Ono ono werkconferentie 5 oktober 2016

ono-ono magazine, 5 okt 2016

k r e w t a a M d r a a d n a t s e w is de nieu Werkconferentie 2016 SSC/Bedrijfsvoering

-

redactioneel

Maatwerk is de nieuwe standaard Veel minder of zelfs helemaal geen management meer, dat was de boodschap bij de verkiezing Beste Werkgevers 2016, waar ik gisteren was. En: de achterkant gaat naar de voorkant. Met andere woorden: de bedrijfsvoering wordt steeds meer primair proces. Is het gedaan met de bedrijfsvoering als apart vakgebied? Of is er juist een toekomst voor ons steeds veranderende vakgebied, een toekomst waarop wij invloed willen hebben en leiding op willen nemen?

Bedrijfsvoering houdt de gemoederen bezig. Dat blijkt alleen al uit het grote aantal aanmeldingen voor deze 8ste Werkconferentie 2016 in Amsterdam, georganiseerd door en voor jullie gemeenten: 170 (!) managers, medewerkers, adviseurs en specialisten, allemaal werkzaam in bedrijfsvoering.

Ook de reacties in mijn mailbox op de prikkelende werkconferentietitel, ‘Maatwerk is de nieuwe standaard’, logen er niet om. ‘Als maatwerk standaard wordt, heeft het geen zin meer om samen te werken en stop ik vandaag met mijn functie.’ En: ‘Maatwerk = maatwerk en standaard = standaard, zullen we dat a.u.b. zo laten?’ Maar ook: ‘Wat een leuke titel. Ik kan me er helemaal in vinden. Door standaardisatie wordt maatwerk mogelijk.’

Een gemeenschappelijk kenmerk van de verschillende onderwerpen die op deze Werkconferentie 2016 besproken worden, is dat er verandering beoogd wordt. Hoe kan de bedrijfsvoering die verandering succesvol implementeren? Kun je dat als leidinggevende eigenlijk wel managen? Professor Homan zal vandaag zijn niet-traditionele zienswijze op verandering en organisatieontwikkeling met ons delen.

Namens het directeurennetwerk Shared Services Center/Bedrijfsvoering (van 100.000+ gemeenten) heet ik jullie van harte welkom in deze oude stadsdrukkerij van de gemeente Amsterdam, een unieke plek. Hier is geschiedenis geschreven.

Ik wens jullie veel inspiratie toe, nieuwe contacten en een boeiende uitwisseling van kennis en ervaring in workshops en ‘scrum light-sessies’. Hopelijk doen jullie nieuwe contacten en inzichten op en wie weet schrijven we samen hier of in de toekomst bedrijfsvoeringgeschiedenis!.

Oproep! Deel jouw kennis en ervaring op de digitale kennisbank. www.sharedservicesbijdeoverheid.nl/kennisbank Eric Ossel Directeur Servicepunt71 Voorzitter Directeurennetwerk SSC/Bedrijfsvoering 100.000+

inhoud

Cover 1 Redactioneel 2 Inhoudsopgave 4 Off stage: portretten van deelnemers 6 Workshops wolken 12 Met je hoofd in de wolken lopen: Prof. dr. Thijs Homan 16 Bedrijfsvoering scrabble 19 Dilemma’s beantwoord 20 Dankwoord en colofon 22

Voormalige Stadstimmertuin Het gebouw aan de Voormalige Stadstimmertuin Amsterdam is rond 1915 gebouwd ten behoeve van de Stadsdrukkerij. Op deze locatie bevond zich de Stadstimmerwerf, waar onder de leiding van de stadstimmerman objecten voor de stad Amsterdam werden gebouwd. Het pand is heringericht met behulp van adaptieve architectuur: daarbij werd rekening gehouden met wensen uit de omgeving en ideeĂŤn van gebruikers. Er is een gemeentelijk flexkantoor en vergadercentrum gevestigd en op de begane grond bevindt zich een publieke ontmoetingsruimte.

Off stage We vroegen in de wandelgangen aan vijf deelnemers hoe ze denken over maatwerk als nieuwe standaard. Hoe werkt hun gemeente aan resultaat voor de burgers?

Jong en onbevangen Naciye Kayhan, trainee bij ‘De Connectie’ in Arnhem: Naciye, ‘jong en onbevangen’ naar eigen zeggen, gaat mee in het maatwerkidee.

Met maatwerk kan een organisatie excelleren in haar vakgebied, mits de vraag van de klant goed is meegenomen.

Tijd, bereidheid en interventies zijn volgens haar nodig om als organisatie uit vastgeroeste patronen te komen. Om efficiënter en goedkoper te werken, stelt ‘Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie’ (in opbouw voor de gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum) professionaliteit, klanttevredenheid en het werkplezier van de medewerker centraal. De nieuwe cultuur houdt in dat medewerkers er vanaf het begin bij worden betrokken, zegt ze. Want: ‘Eigenaarschap leidt tot positiviteit.’

‘Eigenaarschap leidt tot positiviteit’

Droombeeld Anouk Kramp, teammanager informatievoorziening bedrijfsvoering in Amsterdam: Anouk wrijft haar koude handen warm. Ze werkt voor de gemeente Amsterdam en stapt net van haar fiets. Ze is benieuwd naar vandaag. Allereerst omdat er niet heel veel events zijn op het gebied van bedrijfsvoering van gemeenten. Ten tweede omdat Amsterdam nét centraliseerde van plusminus veertig organisaties naar één en ‘maatwerk als nieuwe standaard’ op de werkconferentieagenda staat. Volgens haar kunnen grotere gemeenten van kleinere leren (meer) flexibel te zijn in samenwerking.

Haar droombeeld is te kunnen zorgen dat een partnerschap met ondersteuning van bedrijfsvoering binnen drie maanden staat, bijvoorbeeld met zorginstellingen. Lachend geeft ze haar opvallend korte e-mailadres: ‘Hét voordeel van centralisatie!’

‘Hét voordeel van centralisatie!’

Tweaken Maurits Haitsma, shared manager contract en inkoop in Zwolle: ‘De uitdagende titel komt nog niet uit de verf.’ Dat wil zeggen, Maurits is er voor de lunchpauze nog niet van overtuigd dat maatwerk de nieuwe standaard is. Hij vindt ook dat maatwerk een must is op sommige fronten, zoals Wim Hoogendoorn van de gemeente Rotterdam in zijn workshop stelt. Volgens Maurits is het, om de doelen van zowel organisatie als medewerkers te bereiken, belangrijk met elkaar in contact te blijven. En is het de kunst om aan de individuele wens tegemoet te komen door standaard zo te tweaken dat het als maatwerk aanvoelt, zoals bij de iPhone. Zo zijn de inkooptrajecten in Zwolle gestandaardiseerd, maar kan de klant intensief advies vragen van a tot z.

‘De uitdagende titel komt nog niet uit de verf’

‘Maatwerk wordt soms een nieuwe standaard’

Stoeien Johan de Roo, senior controller Servicecentrum Drechtsteden:

Eeuwigdurende discussie Chris Kruizinga, directeur in- en externe dienstverlening in Delft: Chris neemt voor het eerst deel aan de Werkconferentie.

Hij werd getriggerd door het mooie programma met herkenbare vraagstukken.

De discussie over maatwerk en standaard is volgens hem een eeuwigdurende: ‘Maatwerk wordt soms een nieuwe standaard.’ Hij vindt het belangrijk om je ogen en oren open te houden en in te spelen op externe ontwikkelingen, zoals het gebruik van Trello (een tool voor projectmanagement) of iBabs (papierloos vergaderen).

Maar dat kost geld. Wat te doen als de hele organisatie wil volgen? ‘Ons uitgangspunt in Delft is dat Bedrijfsvoering haar collega’s ondersteunt om resultaten in de stad te bereiken.’

Johan is bezoeker van het eerste uur. Hij vindt het ieder jaar weer leuk om kennis te delen en te zien waar andere gemeenten staan: ‘Waar worstelen jullie mee?’ Een thema waar het samenwerkingsverband De Drechtsteden zelf mee stoeit, is hoe anders te kijken naar verandering. De hoofdreden van Johans komst was de aanwezigheid van de meester van verandering, professor Homan. Diens keynote en de werksessies gaven hem de eyeopener: flexibiliseren zonder beperkende kaders.

‘Waar worstelen jullie mee?’

Workshops

wolken De Werkconferentie omvatte naast het centrale programma veertien workshops (waaronder drie scrumlight workshops, zie Dilemma’s beantwoord) in drie rondes. Hier een selectie van de gedachtenwolken van deelnemers en directeuren Bedrijfsvoering die de sessies organiseerden.

Ronde 1 Maatwerk is goedkoper dan standaard

Wim Hoogendoorn (Rotterdam) en Terry van der Steen (Drechtsteden) • Maatwerk in één keer goed is efficiënt • Maatwerk alleen is niet realistisch • Maatwerk moet berusten op een goed doordachte onderbouwing • Bedrijfsuitvoering staat in dienst van de stad • Laat diversiteit bloeien

Slim gebruik van data en technologie in de publieke sector Evert Peereboom (Breda) en Berent Daan (Amsterdam)

• Verleid mensen om hun data samen structureel goed in te richten • Het vergt meer dan: hier is het middel en succes ermee • Luister en kijk naar je omgeving • Leer van andere gemeenten en organisaties • Met Your Goals brengt Breda medewerkers digitale vaardigheden bij

Hoe organiseer je de vraagkant?

Balanceer tussen flexibiliteit en bureaucratie Pieter Jellema (Den Haag) en Ward van Miltenburg (Venlo)

• Hoe gaan we dit spel met elkaar spelen?

• Spreek elkaar over wat je verwacht van bedrijfsvoering • Geef elkaar ruimte om plannen van aanpak met elkaar af te stemmen • Balanceer tussen firm & flex (houvast en flexibiliteit) • Creëer rust om de discussie te voeren

De powerpointpresentaties en workshopintroducties zijn te vinden op: www.sharedservicesbijdeoverheid.nl

Ronde 2 Centrale bedrijfsvoering – geen klant zit erop te wachten Annemarie Roggeveen (Zaanstad)

• Bedrijfsvoering/ICT kan niets ontwikkelen zonder het product te kennen • Neem als managementteam de tijd om te vragen waarom iets is zoals het is • Een geldstroom is concurrerend omdat deze zo wordt gemaakt • Besef wat het betekent als je een leuk idee het bedrijf binnen brengt • Veel mensen kennen de paragraaf bedrijfsvoering niet

e-HRM: Is selfservice de nieuwe service?

Stephan van Wijk (Amsterdam), Terry van der Steen (Drechtsteden), Brit Ruysch (Zaanstad) • Selfservice is geen service • Op naar ESS/MSS • Er is weerstand in het begin, maar na een aantal maanden weet het management niet beter

Eerste Urban Data Center in Eindhoven

Jaap Haenen (Eindhoven) en Robert Hermans (CBS) • Behoorlijk wat steden vonden opnieuw het wiel uit als het om big data gaat • Elke gemeente vindt dat ze goede cijfers heeft • Data-analyse is geen core business van gemeenten, wél van het CBS

Samenwerking tussen grote en kleinere gemeenten: werkt dat, of gewoon niet aan beginnen?

Eric Ossel (Servicepunt71) en Evert Peereboom (Breda) • Als de stad zich wil ontwikkelen, moet ze kleinere gemeenten erbij betrekken • Wees duidelijk over de belangen die je hebt om samen te werken • In veel samenwerkingen kost het veel om de lieve vrede te bewaren

Ronde 3 Heb ik de goede agenda?

Paul Kouijzer (Utrecht)

• Er zijn genoeg economische kansen in Utrecht, maar je moet ze pakken • Soms is een systeem de oplossing • Utrecht heeft een dynamische bedrijfsvoeringagenda, die gevoed wordt door nieuwe ontwikkelingen: terug naar de essentie, vergemakkelijken en vormvrije gesprekken met medewerkers

Leiderschap of luwte?

Frank van der Knaap (Metropoolregio/Platform31) • Gelijkwaardigheid van partners is belangrijk in samenwerkingsverbanden • Teveel met bedrijfsvoering bezig zijn is ook niet goed • Bij samenwerkingsverbanden die niet tot wasdom kwamen, ontbrak een politiek/ambtelijk leider

Organisatieontwikkeling volgt veranderende rol van de overheid in de praktijk Anton van der Vloet (Amsterdam), Astrid Suurmeijer (Rotterdam) en Jack Thijssen (Utrecht) • Als je het als team goed doet, hoef je nooit meer te reorganiseren • Den Bosch probeert reorganisatie te voorkomen en groeit met wat er is • De kern van flexibiliteit is elkaar weten te vinden • Maak de medewerker verantwoordelijk voor verandering • Omarm de andere cultuur

Geef je medewerkers wat je zelf nodig hebt?

Johan Kluijs (Meerinzicht) en Henriëtte van den Heuvel (Platform Shared Services bij de Overheid) • Een mens kan zich ongemakkelijk voelen in een gesprek. Heb het erover met elkaar. Maak bedreigende onderwerpen bespreekbaar • Zelfreflectie in plaats van externe feedback • Meer ontspanning leidt tot meer resultaat • Sociale veiligheid is een basisbehoefte van de mens • Je wilt met respect behandeld worden • Vertrouwen is een kernwoord

Met je hoofd in de wolken lopen Het management kan top-down geen organisatieverandering bewerkstelligen – wat zij zien is immers niet de werkelijkheid van de medewerkers. Je kunt organogrammen verzinnen, prachtige visies hebben over hoe het moet lopen, maar de werkelijkheid voor de mensen in de praktijk is een andere en lijkt meer op een web van relaties, een netwerk van bewegingen. Waar Prof. dr. Thijs Homan iets belangrijks in ontdekt heeft: betekeniswolken. Deze betekeniswolken zingen de hele dag door in alle dagelijkse interacties van iedereen in de organisatie.

‘Hoe mensen in hun werk staan wordt vooral bepaald door de betekeniswolken’

Veel verandertrajecten leiden tot stilstand Binnen veel organisaties bestaat de aanname dat het management het beter weet dan anderen. Dat verandering gemanaged moet worden en dat de mensen in de organisatie passief zijn, en dus tot verandering moeten worden aangezet.

Volgens Homan is het belangrijk te beseffen dat veel veranderingen tóch ontstaan (order for free), ook zonder, of vaak zelfs ondanks, verandermanagement. Zijn motto: ‘Naarmate je verandering meer managet, komt het tot stilstand.’

conversation at the time’. Zo wordt de kunst van het nietsdoen nog heel hard werken, aldus Homan.

Order for free Hoe kijk jij naar verandering? Vanuit strategie (mono-centrisch veranderen) of door te kijken naar wat er gebeurt (polycentrisch ontwikkelen)? Bij order for free ontstaan patronen van voor- en afkeuren.

Gewoon spontaan, continu. En niet als resultaat van goed management. Deze patronen noemt Homan betekeniswolken: manieren waarop groepen mensen informeel met elkaar over de organisatie praten. Uit de interactie tussen die wolken ontstaan grotere patronen; patronen die naast elkaar bestaan en voortdurend met elkaar aan het concurreren zijn om ‘zeggingskracht’.

Organisatieverandering is wolkenverandering Als manager kun je on stage van alles roepen en in gang zetten. Maar de mensen in de organisatie reageren niet direct op wat jij als manager zegt, maar op de betekenisgevingen die off stage in de betekeniswolken leven. Die betekeniswolken zijn voor de mensen meer ‘waar’ dan managers die zeggen dat het twee voor twaalf is. Daarom concludeert Homan dat echte organisatieverandering eerder te maken heeft met ‘wolkenverandering’ dan met nog meer plannen, inspiratiesessies, verander-road-shows en ga zo nog maar even door.

Braaftaal Verandering begint volgens Homan niet met de vraag waar de organisatie naartoe moet, maar met de vraag waar de organisatie feitelijk naartoe gaat. Hier kom je als manager achter door veel koffie te drinken bij verschillende koffieapparaten en daarbij te beseffen dat mensen on stage behaviour vertonen (‘braaftaal’ praten) als je ze wat vraagt. Het is belangrijk om in gesprek te komen met datgene dat verschillende groepjes mensen off stage vinden, waarbij medewerkers en managers elkaar in die interactie elkaar wederzijds beïnvloeden.

Vooral in die gewone gesprekken verandert de organisatie: ‘organizations change one

Zelfsturing als het nieuwe top-down Homan noemt als voorbeeld dat de zorg massaal overstapt op zelfsturing.

Maar het kan toch niet zo zijn dat zoveel verschillende organisaties allemaal het zelfde managementrecept nodig hebben?

‘En als je als management top-down zelfsturing invoert, waar blijft dan het ‘zelf’ van die sturing? Zelforganisatie invoeren lijkt daarom een ‘wees-spontaan-paradox’.

DUBBEL WOORD WAARDE

DUBBEL WOORD WAARDE

Prof. dr. Thijs Homan combineert wetenschap met praktijk. Hij schreef onder meer Het et-cetera-principe, een nieuw perspectief op organisatieontwikkeling. Zie verder www.thijs-homan.nl.

DUBBELE LETTER WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

DRIE KEER LETTER WAARDEN

DUBBELE WOORD WAARDEN

DUBBELE WOORD WAARDEN

Bedrijfsvoering Scrabble

DUBBELE LETTER WAARDEN

Taal speelt een grote rol in bedrijfsvoering

LE D EN

DUBBELE WOORD WAARDEN

DRIE KEER LETTER WAARDEN

DRIE KEER LETTER WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

DRIE KEER LETTER WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

LE D EN

DUBBELE WOORD WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

DUBBELE LETTER WAARDEN

DUBBELE WOORD WAARDEN

DUBBELE WOORD WAARDEN

DRIE KEER LETTER WAARDEN

And the winner is… het war for talent-team: ‘Er is werk aan de winkel!’

Dilemma’s beantwoord Drie vraagstukken waar alle gemeenten mee worstelen, worden door drie teams in scrumsessies beantwoord. Het publiek bepaalt de winnaar, die 2500 euro krijgt voor verwezenlijking van het idee.

Hoe krijg je mensen uit vaste patronen?

Hoe organiseer je duurzame inzetbaarheid van medewerkers?

Hoe winnen we de war for talent?

Team Ray van Loon en Hans Langeveld, pitch Sofie Lauwers Deventer Doet is een nieuwe manier van het matchen van talent en werk.

Medewerkers werken een deel van hun werktijd elders in de organisatie om zo hun talent optimaler te benutten en de arbeidsvreugde te verhogen. Maar hoe zit het met de mobiliteit en talentbenutting van de managers? Managers zitten nu vaak op hun plek vast totdat het écht mis gaat, er een reorganisatie plaatsvindt of zij zelf een kans op een betere positie benutten. Het zou goed zijn als een manager die niet van voldoende toegevoegde waarde voor een team is of onvoldoende zijn/haar talent kan benutten, ‘uit het vaste patroon’ komt. Managers zijn ook medewerkers!

Team Bram Wattel en Herman Groeneveld pitch Marjolein Brune en Debbie Cortjens Stimuleer de vitaliteit van de medewerker met De TIK (de Toekomst en IK). De TIK is een maatwerkarrangement voor alle medewerkers dat past bij hun persoonlijke ontwikkeling, leeftijd en de fase waarin de organisatie zit. Blijf de medewerker uitdagen, zet in op talentontwikkeling, eigen verantwoordelijkheid, functieverandering, bijdrage(n) aan externe en maatschappelijk verantwoorde projecten, en werk met buddy’s om kennis te delen en kwetsbaarheid te reduceren. Doorbreek het stigma dat ouder worden minder kunnen is. Zorg voor besluitvorming laag in de organisatie en voor een grote betrokkenheid bij medewerkers en managers.

Team Mariëlle Nuijs en Lieke van Bers Datagedreven werken vereist kennis. Om kennis in huis te halen, moeten gemeenten, hogescholen en universiteiten de krachten bundelen om goede ICT-stagiairs aan te trekken. Maak een platform voor ICT-stagiairs en laat zien hoe aantrekkelijk het is om ICT-stage te lopen bij de gemeenten: www. smartcityexperience.nl.

> Met de stimuleringsprijs wil dit team de chemie tussen management en medewerkers onderzoeken, voor een optimale productie.

> Dit team organiseert bij winst een scrum over duurzame inzetbaarheid.

> Dit team neemt bij winst een stagiair aan om het ICTstageplan uit te voeren.

Scrum: is een flexibele manier om (software) producten te maken.

Dit gebeurt in multidisciplinaire teams die in korte ‘sprints’ prototypes opleveren. Scrum wordt vaak gebruikt als de klant nog niet goed weet wat hij wil. De term ‘scrum’ komt uit rugby. Daar staat het voor een spelhervatting waarbij twee groepen spelers voorover gebogen tegen elkaar in duwen.

Dankwoord Dit magazine Werkconferentie 2016 is tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van Directeurennetwerk SSC/ Bedrijfsvoering (van de 100.000+ gemeenten) onder coördinatie van Henriëtte van den Heuvel.

Met dank aan alle aanwezigen, iedereen die heeft meegewerkt en in het bijzonder de gemeente Amsterdam!

Tot volgend jaar in Deventer voor de Werkconferentie 2017!

Henriëtte van den Heuvel (organisator van de Werkconferentie, links) en Denise Voorn (eventmanager gemeente Amsterdam): ‘Wanneer mensen zich al aanmelden voor ze het programma kennen, weet je dat het goed zit. Ze komen om te netwerken en weten dat ze door collega’s worden bijgepraat op relevante thema’s.

Wat vandaag opviel was de dynamiek - mensen kunnen niet stoppen met praten.’

Colofon Hoofdredactie: Simone Bommeljé Eindredactie: Menno Bosma Fotografie: Ruud van der Graaf Ontwerp: AKIMOTO, Gijsbert Raadgever ono-ono magazine makers: www.ono-ono.nl