Türkiye’deki Belge Yönetimi Uygulamalarında Mevzuat Sorunları: Dosya Yönergesi Örneği Legislation Problem in Records Management Applications in Turkey: File Directive Example
Belge yönetimi programlarının yürütülme biçimi, düzenleyici işlem denilen prosedürlerle açıklanır. Yönetmelik, yönerge, genelge, esas gibi adlar taşıyan bu prosedürler, programı kullanacaklara yol gösterdiği gibi aynı zamanda faaliyetlerin hukuki alt yapısını oluşturur. Arşiv ve belge yönetimi uygulamaları konusunda Türkiye’de bilinen en belirgin prosedür Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’tir. Her ne kadar bu yönetmelik kamu idaresinde yürütülen arşiv uygulamaları, birim ve kurum arşivine dosya transferi, ara depo ile ayıklama-imha işlemleri hakkında bir takım kurallar ortaya koysa da özellikle belge üretimi, dosyalama, tanımlama ve düzenleme konularında yeterli olduğunu söylemek pek de mümkün değildir. 2005 yılında çıkan Standart Dosya Planı Genelgesi de bu ihtiyaca tam olarak cevap vermemektedir. Bu çalışma, kurumlarda yürütülen dosyalama işlemleri için hazırlanacak dosya yönergesinin neleri kapsaması gerektiğini açıklamayı amaçlamaktadır. Elde edilen sonuçların, elektronik belgelerin yönetimiyle ilgili geliştirilecek düzenleyici işlemlere de yol göstereceği umulmaktadır. How to execute a records management program is explained by the procedures which are also known as regulatory transaction. These procedures that are named as regulations, directives, circulars and basis, provide guidance to those using the program, and bring about legal framework of the programme as well. The most obvious procedure about archives and records management practices known in Turkey, is the State Archives Services Directive. Although this directive sets up rules about archives and records management applications like file transfer, record center operations, disposal transactions in public administration, it may not be possible to claim that it has enough information matters that especially records creation, filing, file plan, arrangement and description. the Standard File Plan Circular which is filed in 2005 does not respond fully to this need as well. This study aims to explain what a file directive should cover what kind of rules are prepared for filing applications in institutions. The results obtained, are hoped to mark a milestone over the regulatory processes that will be developed for the management of electronic records.
Giriş Örgütlerde faaliyetlerin ne şekilde yürütüleceği, karar mekanizmaları tarafından çıkarılan bir takım prosedürlerle açıklanır. Bu prosedürler, standart, uygulama kriteri, referans modeli veya hukuki düzenlemeler biçiminde karşımıza çıkmaktadır. Düzenleyici işlem olarak da bilinen bu düzenlemeler, gerek kamu gerekse özel sektördeki faaliyetlere şekil verir. Fonksiyonları yerine getirmek isteyen kişiler, bu düzenlemelerdeki kurallara göre işlem yaparken, bürolardaki dosyalama uygulamaları da bu tür düzenlemeler ışığında yürütülür. Türkiye’de belge yönetimi ve arşiv çalışmaları, yönetmelik (Devlet, 1988) gibi bir takım düzenleyici işlemlerle açıklanmıştır. Her ne kadar bu yönetmelik, kamu kurumlarındaki arşiv çalışmalarına yön verse de belge üretiminden elektronik belge yönetimine aynı zamanda dosyalama ve düzenleme gibi çeşitli belge yönetimi fonksiyonları için yeterli olmadığı, müstakil düzenleyici işlemlere ihtiyaç bulunduğu görülür. Bunlardan biri de dosyalama işlemleri ile alakalı prosedürdür. Kurumlarda yürütülen dosyalama işi ve dosya planı uygulamalarının ne şekilde yürütüleceğini gösteren bu prosedür, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin (1988) 44. maddesinde “dosya yönergesi” olarak tanımlamıştır.
1