13 minute read
Kundservice jobbar brett
Snabb omvandling när kundservice byggs upp
Kommunservice omvandlas till kundservice. Vaktmästeriet byter namn till intern service och kommunservice Brandkärr har fått nytt uppdrag, nytt namn och kompletterande platser i Culturum. I september ansluter medarbetare från Samhällsbyggnad till kundservice nya arbetsplatser i Stadshuset.
Advertisement
För att öka tillgängligheten beslutade kommunstyrelsen i mars att ge kommunservice ett bredare och mer övergripande uppdrag. Det ger förutsättningar att hjälpa kunderna att lösa enklare ärenden i första kontakten. Det ska bli enklare att nå kommunen och få svar på frågor. Det kräver nya arbetssätt, ny organisation och nya verktyg. – Det händer massor nu. Till hösten ansluter Samhällsbyggnad och vid årsskiftet ansluter division Näringsliv, kultur och fritid. Samhällsbyggnad har hunnit långt i sina förberedelser och genomfört flera workshops där medarbetare på alla enheter ser över vilka arbetsuppgifter som kan flyttas. Det kommer att frigöra mer tid för ärendehantering hos handläggare – då får kunderna snabbare svar, säger Linda Kroon, chef för kundservice.
Den tidigare konferenslokalen Smedjan utmed Slottsgatan har fått några nya arbetsplatser för kundservice, men idén är att funktionerna ska vara placerade kund- och verksamhetsnära. Hela kundservice kommer alltså inte att vara placerat i just Stadshuset. – Vi planerar för olika hub-funktioner där Stadshuset, Culturum och Brandkärr inledningsvis är sådana. Det är vår tillgänglighet och kundernas upplevelser av servicen som ska förbättras. Det är viktigare än att sitta på samma ställe, säger Linda Kroon.
Intern service, tidigare vaktmästeriet, blir kvar i Stadshuset med sin serviceroll både till kommunledningskontoret och till övriga divisioner. Medarbetarna kallas servicekoordinatorer. En lokalsamordnare har nyligen anställts för de interna servicebehoven.
Tanken är att fler divisioner ska kunna ansluta sig framöver. Då blir det betydligt bättre förutsättningar att öka tillgängligheten och servicen till kommunens kunder. När alla divisioner anslutit sig framöver blir det betydligt bättre förutsättningar att öka tillgängligheten och servicen till kommunens kunder.
Linda Kroon, chef för kundservice.
TEXT: MARIANNE RYNEFELT SKOG
SAMHÄLLSVÄGLEDARE I BRANDKÄRR OCH PÅ CULTURUM
I det nya uppdraget för kundservice integreras nu även samhällsvägledning. Begreppet kommunservice Brandkärr upphör därför. Samhällsvägledarna ingår i kundservice och finns dagligen i både Brandkärr och i Culturum. En projektroll arbetar bland annat med nätverk och integrationsfrågor.
[ HALLÅ MARIA! ]
Maria Ljungblom, ny samhällsbyggnadschef, vilka frågor står högst på din agenda?
– Vi har länge arbetat med tillgänglighet inom ramen för Fokus nöjd kund och under våren växlade vi upp detta genom att se över ett gemensamt kundservice där Samhällsbyggnad ska ingå i ett första steg (se artikel intill). Det kommer bli en hel del fokus på detta, men också att växa in i min nya roll och skapa goda förutsättningar för att vi ska kunna leverera i de stora uppdrag som vi har.
Vilka är de stora fördelarna med Nyköping?
– Nyköping är attraktivt på många sätt. Jag tror många charmas av den förhållandevis välbevarade stadskärnan och de fina miljöerna som finns i staden och längs Nyköpingsån. Många tycker Nyköping är ett lagom stort sammanhang, särskilt när man skaffar barn eller blir äldre verkar det som.
Sedan har ju Nyköping en fantastisk natur och vacker landsbygd. Vi är också attraktiva för företagsetableringar på grund av vår närhet till Stockholm och ett strategiskt läge med tillgång till tåg, flyg, E4:an och djuphamn i Oxelösund.
Utmaningarna?
– Vi har ett gynnsamt läge för tillväxt i Nyköping och en del riktigt stora stadsutvecklingsprojekt på gång. Det gäller för oss att kunna möta upp i dessa när de väl drar igång, både med infrastruktur som VA och el men också med service till de som flyttar in i som t ex barnomsorg och skola. En stor men rolig utmaning är Ostlänken som kräver mer och mer resurser från oss, men också kommer kunna ge oss fantastiska möjligheter i framtiden.
Vad ser du fram emot när pandemin är över?
– Att fylla fikarummet och workshops med riktiga postitlappar.
Hon dras som en magnet till utvecklingsområden och anser att det ligger en stor kraft i att tänka ”laget vinner”. Katarina Högström Hadfy började som HR-chef i Nyköpings kommun i januari i år.
Nya HRchefen Katarina Högström Hadfy funderar över hur morgondagens arbetsliv kommer att se ut. Samtidigt är det fullt fokus på nuvarande arbetsmiljö och ledarskap.
Vem är du?
– Jag tror inte att svaret är statiskt. Nya erfarenheter och upplevelser påverkar ”vem jag är” hela livet. Som person dras jag som en magnet till utvecklingsområden. Det ger mig utrymme att vara kreativ, lösningsorienterad och få uppleva både glädje och stolthet tillsammans med andra. Jag flyttade till Nyköping för drygt 30 år sedan. Min man och jag valde att lämna Stockholm när vi bildade familj, så våra tre barn har vuxit upp här.
Varför HR?
– Efter några år som produktchef kände jag att något saknades och jag bestämde mig för att jobba med frågor som var kopplade till människa och organisation.
Jag har nu många års erfarenheter från ledande HR-uppdrag i olika typer av branscher i medelstora och större internationella företag. Senast kommer jag från Vattenfall där jag också haft ett stort fokus på HR i en digital kontext.
Vad är dina ambitioner för HR och HR:s roll?
– HR-funktionen ska ge ett relevant och uppskattat stöd i verksamheten. Vi inom HR ska ha specialistkunskap inom en rad olika områden. Övergripande för oss gäller målet attraktiv arbetsgivare. Där har vi ett tydligt fokus på kompetensförsörjning, utveckling av vårt ledarskap och en arbetsmiljö som ger bra förutsättningar för engagemang och som värnar individens hälsa och säkerhet.
Framåt ser jag också vikten av att vi proaktivt deltar i arbetet med att fundera över hur morgondagens arbetsliv kommer att se ut och utformas. Pandemin har ytterligare förstärkt kraften som ligger i digitaliseringens möjligheter och utmaningar.
Det talas ofta om att vi ska göra varandra bättre, hur funkar det i praktiken? Vad måste vi som anställda oftare tänka på för att laget ska utvecklas?
– Det ligger en stor kraft i att tänka ”laget vinner”. Om var och en sätter i system att ge och ta emot respektfull och konstruktiv återkoppling i vardagen bidrar man till en uppåtgående spiral. Återkoppling, både den som är lätt att ge och ta emot, i form av erkännande och beröm för bra insatser och uppskattat beteenden, men också konstruktiv återkoppling som handlar om att något kan göras på ett annat sätt.
Vi som har haft digitalt möte med dig vet att du har (minst) en katt. Vem är det?
– De svansar som passerat i revy i mina digitala möten, tillhör Freja, Idun och Oden. Freja kom först och gav oss glädjen att uppleva kattungar, och två av dessa blev kvar hos oss.
De har varit en del av vår familj i många år. Alla har sin tydliga personlighet, är ovanligt sällskapliga och är mästare på att välta kaffekoppar på skrivbordet!
BILD: JENNY THORELL
Tryggheten ökar när fler människor vet vad som är på gång och vad som behöver göras. Marcus och Khuzama hjälper till i svåra situationer för att nå ut till fler.
Khuzama och Marcus vill hjälpa
I höstas startade ett helt nytt beredskapsvärn i Nyköping. Khuzama Touma och Marcus Wöyer är två personer som valt att gå med. För Khuzama är det drivkraften att vilja hjälpa andra människor som lockar.
Beredskapsvärnet är en frivillig resurs som kan hjälpa till vid större händelser som till exempel skogsbränder, översvämningar, stormar, pandemier eller andra kriser. Exempel på arbetsuppgifter kan vara att hjälpa till med släckningsarbete vid en skogsbrand eller avspärrningar, evakueringar och att ge stöd till drabbade.
Varför ville ni gå med i värnet?
– Jag vill känna mig behövd och när utbildningen drog igång blev jag mer nyfiken. Det är väldigt brett, bland annat att du är behjälplig till polis, ambulanspersonal och medmänniskor, säger Khuzama Touma. – Hittills har vi bara gått utbildningar, men det är väldigt brett. Vi får vara med och hjälpa till med många olika saker, säger Marcus Wöyer. Khuzama arbetar till vardags inom Social omsorg i Nyköpings kommun. Marcus arbetar inom räddningstjänsten på SSAB i Oxelösund. Även om de kommer från olika bakgrunder så vill de båda samma sak – hjälpa människor i nöd. – Jag vill öka tryggheten. Tillsammans är vi starka och tillsammans klarar vi av tuffa situationer, säger Khuzama Touma. – Brandmansbiten är jag ganska bra på. Ända sedan jag var liten har jag velat hjälpa andra, oavsett om jag känner dem eller inte. Jag har varit mån om folk helt enkelt, säger Marcus Wöyer.
TEXT ALEXANDER PALOMBO FOTO JENNY THORELL
FAKTA: BEREDSKAPSVÄRNET I NYKÖPING
• Värnets medarbetare arbetar på frivillig basis och får lön för övning, utbildning och utryckning. • Flertalet av medarbetarna i värnet har utomnordisk bakgrund. Tillsammans kan de 12 språk inklusive svenska.
• Värnet utgår från Nyköping men ska kunna arbeta i hela
Sörmlandskustens räddningstjänsts område. • Värnet drivs som ett projekt till december 2021. Därefter fattas beslut om det ska permanentas eller avvecklas.
Med cykel går det snabbare
Hälften av alla resor Nyköpingsbor gör med bil är kortare än fem kilometer. Att fler cyklar eller går i stället är ett måste för att minska påverkan på miljön. Sarah Fredlund har blivit en året-runt-cyklist genom ett av kommunens cykelprojekt.
Sarah Fredlund jobbar som arbetskonsulentent på FiA-verksamheten i Social omsorg. Hon var en av 20 deltagare i kommunens kampanj Vintercyklist och har cyklat till jobbet i stan från bostaden i Rosenkälla alla dagar under testperioden. – Det är ju mycket smidigare att cykla, både till och inom jobbet, det går snabbare och man behöver inte leta parkeringsplats. Och så är det skönt för kroppen, man mår bättre av en motionsstart, säger Sarah.
I Vintercyklist sponsras deltagarna med dubbdäck och får råd och tips, samtidigt som de för cykel-dagbok och förbinder sig att cykla minst tre dagar i veckan mellan 1 december och 12 mars. Nyköpings kommun är också en del av Hälsotrampet som drivs av Region Sörmland, med totalt 40 deltagare med medarbetare i de sörmländska kommunerna. Syftet med kampanjerna är att få fler att välja cykeln som transportmedel. – Vi måste börja någonstans och Nyköpings kommun är den största arbetsgivaren. Runt 50 procent av alla resor som Nyköpingsbon gör är kortare än fem kilometer. Cykelkampanjer är ett sätt att bidra till visionen om hållbar tillväxt och grön omställning. Med fler som cyklar kan vi till exempel använda markytan mer effektivt än till parkeringsplatser, som till grönska, lekparker eller varför inte biodling, säger Labeat Bickaj, projektledare för cykelprojekten på Stadsbyggnadsenheten.
Sarah Fredlund kommer definitivt att fortsätta cykla året om. – Med dubbdäck och bra vinterunderhållna cykelbanor funkar det bra att cykla även på vintern, säger hon.
TEXT OCH FOTO JENNY THORELL
Sarahs tips för att bli året-runt-cyklist
• Bara börja – det blir en vana • Ha dubbdäck på vintern, det känns tryggare • Kläder efter väder • Se till att synas ordentligt och ha en säker cykel
Så måste utsläppen minska
Läs mer om koldioxidbudgeten och hur vi måste minska utsläppen i Nyköping på www.nykoping.se/koldioxidbudget
Cykla i jobbet
I kommunen finns det sju elcyklar, varav två lådcyklar. Förskolor, hemsjukvård och hemtjänst har egna elcyklar, liksom att varje verksamhet också har egna vanliga cyklar för medarbetare.
Sarah Fredlund jobbar som arbetskonsulent inom Social omsorg och har deltagit i projektet Vintercyklist. – Det var en kul utmaning. Jag har cyklat mycket tidigare men inte varit så duktig på att ta cykeln till jobbet, projektet blev en anledning att göra det, säger hon.
Sopsaltning underlättar för cyklister på vintern
Nyköpings kommun sopsaltar på gång- och cykelvägar under vintern, för att skapa barmarksunderlag och göra det lättare att cykla på vintern.
Vi som bor, lever och verkar i Nyköpings kommun måste minska våra gemensamma utsläpp av koldioxid med 19 procent årligen fram till år 2045, för att bidra till att inte öka medeltemperaturen mer än till max 2°C, helst 1,5 °C, enligt Parisavtalet. Största delen utsläpp i Nyköpings kommun orsakas av inrikes tran- sporter, främst privatbilism och transporter av varor, visar kommunens koldioxidbudget.
Västra viadukten - säkrare och snyggare
För att förbättra trafiksäkerheten vid västra viadukten (vid Teaterparken) har den byggts om. Inga gående eller cyklister kan numera passera över vägen, utan de tar sig förbi under den i stället. Planteringar kommer att göras för att snygga till ytterligare, men den fungerar redan nu. Projektledare Johan Ahlezon och Tommy Carlsson, verksamhetschef för Gata, Park, Hamn, testar avståndet på en av de nya parkbänkarna.
Henrik Lundh är en av kommunens tjänsteperson i beredskap (TIB). Då har han telefonen påslagen dygnet runt.
TIB - alltid i beredskap
Mord. Stora vattenläckor. Brand. Hot och våld mot kommunanställda. Vid svåra eller akuta händelser i Nyköpings kommun finns Tjänsteperson i beredskap (TIB) för råd, stöd och hjälp med samordning. Dygnet runt årets alla dagar.
Henrik Lundh är en av sex personer som jobbar som TIB i Nyköpings kommun. Här är några av de större händelserna som han som TIB har varit inkopplad i.
25 februari 2020
Höga vattenflöden längst Sörmlandskusten
Som mest steg vattnet till ca 1 meter över normalvattenståndet. Översvämningar på olika platser i Nyköping, Oxelösund och Trosa. TIB samverkade med räddningstjänst och Tekniskas stab. Kritiska platser identifierades, några var hamnen, Myntans äldreboende, Edanöbron i Trosa.
12 juni 2020
Brand i privat förskola i Stigtomta
Förskolan totalförstörd. TIB informerades av räddningstjänsten. TIB informerade under natten kommunledning och via kommunikatör i beredskap lades information ut på sociala medier. Förskolechefen och andra samlades i stabslokal för att kontakta föräldrar och förbereda omlokalisering av barn. 12 juli 2020
Vattenläcka vid Nyköpings högstadium Alpha
Större matarledning går sönder, gångtunnel under Lennings väg översvämmade. TIB informerade kommunledning och kommunikatör i beredskap. TIB gjorde en så kallad omfallscenario – vad händer om översvämningen berör Alpha. Men personal från VA lyckas lokalisera läckan och stänga av vattnet.
17 september 2020
Mord i Brandkärr, ung man skjuts till döds
TIB:en samordnade kontakten med polisen i akuta fasen, informerade kommunledning och kommunens centrala ledningslag i tidigt skede. Aktiverade POSOM (kommunens grupp för psykiskt och socialt omhändertagande) och samverkade med Nyköpings arenor för att öppna upp Träffen för sörjande.
FOTO JENNY THORELL
EXEMPEL PÅ VAD TIB:EN KAN GÖRA
• Hjälpa dig att bedöma situationen ur ett helhetsperspektiv och analysera situationen. • Vid behov ta initiativ så att rimliga åtgärder genomförs. • Starta upp en stab och kalla till en första stabsorientering. • Vara kontaktyta mot räddningstjänsten, länsstyrelsen och regionens TIBfunktion. • Kan dela lägesbilder och ta del av andra myndigheters lägesbilder via systemet WIS. • Informera, rådgöra med och kalla in kommunikatör i beredskap • Omvärldsbevaka.
TIB KAN VARA BOLLPLANK KRING:
• Bedömning av hur händelsen ska hanteras – nu och framöver
• Hur ni kan organisera er
• Vilken övrig hjälp som finns i kommunen
• Hjälp att informera (via kommunikatör i beredskap) och koppla in andra berörda
Chefer eller medarbetare kan höra av sig vid händelser av kriskaraktär som innebär stora störningar på servicen till medborgare eller som väntas leda till stort intresse från media.
TIB:en kan också kontaktas vid andra händelser som till exempel oljeutsläpp, hot och våld mot kommunanställda, inbrott och skadegörelse i kommunala lokaler, bränder som påverkar kommunens verksamhet, social oro i bostadsområden.
Kontaktuppgifter och mer information finns på in.nykoping.se/tib
Vattenläckan i närheten av Rosvalla riskerade att påverka högstadieskolan Alpha, men man lyckades pumpa bort vattnet i tid. Förskolan Knyttet i Stigtomta är en friskola, men för kommunens del är det lika viktigt att snabbt hjälpa till att hitta en lösning för barnen och deras vårdnadshavares trygghets skull.
Telefonen är ett viktigt verktyg när en händelse pågår. Många ska kontaktas, allt från experter till dem som påverkas när en byggnad plötsligt inte kan användas, vägar inte är farbara längre eller oron bland drabbade är stor.
När förskolan Fjärilen brann ner till grunden påverkade det många i området Brandkärr. Under natten, medan byggnaden fortfarande brann, pågick stabsarbete med bland annat skolan och social omsorg för att planera för hur barnen och vårdnadshavarna skulle mötas upp dagen efter.
