Guia ilustrativa v#14

¡¡Clases de archivos!! ¡Principios archivísticos!

Ley general de archivos Ley 594 del 2000

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Organización documental Procesos organizacionales

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Ordenar documentos

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Evidencia Presentada en la Competencia Realizada.

Aprendiz: Jeidy Johana Roa Ortiz FICHA: 1193217

INSTUCTORA: Nora Teresa Cristancho Leal

SENA CENTRO INDUSTRIAL DEL DISEÑO Y LA MANUFACTURA (C.I.D.M) FECHA: 22/05/17

TABLA DE CONTENIDO 

PERFIL del Aprendiz SENA

4



Introducción

5



GLOSARIO

6



ELEMENTOS ARCHIVÍSTICOS

9



QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL

16



IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

17



TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

19



CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO ORGANIZACIONAL

21



CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

22



HISTORIA DEL ARCHIVO

24



IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

25



PATRIMONIO DOCUMENTAL

25



CLASES DE ARCHIVOS

26



CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

30



FASES DE LOS DOCUMENTOS

32



VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

34



CLASES DE ARCHIVOS

35



PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

36



LA NORMATIVIDAD

37



PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

48



AGRUPACIONES DOCUMENTALES

51



CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS

55



¿QUE SON LAS TRD?

58



¡QUE ES LA FOLIACION?

67



CASO PILOS

74

JEIDY JOHANA ROA ORTIZ Bachiller Técnico Comercial.

20 años de edad.

Curso virtual básico ENGLISH DOT WORKS BEGINNER. Curso EXCEL INTERMEDIO. Estudiante en Tecnología de la Gestión Administrativa.

Tercer Trimestre.

SENA (C.I.D.M)

INTRODUCCIÓN En esta Guía Ilustrativa encontraras, la definición de cada termino con ejemplos e imágenes, los cuales te permitirán analizar y adquirir conocimientos sobre la importancia de la Organización documental la cual tiene como procedimientos: la aplicación de los principios archivísticos, principio de procedencia y principio de orden original en los procesos de clasificación, organización y ordenación con base en las normas legales y procedimientos institucionales.

El implementar cada uno de estos aspectos ayudará a fortalecer capacidades y fortalezas personales u empresariales esto los llevara a Brindar los lineamientos requeridos por las entidades, relacionados con los procesos archivísticos de producción y organización documental; consulta, conservación y disposición final de los documentos de la entidad, con el objeto de facilitar su acceso y uso por parte de los sujetos interesados.

Esta guía fue realizada por medio de material de apoyo de la competencia de Organización documental, el cual se encuentra en blackboard, además para la realización de esta se utilizo como base material de exposiciones sobre la ley general de archivos de algunos compañeros aprendices sena. Incluso se aplico conceptos básicos e información encontrada por medio de paginas web.

GLOSARIO

ACCIONISTA: Se llama así a cada uno de los poseedores de los títulos que comprenden el capital social de una sociedad comercial o industrial.

ACREEDOR: Es aquel que tiene acción y derecho para exigir el cumplimiento de alguna obligación económica o financiera.

ACTA: Documento en que se da constancia delos hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de una reunión, y que es redactada por la persona autorizada para hacerlo.

ACTO ADMINISTRATIVO: Es la manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos particulares específicamente determinados.

ADMINISTRACIÓN: La administración es un conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tiene como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización.

ACUERDO: Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto por un tribunal, órgano de la administración o persona facultada, a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos

ACTUALIZACIÓN: Proceso permanente que se desarrolla para mantener vigentes los datos e información que se producen en una organización, con motivo de su operación.

ALMACENAR: Consiste en la recepción, guarda, despacho y registro de los bienes destinados al uso y/o consumo de los diferentes organismos.

AMBIENTE LABORAL: Se refiere a las modalidades de seguridad, comodidad, higiene y posibilidad de desarrollo laboral que ofrecen los centros de trabajo, los cuales deben estar des-provistos de condiciones insalubres.

ARCHIVO: Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución.

CULTURA ORGANIZACIONAL: Conjunto de valores y principios de carácter grupal compartido destinada el cambio planificado en organizaciones. Su conformación exige un proceso completo de especificación y adaptación a tales características comunes.

ARTICULO: Es la localizador) numerada de las partes que contienen las diferentes disposiciones de una ley, código, decreto, acuerdo o reglamento.

LEGAJO: Atado de papeles o conjunto de los que están reunidos por tratar de un mismo asunto o materia.

CLIMA ORGANIZACIONAL: Estado de percepción que el personal de una organización tiene sobre su empresa con respecto al ambiente de trabajo en que ejerce sus labores.

LOGÍSTICA EMPRESARIAL: Aplicación de métodos matemáticos, administrativos y estadísticos dentro de una organización, relativos al movimiento de mercancías y personal, la coordinación del suministro y de la demanda

ELEMENTOS ARCHIVISTICOS

ARCHIVADOR:

Son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos podemos encontrar los siguientes:

VERTICAL

HORIZONTAL

Folderama: Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales.

Es un archivador para guardar documentos especiales.

http://www.metalicascruz.net/admin/blocks/img/H200250100 0tu.jpg

Archivador giratorio: Este archivador está constituido por hileras circulares.

Además están equipados con teléfonos para que los responsables del área de trabajo suministren la información requerida. Un mueble que se facilita la búsqueda de la información porque es giratorio.

https://images.ssstatic.com/mueblearchivadores-rotativo-4-niveles-folio6117822z0-00000067.jpg

Archivador mecánico: Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.

Es un mueble dinámico conservar el archivo.

Archivador electrónico: Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas.

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Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como funciรณn almacenar planos y facilitar su consulta.

Mapoteca: Es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas.

Archivador horizontal que se utiliza para guardar planos.

http://palas-atenea.filos.unam.mx/imgs/MAP2.jpg

http://www.a3carpinteria.com/Portafolio/images/ Estudios/img35B.jpg

ELEMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Sello fechador: Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.

Este tipo de sello permite la recordación de la fecha en el que se recibió o se entregó un documento.

http://www.saperas.es/fechadores-manuales/sello-fechador-trodat-1010.png

Perforadora industrial: Es un instrumento que cuenta con una palanca para hacer presión y tienen brazos largos que traspasa las hojas.

http://www.arti.com.pe/images/stories/virtuemart/product/tac p100h.png

Carpetas colgantes: para archivo lateral): Son una clase de archivador constituido por dos caras unidas entre sí, con una lámina o pasta de deslizamiento recubierta del mismo material, dispuestas para facilitar la búsqueda documental.

http://www.multipapel.com/productos/798630A 01.GIF

Rótulos y membretes: Son tirillas de papel o tirillas de cartulina utilizados en la marcación de las carpetas de archivo que cumplen una función de orden e identificación.

Las guías: Elaboradas en material como el cartón o la cartulina y empleadas como separatas para dividir los documentos dentro de las gavetas e incluso dentro de algunas carpetas.

• Epigrafiadas: Hacen uso del sistema alfanumérico • Pautadas: Se diferencian porque llevan líneas para escribir en ellas

Índice: El índice es el resumen por títulos documentales que suele presentarse en el porta índices de los archivos tipo carpeta e incluso relacionarse al exterior de los archivos en físico. Su finalidad es reflejar los contenidos que componen una unidad documental o un acervo completo.

• Sujetas: Están sometidas a la perforación dentro del resto del documento • Sueltas: Son separables del resto de documentos contenidos en un expediente o archivo específico.

http://www.stem-museos.com/imatge/1924-1300304450.jpg?ampladamaxima=750 http://previews.123rf.com/images/ginasanders/ginasanders1105/ginasanders110500334/9550630-ndice-alfab-tico-paraordenar-tarjetas-Direcciones-de-clientes-y-datos-de-los-pacientes--Foto-de-archivo.jpg

http://www.bibliotecaspublicas.es/olivenza/imagen es/contenido32903.JPG

¿QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL ?

La Gestión documental se establece como una acción atada a los archivos y su avance en la búsqueda de la lucidez de la gestión administrativa. Es decir, es el grupo de funciones administrativas y técnicas propensas a la planificación, administración y organización de la documentación, originada y recogida por las entidades, a partir de su inicio hasta su disposición concluyente, con la intensión de generar mejor manejo y su preservación.

En la Gestión documental, debido a que es un procedimiento archivístico sistemático, es necesario ordenarse a partir de la normatividad archivística vigente, además de que se considera fundamental la reducción de diligencias y racionalización de procesos.

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base: 

Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.



Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.



Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.



Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.



Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.



Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.



Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.



Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…



Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO ORGANIZACIONAL • EXTERNAS (AZUL) • INTERNAS (ROJO)

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 

Documentos físicos:

es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en un tipo de soporte (papel.)

Documentos Electrónicos: Documentos cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

HISTORIA DEL ARCHIVO Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura.

Suceso que conllevó a la asociación del hombre a través de la comunicación, para llegar así a la conformación de instituciones; donde se empezó a manejar la información que se generó casi desde los principios de la historia de la humanidad.

Fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se convirtieron como un instrumento de control de las riquezas y el poder en cada una de las civilizaciones posteriores.

IMPORTANCIA

DE

LOS

ARCHIVOS:

Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el acuerdo No. 042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación del 31 de Octubre de 2002, se definen los diferentes conceptos utilizados en el lenguaje archivístico, los cuales son esenciales para establecer las actividades y reglas prácticas en el proceso de organización de archivos en diferentes estancias de la administración pública interesada. 6 Menú Es por eso que es importante conocer y aplicar los siguientes conceptos archivísticos, de acuerdo a la normatividad vigente, ya que es la herramienta que orienta el desarrollo de los procedimientos para la organización documental.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Es la acumulación y unión de documentos almacenados, que por su valor histórico o cultural, representa una gran importancia en la evolución y registro de la información. De esta manera, la sociedad cuenta con memorias de todo tipo de documentos históricos y culturales, permitiendo conservar la información a través del tiempo.

CLASES DE ARCHIVOS

Ejemplo: 

Archivo Privado: Son aquellos grupos documentales que han pertenecido a una institución o a un hombre público (político, científico o literato, artista en general, etc.) o a una familia de importancia histórica notoria que presenta de modo más o menos completo la actividad o la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron.



Archivo Público: Permanecen a un servicio publico, depende de instituciones dentro del Derecho Publico.

Sus documentos son generados por la Administración en el ejercicio de su función.



Ejemplo:



Archivo Privado de Interés Público: aquellos documentos, que aun cuando pertenecen al ámbito privado de una personalidad o institución su contenido se revela importante para las personas de la nación, que su contenido es declarado por un entre legislador como de interés público, quedando entonces a disposición de ser revisado por las personas, a través de los debidos procedimientos.

Ejemplo:

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FASES DE LOS DOCUMENTOS La Gestión Documental esta compuesta por varias fases que nos permiten llevar el trabajo según una estructura lógica, que se caracteriza por la economía de los recursos y el tiempo, puesto que sabemos que un proyecto que termine en un Proceso continuo Documental demanda muchos tiempo y trabajo.  las fases primarias de la Gestión Documental:  – Cuestionario Documental  – Mapeo Documental La     

¿Qué documentos hay en la empresa ¿A qué proceso(s) responde(n)? ¿Dónde y cómo se pueden localizar? ¿Qué relación tienen con los sistemas de datos corporativos? ¿Cuáles tienen valor para el conocimiento de la empresa?

finalidad de todo esto es identificar aquellos documentos necesarios para resumir y/o continuar la operación de la empresa en caso de catástrofe. asegurar los accesos de cada documento con las personas correspondientes, así podemos configurar un medio de seguridad y control de accesos a los documentos.

VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).tales como:  Valor Administrativo: Es aquel que posee un documento para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución.  Valor Contable: Es aquel que posee un documento que sirve de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.  Valor Histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.  Valor Jurídico: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.  Valor Legal: Es aquel documento que sirve de testimonio ante la ley.  Valor Primario: Es aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable.  Valor Secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social.  Vigencia Documental: Periodo de guarda de la documentación en el ciclo vital de los archivos.

CLASES DE ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTIÓN: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentación administrativa originaria de los archivos de gestión o de oficina; una vez sucedido el periodo de permanencia en los mismos.

También se conoce como Archivo General.

ARCHIVO HISTÓRICO: Son aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras generaciones. Son documentos que tienen como mínimo más de veinticinco años de antigüedad y están destinados a conservarse por tiempo indefinido.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL



1. PLANEACIÓN :Fijar políticas y normas que soporten la planeación documental, asegurando la sensibilización a todos los funcionarios y contratistas en todos los niveles de la Entidad.



2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Elaborar carta, memorando, circular, acta, certificado, resolución, informe o documento según sea el caso o necesidad, teniendo en cuenta el Instructivo Elaboración de Comunicaciones Oficiales I-GAF003, enviar por correo electrónico o llevar al Centro de Administración Documental – CAD, para ser tramitado por parte de los funcionarios competentes.



3. GESTIÓN Y TRÁMITE: Este proceso incluye el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos.



4. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la Entidad, ver con más detalle en el Instructivo de Archivo I-GA La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción.



5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Es la operación por la cual un documento que ha superado una o más de las etapas establecidas pasa o se transfiere al archivo siguiente. Ver Instructivo I-GAF002 Organización de las Transferencias Documentales.



6. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Seleccionar los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo al listado de series y subseries documentales y tabla de retención documental. Conservación total de la documentación.



- Recepción de transferencia secundarias.

- Organización de documentos para disposición de los usuarios.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo encaminada a la protección de los documentos, suministro de equipos adecuados para el archivo (carpetas, cajas) sistemas de almacenamiento como espacios y unidades de conservación adecuadas.

LA NORMATIVIDAD

LEY 594 DE 2000 LEY GENRAL DE ARCHIVOS

Establece reglas y principios que regulan la función archivísticas del estado.

Archivo Público

Presentación de servicios públicos a entidades privadas.

Archivo Privado de Interés Público

Aquel que para la historia es de interés público.

Soporte Documental

Archivo Total

Proceso Integral de Los documentos.

Toda evidencia que contenga material, tales como: fotos, archivos visuales, etc..

Documentos garantizan la integridad.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Encargada de orientar y coordinar, la función archivística, salvaguardando el patrimonio de los archivos que allí reposan.

Por Ende

originales que autenticidad e

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: le da importancia a los archivos activos, e histรณricos como parte fundamental de memoria colectiva.

Articulo 7: Los archivos desde la jurisdicciรณn y competencia se clasifican.

Control y Vigilancia. El archivo general de la naciรณn podrรกn adelantar en cualquier momento, visitas de inspecciones a los archivos del estado.

-Archivo General de la Naciรณn.

-Archivo General del Departamento.

-Archivo General del Distrito.

Recompensa al momento de salvaguardar

Artículo 50: Estimulo por parte del gobierno nacional entregando premios o tributarios, a empresas que con acciones contribuyan a salvaguardar los documentos del país.

Artículo 51: Apoyo de los organismos de control.

La procuraduría general de la nación y la contraloría general de la republica prestara todo el apoyo, al archivo general de la nación para que se cumpla todo lo establecido en la ley.

-Archivo de gestión.

-Archivo central.

-Archivo histórico.

Es decir Acuerdo 42 de 2002

Criterios para la organización de archivos en las entidades públicas.

Articulo 23 de la ley 594 de 2000 Dependiendo el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican.

Artículo 52: Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

LEY 1712 DE 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Esta Ley tiene como objetivo, regular el derecho de acceso a información publica, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a Ia publicidad de información.

Acuerdo 005 de 2013 Establecer Criterios para la Clasificación, Ordenación y Descripción de los Archivos Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Artículo 1º. Ámbito de aplicación Artículo 2º. Marco conceptual Artículo 3º.

Organización de documentos de archivo Artículo 4º. Obligatoriedad de la organización de los archivos

Acuerdo 002 de 2014 AGN Se establecen criterios básicos para la creación, conformación, control y consulta de los expedientes de archivos

Que se hace necesario regular los requisitos archivísticos que de acuerdo con lo establecido en la ley 594 de 2000 debe tener un expediente de archivo, para asegurar que contiene la totalidad de los documentos y actos administrativos que resuelven un determinado trámite o actuación, garantizar la integridad del mismo, su gestión (administración interna del expediente) y administración a lo largo de las diferente fases del archivo (flujo del expediente), de forma que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos de archivo durante la etapa activa.

Circular Externa 005 de 2012 AGN Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciática cero papel

La "Iniciativa Cero Papel” es una directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en cuyo desarrollo participan además del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Archivo General de la Nación, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y el Departamento Administrativo de la Función Pública.

En este contexto, la Presidencia de la República expidió la Directiva Presidencial 04 de 2012, mediante la cual se solicita a las entidades públicas la reducción del papel como medio de registro de documentos y actuaciones de la administración pública, adoptando diferentes prácticas así como la utilización de medios electrónicos en la gestión documental del Estado.

Acuerdo 2609 de 2012 AGN Se dicta disposiciones en material de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado 

La consideración de cualquier tipo documental, incluyendo información en la nube, como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivístico.



La neutralidad tecnológica impuesta a las Administraciones. Parece que terminó la época en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente contrario a los intereses del propio Estado.



La integralidad del proceso de gestión documental, en línea con los requisitos de la nueva ISO-30301 y de la ISO-15489, actualmente en fase de revisión por ISO.



La obligatoriedad del Programa de Gestión Documental para todas las administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha ha surtido poco efecto.



Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo que ya estaba regulado, pero que en los últimos decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad y concreción.

Acuerdo 004 de 2013 AGN Por el cual se reglamentan las Tablas de Retención Documental (TRD) Que las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Según lo establecido por la Ley General de Archivo, en la conformación de carácter fundamental de los archivos públicos y privados, el Estado está encargado de la creación, preservación, organización y control de los documentos y registros, según los principios de procedencia, orden original y normatividad archivística.

Por lo tanto, una clasificación perfectamente fundamentada, debe apoyarse en la implementación del principio de orden original y de procedencia para reconocer las categorías y grupos que evidencia la estructura jerárquica del fondo; así como el reconocimiento de las funciones delegadas a las oficinas y los asuntos que éstas tramitan.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS • 1. Principio de Orden Original: Es la ordenación interna de un fondo documental, que conserva la organización que ha desarrollado durante la prestación del servicio activo, es decir, los documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronológico.

Ejemplo: Cuando llevas un legajo con su correspondiente documentación.

Al abrir el legajo debe de encontrarse la primera hoja que se genero de primero y así sucesivamente.

1 .Principio de Procedencia:

Ejemplo: cuando los documentos u archivos reposan donde se produjeron, tanto dependencia u oficinas, estos no se llevan a ninguna otra dependencia diferente.

Es la preservación de los documentos dentro del fondo documental al que consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el documento, según la actividad que lo generó y la dependencia responsable de su producción.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES FONDO DOCUMENTAL

Secciรณn Documental

Subsecciรณn Documental

Serie Documental

Subserie Documental

Unidad Documental Simple

Compleja

FONDO DOCUMENTAL

Documentación producida por la entidad en función de sus actividades.

Entidad

SECCION DOCUMENTAL

Subdivisión de la entidad( Unidad Administrativa)

Unidad Administrativa

SUBSECCION DOCUMENTAL Subdivisión de la sección documental (oficina, división o sección)

Oficina

Simple

Compleja

Ejercicio de simulaciรณn (agrupaciones documentales) 1-

2-

1. CLASIFICAR

consiste en la IDENTIFICACIÓN de los archivos por series, subseries , sección, subsección documentales; en donde se refleja la empresa productora de los documentos y a la dependencia o división de donde son originarios, en cumplimiento de un procedimiento administrativo.

2. ORDENAR

En este proceso se realiza el reconocimiento y organización de carpetas de todos los tipos documentales concernientes a cada una de las series y subseries encaminadas en la Tabla de Retención Documental del área o unidad, basándose en la fecha del diligenciamiento o de trámite y conservando la distribución que adquirió durante el servicio eficiente.

3.ORGANIZAR

PROCESO DE CLASIFICACIÓN

Tener en cuenta Y aplicar l el ACUERDO 005 DE 2012 AGN

PROCESO PARA ORDENAR

MATERIALES: • Extracción de ganchos.

• Extracción de copias .

• Limpiar o sacudir el polvo de los documentos o expedientes.

• Organizar por medio de las TRD. • Organizar por medio del Orden Original

Tener en cuenta Y aplicar l el ACUERDO 02 DE 2014 AGN

¿QUE SON LAS TRD?



Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.



Facilitan el manejo de la información.



Contribuyen a la racionalización de la producción documental.



Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.



Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.



Ejemplos:

FORMATOS DE LAS TRD

PASO A PASO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN (TRD) 

1- Primer Paso.



Poseer u adquirir la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia u oficina correspondiente.



Elabore los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las Tablas de Retención Documental (TRD) de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

En cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.



Ejemplo:



2- Segundo Paso.

Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental.

Este proceso es el que se conoce como CLASIFICACION DOCUMENTAL.

Ejemplo:

3- Tercer Paso.

Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas, legajos), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producción o trámite. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original y el Principio de Procedencia.

Ejemplo:



4- Cuarto Paso.

Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: Código de la oficina, Código Serie y Subserie y a continuación el nombre de expedientes.

Tenga presente que dentro de cada carpeta, se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta por expediente para un asunto o contenido, proceda a abrir una nueva carpeta identificada con la información señalada anteriormente.

Ejemplo:

5- Quinto Paso.

Ordene cada uno de los expedientes perteneciente a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información.

Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico, entre otros.

Ejemplo:

6- Sexto Paso.

Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendadura, empezando por el documento más antiguo y así sucesivamente.

Ejemplo:

7- Séptimo Paso.

Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que forman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de la dependencia.

Ejemplo:

8- Octavo Paso.

Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.

Ejemplo:

9- Undécimo Paso.

Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el Archivo de Gestión de la dependencia, en la respectivas tablas, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina.

Se llevara a su conservación al Archivo central u Archivo Histórico de la empresa u identidad.

Ejercicio de simulación:

• Nombre del Expediente (Archivo u documento).

• Subserie • Serie • Guía • Indice

FOLIOS GAVETAS CON: -separadores.

-guĂ­as.

-carpetas u legajos.

-expedientes u documentos.

FOLIACIÓN “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta”

1-Folio: Hoja.

2- Foliar: Acción de numerar hoja 3-Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.

4-Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.



Requisitos



1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada y organizada.



2. ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original.(es decir la que se genero de primera se debe de conservar de primera y así sucesivamente).



3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco y de documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.



4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.



En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

organizar

clasificar

Series documentales simple

Series documentales complejas

FOLIACIÓN



Materiales



1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.



2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis.

En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.

En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.

Ejemplos:

CARA RECTA

FOLIACIÓN

CARA VUELTA NO SE LE HACE FOLIACIÓN

¿QUE SON LOS DOCUMENTOS DE APOYO? Son los decretos, manuales, resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas. Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser de carácter externo.

Ordenación de los documentos de apoyo:

Aunque los documentos son organizados por áreas, podrían surgir algunos documentos que no se logran colocar dentro de las series y subseries. Estos son los que forman los documentos de apoyo de forma general, teniendo como finalidad de servir de soporte a la gestión. Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabético y luego de efectuar su función, el encargado del área los elimina, apoyado por personal delegado, dejando constancia soportada.

Ejemplo:

CASO PILOS

BIBLIOGRAFIA 

https://senaintro.blackboard.com/webapps/blackboard/execute/content/file?cmd=view&content_id=_89646844_1&course_id=_1783442_1

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https://issuu.com/noracristancho/docs/aplicacion_de_tablas_de_retenci__n_

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