Gestión de aplicaciones Financieras, Contables y Económicas con Excel 2007 by carlos escobar

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TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ I 1 UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1 1.1 INTERFACE DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 1 1.2 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y LA BARRA DE OPCIONES. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 1.3 BOTÓN DEL OFFICE ‐ OPCIONES DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 3 1.3.1 Opciones frecuentes ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 4 1.3.2 Opciones de fórmulas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 5 1.3.3 Opciones de revisión ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 1.3.4 Opciones para guardar‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 1.3.5 Opciones de avanzadas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 6 1.3.6 Opciones a personalizar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 7 2 UNIDAD 02. GESTIÓN CON ARCHIVOS DE EXCEL. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8 2.1 ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 8 2.2 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 9 2.2.1 Guardar como… ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 10 2.3 TRABAJO COLABORATIVO ‐ COMPARTIR ARCHIVOS – APLICACIÒN EN GOOGLE DOCS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13 2.3.1 Cómo Trabajar en Google Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 13 2.3.2 Subir archivos de Excel a Docs ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 14

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2.3.3 Nube Computacional para Excel – Google Cloud Connect para Microsoft Office ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 17 3 UNIDAD 03. MÉTODOS ABREVIADOS PARA MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA GESTIÓN DE APLICACIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 19 3.1 MÉTODOS ABREVIADOS PARA MOVERSE DENTRO EN LA HOJA ‐‐‐ 19 3.1.1 Desplazamiento dentro de la hoja. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 19 3.1.2 Principales Métodos abreviados ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 20 3.2 MÉTODOS ABREVIADOS: SELECCIÓN, INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 22 3.2.1 Métodos abreviados para la selección de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 22 3.2.2 Métodos abreviados para la selección de columnas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 24 3.2.3 Métodos abreviados para la selección de filas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 24 3.2.4 Métodos abreviados para la selección de hojas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 25 3.2.5 Métodos abreviados para insertar columnas y filas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 25 3.2.6 Métodos abreviados para mostrar y ocultar columnas y filas ‐‐‐‐ 27 3.3 MÉTODOS ABREVIADOS PARA INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS, COLUMNAS Y FILAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28 3.3.1 Eliminar filas en hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28 3.3.2 Insertar filas en hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 29 3.3.3 Eliminar columnas en una hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 30 3.3.4 Insertar columnas en una hoja‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 31 3.3.5 Insertar y eliminar hoja ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 32 3.4 MÉTODOS ABREVIADOS: FUENTE Y BORDES DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 33 3.4.1 Fuente de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 33 Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. ii

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3.4.2 Formato de celdas: bordes y alineación. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 36 3.4.3 Aumentar y disminuir sangría ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 39 3.5 MÉTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS (número) ‐‐‐‐ 40 3.6 OTROS MÉTODOS ABREVIADOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 43 4 UNIDAD 04. GESTIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 4.1 CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 4.2 OPCIÓN FORMATO DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 4.2.1 Alto de fila ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 45 4.2.2 Autoajustar alto de fila ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 46 4.2.3 Ancho de columna ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 47 5 UNIDAD 05. IMPRESIÓN – DISEÑO DE PÁGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48 5.1 VISTA PRELIMINAR‐CONFIGURAR PAGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48 5.2 TEMAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 48 5.3 CONFIGURAR PÁGINA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 49 5.4 OPCIONES DE LA HOJA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 55 6 UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES ‐ GRÁFICOS SMARTART ‐‐‐‐‐‐‐ 56 6.1 Ilustraciones. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 56 6.1.1 Formas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 56 6.1.2 SmartArt ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 57

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7 UNIDAD 07. PRESENTACIÓN GRÁFICA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 60 7.1 GESTIÓN DE GRÁFICOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐ 60 7.1.1 Comportamiento de las ventas ‐ Gráfico de barras ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 61 7.1.2 Gráfico Gantt ‐ Barra apilada ‐ Cronograma de actividades ‐‐‐‐‐‐‐ 65 7.2 PRESENTACION DE INFORMES ‐ ESTILOS DE CELDAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 71 7.2.1 Estilo de celdas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 71 7.3 FORMATO DE TABLAS PARA PRESENTAR DATOS DE UINA LISTA ‐‐‐ 72 7.4 FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS: ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 75 7.5 GESTIÓN DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 79 7.5.1 Gestión de ventas con tabla dinámica ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 80 7.5.2 Creación de gráficos dinámicos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 90 8 UNIDAD 08. PRESENTACIÓN DE DATOS: ORDENAR Y FILTRAR DATOS, CONSOLIDAR HOJAS, ESQUEMAS Y SUBTOTALES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 91 8.1 PRESENTACIÓN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 91 8.1.1 Ordenar datos en una lista o tabla de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 92 8.2 FILTRAR DATOS DE UNA TABLA DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 93 8.2.1 Filtro de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 93 8.2.2 Filtros avanzados ‐ Validación de datos y utilizacion de macros ‐ 95 8.3 PRESENTACIÓN DE DATOS ‐ ESQUEMAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 110 8.3.1 Creación automática de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 110 8.3.2 Creación individual de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 113

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8.3.3 Eliminacion de esquemas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 113 8.4 PRESENTACIÓN DE INFORMES CON SUBTOTALES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 114 8.5 HERRAMIENTAS DE DATOS ‐ VALIDAR Y CONSOLIDAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 116 8.5.1 Validación de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 116 8.6 CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 121 9 UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE EXCEL ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 123 9.1 ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 124 10

UNIDAD 10. GESTIÓN DE FORMULAS, NOMBRES DE CELDAS,

FUNCIONES y AUDITORIA DE FÓRMULAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126 10.1 LAS FÒRMULAS EN LA GESTIÓN DE DATOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126 10.2 GESTIÓN DE FÓRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIÓN, OPERACIÓN Y AGRUPACION ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 126 10.2.1 Signos de comparación y operación ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 127 10.2.2 Signo de operación y funciones de texto ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 135 10.3 GESTIÓN DE APLICACIONES CON FUNCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 137 10.3.1 Síntaxis y reglas de funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 137 10.3.2 Métodos abreviados: para trabajar con funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 138 10.3.3 Insertar función con asistente ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 138 10.4 FUNCIONES BÁSICAS EN LA GESTIÓN DE DATOS: SUMAR, RELLENAR, BORRAR, BUSCAR Y SELECCIONAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 141 10.4.1 Función suma ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 141 10.4.2 Rellenar serie de datos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 146 Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . v

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10.4.3 Borrar todo, contenido, formatos o comentarios ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 149 10.4.4 Función suma.si ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 150 10.4.5 Función contar.si ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 152 10.5 GESTIÓN BÚSQUEDA Y SELECCION DE DATOS: OPCIONES DE EXCEL Y FUNCIONES BUSCARV,COINCIDIR E INDICE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 153 10.5.1 Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar referencias desde las opciones de Excel ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 153 10.5.2 Función Buscarv ‐ Búsqueda vertical, devolución de contenido 157 10.5.3 Función Coincidir: Devolución de posición valor encontrado ‐‐‐ 161 10.5.4 Función indice‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 164 10.6 GESTIONES DE INFORMACIÓN: FUNCIONES DE TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 165 10.6.1 Unión de texto ‐ función CONCATENAR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 166 10.6.2 Unión de texto ‐ función TEXTO ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 167 10.6.3 Función iZQUIERDA ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 168 10.6.4 Dividir contenido de celda‐ opción texto en columnas ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 168 10.6.5 Función EXTRAE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 170 10.6.6 Función SUSTITUIR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 170 10.6.7 Función REPETIR ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 172 10.6.8 Función ESPACIOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 173 10.6.9 Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y espacios ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 174 11

UNIDAD 11. GESTIÓN DE PROYECTOS – DETERMINACIÓN DE

FACTIBILIDAD ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 176 11.1 PUNTO DE EQUILIBRIO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 176 Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. vi

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11.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa Interna de Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago) VA (Valor Actual) y VF (Valor Futuro) ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 182 11.3 PAGO DE LA DEUDA ‐ TABLA DE AMORTIZACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 191 11.3.1 Función Pago ‐ Pago calculado ‐ Grupo datos de la tabla ‐‐‐‐‐‐‐‐ 193 11.3.2 Función VF (valor futuro) ‐ Grupo resultados ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 197 11.3.3 Función Elegir ‐ Resultados ‐ Tipo de Pagos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 198 11.3.4 Función Max ‐ Resultados ‐ Fecha último pago ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 199 11.3.5 Función Min ‐Cálculo del capital ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 204 11.3.6 Función Pago ‐ Pagos en la tabla ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 204 11.4 ADMINISTRACIÓN DE ESCENARIOS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 207 11.5 COMPLEMENTOS DE EXCEL EN APLICACIÓN FINANCIERAS ‐ SOLUCIONES SOLVER ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 208 11.5.1 Optimización de soluciones ‐ Solver ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 208 11.6 GESTIÓN DE APLICACIONES CONTABLES: SUBTOTALES, TABLA DINÁMICA Y APLICACION DE FUNCIONES ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 220 11.7 Función sumar.si, suma anidada con si ‐ aplicación contable ‐‐‐‐‐ 220 11.8 APLICACIONES CONTABLES ‐ MAYORIZACIÓN ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 220 11.8.1 Mayorización – tabla dinámica ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 224 11.8.2 Mayorización con subtotales ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 225 11.8.3 Mayorizar con funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 226 12

UNIDAD 12 GESTIÓN DE DATOS ‐ ANÁLISIS ESTADÍSTICOS ‐‐‐‐‐ 230

12.1.1 Estadígrafos de Posición ‐ Funciones ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 230 Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . vii

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12.1.2 Estadígrafos de Posición ‐ Complementos ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 232 12.1.3 Presentación Gráfica del comportamiento de los salarios ‐‐‐‐‐‐‐ 233 12.1.4 Análisis de tendencia, crecimiento y pronóstico ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 234 13

UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINANCIERAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238

13.1 DISEÑO DE MACROS SENCILLAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238 13.1.1 Macro para sumar ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 238 13.2 DISEÑO DE MACROS COMPLEJAS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 239 13.2.1 Macro para salir ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 240 13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO‐MACROS ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 241 13.3.1 Funciones números a letras ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 243 13.3.2 Funciones letras a números ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 246 13.4 INFOGRAFÍA‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 248

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INTRODUCCIÓN

Excel 2007 es una versión mejorada y con una interface más dinámica que la versión 2003, impulsa principalmente el acceso rápido a muchas de sus opciones mediante la utilización del método abreviado, la barra de acceso rápido y la optimización de las opciones de Excel, desde el botón del office que antes se trabajaba desde la opción de herramientas. El aérea de trabajo así como las hojas a aumentado significativamente hasta alcanzar 1.048.576 filas y 16.384 columnas. El texto trabaja las opciones más utilizadas en el quehacer contable y financiero buscando implementar ejercicios de la práctica profesional de la gestión de negocios, es un aporte efectivo de la construcción y búsqueda de soluciones de Excel a problemas empresariales. El presente trabajo constituye el reflejo del proceso de adaptación continua de conocimientos, habilidades informáticas y estrategias metodológicas útiles concretizadas en el aula y visualizadas en un aprendizaje significativo del profesional contador, auditor, administrador y economista, motivado permanentemente por un ambiente de trabajo colaborativo en las aulas universitarias. Es la divulgación del repositorio del trabajo de estudiantes anónimos y especialmente mis hijos Anita Lucía y Carlos Augusto de quienes observé y capturé sus destrezas y habilidades en el uso de aplicaciones contables, financieras y económicas en Excel los que dinamizaron y motivaron mi actividad académica de muchos años que considero mi obligación reproducirlo y compartirlo con ustedes, espero, en algún momento sean ellos mismos los que continúen con ésta difusión y transmisión de conocimientos, experiencias, habilidades y destrezas profesionales y que aporten efectivamente en el crecimiento de conocimientos de la comunidad de profesionales que requieran de conocimientos ofimáticos. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . I

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UNIDAD 01. MICROS0FT EXCEL 2007: INTERFACE Y OPCIONES

1.1

INTERFACE DE EXCEL

Excel, libro Electrónico que permite realizar variedad de operaciones con números y textos organizados en una cuadrícula es de gran utilidad para realizar, desde simples sumas hasta cálculos complejos en aplicaciones financieras, estadísticas y contables hasta operaciones complejas. El objetivo principal del presente texto es el de para asegurar su comprensión y ambientación efectiva a la utilización de Excel aplicando estrategias metodológicas progresivas explicando algunos conocimientos básicos de aplicación y utilización hasta aplicaciones complejas. Otro objetivo es que las estrategias metodológicas utilizadas durante todo el proceso de aprendizaje insistirá que la utilización de métodos abreviados facilitarán y agilitarán el trabajo utilizando óptimamente la interface de Excel, gestionando adecuadamente el área de trabajo y utilizando con seguridad las fórmulas y funciones de Excel en aplicaciones de negocios financieros

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Para iniciar Excel 2007 debe reconocerse dos formas básicas:. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda del pantalla, escritorio de Windows, al colocar el cursor sobre él se despliega un menú de Todos los programas. Al picar, en todos los programas, Windows muestra lista con los programas instalados en el computador, elegir, con el puntero del ratón, de Microsoft Office Microsoft Excel 2007 y se iniciará y abrirá el programa. Desde el icono de Excel del escritorio al pulsar el apuntador izquierdo de ratón por dos veces seguidas, igualmente se iniciará y abrirá Excel. Al elegir y abrir

Excel

2007

muestra una pantalla inicial en la que se visualiza sus componentes fundamentales de su interface de trabajo. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean. Botón de Office o menú archivo Barra de herramientas de acceso rápido Banda de opciones Barra de titulo Línea de fórmulas Área de Trabajo Vista del documento Barra de desplazamiento vertical y horizontal Zoom

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1.2

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LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y LA BARRA DE OPCIONES.

En la barra de acceso rápido deben mostrarse las utilizadas con mayor frecuencia por el usuario, Excel presenta las que generalmente son más usadas como; nuevo, abrir, guardar, vista preliminar entre otras opciones, sin embargo,; se pueden insertar otras opciones desde la misma ventana desplegable de la barra opción más comandos o desde las opciones de Excel personalizar. La barra de acceso rápido se puede mostrar debajo de la cinta de opciones o sobre ella, para lo cual se debe aplicar la opción de la misma ventana desplegable mostrar la barra de opciones encima o debajo de la banda de opciones.

La cinta o barra de opciones se minimiza maximiza desde la opción de esta ventana desplegable minimizar la cinta de opciones, con doble clic con el apuntador sobre cualquiera de la opciones o la combinación de las teclas Ctrl+F1.

1.3

BOTÓN DEL OFFICE - OPCIONES DE EXCEL

Excel proporciona al usuario

opciones

diferentes para que trabaje

usuario

dependiendo de sus necesidades,

agru-

padas para una mejor búsqueda en: las más frecuentes, de fórmulas,

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 3

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revisión, guardar, avanzadas, personalizar, complementos, centro de confianza y recursos a las cuales se ha de acceder desde el botón del office u opción archivo, botón opciones de Excel que se muestra en la parte inferior derecha de la ventana desplegada. 1.3.1

Opciones frecuentes

Dentro de las más frecuentes se encuentra opciones que el usuario debe utilizar comúnmente en el trabajo de Excel como son: mostrar mini barra de herramientas al seleccionar, habilitar vistas previas activas, mostrar ficha de programador utilizar siempre ClearType, combinación de colores, estilo de información en pantalla y crear listas para utilizar criterios de ordenación y secuencia de relleno (listas personalizadas). La Mini barra, al igual que todos los métodos abreviados, es una herramienta de gran utilidad por la rapidez con que permite modificar el formato del texto de una celda sin activar las opciones de fuente desde la barra de opciones. Habilitar vistas previas activas para visualizar previamente las modificaciones en la hoja, por ejemplo: al modificar colores de las celdas A1:C1, se observa previamente la modificación al pasar el cursor por cualquiera de los colores elegidos.

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La opción mostrar m ficha de programador, en la cinta c de opcio ones, se mostrará si se s confirma en e su casilla de d verificación n y permitirá trabajar opciones de programación n de Visual Ba asic. ente opciones al crear nuevos libros so obre cuál será á la conInmediatame figuración pa ara: Usar esta a fuente, Tam maño de fuentte, Vista pred determinada para hojas h nuevas e Incluir este e número de e hojas en el libro de Excel definido previamente e por el usuarrio sin produzccan aluna dific culten el trabajo del usuario. u Finalm mente, la opción Personalizar la copia a de Microsoft Offic ce en el Nom mbre del usua ario y Elegir el e idioma que e desea utilizar con Microsoft Offfice. 1.3.2

ciones de fórrmulas Opc En fórmulas opciones

para

cálculo,

t trabajo con fórmulas comprobación n

errores y reg glas de d Excel, observar que las predetermina adas son las adecuaa verificación de das, pero si en algún caso o son modifica adas debe revvisarse cuál de d estas opciones

h han

sido

cambiadas, como por ejemplo, la opción o de trabajo con fórmulas estilo de referencia r F1C1 cambia el título mnas de la de las colum hoja de Exce el de letra A,B,C,… a nú úmero 1,2,3,4 4… como se muestra m en la siguiente s figurra:

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 5

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1.3.3

Opciones de revisión

Dentro de las opciones revisión, las opciones para autocorrección y al corregir ortografía en los programas de Office. 1.3.4

Opciones para guardar En guardar, la opción de mayor

importancia

considerar,

dentro

a de

guardar libros, es Guardar

información

auto recuperación en la que la casilla debe estar activa y el libro que debe recuperar es libro de Excel si el propósito es una hoja de trabajo de Excel 2007. Esta opción modificará automáticamente la opción Excepciones de autocorrección para el libro activo que se trabaje inmediatamente después de salir de Excel. Por ejemplo si se elije libros de Excel 97-2003 el área de trabajo se modificará a 65536 filas y 256 columnas. 1.3.5

Opciones de avanzadas

Dentro de opciones avanzadas se tiene opciones de edición para, por ejemplo, para mover la selección después de presionar ENTER, permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno. En mostrar será necesario comprender que por ejemplo, si no se mostrará, en la barra de tareas todos los archivos es porque está desactivada la opción avanzada de Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 6

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mostrar todas las ventanas en la barra de tareas, o si no se puede observar la barra de fórmulas es porque está desactivada esa opción. De la misma manera con los encabezados de filas y columnas. Es de gran importancia en aplicaciones contables financieras la opción mostrar un cero en celdas que contienen un valor cero para una mejor visualización de estos registros como es el presente ejemplo. 1.3.6

Opciones a personalizar

La opción personalizar está orientada a la barra de herramientas de acceso rápido, para agregar o quitar opciones que no se encuentran incluidas pueden ser incluidas desde la misma barra. Como se muestra en la ventana de esta opción. Los comandos más utilizados se muestran por omisión, pero si se requiere otras opciones se puede picar en el cuadro combinado comandos disponibles.

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UNIDA AD 02. GES STIÓN CON N ARCHIVO OS DE EXC CEL.

Las operacio ones referente es a la gestión

archivos

c como:

nuevo, abrir, guardar, guarmprimir, prep parar, dar como, im enviar, publicar y cerrar son gestionadas desde el botó ón del Office en Excel 2007. En Excel 2003, la mayoría m de estas opciones se gestionaba desde d o. la opción del menú archivo meritan un trattamiento espe ecial y amplio o, desde Todas estas opciones am o nuevo, lo qu ue al parecer no tiene la misma opcción para diseñar un archivo mucha signifficación, pero es de gran va alidez en el pro oceso de apre endizaje de Excel 200 07 orientando,, a través variadas plantillass, la solución de aplicaciones una as instaladas y otras para el trabajo en lín nea.

2.1

ABRIR R UN LIBRO DE TRABAJO O

n archivo elab borado con anterioridad es frecuenf Cuando el ussuario tiene un te pulsar, sob bre el icono de d acceso al archivo, a con el e apuntador iz zquierdo del ratón para abrirlo. Abre e al mismo tiem mpo el archivo o y Excel 2007 7. e abrir un arcchivo de No siempre recomendable la manera exxplicada en el párrafo anterior. Si el archivo tiene e algún error no n se abrirá y despistará al usuarrio sobre el tip po de error pre esente y desubicará de d la posibilida ad de corregirr o solucionar desde e Excel 2007. Entonces, abrir Excel primeramente, luego de lo cual picar en e flecha que e se muestra al lado Dr. Carlos Esco obar Paredes P Pág. No. 8

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derecho del botón abrir de la parte inferior derecha de la ventana abrir y aplicar sus recomendaciones: abrir únicamente como lectura, como copia para proteger el archivo, abrir en el explorador, abrir y reparar o mostrar versiones anteriores.

2.2

GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo que requiera ser recuperado, en otra ocasión, para su modificación, impresión, o realizar cualquier operación posterior, hay que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. Para almacenar un libro de trabajo, en condiciones normales, se puede utilizar varios métodos: Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Clic el Botón Office para elegir la opción Guardar como... Aparecerá la ventana de diálogo Guardar Como. Si el archivo existe aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, al pulsar el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, se modificará el documento que se está trabajando. Por el contrario, para crear otro nuevo documento con las modificaciones realizadas, sin cambiar el documento original, en el recuadro Guardar en, clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad a grabar el trabajo, observar como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre asignado al archivo y clic sobre el botón Guardar. Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre antes de la modificación. Para ello: Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 9

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9 Seleccionar la opción Guardar del Botón Office. 9 bien, clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También se puede utilizar la combinación de teclas Ctrl+G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que permitirá darle nombre y elegir la ruta a guardar. 2.2.1

Guardar como…

Al momento de guardar un libro en Excel se debe estar consciente las características y atributos que tiene el mismo, formatos y macros principalmente, además de que propósito de recuperación se tiene del manejo de su información, entonces: Para cuando se desea grabar el archivo que contiene macros y se requiere que se mantenga hay que grabar el archivo como tipo Libro de Excel habilitado para macros, sin descuidar que en la opción de Programador/seguridad de macros se habilite para todas las macros. Se muestra un icono diferenciado por símbolo que incluye un signo de interrogación.

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Cuando se pretende p recuperar el archiivo en otras versiones v deb be señalarse que ess del tipo libro os de Excel 97_2003, mie entras haya usuarios u que utilicen esas e versioness. Del tipo de archivo de Excel importante en la actualidad son: Datos s XLM y otros tipos re elacionados con el Internet como Página a Web y Página Web de un solo arrchivo. De los más im mportantes tip pos constituye e el tipo CSV (delimi( tado por comas), de gran n utilidad para a subir el arch hivo vía internet a una aplicación Gubernamenta G al como Ministterio de Relaciones Laborales L y ell Sistema de Rentas Intern nas. Este tipo de archivvo reduce el tamaño t del arcchivo en bits y mejora la posibilid dad de ser ca apturado el arrchivo al dism minuir caracteres no legibles, pero o pierde los fo ormatos origin nales del Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 11

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archivo. El archivo toma el icono adicionando la letra a adjunto una coma, como se muestra en la siguiente forma o si se configuró para abrir con bloc de notas el icono mostrará la siguiente figura: Un

ejemplo

archivo

guardado con formato Excel

de mues-

tra la siguiente figura.

Para abrir el archivo con bloc de notas, ubicarse en el archivo y presionar el apuntador derecho del mouse y del menú desplegable elegir la opción abrir con, luego de lo cual, elegir la aplicación con la que se abrirá el archivo diseñado con comas, para el caso bloc de notas, el mismo que se mostrará como sigue:

Para el caso de archivos que se gestionan para el SRI servicio de rentas internas. El procedimiento a seguir es diferente.

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2.3

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TRABAJO COLABORATIVO - COMPARTIR ARCHIVOS – APLICACIÒN EN GOOGLE DOCS

2.3.1

Cómo Trabajar en Google Docs

Google Docs es la suite ofimática que constituye una de las mejores plataformas para trabajo colaborativo, todo en línea. Permite crear documentos o editar para, a través de compartirlos, realizar un trabajo colaborativo entre los miembros de la red en tiempo real evitando que los documentos se anexan en diferentes lugares como se hace a través de los correos con dificultades en su organización y acceso. La suite ofimática Google Docs no sólo que optimiza el espacio físico, al evitar guardar los documentos o archivos en la computadora de la oficina o domicilio y hacerlo en la nube computacional, sino que facilita la edición y control de acceso al mismo almacenando la dirección electrónica de sus colaboradores. Google Docs, es software de uso gratuito que no requiere licencia de uso, tampoco requiere ser instalado, dentro de sus principales ventajas se pueden mencionar:

Los documentos se almacenan en línea dentro de la nube computacional, lo que permite acceder a ellos desde cualquier computador y compartirlo con los usuarios que hayan sido elegidos previamente para que lo puedan editar o únicamente acceder a él;

La gran cantidad de formatos que soporta con el procesador de textos editando documentos de Word, Open office y guardarlos con el mismo formato u otros distintos, los mismo con las presentaciones y hojas de cálculo; y,

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Google es un software libre

Google Docs trabaja con cualquier navegador, sin embargo es importante seleccionar el navegador, de preferencia Mozilla o Firefox que adicionan algunas funcionalidades extras cuando se editan los documentos. No es obligatorio trabajar en Google Docs con una cuenta de de correo electrónico creada en Google,

dicho

otra

forma

cuenta

con

…@Gmail.com. De tener una cuenta en Google, escribir la dirección electrónica en la casilla Correo electrónico acompañada de su contraseña en el panel inicio de sesión y picar en el botón Acceso. En la casilla Correo Electrónico no es imprescindible escribir @gmail.com puesto que el programa reconoce que es una cuenta de Google. Para trabajar con una cuenta de Hotmail o Yahoo! Picar en la opción Crear una cuenta ahora del panel inicio de sesión. Google mostrará la ventana para crear la cuenta o que el usuario puede utilizar las otras opciones. Será suficiente picar en el logotipo de cualquiera de ellos y Google solicitará dirección de correo y contraseña. Previamente debe ser reconocida cuenta de usuario de Google Docs como que fuese una cuenta de Gmail. 2.3.2

Subir archivos de Excel a Docs

Para subir el archivo de Excel picar en el botón subir que se encuentra al lado izquierdo y debajo del icono

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Google Docs y elegir Archivo. Al picar en Archivo deberá ubicarse el archivo, que para el presente caso el archivo será punto de equilibrio colaborativo. mm. Subido el archivo y visualizado por la opción última modificación el archivo se podrá observar así:

Al picar en el archivo se podrá editar y modificar de ser el gusto del propietario del documento o si se comparte hacer los cambios de acuerdo los objetivos del equipo de trabajo. Para aplicar el trabajo colaborativo, el primer colaborador completará la tabla de costos e ingresos, el segundo colaborador el punto de equilibrio por unidades y valores y el tercer colaborador graficará para visualizar el cambio del punto de equilibrio. Para el cálculo del punto de equilibrio, el usuario deberá definir intervalos desde el menú Insertar, opción Intervalo con nombre, definir un nuevo intervalo, los mismos que será utilizados en las fórmulas del punto de equilibrio. Los nombres asignados son: COSTOS_TOTALES, COSTO FIJO, INGRESOS_TOTALES, STO_VARIABLE

CANTIDAD Y

PRODUCIDA,

CANTIDAD,

CO-

PRE-

CIO_UNITARIO. Las celdas que corresponden de las celdas son mostradas en la ventana nombre de intervalos que se abre desde Insertar/Administrar intervalos.

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Al aplicar las fórmulas utilizando los intervalos se muestra en la línea de fórmulas de la hoja de cálculo de Docs. Para el primer caso

COSTOFI-

JO/(PRECIO_UNITARIO-COSTO VARIABLE presentando el resultado de 43 unidades que deberá producirse para no perder; para el segundo caso la fórmula a aplicar es: COSTOFIJO/(1- (COSTO VARIABLE/ PRECIO_UNITARIO)) con un resultado de 64. Para el gráfico picar en el icono Insertar gráfico de la barra de herramientas que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas. Cuando Docs muestre los gráficos recomendados picar en más.. hasta encontrar el gráfico Línea que para el efecto deberá elegir, asignar título al gráfico PUNTO DE EQUILIBRIO. Presentado picar en gráfico 1, picar en la Lista como se muestra en la figura,

selec-

cionar Mover a hoja propia para trabajarle con mayor amplitud y agilidad. Cambiar de nombre a la hoja para una mejor identificación, asignarle el nombre de Gráfico. Utilizar la opción Modificar gráfico y asignar los dos rango

celdas

P_equilibrio!E2:E14, P_equilibrio!H2:I14

sepa-

rado con una coma, usar fila

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dos como encabezado. Con los datos mostrados en el gráfico se podrá visualizar que el punto de equilibrio es producir 43 o que los ingresos referenciados con los costos totales presentan un

resultado de cero

cuando los dos llegan a 64. Para concluir el uso de hojas electrónicas en Excel en el trabajo colaborativo debe reconocerse sus bondades en el trabajo colaborativo, así como sus limitaciones en el uso de fórmulas, métodos abreviados y opciones, pero de gran utilidad para reducir distancias entre usuarios y aportar efectivamente el conocimiento de los usuarios. 2.3.3

Nube Computacional para Excel – Google Cloud Connect para Microsoft Office

Se puede crear y trabajar en hojas de cálculo propias de Google Docs, subir archivos trabajados en Excel como se mostró anteriormente, o suscribirse a software por internet para su uso libre. La última versión que crea Microsoft, en la actualidad es Office 2010 y Office 365 para empresas pequeñas, ejecutivos y profesionales a quienes el trabajo colaborativos en las suites empresarial, es de mucha utilidad y no requiere de la instalación de Office. Para compartir y modificar un archivo en la nube computacional en aplicaciones Microsoft Office en Google Docs debe descargarse el complemento de uso libre cloud Microsoft office lo que permitirá el trabajo colaborativo desde la plataforma de Google Docs de no ser en HotMail. Instalado el complemento cloud Microsoft office se observará que en cada una de la aplicaciones de Microsoft office, en este caso Excel, se adiciona una herramienta dentro de la banda de opciones para sincronizar el trabajo colaborativo.

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Trabajar dentro la nube computacional cloud Computing ofrece algunos beneficios como: reducción de costos de adquisición, con la nube se paga alquiler por su utilización y no requiere se adquiere el complemento lo aliviaría el flujo del efectivo; fomenta almacenamiento masivo, alquilando espacios de almacenamiento, más económico que comprar espacio adicional en discos para los equipos; menos riesgo, la seguridad de datos dejará de ser un problema para la empresa, esa responsabilidad lo asumirá la empresa Hosting; acceso desde cualquier lugar, recupere sus datos por internet desde cualquier lugar. Comprender Hosting, como el sitio de hospedaje o alojamiento en el Internet, o que significa poner una página web en un servidor de internet.

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UNIDAD 03. MÉTODOS ABREVIADOS PARA MINIMIZAR EL TIEMPO EN LA GESTIÓN DE APLICACIONES

En la gestión de libros de Excel, en el mundo de los negocios, es importante motivar y reconocer el buen y rápido uso para Introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de aplicaciones contables, financieras, estadísticas entre otras hojas de cálculo.

3.1

MÉTODOS ABREVIADOS PARA MOVERSE DENTRO EN LA HOJA

Las teclas de movimiento y los métodos abreviados facilitan el trabajo ahorrando tiempo y mejorando la construcción de cualquier aplicación de Excel, requiere fortalecer permanente las habilidades y destrezas del usuario en la gestión del teclado donde radica su optimización, el uso más frecuente del teclado y menos de ratón agilita el trabajo. 3.1.1

Desplazamiento dentro de la hoja.

Es importante motivar una mejor utilización del teclado tratando de minimizar el uso del ratón cuando se esté trabajando principalmente en Excel, puesto que agilita y optimiza el trabajo de las listas o tablas de datos. Es relativamente fácil el uso de métodos abreviados para moverse dentro de una hoja, cambiarse de hoja o cambiarse de libro cuando siempre que no este activa ninguna opción. Dentro de las más principales teclas para poder desplazarse a través de la hoja son:

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DESPLAZAMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO MOVIMIENTO TECLAS Celda Abajo Flecha abajo Celda Arriba Flecha arriba Celda Derecha Flecha derecha Celda Izquierda Flecha izquierda Pantalla Abajo Avpag Pantalla Arriba Repag Celda A1 Ctrl+Inicio Primera celda de la columna activa Fin+ flecha arriba Última celda de la columna activa Fin+flecha abajo Primera celda de la fila activa Fin+flecha izquierda/Inicio Última celda de la fila activa Fin+flecha derecha

Otra forma rápida de moverse por la hoja, conoce

con

cuando se

seguridad

celda donde se desea ir, es escribir el nombre de columna y fila en el cuadro de texto cuadro de nombres que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas, bajo el grupo de opciones de Excel. Por ejemplo, para ir a la celda DF15 escribir el texto de identificación de la celda DF15 en el cuadro de nombres y pulsar la tecla ENTER. Aunque se puede utilizar el ratón para desplazarse dentro de la hoja utilizando las barras de desplazamiento horizontal o vertical y para cuando se haya visualizado la celda destino, picar en ella. Las barras de desplazamiento están habilitadas por omisión en cada hoja de trabajo de Excel. 3.1.2

Principales Métodos abreviados

La utilización preferente del teclado permite una manejo más rápido de Excel como de cualquier aplicación informática por lo que se requiere de

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 20

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un adiestramiento personal de cada uno de los usuarios fortalecido con el empeño individual, puesto que son métodos abreviados de utilización del teclado para optimizar recursos combinando teclas principales como, Ctrl, Mayúsc más otras del teclado numérico o mecanográfico, inclusive las de funciones. Las más formales se activan presionando la tecla Alt.

MÉTODOS ABREVIADOS MÁS UTILIZADOS ACCION

TECLADO

Guardar Restaurar hoja Minimizar

Alt+1 ó alt+g Alt+o+fu Alt+o+fe Alt+o+m Ctrl+mayus+f+Æ o Ctrl+1 Shift+f3 Ctrl+inicio Alt+o+u+u ó alt+mayüs+= Alt+o+p Ctrl+mayüs+F3 Alt+º Ctrl+mayüsc+l Ctrl+l Mayüsc+alt+flecha derecha Mayüsc+alt+flecha izquierda Mayüs+F2 Alt+F8 Ctrl+f1. Ctrl+f2. Ctrl+f3 Ctrl+f4. Ctrl+f5. Ctrl+f9.

Gráficos Deshacer Buscar Botón secundario del mouse

Alt+f1 Alt+2 Mayüsc+f2 Mayüsc+f10

Grabar Tamaño de letra Tipo de letra Combinar y centrar Pantalla Abajo Insertar Función Celda A1 Suma Promedio Crear nombres desde la selección Mostar fórmulas Filtros Buscar y remplazar Agrupar Desagrupar Nuevo Comentario Ver macros Ocultar/mostrar banda de opciones Vista preliminar Administrador de nombres

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MÉTODO OS ABREVIADO OS MÁS UTILIZ ZADOS A ACCION Insertar hoja h

T TECLADO

Avanzar una u hoja Regresarr una hoja Crear Tab bla Última ce elda de la fila activa

Mayüsc+ f11 1 Ctrl+Av Pág Ctrl+Reg Pá ág Ctrl+Q Fin+flecha derecha d

o el uso u del teclado en conjunto o con el ratón también t En algunas ocasiones optimiizan el tiempo o de dedicació ón al trabajo en Excel, activid dades como poner borde a rango de celdas discon ntinuas para lo cual el pro ocedimiento sería: s 1) marca ar los bloques de las celdass, 2) con la te ecla Ctrl presionada, marcar m con ell apuntador izzquierdo del ra atón las otras celdas; y 3) marcada as todos las celdas presionar la combina ación de teclas s Ctrl+1 para acceder rápidamente e a la opción Bordes de la a barra de herrramientas.

3.2

MÉTO ODOS ABR REVIADOS: SELECCIÓN, INSERC CIÓN Y ELIM MINACIÓN DE D CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS H

n de aplicacio ones financierras, estadísticcas y económicas, es En la gestión importante buscar la una gestión g ágil de e celdas, colu umnas y hojas desde los diferentess métodos validos para modificar su aspecto, cuya optimización depende e de la habilidad y destreza del usuario. 3.2.1

ados para la selección s de celdas Méttodos abrevia

c es muyy importante fijarse f en la fo orma del A la hora de seleccionar celdas aber si realmente está selleccionada, antes de puntero del ratón para sa quier modific cación a una celda o a un n rango de ce eldas en realizar cualq Excel 2007. Cuando la ce elda o rango de d celdas esta a seleccionad do Excel L métodos más comunes s de semuestra una cruz blanca por delante. Los na única celda a son: a) Picar sobre la celd da a seleccion nar, o b) lección de un Dr. Carlos Escob bar Paredes P Pág. No. 22

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Digitar, en el cuadro de nombre, la referencia de la celda, por ejemplo: A1, para activar la celda. Para un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el apuntador izquierdo del ratón en la primera celda, mantener presionado el apuntador del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor con otro color. Los métodos abreviados son de gran utilidad por la reducción del tiempo utilizado en el desarrollo de una aplicación, los métodos abreviados no son otra cosa que la utilización del teclado casi en su totalidad, dicho en otras palabras; el usuario debe limitar el mouse y no separar sus manos teclado para ganar tiempo en su trabajo. 3.2.1.1

Selección de celdas contiguas

Para seleccionar celdas contiguas mover el ratón desde la celda activa hasta la celda que requiere su selección con el apuntador izquierdo del mouse sostenido; el método abreviado para ampliar la selección de celdas continuas es Mayúsc+Flecha. En celdas continuas el procedimiento para ampliar la selección de celdas es bastante fácil y de aplicación generalizada, no sólo en Excel, sino en todo el entorno informático, en Windows, Word, Excel y cualquier otra aplicación, la clave radica en el uso de la tecla Mayúsc entonces; ampliar o reducir una selección a partir de una selección previa el procedimiento, utilizando el método abreviado, es el siguiente: a. Ubicarse en una celda determinada, por ejemplo D3; b. Ubicada en la Celda D3 pulse en la Mayúsc; y, c. Hacer clic en la celda G8. Excel marcará el rango de celdas D3:G8.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 23

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3.2.1.2

Se elección de celdas c disco ontinuas

ebe utilizarse la comPara continuar la selección de celdas discontinuas de t Ctrl+Ap puntador izquierdo del rattón, mantenerr presiobinación de teclas nada la tecla a Ctrl de seg guir selecciona ando celda. Este E procedimiento es aplicable con n celdas, colu umnas o filass. Ilustración n: Sumar valores de celdas B3:B4 4 y A1:A2: a. Desde la celda B5, en n la que se prresentará el e resultado de la suma prresionar la combinación n de las tecla as Alt+Mayú úsc+=; no de los dos rangos, para el b. Marcar un caso B3::B4; o rango de e celdas c. Mantenerr la tecla Crt l presionada y marcar el otro A1: A2; y, y a confirmar el resultado de 159 en d. Finalmente, presionar la Enter para B la celda B5. 3.2.2

Méttodos abrevia ados para la selección s de columnas

Para seleccio onar una colu umna hay que e situar el currsor sobre el identifii cador de la a columna a seleccionarr y picar

sobrre éste,

o con el méto odo abreviado o Ctrl+Barra Espaciadora E desde la celda activa para una me ejor rápida se elección de la a columna. Para P continuarr con la selección de columnas Ma ayúsc+Flecha a de dirección n. 3.2.3

Méttodos abrevia ados para la selección s de filas

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Para seleccionar una fila,, situar el currsor del mousse ntificativo de la fila y picar sobre éste. De D sobre el iden mejor aplicación la utiliza ación del méttodo abreviad do Mayúsc+Barrra Espaciad dora. Para co ontinuar con la selección de filas utilizar el mé étodo abreviad do Mayúsc+ +Flecha de dirección hastta la fila requerida. 3.2.4

ados para la selección s de hojas Méttodos abrevia

bre el icono Situarse sob

que se encu uentra en el extremo

superior de la a hoja situado o entre el indiccativo de la columna A y el de la fila a 1 y hacer clic c sobre éste e, la hoja quedará seleccionada. u Seleccionar la hoja para configurar su u operación n formato, porrque para una entre hojas como c eliminarr hoja o inserrtar una hoja será mejor de esde su identificador que se encue entra en la partte inferior de la hoja. Al picar p con el ap puntador dere echo del mous se en el iden ntificador de la a hoja Excel muestra una ventana v desplegable para a: insertar, eliminar, cambiar de mbre, protege er hoja, colo or de etiqueta a, oculnom tar o seleccionar todas las ho ojas. 3.2.5

Méttodos abrevia ados para ins sertar column nas y filas

u los mé étodos abrevia ados para insertar tanto fila as como Es de gran utilidad columnas, pu udiendo ser utilizado u de differentes mane eras como el usuario alcance destreza en su ma anejo.

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Para insertar columna, los métodos formales o conocidos son: 1) elegir de la opción Inicio/Celdas/Insertar columnas de hoja; 2) utilizando el botón derecho del mouse para elegir la opción insertar, luego de lo cual mostrará una ventana de la que se ha de elegir la opción insertar columna. El botón derecho o auxiliar del mouse se puede utilizar también desde el mismo teclado, tecla que se encuentra al lado izquierdo del la tecla Ctrl y la derecha de la tecla Alt Gr. Sin embargo, se insiste en que la utilización de los métodos abreviados para insertar filas y columnas es de fácil aplicación que requieren un proceso de adaptación del usuario. Así, para columnas un primer método es utilizar es la combinación de las teclas Alt+O+I+N lo mismo que para una fila Alt+O+I+I, en el primer caso insertar inmediatamente una columna antes de la columna donde se encuentre el cursor y en el segundo una fila. Un segundo método es utilizar la combinación de las teclas Ctrl+(+) de cuyo efecto muestra la ventana Insertar celdas de la cual se puede elegir si es columna o fila la que se desea insertar, para eliminar columnas o filas Ctrl+(-). El tercer método, también muy utilizado, es presionar combinadas las celdas Ctrl+Barra Espaciadora, selecciona la columna de la celda activa, inmediatamente, la combinación de las teclas Ctrl+(+) para insertar la columna antes de la celda seleccionada,. En caso de más columnas, marcada la primera con Mayúsc y tecla de dirección (flechas) las veces que se requiera. El método explicados anterior, se puede utilizar para insertar filas los métodos son igualmente para insertar una fila utilizando el método abreDr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 26

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viado formal que ofrece Excel dentro de sus opciones. Presionar la combinación de las teclas Ctrl+(+) y luego de de aparezca la ventana de diálogo Insertar celdas elegir insertar toda una fila. También se puede utilizar el método abreviado

Mayúsc+Barra Espaciador combinadas,

para marcar la fila y Ctrl+(+) para insertar inmediatamente la fila. De requerirse insertar varias columnas como filas, luego de Ctrl+Barra Espaciador ó Mayúsc+Barra Espaciador para marcar columnas o filas respectivamente, presionar la combinación de las tecla Mayúsc+Tecla de Dirección para avanzar según sea el requerimiento. 3.2.6

Métodos abreviados para mostrar y ocultar columnas y filas

Activada la celda de la columna a ocultar, el método abreviado para ocultar columnas consiste en presionar la combinación de las teclas Ctrl+Barra Espaciadora, luego; la combinación de las teclas de Ctrl+0, del teclado mecanográfico, y las columnas de ocultarán., como ejemplo: marcar y ocultar las columnas B,C,D. Para mostrar las columnas, marcar las columnas adyacentes, anterior y posterior a la columna o columnas ocultas, y presionar la combinación de las teclas Ctrl+ Mayúsc+), la columna o columnas se visualizarán dentro de la hoja de trabajo. El método abreviado para ocultar filas es Ctrl+9, luego de que se marque la fila o filas con el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciador, para mostrar las filas ocultas Ctrl+Mayúsc+(. De no usar el método abreviado para ocultar columnas; el procedimiento a utilizarse será, una vez que las columnas o filas se encuentren seleccionadas, picar en la opción formato del grupo de opciones celdas opción principal inicio. Al picar en esta opción Excel muestra una ventana

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desplegable con varias opciones, denttro de las cuales se s encuentran n las de visib bilidad ocultar y mo ostrar que se utilizará según sea el requerimie ento del usuario.

El botón derech ho del m mouse, es otrro de lo os métodos que se pu uede

utilizarr,

m muy común puesto p qu ue se le conssidera botón auxiliar. Previamente m marcadas las filas o columnas, presiona ar en el bo otón derecho del mouse pa ara cuyo efectto Excel m muestra una ventana v desplegable de la que se elegirá, de ser s el caso: mostrar, m para mostrar colu umnas o filas ocultas dentro de lass columnas o filas f adyacentes

3.3

MÉTO ODOS ABREVIADOS PARA P INSER RTAR Y ELIMINAR HOJA AS, COLUMNAS Y FILAS

3.3.1

Elim minar filas en hoja

onar la fila sobre la que ha ay que añadir la nueva fila hay h que Para seleccio observar que e las filas siem mpre se añade en por encima de la seleccio onada o la fila activa; para eliminar fila se puede utilizar dos métodos: m

d la barra de opEl primer método consiste en utilizarr el menú de ciones:

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•

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Seleccionar las filas a eliminar. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila activa.

•

Seleccionar de Celdas la opción Eliminar que se encuentra en la pestaña Inicio y elegir la opción Eliminar fila de hoja... inmediatamente se eliminará la fila.

Lo mismo sucederá al utilizar la opción eliminar celdas, con la diferencia de que mostrará una ventana de diálogo para desplazar las celdas hacia arriba o toda la fila si no fue elegida las celdas a eliminar. El segundo método consiste en utilizar el botón secundario del

ratón. •

Señalar con el puntero del ratón la fila a eliminar; y

•

Presionar la opción eliminar.

El tercer método es el método abreviado, para ello: •

Marcar la fila con el método abreviado Mayúsc+Barra Espaciadora; y

•

Aplicar la combinación de teclas Ctrl+(-);

Lo mismo se puede realizar si se aplica directamente el método abreviado Ctrl+ (), con la diferencia que muestra la Elimi-

nar celda; de la que deberá elegirse toda la fila. 3.3.2

Insertar filas en hoja

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Para insertar una fila se pueden utilizar igualmente algunos métodos, desde: seleccionar el menú Insertar de la pestaña Ini-

cio.

Elegir la opción Insertar filas de

hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Los métodos abreviados para insertar fila más utilizados son: Marcar la fila con Mayúsc+Barra Espaciadora y utilizar el método abreviado Ctrl+ (+). Utilizar el método abreviado Ctrl+ (+) y de la ventana Insertar celdas elegir Insertar toda una fila Cuando se inserta filas con un formato diferente al que hay por defecto, aparecerá el botón

para poder elegir el formato que debe te-

ner la nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual se puede elegir si el formato de la nueva fila será el mis-

mo para la fila de arriba como la de abajo o sin formato. 3.3.3

Eliminar columnas en una hoja

Para eliminar columnas se puede considerar seguir el mismo método que el eliminar filas. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 30

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3.3.4

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Insertar columnas en una hoja

Excel 2007 también permite añadir columnas, al igual que filas; para añadir una columna debe seguirse los siguientes pasos: 1) Seleccionar la columna delante de la cual se añadirá otra, con el método abreviado Ctrl+Barra Espaciadora, inmediatamente después utilizar el método abreviado Ctrl+(+) o, luego de marcar la columna utilizar; 2) El menú Insertar de la pestaña

Inicio opción celdas. Elegir la

opción Insertar columnas de hoja. En caso de no seleccionar ninguna columna y utilizar directamente el método abreviado Ctrl+(+), Excel presentará la ventana

Insertar celdas de la que deberá elegirse Insertar toda una fila, a partir de la columna de la celda activa. Las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada, todas las columnas de la derecha a la nueva incrementarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna. Para añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, como columnas va añadir, con el método abreviado Mayúsc+Tecla de dirección. El añadir columnas a la hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán habiendo 16384 columnas.

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Para saber cuántas c filas Excel E 2007: 1) mantener presionado el apuntador izquierdo o del ratón en n el vértice superior izqu uierdo de la hoja o 2) desde cualquier fila, utilizzar la función 5:15), =CONTAR. BLANCO(15 na de las filas en blanco. marcando un Son entoncess 256 filas.. nserta column nas con un formato diferentte al que hay por deCuando se in fecto, apare ecerá el botón para poder elegir e el forma ato que debe tener la nueva columna. u formato u otro, o hacer Para elegir un clic sobre el botón

y apareceré a

el cuadro de e la derecha desde el cual se puede elegir si el fo ormato de umna de la izq quierda, la nueva columna será el añadir mismo que la colu d o que e no tenga form mato. que la de la derecha 3.3.5

ertar y eliminar hoja Inse

e co on Excel, libro electrónico tres

h hojas

d de

cálculo pred determinadas en cada libro o abierta la posibilidad de insertar hojas de cálcculo adicionalles o eliminarrlas si es nece esario. El nom mbre de una hoja de cálculo apare ece en la parte inferior del libro Hoja1, Hoja2,

etc., que pueede cambiarsee a un nombree más adecuaado para el usuario. P Para insertar una hoja 1) Piccar en la ficha a inser-

ta ar hoja de cálculo c desd de la opción n inicio g grupo celdas 2) utilizar el método ab breviado M Mayúsc+F11 e la parte infe erior del , o 3) picar en

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libro

hoja

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insertar de

opción insertar del grupo celdas del menú inicio, o con el botón secundario del mou-

se. Para eliminar una hoja la opción eliminar hoja con el botón secundario del mouse, o con la barra de herramientas. Para eliminar, insertar u otra acción se podrá aplicar la tecla de función F4 aplicada para repetir la últimas acción aplicada .

3.4

MÉTODOS ABREVIADOS:

FUENTE Y BORDES DE

CELDAS Las aplicaciones en la gestión empresarial diseñadas en Excel, no sólo deben presentarse con exactitud, veracidad y oportunidad, sino que debe observar una adecuada presentación que facilite la lectura, comprensión y búsqueda de la información con formatos de hojas, columnas, filas y celdas visualizadas acogedora y amigablemente. En el formato de celdas hay muchas opciones que deben considerarse para la fuente, la celda, la alineación del texto, el tipo y el estilo.

3.4.1

Fuente de celdas

Excel 2007 tiene disponibles diferentes opciones para la cambiar la apariencia de la presentación de la información en una hoja de cálculo, desde la ventana o cuadro de diálogo del grupo de opciones fuente de la banda de opciones, desde la mini barra, o con el método abreviado. Los dos últimos métodos de más rápida utilización.

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Para activar la ventana de e diálogo Fuen nte se pude hacer picando p en la a punta de flecha f que se muestra a la dere echa del grup po de opciones fue ente o con el método abre eviado Ctrl+Mayús sc+F de cuyo o procedimientto se mostrará á la ventana de d dialogo fuente de e celdas. Del cuadro de diálogo que e se abre, Formato de celd das, la pestaña Fuente para elegir todos los aspectos a de fu uente, Estilo::

lista de es stilos de

escritura, no todos los estilos son dispo onibles con ca ada tipo de fue ente, los estilos generrales son: Norrmal, Cursiva, Negrita, Neg grita Cursiva. Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente ele egido, se elegirá un tamaño o u otro. Se puede ele egir de la lista a o bien teclea arlo directame ente una vez situados s en el recuad dro. Subrayad do: la opción por defecto es Ninguno, picando en la lista de esplegable se e elige cualqu uier tipo de su ubrayado. Color: Por defecto el co olor activo es Automático, pero haciend do clic sobre la a flecha de la derecha se puede elegir un color para la letra. Efectos: disp ponibles d Tachado, Superííndice y Subííndice. Para activar a o tres efectos distintos: desactivar un no de ellos, hacer h clic sobrre la casilla de d verificación que se encuentra a la l izquierda.

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Con clic sobre el botón Aceptar confirma la configuración del texto de la celda o rango de celdas activas, conforme cambian los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará el texto seleccionado en la celda. Fuente normal: De activar su casilla de verificación Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones se dispone de accesos directos a cada una de ella permitiendo la modificación vistas anteriormente de forma más rápida, como por ejemplo para cambiar la fuente, se puede picar en el cuadro combinado u optar por el método abreviado Alt+O+Fe y elegir la fuente solicitada que aparecerá. en este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda activa. Al igual que el botón de Fuente, el tamaño de letra de la celda activa puede cambiarse picando en la flecha de la derecha, escribirlo directamente en el recuadro el valor que se quiere asignar como tamaño de letra u optar por el método abreviado Alt+O+Fu escribir el tamaño y confirmarlo con Enter; Utilizado para poner o quitar la Negrita. del texto de una celda o rango de celdas, Al picar sobre éste icono se activa o desactiva negrita; lo mismo, de manera más rápida con el método abreviado Ctrl+N;

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Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso, su función es poner o quitar la Cursiva al texto. Se puede activar picando en el icono que se encuentra en la barra de opciones o de manera más rápida con el método abreviado Ctrl+K; Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple Ctrl+S; Con este botón se elige un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en este caso roja, que indica que de hacer clic sobre el botón cambiará la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo o el método abreviado Alt+O+Fc. 3.4.2

Formato de celdas: bordes y alineación.

En el trabajo de las celdas, en el grupo de opciones Formato de celdas Excel presenta opciones para diseñar bordes a las celdas y alinear su contenido.

3.4.2.1

Bordes de celdas

Para poner bordes a celdas o rango de celdas: picando directamente en el icono de bordes del grupo de opciones fuente o activando la ventana de dialogo Formato de celdas. Existen varios métodos de los cuales de rescatan los más principales: 1. Marcar la celda o el rango de celdas, picar en el icono para bordes de la opción fuente o en la flecha de la parte inferior Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 36

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derecha que q activa la ventana v formato de celdas grupo aline eación y elegir los bordes reque eridos; a celda o el rango r de celd das y utilizar el método ab breviado 2. Marcar la Ctrl+Ma yúsc+F+B; finalmente, f a celda o el rango de celdass y presionar la combinación de las 3. Marcar la teclas Ctrl+1+B. C y seleccionar s e tipo de rang el go y los bord des que tendrán el e diseño requ uerido. Es el método m abrevia ado más reco omendado por su u facilidad de uso u a para a diseñar bord de a las celda as activando la a ventaEl método abreviado na de dialogo o Formato de e celdas es utilizar u las tecllas Ctrl+1, se e puede co onsiderar otro o método ab breviado picarr en la op pción directa borde b del grup po de opcione es fuente.. El método abreviado a Ctr l+1 activa la ventana v Fo ormato de celdas forjada desde d el grupo o celdas de la misma opción Inicio.. 3.4.2.2

Allineación y combinación c de celdas

La utilización n de las opciones para aline ear y combina ar es variada, dependen de la ha abilidad, conoccimiento y neccesidad del ussuario para prresentar la información de manera que q sea más comprensible para su análisis. 3.4.2.2.1

A Alineación d e celdas

beTrabajando con el encab abla y los de las l zado de la ta columnas, No, N Nombres y Apellidos, tra abajos, prueba as,

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examen y tottal mostrado en e la siguiente e figura modifficar el alto de la fila a 21,00 (37 pixxeles), como se s muestra en la figura ante erior. En la celda B4 que q contiene el texto nom mbres y apellidos, picar en la opción alineación prresionar a textto o elegir la a ventana de diálogo en ajustar Form mato de Celd das, en alineación de texto picar en la lissta vertical y elegir justific car, el texto se justificará á verticalmente e luego de qu ue al salir el alto de la fila se s incremente e a 42. Comprobar la diferenc cia justificando

horizontalme ente

texto de la celda B4; lo o mismo que horizzontalmente; al a repetir el mismo o procedimien nto pero alineando o en la parte e superior, me edio e inferrior se observará á como se mo odifica la presentacción del título de esta columna. Puede elegirrse más d la opción de alineación desde su ventana de rápida M y directamente diálogo utiliza ando el métod do abreviado Ctrl+1. C 3.4.2.3

de celdas diiscontinuas c Allineación y combinación

o de requerirsse trabajar co on dos o más rangos disco ontinuos Para el caso como por eje emplo: coloca ar bordes a celdas c disconttinuas manten ner sostenida la tecla Crtl mientras señala loss rangos que tendrán esas s característica. El mismo m proced dimiento se puede p realizarr para opciones para alinear texto o en varias collumnas, sin de esconocer otrras formas de realizar la misma accción. Dr. Carlos Escob bar Paredes P Pág. No. 38

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Combinar y separar

Para combinar celdas, ejemplo,

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de por

los siguientes encabeza-

dos: 1) Marcar, el primer título, desde la celda A1 hasta la celda D1; 2) Marcar los dos títulos siguiente, manteniendo la tecla Ctrl; y

3) Elegir la combinación de las teclas: Alt+O+M, para elegir la opción Combinar y centrar presionar la tecla ENTER.

La misma utilidad, en un solo paso, se consigue aplicando la opción combinar horizontalmente Cuando lo que se trata, en cambio, es la de separar celdas que han sido combinadas anteriormente, o dividir elegir la opción separar celdas. 3.4.3

Aumentar y disminuir sangría

El uso de las sangrías no se usa con la frecuencia de un procesados de palabras, es necesario recomendar que el uso de los métodos abreviados facilitarán este trabajo. 3.4.3.1

Aumentar y disminuir sangría en celdas contiguas

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Para el caso de aumentar y disminuir sangría, en celdas contiguas, cuando el texto no se ajuste a la celda debe marcarse las celdas involucradas y utilizar la opción aumentar o disminuir sangría del grupo de opciones alineación de las opciones de inicio, o el método abreviado, para aumentar

sangría

Ctrl+Alt+Tab

para

disminuir

sangría

Ctrl+Alt+Mayúsc+Tab. 3.4.3.2

Aumentar y disminuir sangría en celdas discontinuas Para el caso de aumentar y disminuir

sangría

celdas contiguas 1) ubicarse

primera celda Discontinua 2) a partir de la segunda celda que requiere marcar, mantener presionada la tecla Ctrl y picar con el botón izquierdo del ratón, la celda correspondiente, y 3) picar en la opción aumentar o en la de disminuir sangría que se encuentra dentro del grupo alineación de las opciones de inicio, o el método abreviado Ctrl+Alt+Tab.

3.5

MÉTODOS ABREVIADOS PARA FORMATO DE CELDAS (número)

Las opciones y formas de

vi-

sualizar números en la celda son

general,

número, moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fracción, científica, texto, especial, y personalizaDr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 40

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da de las cuales se detallará las más principales. El método abreviado Ctrl+1 es de gran utilidad para dar formato a las celdas y de requerirse el formato de número N. General: Es el formato de número predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un número, se muestran tal y como se escriben, de requerirse decimales se puede utilizar la opción presionando en El icono aumentar decimales. Número: formato

En se

este puede

especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos, para lo cual se debe utilizar la opción más formatos de número… Moneda:

Utili-

zado para los valores

mone-

tarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 41

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Contabilidad: Utilizado para los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos. Esta se puede elegir desde la opción de contabilidad directa de la cual elegir más formatos de contabilidad… o desde la lista desplegable de número más formato de número….

caso para mostrar que el formato de moneda

debe

ex-

presar el formato en dólares americanos USD.

El resultado

será el mismo si se personaliza el formato

con

opción

personalizada… Fecha:

Muestra los números que representan fechas y horas como

valores de fecha. Se puede optar por las de acceso rápido presentado en la lista de formato de número, esto es fecha corta o fecha larga. Para el caso de requerirse otra tipo de formato elegir más formato de número…. De elegir del formato de celdas de la ficha número se puede configurar otras variadas formas de fechas utilizando la opción personalizada, para por Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 42

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ejemplo

configurar

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ción de la fecha en dd-mmmaa. Al incrementar una M para meses, presentará los mismo en con el texto completo del mes. El formato personalizado, también se puede utilizar en casos especiales que ayuden a mostrar información con mayor detalle. Los otros formatos como porcentaje y texto especialmente no son de mayor dificultad que requieran un tratamiento detallado que conocer que el primero multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje; mientras que el segundo, trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se escriben números. El formato de una celda también se puede aplicar utilizando el botón secundario del mouse

3.6

OTROS MÉTODOS ABREVIADOS

Los métodos abreviados expuestos anteriormente son los que comúnmente se encuentran configurados para el trabajo de cualquier aplicación en Excel, pero cuando se agrega, a la barra de herramientas de acceso rápido, una opción que el usuario considera de uso frecuente, se incrementa otro método abreviado para activarlo combinado la tecla Alt con el número secuencial que le corresponda según , para el presente caso Alt +4.

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UNIDAD 04. GESTIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

La gestión de celdas, filas y columnas son de aplicación relativamente fácil, y más bien lo que se quiere resaltar, como se ha hecho durante todo el texto, como realizar más eficiente y ágil los procedimientos ofrecidos por Excel.

4.1

CAMBIOS DE ESTRUCTURA DE CELDAS

Útil para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más presentable.

4.2 4.2.1

OPCIÓN FORMATO DE CELDAS Alto de fila

Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si se aplica Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75. Para modificar la altura de alguna fila, previamente seleccionar las filas a modificar la altura, caso contrario se realizará la operación a la fila activa, se puede utilizar dos métodos: El primer método consiste en utilizar el menú:

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 45

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Seleccionar de Celdas la opción Formato que se encuentra en la pestaña Inicio y elegir la opción Alto de fila... Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha para indicar el alto de la fila, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: •

Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desee modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón

•

Adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener

pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme se mueve el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botón del ratón.

El tercer método consiste

abreviado

utilizar el método

Alt+O+O+F para lo cual muestra

directamente la ventana para modificar la altura. 4.2.2

Autoajustar alto de fila

De modificar la altura de una fila se puede redimensionarla para

ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: •

Seleccionar las filas a las que desees modificar la altura.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 46

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•

Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.

•

Elegir la opción Autoajustar alto de fila.

Un segundo método más rápido: •

Acercar el apuntador del ratón sobre la línea divisoria por debajo de la fila a modificar, en la cabecera de la fila; y

•

Hacer doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Un tercer método igual de rápido, es utilizar el método abreviado Alt+O+O+A 4.2.3

Ancho de columna

Para la columna los métodos son los mismos, es decir, el menú desplegable de las barra de opciones, el ratón y la combinación de teclas Alt +O+O+N.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 47

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UNIDAD 05. IMPRESIÓN – DISEÑO DE PÁGINA

Las técnicas relacionadas con la impresión Excel presenta agrupadas en grupo de opciones de temas, configuración de páginas, ajustar

áreas de impresión, opciones de hoja y organizar del documento y la acción de imprimir propiamente dicha.

5.1

VISTA PRELIMINAR-CONFIGURAR PAGINA

Es una herramienta que permite visualizar previamente lo que se imprimirá en la hoja de papel a la misma que se puede acceder desde el botón del Office opción IMPRIMIR; desde la barra de opciones de acceso

rápido luego de que ha sido personalizada; o con el método abreviado Ctrl+F2. En vista preliminar se incluye herramientas para imprimir y

configurar página desde el grupo de opciones imprimir, similar al presentado cuando se activa directamente la ventana de diálogo confi-

gurar página, 5.2

TEMAS

Útil para dar formato rápido a una hoja y proporcionarle un aspecto profesional, es un conjunto de opciones de formato que incluyen colores, fuentes y efectos. Elegir temas, de diseño de

página para elegir, cambiar o crear tema. Para utilizar esta opción, debe previamente existir diseño en la tabla.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 48

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Por ejemplo o: Para cambiar de tema a la

tabla

marcar tabla,

anterior, a to oda

denttro

diseño de e página presion nar por temas, ele egir uno de los temass y crear uno o nuevo. Para a el presente caso aplicar el tema

solsticio. Para crear nuevos coloress a elegir, esto influirá cua ando se requiera eleg gir los colores para crear nuevos n colo ores del tem ma. Para crear nueva as fuentes ele egir nuevas fuentes, igual para los efectos. Para el caso o de necesita ar guardar el tema, de la opción temas s utilizar guardar tem ma actual.

5.3

CONFIGURAR PÁGINA P

onfiguración págiLa opción co na tiene insstrumentos para p página, márrgenes, enca abezado y pie de e página, y hoja. Dentro de página se incluye opciones

d de

orientacción,

ajuste de esccala y tamaño o de papel.

d diálogo en n la flecha infe erior derecha del grupo dis seño de La ventana de página, tamb bién se ve piccando en el grupo g ajustar área de imprresión u opciones de hoja.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 49

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•

Márrgenes La

opción

márrgenes trabajada desde

vista

prelim minar, al igual

que

opción perm mite diseñar los márgenes de d la página de forma visua al a diferencia de la opción márge enes de diseñ ño de págin na que solicita a digitar us márgenes para p cada uno o de ellos, asíí por ejemplo 2,5 2 para el valor de su superior, infe erior, izquierdo o y derecho. Es E de gran utilidad mostrarr márgenes de la opción vista pre eliminar odificaporque se visualizar la mo m den ntro de ción de los márgenes la página. La L configuración de los encabeza ados son guardados por Excel y puede p ser reccuperados desde la opción márgenes a de herram mientas de la barra configuración n de página. •

cabezado y pie de página Enc

ágina persona alizados de un na tabla Para diseñarr encabezadoss o pies de pá trabaja o inssertar elementos como números de pág gina, fecha y hora o nombre del archivo a Excel 2007 presentta algunas altternativas de las cuales las más utilizadas u son: a. Desde la ficha encabezados y pies de página presentad da en la ventana de d diálogo configurar pag gina;

Dr. Carlos Escob bar Paredes P Pág. No. 50

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e la opción imprimir títu ulos eligiendoo el botón pe ersonab. Picando en

lizar enc cabezado o pie de página; o c. Desde prresentación vista página v prelimiinar opción configurar c del grupo o imprimir ficcha encabez zados y pies s de página E muestra a la ficha Enca abezado Por cualquiera de las tres alternativas Excel abezado de la a matriz o tabla trabay pie de página para configurar el enca ado muestra opciones o para el disejada, al picarr en personalizar encabeza ño del encab bezado: aplica ar formato al texto, imprimir número de página, insertar núm meros de página, insertar fecha, inserta ar hora, rápid das que pueden ser elegidas e y ace eptadas por el usuario:

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FORMATO O AL TEXTO DE EL ENCABEZA ADO Dar formato al texto t In nsertar número o de página

In nsertar número o de páginas

In nsertar fecha

In nsertar hora In nsertar ruta de archivo In nsertar Nombre e del archivo de traba ajo Nombre de la hoja. h El nomb bre que enga la hoja de e trabajo te Opciones para el e trabajo con imágees ne

mbre de la hoja el texto que e se muestra en cualquiera a de las Al picar nom secciones ele egidas es &[F Ficha] y mosstrará el nomb bre que tenga la hoja,

como si se optará o por inse ertar nombre de d archivo &[A Archivo] mo ostrando el nombre del archivo. Pa ara personalizzar el encabe ezado, en el centro

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insertar el texto VENDEDORES ASOCIADOS S.A. en la sección derecha la fecha; en el centro del pie el número de página referenciado con el total de ellas con la instrucción Página &[Página] de &[Páginas]. La impresión se verá de la siguiente manera: Para repetir los encabezados de las columnas de la tabla VENDEDORES no se puede realizar desde hoja de vista preliminar porque se encuentra apagada, para lo cual debe elegirse configurar

página de diseño de página, o la opción imprimir títulos de la misma

opción

señalar la fila donde

encuentran

los

encabezados. Desde la opción insertar se aprecia directamente la configuración de los encabezados y pies de página picando en la opción encabezados y pies de página, pero de manera directa picar en la flecha del extremo inferior izquierda del grupo opciones de hoja. De elegirse la opción insertar encabezado y pie de página desde la

ficha insertar Excel incrementa la opción diseño a la barra de opciones para el trabajo especializado de los encabezados con la vista

del documento a diseño de página.

Picando dentro del

encabezado o pie muestra grupo de opciones para cambiar los encabezados, sus elementos, la exploración y otras opciones.

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•

Orientación y tamaño

La orientación y tamaño de la página se diseña desde

la opción directa de la barra de opciones configurar página o desde la pestaña página de la ventana de diálogo configurar página picando previamente en la flecha inferior de la derecha de su grupo de opciones. •

Área de impresión

Para imprimir parte de una tabla para lo cual debe marcarse el área que se asignará y elegir la opción directa área impresión de configurar página.

Desde hoja de configurar página o con el método abreviado

ALT+C+M+E. Inmediatamente después mandar a imprimir o mostrar vista preliminar. Para cancelar picar en borrar área de impresión. •

Insertar salto de página En ocasiones se necesita imprimir

un número

exacto de páginas. Excel de acuerdo al tamaño de papel los márgenes y la escala, a través de la opción vista se puede observar los saltos de página

insertados,

manuales se aparecen con líneas continuas y los insertados automáticamente con línea discontinua observados a través vista previa del salto de

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página de la ficha vista de la banda de opciones, útil para ver cómo afectan los cambios. En presentación preliminar se podrá observar las páginas con un salto de página similar para la hoja actual que contiene 82 registros se presentan 27 registros por página aproximado para ser distribuidos en tres páginas de similar tamaño. Para regresar de página utilizar el botón

o pulsar la tecla RE PAG del

teclado. Para ir a la página siguiente o la tecla AV PAG del teclado.

Si la hoja sólo tiene 1 página éstos boto-

nes estarán desactivados. Para ver los márgenes, la opción mostrar

márgenes. 5.4

OPCIONES DE LA HOJA

Excel muestra otros grupos de opciones para la hoja y para organizar, que serán tratadas ligeramente en el presente texto, por existir otras instancias u otros procedimientos, como por ejemplo la opción línea de

cuadrícula utilizada para quitar las líneas de las celdas de la hoja, que también se puede aplicar desde la opción vista, grupo mostrar u ocul-

tar.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 55

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UNIDAD 06 INSERTAR ILUSTRACIONES - GRÁFICOS SMARTART

La inserción y trabajo de tablas, ilustraciones, gráficos, vìnculos y texto amerita un trabajo más detenido por lo que estos temas serán tratados con puntualidad en las unidades siguientes. En éste capítulo se tratará con exclusividad las ilustraciones.

6.1

Ilustraciones.

Dentro de las ilustraciones Excel presenta opciones para insertar imágenes, formas y Smartart que quizás no sean de mucha aplicabilidad y requieran mucha profundidad.

6.1.1

Formas

Las formas son muy aplicables en Excel para el diseño de mucha aplicaciones de diseño, incluyendo mapas de procesos, mapas mentales y conceptuales reconociendo que para ello existen programas especializados como Visio, CmapTools o Freemind respectivamente. Dentro de las ilustraciones, los mètodos abreviados son de igual

significaciòn

manejo de las formas, cuando por ejemplo se requiere mover o duplicar una forma bastará con presionar el apuntador izquierdo del ratón y para duplicar acompañado de la tecla Ctrl.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 56

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Cuando se está trabajando con formas, para seleccionarlas es mejor activar, desde la opcìon

inicio, grupo modificar, la opción seleccionar objetos, entonces, al tratarlos como objetos se marcará el área donde se encuentran los objetos y moficarles con el apuntador izquierdo del ratón, de ser el caso.

6.1.2

SmartArt

Los gráficos Smartart incluyen listas gráficas, diagrama de proceso, organigramas, diagramas ciclicos, piramidales entre otros, que si bien tienen un grado importante de aplicación, se mostrará únicamente el diseño organigramas por tener una mayor aplicación de los usuarios de Excel. 6.1.2.1

Organigrama

Para elaborar organigramas se utlizará de SmartArt del grupo de opción

jerarquía

cualquier de la 7 opciones si guardan relación con las

necesidades de presentación de la información y el tipo de organigrama.

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En la ficha Insertar picar en SmartArt, de je-

rarquía elegir la opción jerarquía y picar en el botón Aceptar: Lo mismo se puede conseguir utilizando el método abreviado Alt+B+M. Insertado el organigrama se modifica la banda de opciones con diseño y formato; De la opción Diseño, picar en panel de texto para insertar texto en las formas más fácil y rapidamente; Sobre la forma Gerente general Insertar dos formas

picando en

agregar forma superior y escribir el texto Junta de accionistas para la primera forma y Directorio para la segunda; Para el caso de insertar una forma después de

Gerente comercial, agregar una forma picando en agregar detrás y digitar el texto

Gerencia técnica. Presionando la tecla Tab en el texto de cualquier forma, esta disminuye el nivel o con la tecla Retroceso sube un nivel, lo mismo puede realizarse desde la barra de herramientas;

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Para

cambiar

organigrama

diseño

utilizar

del

diseño,

estilos y colores para la siguiente presentación; y

Finalmente,

desde

formato,

cambiar el tipo de letra y el relleno de la forma.

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UNIDAD 07. PRESENTACIÓN GRÁFICA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Uno de los requerimientos más importantes en la gestión de datos es que la información se presente de la forma más didáctica posible de manera que sea utilizada adecuadamente en la toma de decisiones. La presentación gráfica de los datos permite visualizar objetivamente el comportamiento de los datos dentro del complejo de variables incorporadas en la aplicación en estudio y facilitan la toma de decisiones. En el diseño de gráficos es importante el criterio del usuario para comprender los datos y el análisis e interpretación que se dará a la información de la aplicación o caso en estudio, de esta manera, se mostrará una concepción general para luego utilizar en aplicaciones financieras. Se trata de mostrar la forma general de trabajar con gráficos, no es posible trabajar todos los tipos de gráficos, por lo que se utilizará dos de tipo genérico, con el propósito que su tratamiento se pueda generalizar a todos los tipos de gráficos.

7.1

GESTIÓN

GRÁFICOS

PRESENTACIÓN

INFORMACIÓN Para el trabajo con gráficos hay varias opciones vinculadas

procedimientos

como por ejemplo desde tablas dinámicas, sin embargo, la forma común de trabajar con gráficos es desde la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 60

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Excel presenta varios grupos de tipos de gráficos es del tipo columnas, lineal, circular, barra, área, dispersión y otros tipos de gráficos, dentro de cada uno de estos grupos se presentan varios tipos de gráficos relacionados del grupo. Para trabajar con gráficos se partirá de la siguiente tabla de datos:

7.1.1

Comportamiento de las ventas - Gráfico de barras

Con la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A.se realizará un gráfico de barras para analizar de las ventas de los en enero, febrero, marzo y del total del trimestre de cada uno de los vendedores para evaluar la eficiencia de cada vendedor y proponer mejoras. Para el análisis se puede utilizar las columnas de cantidad o precios. Para presentación de la información gráfica en barras del comportamiento de las cantidades vendidas por vendedor por producto, marcar el rango de celdas C4:C12 y con la tecla Ctrl sostenida marcar los rangos D4:D12; G4:G12; J4:J12 y finalmente, M4:M12. Las columnas marcadas harán referencia al producto, cantidades vendidas en enero, febrero, marzo y total de ventas en el trimestre;

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El gráfico presentado muestra, en el eje horizontal; los productos vendidos y en el eje vertical, una escala de valores estimados por Excel según los datos de la tabla. Adicionalmente, un grupo de leyendas explicando sobre las barras de datos presentados en el gráfico con los nombres de las columnas referenciadas. Ubicado en el área de gráficos, Excel presenta un grupo de opciones dentro de herramientas de gráficos para el diseño, presentación y formato. Por defecto, presenta la opción diseño para cambiar el diseño, cambiar el tipo de gráfico y cambiar los datos. Para insertar título al gráfico picar en la

presenta-

opción

ción/etiquetas/título del gráfico y de

las

opciones

ventana

desplegable al elegir encima del

gráfico y escribir Productos Ven-

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 62

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didos por Mes y Trimestre; Si

apuntador

mouse

del

encuentra

dentro en el área de gráfico se muestra la barra de herramientas de gráfico, al picar en la opción presentación, dentro del grupo de opciones

selección

actual se muestra el objeto que se encuentra selccionado en el cuadro de lista presentando en la gráfica anterior, muestra que se ha señalado la serie Cantidad total. Para

realizar

modificaciones, seleccionar el objeto a modificar del área del gráfico, por ejemplo para modificar el Eje vertical

(valor);

luego

seleccionado,

picar

de en

Aplicar formato a la selección y modificar lo que a juicio del análisis ayude

decisiones,

toma

desde

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 63

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ventana dar formato al eje. Lo mismo se puede realizar selccionando el objeto y presionar el apuntador derecho del ratón para elegir la opción para dar formato. Si se ha seleccionado el rango de celdas de la lista de datos que se graficará, Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Para que la lista de datos sea seleccionado por defecto u omisión de activarse la misma ubicándose en una de las celdas de la mencionada lista. Sin

elegir

los

datos

para

análisis,

picar

inser-

tar/columna/columna agrupada Excel muestra el área de gráfico sin información. En la opción Diseño picar en Seleccionar datos y desde la ventana Seleccionar origende datos ir agregando las serie una por una de la siguiente manera:

Con la misma información, desde la opción Diseño, cambiar el gráfico al tipo circular estilo 2, de manera que el gráfico sea el siguiente:

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7.1.2

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Gráfico Gantt - Barra apilada - Cronograma de actividades

En la elaboración de gráficos mucho depende de la necesidad del usuario, la creatividad, adaptabilidad y asimilación de las bondades ofrecidas por Excel; es así como, el diagrama de barras puede expresar un diagrama Gantt básico, únicamente actividades y tiempos sin especificación de recursos, como se trabajaría en Project . La opción de gráficos es una herramienta de gran utilidad para la toma de decisiones por la facilidad que aporta para la interpretación de la información como para administrar un proyecto: control de recursos (tiempos de realización de las actividades) y cumplimiento de las tareas y el proyecto. Es de gran utilidad el diagrama Gantt, el mismo que se puede diseñar a través de la opción de gráficos de Excel, expresado inmediatamente partiendo de la siguiente tabla de datos:

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abla el proced dimiento para elaborar el diiagrama Ingresado loss datos a la ta Gantt es el siguiente: a 9 Ubicarse previamente en un área libre y picar p en la opción o Inser--

tar/Gráficos/Barra apilada. Ex-cel mostrrará el área qu ue ocupará ell gráfico. Elegida E la opción de gráfico,, Excel mu uestra tres opciones o para a su traba ajo: Diseño, Presenta--

ción y Fo ormato; el grupo de opciones o 9 Ubicado el área para el gráfico, picar dentro de a opción selecccionar datos. Excel muestrra la ventana para p sediseño, la leccionar el origen de datos. d

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9 En la ve entana Se-

lecciona ar origen de dato os, picar en la

casilla a

Rango

da atos

del

gráfico y escribir el rango de los datos, desde la columna de e tareas hasta a la columna a duración pre esentada en la tabla administrración del proyyecto como se e muestra en la figura. Edi tar etiquetas del eje horiizontal (cate egorías) y marcar m únicam mente la columna de las tareas, sin encabeza ado; a misma venta9 Desde la na, en entradas de d p leyenda (series), picar en agregar. a Exccel muestra la l ventana para

Modifica ar serie con la opción pa ara poner el nombre n de la a serie y otra a para ingres sar los valores de la serie, picar, para el primer caso en el encabez zado de la column na Día de inicio y en Vallores de la serie s el rango o de los días. 9 Luego de e que se acep pta la informacción en la ven ntana Modific car se-

rie de Día D de inici o Excel mue estra, en la ve entana selec ccionar origen, de datos, laa novedad dee que en la caasilla etiquettas del eje horizontal (cate egorías) que no aparecen las tareas relacionadas en la tabla, editarr y modificar marcando m las tareas t corresp pondiente; adicionalmente,

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9 subir la serie s para que e el gráfico ca ambie su comp portamiento o estructura con lo que se podrrá observar en n la hoja de tra abajo que se encuene s series: tra detráss de la ventana activa, se aprecia las barrras de las dos días de inicio y durración como se muestra en n la gráfica;

o el gráfico, modificar m el titu ulo, a 9 Diseñado través de e la opción Tíítulo del grá áfico de la op pción presen ntación de herrah mientas para gráficoss para presentarlo encima del grafico; ento reconoce er los elemen-9 Es mome tos que conforman el gráfico dise-onocer que su u ubicación se e ñado y co lo realiza a desde la se ección o área, los que se s pueden ubiicar con facili-dad desd de el grupo de opciones se--

lección actual de laa opción pre-sentación n. Elementos principales p co omo: área de e trazado, árrea del Dr. Carlos Escob bar Paredes P Pág. No. 68

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gráfico, eje horizon ntal (valor), eje horizo ntal (valor) líneas de divis sión princi pal, eje ve ertical (cate egorías), le yenda, título de el gráfico, serie s de inic cio y serie de d duración para el presente gráfico; 9 De la lista a presentada en la imagen anterior, sele eccionar la serrie “Día de inici o”, inmediata amente; picar en aplicar fo ormato a la selec-

ción. Exxcel presentaráá la ventana de d diálogo formato de se erie de datos, dentro d de la que existe algu unas opcioness a considera ar como: opcione es de serie, relleno, collor del bord de, estilo de el borde, som mbra y forma ato 3D. De estas e opcioness elegir rellen no y picar en sin n relleno. Lo mismo pu uede realizarse e con el botón n derecho del ratón sobre la a misma serie. El gráffico presentarrá únicamente e la serie durración de la a tarea, sin desconoccer la serie de d los días de e inicio, de lo o contrario las s barras tendrían un in nicio diferente e;

9 Modificad da la serie an nterior modificcar el eje ve ertical (cate egoría), picando en e la serie del gráfico o elig giendo de la lissta superior de el grupo

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 69

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selección actual picar en la lista categorías en orden inverso y en la opción número personalizar a que se presente los días y los meses con el formato dd/mm. De optar por cambiar el color de las barras elegir de la opción formato de serie de datos, de relleno sólido el color al gusto; 9 Marcar eje horizontal (valor) y picar en aplicar formato a la selección, en opciones del eje fijar la fecha mínima y máxima del proyecto desde la ventana dar formato al eje. Las fecha deben ingresarse en números naturales y no en formato de fecha, de la siguiente manera;

9 Finalmente ,el gráfico se presentará como sigue:

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 70

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7.2

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PRESENTACION DE INFORMES - ESTILOS DE CELDAS

En este capítulo se enfocará como Excel permite trabajar con las listas o bases de datos con presentaciones que aportan una visualización y presentación amigable a un mejor análisis e interpretación de los mismos. Mucho tiene que ver en el trabajo diario de la oficina para gerentes y administradores la forma ágil y oportuna de la gestión de la información en la toma de decisiones lo que es favorecido con el trabajo eficiente de las tablas, el formato condicional, las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos. 7.2.1

Estilo de celdas

Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas presentan un formato coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de formato ofrecidos por Microsoft Office Excel. Los varios estilos de celda integrados o personalizadas que se pueden aplicar o modificar para visualizar celdas cuyos datos cumplen algunas características puntuales como buena, incorrecta y neutral por ejemplo; otros para datos y modelos; título o los encabezados; for-

mato de números; estilos de celdas temáticos; y finalmente, personalizar en algún caso especial. Para aplicar un estilo de celda se debe seguir los siguientes pasos: a. Seleccionar la celda o grupo de celdas que se requiere asignar un estilo propio;

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ntro del grupo o de opciones, en la opción n estilos de celdas b. Picar, den la combin nación de las teclas t ALT+O O+J; y, alquiera de lo os estilos o pe ersonalizar con n característic cas defic. Elegir cua nidas porr el usuario. a fila Para el pressente caso La del primer tíítulo UNIVER RSI-

DAD POLIITÉCNICA asiga nar el Título o 1; los títulos de la fila 2 hasta a la fila 7 el TítuT lo dos; el encabezado de e las f 8 Estilo o columnas, fila

personalizado con las ca aracterísticas

m mostradas

en n

figura anterio or; las column nas H, M y N, desde la filla 9 hasta la 23 con Estilos Tem máticos. Para crear un esttilo de celda personalizado p o, desde uentra en la ventana v despllegable de es stilos de nuevo estilo que se encu ar asignar un nombre celda o selecccionar algún estilo elija la opción duplica a ese nuevo estilo y entrarr a modificar sus s característticas.

7.3

FORMATO DE TABLAS T PA ARA PRESENTAR DATO OS DE A LISTA UINA

Para dar forrmato a una lista l de datoss o tabla, la opción o Formato de

celdas es menos m rápido porque son más los proce edimientos qu ue deba realizarsedessde

p perspectiva

celda as

son

tratadas t

independienttemente con la a activa la parrticipación del usuario.

Dr. Carlos Escob bar Paredes P Pág. No. 72

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Excel proporciona un gran número de estilos de tabla predefinidos que pueden ser utilizados muy rápidamente y personalizados de manera diferente Acogido cualquier estilo de tabla, este se puede modificar de acuerdo a las necesidades del usuario como las filas de encabezado y de totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas. Para diseñar una lista de datos a tabla, Excel presenta algunas opciones de uso y diseño de tablas: a) Desde la opción Dar formato como ta-

bla/grupo Estilos opción Inicio; b) Desde Tablas del grupo Tablas de la opción Insertar; y c) Con el método abreviado Ctrl+Q O Alt+B+T cuyos procedimientos se muestran a continuación: a. Dar Formato como tablas.Para convertir un rango de celdas o lista de datos en tablas desde esta opción

Inicio/Dar formato como tabla, picar en ella y elegir el diseño o estilo al gusto del usuario, para lo cual se requiere ubicarse previamente dentro de la tabla o lista a convertir. Excel considerará por defecto que se trata del rango de datos activo, caso contrario, escriba el rango de celdas en la casilla de la ventana

dar formato como de tabla que se muestra en la siguiente ventana; b. Tablas.- De no elegir la opción sugerida anteriormente, elegir la opción tabla de la opción principal

Insertar y determinar los límites de la

tabla si no fue activada o seleccionada cualquier de las celdas de la Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 73

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lista de datos a convertir en tabla. Recordar que si la lista de datos tiene encabezados debe picarse en la casilla La tabla tiene encabe-

zados para que Excel reconozca tales características de la lista de datos. c. Métodos abreviados.- Otra forma diferente, más rápida y de utilización sugerida es la aplicación de los métodos abreviados Ctrl+Q o Alt+B+T preferentemente activada la tabla o lista de datos con lo que se activa de manera inmediata la ventana Crear tabla en la cual únicamente se confirmará el rango y los encabezados solicitados en la ventana. Una vez que la lista de datos tome las características de una tabla. Las opciones de Excel se incrementa con una más para las Herramientas

de tabla opción Diseño con grupos para propiedades, herramientas, datos externos de la tabla, opciones de estilo de la tabla y estilos de tabla que son características principales, diferentes al rango de celdas.

El formato y los filtros que automáticamente se crean. Así por ejemplo, en el caso presentado en la figura anterior, se puede filtrar por nombre; los nombres que contengan Ana o si de esos registros se requiere Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 74

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que su nota final superen los 65 puntos, Excel devolverá únicamente el registro 25. La columna que se ha filtrado muestra un icono que expresa que la información está filtrada.

Si se quiere convertir en rango la tabla y borrar el formato utilizado se debe borrar desde estilos de la tabla y luego convertir la tabla en

rango desde el grupo herramientas, no al contrario porque al convertir la tabla en rango, la opción Diseño de las Herramientas de tablas se desactivará. La opción Diseño contiene algunos grupos de opciones desde propiedades de la tabla, herramientas (resumir en tabla dinámica, quitar duplicado o convertir en rango), para exportar y actualizar y las opciones de estilo de las tablas.

7.4

FORMATO CONDICIONAL EN LISTA DE DATOS:

La opción Formato condicional aporta eficientemente en la toma de decisiones sobre el comportamiento de una variable o campo de estudio expresa en una fila o columna de una lista de datos considerados en su conjunto. Excel muestra opciones en las que rápidamente se puede colegir como se distribuyen los datos dentro del conjunto de ellos sin que el usuario haya intervenido con sus cálculos como son: Barra de datos, escala de colores, y conjunto de iconos; además de resaltar reglas y reglas superiores e inferiores.

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Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional utilizar la opción Formato condicional de la ficha Inicio, gru-

po Estilos. Cuando se aplican dos o más reglas la prioridad es en función de cómo aparezcan en este cuadro de diálogo. Una regla más alta en la lista tiene una mayor prioridad que una regla más baja en la lista. Las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y se puede cambiar el orden de prioridad empleando las flechas Subir y Bajar del cuadro de diálogo. El método abreviado para trabajar con formato condicional es Alt+L de gran utilidad y facilidad, para su aplicación se partirá de la siguiente aplicación:

Las diferentes opciones del Formato condicional van desde resaltar reglas de celdas, reglas superiores e inferiores, barra de datos, escala de colores, conjunto de iconos. La opción de formato condicional presenta opciones para crear, borrar y administrar reglas.

Resaltar reglas de celdas que incluye: es mayor que…, es menor que…, entre…, es igual a…, texto que contiene…, una fecha…, duplicar valores…; y más reglas;

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Reglas superiores e inferiores contienen opciones para caracterizar las 10 mejores…, 10% mejores…, 10 inferiores…, 10% peores…, por encima del promedio… y por debajo del promedio.

La barra de datos del formato condicional muestra las Barra de datos azul, verde, roja, naranja,

azul claro y purpura como se

muestra en la gráfica;

escala

color

combinado

diferentes opciones entre verde, amarillo y rojo:

conjunto

iconos

con

flechas,

banderas, semáforos entre otras opciones de iconos.

Se puede crear nuevas reglas con las características definidas por el usuario, para lo cual Excel muestra una ventana para su diseño. Para borrar el formato condicional de un rango de celdas debe utilizarse la opción borrar reglas.

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En la aplicación propuesta al inicio formato condicional marcar la fila de datos del total de ventas M5:M12 y llamar al formato condicional, tres

símbolos (en círculo) Excel modificará la presentación de datos e insertará un icono a la izquierda de los datos luego de haber analizado el comportamiento de los datos dentro de la serie en su conjunto. Así, los de color verde tendrán un comportamiento aceptable, de color amarillo más o menos aceptable y los de color rojo deberá ser revisado su comportamiento pues son las ventas más bajas. Para modificar el formato de condicional aplicando una nueva regla, es

recomendable eliminar el formato anterior, caso contrario, su lectura será defectuosa. Los datos así presentados podrán filtrarse u ordenarse. De optar por ordenar los datos con el método abreviado Alt+O+A orden ascendente, los datos se ordenarán desde el color verde, amarillo y rojo.

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De filtrarse Excel mostrará una opción para filtrar por el color como muestra la siguiente gráfica.

Para borrar los formatos condicionales también se puede utilizar la opción borrar del grupo de opciones modificar.

7.5

GESTIÓN DE DATOS CON TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica de gran utilidad para resumir de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos de forma dinámica en los cambios de presentación para mejorar la interpretación y análisis de la información. Una tabla o listas de base de datos en Excel debe comprender como un conjunto de datos celdas organizados en filas (registros) y colum-

nas (campos) conceptualiza desde un gestor de base de datos. Cada celda es un dato, un fila es un registro de entrada y una columna es un campo desde la fundamentación de base de datos; por tanto, máximo una lista con 255 campos y 65.535 registros hasta Excel 2003 y en el

Excel

1'048.576 filas

2007 probables

registros

16.384 campos o columnas como se puede observar en el cuadro de nombres al sostener el apuntador en la intersección de la hoja, entre la primera fila y la primera columna. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 79

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Entre las bondades más importantes, en la gestión de aplicaciones económicos, financieros y estadísticos, que ofrece las Tablas dinámi-

cas constituye la flexibilidad, variedad y facilidad de su trabajo esquematizando la información en filas, columnas y fórmulas, una puntualización de sus principales ofertas se sitúan en que facilitan: ¾ Ordenar la los registros; ¾ Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio; ¾ Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado; ¾ Crear un resumen de los datos; y, ¾ Aplicar formatos a todos los datos. 7.5.1

Gestión de ventas con tabla dinámica

Para trabajar las tablas dinámicas es necesario identificar una lista de datos para proponer las soluciones que aportarán el análisis de la información, mientras más variedad de datos y campos tenga la lista o tabla de datos, más interesante se hace la presentación de registros en tabla dinámica y más variada los requerimientos de presentación de la información y análisis. Los requerimiento de información dependerá en mucho de la cantidad y calidad de la información, así como de la finalidad que tenga su análisis, una caracterización de lo expuesto se espera alcanzar desde la aplicación

VENDEDORES ASOCIADOS S.A. donde se presenta las ventas por fechas, ciudad, producto, cantidad, precio, total, vendedor, forma de pago un descuento por pronto pago para las ventas al contado; además de 42 registros presentados en filas.

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FECHA 01/01/2010 02/03/2010 03/05/2010 04/08/2010 04/09/2010 04/10/2010 04/11/2010 04/12/2010 04/01/2011 04/02/2011 04/03/2011 04/04/2011 04/05/2011 04/06/2011 04/07/2011 04/08/2011 04/09/2011 04/10/2011 04/11/2011 04/12/2011 04/01/2012 04/02/2012 04/03/2012 04/04/2012 04/05/2012 04/06/2012 04/07/2012 04/08/2012 04/09/2012 04/10/2012 04/11/2012 04/12/2012 04/01/2013 04/02/2013 04/03/2013 04/04/2013 04/05/2013 04/06/2013 04/07/2013 04/08/2013 04/09/2013 04/10/2013

CIUDAD QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA QUITO GUAYAQUIL CUENCA LOJA AMBATO RIOBAMBA

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VENDEDORES ASOCIADOS S.A. REPORTE DE VENTAS PRODUCTO Q. P. Tot VENDEDOR LIBROS 23 25 575 PEDRO LIBROS 12 25 300 JUAN LIBROS 23 25 575 ROBERTO LIBROS 12 25 300 SANTIAGO LIBROS 2 25 50 ANITA LIBROS 3 25 75 EMILY REVISTAS 4 3 12 NARCIZA REVISTAS 12 3 36 LUPE REVISTAS 1 3 3 CARLOS REVISTAS 11 3 33 MARCELO REVISTAS 12 3 36 RODRIGO REVISTAS 13 3 39 VICTOR PERIODICOS 15 0,8 12 LUCIA PERIODICOS 12 0,8 9,6 MARIA PERIODICOS 10 0,8 8 BOLIVAR PERIODICOS 10 0,8 8 OSCAR PERIODICOS 4 0,8 3,2 OSWALDO PERIODICOS 3 0,8 2,4 CARMEN TINTAS 5 2,5 12,5 DAVID TINTAS 8 2,5 20 DIEGO TINTAS 12 2,5 30 DARIO TINTAS 15 2,5 37,5 RUBEN TINTAS 15 2,5 37,5 MARCO TINTAS 12 2,5 30 PATRICIO PAPEL 21 6 126 PEDRO PAPEL 12 6 72 JUAN PAPEL 22 6 132 ROBERTO PAPEL 12 6 72 SANTIAGO PAPEL 6 6 36 ANITA PAPEL 5 6 30 EMILY IMPRESORAS 4 80 320 NARCIZA IMPRESORAS 3 80 240 LUPE IMPRESORAS 7 80 560 RUBEN IMPRESORAS 7 80 560 MARCO IMPRESORAS 5 80 400 PATRICIO IMPRESORAS 4 80 320 PEDRO LAPICES 6 0,3 1,8 JUAN LAPICES 8 0,3 2,4 ROBERTO LAPICES 6 0,3 1,8 RUBEN LAPICES 2 0,3 0,6 MARCO LAPICES 6 0,3 1,8 PATRICIO LAPICES 7 0,3 2,1 PEDRO

FORM_PAG CONTADO CRED 30 d CRED 60 d CRED 90 d CONTADO CONTADO CONTADO CONTADO CONTADO CRED 30 d CRED 30 d CRED 60 d CRED 90 d CONTADO CONTADO CRED 30 d CRED 60 d CRED 90 d CRED 90 d CONTADO CONTADO CONTADO CRED 30 d CRED 30 d CRED 60 d CRED 90 d CONTADO CONTADO CONTADO CONTADO CRED 30 d CRED 60 d CRED 30 d CRED 60 d CRED 90 d CONTADO CRED 30 d CRED 60 d CRED 30 d CRED 60 d CRED 90 d CONTADO

DSTO 10% 5% 0% 0% 10% 10% 10% 10% 10% 5% 5% 0% 0% 10% 10% 5% 0% 0% 0% 10% 10% 10% 5% 5% 0% 0% 10% 10% 10% 10% 5% 0% 5% 0% 0% 10% 5% 0% 5% 0% 0% 10%

Para tomar decisiones, con la información anterior, se solicita: 1. Qué ciudad vendió más libros; 2. Cuál es el mejor año de ventas; 3. Cuántas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el segundo semestre del año 2012 4. Qué vendedor vendió más a crédito y cual más al contado 5. Con los datos de la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A. que muestre el total de ventas por año y por vendedor. 6. Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto 7. Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 81

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•

Qué ciudad vendió más libros..?

Para conocer que ciudad vendió libros de la lista VENDEDORES

ASOCIADOS S.A se seguirá los siguientes pasos: 1. Utilizar

método

abreviado Alt+B+I+T

previa-

mente marcada la lista de datos,

reco-

mendable o de lo contrario, modificar el rango desde la ventana

Crear

tabla

dinámica, para el presente caso el rango de celdas considerado para la tabla dinámica es A4:J4. La activación de la opción Tabla

dinámica se puede realizar desde la opciones Insertar. Dentro los parámetros requeridos en esta ventana está la selección de datos: seleccionar un rango o tabla de datos o utilizar una fuente de datos externa; además parámetros para elegir el lugar donde se ubicará el informe de tabla dinámica:, para el presente caso una hoja nueva;

2. A la hoja nueva cambiarle el nombre de la hoja a

Ciudad, el campo Producto colocar en rotulo de columna, ciudad en rotulo de fila y la cantidad en ∑ valores. En caso de requerir cambiar Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 82

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la función en ∑ valores, picar en el campo cantidad asignado en esta casilla y elegir la opción configuración del campo. La tabla se mostrará en la siguiente figura: Para cambiar el rotulo de las columnas, picar dentro de la celda y escribir el texto; para el presente caso escribir Ciudades en la celda A4. Se puede alternar las ciudades en las filas y los productos en las columnas y viceversa, dependiendo de la comodidad para el análisis de la información del usuario, para lo cual será suficiente con arrastrar los campos a las casillas contrapuestas de la ventana lista de campos de la

tabla dinámica; 3. Para que la tabla dinámica muestre únicamente, dentro de los productos, lo referente a libros, picar en la columna rotulo de co-

lumna y filtrar por LIBROS. La lista dinámica se mostrará la información más concreta de donde se puede observar que es Cuenca la ciudad que vendió más libros 23 libros; 4. Con la tabla dinámica que muestra las ciudades y los libros, marcar los valores de la columna total general y mirar en la barra de estado de Excel MAX:23 que es el valor máximo de venta de libros; •

Cuál es el mejor año en ventas..?

Para el análisis del mejor año de ventas se considerará únicamente los campos fecha y el total de ventas para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:

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1. Crear la tabla dinámica hoja con el método abreviado Alt+B+I+T. y arrastrar el campo fecha a rotulo de fila y el campo total a ∑ Valores, asignar a la hoja el nombre año; 2. Activar la celda que contiene la primera fecha de la columna

fecha A4 y utilizar cualquiera de los métodos expuestos inmediatamente: a) con el botón derecho del mouse elegir la opción agrupar; b) desde el grupo de opciones Esquema opción Datos picar en la opción

Agrupar; c) desde el mismo grupo de Opciones de las

Herramientas

tabla

dinámica picar en agrupar selección, o d) aplicar el método abreviado Alt+Mayúsc+Flecha derecha de mayor agilidad y facilidad de uso. Todos estos métodos presentan la ventana agrupar de la que se elegirá agrupar los datos por años.

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Una vez elegido el tipo de agrupación se puede colegir a simple vista que el mejor año en ventas es el 2013 con 1850.3 de ventas. Para Agrupar por meses, años o días, es necesario resaltar que no es necesario marcar la columna o fila donde se encuentra el campo de las fecha. Suficiente con ubicarse en la primera celda. •

Cuántas ventas se realizaron, en cada una de las ciudades, en el segundo semestre del año 2012..?

1. Utilizar el método abreviado ALT+B+T+I para crear la tabla dinámica, asignarle el nombre de Ventas2012 a la hoja; 2. Arrastrar el campo Ciudad a rotulo de columna, el campo Fecha a rotulo de fila y Total ventas a ∑ Valores; 3. Ubicarse en la celda A4 del campo Fecha y utilizar el método abreviado Alt+Mayúsc+Flecha para activar la ventana Agrupar: 4. En la ventana Agrupar indicar que el comienzo debe ser el 01/07/2012 y terminar el 31/12/2012, además de que se agrupará por meses.

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Al confirmar los parámetros de la opción Agrupar, se puede visualizar en la fila del total general de la tabla dinámica que los resultados son:

•

Qué vendedor vendió más a crédito y cuál más al contado

Para conocer que vendedor vendió más a crédito y al contado seguir el siguiente procedimiento: 1. Con el método abreviado ALT+B+T+I crear la tabla dinámica, asignarle el nombre de Ventas a la hoja en la que se incorporará el diseño, arrastrar los campos: Forma de pago al área rótulo de columna, Vendedor a rótulo de fila y Total a ∑ Valores;

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2. Los resultados se visualizan inmediatamente, pero si se requiere puede filtrase la columna por contado o crédito como se conveniente, por ejemplo: •

Tabla dinámica que muestre el total de ventas por año y vendedor

Para mostrar el total de ventas por Año y Vendedor, utilizar igual procedimiento que los casos anteriores: 1. Con el método abreviado Alt+B+T+I crear la tabla dinámica al que se le asignará el nombre de vend-año y arrastrar el campo vende-

dor a rotulo de fila, el campo Fecha a rotulo de columna y Total a ∑ Valores. La tabla se mostrará como se ve en la siguiente figura; 2. Activar la celda B4 en la que se encuentra la primera fecha y agrupar por años, quitar de las áreas el campo Fecha con lo que el resultado mostrará los vendedores por años como se había requerido:

•

Mayor cantidad vendida por ciudad y por producto

1. Para obtener la cantidad vendida por ciudad y por producto, crear la hoja vend-prod-año y con el método abreviado Alt+B+T+I, arras-

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trar el campo Ciudad al área rotulo de fila, el campo Producto a rotulo de columna y Cantidad a ∑ Valores. La tabla se mostrará como se ve en la siguiente figura: 2. Modificar la configuración del campo Cantidad para resumir el campo de valor a la función Máx. La tabla se mostrará así:

•

Tabla con utilidad marginal del 30% en cada producto.

1. Crear la hoja utilidad con el método abreviado Alt+B+T+I, arrastrar el campo Fecha a rotulo de fila, y Cantidad, Precio y Total a ∑ Valores;

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2. Desde Herramientas de la opción de tablas dinámicas opción

Fórmulas diseñar la fórmula Margen utilidad que multiplique el precio por un treinta por ciento. La tabla presentará la siguiente información: En el diseño de tablas dinámicas Excel muestra dos opciones dentro del grupo Herramientas de tabla dinámica, una de opciones y otra de dise-

ño. Opciones para configurar la tabla, agrupar, ordenar, gestionar los datos. Grupo de acciones para borrar y seleccionar la tabla y sus elementos, herramientas para diseñar gráfico dinámico y utilizar formulas, otras para mostrar y ocultar los campos. La de Diseño sobre formato de la tabla dinámica y formas de presentación.

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7.5.2

Creación de gráficos dinámicos

Luego de elegir la opción diseño de gráficos dinámicos presentado dentro de las herramientas de tabla dinámica, grupo herramientas muestra el gráfico dinámico con varias opciones para trabajar el gráfico: grupo de opciones para el diseño, presentación, formato, y análisis de la información presentada.

Dentro de diseño

opciones para cambiar el tipo de gráfico, seleccionar los datos, cambiar el diseño del gráfico, el estilo del diseño y mover el gráfico. En presen-

tación etiquetas

trabajo

como

títulos

con y

leyendas. La de formato opciones que tiene que ver con la forma y la de análisis en relación con los datos y los campos.

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UNIDAD 08. PRESENTACIÓN DE DATOS: ORDENAR Y FILTRAR DATOS, CONSOLIDAR HOJAS, ESQUEMAS Y SUBTOTALES

El trabajo con base de datos tiene opciones de gran utilidad e importancia en el tratamiento de información contable, financiera y estadística; facilita la presentación, análisis, agrupación, esquematización de datos, entre otras de sus bondades, que será tratado con detalle en este capítulo. Dentro de la opción de datos Excel presenta diferentes tratamientos para las diferentes opciones de ordenación, filtración, consolidación, esquema y otras importantes herramientas de gestión de datos, sin descuidar las de grabación de archivos que hay que tomar muy en cuenta todas de mucha utilidad y fáciles de aplicar, recalcando la importancia de utilizar los métodos abreviados para facilitar su aplicación en tiempo y calidad de análisis de la información.

8.1

PRESENTACIÓN DE DATOS ORDENADOS Y FILTRADOS

Dos de las principales opciones utilizadas muy frecuentemente por los usuarios de Excel en la gestión de volúmenes significativos de datos por su versatilidad y aporte sin desconocer el soporte de las funciones propias que aportan significativamente su uso. El trabajo con la opción de datos amerita un tratamiento profundo que quizás no sea suficiente con las aplicaciones que se realizarán a continuación, plateándose el reto de seguir su estudio y profundización.

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8.1.1

Ord denar datos en e una lista o tabla de dato os

d gran utilidad y ayuda en el análisis de datos, coloca ando por Ordenar es de ejemplo los nombres n en orden alfabéticco, los valoress de mayor a menor m u ordenar filass por colores o por iconoss. Para ordenar se puede e existir algunos proccedimientos, elegiendo e de la banda de opciones ordenar de menor a mayor; de mayo or a menor o picando en la a opción orde enar del pciones orden nar y filtrar. La mejor ma anera de hac cerlo es grupo de op ubicándose en e la columna a que se requiere ordenarr y utilizar el método abreviado Alt+S+A A en el caso de que q sea asce endente o Alt+S+D descendente e, ilustrado en la siguiente ta abla:

De elegir Altt+S+S, orde en personalizado ubicaddo dentro de la l tabla. Excel presen ntará la ventana Or-

denar

con

diferentes opciones

p para:

agregar nivel, vel, copiar nivel, n subir o bajar el nivel, n opcion nes y si eliminar niv los datos tiienen encab bezados. Deebajo opcioness para selecccionar la

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columna por la que se va a ordenar co on una lista de esplegable se egún los campos de la tabla, el criterio de orden nación Ordenar según y ell criterio ón. Para el prresente caso se ordenará por área y luego por de ordenació categoría_producto. Será

opciones

gran

utilida ad

para

fijar

las se

distiguirá

s mayúsculas

minúsculas

crie erio

ordenación de arriba hacia abajo erda a derec cha. De o de izquie elegir de arriba hacia a abajo considera la l columna para p su c contrario o la fila. ordenación, caso

8.2

FILTR RAR DATOS S DE UNA TA ABLA DE DA ATOS

ortancia será necesaPor sus diferrencias en las aplicaciones y por su impo rio tratar la opción o de filtra ar los datos co on mayor deta alle y tratando metódicamente com mo se complejjiza su aplicacción hasta lleg gar a los filtro os avanzados. 8.2.1

Filtrro de datos

d una tabla a requieren se filtrados para su análisis y Los datos de comprensión n, requiriendo o de Excel

edimiento rá ápido y un proce

comprensible e y claro. Se puede p aplicar el procedimie ento formal, eligiendo e la opción presentada en n la banda de d opciones, pero es de e mayor étodo abreviad do para lo cu ual debe utilización y aplicabilidad el uso del mé edimiento. seguirse el siguiente proce a tabla de dato os, método abreviado Ctrl+M Mayúsc+Fin; y a. Marcar la Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 93

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b. Presionarr la combinacción de teclass Alt+S+T pa ara aplicar el método abreviado o para la opció ón de filtros o Clt+Mayúsc+ +L. El mismo mé étodo abreviad do Alt+S+T de ebe utilizarse para p quitar los s filtros. Filtrarr datos de un na tabla significa agrupar y mostrar os

datos

porr

sus

pecificas carectterísticas esp como se muestra a en la es, un formato o por criterios c presente figura una: listta de valore s mutuamentte que consttituyen los crriterios de filtro que excluyentes pueden ser elegidos, pe ero no por ambos; a por iccono o por un u filtro ue al picar so obre ella mue estra un personalizado, pero no por ambos. qu egable con opcciones para diseñar el criterio de filtración de los menú desple datos. Elegid do algún criterio de selecciión diferente a seleccionar todo la flecha cambia por: Para elegir e el criterio de filtrar de cualquier columna, djunto al picar en la flecha ad ezado encabe

elegir

seleccio onar todo o cualquier categorría o categoría as de la lista.

Una forma más m fácil

para ellegir la ventana para erio de filtro de d búsqueda mostrada en la presente fiigura es elegir el crite utilizar el méttodo abreviado Alt+Flecha a abajo.

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Filtrado los datos de tab bla se puede e ordenar, observar los atributos del filtro, volver a aplicar o o picando en el e boton de filltro que se borrar el filtro encuentra al lado derecho o del nombre del d campo o columna, ante lo cu ual Excel pre esenta la ntana desplegable: siguiente ven 8.2.2

Filtrros avanzados - Validac ción de dato os y utilizac cion de mac cros

para el caso de los filtros avanzados ell procedimientto inicial será señalar abla de datos que se desea a filtra inmediiatamente des spués el la matriz o ta método abrevviado Alt+S+Q Q Excel mostrrará una venta ana para que el usuario decida la acción del filttro filtrar la listta sin moverle e a otro lugar o copiar o o no registrros únicos; ell rango de la lista, el a otro lugar, considerando c es cop piar, señalar donde; d ademá ás la esrango de critterios y si el criterio pecificación de d que si la copia c será con n registros únicos. Por lo expuesto anteriormente. 8.2.2.1

ados único crriterio Fi ltros avanza

bla y el rang go de criterios principalm mente su Previa definicción de la tab aplicación se eguirá el siguie ente procedim miento: mo previsión para p los filtros s que se a. Sobre la tabla, insertarr tres filas com trabajarán n, para lo cual, ubicarse en la celda A1 y con el métod do abreviado

A Alt+Barra

E Espaciadora,

marcará

una

fila;

luego

Mayúsc+ +Flecha abajo o dos veces pa ara la restante es filas más;

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Copiar la a fila de enca abezados en fila f 1. Se reqquiere únicam mente el título de la columna a filtrar f pero porr facilidad parra cuando se requiera r a fila; otro filtro copiar toda la

e criterio para p filtrar los datos, enn celda A2, el área c. Insertar el Sureste, mejor copiarrlo para evitarr errores de digitación:

o el criterio de filtro, d. Insertado utilizar

método

abreviado

Ctrl+May yúsc+Fin, se eleccionar la tabla de preferenccia y luego c con la combinación de teclas Alt+S+Q Excel mostra ará la ventana para a especificar si se trata de filtrar la lista sin movverle a otro c a otro lu ugar seleclugar o copia cionar la opción corresspondiente; ad demás del ran ngo de la lista a, rango de criterio os, lugar dond de copiar y si serán s registross únicos

e. El resulta ado de la copia filtrada, se muestra a pa artir de la fila 51, una tabla con los mismos registros pero únicamente lo os del áreas Sureste, S mostrada a en la siguiente figura:

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ón de la inform mación se pue ede utilizar má ás de un crite erio pero En la filtració deberá tenerrse claro si su u cumplimiento o es de inclussión Y o exclu usión O, lo que se con nsiderará al momento m del filltro. 8.2.2.2

ados – Funci ón Y en los criterios Fi ltros avanza

eccionada de la lista origin nal, para Si se requierre filtrar la infformación sele mostrar en la a misma o cop piar a otro luga ar, por ejemplo: de la tabla clientes los registros que cumplan n la condición de que en el e campo esta ado de

canalizació ón sea segúnn 1. contacto o y que sus ingresos i ac ctuales sean mayore es que 1000 dólares el ra ango de criterios se espec cífica en las celdas C2 2 y D2 como se muestra en e la siguiente e figura, sin de escuidar que el rango de criterio debe incluir las celdas c C1 y D1. D

e en la inclusión de datos en e el rango de e criterios para a el filtro Observar que se adicionan n columnas de e datos y no filas lo que deberá d observ varse al

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señalar el rango de criterios en la venta ana filtro av vanzado y qu ue en el erios se debe incluir la celda del encabezzado. rango de crite El procedimientto a seguir se erá similarr al anterior: es decir: ma arcar la listta de datos fuente, ingrresar el criiterio de filtro en las celda as C2 y D2 2, utilizar el método ab breviado Alt+S+Q filtro os avanzado os, espe ecificar la tablla, el rango de d criterio os $C$1: $D$ $2 y la celda a partir de e la cual se co opiará los regis stros. El resultado de la copia es el siguiente:

8.2.2.3

ados – Funci ón O en los criterios Fi ltros avanza

s se cum mpla una cond dición u Cuando el prropósito es filtrar los datos según otra; es deciir cualquiera de d las dos, po or ejemplo: filttrar la informa ación de la tabla clie entes los reggistros que cuumplan la conndición de qu ue en el campo categoría_produ ucto sea seggún carne o marisco el ra ango de criterios se específica e en las celdas B2 2 y B3 como se muestra en e la siguiente figura a:

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El procedimie ento a segu uir será siimilar al anterrior: es decir: marcar la a tabla de dato os, ingresar el criterio de e filtro en la as celdas B2 2 y B3, uttilizar A Alt+S+Q

método

filttros

ab breviado

avan nzados,

esspecificar la tabla, el rango de crriterios, desde e la celda del título de el campo $B$ $1: $B$3 y la celda a partir de la cual c se copia ará los registro os. El resulta ado de la copia es el siguiente:

a se mo ostrarán registros únicos de e carne y mariscos de En la tabla anterior manera exclu usiva. 8.2.2.4

ados – Valida ar datos Fi ltros avanza

plicación de fiiltros la valida ación de dato os de la De gran utiliidad en la ap misma opció ón Datos de Excel E 2007 de e la cual tiene e una gran utilización las listas y pa ara su aplicacción será nece esario crear un na lista adicional, que Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 99

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no se encuen ntre en la tabla de datos Clientes de la que q se necesiita filtrar la información. ón a. Para utilizar la opció e conveniente validar es diseñar la a lista de va alidación en n una hoja distinta seg gún el camp po que se de esee filtrar. Para el prese ente caso, de e la columna categoría_p c producto ma arcar los tres tipos de registros possibles de la ho oja VALIDAR R y asignar el nombre A donde e se encuentrran las catego orías CATEG GORIA, a la matriz A2:A4 caso contrarrio no se podrá elegir la lissta desde la hoja clientes cuando deba señalarrse el origen de d la lista porrque se encue entra en otra hoja. h De preferencia no n incluir en la a matriz Categ goria la celdaa del título; b. Ubicar en n la celda B2 2 de la hoja clientes y picar en e va-

n de datos, especie lidación ficar que se trata de un na lista en el crite erio de validación, y el nombrre de matriz que q incluye la lista de cate egorías en la cassilla origen CATEC

GORIA La L lista se mo ostrará así:

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Las listas faccilitarán modifiicar la celda de criterio de filtro picanp n de la do en la lista de validación ara lo cual ha h de celda B2 pa seguirse el siguiente pro ocedimiento: 1) marcar m la matriz de datos, 2) utilizar u el método m abreviado Alt+S+Q para activar a ado y la ventana Filtro avanza ngo de la lista a, randefinir el ran go de criterio os y la zona a donde copia ar principalme ente. No desc cuidarse de incluir en el rango el en ncabezado de la columna de el criterio de fiiltro. d la aplicació ón del filtro anterior se muesstra en la figurra: El resultado de

8.2.2.5

Fi ltros avanza ados – Valida ar datos – macros m - boto ones de omando co

n de la opción validar datoss toma mayor relevancia cua ando se La aplicación incorpora el uso u de macro lo que ejemplarizará enseg guida: edimiento co on a. Para apllicar el proce macro, al a caso cliente es adicionar la lista esta ado de cana alización en la l Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 101

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hoja VALIDAR con los registros únicos de la columna del mismo nombre, como muestra la siguiente figura, para lo cual debería señalarse la columna estado de la canalización con el método abreviado Ctrl+Mayúsc+Flecha abajo y Ctrl+C para copiar los registros, cambiarse a la hoja VALIDAR y ubicado en la celda B1 Ctrl+V para pegar: Copiado los registros eliminar los registros duplicados con la opción Quitar duplicados; b. Asignar, al rango de celdas que incluye las categorías y los estados de canalización los nombre Categoría y CANALIZACION respectivamente;

c. Regresar a la hoja clientes; en las celdas B2 validar los datos en una lista que incorpore los datos de la matriz Categoria y en la celda C3 con los datos de la matriz Canalización; d. Picar en cada una de las listas anteriores para elegir de Carne Carne y de Canalizacion 2- Investigación como muestra la siguiente gráfica: e. Activar la opción Programador desde el botón Opciones de Ex-

cel que se encuentra en el botón Office; f.

Desde la opción Programador, picar en Grabar macro del grupo Código. Inmediatamente, Excel mostrará la ventana para asignar el nombre y el método abreviado para la macro; asignarle como nombre: INCLUSION;

Repetir el procedimiento para filtrar según el criterio de filtro expresado en el

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literal d,. Al finalizar grabar g la maccro pulsando con c el apunta ador del ratón en la l opción dete ener grabac ción: El código de e la macro para INCLUSIO ON se puede leer desde el mismo grupo código o, opción Visu ual Basic o de esde macro la a que muestra a las siguientes instrucciones: Sub INCLUSIO ON() Range("A7:II49").AdvancedFilter Action:=xllFilterCopy, CritteriaRange:=Ra ange( _ "B1:C2"), CopyToRange:=Range("A51:I51"), Unique:=T True End Sub

m INCLUS SION expresa a que luego de e El seudoccódigo de la macro marcar el rango de ce eldas (A7:I49)) que constitu uye la matriz o lista a filtrrar utilizar filtrros avanzado y señalar el rango r de crite erio desde e la celda (“B B1:C2”) y cop piar en el ran ngo de celdas s (A51:I51””) siendo que los registros únicos sean únicos. Fin de e la subrutiina. h. Grabada la macro, insertar un botó ón(control de d formulariio) desogramador, en un espacio libre de la hojja, asigde la misma opción pro m Inclusión y modificar el texto del botón a Filtro nar la macro Inclusión n como se mu uestra en la grá áfica;

ejecutar

macro

Excel

mo ostrará

s siguiente

resultado:

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La ventaja de utilizar mac cro, validac ción y filtros s juntos perm mite optibajo en repetticiones frecue entes cambia ando los regis stros de mizar el trab validación y ejecutando nu uevamente el botón que co ontiene la ma acro. Así por ejemplo, cambiar carn ne en lugar de e mariscos en la celda B2, el e resuls tado será el siguiente:

etar la ilustracción anterior, se s aplicará in nmediatamente e, filtros Para comple para cuando o de cumpla una u condición n O la otra condición. c El procedip miento será el e siguiente: a. Extender las celdas de e validación a las celdas $B B$2:$B$3 y modificar m arisco y carne e respectivamente; el criterio de filtro a ma

cro para b. Picar en grabar mac realizar la a nueva macro o que se llamará Exclusion E y continuar c el proced dimiento para filtrar la tabla porr marisco y carne c fijando la matriz, m el criterio de filtro (sin olvidar la celda a del eno), y el lugar donde d se cabezado copiará lo os registros filttrados; e botón Filtro o Exclusión, asignar a la maccro Exclusión n modific. Diseñar el car el texxto del botón a Filtro exclu usión de man nera que el botón b se muestra así: a

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Sub EXCLUSION() Range("C12 2").Select Range("A7:II49").AdvancedFilter

Action:= =xlFilterCopy,

CriteriaRange::=Range(

"B1:B3"), CopyyToRange:=Ran nge("A51:I51"), Unique:=True End Sub

El código de la macro EXC CLUSION exxpresa que lue ego de marcar el rane constituye la a matriz o lista a a filtrar utiliza ar filtros go de celdass (A7:I49) que avanzado y señalar s el rango de criterio desde la celd da (“B1:B3”) y copiar en el rango de celdas (A A51:I51”) sien ndo que los registros r único os sean únicos. Fin de la subrutina a. El resultado del d registro filttrado será el siguiente: s

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m se en ncuentre habilitada la No descuidar que en seguridad de macros opción habillitar todas la as macros y el archivo seea grabado Libro de

Excel habillitado para macros m . 8.2.2.6

ados – Macro os/botones de d acción Fi ltros avanza

d las aplicaciones anteriore es se utilizó la as macros asignadas En el caso de a botones de comando, lo mismo o se puede hacer utilizan ndo, por ejemplo, un botón de opción o , a loss cuales se le es puede asig gnar las mismas maccros asignada as utilizadas, como se mue estra en el siguiente procedimientto:

a. Insertar previamente p un cuadro de e grupo paraa agrupar los botones de acción n dentro de esste cuadro. Mo odificar su textto con FILTR ROS DE

DATOS; b. Picar en insertar y elegir e la opcción botón de opciones y dibujar d dentro del e grupo dos bo otones; cuadro de

o 1 la macroo Inclusion y a Filtro 2 la a macro c. Asignar Filtro a Filtro on; Exclusio e los botoness de acción y las instruccio ones de d. Picar en cualquiera de d datos se ejjecutará. filtración de

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8.2.2.7

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Fi ltros avanza ados – utiliza ación de com modines

ón de datos pu uede utilizarse e comodines para p facilitar su s trabaEn la filtració jo, para dem mostrar su ap plicación se aplicará a algun nas variantes con un ejercicio má ás corto que permita p la visu ualizar la didáctica del proc ceso. Se partirá de una matriz más pequeña mosstrada en la sig guiente gráfica a:

a. A partir de d la hoja Dattos_filtro disseñar otra hoja a Filtros y co opiar en esta hoja los encabeza ados de colum mna;

das F5:F19 y asignar b. En la hoja Datos_filtro marcar la matriz de celd

D ENTO; al raango de celdaas G5:G19 el nombre nombre DEPARTAM CARGO O y a La matrizz de datos asiggnarle el nombbre TABLA; c. El la hoja a Filtros en las celdas F2 y F3 configurrar la lista vinculando con el rango de datos DEPARTAM MENTO y seeleccionar en la celda

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F2 el dep partamento de e CONTABIL LIDAD y en laa F3 el departtamento

TESORE ERIA, en la ceelda E2 escribbir SI para el dato d de asegu urado; g incluyendo ded. En la hojja Datos_filttro insertar un cuadro de grupo ntro de esse cuadro doss botones de opción o de la siiguiente mane era:

d acción, las siguientes ma acros: e. Asignar a cada uno de los botones de

Sub FILTR RO1() Range("TA ABLA").Advance edFilter Action:= =xlFilterCopy, CriteriaRange:=R C Range( _ "A1:H H2"), CopyToRa ange:=Range("A A4:H4"), Unique:=False End Sub RO2() Sub FILTR Range("TA TABLA").AdvancedF Filter Action:=xlFilterC Copy, CriteriaRange e:=Range( _ "A1:H3"),, CopyToRange:=R Range("A4:H4"), Unique:=False End Sub

En el primer caso, con el botón de opciión Filtro 1 se s ejecutará la a macro

Filtro1 filtrando a partir del rango A4:H H4 los registro os cuyos regis stros, en el campo ASEGURADO O sea SI Y en e el campo DEPARTAM MENTO pertenezcan a CONTABIL LIDAD como se s muestra en la siguiente gráfica: g En el segund do caso, con el e botón de op pción Filtro 2 se ejecutará á la ma-

cro FILTRO O2 filtrando a partir p del rang go A4:H4 los registros r cuyo os regisDr. Carlos Escob bar Paredes Páág. No. 108

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tros, en el ca ampo DEPAR RTAMENTO pertenezcan a CONTABILIDAD O al departame ento FINANCIERO como se e muestra en la siguiente grráfica:

s de gran uttilidad, si por ejemplo; e En la opción de filtros, los comodines son as condicione es anteriores en e el campo NOMBRE N la co ondición además de la sea: que el campo c nombre e por la letra J sin importa ar el resto de caractec res, para lo cual c deberá acompañarse a por el asterisco, de tratarse de un solo carácterr, el comodín a utilizarse es ?. No sería neccesario modifficar la macro os FILTRO1 y FILTRO2 2 por el rango de criterios incluye la celda A1,, El resultado o de la copia filtrada, para el prime er filtro será registros vacios y para el segundo la siguiente tabla:

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8.3

PRESENTACIÓN DE DATOS - ESQUEMAS

Un esquema se define como un resumen preciso que refleja la información más relevante, esquematizada o trascendente para la toma de decisiones empresariales para lo cual debe observarse que los datos sean apropiados para este propósito, es decir; estructuraos por niveles Para la creación de Esquemas se puede utilizar dos procedimientos: Au-

to esquema y agrupar. En el primer caso Excel 2007 realiza el esquema automáticamente, disminuyendo la participación del usuario; y la segunda, es el usuario decide los criterios de agrupación. 8.3.1

Creación automática de esquemas

El mejor procedimiento es apoyarse en Excel 2007 para que lo realice automáticamente, para lo cual deberá picarse en Autoesquema de la opción Agrupar del grupo esquema ubicada dentro de la opción general datos porque tarda menos tiempo que agrupándole manualmente, especialmente cuando lo que se trata es de agrupar toda la tabla con sus columnas y filas. Las filas sumarias deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Las columnas sumarias deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados para que Excel 2007 reconozca con facilidad cuales son las celdas resultantes.

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La aplicación n de los esque emas se pued de visualizar con c claridad pa artiendo de la tabla VENDEDOR V RES ASOCIA ADOS S.A. que q se muesttra en la siguiente figu ura:

acer un esque ema tanto de filas f como de columnas. OrrganizaSe puede ha do los subtottales trimestra ales por vende edor en TRIM M1 (subtotales de las ventas de en nero, febrero y marzo por vendedor); en n TRIM2 (subtotales de las venta as abril, mayo o y junio por vendedor), finalmente el total t del semestre TS SEM y a nivel de filas los TOTAL LIBR ROS y REVIS STAS el

TOTAL DE MATERIALES y el TOTA AL GENERA AL.

o para aplicar autoesquema a Méttodo abreviado

m rápido y eficaz para aplicar a auto esquema e es ubicarse u El método más dentro de la tabla de dato os y utilizar el e método abrreviado Ctrl+8 8 con lo Excel 2007 mostrará m la lista de datos en n esquema co omo se muesttra en la siguiente grá áfica:

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La tabla ha sido s modificad da de manera a que en parte e superior se grafican los niveles de e la columnass que han sido o agrupadas, además a de los s iconos

que muestra a que la tabla a se encuentrra agrupada en e cuatro gru upos. Al picar en 1, la a tabla se redu ucirá a mostra ar únicamente el total del se emestre; al picar en 2, el total por trimestre y el total t del seme estre; al picar en 3, el total de venttas mensualess, trimestraless y semestrale es; al picar en n cuatro toda la desco omposición de e la tabla. Respecto de e las filas. Al picar en 1, la a tabla se comprime y mu uestra el total general.. Al picar en 2, el total gene eral, total libro os y revistas y el total de materialess. Al picar en 3 todos los registros de la tabla. t

a Utilizando opción autoesquema

quema del grupo de opcioones esquem ma, del Picar la opción Autoesq par que se enncuentra en la pestaña Datos automática amente, menú Agrup

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Excel 2007 genera g los nivveles del esqu uema como se e mostró en la a gráfica anterior. Para comprimir y expand dir el esquema sólo hay que q hacer clic c en los símbolos - y + de cada nivvel o picar en el e botón que señala s el nivell 1, 2, 3, 4.. Para eliminar los esquemas se s puede utilizar del grupo esquema de la opción n

desag grupar,

desag grupar cua ando el requerimiento es desagrud p por pa arte, es par parte decir; filas y columnas. De D requerirse eliminar todo o el esquema a utilizar

borrar esqu uema del gruupo de opcionees desagrup par. 8.3.2

Creación individ dual de esque emas

Antes de utilizar la opción agrupar/ag grupar en toddos los casos siguientes: marcar desde d la colu umna D hasta la L para agrupar el P RIMER TRIMESTRE E; desde la columna c N hasta h la V se agrupar el S EGUNDO SEMES STRE; desde la columna D hasta la V se agruparr el SEMESTRE. Lo L mismo con las filas: marccar desde la fila 3 hasta la fila f 12 y para agrupar Libros y Revistas; R marcar desde la 13 hasta la 15 y esde la 3 hastta la 15 para agrupar el to otal geagrupar Mat eriales; y de neral.

8.3.3

minacion de esquemas e Elim

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Para la eliminación de esquemas utilizar la opción desagrupar del grupo

esquemas. Al picar, muestra dos opciones: una para desagrupar filas y columnas respectivamente; y, otra para borrar esquema que quitará todo el esquema de la lista. Es conveniente reflexionar que CTRL+8 por segunda vez, no elimina los esquemas de la configuración de la tabla sino únicamente no se visualiza los esquemas

8.4

PRESENTACIÓN DE INFORMES CON SUBTOTALES

Para trabajar con subtotales. Partir de la misma tabla de datos VENDE-

DORES ASOCIADOS S.A. eliminada las filas de subtotales de libros y revistas, además de la de materiales, de manera que la tabla muestra la siguiente figura:

Conviene ordenar previamente la tabla, para el presente caso, por vendedor y luego por producto, luego: Es conveniente marcar previamente la lista que se solicita aplicar subtotales; luego de los cual, picar en la opción subtotal del grupo esquema de datos o mejor todavía utilizar el método abreviado ALT+B. Excel 2007 solicita especificar para cada cambio en: se utilizará los subtotales;

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la función que se ha de aplicar y cuando se han de agregar los subtotales en la siguiente ventana:

Para la presente aplicación, los subtotales se aplicarán para que en cada cambio en VENDEDOR se utilice la función suma agregando los subtotales por trimestre TRIM1 y TRIM2 y semestre TSEM. El informe solicitado se muestra en la siguiente figura: El informe de subtotales se puede expandir o contraer la información, para lo cual se debe picar en los (–) o (+) para cada grupo subtotalizado, conforme aporte a su análisis. Lo mismo se puede realizar aplicando

mostrar detalle y ocultar detalle que se muestra en el grupo esquema, mientras se esté utilizando informe de subtotales. Su realización depende de la ubicación del cursor dentro de la tabla.

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e la parte superior izquierd da de la Utilizando loss niveles que se presenta en hoja expand de o contrae e toda la lis ta, y muestra la información según sea el nivel solicitado s 1,2, 3… ango y a travé és de la Para quitar los subtotales, marcar prevviamente el ra misma venta ana de subtota ales picar en el botón Quiitar todos para que se elimine el informe de su ubtotales soliccitado.

8.5 8.5.1

HERRAMIENTAS S DE DATOS S - VALIDAR R Y CONSOL LIDAR Valiidación de da atos La opcción de valida ación de datos es de gran im mportanara controlar el e ingrecia pa so de datos a la tabla o os invalista y evitar registro

lidados que dificultarán d la comprensión y análisis de e la informació ón. Para evitar el ingre eso de datos no n validos en una celda detterminada Exc cel 2007 Dr. Carlos Escob bar Paredes Páág. No. 116

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presenta tress opciones: Va alidación de e datos, rod dear con un n círcu-

lo los dato os no valido os y borrar círculos c de validación v . El tratamiento de esste tema se in niciará desde rodear con un n círculo los datos d no válidos. Utilizando la misma tabla VENDEDOR V RES S.A. utiliizada para esquemas d validar dato os será intera activa, es decir; visuay subtotales la aplicación de lizar como ob bjetivo final el interés de rod dear con un n círculo los s datos no válidos, consciente c de que su traba ajo depende de d la opción validar v

datos. Para lo cual se ha seguir el siguuiente procedim miento:

a. Para efecto de analizzar las el semestre de e la lisventas de ta VEND DEDORES ASO-

CIADOS S S.A. marccar

rango de e celdas X4:X X14 y utilizar ell método abrreviado ALT+S+ V+V para, de esde la ventana validación v de e datos especifica ar el criterio de validación n. Validar lass ventas perm mitiendo números enteros mayo ores que 500 en el total de ventas semes strales;

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b. Inmediata amente despu ués, solicitar

rodear co on un círcu ulo los

datos no validos q ue no superren el valor de 500. Exccel mostrará la lissta VENDED DOR ASOCIA ADOS S.A. con c el atributo o de validación es e el teclado

a los da atos han sido ingresado pre eviamente y son s proEn el caso anterior, ducto de la aplicación a de una fórmula; no podrá imp pedirse el ing greso de datos desde el teclado, únicamente se e puede marccar con un círrculo las n cumplan co on el criterio exxpuesto. ventas que no Para impedirr el ingreso de e datos en una a celda se utilizará la colum mna D y la columna C donde se ing gresará la can ntidad; a. Para la columna c D, donde d se ingresará án las cantidad des vendidas, marcar m la columna a partir de donde se ing gresarán los datoss y solicitar la ventana validar da atos para exp presar el criterio de e que sean ún nicamente valoress enteros supe eriores a cero; Dr. Carlos Escob bar Paredes Páág. No. 118

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b. Desde la a misma ven ntana de valida ación de da atos, ingresar el mensaje que alerta sob bre los valores validos en el e ingreso de datos d desde la a misma ventana, ficha. El mensaje se mostrará inm mediatamente después de un ingreso fa allido, mente, cuando o se active cua alquiera de essas celdas; o simplem ana ingresar el e mensaje de e error, el mis smo que c. Desde la misma venta ará cuando se e confirme el ingreso, i con Enter, E de la cantidad c se mostra en las celda que incluyye la validación n. Configurado o el texto de error e este se mosstrará en la sig guiente ventan na:

onsideración lo os botones a seleccionar. De D picar en SI S , acepTomar en co tará el ingresso inválido; de e ser No edita a nuevamente e la celda; de hacerlo en cancelar no es válido el e ingreso y de e solicitar ayu uda dará una explicación de la validación. ón de datos de e mucha utilidad cuando se necesiValidar datoss es una opció ta evitar la entrada e de dattos no validoss en una hoja a de Excel 2007, restricción que asegurará la idoneidad de la informació ón considerado por el o de fechas, valores, v caraccterísticas del texto (entero o longiusuario, caso tud del texto)), fecha, hora lista o personalizar el reque erimiento. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 119

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La opción validación tiene tres pestañas a elegir (configuración, mensaje de entrada mensaje de error, habilitada por omisión configuración para validar inicialmente lo que se considere necesario, para una aplicación más amplia de utilizará la aplicación Una Su demostración se mostrará con la siguiente aplicación:

Para deshacer la validación de datos presionar en el botón borrar todos de la ventana validación de datos. En la aplicación anterior se validan, que las fechas que se ingresen sean superiores al 15/05/1961 y no superen el 15/05/1970. El procedimiento es el siguiente: a. Marcar las celdas D5:D18 columna de fechas de la figura anterior; b. Elegir la opción validación de datos, y de configuración elegir fechas digitar fecha inicial y fecha final;

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c. Digitalizar el mensaje de validación y el de error requerido; d. Luego de aceptado, como los datos ya se encuentran, no será posible impedir su ingreso, pero se puede solicitar que se señalen los datos que no cumplan con esas condicione; Para desmarca utilizar la opción borrar círculos de validación, para lo cual es necesario haber marcado previamente el rango de celdas que se incluyen en la validación; Si la validación fuese desde una lista, se diseñará una lista adicional a partir de la cual se validará los datos de la columna ASEGURADO. La lista a considerar será F1:F2, así los datos la columna ASEGURADO así únicamente podrán ser SI o NO, como se muestra en la siguiente figura.

8.6

CONSOLIDAR HOJAS DE DATOS

La opción consolidar es de gran utilidad para unir tablas de igual estructura de datos aunque difieran en valores sus registros. De gran utilidad en información de la que se requiere sumar, promediar, contar, obtener estadísticas u otras funciones útiles en la consolidación.

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PRO OCEDIMIENT TO PARA CON NSOLIDAR TA ABLAS DE DA ATOS

c 1. Identificarr las tablas a consolidar;

el menú de op pciones datos para que mu uestra la 2. Picar en consolidar de c ventana consolidar; os rangos de las tablas re equeridas parra la consolid dación y 3. Marcar lo agregar una u por una. En E usar rótulo os, habilitar la casilla fila su uperior y columna izquierda; así como, crearr vínculos con n los datos de e origen egistros de lass tablas de origen, los para que cuando se modifique los re olidada tambié én se actualice en. datos de la tabla conso

La tabla conssolidada se mostrará como sigue:

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Para consolidar, es de gran utilidad asignar nombres a los rangos de celdas, para el presente caso la primera matriz TRIMESTRE_UNO y para la segunda TRIMESTRE_DOS; una vez asignado los nombres elegir la opción consolidar y para agregar las referencias picar en la opción fórmulas para desde la lista desplegable insertar las referencias de nombres asignados anteriormente.

UNIDAD 09. GESTIONAR DATOS EXTERNOS DE EXCEL

En muchas ocasiones se tiene la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Hay dos alternativas: - Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos. Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel. - Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 123

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La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa. La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar. Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia. Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa.

9.1

ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente se puede hacer de dos formas distintas:

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- Acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos de esta sección. - O acceder mediante el Botón Offi-

ce - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*). En ambos casos se sigue el mismo procedimiento. Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar. Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones: •

Indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba;

•

Indicar a partir de qué fila se requiere importar por si se quiere descartar títulos, por ejemplo;

•

Decidir el Origen del archivo; y

•

Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente >.

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10 UNIDAD 10. GESTIÓN DE FORMULAS, NOMBRES DE

CELDAS,

FUNCIONES

AUDITORIA

FÓRMULAS 10.1 LAS FÒRMULAS EN LA GESTIÓN DE DATOS Es demasiado amplio el tratamiento de las fórmulas y funciones utilizadas en Excel lo que depende de cómo, dónde y cuándo utilizar una función adecuadamente en un entorno financiero, se hará un esfuerzo para una aplicación relevante de las funciones de cada categorías en la gestión de datos en la gestión empresarial que sea pertinente,oportuna y didactica presentadas. En la introducción de fórmulas y funciones hay que diferenciar oportunamente que las funciones son aquellas fórmulas diseñadas por Excel y que tiene una aplicación puntual a como fue diseñada, donde se exprese con claridad los argumentos que contengan la función; sin embargo de que también lo puede diseñar el usuario que pueden incorporarse a las de Excel. En definitiva las funciones son fórmulas que tienen el propósito de una aplicación general y se encuentra debidamente verificado su proceso lógico.

10.2 GESTIÓN DE FÓRMULAS: SIGNOS DE COMPARACIÓN, OPERACIÓN Y AGRUPACION Es de mucha importancia tener claro el uso de los signos, su naturaleza, propiedad e instancias de aplicación que requiere ser reflexionado y diferenciado su trabajo.

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10.2.1

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Signos de comparación y operación

En el uso de fórmulas, diseñadas por el usuario, debe diferenciarse los signos de comparación y operación. Entre los signos de operación reconocer la diferencia de aplicación de los aritméticos, de texto y de agrupación; en la aplicación de los signos de operación aritméticos es de gran importancia observar el nivel jerárquico de los mismos.

SIGNOS DE COMPARACIÓN

Los signos de comparación utilizados que al compar dos valores producen un valor lógico son: Igual =; Mayor que >; Menor que <; Mayor o igual que >=; Menor o igual que <=; No igual a o diferente <>. Los signos de comparación son muy utilizados en funciones o procesos que requieren control o en actividades que involucra toma de decisiones cuando se está aplicando alguna aplicación financiera

y depende de

habilidad del usuario su eficiente utilización. Por lo general son aplicados en funciones lógica simples y concatendas.

SIGNOS DE OPERACIÓN

Es más generalizado el uso de los signos de operación con números que con texto, sin embargo, es importante resaltar su aplicación y reglas de aplicación tanto para número como para letras. ^√

Números

Exponente y radical

Primer nivel jerárquico

*/ Multiplicación y división

Segundo nivel jerárquico

+ - Suma y resta

Tercer nivel jerárquico

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De texto

Juntar, concatenar, unir

& Operador de texto Une textos

uno

sólo,

ejemplo “Juan cobra ” & 245 & “dolares”

SIGNOS DE AGRUPACION

()

Paréntesis

{}

Llaves

[]

Corchetes

Los niveles jerárquicos de los signos de operación aritméticos orientarán su utilización. Observar estas jerarquías permite validar efectivamente el resultado de la fórmula; conscientes que las operaciones se realizan secuencialmente, desde el nivel superior (primer nivel) hasta el nivel inferior (tercer nivel).; es decir, cuando, en una fórmula se presentan operaciones en las que aparecen signos de niveles diferentes se irán desarrollando primero la operación de nivel I, luego la de nivel II y luego la de nivel III Cuando se utiliza los signos de agrupación, se romperá la secuencia lógica de operación, según como hayan sido utilizados estos signos de agrupación. Ejemplo I: 12

√9

15,33

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•

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Las primeras operaciones que realizará son 4 al cuadro 16; raíz cuadrada de 9, 3.

•

La segunda operación 16 divido para 3, igual a 5,33;

•

Las dos últimas operaciones 12+5,33-2, el resultado será 15,33.

La utilización de los signos de agrupación son utilizados para romper los niveles jerárquicos y dar otras prioridades de operación; así por ejemplo, con la misma operación anterior si se agrupará de la siguiente manera, el resultado es diferente. Ejemplo II:

•

√9

La primera operación realizada: 4 al cuadrado igual 16, sumado 12 da un total 28;

•

La segunda raíz cuadrada de nueve: 3, restado 2 igual a 1;

•

La tercera operación 28 dividido para 1: total 28.

Las mismas operaciones se realizarán con referencias de celdas, con la diferencia que en el lugar de los valores absolutos serán celdas que contienen esos valores, tomando como ejemplo la última fórmula:

Ejemplo III: 1 √ 1

2 2

Donde: Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 129

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Donde: en A1 el valor de 9; en A2 el valor de 2; en C1 el valor 12; en C2 el valor de 4; y en B2 el valor de 2. Para operaciones con textos

caracteres

especiales debe puntualizarse

que

única-

mente se pueden juntar, unir o concatenar, a diferencia de los números que son modificados en su resultado; es decir 9 +3 cambia a 12; aunque se referencien a celdas que contengan esos valores. Juntar “Roberto”& “ “&”gana”&” 500”; su resultado se expresará Roberto gana 500. Con celdas referenciadas la operación se ilustra en la siguiente figura: Una explicación de la fórmula utilizada es que junta el contenido de la celda A2, a un espacio en blanco, al texto gana y al contenido de la celda B2. 10.2.1.1 Principales componentes de edición de fórmulas: (=) Signo igual con el que comienza una fórmula. La barra de fórmulas, incluye el cuadro de nombre para presentar la referencia o el nombre de la celda; el cuadro de cancelación ; cancelar la

entrada

datos,

picando en x; confirmar el ingreso de datos, picando en V; o utilizar funciones con el cuadro de funciones, para solicitar por la ventana asistente de funciones; y,

la barra de fórmulas para introducir y editar

fórmulas. Con la tecla de funciones F2 se edita el contenido de la celda o rango de celdas.

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Para la apliccación de fórm mulas es impo ortante recono ocer la existe encia de los operado ores aritmétticos, operadores de co omparación y ope-

radores de e texto. Los

opera adores

aritméticos realizan operraciones arittméticas

básicas, por ejemplo la fó órmula 5+2*3 eleva el 2 a la potencia 3, luego suma 5 al re esultado 13 observando o la a jerarquización de los sig gnos de operación esstablecida: Para cambia ar la jerarqu uización de los signos se s puede utilizar el paréntesis pa ara agrupar valores; v modifiicando el ejem mplo anterior (2+3)^3 da como resu ultado 125, prrimero suma 2 +3= 5 y a 5 eleva a la potencia 3 dando como resultado fina al 125. 10.2.1.2 Fó órmula con referencias r upo de celda as basados en e enca Las referenccias indican celdas o gru bezados de las l columnas y filas de una a hoja de cálcu ulo, por ejemp plo la celda B2 2 o el rango de e celdas D3:E4. Existen tress tipos de referrencias: referrencias rela a-

tivas,

refe erencias

a absolutas

referencias s mixtas. as relativas Una referenciia como A1 inndica cómo en ncontrar Referencia otra celda a partir de la ce elda que conttiene la fórmula, por ejemplo: Para multiplicar la a celda B2 por p D3 la fó ómula se exp presa =B2*D 3 y de requerirse ap plicar la mism ma fórmula en n la celda D4 4 parecería su uficiente arrastrar la fórmula f para obtener el mismo resultad do, lo que no sucede porque las dos celdas han n sido movida as en la fórmu ula a =B3*D4 4, lo que elda vacía por 3 devolviendo o como resulta ado 0. significa multtiplicar una ce

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Referencias absolutas Una referencia como $B$2 indica como encontrar una celda en base a la posición exacta de esa celda en la hoja, agregando el signo de dólar ($) antes de la letra y antes del número. Se puede escribir el signo editando la fórmula y presionando la tecla de función F4.

Referencias mixtas Una referencia tal como B$1 o $B1 señala como encontrar una celda combinando la referencia de una columna o de una fila exacta con una fila o columna relativa. En el primer caso la fila $1 es absoluta y la columa B es relativa, y en el segundo caso, la $B es absoluta y la fila 1 es relativa. Habiendo definido la celda $B$2 como celda absoluta es posible arrastrar la fórmula para arriba y abajo obteniendo el resultado esperado. 10.2.1.3 Asignación de nombre o referenciar celda o celdas Un nombre es un identificador fácil de recordar que crea una referencia a una celda o grupo de celdas, a una fórmula, para definir el nombre a una celda o matríz de celdas, previa su determinación,

se puede aplicar

varios métodos: a. Picar dentro del cuadro de nombres de la parte superior de la hoja o área de trabajo, escribir el nombre y confirmar con Enter, unicamente para celdas o grupo de celdas, no para fórmulas; b. Presionar las teclas del método abreviado Ctrl+F3 para activar la ventana de diálogo administrador de nombres para asignar el nombre y confirmar con Enter.

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c. Picar dentro del grupo de opciones Nombres Definidos

del

fórmulas

menú opción

Administrador

nombres o picar en Asignar nombre a un rango del mismo grupo

opciones.

Excel

mostrará

ventana Administrador de nombres. Para explicar mejor el procedimiento expuesto en los párrafos anteriores se ejemplarizará con la multiplicación de un determinate con una matriz para lo cual: a. Ubicarse en la celda

A3 y desde el cuadro de nombres asignar

asignar el nombre de Determinante,

marcar el rango de celdas

B5:C6 y escribir Matriz en el cuadro de nombres confirmarlo con ENTER; b. Para utilizar la celda o rango de celdas referenciadas picar en la lista del cuadro de nombre y se deplegará los nombre que existan o, escribir el signo = y la letra M, por ejemplo, Excel mostrará en la lista desplegable, además de las funciones, el nombre del rango de celdas Matriz, como se muestra en la presente gráfica, ubicarse con el cursor y presionar la tecla Tab para seleccionar esa celda, matriz o fórmula;

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Presionando la tecla Enter

Excel mostrará #¡VALOR! Señalando no

conocer la operación solicitada, dado que es una matriz por un determinante; c. Escribir el signo para la multiplicación * y digitar De. Excel mostrará el nombre de la celda Determinante presionar la tecla Tab y confirmarlo con Enter para multiplicar matrices; d. Marcar desde la celda resultante B8 hasta la celda C9, Editar la fórmula con F2; y e. Finalmente, presionar la combinación de las

teclas

Ctrl+Mayús+Enter

para

transformarla en una operación con matrices. El resultado será el siguiente: Si se trata de elegir nombres de celdas, rango de celdas o nombres se puede utilizar la opción utilizar en la

fórmula que muestra una lista desplegable de los nombres usados en el libro.

El procedimiento anterior tambien se puede realizar asignando los nombres desde el administrador de

nombres

fórmulas, puede

desde además,

opción

donde

eliminar

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 134

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modificar los nombres. Para utilizar este último procedimiento se asignará un nombre a la fórmula

Matrices que haga referencia a la fórmula de la multiplicación de la matriz por el determinante. Luego de aceptar, en la celda resultante escribir el signo = y el nombre de la fórmula Matrices, confirmar con Enter, marcar las cuatro celdas contiguas, editar la fórmula con F2 y la combinación de las teclas Ctrl + Mayúsc + Enter. 10.2.2

Signo de operación y funciones de texto

Para operar textos se utiliza el símbolo de operación & o funciones tales como concatenar y Texto para juntar, unir o concatenarlos. Equivale decir el texto1 y el texto2 y el texto3.. y textoN donde los textos no son modificados sino únicamente juntados. Como se vio en el tema signos de operación el símbolo para operar textos es & que significa unión de textos como se muestra inmediatamente. 10.2.2.1 Unión de texto - signo de operación Para unir textos de distinto origen, de celdas o ingresados desde el teclado, se utiliza el signo

Para

explicar

operación, de la lista de la presente

figura,

juntar

los

apellidos que se encuentran en el rango del celdas B2:B11con los nombres del rango de celdas A2:A11 con un espacio en blanco entre ellos en las celdas de la columna D.

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1. Ubicarse en la celda D2 y digitar el signo =B2&" "&A2 que son las refrencias de celdas de la primera operación, confirmar su operación con Enter; 2. Picar en el botón de arrastre para copiar

las

fórmulas en el resto de celdas contiguas inferiores.

resultado es el siguiente: Al

solicitar

mostrar fórmulas como opción de

Auditoría de fórmulas de las opciones de fórmulas, en la columna D, titulo UNION, se puede observar las fórmulas aplicadas de la siguiente manera:

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10.3 GESTIÓN DE APLICACIONES CON FUNCIONES Para

utilizar

funciones

Excel

muestra

algunas

opciones

procedimientos: el cuadro de diálogo del grupo Modificar picando en el icono ∑ elegir más funciones; del icono para el asistente de funciones de la barra de fórmulas; o, desde la opción fórmulas. 10.3.1

Síntaxis y reglas de funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: Nombre_función(argumento1; ...arguemtno2..argumento N) De la sintaxis expresada anteriormente, se deduce que las funciones siguen las siguientes reglas: a. Si la función va al comienzo de una fórmula, empezar por el signo =; b. Los argumentos o valores de entrada siempre se escribirán entre paréntesis. Sin espacios antes o después de cada paréntesis; c. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones; y, d. Por omisión o por defecto, los argumentos se separan con punto y coma, =Contar.si(rango;criterio). En el ejemplo: =Suma(A2;A7) los argumentos son las celdas a sumar; aunque para este caso será más explícito los dos puntos ":" expresando más bien, los límites del rango de celdas, así: A2:A7 inclusión de las celdas A2 hasta la A7; expreDr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 137

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sada deta alladamente que q se trata de e sumar el contenido de las s celdas =A2+A3+ +A4+A5+A6+A A7.

10.3.2

ados: para tra abajar con funciones Méttodos abrevia

ucir, en una celda, una Para introdu función deb be escribirse la misma como cualqu uier texto o sím mbolo, precedida por signo s (=). De no recordar el texto completo de la función Excel e lista desdespliega inmediatamente ugeridas de plegable de funciones su exto escrito, pa ara que el usu uario elija la fu unción presion nando la acuerdo al te tecla TAB. nta inmediata amente, la fun nción Excel presen con la etique eta explicand do los argume entos que deberán escribirse, o llamar por la ventana asistentte de funcione es con Mayúsc c+F3.

10.3.3

ertar función con asistentte Inse

Dr. Carlos Escob bar Paredes Páág. No. 138

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Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si se conoce su sintaxis, se puede escribir la función, y seguir la sintaxis sugerida después de elegir la función que se descuelga de una lista, o la utilización del asistente de funciones que guía su aplicación. Para el ingreso de una función en una celda se puede utilizar cualquiera de estos procedimientos dependiendo de la habilidad usuario:

Primer procedimiento: a. Situarse en la celda a introducir la función; b. Hacer clic en la opción Fórmulas, picar en insertar función, identificada dentro del grupo biblioteca de funciones; y , c. Elegir la opción Insertar función. Segundo procedimiento: a. Situarse en la celda a introducir la función; b. Picar sobre el botón que se encuentra en la línea de fórmulas;

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Una forma rápida de utilizar la ventana asistente de funciones Insertar

Función de Excel es a través escribir una breve descripción de la función en el recuadro Buscar una función: y picar sobre el botón ir. Otra forma de utilizar la ventana, Insertar función, es picar en la lista seleccionar una categoría del cuadro combinado, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto el rango de búsqueda. De no estar seguros de la categoría elegir Todas, del cuadro de lista de funciones Seleccionar una función: hay que elegir la función a utilizar picando sobre ésta. Conforme se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A finaliza picar sobre el botón Aceptar. Tercer procedimiento: Desde el grupo de opciones modificar de las opciones de inicio, de la lista autosuma picar en más funciones; y de manera más rápida utilizar la combinación de las teclas Mayúsc+F3. Aparecerá la ventana de diálogo Insertar función: Cuarto procedimiento: a. Escribir el signo de operación e inmediatamente la función a aplicar, Excel presentará una lista de funciones relacionadas con lo escrito; b. Seleccionar la función requerida y confirmarlo con la tecla Tab. Inmediatamente después Excel mostrará la sintaxis de la función, incluyendo sus argumentos; Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 140

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c. Escribir

los

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argumentos

tamente después de la función o presionarr

Mayúsc+F F3 para que

Excel muestre la venta ana asistente de funcio ones para qu ue el usuario llene l los argumentos de la función elegida.

10.4 FUNC CIONES BÁ ÁSICAS EN N LA GEST TIÓN DE DATOS: D SUMAR,

REL LLENAR,

BORRAR,

BUSCAR R

ECCIONAR SELE

Las funcione es de Excel, si bien se encu uentran clasificcadas para un na mejor utilización y acceso de loss usuarios en categorías en: autosuma, usadas recientementte, financierass, lógicas, de texto entre ottras, muchas de ellas son utilizada as según los requerimiento r s en las apliccaciones del usuario, sin embargo; de aquello la as de autoasu uma son las de d mayor aplic cación y son las que se empezarán n a explicitar su s aplicación. 10.4.1

Fun nción suma De las funciones más m utilizadass en aplicacio ones de gestión n de oficinas virtuales es sumar s un rango de celdas horizontal o verticalmente e por lo amerita una explicación detallada a de la varied dad de métod dos que Excel presenta. p o abreviado consiste en ubicarse u 1) un procedimiento

en la celda posterior al rango r que se desea suma ar; activar ce elda A8; presionando la combinación de las tecclas Alt+O+U+ +U Excel mos strará el Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 141

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rango de celdas donde encontró valores A2:A7; y finalmente presionar Enter para mostrar el valor de la suma, que para el caso es 259, como se muestra se muestra en la gráfica; 2) El método abreviado de mejor aplicación por su rapidez y facilidad es el de presionar la combinación de las teclas Alt+Mayúsc+=, ubicado previamente en la celda inmediata al rango de suma, para el caso A8 Excel marcará el rango de celdas, que confirmando el usuario al presionar Enter la suma 259 es mostrada inmediatamente. 3) Un tercer método es marcar el rango de celdas A2:A7 y presionar cualquiera de las combinación de teclas anteriores. Para conocer la suma, promedio, conteo, valor máximo y mínimo, sin imprimir en ninguna celda, marcar el rango de celdas y observar esos valores en la barra de estado de Excel como se muestra en la presente gráfica. De no presentar alguno de ellos presionar en el botón derecho del mouse para mostrar desde la ventana desplegable y confirmar su requerimiento. La aplicación de estos métodos abreviados tiene como objetivo motivar su uso para optimizar el tiempo que siempre será menor, mucho más si el usuario consigue una mejor destreza. Se busca insistir en la búsqueda del camino más corto para utilizar la función de los que Excel presenta para la función suma que se encuentra en el menú inicio o del menú fórmulas. Las fórmulas pueden contener más de una función anidadas o alojadas una dentro de otra por ejemplo la suma del rango de celdas A1:B4 divido para la suma de las celdas C1:D4 : =Suma(A1:B4)/Suma(C1:D4). Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 142

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estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. 10.4.1.1 Sumar

todos los números contiguos en una fila o co-

lumna La suma de valores de celdas continuas se realiza utilizando el operador aritmético + (signo más). Por ejemplo, si escribe la fórmula siguiente en una celda: =5+15. La celda mostrará como resultado 20. Si los valores se encuentran en las celdas A3:A4 la fórmula a escribir será =A3+A4. La misma operación se puede realizar utilizando la opción Autosuma

la que

puede elegirse desde el grupo de opciones modificar, desde el grupo biblioteca de funciones de la opción fórmulas. Para utilizar cualquiera de los accesos a la autosuma se puede utilizar la el método abreviado Alt+M+U+U para activar la autosuma del grupo de opciones de Fórmulas Alt+O+U+U para activar la opción fórmulas del grupo del opciones Inicio, pero la de mejor aplicación que no se preocupa de que grupo de opciones es asistida es Alt+=. Para realizar tomar la lista de datos de la siguiente figura: Como se expresó en el párrafo anterior, para sumar se puede utilizar algunos procedimientos, de los cuales se explicará los de mayor utilización:

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1. Utilizando o la función Autosuma marcar m para el e ejemplo, las celdas M6 6:M13 y picarr la función su uualquiera de lo os grupos de opciones ma de cu

el resulta ado es 1734 que q Excel imprime en la celda M14; 2. Ubicada en e la celda al final de la listta de datos esscribir SUMA precedip do del sig gno igual, marcar el rango o la lista de datos d y confirm mar con Enter como se muesttra en la pressente gráfica. Es igualmente importante observar que e inmediatame ente de com menzar a esccribir el nomb bre de la funcción Excel mu uestra una listta desplegable de las posible funcioness que el usua ario a de apliccar, de optar por su ayuda a, elegir de la lista con la te ecla Tab y continuar con el procedimie ento; a celda inferiorr de la column na o fila a sum mar, para el eje emplo la 3. Activar la celda M14 y llamar al método abrevviado Alt+= el e resultado es s igual a o de una manera más rápid da. 1734 pero n utilizando un na fórmula diseñada por el usuario, Se puede sumar también nsume más tiiempo en su desarrollo, pa ara el presentte caso, pero se con ubicado en la celda M14 escribir el sig gno igual e inm mediatamente e la refe-

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rencia de las celdas M6+M7+M8+M9+M10+M11+M12+M13 y confirmar con la tecla Enter. Es recomendable la utilización del método abreviado por el ahorro de tiempo. Los mismos procedimientos se puede utilizar para promedio, contar números, Max., y Min. la diferencia únicamente es en el método abreviado Alt+M+U+P para el promedio

Alt+O+U+X para el valor

máximo, y así en otros casos de funciones. Es recomendable, que el usuario, observe la diferencia imprimir el resultado o únicamente observar, para cuyo efecto se debe marcar la lista de datos y mirar su resultado en la barra de estado de Excel, donde; además de la suma, se muestra el promedio, el número y los valores máximo y mínimo.

10.4.1.2 Sumar números no contiguos La aplicación del procedimiento para sumar, calcular el promedio, o cualquier otra operación en celdas no continuas se explicará con la lista mostrada en la figura anterior. Para sumar, la cantidad de ventas de Ana García, digitar =SUMA y elegir las celdas con el teclado o el mouse B6; B10; B13 como se muestra en el ejercicio o más bien el método abreviaDr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 145

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do ALT+(=) desmarcar, lo l que Excel por defecto lo o hace, marca ando de una en una las celdas B6 ; B10; B13. Las celdas re eferenciadas elegidas e o argumento os de la funció ón deben sepa ararse con pu unto y coma, al finalizar cerrar con paréntesis para p concluir el e rango de su uma. ón con celdas discontinuas se puePara visualizzar el resultado de la funció de aplicar el e método abreviado a de selección de d celdas se electivas Ctrl+Apunttador izquie erdo del ratón n y mirar su resultado en la barra de estado de e Excel como se s muestra en n la siguiente gráfica: g

10.4.2

Relllenar serie de e datos

Del grupo modificar de la opción Inic cio de Excel laas más utilizadas son las opciones de búsqued da, remplazzo y selecció ón; así como o las opciones de ordenación y

filtro, y laa de funcion nes, pese a que las

formas comu unes de accesso a estas opcciones son otra as. a es donde me ejor se ambien nta el uso del método En la opción de búsqueda e remplazo Ctrl+L C como o para el mov vimiento abreviado C trl+B, para el a mayor parte e de los usua arios se dentro de la hoja Ctrl+I puesto que la e métodoss, especialmente cuando maneja m grande es volúasisten de estos menes de da atos.

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La opción Borrar B no es utilizado con frecuencia, f e usuario busc el ca otras alternativas para aplicar el e mismo procedimiento po or facilidad o porque es no son muyy identificadas. sus bondade Rellenar datos de manera automáttica a partir de elementos ya escritos en una celda a partir de la cual se requiere relle enar las celdass. Excel ofrecce opciones de e relleno, al momento m de escribir un u texto ya co onsiderado en n el libro, mue estra la coinc cidencia con

una

entrada

exisstente

esa

celda,

Excel

com mpletará

mente los carracteres resta antes, para aceptar a una entrada automáticam propuesta, prresionar Entrrar, Para elimiinar presionarr Retroceso. ar datos 10.4.2.1 Ell controladorr para rellena e una series de d datos Excel presenta algunas Para rellenarr rápidamente opciones de las cuales en n las más prin ncipales es utilizado el co ontrola-

dor de relle eno. Sin embbargo, depende de la habiliddad del usuario o, podrá utilizar el botón derecho del mouse, digitir dos núm meros consecutivos y desde el botón b de relleno arrastra ar poer toda as las celda as que cvonformarán n la serie Los procedimiientos señala ados se mue estra su aplicación. 1. El primerr procedimientto, escribir el valor de uno en la celd da A6 y desde la esquina de d la celda o botón de arrastre llevarlo hata la celda que q se haga re eferencia, para el presente hasta la celda A13. Una U vez seleccionada las celdas, al a soltar el ap puntador del mouse m Excel muestra el e controlador de relleno,

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Al elegir la opción o rellenarr serie Excel modifica m las celdas con los valores de la serie, para p la presentte aplicación del d 1 hasta el 8. undo procediimiento, digittar el 2. Un segu número in nicial de la se erie, 1 por eje emplo, y arrastrrar el mouse presionand do el

apuntad dor secund dario del ratón r , desde la celda A6 ha asta la celda A13 para el presentwe p ca aso y para cu uando aparezca a la ventana desplegable elegir cualquierra de las opcciones como relle-

nar serie es.

nto, utilizar el e método abrreviado Ctrl+ +Botón 3. Un tercer procedimien do del ratón ; desde la celda inicial A6h hasta la del fin nal de la izquierd serie A1 3 la serie se s llenará la serie automáticamente con c una progresió ón aritmética con un inccremento de 1 para. Se puede modificarr la serie eligie endo la opción n de rellenar.. En Excel se s puede utiilizar, ademá ás de los procedimienttos señaladoss, otros máss variados por ejemplo: de la opción Inicio, grup po modi-

ficar elegir

e la opción n series, o picar en

previamente

marcadas

las

celd das

que

conformarán la serie o parra el mismo prropóstio el eviado Alt+O +FL+S con lo que se método abre activa la venttana de diálog go series.

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No solo loss procedimie entos señalad dos anteriorm mente, sino algunos creados por el usuario co omo el se sum mar el increme ento referenciiando la celda inicial, por ejemplo : =A6+1 y arra astrar a toda la a lista de dato os. Es necesario o recordar que e las opcioness de relleno se s aplican parra datos de tipo numé érico, para texxto u otro tipo de caracteress el procedimiento es diferente, se utilizará, de las opciones de d Excel del botón b del Office lis-

tas personalizadas. 10.4.3

ntenido, form matos o come entarios Borrar todo, con

orrar contenid do de Cuando se trata de bo n es muy utilizada, celdas, la opción Borrar no puesto

e que

por

ejem mplo

para

borrar

contenido, el e usario activa las celd das y presiona la tecla Supr. Para los formatos o celda y cambia utiliza copiarr formato de otra desde e la opción co opiar formatto de la

opció ón Inicio.

Sin embarg go;

métod do abreviado Alt+O+E, pa ara esta opción, será de gran g utilidad por su rap pidez,

especialmentte para borrarr formatos de celdas. c Para aplicar la opción borrrar se activa normalmente desde el grupo mo-

dificar peroo quizás es muy m largo porr lo que se recomienda uttilizar el método abre eviado Alt+O O+E y desde el menú desplegable Borrar realizar cualq quiera de las acciones. a

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10.4.4

Función suma.si

En muchas ocaciones de la gestión financiera se requiere realizar suma criterial de columnas, por ejemplo: para sumar el total de ventas en LIBROS; las ventas del año 2010, o culaquier otro criterios. Su aplicación se trabajarán con la tabla de ventas siguiente: FECHA 01/01/2010 02/03/2010 03/05/2010 04/08/2010 04/09/2010 04/10/2010 04/11/2010 04/12/2010 04/01/2011 04/02/2011 04/03/2011 04/04/2011 04/05/2011 04/06/2011 04/07/2011 04/08/2011 04/09/2011 04/10/2011 04/11/2011 04/12/2011 04/01/2012 04/02/2012 04/03/2012 04/04/2012 04/05/2012 04/06/2012 04/07/2012 04/08/2012 04/09/2012 04/10/2012 04/11/2012 04/12/2012 04/01/2013 04/02/2013 04/03/2013 04/04/2013 04/05/2013 04/06/2013 04/07/2013 04/08/2013 04/09/2013

PRODUCTO LIBROS LIBROS LIBROS LIBROS LIBROS LIBROS REVISTAS REVISTAS REVISTAS REVISTAS REVISTAS REVISTAS PERIODICOS PERIODICOS PERIODICOS PERIODICOS PERIODICOS PERIODICOS TINTAS TINTAS TINTAS TINTAS TINTAS TINTAS PAPEL PAPEL PAPEL PAPEL PAPEL PAPEL IMPRESORAS IMPRESORAS IMPRESORAS IMPRESORAS IMPRESORAS IMPRESORAS LAPICES LAPICES LAPICES LAPICES LAPICES

Q. 23 12 23 12 2 3 4 12 1 11 12 13 15 12 10 10 4 3 5 8 12 15 15 12 21 12 22 12 6 5 4 3 7 7 5 4 6 8 6 2 6

VA 25 25 25 25 25 25 3 3 3 3 3 3 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 6 6 6 6 6 6 80 80 80 80 80 80 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

TOT 575 300 575 300 50 75 12 36 3 33 36 39 12 9,6 8 8 3,2 2,4 12,5 20 30 37,5 37,5 30 126 72 132 72 36 30 320 240 560 560 400 320 1,8 2,4 1,8 0,6 1,8

VENDEDOR PEDRO JUAN ROBERTO SANTIAGO ANITA EMILY NARCIZA LUPE CARLOS MARCELO RODRIGO VICTOR LUCIA MARIA BOLIVAR OSCAR OSWALDO CARMEN DAVID DIEGO DARIO RUBEN MARCO PATRICIO PEDRO JUAN ROBERTO SANTIAGO ANITA EMILY NARCIZA LUPE RUBEN MARCO PATRICIO PEDRO JUAN ROBERTO RUBEN MARCO PATRICIO

DSTO 10% 5% 0% 0% 10% 10% 10% 10% 10% 5% 5% 0% 0% 10% 10% 5% 0% 0% 0% 10% 10% 10% 5% 5% 0% 0% 10% 10% 10% 10% 5% 0% 5% 0% 0% 10% 5% 0% 5% 0% 0%

De la la tabla anterior sumar: el total de ventas de la ciudad de QUITO, el total de ventas en Libros y el total de ventas del año 2010. •

Para sumar el total de ventas de la ciudad de Quito, si que se requiera ordenar previamente por el campo Ciudad, escribir la

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función =Sumar.si y con el método abreviado Ctrl+F3 solicitar el asistente de funciones y escribir sus argumentos: rango: rango de celdas que desea evaluar B5:B46; criterio: o condición que determina que celdas deben sumarse, número, texto o expresión "Quito";

rango de suma: celdas que van a sumarse G5:G46

como se muestra en la siguiente figura:

El resultado de aplicar la función Sumar.si en la lista anterior es 1059.30. •

Para el total de ventas de libros, utilizando la función Sumar.si cambiará unicamente el rango a evaluar D5:D46; Criterio D5 que contiene el texto LIBROS; y el rango de suma el mismo anterior G5:G46;

•

Par sumar las ventas del año 2010, es muy importante puntualizar el cambio en la sintaxis en el criterio donde el signo de comparación ingresado como cadena de caracter, entre comillas, se une con el contenido de la celda que contenga el la fecha más alta que contenga

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el año 2010. ">"&A12. La columna del rango a evaluar es la que contiene las fecha, para el caso A1:A46. Para el caso de sumar las ventas del 2010 es importante vwerificar que la lista o tabla debe estar ordenada previamente por el campo de fecha.

10.4.5

Función contar.si

La función Contar.si, utilizada igual que la función

sumar.si

tiene

una

complejida

pero menor

visualizada

desde la exigencia de sus argumentos. La función cuenta las celdas que contiene el argumento explicitato.

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10.5 GESTIÓN

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BÚSQUEDA

OPCIONES

SELECCION

EXCEL

DATOS:

FUNCIONES

BUSCARV,COINCIDIR E INDICE Excel tiene algunas opciones interesantes para la búsqueda de información que son de gran utilidad especialmente cuando de maneja grandes cantidades de datos o que los mismos no permiten una visualización inmediata para encontrar diferencias o errores en el ingreso de los mismos. De la misma manera Excel cuenta con funciones que en casos especiales que no solucionan las opciones pueda utilizarse como son las funciones de Buscarv, Buscarh, Coincidir, índice entre otras funciones de búsqueda. 10.5.1

Buscar, remplazar, seleccionar contenido y seleccionar referencias desde las opciones de Excel

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es de gran utilidad en la buscar información y opcionalmente reemplazar con otra. Su utilidad es relevante cuando de maneja grandes volúmenes de datos en la gestión de aplicaciones financieras y económicas. En las opciones de búsqueda es recomendable que el usuario se adapte al uso de comodines

(?) que remplazan un carácter individual

desconocido o un asterisco (*) para una cadena de caracteres desconocidos. En la ventana Buscar y remplazar Excel presenta una busqueda inmediata sin formato y otra con formato al picar en el icono Formato... se puede buscar texto o números con un formato específico. Para buscar celdas que tienen un determinado formato, seleccionar desde la opción

Formato la opción Formato... la misma que presenta la ventana for-

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 153

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mato de celdas o picar en la opción Elegir formato de celdas y picar en la celda que tiene el formato que desea buscar para que la búsqueda asuma ese formato. En caso de requerir borrar el formato de celdas en la opción de búsqueda picar en Borrar formato de

búsqueda.

Para reemplazar picar en la pestaña reemplazar y la repetición seleccionada de los criterios del cuadro Buscar, busca la siguiente repetición

continuación,

detiene.

desea

reemplazar

automáticamente todas las repeticiones de los criterios de búsqueda presionar el apuntador izquierdo en el botón Reemplazar todo.

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La opción de buscar y seleccionar de Excel muestra algunas opciones adicionales para buscar

fórmulas,

comentarios,

formato

condicional, constantes, validación de datos, y selección de objetos y una especial que muestra la ventana Ir

a Especial... para marcar

cambiarse a celdas que contengan: comentarios, constantes, celdas con fórmulas, celdas en blanco, objetos, diferencias entre filas y entre columnas, celdas precendente y dependientes, celdas visibles entre otras opciones de selección. El método abreviado Ctrl+I es de

mucha aplicabilidad

para ubicar celdas que han sido

asignadas

nombres

propios, como por ejemplo, los nombres que se muestran en la ventana Ir a: de la siguiente figura:

Si la búsqueda se utiliza para contrarrestar registros diferentes de una lista de datos que visualmente no son identificables se puede utilizar Ir a y luego picar en

Especial... o Alt+E para elegir el tipo de diferencias.

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Para explicitar la aplicación de la opción de Ir a.. se presenta el caso mostrado en la figura siguiente:

para contrarrestar los registros de columna A con la columna I se seguirá el siguiente procedimiento : a. Marcarse las columnas A e I donde se encuentran los registro involucrados que se contrarestarán; Utilizar el método abreviado Ctrl+I, opción ir a.. y el método Alt+E, especial de la cual seleccionar diferencias entre filas. Al picar en aceptar

se activará la celda cuyo contenido sea diferente, para el

presente caso la celda A13 que tiene una diferencia con la celda I13 puesto que los valores son: 0237464522 en la celda A13 y 0237464622 en la celda I13 en los que se muestra ser diferentes.

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10.5.2

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Función Buscarv - Búsqueda vertical, devolución de contenido

Es una de las funciones más utilizadas en la gestión de aplicaciones financieras, especialmente en listados de gran volumen de datos especialmente cuando la busqueda es relacionada o referenciada, caso contrario, una búsqueda de contenido se lo puede hacer con Ctrl+B. La función BUSCARV en una búsqueda a nivel de columnas o búsqueda vertical de un valor específico o cadena de caracteres de la primera columna de la izquierda de una matríz para devolver, en la misma fila o registro, el valor o la cadena de caracteres de la columnna especificada de dicha tabla.

La sintaxis de la función Buscarv incluye cuatro

argumentos: Valor_buscado; Matríz_buscar_en; indicador_columnas y ordendado. Sintaxis de la función BUSCARV =BUSCARV(valorbuscado;matríz_buscar_en;indicadorcolumnas;ordenado)

Muchas son las utilidades en aplicaciones económico - financiera cuyo progreso

será

explicitado

progresivamente,

buscando

que

las

aplicaciones que permitan explicar las bondades del uso de esta función. De la tabla vendedores, presentada a continuación, se plantean algunos patrones de búsqueda. La función Buscarv toma mayor relevancia cuando se realiza búsquedas en lista de datos de gran volúmen, por ejemplo de la lista de cuentas

del diario con la lista del plan de cuentas, registros de un rol de pagos que al usuario no visualiza las diferencias o errores. En la aplicación de esta función es muy importante o relevante la consideración

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 157

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de que los datos deben estar previamente ordenados, caso contrario se debe explcitar con falso en el parámetro correspondiente. •

Buscar las cédulas expuestas en lista B19:B32 en la tabla VENDE-

DORES ASOCIADOS S.A. o en la matriz de celdas A4:M13 y devolver el producto que vende en las celdas C19:C32.

1. Activar la celda C19 y escribir =BUSCARV Excel mostrará la función dentro de la lista de posbibles funciones, presionar la tecla TAB para seleccionarla; 2. Puede escribir

los

argumentos directamente o solicitar el asistente con el

método

abreviado Ctrl+F3. Al referenciar en el argumento valor_buscado la celda B5 Excel muestra a su lado derecho el contenido de la celda; en Ma-

triz_buscar_en marcar toda la matriz o lista de datos; y en indicador de columna, el número de la columna cuyo contenido se solicita, para Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 158

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el caso el producto que vende la columna es 3 o si el el vendedor la columna 2. 3. Copiar la función BUSCARV utilizada en la celda C19 en las celdas contiguas debajo de la celda para observar el resultado. •

El resultado de la búsqueda no coincidirá con los datos del campo

producto si previamente no ha sido ordenada la columna de datos de las cédulas de la tabla origen VENDEDORES ASOCIADOS

S.A. y de la matríz de búsqueda B19:B32. De haber sido ordenada la columna el resultado se muestra en la presente gráfica.

•

En caso de no estar ordenadas las dos matrices, la búsqueda se resolvería adecuadamente, al ordenar ascendentemente la lista de cédulas B19:B32 y la tabla VENDEDORES ASOCIADOS S.A A4:M13 por la primera columna o en por el contrario;

•

En la función Buscarv en el argumento ordenado, no tomar en cuenta la ordenación asignándole FALSO o 0 (CERO) para que se

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 159

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omite la ordenación de la primera columna. En el caso de escribir 1 (uno) VERDADERO considera la ordenación de la primera colunmna fundamental.

Para el presente caso, eligiendo el argumento de ordenación FALSO y arrastrando la función desde la celda C19 hasta C32 el resultado idoneo se muestra en la siguiente gráfica.

Para ejemplarizar lo expresado, aunque la lista Vendedores S.A. no es grande, a través de encontar la cédula, primera columna de la matriz, referenciada por la lista de cédulas B19:B32 presentar el registro cuyo

total de ventas (columna 13) no exista en la lista Vendedores S.A. Sabiendo que la cédula 1504578210 no se encuentra en la lista de VENDEDO-

RES S.A. Excel, al utilizar la función Buscarv indica que el tipo de error es que el valor no está disponible o no lo encontró e imprime #N/A en la celda B25. con lo que el usuario deberá investigar las razones del error. de la no existencia de ese registro. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 160

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10.5.3

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Función Coincidir: Devolución de posición valor encontrado

La función Coincidir devuelve la posición relativa de un elemento de una matríz que coincida con un valor determinado o especificado en relación con el tipo de coincidencia deseado. Utilizar COINCIDIR, en lugar de de cualquier opción de búsqueda, cuando necesite conocer la posición de un elemento coincidente en lugar del elemento en si. Tomar muy en cuenta que, a diferencia de BUSCARV La matriz de celdas debe ser una única columna y no varias.

La función Coincidir busca un valor especificado en un rango de celdas de una misma columna y devuelve la posisción relativa de ese elemento exactamente, el valor mayor más cercano •

Si el Tipo_de_coincidencia es 0, Coincidir encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden;

•

Si el tipo_de_coincidencia es 1, Coincidir encuentra el mayor valor que es menor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-

triz_buscada deben colocarse en orden ascendente, y; •

Si el tipo_de_coincidencia es -1, Coincidir encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en ma-

triz_buscada, puntualmente la columna a la que se hace referencia deben colocarse en orden descendente; De la lista VENDEDORES ASOCIADOS S.A. Buscar en que celda coincide que: a) El Total de Ventas presentadas en la columna M sea de 300 dólares; b) en qué posición se encuentra el valor inmediatamente Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 161

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inferior bajo los 300 dólares y c) En qué posición se encuentra el valor inmediatamente superior a los 300 dólares. Lo solicitado anteriormente debe realizarse en la celda N5. Ordenar previamente la lista, columna M,

en orden ascendente,

menor a mayor

a. Activar la celda N5 y escribir =COIN Excel mostrará la función dentro de la lista de posibles funciones, eleigir =Coincidir presionar la tecla

Tab para seleccionarla; Puede escribirse los argumentos directamente o solicitar el asistente con el método abreviado Ctrl+F3. Para el uso de esta función se realizará con la ventana argumentos de funciones; b. Ingresar el valor_buscado 300, matriz_buscada M5:M17, y el

tipo_de_coincidencia 0 en el primer caso y 1 en el segundo caso;

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c. Excel, en la misma ventana de argumentos de

funciones, muestra que el valor más cercano inferior a 300 se encuentra en la posición 12, es decir,

294.

caso

que

ti-

po_de_coincidencia sea 0, no encuentra ningún valor, en la celda N5, imprime #N/A. d. Para ubicar la posición en que se encuentra el valor inmediatamente superior a los 300 dólares debe reordenarse primero, de mayor a menor la matriz la matriz_buscada M5:M17 y luego Ctrl+F3 para activar la ventana asistente de funciones argumentos de funcio-

nes y modificar el tipo_de_coincidencia con el valor -1.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 163

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Excel mostrará que ubicó el mayor valor en la posición 1 de de la matriz M5:M17. La referencia de celda es M5 pero la posición es 1 donde se encuentra el valor de 304.

10.5.4

Función indice

Permite elegir un valor dentro de una matríz o una referencia de celdas. La función indice tiene dos formas: referencia y matricial. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor matricial o una matríz de valores. El procedimiento para aplicar la función Indice es: a. Ubicarse en la celda fuera de la tabla, en este caso en la celda C15; b. Utilizar el método abreviado Ctrl+F3 para mostrar la ventana Insertar función. Para solicitar el asistente de esta fúnción, en la casilla buscar Función escribir su nombre INDICE y presionar el botón Ir;

Seleccionar uno de los dos argumentos que presenta esta función; y,

En el asistente de funciones señalar la matríz, el número de fila y el de columna.

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10.6 GEST TIONES DE INFORMAC CIÓN: FUNCIONES DE TEXTO T abajados en Excel E tienen fu unciones espe ecíficas que ameritan a Los textos tra una aplicació ón y conceptualización clara a. Para el trab bajo con textos, Excel presenta una a variedad de e funciones qu ue se espera explicitar la mayoría m de ellas en aplicaciones co oncretas y de utilidad práctica para el usu uario.

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág g. No . 165

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10.6.1

Unión de texto - función CONCATENAR

También con la función CONCATENAR se puede unir los textos de los rangos de celdas de apellidos y nombre con la diferencia que los textos se obervan como argumentos. Utilizando el asistente los textos son ingresados como se muestra en la siguiente figura:

Para aplicar la función Concatenar ubicarse en la celda E2 y digitar la función antecedida por el signo = y

luego

solicitar asistente

el de

funciones con el

método

abreviado Ctrl+F3. Para continuar con las demás celdas del rango picar en en botón de arrastre de la celda E2, presentando en vista de fómrulas se verá de la siguiente manera:

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10.6.2

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Unión de texto - función TEXTO

La función Texto convierte un valor numérico en texto especificando su formato de presentación, útil para combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, en la presente combinar,

lista en

celda F2, los textos para que se pueda observar la siguiente información: Para presentar la información mostrada en la columna, la fórmula utilizada es ="Sueldo de "& A2& " es "&Texto(C2;"0,0")&" USD" incluye la función texto y es copiada al resto de celdas de la misma columna. La función de Texto presentada con el asistente de funciones para ingresar los argumentos es:

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 167

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10.6.3

Función iZQUIERDA Extrae el carácter o caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto, según sean

los

requerimientos

usuario. ejemplo lista

del

Por de

juntar el nombre (abreviado únicamente primer caracter), terminado con un punto y el apellido considerando los espacios necesarios. El resultado se presentará así:

10.6.4

Dividir contenido de celda- opción texto en columnas

De la misma manera que se unio los textos en una sola celda, en ocasiones se hace necesario separa los textos en varia celdas, dependiendo de la información y las necesidades de presentación para su posterior análisis. De presente lista separar el contenido de las celdas del rango F2:F11.

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1. Para separar el contenido de la celda deberá convertirse la fórmula en información, para lo cual copiar Ctrl+C y Pegado especial opción VALORES las

mismas

celdas

para

eliminar

las

fómulas

presentar

resultado

como

se muetra en la gráfica; 2. Marcar el rango que participará en la división y utilizar el método abreviado ALT+S+E para activar la ventana asistente para con-

vertir texto en columnas cuyo procedimiento incluye tres pasos; 3. Paso uno, En tipo de los datos originales y elegir delimitados y picar en siguiente; 4. En el paso dos, elegir Espacio para que el texto sea separado cada que encuentre un espacio entre los textos, en esta ventana se puede observar como

separan

los

textos

parte

inferior

casilla

vista

previa

de los datos, la ventana se muestra en la siguiente gráfica;

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5. En el paso tres, elegir el formato de las celdas de columnas y el destino en el que se presentarán los datos. de Elegir F2 el texto se presentará a partir de la celda origen de los datos reemplazando a los mismos. El resultado se muetra en la siguiente gráfica:

10.6.5

Función EXTRAE

En ocasiones es importante extraer una cadena de caracteres desde cualquier parte de la cadena de caracteres de una celda o de una cadena de

texto

comenzando

desde

una

posición

que

especifique

necesariamente al principio o al final de la misma, dada una posición y longuitudes iniciales. Por ejemplo, si el contenido de la celda es ANA GARCÍA de la celda B5; la posicón a partir de la que se extrae el texto es la 5; y el número de caracteres a extraer es 6. El Excel devuelve como resultado GARCÍA. 10.6.6

Función SUSTITUIR

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Constituye una de las funciones más importantes que requiere comprender la aplicación de sus argumentos y el momento de su aplicación. La función sustituir, reemplaza con un nuevo en una cadena de caraacteres siempre que coincida exactamente las mayúsculas y minpusculas del texto original el remplazo no se aplica. Por ejemplo, en la celda G2, copiar el texto de la celda D2 sustituyendo "DIANA" por "ANA". El resultado es "Ana GÓMEZ" porque el texto original de la celda es "DIANA GÓMEZ"

Buscando una generalización de la función sustituir de la lista para su utilización en aplicaciones de base de datos de gran volúmen y que presente alguna dificultad en el trabajo, por ejemplo, si los espacios en blanco no se visualizan adecuadamente será necesario reemplazar los blancos con un caracter especifico, como la presente lista, de las celdas del rango de celdas D2:D11 reemplazar, en todos los casos, los espacios en blanco con "-" . Como se observa en la celda D2 hay un espacio en blanco más Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 171

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que se eliminará para que todas las celdas tengan la misma característica. En la función es importante comprender oportunamente sus argumentos, prinicalmente Núm_ocurrencia en el que se especificará el número de veces que se desea reemplazar, para el caso si se explicita 1, lo hará en una sola vez, y de repetirse su ocurrencia no lo hará. La función sustituir, copiada a todas

las

G2:G11, presentación

celdas

del

rango

solicitando

desde

opción

mostrar fórmulas se muestra como sigue:

10.6.7

Función REPETIR

caso

anterior,

requiere que la sustitución se realice repetidamente por 40 VECES, que no es lo mismo que ocurra 40 VECES en el texto orginal, es conveniente utilizar la función

repetir, cuya aplicación es utilizada para repetir el texto un número determinado de veces,

para lo cual se modificará la fórmula anterior

concatenando la función repetir dentro de la función sustituir de la siguiente manera y con el siguiente resultado:

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10.6.8

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Función ESPACIOS

La función espacio elimina todos los espacios excepto los espacios individuales entre palabras, por ejemplo de la lista mostrada en la siguiente figura, en la columna B se imprimirán los nombres y apellidos eliminando los espacios que anteceden a los nombre: La ventana asistente de la función espacio se muestra en la siguiente sintaxis:

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10.6.9

Funciones de texto concatenadas: sustituir, extraer, repetir y espacios

Luego de sustituir el caracter blanco por cuarenta veces "-" en una sola ocurrencia, al extraer los caracteres desde la posición 1 hasta la posición 50, donde es muy posible que aparezca el cararcter "-" que sustituyó al caracter blanco en el procedimiento anterior concatenar la función así:

=EXTRAE( sustituir(d2;" "; repetir("-";50);1);1;50). Al aplicar la función concatenada, extrae los caracteres del 1 hasta el 50 donde se incluye el caracter

"-" y los los resultados se expresan en la

columna, de la siguiente manera:

Finalmente, al sustituir el caracter

"-" por vacio se presentará el

nombre liberado del apellido. La función a aplicar se muestra de la siguiente manera: =Espacios(Sustituir( Extrae( Sustituir(D2;"

"; Repetir("-

";50);1);1;50);"-";"")) Para aplicar el mismo procedimiento con los apellidos utilizar la misma función diferenciando el texto a extraer, desde la posición 51 un número de caracteres de 50.

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=Espacios(Sustituir( Extrae( Sustituir(D2;"

"; Repetir("-

";50);1);51;50);"-";"")

El resultado de la extracción, tanto de los apellidos como de los nombres contenidos en el rango de celdas D2:D11 se muestra en las columnas E y F y la función concatenada final se muestra a continuación:

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11 UNIDAD 11. GESTIÓN DE PROYECTOS – DETERMINACIÓN DE FACTIBILIDAD Para la gestión de proyectos existen algunos software de aplicaciones que constituyen un soporte muy importante por su pertinencia y facilidad dentro de ellos los más conocidos son Project y Excel. La utilización adecuada de las funciones de Excel, aplicabilidad de sus opciones y el uso de Visual Basic permitirá se tratará de ser lo más explicito para tener una comprensión efectiva de los usuarios.

11.1 PUNTO

EQUILIBRIO

GESTIÓN

PROYECTOS El punto de equilibrio es usado comúnmente en la gestión de negocios para determinar los beneficios por la venta de un producto, si es en mayores cantidades de las que arroja el punto de equilibrio se percibirá UTILIDAD; si son menores las cantidades al punto de equilibrio, el efecto será PÉRDIDA en la venta del producto. Se considera punto de equilibrio el punto donde los Ingresos Totales Recibidos se igualan a los Cos-

tos Asociados con la venta de un producto (IT = CT). El punto de equilibrio se da cuando el Ingresos o Ventas totales=costos totales. Sean IT los ingresos totales, CT los costos totales, PU el precio por unidad, Q la cantidad de unidades producidas y vendidas, CF el total de los costos fijos, y CV promedio de los costos variables. El precio por unidad menos el promedio de costos variables constituye la utilidad por unidad . Entonces, para conocer en qué cantidad que debe ser vendida el producto para alcanzar el punto de equilibrio se utiliza la siguiente fórmula: Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 176

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Si por ejemplo: CF=30

Costos fijos

PU= 1.5

Precio por unidad

CV=0.8

Promedio de los costos variables 30 1.5

0.8

Se tiene: U= 1.5-0.8

La utilidad por unidad es de 0.7 y 30/0.7=42.85

PE(u)=42.85

Como son unidades, el resultado será 43

Ingreso (ventas))=Cantidad*Precio Unitario Costos Totales =Cantidad * Costo Variable + Costo Fijo Para el punto de equilibrio: Ingreso (ventas))=43*1.5=64 Costos Totales

= 43*0.8+30= USD 64

Para conocer el importe de ventas necesario para llegar a una situación de equilibrio se utiliza las siguientes fórmulas:

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30 0.8 1 1.5 U= 0.8/1.5 relación del costo variable respecto del precio unitario, aproximadamente el 0,53 del precio unitario representa el costo del producto. (1-08/1,5)=0.47 margen de utilidad PE(v)=30/0.07 = 64.28 punto de equilibrio factura o importe en ventas equilibrada. Para

explicitar

aplicación del cálculo y presentación del punto de equilibrio en Excel, partir del siguiente cuadro de costos:

a. Adicionalmente, diseñar una hoja, PUNTO_EQUIBRIO para facilitar el cálculo del punto de equilibrio.

b. Para facilitar los cálculos, asignar nombre a las celdas como se muestra en la siguiente figura:

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c. En la hoja Punto_equilibrio, en las celdas Costo_fijo, Cos to_variable y Precio unitario asignar los valores 30 USD, 0,8 y 1,5 respectivamente. Los valores consignados desde de la tabla de costos mostrada anteriormente, excepto el precio unitario que ha sido considerado de 1,5; d. Para calcular el punto de equilibro donde los ingresos sean iguales a los costos deberá encontrarse cuál es la cantidad que iguala esas dos variables. Visto de la tabla de DATOS se puede colegir que se encuentra entre 40 y 50 la cantidad, para encontrar la cantidad más exacta se puede escribir valores entre ese rango y por eliminación encontrar ese valor, que para el presente caso es de 43. Una interesante aproximación se consigue al insertar desde la opción programador el control barra de desplazamiento (Control de formulario) al que debe modificarse su formato: valor actual 0; Valor mínimo 0; Valor máximo, para el ejemplo 100; Incremento 1; Cambio de página 10; y vincular con la celda $C$3 que es la celda donde se mostrará la cantidad según se desplace el botón de arrastre de la barra de desplazamiento, para el efecto hasta que llegue a 43, que es la cantidad del punto de equilibrio, donde los ingresos por venta se igualan a los costos totales.

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en la celda $C$11 calcular el punto de equilibrio por unidades aplicando la fórmula explicitada anteriormente y que se muestra en Excel de la siguiente forma: =Costo_Fijo/(Precio_Unitario-Costo_Variable) e. Insertar otra barra de desplazamiento para modificar los costos fijos en la celda $C$4 y en la celda ; En la celda $C$12 la fórmula para calcular el punto de equilibrio de las ventas facturadas de la siguiente manera: =Costo_Fijo/(1-(Costo_Variable/Precio_Unitario))

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Una forma más visible de calcular el punto de equilibrio, tanto de unidades como de ventas facturadas, es a través de un gráfico que muestre el comportamiento de los costos fijos, costos variables y principalmente el encuentro de las líneas que representan los ingresos totales y el costos total que explicitan el punto de equilibrio, para lo cual debe: a. De la opción Insertar, elegir

la opción

insertar/Gráficos línea con marcadores para configurar el gráfico de línea.

Desde la opción seleccionar datos del grupo

diseño

agregar, en entradas

leyenda

(series) Costo fijo, Costo variable, Costo Total e Ingreso total lo que sugiere que se ingresará como leyenda el título de cada una de las columnas con sus respectivos valores de la serie. En el presente

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caso, los valores de la serie se fijarán de acuerdo a la tabla presentada; c.

La entrada de la etiqueta del eje horizontal (categoría) corresponde a la CANTIDAD PRODUCIDAD presentada en la columna A de la tabla;

d. Definidas las opciones de presentación, el gráfico se mostrará de la siguiente manera:

PE(usd)=64

PE(can)=43

11.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO: TIR(Tasa Interna de Retorno), VAN (Valor Actual Neto),PAGO (Pago) VA (Valor Actual) y VF (Valor Futuro) En la gestión de proyectos. Excel ofrece algunas funciones de aplicación financiera que facilitan enormemente su cálculo y permiten un análisis gerencial efectivo minimizando al máximo el uso de fórmulas complejas con la utilización de funciones rápidas y de fácil comprensión. Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 182

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En la gestión de proyectos es de mucha importancia visibilizar los beneficios concretos que producirán la inversión antes de emprender en el mismo, para loa cual es importante fijar la Tasa Interna de Retorno y el valor actual Neto dentro de varios escenarios o alternativas financieras. Para emprender la gestión de Proyecto en Excel se partirá de los Estados de Resultados Proyectados a cinco años de la empresa COMERCIAL

S.A. PROYECTO EMPRESA COMERCIAL S.A. EVALUACION FINANCIERA PARA INVERSIONISTAS Año=1

Año=2

Año=3

VENTAS

Año=0

554.500

555.082

555.665 556.249

556.833

COSTO DE VENTAS

529.750

530.306

530.863 531.420

531.978

(=) UTILIDAD BRUTA

24.750

24.776

24.802

24.828

24.854

2.550

1.200

Gastos de Operación: Gastos por Depreciación Activos Fijos

Año=4

Año=5

Amortización Patente Otros gastos de Operación (=) INGRESOS OPERACIONALES-UTILIDAD NETA

22.200

22.226

22.252

23.628

23.654

Otros Ingresos Utilidad por Venta de Inversiones (1000)

1.000

Otros Gastos: Gasto por Intereses Préstamo 25,856 Utilidad antes de Participación Trabajadores (-)15% Participación Trabajadores

3.878

3.303

2.642

1.881

1.006

19.322

19.923

20.610

22.747

23.648

2.898

2.988

3.092

3.412

3.547

Utilidad antes de Impuestos

16.423

16.934

17.519

19.335

20.101

(-) 25% Impuesto a la Renta (=) UTILIDAD DEL EJERCICIO (+) DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN Pago de la deuda FLUJO NETO EFECTIVO GENERADO:

4.106 12.318

4.234 12.701

4.380 13.139

4.834 14.501

5.025 15.076

2.550 3.835

2.550 4.410

2.550 5.072

1.200 5.832

1.200 6.707

11.033

10.841

10.618

9.869

9.568

-25.856

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a. En la tabla anterior se suma a la utilidad del ejercicio el valor de las depreciaciones y amortizaciones y se resta el pago de la deuda del préstamo de $ 25.856 que se asume en valores decrecientes porque el interés es sobre saldos y el pago es un valor fijo.

b. Los valores de la C24:G24 son valores que se consideran se recuperan en los cinco próximos cinco años del proyecto; es decir, desde 11.033 hasta 9.568. Este rango de celdas se asignará el nombre de EFECTIVO_RECUPERADO. Es decir que se espera recuperar, en los cinco años, 51.928,32 .

A la celda H2 asignarle el nombre de INTERÉS e ingresar el valor de 15%. que será la tasa activa o de descuento considerada en el presente caso.

CÁLCULO DEL VALOR ACTUAL.- En la celdas C24:G24 calcular el FLUJO DE EFECTIVO DESCONTADO para lo cual ha de utilizarse la función VA escribiendo, en la celda, C24 el nombre de la función =VA luego el método abreviado Ctrl+F3. Excel muestra la ventana para ingresar los argumentos de la función en el argumento Tasa: asignarle el valor de la celda TASA_INTERÉS; para el número de periodos Nper: el valor de C3 y para Vf valor futuro el de

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la celda -C23 con signo negativo como se muestra en la siguiente gráfica:

Arrastrar la función para todas las demás celdas hasta la G24 la suma de del flujo de efectivo descontado 35.176 . El resultado será el siguiente:

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VALOR FUTURO.- En las celdas C25:G25 calcular el flujo Neto de Efectivo Calculado o Valor Futuro de la inversión para lo

cual llamar a la función Vf desde una de las primeras celdas en este caso la celda C24 e ingresar los argumentos. Tasa: que corresponderán a la tasa de interés; NPer, al número de periodos, y Va valor actual, para el presente proyecto el valor del flujo de efectivo

descontado que se presentan en la celda C24. Para el cálculo de estos valores futuros se considera individualmente y no para el total del proyecto debiendo observar que el número de periodos varía como avanza el número de años. el mismo procedimiento en el resto de celdas de D24:G24.

VALOR FUTURO.- El valor futuro del proyecto 52.006 se calcula en la celda B26 para lo cual debe considerarse como argumentos de la función Vf: Tasa, la tasa de interés o de descuento; el número de periodos de la deuda 5 AÑOS; y, el valor de la in-

versión inicial, que para el presente caso es de 25.856. que se encuentra en la celda C24 la misma que fue asignada el nombre de

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Inversión_Inicial que debe ingresarse con negativo. El resultado de aplicar esta función muestra un valor futuro de 52.006 aproximadamente.

VALOR ACTUAL.- En la celda B27 se calcula el Valor Actual de la inversión asistido por el método abreviado CTRL+F3 en cuya ventana asistente se asigna los argumento de la función VA. Los argumentos constituyen la Tasa_interés, el Nper número de periodos y el Vf valor futuro cuyo nombre se asignó previamente a la celda B26 como se muestra en la gráfica de la función. El resultado de aplicar la función VA muestra un valor actual de la inversión 25.856 que es igual al valor de la inversión.

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CALCULO DEL PAGO.- Para calcular el pago, utilizando la función PAGO asignar los argumentos TASA, Nper, VA correspondientes; para el presente ejercicio TASA_INTERES, 5 e INVERSIÓN_INICIAL; las referencias de celdas excepto en los periodos en el que se escribió 5. El resultado de aplicar esta función es 7.713,25 que es la suma del interés más la fracción de capital que se pagará durante los CINCO AÑOS.

En el caso del cálculo del pago, se puede utilizar indisttntamente e l valor

actual o el valor futuro arrojando el mismo resultado de 7.713.25. i.

CÁLCULO DE LA TASA.- Para el cálculo de la TASA los argumentos se relacionan con el número de periodos Nper del valor de la inversión Va, el valor de pago PAGO. el resultado es: 15%.

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TASA INTERNA DE RETORNO.- Para el cálculo del Tasa Interna de Retorno, en la celda B30 a la que se le asignó el nombre de TASA_INTERNA_RETORNO; luego de solicitar por el asitente de argumentos de la función TIR en el argumento valores marcar el rango de celdas B23:G23 o la fila del FLUJO NETO DE EFECTIVO GENERADO incluyendo el valor de la inversión, que para el presente ejercicio se encuentra con negativo. El resultado aplicando la función TIR es de 30% lo que demuestra que el proyecto si es rentable;

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k. VALOR ACTUAL NETO.- Devuelve el valor neto presente de una inversión para lo cual es necesario señalar la tasa de descuento y los valores que se recuperarán en un periodio determinado, para el presente proyecto TASA_INTERES en el argumento tasa y EFECTIVO_RECUPERADO en el argumento Valor1. Se puede ingresar valor por valor en la ventana asistente de argumentos de la función

VNA produciendo el mismo resultado. El resultado de la fórmula =VNA(Tasa_Interés;Efectivo_Recuperado)+Inversion_inicia l es de 9.315.78. El valor actual neto restado el VA constituirá el beneficio neto de la inversión así: VAN - Inversión_Inicial; 35.171.78-25856 = 9.315.78

Beneficio de la Inversión.

Indicadores de los resultados del proyecto: 9

El valor Actual - Inversión Inicial = 0

Tasa Interna de Retorno-Tasa de Descuento >0

VAN -Flujo de Efectivo Descontado -Inversión Inicial =0

Beneficio de la Inversión > 1

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11.3 PAGO DE LA DEUDA - TABLA DE AMORTIZACIÓN La información del pago de deuda, los intereses generados, la amortización de la deuda de la Evaluación Financiera para inversionistas del proyecto para la empresa Comercial S.A. presentada en la tabla anterior explicitarse el comportamiento de la deuda en los diferentes escenarios que se presenten. Una explicación detallada a partir del diseño de la tabla, que incluirá una estructura adecuada y una asignación de nombres a celdas y fórmulas organizada como se muestra en la siguiente gráfica: La hoja para la amortización se diseña en tres bloques organizados para una mejor explicitación. El primer bloque de la tabla para el ingreso de

datos, el segundo para mostrar los resultados y el tercero para el detalle de la tabla de amortización.

a. Dentro del ingreso de datos dos bloques para los datos iníciales del préstamo y Datos para la Tabla que serán considerados en la tabla de amortización que se presentará a partir de la fila 18. En estos dos grupos se asignará los siguientes nombres: Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 191

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Celda D4 D5 D6 D7 D8 H5 H6 H7 H8

Nombre

Cantidad_prestada Tasa_Interés_Anual Años_plazo Pagos_por_año Fecha_primer_pago Fecha_inicia_tabla Pago_inicia_tabla Pago_introducido Pago_calculado

b. Cambiar el formato de celdas de la tabla anterior principalmente la celda Cantidad_prestada a formato de moneda donde el signo sea

USD; en la Tasa_interés formato porcentual; en la de Años_plazo, formato personalizado de manera que en la celda se exprese los años como formato como se muestra en la presente figura; y en la Fecha_inicia_tabla, formato de fecha para que imprima en la celda, el mes completo; c.

En la celda D7 validar los datos con una lista previamente diseñada que incluye la serie del 1 al 12 que

encuentra

junto a la tabla, celdas I3:I14 asignada el nombre de Capitalización para lo cual debe llamar a la opción validación de datos del grupo datos como se muestra en la siguiente ventana;

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d. En el bloque resultados fijar los nombres las celdas de acuerdo a la tabla expuesta a continuación; Celda

Nombre

D11 D12 D14 H11 11.3.1

Pago_usar Primer_pago_en_la_tabla Saldo_inicial_pago_? Tipo_pago

Función Pago - Pago calculado - Grupo datos de la tabla

a. Pago Calculado - Función Pago.- La función pago diseñada en Excel permite calcular el pago de un préstamo considerando pagos y tasas de interés constante, en su aplicación se incluyen argumentos como la requeridos se encuentra la Tasa, en la presente aplicación el interés ingresado en la celda Tasa_interés_anual es anual que depende del número de pagos al año Pagos_por_año para su aplicación

tabla

amortización,

=Tasa_interes_anual/Pagos_por_año explicitada en la fórmula:

tasa_efectiva; la misma dependencia en el argumento Nper que debe multiplicarse los años de plazo por los pagos por año; y finalmente en el argumento VA ingresar como valor actual el valor de la celda Cantidad_prestada antepuesta del signo negativo como se muestra en la siguiente figura; para proteger su uso y automatizar el cálculo guardar la fórmula del pago con el nombre funcion_pago_calculado;

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b. La celda D11, asignada el nombre de Pago_usar,

utilizada para

recibir el valor del pago teclado o el pago calculado considerando que por el teclado se ingreso un valor diferente al valor de la cuota calculada para tomarse en cuenta en la tabla de amortización, entonces se controlará preguntando SI el Pago_introducido en la celda correspondiente fuese diferente de cero aceptar el Pago_introducido; de lo contrario el valor del Pago_calculado, sintaxis vista en la fórmula:

=SI(Pago_introducido <>0;Pago_introducido ;pago_calculad o). La fórmula será guarda en el nombre de Funcion_usar_pago; c. Primer pago en la tabla.- Para calcular el primer pago en la tabla tomar en consideración las celdas de referencia Fecha_inicia_tabla y Fecha_primer_pago para el ingreso del valor en la celda Primer_pago_en_la_tabla esta celda la misma que se explicitará detalladamente paso a paso: La Fecha_inicia_tabla contiene la fecha en el momento de la aplicación de la fecha 01/09/2011 y Fecha_primer_pago 01/07/2011 de la cual se calculará primeramente la diferencia en años que con esas fechas

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será 0 cero su resultado, para lo cual se utilizará la función de fecha

Años para restar los años de las celdas referenciadas anteriormente y multiplicarla la celda que contiene los pagos por año por influir en la determinación del próximo pago. La fórmula será expresada así: =Pagos_por_año*(AÑO(Fecha_inicia_tabla)-AÑO(Fecha_primer_pago)) Para calcular la diferencia de los meses de las mismas celdas, aplicar la función Meses ponderando igualmente por Pagos_por_año y dividir para 12 que son los meses del año, incluir la función Entero para eliminar la posibilidad de que, producto de la división el resultado sea fraccionario o decimal. La fórmula será expresada de la siguiente manera: =ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)-MES(Fecha_primer_pago))/12) Considerando las fechas expuestas anteriormente, el resultado de la aplicación de la fórmula anterior será igual a 2.producto de la diferencia de 12*(09-07)/12. Para el caso de los días utilizar la función SI para que calcule los intereses para cuando el pago se haya realizado días después de lo contratado para lo cual se utilizará la siguiente fórmula:

SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1) Juntado las tres fórmulas anteriores, la de los años, los meses y los días en una sola el resultado arroja un valor de 2 dos, debiendo considerar que debe sumarse 1 uno, dado que el mes de la celda Fecha_primer_pago debe incluirse, para lo que se sumará el valor de 1.y la fórmula se expresará de la siguiente manera:

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=1+Pagos_por_año*(año(Fecha_inicia_tabla)año(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_por_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_inicia_tabla)>DIA(Fecha_prime r_pago);1))

Finalmente, se hace necesario controlar el valor ingresado en la celda Fecha_inicia_tabla aplicando la función Si, de manera que si la celda

Fecha_inicia_tabla se encuentra en blanco; llamar otra vez la función SI para consultar si la celda Pago_inicia_tabla tiene asignada el valor de 0 poner en la celda Primer_pago_en_la_tabla el valor 1, caso contrario en valor que tenga la celda pago_inicia_tabla. En el caso de que la celda no se encuentre

no Fecha_inicia_tabla= " "

no Pago_inicia_tabla=0

Ponga en la celda Primer_pago_en_la_tabl a el valor de la celda Pago_Inicia_tabla

si En la celda Primer_pago_en_la_tabla ponga el valor de 1 Primer_pago_en_la_tabla <-- 1

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1+Pagos_por_año*(año(Fecha_inicia_tabla)año(Fecha_primer_pago))+ENTERO(Pagos_po r_año*(MES(Fecha_inicia_tabla)MES(Fecha_primer_pago))/12)+SI(DIA(Fecha_i nicia_tabla)>DIA(Fecha_primer_pago);1))

11.3.2

Función VF (valor futuro) - Grupo resultados

Función utilizada para calcular el valor futuro de una inversión que se utilizará para calcular el saldo antes del primer pago en la tabla. d. Saldo Antes del pago ?.- En el cálculo del saldo antes del pago o el capital adeudado a la fecha de pago al utilizar la función VF asignar los argumentos: Tasa_efectiva para Tasa; en Nper el valor contenida en la celda Primer_pago_en_la_tabla restado 1; en el argumento Pago, el valor de la celda Pago_usar: y para VA el valor de la Cantidad prestada con signo negativo. Todos estos son argumentos de la función VF valor futuro, utilizada para calcular el saldo antes del pago correspondiente como se muestra en la ventana asistente de la función VF. La sintaxis de función guardar con el nombre de Fun-

cion_Saldo;

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e. Interés Acumulado antes del pago ?.- Para conocer cuánto se ha generado de interés hasta antes del primer pago que irá a la tabla,

si el pago ha sido 615,11 mensuales y el primer pago en la tabla es 3, quiere decir que hubo previamente dos pagos de 615,11 lo que es igual a 1.253,67 que resulta de multiplicar Pago_usar por (Primer_pago_en_la_tabla -1), si a ese valor se resta la diferencia de (Cantidad_prestada - Saldo_inicial_pago_?), es decir;

25.856-

25.268,53 igual a 587.47 restado a 1.253.67 produce como resultado 642,75 de interés_acumulado antes del pago ?, siempre que el préstamo sea de 25.856, la tasa de interés del 15% anual en dos años, las fechas sean las que se muestra en la gráfica de la gestión de la deuda y la capitación sea mensual 11.3.3

Función Elegir - Resultados - Tipo de Pagos

La función Elegir, elije un valor o acción de una lista de valores a partir a partir de un número índice. De gran utilidad en la gestión de la deuda para obtener como resultado el tipo de pagos desde un determinado número

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indice referenciado con la celda Pagos_por_año, la misma que recupera valores de una lista previamente diseñada. Previamente a la aplicación de la función Elegir se realizará el control, con la función SI, de que si la celda Pago_usar se encuentre en blanco, ponga blancos caso contrario utilizar la la función elegir

en la el

Núm_índice sea el Pago_por_año y los valores de acuerdo a

siguiente tabla. La fórmula Elegir concatenda con la función SI se muestra a continuación: = SI(Pago_usar="";""; ELEGIR(Pagos_por_año;"Anual";"Se mestral";"

";"Trimestral";"

";"

";"Mensual")) NÚM ÍNDICE: PAGOS_POR_AÑO Valor Respuesta Valor 1 Anual Valor 2 Semestral Valor 3 "" Valor 4 Trimestral Valor 5 "" Valor 6 "" Valor 7 "" Valor 8 "" Valor 9 "" Valor 10 "" Valor 11 "" Valor 12 Mensual

11.3.4

Función Max - Resultados - Fecha último pago

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La función Max devuelve el valor máximo de una lista de valores, no texto ni lógicos y para encontrar la última fecha de esa columna, precisamente aplicado en la obtención del último Pago de la deuda.

Fecha último Pago.- Para calcular la fecha del último pago, asignar previamente el nombre de Fecha_pago al rango de celdas de la columna Fecha de Pago de la tabla de amortización desde B20 hasta cuando se considere necesario incluir valores en la tabla dependiendo del plazo y la capitalización, y luego utilizar la función Max como muestra la fórmula: = MAX(Fecha_Pago)

g. Primer número de la tabla.- Para el primer número de la tabla de amortización, celda A20, no es conveniente utilizar la opción de series propias de Excel porque no se controlaría la impresión del número de pago con el que debe iniciar la tabla y cuando deberá terminar de imprimir la serie; de otra manera, la tabla siempre estará llena sin ubicar su finalización y no limpia como se desearía en cada nuevo préstamo, por lo que es necesario incluir la función SI para controlar ese requerimiento, de la siguiente manera:

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Primer_pago_en_la_tabla< Años_plazo*Pagos_por_año

Ponga blancos en la celda A20

A20 <--" "

En A20 ponga el valor del primer pago en la tabla A20 <-- Primer_pago_en_la_tabla

La fórmula quedará expresada de la siguiente manera y será almacenada con el nombre de: Funcion_primer_número. =SI(Primer_pago_en_la_tabla<Años_plazo*Pagos_por_año;Pri mer_pago_en_la_tabla;" "). La fórmula para el segundo número tendrá que controlarse en base de la celda anterior; es decir,. si A20, se encuentra en blanco la celda A21 también deber asignarle espacios en blanco y para que la serie finalice su despliegue, controlarse cuando llegue a igualarse al producto de los Años_plazo por el Pago_por_año . La fórmula es la siguiente: =SI(O(A20="";A20=Años_plazo*Pagos_por_año);" ";Amort!A20+1)

La fórmula explicitada anteriormente debe copiarse a las restantes celdas de la columna A para que surta efecto. h. Saldo Inicial - Función primer saldo.- Para ingresar, en la tabla de amortización, el primer saldo inicial de la columna Deuda en la celda C20, controlar SI la el valor de la celda A20 esté diferente de Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 201

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blancos; de estarlo o de ser SI, preguntar SI el valor de la celda D13, saldo inicial antes del pago ? es menor que 0, de ser SI, que ponga en la celda C20 cero, caso contrario ponga el valor que contenga la celda D13; De no encontrase la celda A20 en blanco, ponga en la celda C20 Blancos; El algoritmo es el siguiente:

Valor si Verda-

Valor si Falso

dero A20=" "

D13<0

C20<--" "

Valor si Ver-

Valor

dadero

Falso

C20<--" "

C20<--D13

SI A20 =" "

Ponga blanco en la celda C20 C20-->" "

no D13<0

Ponga el valor de D13 la celda C20 C20-->D13

Ponga blancosen la celda C20 C20-->0

La sintaxis, asignada el nombre de Función_primer_saldo, de la fórmula para obtener el primer pago en la tabla es: = SI(A20=" "; " "; SI(E13<0;0;D13))

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Segundo Saldo en la Tabla.- Par el segundo saldo será necesario preguntarse si la celda anterior C20 se encuentra en blanco para que la celda actual C21 también asignarle espacio en blanco; caso contrario, restar al primer saldo de la celda inmediatamente anterior, C20 el valor del capital que se encuentra en la celda E20 como se muestra en la siguiente ventana;

Cálculo del Interés.- Para el caso de la función interés el control tiene el mismo propósito de que SI la celda A20 se encuentre el blanco la celda D20 también se le asigne blancos; caso contrario multiplicar el saldo de la deuda por la tasa_efectiva. El saldo de la deuda se encuentra en la celda C20 y la tasa_efectiva es el resultado de dividir la Tasa_interés_anual para Pagos_por_año. La sintaxis de la fórmula utilizada para calcular el interés es: = SI(A20<>" ";C20*tasa_efectiva;" ")

Asignar a la fórmula anterior el nombre de Funcion_interés y copiarle para el resto de la tabla.

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11.3.5

Función Min -Cálculo del capital

La función Min, que devuelve el valor mínimo de una lista de valores, no texto ni lógicos, será de gran utilidad en el cálculo del capital para imprimir en la celda E20 el menor valor que para el caso será 953.88. k. Cálculo del Capital.- Para calcular el capital en la tabla de amortización, controlar si la celda A20 se encuentre en blanco, deje la celda E20 en blanco; caso contrario, imprimir en la celda E20 el mínimo entre el valor de la celda C20 y la diferencia del Pago_usar -D20. La fórmula = SI(A20<>" "; MIN(C20;Pago_usar-D20);" ") guardarle con el nombre de Funcion_Capital y copiarlo en las demás celdas inmediatas inferiores. La aplicación de la función Min utilizada como control de si la celda C20 contenga algún residuo que sea menor que la diferencia de Pago_usarD20. 11.3.6

Función Pago - Pagos en la tabla

Pagos en la tabla.- Para llenar la columna pagos de la tabla de amortización, utilizar la función Pago realizando la rutina de control de si la celda A20 este en blanco calcule caso contrario que deje la celda F20 en blanco, para el efecto la fórmula se expresaría así: = SI(A20="";""; PAGO(tasa_efectiva;Años_plazo*Pagos_por _año;-Cantidad_prestada))

q. Capital Amortizado.- El capital amortizado, previo control de que la celda A20 no se encuentre en blanco, restar a la deuda el capital paDr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 204

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gado, para lo cual deberá diseñarse la siguiente fórmula que será replicada en toda la columna: = SI(A20=" ";" ";C20-E20) r. Fecha de Pago en la Tabla.- para calcular la fecha de pago en la tabla, controlar primeramente, si la celda A20 está en blanco, imprima blancos; caso contrario, elegir la función fecha y dentro de la función fecha ingresar en el argumento año, el año de la celda Fecha_primer_pago; en el argumento mes, el mes de la Fecha_primer_pago restado 1 al valor de la celda A20; y, en el argumento día, el día de la celda Fecha_primer_pago;

r. Finalmente, para imprimir el valor de la cuota en la celda G17 referenciar el valor de la celda Pago_usar. La tabla construida se presenta de la siguiente manera: s. Macros Vista Preliminar, Salir e Imprimir.- Luego de haber diseñado la tabla de amortización con todas las condiciones requeridas sería importante imprimir un reporte de la tabla de amortización, lo que es conveniente automatizar el proceso mediante el uso de macros

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asignadas a botones de Vista Previa, Salir e Imprimir como se muestra en la figura anterior.

El código en Visual Basic para la macro para Vista previa: Sub Presentacion_preliminar() Range("A16:H54").Select ' selección del rango de celdas Selection.PrintPreview ' vista previa del rango de celdas End Sub El código en Visual Basic para la macro para Imprimir: Sub IMPRIMIR() Range("A15:G54").Select Selection.PrintOut Copies:=1 End Sub El código en Visual Basic para la macro para Salir: Sub SALIR() Excel.Application.Quit End Sub

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11.4 ADMINISTRACIÓN DE ESCENARIOS La administración de escenarios es de gran utilidad en la toma de decisiones de los negocios principalmente. Para crear escenarios, elegir de la opción datos, análisis si, administración de escenarios o con el método abreviado Alt+S+Y+S y hacer clic en agregar.

En la ventana administra-

dor de escenarios apuntar en agregar, en el respectivo cuadro escribir su nombre, asignar como celda cam-

biante la celda D6 en la que se encuentra la Tasa_anual y señalar que se evitarán cambios;

inmediatamente

después, ingresar el valor para cada celda cambiante. Agregado los escenarios, señalar como resumen de datos, las celdas $H$18: $H$29. Luego de este último paso, se muestra el siguiente resumen del escenario en una nueva hoja:

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11.5 COMPLEMENTOS

EXCEL

APLICACIÓN

FINANCIERAS - SOLUCIONES SOLVER El uso de los componente de no es de utilización muy frecuente de usuarios comunes, por el contrario requieren de un grado de profundización conceptual previa para validar estas herramientas expuestas por Excel. Entre los componente se encuentran: Asistentes para búsqueda, asistentes para suma condicional, herramientas para análisis, herramientas para el euro, solver y VBA Ayudante para Internet. 11.5.1

Optimización de soluciones - Solver

Solver es una herramienta de optimización y asignación de recursos, complemento de Excel, para resolver problemas con múltiples soluciones matemáticas encontrando y presentando la solución óptima maximizando las utilidades y minimizando los costos.

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La opción Solver no se encuentra entre las regulares de Excel por lo que debe instalarse picando en el Botón del Office botón Opciones de

Excel Opciones ubicada en la parte inferior de la ventana. Al picar en ese botón Excel muestra las opciones, entre las cuales aparece la de

Complementos con un panel que muestra todos los complementos que pueden ser instalados y en la parte infoerio una lista para administrar los complementos,

picar enel botón

Ir.. para activar la ventana de

complementos disponibles y elegir la opción Solver.

La opción Solver utilizado en la gestión de aplicaciones económicas y financieras aportará en las respuestas como a preguntas sobre: a) ¿Qué precio de producto genera mayores utilidades?; b) ¿cómo ajustarse a un determinado presupuesto?; y, ¿con qué rapidez se puede crecer sin agotar la liquidez? lo que se explicitará progresivamente con aplicaciones financieras que incrementen su complejidad. 1.

Solución Solver Básica y valor fijo - Compra de mercadería

Respondiendo a la pregunta de cómo ajustarse al presupuesto, se plantea el caso de una compra de mercadería sin considerar ninguna restricción

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que no sea una disponibilidad presupuestaria de Usd 850 para la compra de camisas.

a. Un primer caso presentado

buscará

calcular

que cantidad de camisas se deberá adquirir considerando un presupuesto de USD

850

conociendo el precio de cada una de ellas. La celda objetivo D10debe ser una fórmula obligatoriamente, en el presente caso la suma del precio por la cantidad y las cantidades que se solicita Solver devuelva en las celdas B4:B9 mostrado en la presente gráfica: b. Para la búsqueda de la solución, picar en Solver y asignar los parámetros: celda objetivo, el Valor de la celda objetivo y Cam-

biando las celdas considerando si es maximización, minimización o un valor justo al que se espera devolver las cantidades óptimas. El valor de la celda puede ser máximo, mínimo y valores en dependiendo del tipo de optimización requerida.

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La celda objetivo o función objetivo es la celda del modelo de la hoja cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar. De otro modo es la celda en que se presentará el valor óptimo que constituya solución al modelo presentado; Las celdas cambiantes o variables de decisión son aquellas celdas que afectan al valor de la celda objetivo; es decir son las variables, valores o celdas de las que depende la celda objetivo; y, Las restricciones es el valor de una celda cambiante para que esté dentro de ciertos límites para satisfacer los valores objetivo. De otro modo, las restricciones son valores que limitan las celdas cambiante para que tomen su valor en la consideración de un objetivo propuesto. c. Luego de asignar los parámetros, al picar en Resolver, presenta los resultados en las celdas seleccionadas y la ventana Resultados de

Solver para explicitar que ha encontrado la solución, dos opciones para elegir: Utilizar soluciones de Solver o Restaurar los va-

lores originales; además del tipo de informes que se solicitará: de respuesta, sensibilidad o límites dependiendo del requerimiento del usuario.

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Como se puede observar, la solución propuesta muestra cantidades fraccionarias no factible en el caso de compra de camisetas y modifica los precios de las camisetas, lo que hace visible la necesidad de plantear la restricción de que las cantidades deban expresarse en valores enteros, para lo cual, se modificará la solución Solver para que todas las cantidades sean valores enteros desde el parámetro Sujeta a las si-

guientes restricciones: como se muestra en la siguiente gráfica:

Solución Solver con restricciones y valor fijo - Compra de mercaderías

Para explicar mejor el uso de las restricciones se plantea la compra de inversiones bajo algunos supuestos que se presentan inmediatamente:

Se requiere comprar los siguientes muebles: sillas. taburetes y sillas;

Los precios son:

Sillas

Taburetes

Mesas

El modelo presentado considera que existen algunas restricciones para la compra de inversiones las misma que son presentadas inmediatamente.

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Se cuenta con Usd 3.000 para la compra de los muebles; Los muebles se compran enteras y completas; El cantidad máxima requerida es:

Sillas

Taburetes

Mesas

a. Diseñar la tabla con las columnas para Producto,

Cantidad, Precio, Valor y las Restricciones; además asigne nombres a las celdas como se muestra en la siguiente gráfica y tabla; NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE B5 Cant_sillas B6 Cant_taburetes B7 Cant_mesas E5 Max_sillas E6 Max_taburetes E7 Max_mesas D7 F_objetivo

b. Calcular la el valor que tomaría el mueble luego de obtener la cantidad óptima, para lo cual debe asignarse la fórmula que multiplique la cantidad por el precio; es decir, Cant_sillas*C5, Cant_taburetes*C6 y Cant_mesas* C7. De la misma manera, calcular el total de las adquisiciones; es decir, el total de la columna VALOR que constituye la función objetivo, la misma que debe ser una fórmula;

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c. Escribir en las celdas correspondientes los precios de cada mueble y las restricciones en la columna E, como se muestra en la siguiente gráfica;

Picar en la opción Solver e ingresar las referencias de celdas asignadas en el literal a para: La función objetivo, el valor presu-

puestado, las celdas cambiantes y las restricciones como se muestra en la siguiente gráfica; e. Ingresado todos los parámetros requeridos por Solver al picar en el botón Resolver, Solver aplicará la solución presentando las cantidades de muebles que se podrá comprar con las restricciones establecidas previamente como se muestra en la siguiente figura:

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De requerirse presentar un informe de respuestas, este se presentará en una hoja adicional, cuando se haya solicitado desde la ventana Resultados de Solver. B4:B9

Solución Solver con restricciones y valor máximo - Compra máxima de acciones

Se presenta el caso para resolver el problema de optimizar la inversión en acciones en tres empresas Ecuatorianas supuestas PROINCO, la Favorita y Dinners de máximo Usd 100.000 conociendo el valor de cada acción y la utilidad que generan como se muestra en la siguiente figura: El procedimiento a seguir incluye las siguientes tareas:

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1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes nombres; NOMBRES DE CELDAS CELDA NOMBRE B5 Precio_Acc_Proinco B6 Precio_Acc_Favorita B7 Precio_Acc_Dinners D5 Cant_Acc_Proinco D7 Cant _Acc_Favorita D8 Cant _Acc_Dinners F5 Inversion_Proinco F7 Inversion _Favorita F8 Inversion _Dinners G5 Inv_Maxima_Proinco G7 Inv_Maxima_Favorita G8 Inv_Maxima Dinners E9 Rentabilidad_Maxima D7 Inversion_Optimizada J8 Disponibilidad

2. Aplicar la fórmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del

Precio por la Utilidad en acciones. Otra fórmula para las celdas F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad;

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Debe puntualizarse que para una solución Solver, cuyo valor de la celda objetivo sea máximo, dentro de las restricciones debe definirse una inecuación donde el valor de la inversión óptima sea menor que el presupuesto disponible como se muestra en la ventana Parámetros de Sol-

ver. 3. Picar en la opción Solver y consignar los parámetros mostrado en la siguiente ventana; 4. Picar en el botón resolver de la ventana Parámetros de Solver y la solución se visualizará de la siguiente manera:

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Como se puede observar la solución propuesta por Solver es comprar 750 acciones de Proinco, 1.250 de La Favorita y 1.500 de Dinners lo que producirá un rendimiento de 5.250 en Proinco, 3.750 en La Favorita y 4.500 en Dinners con una inversión de 45.000, 25.000 y 30.000 respectivamente en cada una de las empresas señaladas anterior en el mismo orden; finalmente, la solución muestra que invirtiendo los

Usd 100.000 disponibles con las cantidades estructuradas en la solución se obtendrá una rentabilidad de Usd 13.500. 4.

Solución Solver con restricciones y valor mínimo - Venta mínima de acciones

Cuando el objetivo es encontrar un mínimo como solución se debe considerar que en el planteamiento de las inecuaciones o restricciones implican la presencia de >= contrario a los que sucede con la maximización. Para mostrar la solución Solver se buscará la combinación óptima en la venta de acciones de las mismas empresas consideradas en el caso de la maximización con algunas variaciones presentadas desde la estructura de la tabla desde el punto de vista de vendedor:

El procedimiento para presentar una solución mínima incluye las siguientes tareas: 1. Considerando la tabla de la figura anterior, asignar los siguientes nombres;

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CELDA D5 D7 D8 F5 F7 F8 G5 G7 G8 E9 F10 J8

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NOMBRES DE CELDAS NOMBRE

Cantidad_Proinco Cantidad _Favorita Cantidad _Dinners Venta_Proinco Venta _Favorita Venta _Dinners Venta_minima_Proinco Venta_minima_Favorita Venta_minima_Dinners Total_ingreso Venta_optima Ingresos_esperados

2. Aplicar la fórmula al rango de celdas A6:A8 que sea el resultado del

Precio por la Utilidad en acciones. Otra fórmula para las celdas F6:F8 que constituya el resultado del Precio por la Cantidad; 3. Picar en la opción Solver e ingresar la celda objetivo, elegir el valor de la celda objetivo Mínimo, señalar las celdas cambiantes y definir las celdas cambiantes como se muestra en la siguiente gráfica.

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4. Picar en el botón resolver y Solver muestra la siguiente solución:

11.6 GESTIÓN

APLICACIONES

CONTABLES:

SUBTOTALES, TABLA DINÁMICA Y APLICACION DE FUNCIONES 11.7

Función sumar.si, suma anidada con si - aplicación contable

Para Aplicar las funciones SUMAR.SI y

SUMAR anidada con la función en una aplicación contable debe partirse del diseño de un Plan de Cuentas, a partir de este, realizar el diario, el mayor y los balances. Por consiguiente no se incluirá la aplicación de estas tres funciones de manera individual, sino que se mostrará la aplicabilidad práctica en la contabilidad para lo cual serán necesarios incorporar otros elementos o componentes.

11.8 APLICACIONES CONTABLES - MAYORIZACIÓN Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 220

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a. Crear

plan

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cuentas

hoja

con

nombre

PLAN_CUENTAS. El plan de cuentas incluirá código y nombre de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos Ver Hoja de Excel Ejercicio Contable.

Además del nombre de la hoja

asignar al rango de celdas que contienen el código y el nombre de las cuentas PLAN_ CUENTAS, para lo cual debe señalarse el rango y picar en dentro del cuadro de nombres de la linea de fómulas que se encuentra sobre el área de trabajo de la hoja de cálculo; b. Crear la hoja de diario. En la hoja de diario

insertar,

desde

opción

programador, un cuadro de lista para mostrar los CÓDIGOS y los NOMBRES de las cuentas. El procedimiento para dichos cuadros de listas es el siguiente:

c. Dibujar el cuadro de

lista en la hoja Diario, picando en la opción

programador, grupo de opciones contro-

les;

d. Dibujado el cuadro de lista, con el botón secundarios del mouse, picar en el y elegir la opción Formato de Control para definir el

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rango de entrada 'PLAN DE CUENTAS'!$A$2:$A$170 rango de la hoja del Plan_cuentas que incluye todos sus código y la celda vinculada, que para el efecto será $A$1. Para la definición del rango de control es conveniente picar en la hoja PLAN_CUENTAS y seleccionar todos los códigos. Utilizar igual procedimiento para el cuadro de lista que desplegará los nombres de las cuentas, para cuyo efecto debe cambiarse el rango de entrada 'PLAN DE CUENTAS'!$B$2:$B$170 y la celda vunculada $A$1. Al picar en cualquiera de los dos cuadros anteriores se despliega los códigos o los nombres;

e. Escribir en la celda E1 Código y en la celda E2 Cuenta y rellenar las celdas con colores;

En la Celda F2 utilizar la

Desref

función

para

que

devuelva

una referencia a un rango

que

número

especificado

de filas y columnas de una

refrencia

dada.

Para utilizar la función escribir en la celda F1 =des y Excel asistirá con una lista desplegable de las funciones incluida la función requerida, ubicarse en ella, presionar la tecla Tab para escoger la función y con el método abreviado Shift+F3 mostrar la ventana Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 222

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asistente. Para la referencia señalar la celda 'PLAN DE CUENTAS'!B2 celda referencial del listado de cuentas, para el caso de las filas a partir del valor de la celda vinculada y restar 1, para que al moverse la fila se regrese 1 observar en el siguiente gráfico quel valor de 9 en la celda vinculada, y en el caso de la columna para que no se mueva asignar el valor 0. El mismo procedimiento para el caso de la celda F2 donde se imprimirá el código de la cuenta.

Tomar en consideración que para las filas, la celdas vinculada se cruza las de los cuadros de listas del código con las cuentas y viceversa.

g. La función Desref muestra su aplicación al cambiar la elección de cualquiera de los items de los cuadros de lista de código o cuenta;

Una vez recuperado el CÓDIGO DE LA CUENTA copiar y pegar valores en el diario, según sea el registro requerido. Con propósito didáctico sólo se realizar 9 asientos contables;

Duplicar la hoja del diario y asignarle el nombre de MAYOR;

Marcar desde el rango de celdas B3:B41; elegir filtros; y escoger la opción de filtros de texto Vacías. Excel mostrará únicamente las filas que contienen el número de asiento que debe procederse a elminar inmediatamente. La tabla se mostrará como sigue;

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11.8.1

Mayorización – tabla dinámica

Una vez que se eliminen las celdas vacias desde la lista de filtro de datos habiendo picado en la casilla de

(celdas

vacías)

seguir

procedimiento:

1. Elegir la opción tablas dinámicas del menú de opciones insertar. Excel crea una hoja para diseñarla; muestra una ventana con la lista de campos con las áreas de: FILTRO DE

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INFORME, RÓTULO DE COLUMNA, RÓTULO DE FILA Y

∑

VALORES; 2. Arrastrar el campo código a rotulo de filas, el campo debe y el haber al área valores; y, 3. Cambiar cuenta por suma picando en la flecha que se

encuentra

campo ∑

cada

DEBE

y ∑

HABER, desde la opción configuración campo de valor. La tabla se mostrará como sigue: 11.8.2

Mayorización con subtotales

a. Duplicar la hoja MAYOR y cambiarle de nombre a MAYORSUBT; b. Ordenar la tabla según el código de cuenta; c. Elegir la opción subtotales del grupo de opciones esquema menú datos tablas

dinámicas

del

menú

opciones insertar. En la ventana de diálogo Subtotales señalar que se agregarán subtotales a los campos debe y haber.

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El mayor con subtotales se muestra así:Al picar en los íconos 1,2 o 3 que se muestra en el extremo derecho de los subtotales el informe se recoge o despliega.

11.8.3

Mayorizar con funciones

Para mayorizar aplicando funciones, trabajar con la hoja de MAYOR en la que se encuentran eliminadas los números de asientos y seguir el siguiente procedimiento:

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Marcar la matríz de celdas que incluye los CÓDIGOS y asignarle el nombre Código_diario;

Marcar el rango de celdas en los que se encuentran los valores del DEBE y asignarle el nombre de Débito_diario; lo mismo con

columna

del

haber

asignarle

nombre

Crédito_diario; Las tres matrices deben tener el mismo tamaño, es decir; el mismo inicio y el mismo fin aunque no hubiesen registros en esas celdas, de otro modo debe ser del .mismo tamaño que el rango Código_diario.

Copiar todos los código de la hoja MAYOR en una hoja nueva a la que se le asigne el nombre MAYOR_FUNCION;

Ubicar en cualquiera de las celdas que contengan un código, sería mejor en la primera, para asignarle el nombre Códi-

go_mayor. Desde administrador de nombres editar Código_mayor para modificarle de manera que se congele la columnna pero no la fila. Verificar que ubicado en cualquier columna diferente a la del código el elegir Código de mayor ubique el código de la misma fila de la celda activa; e.

Llamar a la función sumar, y cuando la ventana asistente de la función solicite el primer número, llamar a la función SI;

En la ventana asistente de la función SI, en la prueba lógica probar si Código_diario=Código_mayor; si el verdadero asignarle el valor de 1 caso contrario el valor de 0 y aceptar con Enter;

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Una vez aceptado la función se mostrará mostrará de la siguiente manera: =Suma(Si(CODIGO_DIARIO=CODIGO_MAYOR;1;0));

Picar delante delante del último paréntesis y modificar la función insertando Debito_diario y aceptar con ENTER;

Para que la función sea matricial presionar la combinación de las teclas Ctrl+Shift+Enter;

Arrastrar la fórmula para abajo, hasta donde se encuentre códigos de cuenta en la columna de la izquierda;

Copiar la celda a la columna de los créditos y modificar la fórmula, en lugar de Débito_diario asignarle Crédito_diario;

presionar la conbinación de las teclas Ctrl+Shift+Enter para que la función sea matricial;

m. Arrastrar la formula abajo mientras exista código en la columna

Código_diario; n.

Utilizar la opción Tablas del menú insertar;

Quitar duplicados desde el mismo menú de tablas o desde el menú datos;

Insertar una columna entre los códigos y los débitos para recuperar el nombre de las cuentas con la función BUSCARV,

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aisgnándole previamente el nombre de Plan_cuentas al rango del plan de cuentas; q.

Finalizado es proceso el mayor se presenta de la siguiente manera:

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12 UNIDAD 12 GESTIÓN DE DATOS - ANÁLISIS ESTADÍSTICOS

En la gestión de datos considerar, para los principales estadígrafos, las funciones estadísticas más principales y el uso del complemento Herramientas de análisis de datos que ofrece Excel para el análisis estadístico correspondiente. La aplicación de los estadígrafos y el uso del complemento se realizará a partir de la lista que muestra los salarios de la mayoría de países de América Latina mostrado en la siguiente figura:

Adicionalmente, se asignará nombres a las celdas mostradas a continuación: NOMBRES DE CELDAS RANGO DE CELDA NOMBRE B3:B9 Salario_Mensual B3:B9 Horas_Semana B3:B9 Horas_Mes

12.1.1

Estadígrafos de Posición - Funciones

A partir de las celdas A10 a la A17 ubicar los nombre de los estadígrafos que se utilizará:

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1) El primer estadígrafo a utilizar en la celda B10, es la media aritmética o promedio de los salarios básicos explicitado en la función:

=Promedio(Salario_Básico), y el resultado presenta el valor de 301. Para promediar el número de horas por semana trabajadas en cada

uno

los

países

expuestos

función:

=Promedio(Horas_semana), el resultado muestra 44,86; 2) El mismo procedimiento en las celdas B11:B17 para los otros estadígrafos, debe recordarse el nombre de las funciones a aplicar a aplicar: Mediana, Moda, Media.Geom, Desvest, Var, Máx y

Min. Los resultados se muestran en la gráfica anterior; 3) El

cálculo

del

promedio ponderado de salarios debe ponderarse por las horas al mes

trabajadas,

para lo cual se llamará a la función

SumaPro-

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ducto para trabajar con las matrices Salario_Mensual y Horas_Mes como se muestra en la siguiente ventana y dividir para la suma de las horas al mes, considerando como frecuencia. la sintaxis de aplicación será:

=Sumaproducto(Salario_Mensual;Horas_Mes)/Suma(Horas_Me s) El resultado de aplicar la función Su-

maProducto y Suma expuestas, presenta un resultado 300.51 dólares, aparentemente no muy significativo 49 centésimas pero más real pues es afectado por las horas al mes de cada país.

12.1.2

Estadígrafos de Posición - Complementos

La utilización de la herramientas para análisis de activarse desde Opciones de Excel/complementos. Una vez activado se muestra en el grupo de análisis, la opción Análisis de datos, y su aplicación debe seguir el siguiente procedimiento: 1) Marcar el rango de celdas B2:C9 o las columna de los Salarios y las Horas semana o luego de que se haya picado en la opción Análisis de da-

tos y configurar los demás parámetros, principalmente; si Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 232

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la tabla contiene rótulos en la primera fila y las opciones de salida: En una nueva hoja y Resumen de estadísticas como se muestra a continuación:

12.1.3

Presentación Gráfica del comportamiento de los salarios

Para presentar gráficamente el comportamiento de los salarios básicos de los países contenidos en la tabla utilizada para la aplicación de los estadígrafos anteriores, picar en Columnas agrupadas de la opción Columnas de Insertar y configurar el gráfico de manera que el rango de datos del gráfico sea la columna de los países, salarios y las horas semanales y configurar los parámetros:

1. Picar en la serie de los Salarios y cambiar al gráfico línea únicamente a esta variable; 2. Elegir, dentro de la opción de presentación Etiqueta de datos la opción Extremo externo; Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 233

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3. Llamar a Seleccionar

datos

agregar la celda que contiene el promedio ponderado y entradas de serie agregar el promedio ponderado; Además de asignar nombre al gráfico y quitar el borde al área del gráfico, el gráfico se muestra en la siguiente figura:

12.1.4

Análisis de tendencia, crecimiento y pronóstico

Para realizar un estudio del comportamiento de una variable cronológicamente será convenientemente visualizada desde la concepción de proDr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 234

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ducto interno bruto valor de todos los bienes y servicios finales producidos dentro de una nación en un año determinado del Ecuador en los años 2000 hasta el 2009 para colegir su comportamiento y pronosticar su valor en los futuros años. Los valores de PIB son:

PRODUCTO INTERNO BRUTO-ECUADOR AÑOS PIB 2000 54,9 2001 2002 2003 2004 2005 2007 2008

Para

2009

37,2 39,6 41,7 45,65 49,51 57,23 61,52 98,71

aplicar

las funciones estadísticas de tendencia y crecimiento para observar a cuál de las funciones se ajustan más la tendencia del producto interno bruto la de tendencia o crecimiento se seguirá el siguiente procedimiento: 1. Situarse en la celda C3 y solicitar la función Tendencia a la cual se le asignarán los argumentos: para Conocido_y el rango de celdas B3:B12 y para Conocido_x el rango de celdas A3:A12;

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 235

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2. Luego de aceptar los argumentos de la función, copiar la función a las celdas restantes de la misma columna, hasta la C12; 3. Sin desmarcar el rango de la copia, editar la fórmula aplicada en el rango de celdas con la tecla F2, editadas las fórmulas teclear las celdas combinadas Ctrl+Shift+Enter para que las funciones sea matriciales;

4. En las celdas C13 y C14 aplicar el mismo procedimiento adicionando para el argumento Nueva_matriz_x el contenido de las celdas A13 y A14; 5. Aplicar el mismo procedimiento para la función Crecimiento, tanto para calcular los valores estimados de la serie como para pronosticar para los años 2010 y 2011;

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6. Una vez obtenidos los valores estimados y pronosticados con las dos funciones, calcular los valores mínimos de las dos funciones utilizando la siguiente fórmula;

Minimo = ∑ (Yi − Yc ) 2 Una vez realizado los cálculos anteriores, se puede observar que la variable PIB se ajusta más a un comportamiento exponencial que lineal, puesto que al aplicar la fórmula de los mínimos expuesto en el numeral 6 es menor es menor el valor de la celda E13 que la celda F14, lo que se confirma con la siguiente tabla y gráfico.

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13 UNIDAD 13. MACROS EN APLICACIONES FINANCIERAS Las macros constituyen el nombre que se le asigna a un conjunto de instrucciones diseñadas con un propóstio u objetivo específico. Las macros se graban dentro de una subrutina de programación diseñadas en VisualBasic.

13.1 DISEÑO DE MACROS SENCILLAS se puede realizar macros a partir de operaciones realizadas para que Excel escribiera el código como por ejemplo para sumar. La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel, Este grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales se puede modificar posteriormente. 13.1.1

Macro para sumar Elegir de la opción programa-

dor, grupo código, la opción grabar macro, opción con la cual; Excel presenta la ventana para asignar NOMBRE A LA MACRO,

definir

ABREVIADO

MÉTODO lugar

para

GUARDAR LA MACRO; y, escribir la descripción de la macro, caso contrario Excel lo asignará.

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Inmediatamente después, realizar las operaciones

para

sumar el rango de celdas F5:F12; es decir,

marcar

rango

anterior,

presionar

combinación de las teclas ALT+SHIFT+= para realizar la suma del rango explicitado y confirmarlo con ENTER; realizada la operación detener la grabación. Para el presente caso, la macro se llama SUMA.

Grabada la macro, en Visual Basic, picando en la opción Macros, previa la ubicación en la macro SUMA, elegir paso a paso para ver el código de la macro; Luego de diseñada la macro, diseñar un botón (control de formula-

rio) desde el grupo controles de la opción programado y asignarle la macro SUMA.

13.2 DISEÑO DE MACROS COMPLEJAS Las macros o subrutinas de programación en Excel se realizan desde Visual Basic de manera interactiva y como se ha mostrado previamente, las macros son escritas automáticamente mientras seguimos una serie de procesos, este texto constituye el código de las acciones realizadas. Para realizar macros más complejas se hace necesario conocer un poco más de la gesti+ón de Visual Basic y la utilización de su código, puesto que en las macros más complejas ya se requiere escribir el código pero

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 239

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conociendo perfectamente la aplicación de sus instrucciones, sin embargo;

las

que

utilizarán

continuación

explicarán

adecuadamente por aplicarse en la gestión de aplicaciones financieras. 13.2.1

Macro para salir

Cuando se escibe una instrucción, se apoya de Visual Basic digitando la combinación de las

teclas

CTRL+J

para

mostrar la ven-

tana

desple-

gable y elegir la instrucción o función correspondiente con la tecla Tab. En el presente caso, luedo de escribir presionar la combinación Ctrl+J; La macro SALIR, se completará con las siguientes instrucciones. Msgbox para que presente una caja de mensajes con el texto Desea salir, la opción de Visual Basica VbYeNo con título en la ventana Macros sencillas; Dibujar el botón salir, asignar la macro salir y ejecutar la macro pulsando el botón. Ejecutada la macro, la opción de Visual Basic muestra dos botones. Al elegir cualquiera de los dos la macro funciona en las dos opciones de la misma manera; es decir, igual en si como en no

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Para que, sólo cuando presione en el botón Sí, salga de Excel, y en el caso de No regrese a la hoja de trabajo; la macro debe modificarse de la siguiente manera: La instrucción Dim para declarar variables de memoria indepen-

diente Mensaje, Estilo, Titulo, Respuesta y Micadena. En la variabe mensaje almacenar ¿Desea Estilo

texto

salir?; VbYesNo;

en en

titulo el texto Macros sencillas; en respuesta Respuesta

MsgBox(Mensaje, Estilo, titulo)

y para

cuando presione en el botón No muestre el mensaje “regresar al libro”. De la misma manera que la macro salir se puede diseñar la macro cerrar, con la diferencia de que en caso de elegir si, la instrucción será la siguiente ActiveWindow.Close

13.3 FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO-MACROS Para trabajar las funciones definidas por el usuario se partirá de un diseño de una factura la mismas que se muestra inmediatamente:

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Picar en Visual Basic de

las

opciones

programador y desde Proyecto -VbProject insertar

Insertado

módulo.

módulo

escribir la macro o las instrucciones de la función costoVentas en el cuadro de texto de Visual Basic, de la siguiente manera:

Function costoventas(totalFactura, Iva12, margen_utilidad) costoventas= (totalFactura-Iva12)-((totalFactura- Iva12) * margen_utilidad)

End Function Las partes de una función definida por el usuario, al igual que las funciones definidas por Excel tiene nombre y argumentos. Un argumento es un tipo de variable, una variable es un nombre que representa un valor o una referencia a un objeto, como celda u hoja de cálculo. En el caso expuesto anteriormente, el nombre de la función es costoventas y los argumentos: Totalfactura, IVA12, Margenutilidad. La función calcula el costo de ventas considerando el total de la factura menos el 12% del IVA; y restando la misma diferencia por el margen de utilidad. Para aplicar la función salir de Microsoft Visual Basic o cerrar y volver a Excel, ubicarse en una celda en blanco e iniciar la escritura, en el texto de relleno. Excel muestra la lista de funciones de la siguiente manera:

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13.3.1

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Funciones números a letras

Se ha convertido en una necesidad muy frecuente de usuarios que requieren convertir número ingresados o calculados en una celda a letras, principalmente al momento de querer imprimir algún informe o reporte, puesto que no existe ninguna función diseñada en Excel, les presento a ustedes la macro que ayudaría en ese propósito.

Function Unidades(num, UNO) Dim U Dim Cad U = Array("UN", "DOS", "TRES", "CUATRO", "CINCO", "SEIS", "SIETE", "OCHO", "NUEVE") Cad = "" If num = 1 Then If UNO = 1 Then Cad = Cad & "UNO" Else Cad = Cad & "UN" End If Else Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 243

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Cad = Cad & U(num - 1) End If Unidades = Cad End Function Function Decenas(num1, res) Dim D1 D1 = Array("ONCE", "DOCE", "TRECE", "CATORCE", "QUINCE", "DIECISEIS", "DIECISIETE", _ "DIECIOCHO", "DIECINUEVE") D2 = Array("DIEZ", "VEINTE", "TREINTA", "CUARENTA", "CINCUENTA", "SESENTA", _ "SETENTA", "OCHENTA", "NOVENTA") If num1 > 10 And num1 < 20 Then Cad1 = D1(num1 - 10 - 1) Else Cad1 = D2((num1 \ 10) - 1) If (num1 \ 10) <> 2 Then If res > 0 Then Cad1 = Cad1 & " Y " Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0) End If Else If res = 0 Then Cad1 = Cad1 & "E" Else Cad1 = Cad1 & "I" Cad1 = Cad1 & Unidades(num1 Mod 10, 0) End If End If End If Decenas = Cad1 End Function Function Cientos(num2) num3 = num2 \ 100 Select Case num3 Case 1 If num2 = 100 Then cad2 = "CIEN " Else cad2 = "CIENTO " End If Case 5 cad2 = "QUINIENTOS " Case 7 cad2 = "SETECIENTOS " Case 9 Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 244

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cad2 = "NOVECIENTOS " Case Else cad2 = Unidades(num3, 0) & "CIENTOS " End Select num2 = num2 Mod 100 If num2 > 0 Then If num2 < 10 Then cad2 = cad2 & Unidades(num2, num2) Else cad2 = cad2 & Decenas(num2, num2 Mod 10) End If End If Cientos = cad2 End Function Function Miles(num4) If (num4 >= 100) Then cad3 = Cientos(num4) Else If (num4 >= 10) Then cad3 = Decenas(num4, num4 Mod 10) Else cad3 = Unidades(num4, 0) End If End If cad3 = cad3 & " MIL " Miles = cad3 End Function Function Millones(cant) If cant = 1 Then ter = " " Else ter = "ES " End If If (cant >= 1000) Then cantl = cantl & Miles(cant \ 1000) cant = cant Mod 1000 End If If cant > 0 Then If cant >= 100 Then cantl = cantl & Cientos(cant) Else If cant >= 10 Then cantl = cantl & Decenas(cant, cant Mod 10) Else cantl = cantl & Unidades(cant, 0) Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 245

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End If End If End If Millones = cantl & " MILLON" & ter End Function Function decimales(numero As Single) As Integer Dim iaux As Integer iaux = numero - Application.Round(numero, 2) decimales = iaux End Function 13.3.2

Funciones letras a números

Function letras(cantm As Variant, ByVal mon As Integer) As String Dim cants1 As String, num1 As Variant, num2 As Variant num1 = cantm \ 1000000 num2 = cantm - (num1 * 1000000) cents = (num2 * 100) Mod 100 If cents = 0 Then cents1 = "00" Else cents1 = Format(cents) End If cantm = cantm - (cents / 100) If cantm >= 1000000 Then cantlm = Millones(cantm \ 1000000) cantm = cantm Mod 1000000 End If If cantm > 0 Then If (cantm >= 1000) Then cantlm = cantlm & Miles(cantm \ 1000) cantm = cantm Mod 1000 End If End If If cantm > 0 Then If cantm >= 100 Then cantlm = cantlm & Cientos(cantm) Else If cantm >= 10 Then cantlm = cantlm & Decenas(cantm, cantm Mod 10) Else cantlm = cantlm & Unidades(cantm, 1) End If Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No. 246

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End If End If If mon = 1 Then letras = cantlm & " " & cents1 & "/100 DOLARES" Else letras = cantlm & " DOLARES " & cents1 & "/100 U.S.D." End If End Function Sub prueba() Dim res As String, num As Single num = 50899697.51 res = letras(num, 1) End Sub

Dr. Carlos Escobar Paredes Pág. No . 247

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13.4 INFOGRAFÍA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

BRAVO VALDIVIESO Mercedes y UBIDIA TAPIA Carmita, Contabilidad de Costos, Editora Nuevodía, Ecuador, 2007; SÁNCHEZ VENEGAS José Luis, Diagnóstico Financiero Integral, ECAFSA/THOMSON LEARNING,México, 1999. RINCÓN VEGA José M, Informática Como Instrumento de Gestión, España.Deusto, 1978; SPILMAN Miguel, La Investigación Operativa: su Aplicación Práctica en la Explotación de Empresas. España, Editorial Francisco Casonova, 1965; KAZMIER Leonardo y DIÄZ M., Estadística Aplicada a la Administración y a la Economía, Alfredo MC-HILL, México, 1973; WOODWARD Jeff, Excel 5 para Windows, Editorial Osborne/Mc-Hill, 1994< http://www.tools.google.com/dlpage/cloudconnect?hl=es#; http://www.youtube.com/watch?v=KRFel8XIFyg; http://www.youtube.com/watch?v=UQU1kfse5us;

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