Softwarelicenties, de basiskennis Leer alles over de basiskenmerken van softwarelicenties. Wat zijn het, welke vormen zijn er en waar moet u als organisatie rekening mee houden? We gaan in op de vraag waarom het beheer van licenties zo belangrijk is en welke voordelen goed management biedt. Dit E-book is bedoeld voor iedereen die algemene kennis over softwarelicenties en licentievormen wil opdoen of zijn/haar kennis wil opfrissen. 1 | Softwarelicenties, dĂŠ basiskennis
BSA | The Software Alliance
BSA | The Software Alliance
Een licentie, wat is dat?
Het woord licentie stamt af van het Latijnse woord licere, dat ´toegestaan zijn´ betekent. Een licentie is daarmee de formele of wettelijke toestemming om iets te doen. Het woord kan ook betrekking hebben op het document waarin staat dat ergens toestemming voor is gegeven. Dit laatste is het geval bij softwarelicenties. Men krijgt toestemming het product te gebruiken, tot de kaders die beschreven staan in de overeenkomt; de licentievoorwaarden. Een licentie is dus een gebruiksrecht. Je koopt de software niet; je koopt het recht om het te mogen gebruiken. De licentievoorwaarden bepalen hoe, hoeveel en hoe vaak.
2 | Softwarelicenties, dé basiskennis
Licentievormen Licenties bestaan in verschillende vormen. De vorm die men aankoopt bepaalt hoe het product gebruikt mag/kan worden. Enkelvoudige licenties FPP Full Package Product zoals een Cd-rom.
Een enkele licentie, (in de doos) meestal met media erbij
OEM Official Equipment Manufacturer → Een voor-geïnstalleerde enkele licentie op een nieuwe computer. Soms met de media er nog los bij.
Een enkelvoudige licentie geeft recht op installatie voor een enkele licentienemer. In sommige gevallen mag de software op meerdere apparaten van dezelfde gebruiker geïnstalleerd worden. Dat is meestal gemaximaliseerd tot bijvoorbeeld vijf apparaten. OEM software is altijd onlosmakelijk verbonden aan een specifiek apparaat en mag dus nooit op een ander apparaat geïnstalleerd worden.
BSA | The Software Alliance
Volume licenties Bij volumelicenties is een onderscheid te maken tussen kleinere- en grotere volumecontracten. Kleinere volumecontracten kunnen gebruikt worden vanaf 5 gebruikers en worden meestal ingezet tot 250 gebruikers. Geschikt voor het MKB en altijd voordeliger dan een Full Package Product. Grotere volumecontracten zijn geschikt voor grote corporate bedrijven. Vooral doordat ze in verschillende vormen en combinaties beschikbaar zijn.
Bijzondere licenties Onderwijs Speciale (goedkopere) licenties voor het onderwijs. Overheid / Publieke zorg / e.a. Speciale (goedkopere) licenties voor de overheid
Wat mag niet? • Bijzondere licentievormen gebruiken in een zakelijke, commerciële omgeving. • Een Full Package Product licentie voor meerdere gebruikers installeren.
4 | Softwarelicenties, dé basiskennis
Risico vergrotende factoren Aankoop van naakte PC´s Een naakte PC is een computer zonder software. Het aankopen van een dergelijke computer vergroot het risico op incompliancy. Achteraf OEM licenties installeren is volgens licentievoorwaarden namelijk niet toegestaan. Daarbij wordt men na het aanschaffen van een dergelijk device wellicht verleid om ´snel iets uit de kast´ te installeren dat al op een andere computer is geïnstalleerd. De ´aanbieding´ Een discountaanbieding kopen kan tevens voor incompliancy zorgen. Het kan zijn dat u software aanschaft die niet voor commerciële / zakelijke omgevingen bedoeld is, maar bijvoorbeeld voor privé gebruik ontwikkeld is. Medewerkers vrij beheer geven Onderschat de creativiteit van uw medewerkers niet. Als ze een softwarepakket als oplossing zoeken, weten ze dat vaak perfect te vinden. Als het mogelijk is te installeren, loopt u als eigenaar/verantwoordelijke het risico dat dit gebeurt zonder dat de juiste licentie gewaarborgd is. Geen overzicht, geen beheer Wanneer u niet weet welke software op welke PC staat met welk licentienummer, kunt u onmogelijk bijhouden of de software niet vaker wordt geïnstalleerd dan de licentievoorwaarden toestaan. Zonder overzicht speelt u incompliancy in de kaart.
Licentiebeheer
Waarom licentiebeheer? Software is voor de meeste bedrijven onmisbaar. Het bepaalt cruciale processen en faciliteert goede samenwerking. Daarnaast vertegenwoordigen softwarelicenties vaak een flinke financiële waarde. Toch is deze waarde en het gebruik van de software in veel gevallen niet goed in kaart gebracht. Onverstandig, want u kunt zowel financieel als bedrijfsmatig baat hebben bij correct licentiebeheer. Een goede inventarisatie van de geïnstalleerde softwarepakketten is een eerste stap naar beheer.
4 stappen naar inventarisatie 1. Inventariseer alle geïnstalleerde software. Verschillende inventarisatietools zijn beschikbaar; 2. Inventariseer alle beschikbare licenties; 3. Match de installaties met de licenties; 4. Beslis wat te doen met de verschillen. Bij tekorten: • De-installeren • Software bijkopen (mogelijk andere versie)
6 | Softwarelicenties, dé basiskennis
Beheer is meer dan inventariseren Beheer is een regelmatige update van de software inventarisatie en de match met de licenties. Daarbij is het van belang vast te stellen welke software daadwerkelijk nodig is en de juiste software toe te kennen aan de juiste gebruiker. Software licentie beheer is het instellen van processen om te voorkomen dat het overzicht zoekraakt.
Beheer vergemakkelijken Om het beheer te vergemakkelijken is het mogelijk om images te gebruiken voor alle computers, centraal vanaf een server. Zodoende houdt u zicht op hetgeen er gebruikt kan worden. Ook is het sterk aan te raden te communiceren over geplande updates en upgrades en uitleg te geven over het gebruik van een bepaalde versie. Als u het beheer werkelijk wilt vergemakkelijken, adviseert de BSA u gebruik te maken van bepaalde beheertools. Deze verzorgen vaak zowel de inventarisatie, als de mogelijkheid een match te maken tussen de installaties en de benodigde licenties.
BSA | The Software Alliance
8 | Softwarelicenties, dĂŠ basiskennis
bsa.nl | bsabedrijsindex.nl BSA | The Software Alliance