se derrame algún tipo de líquido o de que sufra alguna ralladura. Por encima del mismo se coloca la mantelería, la cual está formada por el mantel y las servilletas a juego. El mantel debe caer por los extremos de la mesa de manera simétrica y a una distancia de un tercio entre esta y el suelo, tal y como indica la imagen:

Mantel adecuado a la mesa

Muletón o bajo-mantel

Los colores más elegantes para una mantelería son el blanco y el marfil o blanco roto, pero también son adecuados los tonos suaves como el rosa o el amarillo pastel.

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Las servilletas pueden ser de múltiples medidas pero lo más habitual es que nos encontremos con las de 45x45 o de 60x60. Deben estar conjuntadas con el mantel y situadas a un lado o encima del plato pero nunca introducidas en la copa. Y, si disponen de algún tipo de grabado, dibujo o imagen visual corporativa, debe quedar a la vista. Hacer formas con la servilleta está permitido pero puede considerarse de mal gusto porque implica haber manoseado la misma previamente.

Una vez se comienza el banquete, la servilleta se abre y se posiciona en el regazo, utilizándola posteriormente para limpiarse la boca. Es necesario retirar los posibles restos de los labios con la servilleta antes y después de beber, y nunca hemos de destinarla a otro uso. Si durante la comida hemos de ausentarnos colocaremos la servilleta ligeramente arrugada a la derecha del plato.

En lo que respecta a la cubertería, seis son las piezas imprescindibles: el tenedor, el cuchillo, la cuchara, la cuchara de postre, el cucharón y la paleta de servir.

No obstante, existen diversos de tipos de cubiertos en función del alimento que se vaya a consumir, así pues nos encontramos con una gran variedad:

Tipos de tenedores

Tipos de cuchillos

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Tipos de cucharas La forma en que se coloquen los cubiertos a lo largo de un banquete será una indicación al camarero con el objetivo de facilitarle al mismo el desarrollo de su labor.

De este modo, existen las siguientes posiciones con su correspondiente mensaje:

La vajilla es un elemento de distinción que dota de estilo y elegancia a la mesa. La decoración de la misma, de haberla, ha de ser sencilla y de colores suaves que no afecten a la composición visual de los alimentos en ella contenidos. El material más frecuente con el que nos encontramos es la porcelana o la loza.

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Al igual que ocurre con la cubertería, existe un tipo de plato para cada tipo de comida, por lo que en la mayoría de las ocasiones hemos de colocar varios platos en el orden correspondiente. Eso sí, dos platos iguales nunca deben ir juntos y debajo de un plato hondo siempre ha de haber uno llano. Distinguimos los siguientes elementos que conforman una vajilla completa:

Debajo de la vajilla se pueden utilizar los llamados bajo-platos o platos decorativos, piezas en forma de plato llano pero de diámetro superior. En el caso de usarlos, estos deben ser acordes con el resto de los elementos y con la decoración.

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La cristalería puede estar compuesta por muy diversos tipos de copas y vasos, pero son cuatro las copas básicas necesarias: la copa de agua, la copa de vino tinto, la copa de vino blanco y la copa de champán.

Sin embargo, en grandes banquetes o en actos formales hemos de contemplar todas las posibilidades, de modo que diferenciamos entre los siguientes elementos que componen una cristalería completa:

La forma de cada una de las copas o vasos tiene un porqué. Los vasos destinados al Whisky son anchos para destinar espacio a los cubitos de hielo. La copa de coñac tiene el culo más ancho para que al girarla en círculos favorezca el calentamiento de la bebida sin que se salga fácilmente por fuera. La copa de Jerez está diseñada para ayudar al catador a analizar la bebida. La copa de champán es alargada y estrecha para mantener las burbujas el mayor tiempo posible. La copa de vino tinto es ancha para que la bebida se mantenga a temperatura ambiente mientras que la de vino blanco es más estrecha para que esté más fresco.

Con todos estos elementos se conforma la mesa, la cual debe quedar tal y como indica la siguiente figura:

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Opci贸n A

Opci贸n B

Los cubiertos de fuera son los que primero se utilizan y los de dentro los 煤ltimos. La distancia entre los platos de los diferentes comensales ha de ser de 45cm y cada plato debe distar 3cm del borde la mesa. Asimismo, entre el plato y los cubiertos de cada lado debe existir un margen de entre 3 y 4cm.

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Las copas se pueden colocar reglamentariamente siguiendo tres modelos, todos ellos igual de válidos:

El orden de dichas copas sigue el mismo esquema visto en el gráfico de composición de la mesa. De izquierda a derecha, la primera es la de agua, la segunda la de vino tinto, la tercera es de vino blanco y la cuarta de champán.

En cuanto a la decoración es necesario conocer el entorno en el que está ubicada la mesa, si se trata de un recinto interior o exterior, la luminosidad, etc. Sin embargo, existen una serie de máximas comunes a todos los espacios: la decoración nunca debe suponer una barrera física entre los comensales, debe ser sencilla y poco recargada y acorde al resto de los elementos que componen la mesa.

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Los objetos decorativos más habituales son los centros de flores y las velas. Pero existen multitud de posibilidades que le dan un toque elegante y un estilo propio al banquete.

Es preciso tener en cuenta que las flores y las velas nunca deben desprender una fragancia que altere la percepción o degustación de los alimentos, por lo que los olores fuertes quedan prohibidos.

Conocer la correcta utilización de los cubiertos a la hora de acudir a una comida sea en el ámbito que sea es un aspecto fundamental síntoma de buena de educación. A continuación se expone la forma adecuada de coger los cubiertos a través de una serie de gráficos:

En lo referente al uso de la copa, es necesario conocer las partes que la componen previamente.

Así distinguimos entre el cáliz, el tallo (también llamado pierna o fuste) y el pie. Todas las copas han de ser sujetas por el tallo, salvo en el caso de la copa de coñac y de la de Jerez.

5.2 Ordenación de los asistentes

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Cuando se prepara un banquete ordenar a los asistentes es una tarea fundamental para que cada uno sepa donde sentarse y para que no haya malos entendidos ni problemas entre ellos. No obstante, aunque su finalidad soluciona inconvenientes, se trata de una ardua actividad.

Para facilitar la ordenación de los asistentes se han creado una serie de normas generales que se han de tener siempre presentes: •

El anfitrión y la anfitriona siempre se sientan enfrentados, salvo en el caso de la mesa presidencial en la que se encuentran uno al lado del otro. Esta regla es la que da origen a los sistemas de presidencia inglés y francés que veremos más adelante. También hay casos en los que se cuenta con un único anfitrión para el cual se destacará la presidencia de la mesa.

•

La derecha de ambos anfitriones son los sitios de mayor importancia de la mesa después de las presidencias, por lo tanto, estarán reservados al invitado de honor y al invitado de mayor rango.

•

Se practica el descanso matrimonial en la medida de lo posible, esto es, se separa a las parejas aunque mezclándolas en la misma mesa a fin de facilitar la fluidez de la conversación entre los presentes y de ampliar el círculo de diálogo.

•

Se busca intercalar a los invitados por sexo, es decir, hombre-mujer-hombremujer-hombre... En los casos en los que no sea posible por haber un número mayor de personas de un sexo que del otro, es mejor sentar juntos a dos hombres que a dos mujeres. De todos modos, ante la cambiante situación actual en la que cada vez es más frecuente el matrimonio homosexual, esta norma empieza a perder valor.

•

La distribución de los asistentes atiende al criterio establecido por el anfitrión y por la anfitriona, cuando la haya. Dicho criterio puede establecerse en base a la afinidad entre las personas, a las profesiones que ejercen, a los gustos de los mismos, a la lengua materna que comparten, etc.

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•

Siempre que acudan dos individuos que mantengan entre ellos una relación social hostil serán ubicados lo más lejos posible el uno del otro para prevenir posibles controversias o discusiones.

•

Si un invitado llega con un acompañante no esperado se le buscará un sitio en el banquete pero siempre bajo la máxima de no descolocar apenas el orden determinado por los anfitriones. Dicha persona deberá aceptar el sitio propuesto aunque le corresponda una precedencia superior, por el mero hecho de no informar previamente de su venida.

•

Si, por el contrario, hay algún invitado que no asiste al banquete, se puede actuar de dos formas: dejando el asiento vacío o retirando el cubierto y reajustando

los

espacios

entre

los

demás

presentes

con

pequeños

desplazamientos para que no se note el hueco.

•

No olvidemos que la ordenación de los invitados siempre se rige por el rango o por la categoría de los asistentes y, en los casos en los que estos parámetros sean comunes a dos o más personas, se tomará como referencia la edad siendo el mayor el que ocupe la precedencia superior.

Antes de pasar a ver la ordenación de los asistentes, es necesario que establezcamos de qué tipo de comida se trata según el tipo de protocolo establecido. Así pues distinguimos entre:

•

Comida protocolizada: se asigna una mesa y un puesto dentro de la misma a cada asistente.

•

Comida semiprotocolizada: solamente se asigna la mesa y los comensales se sientan en el puesto que desean dentro de la misma.

•

Comida sin protocolo: cada asistente se sienta donde lo desee.

•

Comida con reserva de mesa: se reservan las dos o tres mesas principales y el resto queda a libre disposición de los invitados.

La presidencia se encuentra protocolizada siempre, sea cual sea el tipo de comida.

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Como ya se ha dicho anteriormente, los anfitriones se sientan uno enfrente del otro, dando lugar a dos sistemas de colocación de los mismos. En primer lugar, el sistema inglés se caracteriza por la ubicación de los anfitriones en las cabeceras de la mesa.

En segundo lugar, el sistema francés opta por la colocación de los anfitriones en el centro de la mesa, dejando vacías las cabeceras para no dar cabida a la confusión.

El anfitrión ocupa la presidencia principal y es la anfitriona la que, sentándose enfrente del mismo, se ubica en la presidencia secundaria. Así pues es el anfitrión quien siempre debe visualizar delante la puerta principal de entrada al comedor o, en su defecto, la ventana principal, quedando la anfitriona de espaldas. Recordemos que en ciertas ocasiones los dos anfitriones se sientan juntos de modo que ambos tienen enfrente la puerta principal. En cualquier caso, la presidencia siempre mirará hacia la mencionada puerta, tal y como se observa en la imagen:

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El resto de los presentes se ubican a derecha e izquierda de los anfitriones intercalándose mujeres y hombres en la medida de lo posible, de la siguiente manera: 1º: derecha del anfitrión 2º: derecha de la anfitriona 3º: izquierda del anfitrión 4º: izquierda de la anfitriona 5º: derecha del anfitrión 6º: derecha de la anfitriona y así sucesivamente hasta completar los asientos disponibles.

Los comedores disponen de diferentes tipos de mesas, cada uno de los cuales tiene sentido en un evento u otro. A continuación veremos la clasificación de las mesas para banquetes así como la forma de ubicar a los invitados en cada una de ellas.

La mesa redonda se caracteriza por ser la más democrática de todas al permitir una conversación

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fluida entre todos sus miembros dado que los integra. Para que esto sea posible, el número de comensales se restringe a un máximo de 12 – 14.

1 = Anfitrión 2 = Anfitriona 3 = Invitado de Honor 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

La mesa ovalada está a medio camino entre la mesa redonda y la mesa imperial. Al igual que la anterior permite el diálogo aunque las personas ubicadas en los extremos están más limitadas en este aspecto.

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1 = Anfitri贸n 2 = Anfitriona 3 = Invitado de Honor 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

La mesa imperial es la mesa protocolaria por excelencia para las grandes celebraciones formales pero tiene un requisito y es que el n煤mero de comensales tiene que ser igual o mayor que 50, ya que se trata de una mesa de muy largas dimensiones.

1 = Anfitri贸n 2 = Anfitriona 3 = Invitado de Honor 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

La mesa rectangular es la 煤nica que nos permite utilizar cualquier tipo de presidencia, bien la inglesa

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o la francesa. Eso sí, en el caso de la presidencia francesa, los extremos de la mesa deberán ser ocupados por dos personas o ninguna, a fin de que se distinga claramente cuál es la presidencia.

1 = Anfitrión 2 = Anfitriona 3 = Invitado de Honor 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

1 = Anfitrión 2 = Anfitriona 3 = Invitado de Honor 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

La mesa

cuadrada es

adecuada cuando son pocos

comensales puesto que, si no, la distancia entre los mismos es demasiado grande como para dialogar con normalidad. El número de personas que la ocupen será 4 o 12, así la mesa estará equilibrada.

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1 = Anfitrión 2 = Anfitriona 3, 4 = Invitados de honor Azul = hombre Rosa = mujer

La mesa en forma de “U” invertida se caracteriza por el hecho de que hay un solo anfitrión y, de ser una presidencia par, el anfitrión se sitúa al lado de la anfitriona. La posición de enfrente de la presidencia siempre queda vacía y el brazo de la derecha del anfitrión tiene prioridad sobre el de la izquierda.

1 = Anfitrión 2 = Invitado de honor 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

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La mesa en forma de “T”, al igual que la anterior, está diseñada para una presidencia única bien definida y los puestos que quedan enfrente tienen que quedar vacíos.

1 = Anfitrión 2 = Invitado de honor 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

La mesa en forma de peine se caracteriza por ser la unión de cinco mesas rectangulares, una situada de forma horizontal de la que emanan las otras cuatro de forma vertical, siendo la primera la que constituye la presidencia. Las cuatro mesas verticales reciben el nombre de “brazos” y los asientos se van cubriendo a derecha e izquierda de la presidencia teniendo en cuenta la prioridad de los brazos. Tiene preferencia el brazo situado a la derecha de la presidencia, a continuación el de la izquierda, en tercer lugar el brazo de la derecha exterior y, por último, el de la izquierda exterior.

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1 = Anfitrión 2 = Invitado de honor 3, 4, 5, 6, 7, 8, ... 33 = Resto de invitados Azul = hombre Rosa = mujer

5.3 Configuraciones de comedores En el momento de disponer las mesas en el interior de un comedor existen cuatro tipos de esquemas básicos que ayudan al profesional a organizarlo correctamente y a establecer, en su caso, en qué asiento se comienza la ordenación dentro de cada mesa. Todos comparten la regla de la derecha a la hora de numerar las mesas, por lo que se comenzarán a ordenar a derecha e izquierda del anfitrión en base a la cercanía de cada mesa con el mismo. Así distinguimos entre el comedor clásico, el comedor moderno, el comedor mixto y el comedor margarita o estrella.

El comedor clásico se caracteriza por una presidencia rectangular situada enfrente del resto de las mesas. Presenta dos variantes en función del tipo de mesas que se decidan utilizar. La primera de ellas está compuesta por mesas redondas mientras que la segunda intercala las mesas redondas con las rectangulares aunque siempre manteniendo una linealidad.

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Variante A

Variante B

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Como se observa en ambas imágenes, es la posición de las mesas co respecto al anfitrión (asiento P) la que determina el asiento principal (asiento gris) de cada mesa a partir del cual se ordena a los comensales que la componen.

El comedor moderno es igual que la primera variante del comedor clásico con la diferencia de que todas las mesas son ovaladas. Estas pueden ubicarse de forma vertical (tal y como indica el esquema) u horizontal. Su utilización no es muy frecuente.

El comedor mixto es aquel que, además de la mesa presidencial, dispone una mesa de honor destinada a aquellas personas que no tienen cabida en la primera. Por tanto, se dispone una mesa rectangular enfrente del centro de la presidencia y perpendicular a la misma. Por su parte, el resto del comedor lo componen mesas redondas. La mesa de honor, en ningún caso, tendrá situados a sus comensales en las cabeceras ya que la presidencia es única.

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El comedor margarita o estrella está compuesto en su totalidad por mesas redondas, incluida la mesa presidencial, con la particularidad de que esta última está situada en el centro del comedor y son las demás las que se disponen a su alrededor. La característica más relevante es el hecho de que favorece la integración de todos los asistentes, pero sólo es posible cuando existen dos anfitriones.

En este tipo de comedor las mesas de los invitados se ordenan siguiendo el criterio ya comentado de ir cubriendo la derecha de cada anfitrión, después la izquierda y así sucesivamente.

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5.4 Tipos de servicios Cuando se trata de organizar un banquete hay que informar al catering o restaurante correspondiente de cรณmo se quiere que realice el servicio de mesa. Existen cinco formas diferentes de llevar a cabo esta funciรณn:

โ ข

Servicio emplatado o a la americana: los camareros salen de la cocina con la comida ya

preparada

en

los

platos

para

servir

directamente.

75

Existen

dos

servicio

variantes

emplatado,

tal

del y

como indica la imagen: con y sin campana.

En el primer caso los alimentos van protegidos, por lo que mantienen

mejor

la

temperatura. No obstante, es mĂĄs aparatoso ya que en el momento

de

servirlo

el

camarero deberĂĄ retirar la campana.

En el segundo caso, se sirve directamente el plato sobre la mesa.

•

Servicio a la inglesa: el camarero porta una bandeja

y

sirve

a

cada

comensal

en

su

correspondiente plato.

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•

Servicio a la francesa: es igual que el anterior pero es el propio comensal quien se sirve directamente.

•

Servicio en gueridón: el camarero, en una mesa auxiliar, prepara el plato delante del comensal.

•

Servicio a la rusa: es igual que el anterior con la diferencia de que es el jefe de rango quien prepara los platos.

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Además de esta clasificación del servicio de mesa, es preciso conocer en qué casos el camarero ha de servir al comensal por la izquierda o por la derecha. De este modo, se establece que en todas las ocasiones se sirve por la izquierda salvo en el caso del servicio emplatado, el único que se puede servir por la derecha.

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