SEMINARIO DE MICROSOFT EXCEL 2010
L.I. ROSARIO MATA AQUINO IMCO COMPUTACION E INGLES DICIEMBRE DEL 2012
CONTENIDO 3 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 9 9 10 10 11 12 13 13 14 15 15 15 16 17 17 18 19 20 20 21 22 22 22 23
SEMINARIO DE MICROSOFT EXCEL
1. INTRODUCCION 1.1 ¿Qué es Excel?.............................................................................................. 1.2 Acceso a Excel……………………………………………………….………………………….……… 1.3 Pantalla Inicial…………….……………………………………………………………………………. 1.4 Conceptos Básicos………………………………………………….……………………………….. 2. OPERACIONES CON HOJAS DE CALCULO 2.1 Cambiar nombre de una Hoja………………………………………………………………….. 2.2 Insertar Hoja de Cálculo………………………………………….……………………………….. 3. MANIPULAR CELDAS 3.1 Combinar Celdas………………………………………………………………………………………. 3.2 Orientación de un texto…………………………………………………………………………… 3.3 Alineación de un texto……………………………………………………………………………... 3.4 Ajustar texto……………………………………………………………………………………………. 3.5 Formato de celdas……………………………………………………………………………………. 4. FORMULAS EN EXCEL 4.1 Jerarquías de operadores……………………………………………………………………….… 4.2 Operaciones en Excel……………………………………………………………………………….. 4.3 Errores comunes en Excel………………………………………………………………………… 4.4 Operaciones básicas en Excel…………………………………………………………………… 4.4.1 Suma………………………………………………………………………………………….. 4.4.2 Resta………………………………………………………………………………………….. 4.4.3 Multiplicación……………………………………………………………………………. 5. FUNCIONES EN EXCEL 5.1 Funciones Básicas…………………………………………………………………………………….. 5.2 Insertar Funcion..…………………………………………………………………………………….. 5.3 Funciones de Fecha y Hora….………………………………………………………………….. 5.3.1 Función Ahora……………………………………………………………………………. 5.3.2 Función Año………………………………………………………………………………. 5.3.3 Función Dia………………………………………………………………………………… 5.3.3.1 Función Dia lab……………………..…………………………………….. 5.3.3.2 Función Días.lab…………………………………………………………… 5.3.4 Función Días360………………………………………………………………………… 5.3.5 Función Días.sem……………………………………………………………………….. 5.3.6 Función Fecha……………………………………………………….…………………… 5.3.7 Función Fecha.mes………………………………………………………………..…… 5.3.8 Función Fin.mes……………………………………………………….………………… 5.3.9 Función Fracc año……………………………………………………….……………… 5.3.10 Función Hora……………………………………………………………………………. 5.3.11 Función Hoy……………………………………………..……………………………… 5.3.12 Función Mes………………..…………………………………………………………… 5.3.13 Función Minuto………………………………………………………………………..
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5.3.14 Función Nshora………………………………………………………………………… 5.3.15 Función Num.de.semana…….…………………………………………………… 5.3.16 Función Segundo…………..………………………….……………………………… 5.3.17 Función Sifecha……………………………………..………………………………… 6. IMPRESION 6.1 Diseño de página……………………………………………………………………………………… 6.2 Configurar página…………………………………………………………………..………………… 6.3 imprimir……………………………………………………………………………………………………
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INTRODUCCION EXCEL Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. No es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.
Los archivos de Excel se guardan con extensión .xls
ACCESO
Menú inicio Todos los programas Microsoft office Microsoft Excel 2010
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Al iniciar Microsoft Excel nos aparece la siguiente pantalla:
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CONCEPTOS BASICOS: FILAS: Líneas horizontales de una hoja de cálculo, es representada por números (1, 2, 3,4…etc.). Excel puede tener hasta 1,048, 576 filas. COLUMNAS: Líneas verticales de una hoja de cálculo, es representada por letras (A, B, C, D,…etc.). Excel puede tener hasta 16, 384. CELDAS: Intersección de una fila y columna. Se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila. A1, A2
HOJA: Conjunto de filas y columnas. Formada por 16, 384 columnas y 1,046,576 filas. LIBRO: Conjunto de hojas.
2. OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO CAMBIAR NOMBRE DE HOJA EN EXCEL: Cambiamos el nombre de una Hoja de Cálculo en Excel, para tener un control acerca de todos los trabajos que estemos realizando en ese momento. De esta manera será mucho más fácil determinar cuál es la hoja de cálculo que mantiene disponible ese trabajo.
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Excel determina en un principio el nombre como Hoja 1, procederemos a cambiarlo de la siguiente manera: Clic Derecho sobre “Hoja 1” Cambiar nombre Asignar nombre Enter
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INSERTAR HOJA NUEVA EN EXCEL Excel nos provee de 3 hojas de cálculo inicialmente, en ocasiones necesitaremos más. Por eso es conveniente para estos casos agregar hojas nuevas para tener todo el contenido en un mismo libro. De la siguiente manera agregaremos una Hoja de Cálculo nueva: Hacer clic después de la hoja 3 Insertar Hoja de Calculo BORDES Cuando iniciamos Excel la hoja de cálculo que nos presenta se muestra cuadriculada, en realidad esto no es así. Es decir, si deseo imprimir la hoja tal y como está solo saldría una hoja en blanco, porque la cuadricula que me muestra Excel es imaginaria, fue diseñada para que podamos guiarnos. Por lo cual es necesario que marquemos los Bordes que queramos salgan impresos en un documento. Para realizar esto haremos lo siguiente: Seleccionar las celdas a las que le aplicaremos Bordes (Clic sin soltar) Pestaña inicio Bordes Elegir el tipo de borde a aplicar
3. MANIPULAR CELDAS COMBINAR CELDAS
Al activar esta opción las celdas seleccionadas se unirán en una sola celda y posteriormente centra los datos que contengan la misma. Podemos seleccionar varias Columnas y varias filas para hacerlas una sola Celda. Ocuparemos combinar Celdas solo en algunos casos. El procedimiento para combinar celdas es el siguiente:
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Para esta práctica utilizaremos en su mayoría “Todo s los bordes ”
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Seleccionar celdas a Combinar y Centrar Pestaña Inicio Combinar y Centrar
ORIENTACION DE TEXTO Cuando escribimos en una celda, la orientación que obtiene nuestro texto es Horizontal. En Excel podemos definir cuál será la Orientación que tendrá el texto dentro de nuestra celda. Para cambiar la orientación de mi texto, haré lo siguiente: Seleccionar celda Pestaña inicio Orientación Definir Orientación (para el caso de esta práctica será vertical)
ALINEACION DE UN TEXTO Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
Seleccionar celdas al cual queremos modificar la alineación. Pestaña Inicio Grupo alineación Elegir la alineación deseada
En Excel podemos elegir alineaciones para dos tipos: 1. Alineación del contenido de la celda 2. Alineación del texto dentro de la celda
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Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
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AJUSTAR TEXTO En ocasiones cuando escribimos en el interior de una celda, esta no es lo suficientemente grande para contener los datos insertados. Para estos casos podemos mover el tamaño de nuestras columnas o filas. Acomodándonos entre una columna y una fila obtendremos esta forma en nuestro cursor
De esta manera podremos modificar los tamaños de columnas y filas para que nuestros datos entre correctamente en una celda. Cabe mencionar que nuestros datos solo entraran en una sola fila. Si deseamos modificar esto lo que haríamos será AJUSTAR TEXTO, de la siguiente manera: Seleccionar celda a aplicar ajuste de texto Pestaña Inicio Ajustar Texto De esta forma todo el texto entrará perfectamente en nuestra celda, probablemente en 2 o 3 líneas. ANTES DESPUES
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar rango de celdas a aplicar formato Clic derecho sobre las Celdas seleccionadas/ Formato de Celdas Pestaña Numero Elegir la Categoría según sea la que vayamos a utilizar (Para la mayoría de las practicas utilizaremos la Categoría Contabilidad)
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FORMATO DE CELDAS Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.
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Escoger en este caso, Lugares Decimales y Símbolo Aceptar
4. FORMULAS EN EXCEL JERARQUIAS DE OPERADORES
OPERADOR
NOMBRE
PRIORIDAD
()
PARÉNTESIS
AGRUPAR OPERACIONES.
^
EXPONENTE
1
*
MULTIPLICACIÓN
2
/
DIVISIÓN
2
+
SUMA
3
-
RESTA
3
&
CONCATENACIÓN (SOLO TEXTO)
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=
IGUALDAD
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>
MAYOR QUE
5
>
MENOR QUE
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Cuando se utiliza una combinación de operadores es importante considerar que existe un orden que Excel sigue para realizar las operaciones en una fórmula. Existe una Jerarquía de operadores, que determina cuales operaciones serán realizadas primero y cuáles después. La siguiente tabla muestra la jerarquía de operadores aritméticos utilizada para evaluar fórmulas que utilizaremos frecuentemente en Excel.
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OPERACIONES EN EXCEL Excel Permite hacer cualquier tipo de operaciones Matemáticas, haciendo referencia a: • CANTIDADES NÚMEROS • CELDAS OPERACIONES CON NÚMEROS OPERACIONES CON FECHAS OPERACIONES CON TEXTO Al realizar una operación en Excel, es necesario indicar con un símbolo (=) que estaremos realizando una operación, de otra manera Excel pensará que solo estamos escribiendo.
Analiza detenidamente que operación necesita realizar.
Recuerda que para representar la formula en Excel en lugar de utilizar las cantidades darás clic sobre las celdas.
Ubicar con un clic donde irá el resultado de nuestra formula. (De esta manera evitaremos que el resultado se encuentre en cualquier otra parte de nuestra hoja de cálculo)
Iniciar con el Símbolo = que estaremos haciendo una formula.
Dar clic en la primera celda sobre la que haremos la operación. Indicar cuál será la operación que se realizará mediante un símbolo ( +, - , *, /) Elegir la siguiente celda con la cual se hará la operación antes indicada. (Cabe mencionar que para realizar una operación se necesitan por lo menos dos celdas.) Pulsar el símbolo de introducir que se encuentra en la barra de Formulas o pulsar Enter. Si la operación se escribió correctamente Excel deberá de mostrarnos el resultado correcto.
De esta manera habremos realizado una operación en Excel.
ERRORES COMUNES EN EXCEL Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
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Para realizar una operación en Excel realizamos los siguientes pasos:
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#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
OPERACIONES BASICAS EN EXCEL SUMA Realizar una Suma en Excel es muy sencillo, solo debemos tener muy claros las ubicaciones de las celdas sobre las cuales realizaremos la Suma. Existen varias formas de sumar, utilizaremos para nuestras prácticas.
La forma correcta de realizar esta operación es la siguiente: Ubicar lugar donde ira el resultado Iniciar con el signo de = Dar clic a la primera celda a sumar Pulsar el signo de + Dar clic sobre la celda con la que se sumará la primera Si solo sumaremos dos celdas, pulsaremos Enter o Introducir. Si realizaremos más sumas pulsaremos el símbolo + y elegiremos celdas las veces que sea necesario. Si analizamos la formula quedaría de esta manera: =A1 + B20
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o SUMA MEDIANTE “+” Este tipo de suma, nos permitirá realizar sumas de manera aleatoria, es decir; sumar celdas que se encuentren dispersas en cualquier parte de nuestra hoja de cálculo.
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o FUNCION SUMA Este tipo de suma, nos permitirá realizar sumas con celdas que se encuentren de manera continua, una tras otra. No me permitirá sumar celdas que se encuentren ubicadas de manera aleatoria en mi hoja de cálculo.
La forma correcta de realizar esta operación es la siguiente: Ubicar donde ira el resultado Iniciar con el signo de = Escribir “suma” seguido de un paréntesis “(” Seleccionar, dar clic sin soltar sobre el conjunto de celdas a sumar. Cerrar paréntesis “)” Pulsar Enter o Introducir Si analizamos la formula quedaría de esta manera: =SUMA(A1:A20)
RESTA
Solo hay una forma de realizar una resta en Excel, y es similar a la de Suma mediante un signo. Para realizar una Resta en Excel realizaremos lo siguiente: Ubicar lugar donde ira el resultado Iniciar con el signo de = Dar clic a la primera celda Pulsar el signo de Dar clic sobre la celda que restará a la primera Pulsaremos Enter o Introducir. Si analizamos la formula quedaría de esta manera: =A1 - B20
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Para realizar una resta en Excel es necesario contar con dos celdas, no necesariamente la primera tiene que ser mayor que la segunda. Todo dependerá de que será el resultado que deseo obtener.
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MULTIPLICACIÓN En Excel definimos que operaciones utilizar de acuerdo a lo que se requiere obtener. Para el caso de esta práctica FACTURA, es necesario conocer el importe de venta de un producto. Para eso realizaremos una multiplicación Cantidad * Precio Unitario. Realizar una multiplicación en Excel es de la misma manera que Sumar, Restar. La única diferencia es el signo que ocuparemos, en este caso el signo es *. La multiplicación se realiza de la siguiente manera: Ubicar lugar donde ira el resultado Iniciar con el signo de = Dar clic a la primera celda Pulsar el signo de * Dar clic sobre la celda que multiplicará a la primera Pulsaremos Enter o Introducir. Si analizamos la formula quedaría de esta manera: =E7 * F7
5. FUNCIONES EN EXCEL
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. Son formulas prediseñadas por Excel para realizar diferentes tipos de operaciones, desde cálculos aritméticos, básicos, lógicos, financieros, texto, fecha y hora, etc. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )
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FUNCIONES
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FUNCIONES BASICAS Estas funciones las encontramos en: Pestaña inicio Grupo Modificar Clic en el Botón:
Suma: Obtiene la sumatoria de un rango de celdas seleccionado. Promedio: Obtiene el promedio de un rango de celdas seleccionado. Contar números: Cuenta el número de celdas con datos numéricos de un rango seleccionado Max y Min: Proporcionan el valor máximo y mínimo de un rango de celdas.
INSERTAR FUNCION Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas Elegir la opción Insertar función.
Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: A continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario
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O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
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conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA De entre todo el conjunto de funciones, tenemos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
FUNCION AHORA AÑO DIA DIA.LAB DIA.LAB.INTL
DIAS.LAB DIAS.LAB.INT DIAS360 DIASEM FECHA FECHA.MES FECHANUMERO FIN.MES FRAC.AÑO HORA HOY MES MINUTO NSHORA NUM.DE.SEMANA SEGUNDO VALHORA
DESCRIPCION Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales Convierte un número de serie en un valor de año Convierte un número de serie en un valor de día del mes Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables usando parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son los días de fin de semana Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días Convierte un número de serie en un valor de día de la semana Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final Convierte un número de serie en un valor de hora Devuelve el número de serie correspondiente al día actual Convierte un número de serie en un valor de mes Convierte un número de serie en un valor de minuto Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año Convierte un número de serie en un valor de segundo Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie
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En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
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FUNCION AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. La función AHORA es útil cuando se necesita mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de cálculo o calcular un valor basándose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se abra la hoja de cálculo. Sintaxis AHORA() EJEMPLO:
FUNCION AÑO Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintaxis: AÑO(núm_de_serie)
La sintaxis de la función AÑO tiene los siguientes argumentos:
Núm_de_serie Obligatorio. La fecha del año que se desea buscar.
FUNCION DIA Devuelve el día de una fecha, representada por un número de serie. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31. Sintaxis DIA (núm_de_serie)
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EJEMPLO:
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La sintaxis de la función DIA tiene los siguientes argumentos:
Núm_de_serie Obligatorio. La fecha del día que intenta buscar.
EJEMPLO
FUNCION DIA.LAB Devuelve un número que representa una fecha que es el número de días laborables antes o después de una fecha (la fecha inicial). Los días laborables excluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivos. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el número de días de trabajo realizado. Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial; días_lab; [festivos])
Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Días_lab Obligatorio. El número de días laborables (días que no sean fines de semana ni días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento días_lab produce una fecha futura; un número negativo produce una fecha pasada. Festivos Opcional. Una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los números de serie que representen las fechas.
EJEMPLO
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La sintaxis de la función DIA.LAB tiene los siguientes argumentos:
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FUNCION DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basándose en el número de días trabajados durante un período específico. Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial; fecha_final; [festivos]) La sintaxis de la función DIAS.LAB tiene los siguientes argumentos:
Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Fecha_final Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final. Festivos Opcional. Un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los números de serie que representen las fechas.
FUNCION DIAS360 La función DIAS360 devuelve la cantidad de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (12 meses de 30 días) que se usa en algunos cálculos contables. Use esta función para facilitar el cálculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 días. Sintaxis DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;[método])
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EJEMPLO
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La sintaxis de la función DIAS360 tiene los siguientes argumentos:
Fecha_inicial, fecha_final Obligatorios. Fechas entre las que desea calcular la cantidad de días. Si fecha_inicial se produce después de fecha_final, la función DIAS360 devuelve un número negativo. Método Opcional. Valor lógico que especifica si se usará el método de cálculo europeo o americano.
MÉTODO
MODO DE CÁLCULO
FALSO u omitido
Método de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el último día del mes, se convierte en el día 30 del mismo mes. Si la fecha final es el último día del mes y la fecha inicial es anterior al día 30, la fecha final se convierte en el día 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el día 30 del mismo mes.
VERDADERO
Método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al día 31 del mes se convierten en el día 30 del mismo mes.
EJEMPLO
FUNCION DIASEM
Sintaxis DIASEM(núm_de_serie;[tipo])
La sintaxis de la función DIASEM tiene los siguientes argumentos:
Núm_de_serie Obligatorio. Un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Tipo Opcional. Un número que determina el tipo de valor que debe devolverse.
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Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).
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TIPO 1 u omitido 2 3 11 12 13 14 15 16 17
NUMERO DEVUELTO Números del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual a en versiones anteriores de Microsoft Excel. Números del 1 (lunes) al 7 (domingo). Números del 0 (lunes) al 6 (domingo). Números del 1 (lunes) al 7 (domingo). Números 1 (martes) a 7 (lunes). Números 1 (miércoles) a 7 (martes). Números 1 (jueves) a 7 (miércoles). Números 1 (viernes) a 7 (jueves). Números 1 (sábado) a 7 (viernes). Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).
EJEMPLO
FUNCION FECHA Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Por ejemplo, la fórmula: =FECHA (2008;7;8)
La sintaxis de la función FECHA tiene los siguientes argumentos: Año Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatro dígitos. Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De forma predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900. Mes Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el mes del año, de 1 a 12 (de enero a diciembre). Día Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el día del mes, de 1 a 31. EJEMPLO:
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Devuelve 39637, el número de serie que representa la fecha 8/7/2008. Sintaxis FECHA(año,mes,día)
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FUNCION FECHA.MES Devuelve el número de serie que representa la fecha que indica el número de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha_inicial). Use FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el mismo día del mes que el día de emisión. Sintaxis FECHA.MES(fecha_inicial; meses) La sintaxis de la función FECHA.MES tiene los siguientes argumentos:
Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Meses Obligatorio. El número de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial.
EJEMPLO
FUNCION FIN.MES
Sintaxis FIN.MES(fecha_inicial; meses) La sintaxis de la función FIN.MES tiene los siguientes argumentos:
Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Meses Obligatorio. El número de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.
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Devuelve el número de serie del último día del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del número de mes indicado. Use FIN.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el último día del mes.
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EJEMPLO
FUNCION FRAC.AÑO Calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la fecha_inicial y fecha_final. Utilice FRAC.AÑO para determinar la proporción de los beneficios u obligaciones de todo un año que corresponde a un período específico. Sintaxis FRAC.AÑO(fecha_inicial; fecha_final; [base]) La sintaxis de la función FRAC.AÑO tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Fecha_final Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final. Base Opcional. Determina en qué tipo de base deben contarse los días. BASE 0 u omitido 1 2 3 4 EJEMPLO:
BASE PARA CONTAR DIAS EE.UU. (NASD) 30/360 Real/real Real/360 Real/365 Europea 30/360
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FUNCION HORA Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). Sintaxis HORA(núm_de_serie) La sintaxis de la función HORA tiene los siguientes argumentos: Núm_de_serie Obligatorio. El valor de hora que contiene la hora que se desea obtener. EJEMPLO:
FUNCION HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual. La función HOY es útil cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de cálculo, independientemente de cuándo se abre el libro. Sintaxis HOY()
FUNCION MES Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis MES(núm_de_serie) La sintaxis de la función MES tiene los siguientes argumentos:
Núm_de_serie Obligatorio. La fecha del mes que intenta buscar.
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EJEMPLO:
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EJEMPLO:
FUNCION MINUTO Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como números enteros comprendidos entre 0 y 59. Sintaxis MINUTO(núm_de_serie) La sintaxis de la función MINUTO tiene los siguientes argumentos: Núm_de_serie Obligatorio. La hora que contiene el valor de minutos que se desea buscar. EJEMPLO:
FUNCION NSHORA
La sintaxis de la función NSHORA tiene los siguientes argumentos: Hora Obligatorio. Un número entre 0 (cero) y 32767 que representa las horas. Minuto Obligatorio. Un número entre 0 y 32767 que representa los minutos. Segundo Obligatorio. Un número entre 0 y 32767 que representa los segundos. EJEMPLO:
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Devuelve el número decimal de una hora determinada. El número decimal que NSHORA devuelve es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0, 99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (00:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.). Sintaxis NSHORA(hora; minuto; segundo)
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FUNCION NUM.DE.SEMANA Devuelve el número de la semana correspondiente a una fecha determinada. Por ejemplo, la semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del año y se numera como semana 1. Existen dos sistemas que se usan para esta función.
Sistema 1 La semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del año y se numera como semana 1. Sistema 2 La semana que contiene el primer jueves del año es la primera semana del año y se numera como semana 1. Este sistema es la metodología especificada en ISO 8601, que generalmente se conoce como el sistema de numeración de semanas europeo. Sintaxis NUM.DE.SEMANA(núm_de_serie;[tipo_de_devolución])
La sintaxis de la función NUM.DE.SEMANA tiene los siguientes argumentos: Núm_de_serie Obligatorio. Una fecha contenida en la semana. Tipo Opcional. Un número que determina en qué día comienza la semana. El valor predeterminado es 1.
EJEMPLO:
TIPO 1 u omitido 2 11 12 13 14 15 16 17 21
LA SEMANA EMPIEZA EL Domingo Lunes Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes
SISTEMA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2
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FUNCION SEGUNDO Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como número entero comprendido entre 0 (cero) y 59. Sintaxis SEGUNDO(núm_de_serie) La sintaxis de la función SEGUNDO tiene los siguientes argumentos: Núm_de_serie Obligatorio. La hora que contiene los segundos que se desea buscar. EJEMPLO:
FUNCION SI FECHA Calcula el número de días, meses o años de una fecha a otra. Sintaxis SIFECHA(fecha_inicial,fecha_final,unidad) La Función SI FECHA tiene los siguientes argumentos: Fecha_inicial: Fecha que representa la primera fecha o el inicio del período. Fecha_final: Fecha que representa la última fecha o la finalización del periodo. Unidad: Tipo de información que desea que vuelva.
Podemos definir el tipo de unidad de la siguiente manera: “y” : Devuelve la cantidad entera de años en el intervalo de fechas. “m” : Devuelve la cantidad entera de meses en el intervalo de fechas. “d” : Devuelve la cantidad entera de días entre ambas fechas. “ym”: Obtendríamos la cantidad de meses por encima de la cantidad entera de años. “md” Obtendríamos la cantidad de días por encima de la cantidad entera de meses. EJEMPLO:
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IMPRESIÓN DISEÑO DE PÁGINA En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.
Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página. Aparecerán las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los márgenes de forma sencilla, arrastrando sus límites. La pestaña Vista permite personalizar elementos mostrar.
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La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:
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Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los Títulos. En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseño, también dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla. Otra opción muy utilizada es la de Zoom.
Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores. La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real. Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado. Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.
CONFIGURAR PÁGINA Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página, para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel. Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.
El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.
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En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc. Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana.
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Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
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Si la hoja tiene encabezado: o pie de página: también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen. En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes parámetros.
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La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
En Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir. En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro para no gastar las tintas de colores. Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Comentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja. También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.
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En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:
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IMPRIMIR Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:
En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán: Elegir cuántas copias imprimir del documento. Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada. Opciones de Configuración como: Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada. La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 La orientación y el tamaño del papel Modificar los márgenes.
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También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.
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Ajustar la escala de impresión. En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán inactivos. También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la página completa.
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Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el botón de la zona superior.
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