ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΝΕΩΝ ΕΛΛΑΔΟΣ EUROPEAN YOUTH PARLIAMENT GREECE
Organising Team Concept 36 th National Selection Conference, December 2017
European Youth Parliament Greece
1
ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ORGANISING TEAM Το όραμά μας για την οργανωτική ομάδα της Συνδιάσκεψης περιλαμβάνει την ανάμειξη και των δεκαέξι μελών της στις προσυνεδριακές εργασίες και την απασχόληση αυτών, σε δύο από τους έξι διοργανωτικούς τομείς που εξαρχής έχουμε ορίσει και θα αναλυθούν στην συνέχεια. Στόχος μας είναι τα οργανωτικά στελέχη να βιώσουν την διαδικασία υλοποίησης μιας ΕΣΕ πιο ολοκληρωμένα. Ουσιαστικά, επιδιώκουμε την ποιοτική αναβάθμιση του ρόλου του «organiser», η οποία θα λειτουργήσει ευεργετικά τόσο για τους ίδιους όσο και για το σωματείο εν γένει. Προσυνεδριακά οι organisers μας θα αποκτήσουν γνώσεις μέσω της ενασχόλησής του στους εν λόγω τομείς, οι οποίοι είναι: Food Management, Venues & Accommodation, Material, Officials’ Support, Delegates’ Support και Technical Support. Οι άνωθι αναφερόμενοι τομείς, θα ανατεθούν στις τρεις (3) ομάδες που θα διαμορφωθούν, σύμφωνα με το ακόλουθο πλάνο: Ομάδα 1: Officials’ και Delegates’ Support Ομάδα 2: Venues & Accommodation και Technical Support Ομάδα 3: Material και Food Management Έχοντας αναλύσει τις ενδεικτικές εργασίες και αρμοδιότητες του κάθε τομέα, θα θέλαμε να ξεκαθαρίσουμε ότι η Ομάδα 1 θα απασχολεί έξι (6) μέλη της οργανωτικής ομάδας, ενώ οι Ομάδες 2 & 3 θα στελεχωθούν από πέντε (5) μέλη αντίστοιχα. Με αυτόν τον τρόπο όλοι οι organisers θα έχουν ενταχθεί σε έναν τομέα-ομάδα. Τέλος, η αίτηση που θα κληθούν να συμπληρώσουν οι ενδιαφερόμενοι θα περιλαμβάνει τη δήλωση προτίμησης δύο (2) εκ των τριών (3) τομέων-ομάδων. Σημείωση 1: Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου οι ομάδες ενδεχομένως να αλλάξουν σύσταση, με στόχο την ανάπτυξη της ομαδικότητας και της συνεργασίας όλων των μελών, ανεξαρτήτως τομέα και ιδιότητας. Σημείωση 2: Οι αρμοδιότητες των μελών της οργανωτικής ομάδας κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, θα πάρουν τη μορφή που έχει συμπεριληφθεί στο κυρίως κείμενο της Πρότασης Ανάληψης Διοργάνωσης της 36ης ΕΣΕ.
European Youth Parliament Greece
2
Τομείς αρμοδιοτήτων:
ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΑ
ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Food Management
Συντονισμός πλάνου και διαχείριση γευμάτων καθώς και του αντίστοιχου υλικού
Venues & Accommodation
Σχεδιασμός sitting και accommodation plan, επίσκεψη και αξιολόγηση προτεινόμενων χώρων συνοδεύοντας τα μέλη της ΔΕΣ
Material
Παρουσία και βοήθεια στην αγορά υλικού. Ταξινόμηση, οργάνωση και διαχείριση του νέου αλλά και του ήδη υπάρχοντος υλικού
Officials’ Support
Επικοινωνία με officials προσυνεδριακά, υπεύθυνοι για φόρμες (διατροφής, διαμονής, travel forms)
Delegates’ Support
Υποστήριξη στην διαδικασία αποστολής εγκυκλίων, επαφή με σχολεία/ τηλ. κέντρο, υπεύθυνοι για τις αντίστοιχες φόρμες των συνέδρων
Technical Support
Βοήθεια επιμέλειας visual identity συνεδρίου, μορφοποίηση εγγράφων, συμβολή στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης του συνεδρίου
European Youth Parliament Greece
3