Cuidar para Crescer 2021 - Como organizar compras e os estoques

CUIDAR PARA

CRESCER COMO ORGANIZAR AS COMPRAS E OS ESTOQUES Ana Rita Pinheiro de Freitas

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ISBN Coleção: 978-65-86094-97-8 / ISBN Módulo 5: 978-65-86094-89-3

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INTRODUÇÃO Olá, cursista.

Que bom que você está acompanhando nosso curso e, esperamos, colocando o que está aprendendo em prática, experimentando no seu dia a dia, melhorando a qualidade de seu serviço/produto que é ou será disponibilizado a seus clientes.

Lembre-se: tudo o que você oferece a mais, além do seu produto, é importante e faz parte do seu nível de serviço. Isso inclui o tempo certo, local, quantidades corretas e condições desejadas pelo cliente.

Neste módulo, vamos apresentar algumas estratégias para que você possa fazer compras mais assertivas para o seu negócio e ensinar como deve organizar os seus estoques. Para isso, seguiremos alguns passos: a. planejar bem suas vendas e operação; b. vamos discutir alguns conceitos importantes para as compras e o relacionamento com os fornecedores; e c. vamos organizar o estoque.

Que tal embarcar nesta experiência? Garantimos que, depois deste estudo, você nunca mais vai comprar e estocar da mesma forma. Quer ver?

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1. PLANEJANDO AS VENDAS E AS OPERAÇÕES Para comprar matérias-primas ou revender produtos, um primeiro passo muito importante é conhecer e entender o comportamento de compra do seu cliente.

Se você já tem aplicado isso, temos um grande avanço, porque se você não sabe o quê, quando e quanto o seu cliente quer, será difícil calcular a quantidade necessária de compra. É como fazer um bolo: para fazer o bolo, a gente precisa saber para quantas pessoas, o sabor da massa e do recheio, a data e o horário em que será apreciado. Todas essas informações são necessárias e impactarão no tipo e na quantidade de ingredientes a serem comprados e na forma como este bolo será armazenado. Assim também é em seu negócio! Você precisa conhecer sua demanda/procura, mas não apenas a quantidade prevista de produtos que será vendida no próximo período, pois, mais do que prevista, essa demanda deve ser gerenciada.

5 E como fazer isso? Tudo começa pelo planejamento.

Falando nisso, você já ouviu falar de S&OP? Calma, parece estranho, mas é só uma sigla que define o Planejamento de Vendas e Operações de uma empresa. Ele começa com a previsão de vendas, que vai ajudar você a saber o quê, quanto e quando comprar e como organizar os estoques, além de ajudar a melhorar toda a operação da empresa, inclusive sua distribuição.

Você já deve estar se perguntando: mas como eu vou saber o que o meu cliente quer, quando ele quer e o quanto ele quer para que eu possa montar essa tal de previsão de demanda e S&OP? A resposta é tão óbvia que estranhamos: perguntando!

Entenda, se você não conversa, não mantém um diálogo com seus clientes, outros, os seus concorrentes, irão conversar. Como dissemos anteriormente e em outros módulos: você precisa, aos poucos, conhecer o seu cliente e o seu comportamento.

6 Ah, outra dica: analisar o histórico de vendas também é muito importante. Com esse histórico em mão, você saberá quais produtos mais vendem, qual a sua saída habitual, em que situações ou períodos (nas festas natalinas, nas férias, em datas comemorativas etc.), quem são os clientes que mais o procuram, entre outras informações que vão auxiliar você a planejar-se melhor.

Reflita sobre isso.

Depois, você pode partir para o planejamento de compras.

1.1. Planejamento de Compras Pronto, agora que você já sabe o que seu cliente quer, quando ele quer e o quanto, vamos às compras?

Sim, vamos, mas sem esquecer ou fugir de nosso planejamento, que precisa conter: • orçamento; • meta de vendas; • prazos; • formas de pagamento e descontos; e • periodicidade de compra.

Para isso, devemos levar em consideração algumas perguntas importantes:

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O quê comprar?

Onde e como guardar?

Quando e quanto comprar?

De quem comprar?

Como comprar?

Comprar é uma função estratégica que necessita de integração e comunicação com as demais áreas da empresa (ALTO et al., 2009). A atividade de compras consiste em um processo em que são definidos os itens a serem adquiridos, buscando e comparando os fornecedores existentes, para fazer a negociação, elaborar a ordem de compras, receber e pagar (BAILY et al., 2000).

Um esquema tradicional do ciclo de compras é ilustrado a seguir:

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7. Aprovação de fatura de pagamento (efetuar pagamento)

1. Receber e analisar as requisições de compras (receber solicitação)

2. Selecionar fornecedores

6. Recebimento de mercadorias (receber, conferir e analisar)

5. Acompanhamento de prazos (monitorar)

3. Determinar o preço correto na negociação

4. Emitir pedidos de compra (solicitar, programar entrega)

Fonte: Adaptado de Arnold et al. (2008).

A fase denominada de análise da requisição de compra é aquela que permite ao comprador saber exatamente o que vai ser comprado. Deve-se checar cuidadosamente informações como descrição, quantidade, embalagem, prazo, garantia e previsão orçamentária (ALTO et al., 2009).

9 A seleção dos fornecedores deve ser criteriosa e levar em consideração aspectos além do preço, tais como: desempenho em termos de qualidade, tempo de entrega, habilidade técnica, flexibilidade, confiabilidade e cooperação. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas periodicamente, muitos problemas podem ser evitados (DIAS, 2009).

DICAS IMPORTANTES: • Mantenha suas compras sempre em harmonia com as necessidades do cliente; • Pesquise e negocie: seja minucioso no momento da compra; • Não se esqueça de registrar e acompanhar seu pedido de compras; • Amplie o relacionamento com os seus fornecedores e construa alianças com eles para uma relação confiável. Negociação boa é aquela em que as duas partes ganham, e você vai precisar comprar de novo.

• Busque parcerias no momento da compra.

1.2. Organizando os estoques Se você seguiu as dicas até aqui, provavelmente seu estoque já está mais “redondo”, com produtos que, de fato, serão vendidos dentro do prazo esperado.

10 Contudo, vamos destacar a seguir algumas recomendações importantes para você: • Tenha cuidado para não comprar demais apenas para não perder preços promocionais ou bons descontos. Você deve compreender que quanto maior a quantidade de produtos parados no seu estoque, maiores são seus custos para mantê-lo. Além de ter um capital parado, o risco de avaria (danificação) no produto, cuidado no prazo de vencimento, a obsolescência, a chance de perda ou furto, também terá custo com esse espaço (às vezes, desnecessário), com a mão de obra, o tempo de controle e estoque etc.; • Por outro lado, cuidado para não comprar de menos, e ter o risco de ruptura no estoque (por falta de produto no mercado). O custo da falta também é um custo alto e pode gerar frustação do seu cliente quando não encontrar o seu produto;

11 • Faça inventários periódicos: é necessário constantemente estar conferindo (contando) seus itens no estoque; • Escolha uma metodologia de avaliação e de controle dos estoques. Um exemplo é o PEPS (o primeiro produto que entra é o primeiro produto que sai).

Neste método, é seguida uma ordem cronológica da entrada dos produtos no estoque, garantindo que os produtos mais antigos do estoque são vendidos (tem saída) primeiro. O custo médio (outra forma de controle) não leva em consideração a ordem cronológica de recebimento das mercadorias, calculando o custo dos produtos do estoque pela média dos custos de aquisição. (DIAS, 2015); • Mantenha seu estoque organizado e endereçado.

Isso facilitará a localização mais rápida dos produtos na área de armazenagem. É importante que cada família de produtos tenha o seu endereço específico e que esteja identificado (BALLOU, 2006); • A utilização de códigos para facilitar a identificação do produto também é bem-vinda. Facilita o controle do estoque, melhora a comunicação e evita a duplicidade de itens.

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2. CONSIDERAÇÕES FINAIS Estamos chegando ao fim do nosso conteúdo. Esperamos que tenha gostado. Vamos fazer uma breve retrospectiva?

Discutimos sobre como organizar as compras e os estoques e, para isso, o primeiro passo foi analisar a demanda.

Seguimos algumas orientações de como montar o planejamento de vendas e operações para possibilitar um melhor planejamento de compras e estoques.

No planejamento de compras, discutimos o ciclo de compras e a necessidade de um bom relacionamento com os fornecedores.

E na organização dos estoques, apresentamos algumas dicas de como melhorar a identificação e o controle dos produtos na área de armazenagem.

Depois de todas essas dicas, acho que você já está preparado para fazer compras mais assertivas e turbinar seus estoques de forma responsável.

Desejamos muito sucesso no seu empreendimento.

Boas vendas!

13 REFERÊNCIAS ALTO, Clélio Feres Monte; PINHEIRO, Antônio Mendes; ALVES, Paulo Caetano. Técnica de compras. Rio de Janeiro: FGV, 2009.

ARNOLD, J. R. Tony; CHAPMAN, Stephen N.; CLIVE, Lloyd M. Introduction to materials management. Sixth edition.

New Jersey: Pearson Prentice Hall, 2008.

BAILY, P; FARMER, D; JESSOP, D, JONES, D. Compras: princípios e administração. Tradução Ailton Bomfim Brandão. São Paulo: Atlas, 2000.

BALLOU, Ronald B; tradução Raul Rubenich. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2006.

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2015.

AUTORA Ana Rita Pinheiro de Freitas

Doutoranda em Administração e Controladoria pela Universidade Federal do Ceará (UFC), é professora na Faculdade CDL e de cursos de pós-graduação. Tem experiência na área de Administração, com ênfase em Produção e Logística, Estratégia e Sustentabilidade.

ILUSTRADOR Alexandre de Souza Nasceu em Fortaleza, Ceará, em 1986. Iniciou no desenho aos 9 anos e, profissionalmente, aos 20 anos. Além de ilustrador, atua com pintura digital para animação e games e como colorista, não apenas em livros, mas em materiais de outros artistas para publicações diversas. Colaborou com a revista Mundo Estranho (Editora Abril), entre outras publicações editoriais e agências publicitárias.

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