Verbinden, vereenvoudigen, vernieuwen

werkconferentie 4 oktober 2017

, n e d n i b r Ve , n e g i d u vereenvo n e w u e i n r e v

9e Werkconferentie SSC/Bedrijfsvoering 2017

redactioneel Oproep!

Deel jouw kennis en ervaring op de digitale kennisbank en kom naar de netwerkbijeenkomsten

Verbinden, vereenvoudigen, vernieuwen Bedrijfsvoering is de basis van alles wat we binnen onze gemeenten doen. Zonder goede organisatie zijn we bestuurlijk nergens. Bedrijfsvoering is een uitdaging in een tijd waarin de samenleving zich sneller lijkt te ontwikkelen dan onze ambtelijke organisatie.

Versneld doorontwikkelen is mogelijk door best practices met elkaar te delen en van elkaar te leren. Gemeenten zijn weliswaar verschillend, maar ik zie in de bedrijfsvoering dat we toch vooral vergelijkbare vraagstukken hebben: Hoe zorgen we dat het werk in de bedrijfsvoering zich blijft verbinden met de opgaven in de stad en regio?

Hoe zorgen we dat ‘bedrijfsvoering mogelijk maakt’ en geassocieerd wordt met: makkelijk, wendbaar, eenvoudig en slim? Welke vernieuwingen vanuit ICT zijn dan aan de orde? En wat betekent dit voor ons leiderschap?

In het prachtige programma vandaag georganiseerd dóór en vóór ons als gemeenten komt dit ‘verbinden, vereenvoudigen en vernieuwen’ volop aan de orde.

Op deze werkconferentie blijkt: ieder van ons heeft puzzelstukken in handen, samen leggen we ‘de puzzel’. Zo’n 125 managers, medewerkers, adviseurs en specialisten, allemaal werkzaam in bedrijfsvoering, en innovatie-expert Menno Lanting ontmoeten elkaar op deze dag.

Er ontstaat verbinding op de inhoud én met elkaar.

Ik kan geen betere plek bedenken om dit te doen dan op het stadhuis van Deventer. Hét beste gebouw van het jaar 2017 én schoolvoorbeeld hoe oud en nieuw(bouw) succesvol samengaan.

Namens het directeurennetwerk SSC/Bedrijfsvoering (van 100.000+ gemeenten) wens ik jullie veel inspiratie en mooie ontmoetingen om ieders avontuur in de bedrijfsvoering te verrijken, een avontuur waar je met dit netwerk niet alleen voor staat, sámen komen we verder!

Tot volgend jaar in de Hofstad van Nederland voor onze gezamenlijke viering van de 10e Werkconferentie!

Eric Ossel Directeur BedrijfsvoeringsExpertiseCentrum gemeente Den Haag Voorzitter Directeurennetwerk SSC/ Bedrijfsvoering 100.000+ gemeenten

inhoud

Cover 1 Redactioneel 2 Inhoudsopgave 4 Trendsetters en volgers 6 Menno Lanting, De disruptie paradox 12 Een stadhuis van en voor inwoners 16 Workshop bites 18 Op de zeepkist 23 Colofon 24

Liesbeth Grijsen, wethouder ‘Bedrijfsvoering is de basis, de backbone.’

TREND

setters

&volgers We vroegen in de wandelgangen van het Deventer Stadhuis aan vijf deelnemers hoe ze denken over vereenvoudigen en verbinden. En hoe vernieuwend zijn zijzelf in hun werk?

‘Niet alles zelf doen.’

Regie voeren Alexandra van Dorland, directeur SSC DeSom (Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Koggenland, Opmeer, Medemblik): Alexandra is blij met het tot stand brengen van de ICT-samenwerking tussen de DeSom gemeenten. Daarnaast werkten ze ook regionaal samen in WestFriesland. Alexandra vertelt dat verbindingen aangaan voor gemeenten noodzakelijk is om hun werk in de toekomst te borgen. De opdracht tot samenwerking is volbracht. Hoe nu verder? Momenteel evalueert SSC DeSom het samenwerkingsverband met hun klanten, om te zien wat ze als gemeenten en SSC gezamenlijk in de toekomst kunnen verbeteren. Ervaringen van anderen vindt Alexandra ook op deze Werkconferentie 2017 het meest interessant.

Vooral de sessie van SSC Leeuwarden was heel herkenbaar voor haar.

Een andere manier van conflictbeslechting Nelleke Zeef, hoofd juridische zaken in Zaanstad: Innovatiekracht uit zich bij Nelleke in een andere aanpak van conflicten. Naast hoofd juridische zaken is zij ook mediator. Ze heeft een mediator pool opgericht waarbinnen collega’s worden opgeleid.

Nu kunnen zij de conflicten met burgers oplossen, in plaats van dat een rechter dat moet doen. Dit is een andere manier van conflictbeslechting. Ook is Nelleke Ambassadeur Anders Werken. Volgens haar kun je veel mogelijk maken als je meer maatwerk durft toe te passen. Zo kan je volgens haar bijvoorbeeld zonder te vrezen voor precedentwerking skippyballen aanschaffen voor mensen met rugklachten.

‘Durf maatwerk toe te passen!’

Eén gezicht richting inwoners Pieter Smit, financieel analist Gemeente Rotterdam: Pieter vindt zichzelf meer een volger dan een trendsetter.

Deze maand viert hij zijn tienjarig jubileum bij de gemeente Rotterdam. Hij heeft al behoorlijk wat ontwikkelingen meegemaakt.

Voorop staat voor hem dat de gemeente samenwerkt met burgers. Dat Rotterdam nu met één gezicht met haar inwoners communiceert, maakt hem trots. Niet langer vanuit de verschillende diensten en clusters, maar met een eenduidige merknaam: Gemeente Rotterdam. Het vormen van diensten naar één concern is ook doorgevoerd in de ICT-systemen. Dit betekende vereenvoudiging voor de medewerkers. Pieter besluit: ‘Van tig administraties naar één is een verademing.’

‘Werk samen als gemeente richting burgers’

‘Doe goed wat we nu doen!’

Dichterbij de behoefte van de burger Hans Huisman, programma manager Haarlem: Ik ga natuurlijk zeggen dat ik innovatief ben, zegt Hans lachend: ‘Ik leef bij verandering! Stilstand past niet bij mij.

Op dit soort dagen als vandaag doet hij energie op. En laat zich inspireren door de veranderingen die organisaties ondergaan. Het verhaal van gastspreker Menno Lanting vond hij herkenbaar. Bijvoorbeeld hoe gekozen oplossingen niet altijd de oplossingen zijn voor de lange termijn blijken te zijn. Binnen de gemeente Haarlem gaan ze kantelen door met minder leidinggevenden, meer programma- en gebiedsgericht te sturen. Hans verwacht dat met deze kanteling een efficiënte organisatie ontstaat die dichterbij de behoeften van de burger staat.

Nieuw, Nieuw, Nieuw!

Puck van Tilburg, kwaliteitsregisseur in Westland: Innovatie en vernieuwing dat zit met de kassen in de Westlandse cultuur ingebakken, vertelt Puck trots. Haar functie van kwaliteitsregisseur is nieuw binnen de gemeente Westland. En heeft tot doel verantwoordelijkheid te verschuiven naar medewerkers lager in de organisatie met sturing op kwaliteit van onderaf. Dat doet ze nu sinds drie maanden. Doordat ze ‘jong en fris’ is, kan ze zien hoe het los van wat er al is, zou kunnen worden. Naast innovatie vindt zij borging belangrijk. Haar advies?

Doe goed wat we nu doen. Puck voelt zich meer dan bedrijfsvoerder alleen: ‘We werken allemaal bij de gemeente voor de inwoners en wij van bedrijfsvoering maken dat mede mogelijk.’

‘Ik leef bij verandering’

De disruptie paradox Menno Lanting trapt de Werkconferentie af met een prikkelende presentatie over de impact van de snel veranderende wereld op leiderschap en innovatie. Hoe kunnen gemeenten het beste inspelen op deze ontwikkelingen?

Tip: Behaal winst in het nu. Wees geen voorloper in innovaties, maar maak hét onderscheid als gemeente in wat nooit verandert!

De overheid in het digitale tijdperk Overheden gebruiken gretig nieuwe technologieën als blockchain (38 pilots op ministerieniveau!) en big data.

Noodzaak, want in een globale wereld bepaalt de standaard die we zien ons verwachtingspatroon. Vanuit onze luie stoel kunnen we een kamelentour boeken bij bedoeïenen in Oman. Hoe kan het dan dat een online afspraak bij een Nederlandse zorginstelling spaak loopt? Dat komt concludeert Menno, doordat organisaties hun oorsprong hebben in de 20ste eeuw en werken met een leiderschapsmodel uit de 19e eeuw. Er is een paradox, waarbij de impact van technologie op korte termijn overschat wordt en op de lange termijn onderschat.

Lichtvoetig De technologische verandering gaat veel sneller en is veel steiler dan de sociale organisatie en politieke verandering.

Dit noemt Menno de snelheidsparadox.

Weerbaarheid van organisaties is volgens hem het antwoord. ‘Hoe weerbaarder je organisatie is, hoe meer veranderingen je aankan.’

Klein is het nieuwe groot Er zijn nieuwe businessmodellen, maar een overgang kan niet zomaar gemaakt worden.

Van functiegericht werken naar taakgericht werken, impliceert een kleinere organisatie of afdeling. ‘Klein is het nieuwe groot’, vat Menno samen. De hiërarchische ingerichte organisatie (exploitatie) met exploratie (de netwerkorganisatie) verenigen, lukt in ieder geval NIET door innovatie als onderwerp in te perken of te institutionaliseren in de hiërarchische structuur. Immers, wanneer een bedrijf een afdeling innovatie introduceert, denken de medewerkers dat ze niet innovatief hoeven te zijn, want daar hebben ze mensen voor.

Wordt een hybride (netwerk)organisatie Gemiddeld mislukt 80% tot 90% van de transities. De faalfactor om van een gewone naar een netwerkorganisatie te komen, is nog groter. Nederland heeft er de historie niet in. Netwerk leiderschap is pas anderhalf jaar geleden geïntroduceerd op Nyenrode.

Menno: ‘We weten niet echt wat we willen, wat het is of wat het is om een netwerk te

Menno Lanting: ‘In een wereld waar iedereen op verandering gefocust is, zit echte vernieuwing in wat niet verandert.’

leiden.’ Organisaties zijn complexer geworden en het welbevinden van medewerkers is structureel aan het dalen. De aanname is dat er een chronische onderbenutting van kennis en talent is. Een netwerkorganisatie beoogt het vrijmaken van onderbenutte talenten en kennis mede door de inzet van technologie. Hoe? Weet wat medewerkers willen In een wereld waar iedereen op verandering gefocust is, zit echte vernieuwing in wat niet verandert, vertelt Menno. Men kan zich onderscheiden in wat nooit verandert. Mensen zullen altijd sociale wezens blijven. Zij willen gezien en beloond worden. Ze haken af als ze niet meer begrijpen wat ze feitelijk bijdragen aan het eindresultaat. Als een kok kan zien voor wie hij kookt, wordt zijn werk beter beloond.

Medewerkers willen: 99 een duidelijk doel 99 de route zelf bepalen 99 inzicht in vooruitgang 99 inzicht in vooruitgang door middel van feedback 99 juiste instrumenten en kennis

Uit Randstad-onderzoek blijkt overigens dat 80% van de medewerkers in Nederland zegt thuis betere technologie te hebben dan op het werk.

De zwakste schakel Het probleem van traditionele organisaties is niet dat ze het vermogen ontberen om te veranderen maar dat de echte wil vaak ontbreekt. Het gaat uiteindelijk om de wendbaarheid van de organisatie en de mate waarin ze aanwezige talenten in de organisatie benutten. Voor verandering is een directe koppeling naar HR belangrijk. En innoveer de zwakste schakel. Menno haalt het voorbeeld aan van het Alexander Monro ziekenhuis met slechts één wachtkamer, maar zonder wachttijd. Door het vangnet voor artsen weg te halen, werd de urgentie gevoeld om processen te optimaliseren.

Menno Lanting is expert op het gebied van innovatie, technologie, disruptie, businessmodellen, organisatie 3.0 en leiderschap.

Hij schreef onder meer het boek: De disruptieparadox. Zie verder: www.mennolanting.nl.

DEVENTER STADHUIS BNA PUBLIEKSPRIJS BESTE GEBOUW VAN HET JAAR 2017

Een stadhuis van en voor inwoners

Ton Steenhuis: ‘In het gebouw staat de menselijke maat centraal.’

Ton Steenhuis en Mark van Vilsteren (Deventer) leidden tijdens de parallelsessie deelnemers rond in het stadhuis van Deventer om te zien en horen welk huisvestingsconcept eraan ten grondslag ligt.

Stadhuis in cijfers: Er zijn 568 werkplekken voor 800 medewerkers gemeente > 2.264 vingerafdrukken naar idee van Mark van Vilsteren: ‘Alle collega’s zitten nu onder één dak.

We kunnen bij elkaar langslopen. Dat is zo belangrijk!’

beeldend kunstenaar Loes ten Anscher > 800 m2 zonnepanelen > 24.000 m² waarvan 20.000 m² nieuwbouw en 4.000 m² oudbouw > Kosten 65 miljoen euro (binnen budget) > Exploitatie 4 ton lager dan ervoor > Het gebouw is 25% energiezuiniger dan vergelijkbare kantoren in Nederland.

Geschiedenis? Vanaf de middeleeuwen hebben de kerkelijke, bestuurlijke en wetenschappelijke macht zich gevestigd aan het Grote Kerkhof. De Latijnse school (waar Erasmus nog studeerde), de kerk en het oude stadhuis zijn nu omgetoverd tot één stadhuis.

Het stadhuis is ontworpen door Neutelings Riedijk Architecten en het interieur door Atelier Pro uit Den Haag. Beton en eikenhout voeren de boventoon.

Huisvesting? Verbondenheid ligt ten grondslag aan de huisvesting. Op de eerste etage is een rondgang die alle historische delen het voorgebouw en de achterliggende kantoren met elkaar verbindt. De nieuwbouw biedt plaats aan alle ambtenaren van de gemeente Deventer. Voorheen verbleven zij op 27(!) verschillende locaties. Deze meeste panden zijn omgebouwd tot appartementen en teruggegeven aan de stad. De medewerkers vinden elkaar op de plattegrond met applicatie die gekoppeld is aan de werkplekken.

Een stadhuis van en voor inwoners? Het pand kan via vier kanten betreden worden.

Er zijn vingerafdrukken in de raamwerken verwerkt van burgers van drie maanden tot 94 jaar oud. De gemeente zorgt goed voor haar inwoners. Het wachten wordt leuk gemaakt met een kinderhuisje, computers, interactieve tv-schermen, kunst en een boekspot. De trap staat in beeld en de rokers buiten beeld op het achterterras.

Duurzaamheid? De IJssel vormt een natuurlijke bron voor het duurzaam verwarmen en koelen van het gebouw.

Naast zonnepanelen is er plek op de sedum daken voor flora en fauna. Ook zijn er ‘eetbare tuinen’. Op de derde verdieping is meubilair hergebruikt.

Uitdaging? Aan de akoestiek en nieuwe fietsenstalling inrichting wordt gewerkt.

Lievelingsplek? Ton verblijft het liefst in het oude monumentale deel van het stadhuis en Mark in het werkcafé vanwege de dynamiek.

Workshop

BITES

Er is in de door de directeuren bedrijfsvoering georganiseerde sessies veel aandacht voor de verbinding tussen de bedrijfsvoering en het primair proces, I-ontwikkelingen en samenwerking. Hier geven zij een korte indruk.

Ronde 1 Marion van Kuijk (Breda) en Rik Boers (Ede):

Rotterdam: van werkstad naar netwerkstad

‘Het is belangrijk opdracht-gestuurd werken al denkende gewoon te doen. Zorg voor co-creatie van de directie en medewerkersvertegenwoordiging gefaciliteerd door P&O. Neem de stap, maar neem ook de tijd.

Tijdens de bijeenkomst spraken de deelnemers af om te zorgen voor follow-up van deze workshop.’

‘Aan de hand van het ontwikkelingsproces in Rotterdam werden de vraagstukken van gastspreker Menno Lanting verder ingekleurd. De overheid kan de balans niet herstellen met de klassieke manier van besturen. Informatie moet als hefboom dienen en concernbreed worden doorgevoerd.’

Opdracht-gestuurd werken

Johan Boomgaardt (Rotterdam):

Hoe het ook kan, gemeenschappelijke bedrijfsvoering

Elma Groen (West Betuwe) & Anneke van Londen (Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten).

‘Bij gemeenschappelijke bedrijfsvoering ligt de kracht bij de mensen. Er is faciliterend leiderschap en er wordt bij de samenwerkende partners ruimte opgeëist. Het is nodig fouten te maken om innovatie te bereiken. Er moet niet worden gestuurd op geld.’

I-ontwikkelingen en digitalisering Jaap Haenen (Eindhoven)

‘Hoe vertaal je Europese ontwikkelingen.

Hoe hou je inzicht in en overzicht op alles wat er speelt? Neem mensen hierin mee op zowel Europees, landelijk als organisatieniveau. En zoek verbinding.

Haal vanuit bedrijfsvoering kundige partijen binnen, bijvoorbeeld voor je Open Data Portaal.’

Inkoopkalender 2018

Wim Lousberg (Zuid Limburg) ‘Inkoopdagen werden gepositioneerd als iets dat de organisatie veel geld kan brengen. Hier zit nu een spanningsveld op. Moeten contracten niet op basis van kwaliteit en rechtmatigheid worden gesloten? Zonder goed contractmanagement kun je niet komen tot een goede kostbeleving.’

‘Kanteling van een gemeenteorganisatie heeft tijd nodig.’

Ronde 2 “Iets wordt pas anders als je het zelf anders doet!”

Almar Krancher en Miriam Hülsmann: (Amsterdam)

‘Sinds de reorganisatie in Amsterdam werkt de bedrijfsvoering van aanbod- naar vraaggericht. Dit vraagt om samenwerking met de lijn. Gewoon doen dan verandert de mindset van, we leveren interne dienstverlening, vanzelf. Kanteling van een gemeenteorganisatie heeft tijd nodig.’

De digitale transformatie; De vraag als basis voor transitie (klantreis)

Jonas Onland (Programmaleider ‘Basis op orde’) Eindhoven ‘We leven niet in een tijdperk van verandering maar in een veranderd tijdperk.

Er is geen probleem. Het is alleen de manier van organiseren. Digitale zelfbeschikking is de basis. Het moet fijn zijn om diensten te gebruiken van de gemeente. Voor

transformatie eerst testen en ontwikkelen met inwoners, designers, specialisten en ontwikkelaars.’

Outsourcing ICT

Aaldert van Lingen (Groningen) ‘De deelnemers hebben met enige verbazing kennisgenomen van het traject outsourcing bij de gemeente Groningen.

Ze hebben daarbij waardering uitgesproken voor de zorgvuldigheid van het programma outsourcing. Een tip van de sluier: benoem een realistisch ideaalbeeld en werk daar naartoe.’

Ronde 3 Opgave-gestuurd werken?

Erik Prins (Zaanstad)

‘Mensen willen aan de slag met opgavegestuurd werken. Het komt in alle gemeenten terug. Vraagstukken worden ingebracht. Kleine, grote, middelgrote gemeenten hebben verschillende opgaven.

Benoem een opgave die verplicht tot samenwerking, en een gemeenschappelijk doel.’

To good to be true?

Hans Langeveld (Deventer)

Centrumgemeente Leeuwarden levert bedrijfsvoeringsdiensten aan Noord Fryslân en Waddenzee

Harm Brink (Leeuwarden)

‘Om goed samen te werken in een organisatie is gelegenheid, motivatie van medewerkers en capaciteit nodig. Ook moeten de inhoud, het proces en financiën kloppen voor een succesvolle Shared Service. Op inhoud alleen red je het niet.’

Managementgame: ICT portefeuille

David Roose (Directeur Pro-Act) en Bram Wattel (Appeldoorn) ‘De techniek van plannen en beheersen loopt vast. Om schaarse ICT-middelen te verdelen, moet je samen aan tafel gaan zitten. Hoe? Dat ondervind je in de managementgame. Winst valt te behalen als je in plaats van ‘de planning zat fout, een situatie accepteert als de realiteit van nu.’

‘De opgave in Deventer was om alles centraal te organiseren. Do’s? Zet door op je visie! Hou verbinding met de mensen die het moeten doen. Transitie is naast een ambitiegedreven ook een pijnlijk proces voor medewerkers en managers. Pak je als individu kansen of niet?’

Design thinking: doorbraak in de ICT-aanpak voor gemeenten?

Paul Kouijzer Utrecht

‘Bij design thinking speelt groepsdynamica een grote rol. Met design thinking kun je tot goedkopere en elegantere oplossingen komen. Doordat je breed begint in de voorfase en een kritisch team betrekt, wordt net zolang geschaafd tot er een ontwerp is zonder obstakels, waarmee je een optimaal effect bereikt.’

De powerpointpresentaties en workshopintroducties zijn te vinden op: www.sharedservicesbijdeoverheid.nl/ workshops-werkconferentie-2017/

De praktijk van (inter) gemeentelijke samenwerking: inmiddels weten we wat wel en niet werkt?!

Eric Ossel (Den Haag) en Henriëtte van den Heuvel (Platform Shared Services bij de Overheid)

‘Vertrouwen is de belangrijkste succesfactor. Falende performance de grootste risicofactor. Wat is een goede aanpak? In deze interactieve workshop (een Deep Democracy gesprek op voeten) gingen de deelnemers onder meer aan de slag met de vraag of je moet starten met doelen en kaders, of beter kan beginnen met de passie van de medewerkers. De meeste deelnemers kiezen voor het eerste, hoe belangrijk het tweede ook is: organisch kan, maar wel binnen kaders, met duidelijke doelen. Een enkeling vliegt het - met succes - van de andere kant aan.

Hoe wordt HR kampioen spagaat? Kwestie van stretchen!

André Harsevoort (SSC ONS, provincie Overijssel en gemeenten Kampen en Zwolle)

‘De discussie over standaard of maatwerk is achterhoedejargon. Gebruikers vragen zich niet af of iets maatwerk of standaard is. Ze willen een passende dienst en een goed product of proces.

Naast een goede stevige standaard ontstaat ruimte voor het noodzakelijke maatwerk. Maar, overdrijf niet. Bij een goed standaardproduct praat niemand meer over maatwerk. Onze praktijk: alle partners gebruiken één systeem, één inrichting, één brief tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen.’

Op de zeepkist

De werkconferentie eindigt op de zeepkist met twee oproepen tot samenwerking.

Jaap Haenen: “Alles delen wat je hebt.”

Paul Kouijzer: “CAO voor de 21ste eeuw.”

BEWARE, Digiprogramma 2017 Beware, opgericht door de gemeente Eindhoven en MijnGemeenteDichtbij, wil de ontwikkeling en eventueel de exploitatie van gemeente-applicaties samen oppakken.

De coöperatie is in januari 2017 officieel van start gegaan. Jaap Haenen roept op tot deelname van andere gemeenten. Wil je hier als gemeente aan deelnemen? Mail: j.haenen@eindhoven.nl

CAO Bedrijfsvoering voor 2020 Paul roept op om het afschaffen van de Ambtenarenstatus te benutten om te komen tot een moderne CAO Bedrijfsvoering in 2020. Waarin afspraken tussen werkgevers en werknemers zijn opgenomen die aansluiten bij de huidige ontwikkelingen, zoals de war on talent. Wil jij meeschrijven aan de uitwerking van dit pamflet? Mail: p.kouijzer@utrecht.nl of e.koopmans@utrecht.nl.

Tot volgend jaar in Den Haag voor de 10e jubileum Werkconferentie 2018!

Dankwoord Dit magazine van de Werkconferentie 2017 is tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van het Directeurennetwerk SSC/ Bedrijfsvoering van de 100.000+ gemeenten onder coördinatie van Henriëtte van den Heuvel.

Met dank aan alle aanwezigen, iedereen die heeft meegewerkt en in het bijzonder de gemeente Deventer!

Henriëtte van den Heuvel (organisator van de Werkconferentie en directeur Platform Shared Services bij de Overheid ) en Hans Langeveld (dagvoorzitter en concerndirecteur gemeente Deventer).

Colofon Hoofdredactie: Simone Bommeljé Eindredactie: Leontien Konijn Fotografie: Ruud van der Graaf Ontwerp: AKIMOTO, Simon Cordes ono-ono magazine makers: www.ono-ono.nl