CONCEPT PAPER ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΟΜΑΔΑΣ
Η ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΟΜΑΔΑ Η οργανωτική οµάδα της 38ης Εθνικής Συνδιάσκεψης Επιλογής (ΕΣΕ) θα απαρτίζεται από 16 µέλη, τα οποία πρόκειται να κατανεµηθούν σε τρεις (3) βασικές και τρεις (3) δευτερεύουσες οµάδες εργασίας. Οι οµάδες αυτές θα αποτελέσουν το πλαίσιο ενασχόλησης των Organisers µε προσυνεδριακές εργασίες. Στόχος µας είναι τα µέλη της διοργανωτικής οµάδας να αποκτήσουν µία ευρύτερη γνώση των διαδικασιών που προηγούνται µίας ΕΣΕ ώστε να συµβάλουν στη σύσταση αυτής αναπτύσσοντας τις δεξιότητές τους και προσφέροντας τη δηµιουργικότητά τους. Όραµά µας είναι να προσφέρουµε στους Organisers µία εµπειρία που θα διευρύνει τις γνώσεις τους σχετικά µε το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Νέων Ελλάδος και θα αποτελέσει ένα περιβάλλον ανταλλαγής ιδεών ανάµεσα σε συµµετέχοντες µε διαφορετικά επίπεδα εµπειρίας και ενασχόλησης. Η κατανοµή σε οµάδες εργασίας θα δώσει την ευκαιρία στα µέλη της εκάστοτε οµάδας να ασχοληθούν µε βασικούς τοµείς της διοργάνωσης µίας ΕΣΕ. Συγκεκριµένα, οι τρεις (3) βασικές οµάδες ορίζονται ως: Οµάδα 1: Food & Material Management (5 organisers) Οµάδα 2: Delegates and Officials’ Support & Public Relations (5 organisers) Οµάδα 3: Venues, Transport & Accommodation (6 organisers) Οι κάθε µία από τις παραπάνω οµάδες θα συντονίζεται από ένα (1) εκ των µελών της Διοργανωτικής Επιτροπής. Κατά την διαδικασία συµπλήρωσης των αιτήσεων, οι αιτούντες καλούνται να δηλώσουν δύο (2) από τις τρεις (3) οµάδες εργασίες µε βάση τις προτιµήσεις τους ώστε να κατανεµηθούν σε µία από τις επιλογές τους. Αξίζει να σηµειωθεί ότι οι Organisers θα κληθούν να παρακολουθήσουν µία ηµερίδα training στις 28 Ιουλίου στη Θεσσαλονίκη προκειµένου να ενηµερωθούν πλήρως για την ανάµειξή τους στις προσυνεδριακές διαδικασίες. Παράλληλα µε τις βασικές οµάδες εργασίας, θα λειτουργήσουν τρεις (3) δευτερεύουσες οµάδες στις οποίες θα έχουν την ευκαιρία να συµβάλουν όλοι οι Organisers, χωρίς δήλωση κάποιας προτίµησης, προκειµένου να βιώσουν συνολικά ορισµένους τοµείς της ΕΣΕ. Οι δευτερεύουσες οµάδες θα συντονίζονται εκάστοτε από ένα εκ των µελών της Διοργανωτικής Επιτροπής και ορίζονται ως εξής: Οµάδα 1: Fundraising Οµάδα 2: Social Events Οµάδα 3: Theme Implementation & Cultural Programme Εποµένως, κάθε Organiser θα απασχολείται από µία βασική οµάδα επιλογής του και µε το σύνολο των δευτερευουσών οµάδων. Παρακάτω παραδίδονται δυο ενδεικτικοί πίνακες µε τις βασικές αρµοδιότητες της κάθε οµάδας εργασίας κατά την προσυνεδριακή περίοδο. Σηµείωση 1: Κατά τη διεξαγωγή της ΕΣΕ οι οµάδες θα αλλάξουν σύσταση προκειµένου να αναπτυχθεί ένα περαιτέρω πνεύµα συνεργασίας ανάµεσα σε όλα τα µέλη του organising team και να έχουν όλοι την ευκαιρία να ασχοληθούν µε ποικίλες πλευρές διεξαγωγής αυτού καθαυτού του συνεδρίου. Σηµείωση 2: Οι οµάδες και η προσυνεδριακές εργασίες θα κατανεµηθούν µε τρόπο που θα επιτρέπει την ανάµειξη των Organisers ανεξάρτητα από τη φυσική ή µη παρουσία τους στην πόλη της Θεσσαλονίκης. Βασικές Οµάδες Εργασίας Food & Material Management
Καταµέτρηση, έρευνα, αγορά και οργάνωση του υλικού, logistics γευµάτων και coffee breaks, αναζήτηση προσφορών
Delegates and Officials’ Support Επικοινωνία µε delegates, σχολεία και officials, δηµιουργία & Public Relations φορµών και booklets, διαχείριση σελίδων κοινωνικής δικτύωσης Venues, Transport & Accommodation
Έρευνα, πρόταση, επίσκεψη, αξιολόγηση και επιλογή χώρων διεξαγωγής, σχεδιασµός µετακινήσεων και πλάνου διαµονής
Δευτερεύουσες Οµάδες Εργασίας Fundraising
Έρευνα και πρόταση χορηγών, αρωγή στη διαδικασία των χορηγικών αιτηµάτων
Social Events
Έρευνα και εύρεση χώρων για τις βραδινές δραστηριότητες, συντονισµός της θεµατικής αυτών και οργάνωση ψυχαγωγικών δράσεων
Theme Implementation & Cultural Programme
Πρόταση διαδικασιών και δραστηριοτήτων που αφορούν τη θεµατική και γενικότερη υλοποίηση της θεµατικής σε όλες τις εκφάνσεις του συνεδρίου, όσο και την διαµόρφωση προγράµµατος µε δραστηριότητες πολιτιστικού ενδιαφέροντος για τους συµµετέχοντες και κυρίως τους ξένους