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Documentación de los controles internos (16 de septiembre de 2013) Por: Orlando Pineda Vallar pineda.orlando@gmail.com Facebook / @opvallar
Boletín 07-2013
www.facebook.com/auditoriaeconomicas.usac Resumen— La identificación de controles internos es una práctica generalizada en las compañías, independientemente de su giro comercial, hacerlo apropiadamente y documentar su existencia y aplicación es parte del reto de todo CPA. Palabras clave— comprender.
control,
documentación,
identificar,
I. INTRODUCCIÓN
S
EGÚN el marco de control interno lanzado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO) el 14 de mayo de 2013, se define al control interno: “Como un proceso efectuado por el consejo de directores, administración, y otro personal, diseñado para proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos relacionados con las operaciones, elaboración de informes y cumplimiento.”1 Para lograr esa seguridad razonable, los controles internos incluyen políticas y procedimientos que de una u otra forma se pretende estandarizar para su uso generalizado, por lo que se debe comprender en profundidad los controles para documentarlos adecuadamente y determinar si estos satisfacen las necesidades de la institución. II. DOCUMENTACIÓN LOS CONTROLES Antes de documentar, primero se debe identificar los controles, para ello es indispensable conocer para qué existen los controles creados, es decir, entender el objetivo o la razón de ser del control. En la mayoría de casos, los controles han sido diseñados para responder a la necesidad de minimizar cualquier deficiencia, riesgo o debilidad que presente un proceso, una actividad o un procedimiento. Para poder identificarlos, se puede reunir información a través de entrevistas, encuestas, revisión de documentos, procedimientos analíticos y observaciones. La información que pueda obtenerse puede utilizarse para conocer, documentar y medir la importancia que tienen los controles. Luego de identificar los controles es indispensable entender el flujo de transacciones en donde los controles se desarrollan con el propósito de validar si estos controles funcionan apropiadamente y si realmente son necesarios. Técnicas como los diagramas de flujo podrían ayudar a comprender de una 1
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Controles utilizados normalmente: Revisiones de alto nivel. Por ejemplo, revisión de presupuestos, comparativos entre periodos, regularmente se realiza para medir qué tanto se ha logrado los objetivos. Gestión directa de funciones o actividades. Revisión de informes relacionados a las actividades específicas: informe de cartera, tendencia de las cuentas incobrables, etc. Procesamiento de la información. Se utilizan para verificar exactitud, integridad y autorización de transacciones: Salidas de inventario, transferencias cablegráficas, etc. Controles físicos. Todo lo que se recuenta, inventarios, efectivo, etc. Indicadores de rendimiento. Verifican si los niveles de rendimiento son apropiados o si es necesario realizar cambios en la estrategia o la operación. Segregación de funciones. Analizar las funciones de los distintos cargos para reducir el riesgo de error o fraude. mejor manera la razón de los controles e inclusive determinar si realmente el control establecido es el más adecuado para el objetivo que se desea cubrir. Otras técnicas como las narrativas pueden ser muy útiles puesto que se aprovecha el conocimiento del dueño del proceso para la obtención de información relevante, hacer el análisis de los controles y pueden servir como complemento en la preparación de los diagramas de flujo. III. CONCLUSIONES Las mejores prácticas incluyen el uso de diagramas de flujo, las descripciones narrativas, los cuestionarios de control interno, las matrices de riesgo y control, la revisión de manuales de políticas y procedimientos como forma de documentar controles. Independientemente del método específico utilizado, se debe prestar mucha atención al proceso de documentación de controles puesto cuando evalúen los controles, confiarán en esos documentos. REFERENCIAS [1]
Andreas G. Koutoupisla, “Documentación de controles internos” IIA Internal Auditor, Oct. 2007.
[2]
COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal Control—Integrated Framework, Framework and Appendices (Post Public Exposure Version)Septiembre 2012
[3]
COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Enterprise Risk Management—Integrated Framework, Noviembre 2009.