Concept Paper-Organising Team
Μοναστηρίου 85 54627 Θεσσαλονίκη Τ: +30 69 84 17 17 43 E: info@eypgreece.org
Η ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΟΜΑΔΑ
Η οργανωτική ομάδα της 40ης Εθνικής Συνδιάσκεψης Επιλογής (ΕΣΕ) θα απαρτίζεται από 17 μέλη, τα οποία πρόκειται να απασχοληθούν με τρεις (3) βασικές και τρεις (3) δευτερεύουσες ομάδες εργασίας. Οι ομάδες αυτές θα αποτελέσουν το πλαίσιο ενασχόλησης των Organisers με προσυνεδριακές εργασίες. Ο κύριος στόχος μας είναι να δοθεί η πρωτοβουλία σε κάθε μέλος της οργανωτικής ομάδας να επιλέξει την κατάλληλη, ώστε να έχουν την ευκαιρία να διοχετεύσουν τις ικανότητες και τη δημιουργικότητα τους σε ένα τομέα που τους ενδιαφέρει. Παράλληλα, θέλοντας να δημιουργήσουμε μια ανεμπόδιστη ροή πληροφοριών, σκοπεύουμε να κάνουμε χρήση της πλατφόρμας του Slack στο έπακρο σε συνδυασμό με τη δημιουργία ενός αρχείου Excel, στο οποίο θα γίνεται εβδομαδιαία ενημέρωση για τη πορεία των εργασιών κάθε ομάδας. Έτσι, κάθε μέλος της οργανωτικής ομάδας θα έχει μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα για τη πρόοδο του συνεδρίου, αλλά και τη δυνατότητα να προσφέρει και σε άλλους τομείς. Στα πλαίσια της προσυνεδριακής εργασίας, πέραν της προόδου των εργασιών, μας ενδιαφέρει η προσωπική βελτίωση των μελών της ομάδας, με την εκπλήρωση των στόχων τους αλλά και με τη δημιουργία μιας ατμόσφαιρας εμπιστοσύνης μεταξύ όλων των μελών. Επίσης, σαν ΔΕΣ θα θέλαμε σε τακτά χρονικά διαστήματα να λαμβάνουμε τις σκέψεις, ιδέες και σχόλια (feedback) των μελών της οργανωτικής ομάδας για το πώς αυτή εξελίσσεται. Η κατανομή σε ομάδες εργασίας θα δώσει την ευκαιρία στα μέλη της εκάστοτε ομάδας να ασχοληθούν με βασικούς τομείς της διοργάνωσης μίας ΕΣΕ. Συγκεκριμένα, οι τρεις (3) βασικές ομάδες ορίζονται ως: Ομάδα 1: Food & Material Management (6 organisers) Ομάδα 2: Delegates and Officials’ Support & Public Relations (5 organisers) Ομάδα 3: Venues, Transport & Accommodation (6 organisers) Οι κάθε μία από τις παραπάνω ομάδες θα συντονίζεται από ένα (1) εκ των μελών της Διοργανωτικής Επιτροπής. Κατά την διαδικασία συμπλήρωσης των αιτήσεων, οι αιτούντες καλούνται να δηλώσουν δύο (2) από τις τρεις (3) ομάδες εργασίες με βάση τις προτιμήσεις τους ώστε να κατανεμηθούν σε μία από τις επιλογές τους. Αξίζει να σημειωθεί ότι οι Organisers θα κληθούν να παρακολουθήσουν μία ημερίδα training λίγο καιρό αφότου πραγματοποιηθεί η διαδικασία επιλογής, προκειμένου να ενημερωθούν πλήρως για την ανάμειξή τους στις προσυνεδριακές διαδικασίες. Μοναστηρίου 85 54627 Θεσσαλονίκη Τ: +30 69 84 17 17 43 E: info@eypgreece.org
Παράλληλα με τις βασικές ομάδες εργασίας, θα λειτουργήσουν τρεις (3) δευτερεύουσες ομάδες στις οποίες θα έχουν την ευκαιρία να συμβάλουν όλοι οι Organisers, χωρίς δήλωση κάποιας προτίμησης, προκειμένου να βιώσουν συνολικά ορισμένους τομείς της ΕΣΕ. Οι δευτερεύουσες ομάδες θα συντονίζονται και απο τα δύο μέλη της Διοργανωτικής Επιτροπής και ορίζονται ως εξής: Ομάδα 1: Fundraising Ομάδα 2: Social Events Ομάδα 3: Theme Implementation & Cultural Programme Επομένως, κάθε Organiser θα απασχολείται από μία βασική ομάδα επιλογής του και με το σύνολο των δευτερευουσών ομάδων. Παρακάτω παραδίδονται δυο ενδεικτικοί πίνακες με τις βασικές αρμοδιότητες της κάθε ομάδας εργασίας κατά την προσυνεδριακή περίοδο. Σημείωση 1: Κατά τη διεξαγωγή της ΕΣΕ οι ομάδες θα αλλάξουν σύσταση προκειμένου να αναπτυχθεί ένα περαιτέρω πνεύμα συνεργασίας ανάμεσα σε όλα τα μέλη του organising team και να έχουν όλοι την ευκαιρία να ασχοληθούν με ποικίλες πλευρές διεξαγωγής αυτού καθαυτού του συνεδρίου. Σημείωση 2: Οι ομάδες και η προσυνεδριακές εργασίες θα κατανεμηθούν με τρόπο που θα επιτρέπει την ανάμειξη των Organisers ανεξάρτητα από τη φυσική ή μη παρουσία τους στην πόλη της Θεσσαλονίκης. Βασικές Ομάδες Εργασίας Food & Material Management
Καταμέτρηση, έρευνα, αγορά και οργάνωση του υλικού, logistics γευμάτων και coffee breaks, αναζήτηση προσφορών
Delegates and Officials’ Support & Public Relations
Επικοινωνία με delegates, σχολεία και officials, δημιουργία φορμών και booklets, διαχείριση σελίδων κοινωνικής δικτύωσης
Venues, Transport & Accommodation
Έρευνα, πρόταση, επίσκεψη, αξιολόγηση και επιλογή χώρων διεξαγωγής, σχεδιασμός μετακινήσεων και πλάνου διαμονής Μοναστηρίου 85 54627 Θεσσαλονίκη Τ: +30 69 84 17 17 43 E: info@eypgreece.org
Δευτερεύουσες Ομάδες Εργασίας Fundraising
Έρευνα και πρόταση χορηγών, αρωγή στη διαδικασία των χορηγικών αιτημάτων
Social Events
Έρευνα και εύρεση χώρων για τις βραδινές δραστηριότητες, με κυριότερο μέλημα την πραγμάτωση του Επετειακού Gala, συντονισμός της θεματικής αυτών και οργάνωση ψυχαγωγικών δράσεων
Theme Implementation & Cultural Programme
Πρόταση διαδικασιών και δραστηριοτήτων που αφορούν τη θεματική και γενικότερη υλοποίηση της θεματικής σε όλες τις εκφάνσεις του συνεδρίου, όσο και την διαμόρφωση προγράμματος με δραστηριότητες πολιτιστικού ενδιαφέροντος για τους συμμετέχοντες και κυρίως τους ξένους
Μοναστηρίου 85 54627 Θεσσαλονίκη Τ: +30 69 84 17 17 43 E: info@eypgreece.org