Türkiye'de belge yönetimi uygulamaları by Hüseyin Odabaş

Türkiye’deki Belge Yönetimi Uygulamalarında Mevzuat Sorunları: Dosya Yönergesi Örneği Legislation Problem in Records Management Applications in Turkey: File Directive Example

Belge yönetimi programlarının yürütülme biçimi, düzenleyici işlem denilen prosedürlerle açıklanır. Yönetmelik, yönerge, genelge, esas gibi adlar taşıyan bu prosedürler, programı kullanacaklara yol gösterdiği gibi aynı zamanda faaliyetlerin hukuki alt yapısını oluşturur. Arşiv ve belge yönetimi uygulamaları konusunda Türkiye’de bilinen en belirgin prosedür Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’tir. Her ne kadar bu yönetmelik kamu idaresinde yürütülen arşiv uygulamaları, birim ve kurum arşivine dosya transferi, ara depo ile ayıklama-imha işlemleri hakkında bir takım kurallar ortaya koysa da özellikle belge üretimi, dosyalama, tanımlama ve düzenleme konularında yeterli olduğunu söylemek pek de mümkün değildir. 2005 yılında çıkan Standart Dosya Planı Genelgesi de bu ihtiyaca tam olarak cevap vermemektedir. Bu çalışma, kurumlarda yürütülen dosyalama işlemleri için hazırlanacak dosya yönergesinin neleri kapsaması gerektiğini açıklamayı amaçlamaktadır. Elde edilen sonuçların, elektronik belgelerin yönetimiyle ilgili geliştirilecek düzenleyici işlemlere de yol göstereceği umulmaktadır. How to execute a records management program is explained by the procedures which are also known as regulatory transaction. These procedures that are named as regulations, directives, circulars and basis, provide guidance to those using the program, and bring about legal framework of the programme as well. The most obvious procedure about archives and records management practices known in Turkey, is the State Archives Services Directive. Although this directive sets up rules about archives and records management applications like file transfer, record center operations, disposal transactions in public administration, it may not be possible to claim that it has enough information matters that especially records creation, filing, file plan, arrangement and description. the Standard File Plan Circular which is filed in 2005 does not respond fully to this need as well. This study aims to explain what a file directive should cover what kind of rules are prepared for filing applications in institutions. The results obtained, are hoped to mark a milestone over the regulatory processes that will be developed for the management of electronic records.

Giriş Örgütlerde faaliyetlerin ne şekilde yürütüleceği, karar mekanizmaları tarafından çıkarılan bir takım prosedürlerle açıklanır. Bu prosedürler, standart, uygulama kriteri, referans modeli veya hukuki düzenlemeler biçiminde karşımıza çıkmaktadır. Düzenleyici işlem olarak da bilinen bu düzenlemeler, gerek kamu gerekse özel sektördeki faaliyetlere şekil verir. Fonksiyonları yerine getirmek isteyen kişiler, bu düzenlemelerdeki kurallara göre işlem yaparken, bürolardaki dosyalama uygulamaları da bu tür düzenlemeler ışığında yürütülür. Türkiye’de belge yönetimi ve arşiv çalışmaları, yönetmelik (Devlet, 1988) gibi bir takım düzenleyici işlemlerle açıklanmıştır. Her ne kadar bu yönetmelik, kamu kurumlarındaki arşiv çalışmalarına yön verse de belge üretiminden elektronik belge yönetimine aynı zamanda dosyalama ve düzenleme gibi çeşitli belge yönetimi fonksiyonları için yeterli olmadığı, müstakil düzenleyici işlemlere ihtiyaç bulunduğu görülür. Bunlardan biri de dosyalama işlemleri ile alakalı prosedürdür. Kurumlarda yürütülen dosyalama işi ve dosya planı uygulamalarının ne şekilde yürütüleceğini gösteren bu prosedür, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin (1988) 44. maddesinde “dosya yönergesi” olarak tanımlamıştır.

Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri Madde 44- (Değişik: 22.2.2005/25735 RG ) Mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler. Maddede açıklanmaya çalışan hususun, bir yönüyle belge yönetimi fonksiyonlarından dosyalama ve düzenleme işlemlerini kapsadığı görülmektedir. Örgüt içerisinde geliştirilen dosya planlarının nasıl uygulanacağının bu yönergede açıklanması istenmiştir. Bu hükmün, yerinde bir karar olduğu düşünülebilir. Hatta belge üretiminden ayıklama imhaya kadar diğer fonksiyonlar için de benzer prosedürler geliştirmek gerekir. Ancak, dosya planlarının nasıl uygulanacağı ile ilgili kuralların bulunacağı bu yönergelerin ne şekilde tasarlanması, neleri kapsaması ve yapısal özelliklerinin neler olması gerektiği açıklanmamıştır. Aynı zamanda farklı adlarla bu tür düzenlemeler olsa da örnek alınabilecek model yönerge de bulunmamaktadır. Bu yüzden her kurumda farklı dosya yönergesinin çıkma ihtimali yüksektir. Bu çalışmada, mahalli idare örgütü olan bir belediyede yapılan pilot uygulamalar ışığında “dosya yönergesi” hazırlanmış ve bir model olarak sunulmuştur.

Literatür incelemesi Türkiye’de belge yönetimi ve arşiv uygulamaları konusunda bilinen kanun düzeyindeki tek prosedür, 1988 yılında çıkan muhafazasına lüzum kalmayan evrakın yok edilmesiyle ilgili kanundur (Muhafazasına, 1988). Kanunun ardından aynı yıl, bu kanunun uygulama yönetmeliği çıkarılmıştır. Kamu kurumları, belge yönetimi ve arşiv uygulamalarını bu yönetmeliği temel alarak yürütmektedirler (Devlet, 1988). Bu kapsamda bazı kurumların kendi dosya planlarını hazırlayıp uyguladıkları bilinmektedir (Kandur, 1998). 2000’li yıllarda, bilgi toplumu ve e-devlet hareketi gibi bir takım devlet ve hükümet politikaları kapsamında elektronik belge yönetimiyle ilgili çalışmalar yapılması planlanmıştır. Bu çalışmalardan birini de Standart Dosya Planı projesidir. Bu dosya planı, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından tüm kamu kurumlarını kapsayacak şekilde geliştirilmiştir. 2002 yılında başlayan bu dosya planı çalışmaları 2005 yılında bitirilmiş, mükellef kabul edilen tüm kurumlara Başbakanlık (Standart, 2005) genelgesiyle duyurulmuştur. Dolayısıyla belirtilen arşiv mevzuatına tâbi tüm kamu kurumları, standart dosya planını kullanmakla yükümlüdür. Kurumlardan, bu dosya planını temel alarak asıl fonksiyonlarını belirleyip dosya planlarını geliştirmeleri istenmiştir. Böylece her kurum, kendi dosya planını uygulayacaktır.

Ancak planı uygulayamaya koymanın tek başına yeterli olmayacağı düşünülerek, kurumların dosya yönergesi adıyla bir prosedür hazırlamaları gerekmektedir. Buna bağlı olarak da bazı kamu kurumlarının kendi dosya planları ile birlikte dosya yönergelerini hazırlamış oldukları görülmektedir. Bu kurumlardan bir kaçı şunlardır: Diyanet İşleri Başkanlığı 2005 yılındaki Başbakanlık Standart Dosya Planının yayınlanmasının ardından hem kurum dosya planını hem de eski dosyalama yönergesini uygulamadan kaldırarak yeni “dosyalama yönergesini” yürürlüğe koymuştur (Diyanet, 2005). Kamu kurumlarına kırtasiye başta olmak üzere, ofis mobilyaları, araç gereç vb. malzemeler temin eden Devlet Malzeme Ofisi 2006 yılında “Devlet Malzeme Ofisi Haberleşme ve Dosyalama Yönergesi” adı ile merkez ve taşra birimlerinin uygulayacağı dosya yönergesini hazırlamıştır (Devlet Malzeme, 2006). Bir mahalli idare örgütü olan Marmara Belediyeler Birliği 2007 yılında bir proje kapsamında hem kendi kurumsal dosya planını hem de “Marmara Belediyeler Birliği Dosya Planı Uygulama Yönergesi” adı ile dosya yönergesini hazırlamış ve uygulamaya koymuştur (Çiçek ve Bozlağan, 2009). Ankara Büyükşehir Belediyesine bağlı EGO Genel Müdürlüğü 2009 yılında “Evrak Dosyalama ve Dosya Planı Yönergesini” çıkarmıştır (EGO, 2011). Yüksek öğretim kurumu olarak Ankara Üniversitesi, 2010 yılında belge yönetimi ve arşiv uygulamaları kapsamında

gerçekleştirilen

proje

sonucunda,

dosyalama

prosedürü

niteliğinde

“Üniversitelerde Belge/Dosya İşlemleri Yönergesi”ni yayınlamıştır (BEYAS, 2010). Bu türden örnekleri farklı kurumlarda görmek mümkündür.

Araştırmanın Amacı Örgütlerde geliştirilen projelerin bir kısmı amaç ve uygulanma şekilleri gereği bir takım adımlardan meydana gelir. Bunların bir kısmı proje gerçekleştirilirken uyulması gereken kurallar ve iş süreçlerinden oluşurken, bazılarının proje sonrası yapılması gereken işleri kapsadığı görülür. Bu işlerden birkaçı proje ile ilgili olarak kontrol, denetim, güncelleme ve uygulama prosedürlerinin hazırlanması adımlarıdır. Kamu kurumlarında belge yönetimi kapsamında geliştirilen projelerin önemli bir adımını dosya yönergesi oluşturmaktadır. Bu yönerge, kurum çalışanlarının proje sonrası uygulamaları nasıl yürütecekleri, problemlerini nasıl çözecekleri gibi sorulara cevap vermek için hazırlanır. Bu tip prosedürlerle işlerin nasıl ve ne şekilde yürütüleceği standartlara nasıl uyulacağı açıklanır; aynı zamanda herkesin kuralları aynı şekilde uygulaması sağlanır. Ancak, bu tür prosedürlerin nasıl hazırlanacağı, neleri kapsayacağı, ayrıca hem metot hem de içerik olarak yapısal özelliklerinin nasıl olması gerektiği konusu pek açık değildir. Her ne kadar mevzuat hazırlama klavuzu gibi metodolojiyi açıklayan temel prosedürler olsa da bunlar hazırlanacak prosedürün şekil özellikleri ile sınırlıdır. Değinilmesi gereken konularla

alakalı pek bir açıklama bulunmaz. Bu temel prosedürler, metodolojiyi açıklayıp, çerçeveyi belirleyen referans kaynaklar olduğu için içerikte bulunması gereken konuları açıklaması da beklenmez. Çünkü bunlar sadece bir alan için değil, sağlıktan ekonomiye, adaletten çevreye kadar her konuda hazırlanacak, kanun taslağı, tüzük, yönetmelik, yönerge ve genelge gibi prosedürlerin biçimsel özelliklerini belirler. Bu sebeple kurumlar tarafından hazırlanması istenen dosya yönergelerinin içerik itibariyle hangi konuları açıklayıp, normlar ortaya koymaları gerektiği ile alakalı örnek modellere ihtiyaç bulunmaktadır. Literatür incelemesi kısmında da belirtildiği gibi bazı kurumlar, kendi dosya yönergelerini hazırlamışlardır. Ancak, bu yönergelerin hazırlanma amaçları ve bir takım kuralları ortak olsa da içerik bakımından birbirlerine uymayan bölümlerin bulunduğu görülmüştür. Bu çalışma, kurumların Devlet Arşiv Hizmetleri Halkındaki Yönetmelik kapsamında hazırlayacağı dosya yönergelerinin neleri kapsaması gerektiği sorusuna cevap bulmak için yapılmıştır.

Araştırmanın Soruları Her ne kadar Yönetmelikte dosya yönergesi hazırlamak kural olarak benimsense de yönergede hangi konuların ele alınması gerektiği yeteri kadar açık değildir. Yönergenin kapsamı ve sınırlarının nerede başlayıp bitmesi gerektiği netleştirilmemiştir. Belge yönetiminin tüm fonksiyonlarını kapsaması gerekir mi? Sadece dosyalama ve dosya planı uygulamalarını mı içermeli?. Örneğin belge yönetiminin ilk fonksiyonu olan belgelerin üretim kontrolü, dosyalama yönergesinde bulunması gereken bir adım mıdır? Eğer bulunması düşünülüyorsa, kapsamı ne olmalı? Yönergede dosyalama sürecinin kaç adımına yer verilmeli ya da hangi konulara değinilmelidir? Araştırmanın hazırlanma sebeplerinden biri de dosya yönergesi hazırlama işi fonksiyon olarak Türkiye’deki tüm kurumları kapsamasına rağmen, bu konuyla ilgili örnek niteliğinde bir “tip yönergenin” bulunmamasıdır. Oysa farklı sahalarda bunun örneklerinin bulunduğu görülür. Mesela kamudaki ihale işlemleri kapsamında ihaleyi yapacak kurumların hazırlayacakları şartnamelerle ilgili olarak örnekler bulunmaktadır. Bu örnekleri Kamu İhale Kanunu kapsamında Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanır (Kamu, 2011). Bunlar, önceden hazırlanmış örnek model olup, “tip şartnamelerdir”. İhale yapacak kurum, bu tip şartnameyi kullanarak yapacağı iş ile alakalı kendi şartnamesini hazırlar. Bu yüzden kamu kurumlarınca hazırlanan idari şartnameler, şekil bakımından bir takım ortak özelliklere sahip olup ortak alanlar barındırırlar. Böylece benzer mevzuat çerçevesinde yürütülen ihale işlemleri için birbiri ile hiç alakası olamayan, farklı farklı şartnameler üretilmemiş olur.

Araştırmanın Kapsamı ve Yöntem Çalışma, mevzuat türü belge olarak dosya yönergesinde bulunması gereken hususları kapsamaktadır. Çalışmada, mahalli idare örgütü olan bir belediyede yapılan belge yönetimi çalışması sonucu ortaya çıkan dosya yönergesinde belirtilen konular ele alınmıştır. Yöntem olarak temelde literatür incelemesi sonucu elde edilen kaynakların değerlendirilmesi ile saha çalışması benimsenmiştir. Literatür incelemesi kapsamında bu konuda ne gibi çalışmalar olduğu araştırılmış, farklı isimlere sahip olmalarına rağmen örgütlerin dosyalama işlemlerinin nasıl yürütülmesi gerektiğini açıklamayı amaçlayan yönerge tarzı belgeler bulunduğu görülmüştür. Bu yönergeler, ele aldıkları konu başlıkları bakımından sahaya ışık tutmuştur. Çalışma, “dosyalama yönergesi” ile sınırlandırılmıştır. İlk olarak mevzuat hazırlama teknikleri araştırılmış; genel anlamda bir yönergenin hazırlanma usul ve esasları incelenmiştir. Düşünülen yönergenin, hukuki bir usul ve üslupla ifade edilmesi, aynı zamanda gerekli kriterlere uygun olması noktasında “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” adlı prosedürden yararlanılmıştır (Mevzuat, 2006). Çalışma, mahalli idare kuruluşu olan bir ilçe belediyesinde yürütülen belge yönetimi sistemi kapsamında gerçekleştirilmiştir. Belediyede belge yönetimi sistemi kurulurken, dosya ve evrak envanteri çıkarmak, dosya planı ve saklama planı geliştirmek gibi fonksiyonlardan biri de “dosya yönergesi” hazırlamaktır. Durum bu şekilde olunca, saha çalışması sırasında elde edilen bulgular ve üretilen çözüm yolları, yönergede yer alan kuralları şekillendirmiştir.

Bulgular ve Çözüm Önerileri Belediyedeki saha çalışması kapsamında, belgelerin üretilmesinden tasfiyesine kadar olan belge yönetimi süreci incelenmiştir. Bu süreç içerisinde dosyalama işinin nerede başladığı, nasıl yürütüldüğü, işlemlerin neler olduğu, nerede bittiği, uygulama adımlarının neleri kapsadığı değerlendirilmiştir. Uygulama adımları yürütülürken çalışanların süreci ne şekilde yönettikleri, karşılaştıkları problemler, çözümler, çözüm yöntemleri gözlenmiştir. Aynı zamanda, uygulamalarda doğrudan ve dolaylı olarak ilişkisi bulunan yönetmelik, yönerge ve genelge gibi hukuki düzenlemeler olduğu görülmüştür. İncelemeler sırasında karşılaşılan ilk bulgulardan bir tanesi çalışanların, verilen eğitimler ve Standart Dosya Planı Genelgesinde (2005) ortaya konan açıklamalar dışında, uygulamalarda kural olarak kullanacakları derli toplu bir prosedürün olmamasıydı. Bu yüzden bürolarda yeni dosya açılması, dosya planının kullanılması, dosya türleri, dosya bütünlüklerinin sağlanması, belge ve dosya kodları, kurum ve birim kodlarının kullanılması vb. doğrudan dosyalama işini ilgilendiren konuların ele alındığı bir prosedüre ihtiyaç bulunduğu görülmüştür.

Böylece belge yönetimi ve dosyalama sürecinde gerçekleştirilen iş ve işlemler, bir yönüyle dosyalama yönergesinde değinilmesi gereken konuları belirlemiştir. Bu kapsamda bir dosya yönergesinde bulunması öngörülen bölümler ve uygulama normu olarak ortaya konulması gereken konuların şu alanları içermesi gerektiği anlaşılmıştır. Yönergenin içerik yapısının aktarılması, ifade ve üslup aynı zamanda şekil özellikleri bakımından “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” adlı kılavuzda geçen kurallar kullanılmıştır. Bundan dolayı hazırlanması düşünülen dosya yönergesinde ortaya konan kuralların ve anlatılmak istenen konuların önce ana bölümlere, ardından kısımlara, maddelere ve bentlere ayrılarak verilmesi gerektiği görülmüştür. Yönergenin birinci bölümünde, yönerge ile alakalı genel konulara değinilmiştir. Bu konular, yönergenin amaç ve kapsamı, hukuki dayanağı ve yönergede geçen kavramların tanımlanmasıdır. Dosya planının kullanımıyla alakalı bilgilerin kullanıcılara duyurulması işi de yönergede önemli bir kısmı oluşturmaktadır. Yönergenin ikinci bölümü olan bu kısımda dosyalama, dosya türleri, dosya planı, kodlama sistemi, dosyaların tespiti ve uyulması gereken kurallar açıklanmıştır. İlk olarak belediye bürolarında bir dosyanın ne şekilde açılacağı, dosya türünün tespiti, vaka ve konu dosyasının ne anlama geldiği, taşıdığı özellikler, dosya planından konu kodunun belirlenerek hem belgelere hem de belgelerin yerleştirildiği dosyaya bu kodun verilmesi konuları ele alınmıştır. Saha çalışması sırasında karşılaşılan önemli bir bulgu da büro çalışanları yani dosyalama işlemini gerçekleştiren memurların, dosyalama işini genellikle “gelen-giden dosyasından” ibaret görmeleri; konu ve vaka dosyası gibi uygulamaları yeteri kadar bilmemeleridir. Bu yüzden bu dosyalama uygulamalarının açık tanımlarının yapılıp, örneklerle açıklanması gerektiği görülmüştür. Dolayısıyla dosya türleri açıklanmıştır. Bu bölümün diğer bir kısmı da dosya ve klasörlerin tanımlama bilgilerine ayrılmıştır. Tanımlama bilgileri, kağıt belgelerin dosyalandığı klasör etiket bilgileri ile elektronik belgelerin tanımlama kriterlerini oluşturan üst veri elemanlarını meydana getirmektedir. Dosya planının dördüncü bölümü, “belge üretimi” kısmına ayrılmıştır. Bu kısımda, belge üretimi sırasında dosyalama işlemlerine ait uygulamalar açıklanmıştır. Kurum ve birim kodlarının nasıl kullanılması gerektiği; aynı zamanda belgenin konusuna göre dosya planından dosya kodunun belirlenip yazılması hususu anlatılmıştır. Beşinci bölüm dosya yönergesinin son kısmını oluşturmaktadır. Prosedürün yürürlüğe giriş zamanı genellikle bütün düzenleyici işlem türü belgelerde verilen bir alan olduğundan, bu kısım da yönergenin ne zaman yürürlüğe gireceği ve hangi kurumun yürüteceği açıklanmıştır. Bölümleri ve değindiği konularla alakalı kısa açıklamalar yapılan dosya yönergesinin tamamı çalışmanın sonunda bir bütün olarak takdim edilmiştir.

Sonuç Çalışmaya başlarken yapılan literatür incelemesi sırasında karşılaşılan çeşitli dosyalama ve evrak kayıt yönergelerinin içerik analizleri yapıldığında, birbirlerinden farklı yapısal özelliklere sahip oldukları anlaşılmıştır. Bu farklılıklar, hem içerik ve kapsam, hem de hacim bakımındandır. Mesela bazılarında dosyalama işlemleri ile ilgili olarak gölge dosya, konu ve vaka dosyası gibi önemli kısımların yer almadığı; bazılarında kurum ve birim kodlarının hiç bulunmadığı görülmüştür. Dolayısıyla mevcut yönergelerin örnek model oluşturmak için gerekli donanım ve alanlara sahip olmadıkları anlaşılmıştır. Bir modelin olmaması, doğal olarak farklı anlayışlarla üretilmiş dosyalama yönergelerinin ortaya çıkmasına sebep olduğu kanaati uyandırmıştır. Farklı iş sahaları ile ilgili olarak model olabilecek örnek prosedürler olduğu bilindiğinden, belge yönetimi konusunda da özellikle dosyalama işlemlerini kapsayan bir örnek ortaya konulmaya çalışılmıştır. Kaldı ki tüm kamu kurumları tarafından aynı şekilde uygulanması öngörülen dosya planı ve dosyalama işlemleri için aslında tek bir prosedür de hazırlanabilir. Çünkü, uygulanması istenen dosya planı “standart dosya planı” adı ile tip bir plan, aynı zamanda arşiv uygulamaları ile ilgili prosedür de “arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik” adı ile yine tek bir prosedürdür. Dolayısıyla tüm kamu kurumlarının model alabilecekleri örnek olacak “tip dosya yönergesine” ihtiyaç olduğu görülmüştür. Eğer tip dosya yönergesi yapılacaksa bunun da bu konuda yetkin bir kurum olan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmasının uygun olacağı anlaşılmaktadır. Bir dosyalama yönergesinde yer alan konuların neler olması gerektiği ele alınmıştır. Bu konular, uygulamalı saha çalışmasıyla ortaya çıkan sorunları ve üretilen çözüm yolları ile açıklanmıştır. Teorik olarak okullarda okutulan dosyalama bilgilerinin sahada çalışanlar tarafından çok da bilinerek kullanılmadığı görülmüş; bunun için etkin ve etkili hizmet içi eğitim programları yanı sıra el altında sürekli kullanılabilecek dosyalama yönergesi gibi kuralları açıklayan bir prosedüre ihtiyaç olduğu anlaşılmıştır. Kadrolu personel ile beraber özellikle yeni göreve başlamış aday memurlar için yazışma, dosyalama ve dosya kodu gibi konuları açıklayan bir kaynağa ihtiyaç bulunmaktadır. Son yıllarda birçok alanda olduğu gibi belge ve bilgi hizmetleri de bilgi teknolojilerine bağlı olarak hızla gelişmektedir. Bilgi taşıyıcı ortamlar değişmekte, iletilme ve kullanılma koşulları da farklılaşmaktadır. Dolayısıyla belge yönetimi uygulamalarının bilgi malzemesi de kaçınılmaz olarak değişecektir. Öyle anlaşılıyor ki ileriki dönemlerde elektronik belge yönetimi yönergesi, elektronik dosya yönergesi gibi farklı prosedürlere de ihtiyaç duyulacaktır.

Kaynakça

İBB, İstanbul Büyükşehir Belediyesi evrak üretim-dosyalama ve arşivleme mevzuatı, İstanbul: Belediye, 1966. “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” (1988). http://www.devletarsivleri.gov.tr/ Arsiv_mevzuati/ 05.10.2007. Kandur, Hamza. Belediyelerde Arşiv Yönetimi, İstanbul: REMAK, 1998. “Standart

dosya

planıyla

ilgili

2005/7

sayılı

Başbakanlık

genelgesi”

(2005).

http://www.devletarsivleri. gov.tr.02005-0320-03802.pdf. 06.11.2005. Çiçek, Niyazi; Bozlağan, Recep. “Yerel Yönetim Birliklerinde Belge Yönetimi Programı: Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Örneği”, Akademik İncelemeler Dergisi, 3/2, (2008), s. 189-222. “Dosyalama Yönergesi”, Diyanet İşleri Başkanlığı, http://www.diyanet.gov.tr/turkish/mevzuat/ mevzuaticerik.asp?id=2310 Erişim tarihi 25.10.2011. “EGO

Genel

Müdürlüğü

Evrak

Dosyalama

Dosya

Planı

Yönergesi”,

(2009)

http://www.ego.gov.tr/inc/newsread.asp?id=1878 07.10.2011. “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” Resmi Gazete, s. 26083, t. 17.02.2006. “... Belediyesi Dosyalama Yönergesi”, Belediye, 2011, (Yayınlanmamış yönerge). “Devlet Malzeme Ofisi Haberleşme ve Dosyalama Yönergesi” Devlet Malzeme Ofisi, (2006) http://www.dmo.gov.tr/statik/Sayfalar.aspx?sayfaID=127 01.09.2011. BEYAS, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi http://beyas.ankara.edu.tr/? bil=bil_icerik&icerik_id=222 18.07.2011. “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun”, Resmi Gazete, s. 19949, t. 1988. Kamu İhale Kurumu, http://www.ihale.gov.tr/kik/Default.aspx 12.07.2011.

………. ……. DOSYA YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar Amaç ve Kapsam Madde 1:

Bu yönerge, ... Belediyesi birimlerinde üretilen belgelerin dosyalanması ve saklanmasına dair esas ve usulleri belirler ve Belediyenin birimlerinde üretilen belgeleri kapsar.

Hukuki Dayanak Madde 2:

Bu yönerge, a) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin (16.05.1988/19816 RG) 44. Maddesi (Değişik: 22.02.2005/25735 RG), b) Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (26.02.2006/26083 RG), c) Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi (25.03.2005/25766 RG), d) İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün 2009 yılı Mahalli İdareler Standart Dosya Planı güncellemesi, e) Başbakanlığın, Kurum ve Birim Kodları ile ilgili 2011/1 Sayılı Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Genelgesi hükümlerine göre hazırlanmıştır.

Madde 3:

Bu yönergede geçen;

a) b) c) d) e) f) ı) i)

Belediye: ... Belediye Başkanlığını, Başkanlık: Belediye Başkanını, Birim: ... Belediyesine bağlı müdürlük ve şeflikleri, Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü, Kurum Arşivi: ... Belediyesine bağlı birimlerin görevleri ile ilgili faaliyetleri sonucunda oluşan ve güncelliğini kaybetmemiş arşiv malzemesinin saklandığı arşivli, Dosya: Aynı konu veya iş için üretilmiş belge grubunu, Dosya Planı: Kurum ve Kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin sistemli bir şekilde dosyalanmalarını sağlamak üzere hazırlanmış konu başlıkları ve konu kodları şeması gösteren Saklama Süreli Dosya Planını, Saklama Planı: Belediye birimlerinde üretilen ve kullanılan belgelerin Dosya Planına göre hazırlanan saklama sürelerini gösteren Saklama Süreli Dosya Planını ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Dosya Planı, Dosya Açılması, Konu Kodlarının Tespiti ve Kurallar

Dosya Planı ve Kodlama Sistemi Madde 4:

Saklama Süreli Dosya Planı Ek 1’de gösterilmiştir. Dosya Planında konu ve dosya kodları üç farklı seviyede verilmiştir. Bunlar Ana konu kodları, Konu kodları ve Alt konu kodlarıdır. Bu kodlar bürolarda üretilen dosya ve serilerin adlarına karşılık gelmektedir. 301.05 Belediye Meclisi Kararları Belediyede Yazı İşleri ve Karar Müdürlüğü başta olmak üzere tüm birimlerde bulunan Meclis Kararları bu kod numarası ve dosya adı ile dosyalanacaktır.

a) Dosya Planının birinci sütununda yer alan yedi basamaklı kodların ilk üçü ana konu kodlarını ve konu kodlarını ifade eder. 000 - 900 arasındaki yüzlü kodlar ana konu, yüzlü kodların basamakları 040, 270, 320 ise konu kodlarını gösterir. 300 Belediye İşleri 304 Belediye Zabıtası İş ve İşlemleri b) Ana konu kodu ve konu kodundan sonra gelen ikinci sütunda iki basamaklı kodlar ise alt konu kodlarını ifade eder. Burada her konu kodunun altında 01-99 arası açılabilen alt konu kodları belirtilmiştir. 300 ana kodu için konu kodu 304, 310, 315, 320 olurken, alt konu 304.04’dür. 304.04 Belediye Zabıtası Tutanakları c) Üçüncü ve dördüncü sütunda yer alanlar ise alt konu kodların kırılımlarını ifade eder. Bir konuda daha özel alt bölünme gerektiğinde kullanılır. 304.04.02. Belediye Zabıtası Ceza Tutanakları f)

Dördüncü sütun dosya adı olarak kullanılacak konu başlıklarına ayrılmıştır. Bu başlıklar, hem ‘Personel Özlük Dosyası’ biçiminde dosyayı, hem de bu özlük dosyaları grubunun tamamı olan ‘Özlük Dosyaları Serisini’ açıklar.

g) Beşinci sütundaki açıklama kısmında, gerekli hallerde konu/dosya tanımlarıyla alakalı malumat; aynı zamanda tasfiye işlemleri hakkında bilgi yer almaktadır. Dosya Açılması ve Konu Kodlarının Tespiti Madde 5:

Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılır.

Madde 6:

Üretilecek belgelerin konu kodları, hangi fonksiyon kapsamında üretildiği ve konusu/işin kapsamı göz önünde bulundurularak Ek 1’de verilen Saklama Süreli Dosya Planı’ndan seçilir. Kodlar seçilirken detaylı bir şekilde hazırlanan dizinden (Ek 2) faydalanılabilir.

Madde 7:

Tespit edilen konu kodu, 29. maddede de belirtildiği üzere belgelerin “Sayı :” kısmındaki ilgili bölüme yazılır.

Madde 8:

Kurum dışından gelen belgelerin konu kodlarının tespit edilmesinde ve dosyalanmasında da aynı esaslar geçerlidir. Diğer özel ve kamu kurumları, mükellefler ile vatandaştan gelen belgelere konu kodu, belgenin evrak kayıt kaşesinin vurulduğu yere yazılır. Yanlış yada farklı kod verilmiş belgeler ile dilekçeler kurumun dosya planından yeni kod alır ve aynı şekilde yazılır.

Madde 9:

Birim amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol yapar. Belgelere doğru kodun verilip verilmediğini denetler.

Madde 11: Dosyalama ve sınıflandırma silsilesi klasör içi dosya, dosya içi belgedir. Ancak, bir konuda dosyanın kapasitesini aşacak kadar belge artışı oluyorsa, bu evraklar doğrudan klasörlere takılabilir. Bir ana konu kodu altındaki kodlarda açılan ve fazla kapsamlı olmayan dosyalar, o ana konu kodlu klasörlerin içine konur. Klasörlerin sırt etiketinde, içinde bulunan dosyaların konu kodları ve başlıkları, gerekiyorsa diğer açıklamalar mutlaka belirtilir. Madde 12: Klasörler raflara, Dosya Planındaki konu kodu sırasına göre yerleştirilir. Dosya Planı sisteminde önemli olan açılan dosya sayısı değil, raf – klasör – dosya – separatör (ayraç) silsilesinde belgelerin dosya planında öngörülen konu kodu sırasını takip etmesidir.

Madde 13: Dosyalama sisteminde dosyalar konu ve vaka (tümleşik) dosyalar şeklinde farklı kategoride ele alınır. Bu dosyalama türlerinin dosyalama mantığı birbirinden farklıdır. Konu dosyalarının açılması Madde 14: Aynı konuyla alakalı olup, aynı konu kodunu almış belgeler, -türleri, tipleri, ilgili kişi ya da kurumları farklı da olsa- bir arada bulunacak şekilde dosyalanır. Konu dosyası şeklinde tutulacak belgeler için Dosya Planında gösterilen her alt konu bazında ayrı bir dosya açılmayabilir. Açılacak dosya, belge miktarına bağlıdır. Aranan belgelerin istenen süratte bulunabilmesi açısından, ortalama 25 belgeyi aşan konular için ayrıntı düzeylerde (alt konu / konu kodu) dosya açılması düşünülmelidir. Büyükşehir Belediyesi Yazışmaları, Meclis Kararları, Sendikalar, Faaliyet Raporları… tipik konu dosyası örnekleridir. Vaka (tümleşik) dosyalarının açılması Madde 15: Belgelerin türleri ve konuları farklı olmasına rağmen bir iş ile alakalı belgeler konu kodları dikkate alınarak ayrı ayrı dosyalanmazlar. Bunlar hangi iş veya vakayla ilgili üretildilerse, o konu kodlu dosyanın içinde bir arada bulunacak şekilde dosyalanır. Böylece aynı iş kapsamındaki farklı belgeler, bir dosyada tutulmuş olur. Vakayla ilgili tüm süreç bu dosyada baştan sona takip edilir. Personel Özlük Dosyaları, İhaleler, Projeler, İmar İşleri, İşyeri Ruhsatları… tipik vaka dosyası örnekleridir. Dosyalama Kuralları Madde 16: Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki alanlarda da dosya açabilirler. Böylece kendi asli fonksiyonları dışındaki konularda da dosya açıp kod verebilirler. Örneğin Ruhsat Denetim Müdürlüğü, asıl faaliyeti olan “iş yerlerine ruhsat verilmesi işi” için 307.04’ü kullanırken, asli vazifesi olmayan insan kaynakları ve personelle alakalı olarak 900 ve alt kırılımlarını kullanabilir. Madde 17: Bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa ayrıntı düzeyler (alt konu kodu) için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede (konu kodu veya ana konu kodu olarak) dosya açılır. Böyle bir dosyalamada saklama sürelerinin aynı olup olmadığına dikkat edilir ve farklı olanların arasına, üzerinde konu kodu yazılı ayraçlar konur ya da belgeler ayrı dosyalarda tutulur. Madde 18: Dosya numaralarının tespitinde, kurum içinden veya kurum dışından gelen belgelerin kodlarına dikkat edilir. Ancak, bu kodlar öncelikli olarak belirleyici değildir. Kodlar farklı da olsa Dosya Planından uygun kod altında dosya açılır. Madde 19: Ana ve alt konu gruplarının sonunda yer alan “99 Diğer” kısmı bu grupta yer bulunamayan bir belge grubu ve dosya için açılacak yeni dosya kodu ve başlığını ifade eder. Madde 20: Bir vaka ya da konu kapsamındaki dosyaların her grubu tektir. Bu sebeple aynı dosya numarasını taşıyan dosyaların yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi ve dosyanın tek tek tanımlanıp ayrıştırılabilmesi amacıyla -dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise- coğrafik, alfabetik, sayısal veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. Madde 21: Dosyaların sahip oldukları dava numarası, karar numarası, ada pafta parsel numarası, mükellef numarası gibi kendi özel kodları, aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilir. Temizlik Hizmeti Alımı: (Konu kodu ve Kamu İhale Kurumu numarası) 934.02[2011/23] Emlak Vergisi: (Konu kodu ve mükellef numarası) 320.05.03[56646]

Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılır. Proje Mal Alımı: (Konu kodu, proje numarası ve ihale numarası) 604[109K15;2011/36] Madde 22: Bir yazının birden fazla konuyu ilgilendirmesinden dolayı farklı dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konuya göre dosya numarası belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili görüldüğü diğer dosyaya konulabilir ya da gönderme yapılabilir. Madde 23: Bir belge dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa eğer bir konu ya da vakanın bir parçası ise dosya bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu dosyaya kaldırılır. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler” bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmayacak ait olduğu konu kapsamında “934.01.02 İhale Onay Belgesi” kodu verilecektir. Kullanım kolaylığından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada da toplanabilir. Madde 24: Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise ekler yazılarından ayrı dosyalarda; birbirini takip eden sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Madde 25: Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların düzenlendiği ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşmasına da temel teşkil edecektir. Madde 26: Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların birimlerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulur. . Dosya Etiketi, Üst Veri Elemanları ve Tanımlama Kriterleri Madde 27: Dosyalara kolay erişim için dosyanın tanımlama bilgileri oluşturulur. Tanımlama kriterleri olarak ifade edilen bu bilgiler, dosya etiketine yazılır. Etiket örneği Ek 3’de gösterilmiştir. Birimler dosyanın ön kapağına, kendi çalışmalarıyla alakalı ek bilgiler yazabilir. Böylece bir dosya ile ilgili olarak kurum adı, birim kodu ve adı, konu kodu, konu ve dosya adı, açıklama bilgileri, yıl, özel kodlar, gibi veriler tanımlama kriterlerini oluşturur. Açıklama bilgileri kısmında dosyanın üretilme koşulları, içeriği, belge türleri ve sahip olduğu özel adlar ve açıklamalar var ise bunlar da tanımlama kriteri olarak değerlendirilir. Tanımlama kriterleri arasında yer alan kurum ve birim kodları için Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanından tespit edilecek kurum kodu ile İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünün belediye müdürlükleriyle alakalı belirlemiş olduğu kodlar kullanılır. Tanımlama kriterleri, Birim adı: Kodun karşılığı olan müdürlüğün açık adı veya kısaltması, Konu kodu: ... Belediyesi Dosya Planından o dosya için belirlenmiş konu kodunu,

Konu adı: Dosya planındaki kodun karşılığı olan konu başlığını, Açıklamalar: Dosyanın işlemdeki adı, çeşitli özel kodlar, isimler, unvanlar ve gerekli görülen diğer açıklamalar, Tarih: Dosyanın tarihi, Arşiv numarası: Dosyanın işlemi bittikten sonra kaldırıldığı yer olan barkod veya diğer numaralarla gösterilen depo, raf ve kutu numaralarıdır. Burada geçen bilgiler, Elektronik Belge Yönetimi uygulamalarında belgelerin tutulduğu klasörler için de üst veri elemanlarını oluşturur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belge Üretilmesi İşlemleri ve Dizi Pusulası Belge Üretimi Madde 28: ... Belediyesi birimleri yazışmalarını, Bakanlar Kurulunun 2004/8125 sayılı kararla kabul ettiği “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre yapar. Belgelere Sayı Verilmesi Madde 29: Yazışmalarda yer alan “Sayı:” kısmı kurum kodu, birim kodu, konu kodu ve evrak sıra numarası şeklinde düzenlenecektir. Bu kısmın veriliş şekli aşağıdaki gibidir: Sayı: Kurum kodu . birim kodu - konu kodu - evrak kayıt numarası Sayı: M.34.3.SAN.0.15.00.00-320.01-325 Kurum Kodu Birim Kodu Alt Birim Kodu Dosya Kodu Evrak Kayıt No ... Belediyesi kurum kodu: M.34.3.SAN. Birim kodu: Ek 4’de verilmiştir. Konu kodu: Ek 1’de verilmiştir. Evrak kayıt numarası: Evrak kayıt defterinden alınan numara ya da belgelerin otomasyon sistemine kayıt sırasında alınan muhatap numarasıdır. Örnek: Sayı: M.34.3.SAN.0.15.00.00 - 321.08 - 325 (... Belediyesi Zabıta Müdürlüğü Semt Pazarı İşlemleri) Dizi Pusulası Madde 30: İçinde barındırdığı belgeleri tespit etmek amacıyla dosyalar için dizi pusulası (Ek 5) oluşturulur.

Madde 31: Dizi pusulası örneği ekte verilen şekle göre hazırlanır. Dosyanın iç kapağına yapıştırılır ya da dosyanın en üstünde müstakil bir belge olarak tutulur. Madde 32: Dizi pusulasında o dosyaya giren her belgenin geliş sıra numarasına göre listesi oluşturulur. Bu listenin her satırında o belgeyi tanımlayan, başlık, nereden geldiği, sayı numarası ve tarihi yer alır. Belge Saklama Planı Madde 33: Saklama Planının uygulaması dosya bazında yapılır. Bir dosyanın saklama süresi dosyanın kapanmasından sonra başlar. Planda verilen saklama süreleri, oluşturulacak ayıklama ve imha komisyonuna tavsiye niteliğindedir. Nihai karar komisyon tarafından verilir. Madde 34: Saklama Süreli Dosya Planındaki saklama planı bölümünde şu bilgiler yer alır. a) Saklama Planının birinci sütununda, dosyaların kapandıktan sonra birim de dahil olmak üzere birim arşivindeki süreleri gösterilmiştir. b) İkinci sütunda dosyaların kurum arşivinde saklama süreleri belirtilmiştir. c) Üçüncü sütunda saklama süreleri sonunda yapılacak işlem belirtilmiş; işlemler kodlarla ifade edilmiştir. Saklama kodlarının açılımı şu şekildedir. A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar Devler Arşivlerine Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez

BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük Madde 35:

Bu yönerge hükümleri, …/…/…… tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme Madde 36:

Bu yönerge hükümlerini, ………… Belediye Başkanlığı yürütür.