APLICACION DE tablas de RETENCION DOCUMENTAL EN OFICINAS DE GESTioN GuiA DIGITAL
1
2
3
4
PRESENTACIÓN NORMATIVIDAD CONCEPTUALIZACIÓN INTERPRETACIÓN TRD PROCEDIMIENTO
presentación Con el propósito de orientar la organización de los archivos en su fase de gestión, se presenta esta guía digital que permite apoyar a las entidades públicas en la aplicación de tablas de retención documental. La presente guía digital es una ilustración básica que servirá como documento de apoyo para los servidores públicos que realizan actividades administrativas en oficinas de gestión de entidades públicas. Es un sencillo aporte que contribuye al conocimiento y cumplimiento de lo establecido en la normatividad archivística para quienes tienen la responsabilidad de la gestión documental.
Nora Cristancho Licenciada en Comercio
índice PRESENTACIÓN I N T R O D U C C I Ó N O B J E T I V O S A L C A N C E
NORMATIVIDAD LEY594DEL2000 ART.24 LEY004DEL2013 ART.13
CONCEPTUALIZACIÓN
INTERPRETACIÓN TRD ANÁLISIS DE INSTRUMENTOS INFOGRAFÍA
PROCEDIMIENTO PAS O A PAS O PA R A L A A P L I CAC I Ó N T D R
1
3
4
7
9
introducción Las TRD (tablas de retención documental) son un instrumento archivístico necesario para la adecuada gestión de los documentos de archivo del Estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados; el Archivo General de la Nación establece en el artículo1 del acuerdo 004 de 2013, que las entidades del estado de orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal y entidades privadas que cumplan funciones públicas, deben elaborar, evaluar, aprobar, “implementar” sus tablas de retención documental y en su artículo 13 establece la obligatoriedad de implementarlas y el no cumplimiento de este proceso, está sujeto a las sanciones que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. El acuerdo AGN No. 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental establece en su artículo primero que la Unidad de Archivo, capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. Teniendo en cuenta la importancia de la aplicación de las TRD y las consecuencias que acarrea el incumplimiento de lo establecido en la normatividad archivística, la presente guía digital se ofrece como una herramienta ágil y eficaz, para que esté a disposición de todos los funcionarios interesados en aplicar de manera correcta la normatividad archivística y contribuir en la conservación de la memoria institucional de nuestras entidades públicas.
1
OBJETIVO Orientar a los funcionarios de oficinas de gestión de entidades públicas, en la metodología archivística que se debe cumplir para aplicar las Tablas de Retención Documental (TRD).
ÁMBITO DE APLICACIÓN La guía aplica para todos los funcionarios públicos de carrera y contrato que tengan a su cargo archivos de gestión en las unidades administrativas de las diferentes entidades públicas, como resultado de la ejecución de los manuales de funciones de la entidad.
2
NORMATIVIDAD Ley General de Archivos 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. y los acuerdos reglamentarios inherentes a la elaboración e implementación de las TRD.
Acuerdo AGN 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo AGN 004 de 2013 Por el cual establece en su artículo 13 la implementación de las tablas de retención documental.
Acuerdo AGN 039 de 2002
Acuerdo AGN 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
3
conceptualización Archivo de la oficina p roductora reúne su d q ocumentac ión en trám ue sometida a it continua u tilización y e, sulta admin conistrativa.
Unida d de mane c ra de onservac ión a prote cubie g r para e los doc ta que u s prese u almace mentos namie rvació nto y n.
lugar ento a su m u c o d n do en Asignar u l apropia a u t c le e t de docufísico e in e gestión d a m e t is el s mentos.
ual se te el c median o que ic s t ie ís iv las ser o arch ntal blecen e Proces a m t u s c e o d an y pación u uerr c g a identific a cada ión), de n c e c n e o al s p b com y su funcion sección gánica r , o o d a n r o u (f uct la estr do con . d a id nt de la e
para Etiquetar los documentos y os tad sul con que puedan ser os. recuperad
ta de Reproducción exac o. nt me cu do un
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado..
la a enn d a d n, nizació ual c a ració Ope de org por la no , e s e s o u a f ent s q ios ni ocum aquello d imar stee r n d tira lores p a su po e r se en va s, par tien undario ción. sec elimina rior
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo a vital de los documentos, registrad s tabla y/o nción rete de s en las tabla s de valoración documental, con mira , a su conservación total, eliminación selección y/o reproducción.
Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
la Documento generado por o s ina ofic as misma oficina o por otr e parte de sus instituciones, que no hac o es de utiliper les nta series docume to de sus fundad para el cumplimien ciones.
4
o o de Registr oducida d ción pr a ida t n e a inform un n a por n razó recibid ivada e r p o pública ades o activid de sus es. funcion
Documen funciona to necesario p a mo y qu miento de un or ra el e, por s informat u contenganisiv o y t e garantiz stimonia ido a l, e l con las func iones y ocimiento de mismo, a actividad desapar un después de es del ic posibilita ión, por lo cuasu la histor la reconstruccl ia instit ucional. ión de
se relacion an con los asuntos me dulares de la organización y documen tan transaccio nes especí ficas del organis mo y el establecim iento y eje cución de sus polít icas.
enerada, mación g r fo in r la de nicada po Registro a, y comu d a n e n c e a e alm ec recibida, e perman ónicos, qu r t c al; es le it e v s lo medio e su cic t n a r u d dios ntidad en estos me rsona o e e p a n u por e ser producida es y deb actividad s u s s y e io d ip princ razón rme a los fo n o c a tratad os. archivístic procesos
osición la disp e d e ultant las de ad res ntal las tab n Activid e a docume d la n a ió ñ c e a s final e valor tos que han ión o d n retenc ellos docume s y qu rimario a p a s r e a r p lo conser a v e d sus icio s. perdido ios, sin perju tros soporte r o a d n n e u sec ción informa var su
Hoja.
Documen cumplimieto producido e idéntica nto de funcionn todas las o comunes en es s entida des.
Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
de a cara no se Segund l a u la c , o li o f un . numera
de Acción . r hojas a r nume
Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Unidad docu m formada por ental compleja un conjunto documentos de funcionalmen generados orgánica y te por una in productora stancia en mismo asunto la resolución de un .
Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Conjunto de acciones orie ntadas a la clasificación, ordenación y descripción de los docu mentos prod ucidos y recibidos. 5
en Documento producido ciones cumplimiento de funs en idénticas o comune . todas las entidades
ple Unidad documental sim ad ivid originada en una act administrativa, con y diagramación, formato que s contenido distintivo s para sirven como elemento
clasificarla, describirla y asignarle . categoría diplomática
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
de cumentales unidades do s, eo én og Conjunto de m ho y contenido no o estructura mismo órga un de ncia as ue ad ec an ns em co uctor como s sujeto prod ne io de sus func del ejercicio orias jemplos: hist E e actas específicas. s, to ra nt co s, laborale tre otros. informes, en
eries
s s o unto s a uales e los c do d a a t s is e L de al ment n tiempo u c o chivo d u el ar signa n a e e s cia a o un anen perm l, así com ra inal. cent ión f ic s o disp
tareas y conjunto de os a os orientad procedimient ia en la nc ie ic ef y omía el uso y la lograr econ o, nt ie mantenim una creación, el to men s de de los docu clo de ci su disposición do to durante organización información cer que la ha de y vida onible en sp di n esté que contiene esa organide er ac eh apoyo del qu externos a los usuarios zación y de requieran. ella que lo
de l de la Se trata ndamenta fu io ip c in un pr el cual se tica por ís iv h c r a s teoría ocumento que los d n y ió c u it establece t una ins r o p s o producid no deben ndencias e p e d . s u s de otras e con los s r la c z e m
idades Conjunto de un e forman qu documentales rie, se a un parte de forma de s da ca identifi por su ta separada de és s su contenido y específicas. características
simple Unidad documental tividad ac a un en a ad origin n co a, administrativ to y diagramación, forma que sirven os tiv tin dis contenido ra pa como elementos y clasificarla, describirla lomática. dip ría go te asignarle ca
Reducción de proce sos con el fin de aumen tar el rendimien to y orga nización de docum entos.
Listado de serie s, con s correspo us ndientes tipos documen tales, a la s cuales asigna el se tiempo d e permane ncia en e l archivo gestión y de e establece n el central y s e su dispos ición fina l.
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Unidad d e análisis en los pr de identif ocesos icación y caracter document ización al. Puede ser simple cuando e , stá const ituida por solo tipo un document al, o com cuando la pleja, constituy en varios formando , un exped iente.
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. 6
6. INTERPRETACIÓN DE LA TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 1
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA:
2
CÓDIGO 3
230.10 230.10.01
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMEN
MUNICIPIO DE: SECRETARIA DE HACIENDA - 230
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES COMPROBANTE DE CONTABILIDAD COMPROBANTE DE INGRESOS Recibo Anexos
230.10.02 5
230.11
2
10
2
8
2
3
2
8
2
8
2
3
4
COMPROBANTE DE EGRESOS Comprobante de egreso Orden de pago Certificado de Disponibilidad Pre/tal Certificado de Registro presupuestal Factura Lista de chequeo
COMUNICACIONES OFICIALES Solicitud Respuesta
230.16
CUENTAS BANCARIAS
230.17
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Comunicaciones Consignaciones Extractos Conciliaciones
Formularios de declaración
230.23
RETENCIÓN ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL
EJECUCIONES PRESUPUESTALES Reporte 7
6
CT
1 Nombre del formato y versión.
NTAL (versión 2) HOJA: 2
0
DE: 4 8
DISPOSICIÓN FINAL E
M/D
D
X
X
X
X
2 Nombre de la entidad y
9
dependencia.
PROCEDIMIENTO
código asignado a la serie y subserie documental.
Cumplida su vigencia administrativa no desarrollan valores secundarios e historicos la información está registrada en los libros de contabilidad
4 Nombres asignados a las
Cumplido el tiempo en el archivo central puede eliminarse después de 10 años contados a partir del cierre o la fecha del último asiento, siempre y cuando garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico (código del comercio art. 60).
5 Tipos documentales que se
Información importante para la géstion administrativa; no desarrolla valores históricos. Sin embargo conservar muestra del 10% por cada 4 años de acuerdo con la importancia como soporte de la gestión de la entidad.
7 Se establecen los procesos o
Cumplida su vigencia legal, fiscal y contable, no desarrolla valores secundarios la información se consolida en los libros auxiliares y oficiales. 7
X
3 Código de la dependencia más
X
Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra del 10% por cada 4 año de producción, como soporte del procedimiento administrativo de la entidad.
X
Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una muestra del 10% por cada 5 año de producción, como soporte del procedimiento administrativo de la entidad. 8
series que se identifican con mayúsculas sostenidas y nombres de subseries que se identifican con mayúsculas iniciales. identifican con guiones.
6 Número de años que deben
conservarse los documentos en el archivo de gestión.
la justificación para las series o subseries documentales que se conservan, se han determinado seleccionar o eliminar.
8 Destino final de la serie o subserie cumplidos tiempos de retención.
sus
9 Control del número de hojas.
7. PASO A PASO PARA LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. Aprobadas las tablas de retención documental y expedido el acto administrativo (resolución o decreto) que establece la fecha a partir de la cual es obligatoria su aplicación en cada una de las dependencias de la entidad, se procede a la capacitación de los funcionarios que tienen a cargo su aplicación. 7.1 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES Tome la tabla de retención documental (TRD) correspondiente a su dependencia e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido. 7.1.1 MARCACION DE LOS SEPARADORES O G U I A S D E L A S SERIES Y SUBSERIES Al interior de las unidades de almacenamiento se requiere utilizar guías o separadores que permitan identificar las series y subseries documentales, con sus respectivos códigos. Los separadores o guías de las series y subseries documentales de cada dependencia deberán estar identificados de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental, permitiendo la ubicación física de los documentos de archivo, de acuerdo con el tipo de archivador que maneje. Colocar estas guías, y subguías que identifican tanto las series como las subseries al inicio de los expedientes correspondientes.
10.01 ACTAS
Código serie
Código Nombre de sección la serie
Código serie 10.01.03 Actas de comité
” Código Nombre de sección la serie 9
Código subserie
7.1.2 IDENFITICACION DE SERIES Y SUBSERIES EN SUS EXPEDIENTES Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y así reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. Se identifican las carpetas colgantes donde van a estar almacenados los expedientes, según el tipo de archivador que maneje; carpetas colgantes o carpetas con aleta vertical y se escribe en el marbete o en el papel autoadhesivo, utilizando mayúscula sostenida, el código y el nombre de la respectiva unidad documental.
FONDO
ENTIDAD
Sección
Nombre de la dependencia o área productora
Subsección
Nombre de la oficina productora
Serie
Nombre general de la serie
Código de serie
Código asignado en la TRD
Subserie
Nombre de la subserie
Código de subserie Código asignado en la TRD
Fecha inicial
Fecha en que inicia el expediente
Fecha final
Fecha en que cierra el expediente
No. Folios
Número total de folios que contiene el expediente
No. Expediente
Nombre y número del expediente, si se requiere
Caja No.
Éste número lo asigna y llena el Archivo Central
• Marque el marbete de la carpeta colgante con: código y nombre del expediente: Ejemplo: 2020.01.20 Actas de consejo Directivo Nacional
Dirección general 2025 GRUPO DE ADMINITRACION DE DOCUMENTOS 2025 - 101 INFORMES 2025 - 101.27 Informes de Actividades Fechas a Folios Expediente
• Dentro de la carpeta colgante o vertical, coloque las tapas legajadoras que a su vez contendrán los tipos documentales que van conformando el expediente. • El sticker de las tapas legajadoras deben registrar mínimo los siguientes datos:
Inicial
Final
a
El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras desasificadas, es la de tener una guía cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deberá emplear siempre una “guía de afuera”.
10
7.1.3 CLASIFICACON Y ORDENACION DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Identifique los documentos que produce su dependencia y agrúpelos por serie y subseries documentales como lo indica la TRD, dentro de las unidades de conservación.
Resolución 043 (24 de Octubre del 2015) Resolución 003 (18 de Julio del 2015) Resolución 002 (15 de Marzo del 2015) Resolución 001 (5 de Enero del 2015)
La fecha más antigua va encima y la más reciente va debajo
Ubicar al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos) cuyo asunto esté relacionado exclusivamente al respectivo expediente, y ordénelos en forma ascendente atendiendo el orden natural en que fueron elaborados o tramitados. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original. El de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha).
FOLIACION: Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento en que se genere. La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde (1) en adelante, en la esquina Documento superior derecha de la hoja, de mas nuevo manera legible y sin enmendaduras.
Los ganchos legadores deberán ubicarse de arriba hacia abajo, con el fin que los tipos documentales que ingresan se puedan integrar al expediente sin tener ninguna dificultad.
200 folios (promedio)
Documento mas antiguo
Documento mas antiguo
Documento mas nuevo
5
Los expedientes deben conformarse con un máximo de doscientos (200) folios.
11
Alineación de los tipos documentales. Los documentos (folios), deben quedar alineados al margen superior izquierdo y orientados de arriba abajo y de izquierda a derecha
como se muestra en la figura en la parte superior izquierda a tamaño oficio para su respectiva perforación.
1
La ordenación de cada carpeta al interior de la gaveta de archivo, se hará según sea el caso alfabético, cronológico o numérico. Ej. Historias Laborales se deben organizar por número de cédula.
2
1098733383 1098733382 1098733381 1098733380
7.1.4 IDENTIFICACION DE ARCHIVADORES O GAVETAS Haga una distribución secuencial de las gaberas del archivador o bandejas de estanterías (fija o rodante) enumerando de (1) hasta (n) de arriba abajo. Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido; es decir de forma ascendente, como se encuentra en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera el índice con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.
3
4
60-04 ACTAS 60.04.01 Actas consejo departamental de archivos 60.04.02 Actas Comisión de personal 60.04.03 Actas Comité Acoso Laboral La numeración del archivador se 60.07 ACTOS ADMINISTRATIVOS realiza dearriba hacia abajo en formaconsecutiva En el extremo izquierdo de cada una de las gavetas se debe escribir los nombres de las series, subseries o expedientes.
12
1
APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES
MARCACION DE LOS SEPARADORES O GUIAS DE LAS SERIES Y SUB-SERIES
Tome la tabla de retención documental (TRD) corresponde a su independencia e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido.
1
2 10.01 ACTAS
Al interior de las unidades de almacenamiento se requiere utilizar guias o separadores que permitan identificar las series y sub-series documentales, con sus respectivos codigos.
2020.01.20 Actas de consejo Directivo Nacional Dirección general 2025 GRUPO DE ADMINITRACION DE DOCUMENTOS
2
2025 - 101 INFORMES 2025 - 101.27 Informes de Actividades Fechas a Folios Expediente
Inicial
Final
a
Resolución 043 (24 de Octubre del 2015) Resolución 003 (18 de Julio del 2015) Resolución 002 (15 de Marzo del 2015) Resolución 001 (5 de Enero del 2015)
1098733383 1098733382 1098733381 1098733380
3
IDENTIFICACION DE SERIES Y SUB-SERIES EN SUS EXPEDIENTES 3
4
1
5
2
3
4
4
CLASIFICACION Y ODENACION DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Indique los documentos que produce su dependencia y agrúpelos por series y sub-series documentales como lo indica la TRD, dentro de las unidades de conservación.
Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y sub-series.
5
IDENTIFICACION DE ARCHIVADORS O GAVETAS
Haga una distribución secuencial de las gaberas del archivador o bandejas de estanterías (fija o rodante) enumerando de (1) hasta (n) de arriba abajo.
7.1.5 RECOMENDACIONES
Si el documento recibido no tiene relación directa con las funciones de su dependencia, entonces remítalo a la oficina competente según el caso.
1. 2.
Para evitar deterioro físico de la documentación cada carpeta deberá conservar máximo 200 folios.
3.
Cerrar los expedientes por años, excepto para aquellos en que se cierra cuando finaliza el respectivo proceso. Ejemplo: contratos, convenios, proceso disciplinario, entre otros.
partir de la aplicación de las 4. AT.R.D. la copia de las
comunicaciones oficiales que han sido radicadas, junto con sus antecedentes y anexos se deben archivar y conservar en el expediente de la serie documental a la cual pertenece de acuerdo con lo establecido en la T.R.D.
RECUERDEN QUE EL ÉXITO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES RESPONSABILIDAD DE TODOS.
7.1.5 BIBLIOGRAFÍA
Instructivo implementación y aplicación de las tablas de retención documental de la gobernación del Quindío. 2012 Guía para la gestión documental en las dependencias del Sena. 2013 Archivo General de la Nacion,Acuerdo 05, 2013. Bogotá Archivo General de la Nacion, Ley General de Archivos 594,2000. Bogotá Archivo General de la Nacion, Acuerdo 004, 2013. Bogotá Archivo General de la Nacion,Acuerdo 039 de 2002. Bogotá Archivo General de la Nacion,Acuerdo 042 de 2002. Bogotá 14
GUíA DIGITAL CON FINES EDUCATIVOS POR NORA CRISTANCHO