Suomen Nuorisoseurat Viestintästrategia 2015-2018
Sisältö: 1. Lähtötilanne 2. Ydinviesti - mitä viestitään 3. Viestinnän arvot - miten viestitään 4. Vastuut ja resurssit 5. Viestinnän tavoitteet 6. Kohderyhmät 7. Kanavat 8. Vuosikohtaiset tavoitteet Viestinnän tehtävä on tukea Suomen Nuorisoseurojen strategisten tavoitteiden toteutumista tiedottamalla, kuuntelemalla ja keskustelemalla, tekemällä näkyväksi nuorisoseurojen toimintaa ja vahvistamalla sen brändiä. Tämä viestintästrategia koskee Suomen Nuorisoseuroja ja sen alaisia aluetoimistoja. Itsenäisiä keskusseuroja kannustetaan viestintästrategian käyttöönottoon. Tässä oppaassa jalanjäljet tarjoavat esimerkkejä, kuinka jalkau•aa strategia käytäntöön.
Tässä oppaassa käden kuva tarkoi•aa Suomen Nuorisoseurojen vies•nnän palvelulupausta.
1. Lähtötilanne Suomen Nuorisoseurojen vies•nnnän nyky•laa kartoite•in haasta•eluin ja kyselyin keväällä 2015. Asteikolla yhdestä viiteen valtakunnallinen vies•ntä sai arvosanan 3,4. Toimivimmaksi koe•in tapahtuma-, tanssi- ja koulutusvies•ntä. Eniten kehite•ävää löytyi liikunta-, sirkus-, vapaaehtois-, hermanni- ja kansainvälisestä •edo•amisesta. Suurin osa nimesi yksi•äiseksi tärkeimmäksi •edonlähteekseen ko•sivut, joita seuraa yli 80% kyselyyn vastanneista. Muut tärkeät •edonsaan•kanavat olivat Nuorisoseuraleh•, uu•skirjeet ja Facebook. Instagram ote•in käy•öön alkutalvesta 2014 ja on tasaises• kasva•anut seuraajamääriä. Tärkein •edonlähde, verkkosivut, koetaan kuitenkin sekavahkoksi. Verkkosivujen kehi•äminen on tärkeää vies•nnän parantamiseksi. Suomen Nuorisoseurojen julkisuuskuva koe•in vanhahkoksi, tosin monen mielestä suunta on oikea. Yhtenäisempää ilme•ä peräänkuulute•in ja sen mukana yhtenäisempää vies•ä. Valtakunnallisen ja aluetason vies•t menivät välillä sekaisin •edo•amisessa. Suomen Nuorisoseurojen vies•ntästrategia 2015-2018 pyrkii vastaamaan esiin nousseisiin haasteisiin. Vies•ntästrategian pohjalta laaditaan jokaiselle vuodelle tarkempi vies•ntäsuunnitelma ja vuosikello.
2. Ydinviesti Eli mitä viestitään Hissipuhe Suomen Nuorisoseurat on Suomen merki•ävin kul•uurisen lapsi- ja nuorisotyön toimija. Järjestön tehtävä on tuo•aa laadukasta ja monipuolista kul•uurista harrastustoimintaa kaiken ikäisille. Suurimmat harrastusalat ovat tanssi ja tea•eri. Nuorisoseuroissa eri-ikäisten muodostama yhteisö on mukana kasva•amassa lapsia ja nuoria ak•ivisiksi yhteiskunnan jäseniksi. Käytä ”virallista” hissipuhe•a, kun täytät avustushakemuksia tai olet yhteydessä ministeriöön. Siitä voi poimia palasia virallisempiin •edonantoihin.
Suomen Nuorisoseurat on ihan parasta! Siellä voi harrastaa kaikennäköistä kul•uuritoimintaa. Minä harrastan [oma laji, oma nuorisoseura], mu•a eri nuorisoseuroissa ympäri Suomen voi harrastaa myös tanssia, tea•eria, sirkusta, liikuntaa ja mitä vain. Voi itse pää•ää, mitä tekee tai osallistua ohja•uihin ryhmiin. Meitä on kymmeniä tuhansia lapsia, nuoria, aikuisia ja vanhempaa väkeä ympäri Suomen. Käytä ”epävirallista” hissipuhe•a, kun kaveri, ope•aja, posteljooni tai kaupan kassa kysyy, mikä se nuorisoseura oikein on - tai vaikkei kysyisikään! Käytä suru•a ilmauksia, kuten ”mä harrastan nuorisoseuroja”, ”mää ole nuorisoseuralainen” tai ”mie kuulun nuorisoseuroihin”.
Tai kirjoita oma hissipuhe! _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________
Suomen Nuorisoseurojen vies•ntä tukee nuorisoseuralaista iden•tee"ä.
Slogan Lyhyt slogan: Tekemisen riemua! Muoka•avissa: yhdessä tekemisen riemua, tanssin riemua, tea•erin riemua, kul•uurin riemua
Pitkä slogan: Kulttuuria, kasvua ja yhdessä tekemisen riemua kaikille vauvasta vaariin! Lyhy•ä ja pitkää slogania voi käy•ää esi•eissä, mainoksissa, ko!sivuilla, uu!skirjeissä, lehdessä, sähköpos!n allekirjoituksessa, tarroina lyhtypylväissä tai siirtotatuoin!na hauiksessa. Sen voi lii•ää sosiaalisessa mediassa käyte•ävään valokuvaan tai ko!sivujen yläbanneriin.
Avainsanat
Kun kirjoitat mitä vain teks!ä mihin tahansa, pyri käy•ämään Suomen Nuorisoseurojen avainsanoja. Niitä voi viljellä ihan minne vain. Toisella tavalla ajateltuna, joka paikasta pitäisi löytyä ainakin osa näistä sanoista. Käy läpi ko•sivuja: löytyykö sieltä jokaiselta sivulta näitä sanoja? Käy läpi käytössä olevat esi•eet: löytyykö avainsanat? Käy läpi sosiaalisen median esi•elyteks•t: kuvastaako se Nuorisoseuroja?
Tavoitemielikuva Suomen Nuorisoseurat on • • • •
monipuolinen yhteisöllinen kasvatuksellinen ajan hermolla jo 140 vuo•a
Monipuolinen: Jo•a vies!ntä voi olla monipuolista, täytyy ensin toiminnan olla monipuolista. Mu•a ei ongelmaa, sehän on! Tuomme esille toimintaamme valitsemissamme medioissa. Kerromme Ko!sivuilla, Nuorisoseuralehdessä, esi•eissä ja uu!skirjeissä niin tanssista, tea•erista, sirkuksesta, liikunnasta ja musiikista kuin yksi•äisistä uniikeista ideoistakin. Käy läpi verkkosivujesi uu•set tai sosiaalisen median kanavan uu•svirta: nouseeko jokin harrastus muita enemmän esille? Yhteisöllinen: Nuorisoseurojen vies!ntä sekä kuvastaa toiminnan yhteisöllisyy•ä e•ä tarjoaa yhteisöllisyy•ä lisääviä kanavia. Toiminnan yhteisöllisyy•ä tuomme esille esimerkiksi suosimalla kuvissa ryhmiä yksi•äisten henkilöiden tai maisemakuvien sijaan. Samoin teksteissä korostamme yhdessä tekemistä, vaikka se tapahtuisi yksi•äisten henkilöiden kau•a. Yhteisöllisiä vies!ntäkanavia taas ovat vuoropuhelun mahdollistavat kanavat, kuten Facebook, Instagram tai verkkosivun kommentoin!mahdollisuus. Kanavat voivat vaihdella, mu•a Nuorisoseurat o•aa käy•öön aina sellaiset kanavat, e•ä mahdollisuus vuoropuheluun säilyy. Kasvatuksellinen: näytämme, kuinka harrastukset ovat kasvun tukena, esimerkiksi ”rivijäsenestä puheenjohtajaksi ja siitä edelleen liiton valtuutetuksi”. Tuomme esille tarinoita tekemällä oppimisesta ja onnistumisen ilosta, sekä kuvin e•ä tarinoin. Ajan hermolla jo 140 vuo!a: Valokuvissa pyrimme käy•ämään mahdollisimman tuoreita ja teknises! hyvälaatuisia valokuvia. Toisaalta nykypäivänä on aivan salli•ua käy•ää kännykkäkuvia ja selfieitä. Keskitymme kertomaan asioista, joita teemme nyt tai tulevaisuudessa. Verkkosivuja päivitetään kuvastamaan digiaikaa ja menetelmät osallistua tekemiseen pysyvät ajassa kiinni.
Eli ei näin:
Vaan näin:
Suomen Nuorisoseurojen vies!ntä takaa, e•ä vies!jöille on vies!ntämateriaali eli teks!t ja kuvat helpos! saatavilla ja materiaalit ovat ajantasaisia.
3. Viestinnän arvot Eli miten viestitään Osallisuus: Suomen Nuorisoseurat luo osallisuu•a muun muassa kehi•ämällä foorumeita ja kanavia, joissa jäsenet voivat keskustella toiminnasta. Järjestö pyrkii myös tekemään itsestään helpos• lähestyttävän.
Suomen Nuorisoseurojen vies•ntä tarjoaa mahdollisuuksia päätöksentekoprosessiin ja järjestön sisällön luomiseen.
Informatiivisuus: Suomen Nuorisoseurat •edo•aa ak•ivises•, ajantasaises• ja avoimes•. Vies•ntäkanavat laitetaan kuntoon, jo•a •etoa on helppo saada ja löytää. Kapulakielestä pyritään eroon ja asioista kerrotaan selkeäs•. Tietoa kyselevää ei pompoteta henkilöltä toiselle, vaan pyritään ohjaamaan suoraan oikealle henkilölle. Tätä varten kaikkien on tärkeä tuntea järjestön henkilöstö ja heidän tehtävänsä. Suomen Nuorisoseurojen vies•ntä edesau•aa jäsenten ja jäsenjärjestöjen helppoa asioin•a liiton kanssa ja takaa, e•ä niin ulkoiseen kuin sisäiseen yhteydenpitoon on tarvi•avat välineet.
Tarinallisuus: Vies•nnällä annamme Suomen Nuorisoseuroille kasvot ja tarinan. Pyrimme luovempaan ja leikillisempään kerrontaan ja pois vakavahenkisestä tyylistä, kunhan informa•ivisuuden arvo ei siitä kärsi. • • • • •
Eli ei näin:
Teemme kysymyksiä sosiaalisessa mediassa (saamme joskus jopa vastauksia!) Luomme verkkosivuille klikkauksen päässä olevia tapoja osallistua. Olemme ak•ivises• yhteydessä seuroihin ja seurakäynneillä kuuntelemme enemmän kuin puhumme itse. Teemme nuorisoseuroihin lii•ymisen mahdollisimman helpoksi verkkosivuilla, esimerkiksi etusivulle isolla kehotus: ”Tule mukaan”. Käymme säännöllises• läpi verkkosivujamme ja tarkistamme, e•ä siellä olevat •edot ovat ajan tasalla ja linkit toimivat. Tarkistamme muutkin sivustot, joihin olemma lai•aneet •etomme.
Vaan näin:
4. Vastuut ja resurssit Viestintä on jokaisen asia Lähtökohtaises• vies•ntä on kaikkien vastuulla. Jokainen kontak• - sähköpos•, puhelinsoi•o, keskustelu tai verkkosivu-uu•nen - on vies•ntää, ja nämä kontak•t vaiku•avat Nuorisoseurojen kuvaan ja maineeseen.
Kuka viestii? • • •
Työntekijät Luo•amushenkilöt Jäsenet
Vastuut • • •
Vies•ntää johtaa pääsihteeri ja käytännön vies•ntätoimia koordinoi •edo•aja. Vies•nnän kehi•ämisestä vastaa vies•ntäryhmä •edo•ajan johdolla. Yksiköt (tanssin, tea•erin, tapahtumien ja lastenkul•uurin osaamiskeskukset; hankkeet; alueet) vastaavat itse sisäisestä vies•nnästään sekä omaan toimintaansa lii•yvien asioiden vies•misestä ulospäin. Jokaisen vastuulla on seurata sovi•uja sisäisen vies•nnän kanavia. Suomen Nuorisoseurojen vies•ntä vastaa yleisestä •edo•amisesta ja tarjoaa vies•ntätukea jäsenseuroilleen. Jokainen työntekijä tunnistaa vies•nnän merkityksen omassa työssään ja yksiköt saavat tukea ja neuvontaa vies•ntäänsä.
5. Viestinnän tavoitteet
1
Toiminnan tavoite: Kulttuurinen harrastustoiminta on laadukasta Viestinnän tavoitteet: • • •
Pitää jäsenseurat ja jäsenet ajan tasalla tapahtumista, koulutuksista ja muista kehi•ymismahdollisuuksista Edesau•aa verkostoitumista, ajatusten vaihtoa ja hyvien menetelmien käy•ööno•oa tarjoamalla käy•ökelpoisia alustoja Vies•nnällä kannustetaan uusia ohjaajia mukaan ja vanhoja koulu•autumaan
Mittarit: • • •
2
Uu•skirjeen •laajien määrä, klikkien määrä Verkkosivujen kävijämäärät Seuraajien ja sitoutumisten määrä sosiaalisessa mediassa
Toiminnan tavoite: Lapset ja nuoret ovat toimintamme keskiössä Viestinnän tavoitteet: • • • •
Lasten ja nuorten osallistuminen vies•nnän tekemiseen Vies•nnällä tuetaan lasten ja nuorten harrastuksen aloi•amista ja jatkamista Otetaan haltuun lasten ja nuorten käy•ämät vies•nnän välineet Vies•nnässä lisätään lasten ja nuorten näkyvyy•ä kuvilla ja tarinoilla.
Mittarit: •
Lasten ja nuorten verkkosivuille, lehteen tai muuhun kanavaan tekemien ju•ujen määrä.
Toiminnan tavoite: Nuorisoseuratyö on tunnettua ja arvostettua
3
Viestinnän tavoitteet: • • • •
Nuorisoseurojen brändäys julkikuvan muu•aminen posi•ivisemmaksi Koulutetaan jäseniä ja työntekijöitä vies•nnän perusasioissa ja kannustetaan heitä toimimaan järjestön lähe•läinä Otetaan käy•öön toimivat palvelut median kontaktoin•in Yhtenäistetään nuorisoseurojen ilme
Mittarit: • • •
4
Mediajulkaisuiden määrä Lähete•yjen lehdistö•edo•eiden määrä Järjeste•yjen tempausten määrä
Toiminnan tavoite: Järjestörakenne ja resurssit turvaavat toimintamme elinvoimaisuuden Viestinnän tavoite: • • •
Jokainen jäsenseura ja henkilöjäsen kokee kuuluvansa Nuorisoseuroihin Vies•ntää tehdään tehokkaas• taloudelliset ja henkilöresurssit huomioon o•aen Vies•nnälle asetetaan vuosi•ainen tavoite – ei muuteta liikaa kerralla
Mittarit: •
Vuosi•ainen määrällinen ja laadullinen mi•ari työntekijöille, toiminnanjohtajille, hallitukselle ja valtuustolle
6. Kohderyhmät Sisäinen viestintä • • • •
Palkatut työntekijät Aluetoimistojen ja keskusseurojen toiminnanjohtajat Yksiköt (tanssin, tea•erin, tapahtumien ja lastenkul•uurin osaamiskeskukset; hankkeet, työryhmät) Hallitus
Henkilökohtaiset kanavat: sähköpos!, Skype for Business, puhelin, kokoukset, työntekijätapaamiset, työntekijäpäivät Massakanavat: Sharepoint, sähköpos!listat, työntekijöiden Facebook-ryhmä
Viestintä jäsenistölle • • • • • • • •
Ohjaajat (tanssi, tea•eri, yleinen) Seurojen luo•amushenkilöt (puheenjohtajat, sihteerit, taloudenhoitajat) Jäsenet > ikäryhmi•äin ja aihealuei•ain (tanssi, tea•eri, ym.) Lapsijäsenten vanhemmat Vapaaehtoiset Valtuusto Keskusseurat Hermannit
Henkilökohtaiset kanavat: seuratapaamiset, puhelin, sähköpos! Massakanavat: verkkosivut, Nuorisoseuraleh!, uu!skirjeet, Facebook-sivu, Instagram, sähköpos!listat, mobiilijäsenkor"
Viestintä yleisölle • • •
Media Pää•äjät ”Kansa” > ikäryhmi•äin ja aihealuei•ain (esim. koulut)
Henkilökohtaiset kanavat: kontaktoin• sähköpos•tse ja puhelimitse Massakanavat: lehdistö•edo•eet, verkkosivut, tempaukset (esim. flash mobit), julisteet, esi•eet Muut kanavat: kutsutaan median edustajia ja pää•äjiä seminaareihin, tapahtumiin ja keskustelu•laisuuksiin.
Sidosryhmäviestintä Omistajuus-/jäsenyyssuhde • Suomen Nuoriso-opisto Paukkula • Kansalaisfoorumi • Allianssi • Suomen harrastajatea•erilii•o • Nuori Kul•uuri • HI Hostelling Ei omistajuussuhde•a • Kun•en nuoriso- tai kul•uurivastaavat • Muut tanssialan järjestöt • Muut tea•erialan järjestöt • Muut nuorisojärjestöt Henkilökohtaiset kanavat: sähköpos•, puhelin, tapaamiset, kokoukset Massakanavat: verkkosivut, Nuorisoseurat-leh•, uu•skirjeet
Suomen Nuorisoseurojen vies•ntä toimii yhteistyössä median, kun•en ja yhteistyökumppanien kanssa.
7. Kanavat Nuorisoseuralehti Nuorisoseuraleh• ilmestyy neljä kertaa vuodessa ja se lähetetään seuran pulheenjohtajille, ohjaajille ja sen •lanneillle le. Kerran vuodessa leh• lähtee kaikille jäsenille (yksi leh•/ko•talous). i•eessa Leh• ilmestyy digitaalisena osoi• h•p://issuu.com/nuorisoseurat Lehden päätoimi•aja on järjestön pääsihteeri ja toimitussihteerinä •edo•aja, ellei toisin sovita.
Verkkosivut Suomen Nuorisoseurojen tärkein •edotuskanava on verkkosivut www.nuorisoseurat.fi. Verkkosivuille kootaan •eto muista kanavista ja muista kanavista ohjataan verkkosivuille. Nuorisoseurojen tapahtumien, brändien tai hankkeiden verkkosivut luodaan pääsivun alle. Verkkoratkaisut tehdään mahdollisimman joustaviksi, jo•a ne on helppo muokata ajan kanssa muu•uviin tarpeisiin. Nuorisoseuroilla on myös seuraavat sivustot: Verkkokauppa Jäsenrekisteri h•p://nuorisoseurarekisteri.fi Kuvapankki h•p://nuorisoseurat.kuvat.fi Lisäksi jokaisella aluetoimistolla ja keskusseuralla on omat verkkosivunsa. Niitä pyritään mahdollisuuksien mukaan integroimaan tai ilme•ä yhtenäistämään unohtama•a jokaisen alueen erityisyys.
Sosiaalinen media Suomen Nuorisoseurat on seuraavissa sosiaalisen median kanavissa: Facebook, Instagram ja Youtube. Uusia kanavia voidaan o•aa käy•öön, mikäli siihen löytyy henkilöstö-, aika- ja taloudellisia resursseja.
Uutiskirje Suomen Nuorisoseurat julkaisee kolme uu•skirje•ä: tanssi, tea•eri ja PJ-pos•. Uu•skirjeen lähe•ämistä varten käytetään Mailchimp-uu•skirjepalvelua. Tanssin uu•skirje väli•ää •etoa kaikille tanssialan harrastajille ja ohjaajille. Tanssin uu•skirjeen kokoamisesta vastaa Tanssin osaamiskeskus. Tea•erin uu•skirje on väli•ää •etoa kaikille tea•eri- ja sirkusalan harrastajille ja ohjaajille. Tea•erin uu•skirjeen kokoamisesta vastaa Tea•erin osaamiskeskus. PJ-pos• on järjestökirje kaikille seurojen ak•iveille, kuten puheenjohtajille, ohjaajille, sihteereille ja muuten kiinnostuneille. PJ-pos•n kokoamisesta vastaa •edo•aja. Monet aluetoimistot ja keskusseurat lähettävät myös uu•skirjeitä. Niiden ilme pyritään yhtenäistämään.
Nuorisoseuraintra ja Skype for Business Nuorisoseuraintra on sisäinen verkkosivu ja •edostonhallintajärjestelmä koko järjestön käy•öön. Kaikkien tärkeiden •edostojen tulee löytyä intrasta, jo•a ne ovat kaikkien ulo•uvilla. Intrane•n tarvi•aviin osiin on mahdollista antaa oikeuksia yhteistyökumppaneille. Intrasta löytyy lisäksi keskustelupalstoja ja yhteisiä kalentereita. Intran etusivu on laite•ava aukeamaan automaa!ses• työpöydälle kirjautumisen yhteydessä. Skype for Business: Jokaisen työntekijän koneelle asennetaan Skype for Business. Työpäivän aikana työntekijän tulee olla saavute•avissa sen kau•a. Lyhyet ja nopeat asiat pyritään selvi•ämään Skype for Businessin pikaviestein, jo•a sähköpos•laa•kot eivät tukkeudu.
Seuratapaamiset Seuratapaamisten merkitys Suomen Nuorisoseurojen vies•nnässä on merki•ävä. Toiminnanjohtajat suunni•elevat itsenäises• seuratapaamiset sekä niiden sisällöt alueellaan, mu•a pitävät huolta, e•ä seurojen toiveet kulkeutuvat tarvi•aessa järjestölle as• ja toisaalta järjestön vies•t seuralle.
Sähköposti Sähköpos•n on yksi tärkeimpiä henkilökohtaisen ja massavies•nnän kanavia. Sähköpos•n allekirjoitus TÄHÄN NIMI Ti•eli, Suomen Nuorisoseurat / aluetoimisto tai hanke +358 50 123 4567 www.nuorisoseurat.fi Aluetoimiston tai hankkeen verkko-osoite Seuraa meitä Facebookissa www.".com/nuorisoseurat, Instagramissa @nuorisoseurat tai •laa uu•skirje verkkosivuiltamme! Nuorisoseurat on Suomen merki•ävin kul•uurisen lapsi- ja nuorisotyön toimija!
Mobiilijäsenkortti Suomen Nuorisoseuroilla on käytössä mobiilijäsenkor$, jonka tekniikasta vastaa Intellipocket ja järjestön kehi•ämispäällikkö ja vies•ntäkanavasta •edo•aja. Jäsenkor$ toimitetaan kaikille jäsenrekisterissä oleville henkilöille, joilla on voimassa oleva jäsenyys. Mobiilijäsenkor$ toimii värinäytöllisissä älypuhelimissa. Mikäli henkilöllä ei ole älypuhelinta, hän voi saada kor•n pdf-muodossa sähköpos•lla, mikäli rekisterissä on sähköpos•osoite. Pääasiallises• mobiilijäsenkor$ ei toimi vies•ntäkanavana, vaan etukor$na.
8. Vuosikohtaiset tavoitteet 2015 • • • • •
Vies•ntästrategian laa•minen Vies•ntäkanavat ja -välineet kuntoon Alueellinen vies•nnän suunni•elu toiminnanjohtajien kanssa Nuorisoseurojen vies•nnällinen työkalupakki Sisäinen vies•ntä kuntoon
2016 • • • •
Nuoret mukaan vies•ntään, lähe!lästoiminta Yleisönäkyvyyden lisääminen, mediakontaktoinnin lisääminen Verkkosivu-uudistus valmistuu Suomi100-vies•nnän suunni•elu ja jalkau•aminen
2017 • •
Suomi 100 vuo•a – Nuorisoseurat nykyaikainen jo 140 vuo•a Suomen Nuorisoseurojen tunne•avuustutkimus?
2018 • •
Seuraavan vies•ntästrategian laa•minen Edellisen kolmivuo•sohjelman arvioin• vies•nnän kannalta
Muut viestinnän apuvälineet: Graafinen ohje Kriisivies•ntäsuunnitelma Vies•nnän työkalupakki Ko•sivukone Kasvatusnäkemys Kolmivuo•sohjelma