Avoimuuden helmet

Avoimuuden helmet Neljä käytännöllistä pika-opasta avoimeen toimintaan hankkeissa ja yhdistyksissä

Yhteiskirjoittaminen Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen Modernin hankkeen työkalut Avoin päätöksenteko yhdistyksissä

Julkaisun osoite: bit.ly/avoimuuden_helmet

Yhteiskirjoittaminen Kirjallisen viestinnän hallittu kaaos ja luova tuho

Vain yksi voi puhua kerrallaan ääneen, mutta yhteiskirjoittamisessa jokainen voi osallistua samanaikaisesti.

Yksi tai muutama pitkään puhuva osallistuja voivat pilata kokouksen vuorovaikutuksen tasapainoisuuden. Mitä useampia osallisia vuorovaikutuksessa on, sitä epäsuhtaisempi viestintätapa ääneen puhuminen voi olla. Aktiiviset osallistujat tekevät usein kuunnellessaan muistiinpanoja, mutta nyt verkko tarjoaa siihen uudenlaisen yhteistyövälineen.

Yhteiskirjoittaminen mahdollistaa etä- ja lähiosallistumisen sekä saman- että eriaikaisesti.

Suosituimpia yhteiskirjoittamisen välineitä ovat Googlen Drive (tutustu ohjeeseen) ja Etherpad (ohje). Googlen Drivessä kuka tahansa voi luoda ja jakaa asiakirjan joko valitsemilleen henkilöille tai avoimesti verkkoon.

Asiakirjan omistaja voi lisäksi määrittää, voiko kuka tahansa osallistua kirjoittamiseen, vai onko se rajoitettu vain valituille henkilöille. Googlen palvelut ovat ilmaisia yksityishenkilöille ja niistä löytyy lisäksi versiot suuremmillekin organisaatioille.

Yhteiskirjoittaminen toimii esimerkiksi niin, että suunnittelupalaverin osallistujilla on sama yhteiskirjoitusasiakirja auki omalla koneella. Kun yksi puhuu, toiset voivat kirjoittaa muistiinpanoja ylös. Kun kaksi ihmistä syventyy keskustelemaan yhdestä yksityiskohdasta, kolmas kirjoittaa keskustelun talteen, ja samaan aikaan muut osallistujat ovat vapaita lisäämään aikaisempiin muistiinpanoihin omia kysymyksiään, vastauksiaan tai muita huomioita.

Etherpad on avoimen lähdekoodin ohjelma, jota esimerkiksi Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus tarjoaa ilmaiseksi käytettäväksi osoitteessa http://muistio.tieke.fi. Google Driveen verrattuna se on yksinkertaisempi toteutus samasta käänteentekevästä ideasta.

2

Avoimuuden helmet • Yhteiskirjoittaminen

Parhaimmillaan yhteiskirjoittaminen syventää jaettua ymmärrystä ja vähentää väärinkäsityksiä merkittävästi. Yhteiskirjoittaminen on kuin kaikki osallistujat muokkaisivat yhteen hiileen puhaltaen samaa Wikipedia-artikkelia, oli asia sitten mikä tahansa. Toisaalta asiakirjan muokkauksen päävastuu voidaan nimetä yhdelle henkilölle, tai vaihtoehtoisesti aina viimeisin versio on niin sanottu oikea versio, oli muokkaaja sitten kuka tahansa.

Kokeile!

Valtaosa läsnäolijoista seuraa esitystä, kun samalla kaksi osallistujaa kirjoittaa muistiinpanoja ylös tai kenties kommunikoivat etäosallistujien kanssa.

Yhteiskirjoittaminen sopii erinomaisesti erilaisten muistiinpanojen tekemiseen, joita voivat olla niin kokous-, neuvottelu-, luento- kuin puhelinmuistiinpanot. Menetelmä toimii myös pitkällä aikavälillä kuten lausuntojen, tiedotteiden, toimintasuunnitelmien ja toimintakertomusten kirjoittamisessa.

Kaikilla on aina ajantasainen versio asiakirjasta, ja tarpeeton sähköpostiliikenne vähenee merkittävästi. Tietoa ei erikseen tarvitse julkaista verkkoon, koska se on jo siellä. Etäosallistuminen helpottuu huomattavasti, sillä kirjallinen ja ääneen viestiminen tukevat toisiaan. Väärinkäsitykset, ohi puhuminen ja epätarkkuudet vähenevät, kun asiat ovat sanallisesti eri osapuolten nähtävänä kuullun lisäksi itse tilanteessa, eikä vasta jälkikäteen.

3

kokouksen tai tapaamisen alussa yhteis• Avaa kirjoitusasiakirja linkki osallistujille • Jaa miten yhteiskirjoittaminen toimii • Näytä, että kaikki halukkaat saavat sivun auki • Varmista, kannattaa heijastaa seinälle, sillä se • Dokumentti helpottaa asian seuraamista ja auttaa katse-

• •

kontaktin ylläpitoa Linkki kannattaa jakaa jo kokouksen aikana myös niille, jotka eivät päässeet paikalle Jatkossa asiakirjan voi avata jo ennen kokoontumista ja linkin jakaa etukäteen sähköpostilla

Avoimuuden helmet • Yhteiskirjoittaminen

Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen Talkooperinne saapui digimaailmaan

Kun järjestäjällä on aito halu tehdä asioita yhdessä, yleisö osallistuu mielellään tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen.

Yhdessä tekeminen on usein hedelmällisempää ja palkitsevampaa kuin yksin tekeminen. Kuten talkooperinteessä, joukkoistamisessa tehtävät jaetaan halukkaiden kesken. Paitsi että tulokset voivat olla parempia, osallistujien omistajuuden tunne lisääntyy, kun jokainen voi löytää itselleen mielekästä tekemistä ja pääsee kantamaan vastuuta yhteisen hyvän eteen.

vapaaehtoisten järjestäjien määrää. Järjestelyvastuu jakaantuu laajemmalle ryhmälle ja parhaimmillaan vähentää varsinaisten järjestäjien työmäärää. Sitoutuneiden ja kiinnostuneiden osallistujien määrä kasvaa jo ennen varsinaista tapahtumaa. He saavat vastineeksi mahdollisuuden tuoda itselleen tärkeitä aiheita esiin, ja alkavat samalla levittää sanaa eteenpäin, joka on usein mitä kustannustehokkainta markkinointia.

Joukkoistaminen tarkoittaa jonkin suuremman tehtävän jakamista pienempiin osasuorituksiin ja osallistumismahdollisuuden tarjoamista kenelle tahansa halukkaalle. Se ei ole sidoksissa mihinkään tiettyyn välineeseen, vaan on enemmän tapa toimia. Joukkoistamalla on järjestetty tapahtumia, valmisteltu lakeja, suunniteltu t-paitojen printtejä ja ratkottu tieteellisiä ongelmia.

Hyvään joukkoistamiseen kuuluu, että osallistujat tietävät miten ja milloin kulloinkin voi osallistua. Tehtävänanto ja tavoitteet tulee ilmaista selkeästi. Varsinaisten järjestäjien kannattaa tarjota myös tarvittavat välineet osallistumiseen. Yhteisistä pelisäännöistä sopiminen helpottavat työskentelyä. Alusta alkaen kannattaa pitää kuitenkin mielessä, että joukkoistamisen onnistuminen edellyttää huolellista suunnittelua ja toteuttamista, eikä sitä kannata käyttää kiireen ja resurssipulan vuoksi. Paras peruste joukkoistamisen käytölle lienee lopulta se, että haluaa sitouttaa ihmiset osallistumaan ja kokemaan jonkin asian omakseen.

Järjestäjien ja osallistujien välistä erottelua voi madaltaa joukkoistamalla tapahtumien sisältöjen tuotantoa. Mahdollisuus vaikuttaa aiheisiin tai tuottaa itselle sopivan kokoinen osuus ohjelmasta auttaa kasvattamaan

4

Avoimuuden helmet • Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen

Kokeile! selkeästi missä, miten ja milloin voi osallistua • Kerro kannattaa vastata mukaansa• Miksi-kysymykseen tempaavilla perusteluilla järjestäjät tarjoavat tyypil• Tapahtumatuotannossa lisesti tilat ja aikaikkunat tapahtumille, osallistujat tuottavat sisällön Ohjelmaehdotusten perinteisen ”ylhäältä alas” -hyväksymisen sijaan päätökset kannattaa tehdä avoimessa kokouksessa tai vaikka sosiaalisessa mediassa keskusteluryhmässä Ohjelman lisäksi joukkoistaa voi muitakin tehtäviä: tilavastaavia, siivousta, markkinointia Aloita kevyesti – ensimmäiseksi kannattaa pyytää lyhyitä ehdotuksia ideoiksi.

Palautteen, tapaamisten ja kanssakäymisen myötä tehtävänantoa voi syventää.

•

Helsingissä syksyllä 2012 järjestetyn Open Knowledge Festivalin ohjelmasisältö tuotettiin joukkoistamalla. Noin 200 tilaisuutta yli kymmenestä aihealueesta tavoitti viikon aikana tuhat osallistujaa useasta kymmenestä maasta. Suuri osa tapahtuman vieraista toimi itse myös järjestäjinä.

• • •

Open Knowledge Festivalilla syntyi Open Sauna konsepti -osallistuvilta yrityksiltä joukkoistettiin edustussaunoja ulkomaisten vieraiden toivottamiseksi lämpimästi tervetulleiksi Suomeen!

5

Avoimuuden helmet • Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen

Modernin hankkeen työkalut 1/2 Kanava-ajattelu – Hankkeiden perustarpeet ovat yllättävän saman kaltaisia

Työkalujen tarjonta on yltäkylläistä -uusia syntyy ja toisia katoaa. Ennen kuin ryntää valitsemaan välineitä, kannattaa selventää omat perustarpeet.

Ennen työkalujen valintaa hahmotellaan keskeiset tarpeet. Alla on joukko hankkeille tyypillisiä toimintoja, joihin kaikkiin on tarjolla lukuisia vaihtoehtoisia työkaluja. Tekstien jälkeen on listattu joukko suosittuja verkkopalveluita, joita ainakin osa osallistujista todennäköisesti käyttää jo entuudestaan.

Taustakanava Taustakanava on organisoidun toiminnan ydin. Siellä hoidetaan nopea viestintä ja sieltä löytyvät linkit ja keskustelut. Sähköpostilista on helppo valinta taustakanavaksi, koska se on kaikille tuttu. Lyhytviestintä kuten ideointikeskustelu kuormittaa kuitenkin sähköpostia. Monesti taustakanavana käytetään sosiaalisen median palveluita, jotka mahdollistavat keskusteluihin linkittämisen ja henkilöiden ”pingaamisen”. Hankkeiden reunoilla on usein mukana ihmisiä, jotka eivät seuraa taustakanavan keskusteluita jatkuvasti. Kaikille tapahtuvaa viestintään voidaan tehdä esimerkiksi viikkokirjeellä, joka sisältää linkit keskeisimpiin tiedostoihin ja taustakanavalla käytyihin keskusteluihin.

Tyypillisiä työkaluja taustakanavaksi: Sähköposti (ks. myös Threadable), Yammer, Facebook, Google+, Flowdoc

6

Esimerkiksi Facebookryhmä taustakanavana mahdollistaa sen, että toisen ryhmän jäsenen huomion voi saada mainitsemalla hänet nimeltä tekstissä, jolloin hänelle tulee ilmoitus käyttöliittymässä tai sähköpostiin – tätä kutsutaan henkilöiden pingaamiseksi.

Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

Työtila Hankkeissa tärkein työtila on yleensä yhteiskirjoittamisalusta. Google Drive soveltuu pitkien tekstien tekemiseen ja kommentointiin ja tarjoaa samalla työkalut taulukoiden kalvoesitysten yms. yhteistuotantoon. Yhteiskirjoittamisen käytännöistä ja työkaluista tarkemmin yhteiskirjoittaminen -osiossa. Hankkeesta riippuen esimerkiksi asiakashallinta-, projektihallinta- ja palautejärjestelmät voivat olla myös keskeisiä työtiloja. Työtilojen ominaisuuksista tärkeimpiä ovat reaaliaikainen yhteismuokkaus, kommentointi, käyttöoikeuksien hallinta ja tiedostojen löydettävyys.

Tyypillisiä työtiloja: Google Drive, Etherpad (Tieken muistio), wiki, Basecamp, Github Tallennus ja arkistointi Usein työtilana käytetty verkkopalvelu toimii tiedostojen tallennuspaikkana ainakin väliaikaisesti. Ilmaispalveluiden pysyvyydestä ei voi mennä takuuseen, joten varmuuskopiointi ja tiedostojen pitkäaikaissäilytys tulee ratkaista erikseen. Tallennuskanavan ominaisuuksissa korostuu tiedostojen hallinta. Ei ole toivottavaa, että kukaan muuttaa esimerkiksi kokouspöytäkirjan sisältöä kokouksen jälkeen. Pilvipalveluissa yksittäiset käyttäjät perustavat tiedostoja ja kansioita ja heistä tulee näiden pääkäyttäjiä.

Mikäli nämä ihmiset poistuvat hankkeesta saattavat oikeudet jäädä heille, mutta ei välttämättä kenellekään muulle. Pilvipalvelut kannattaa ottaa käyttöön ja luoda kansiot organisaation jaetuilla tunnuksilla.

Tyypillisiä työkaluja tallennukseen ja arkistointiin: Dropbox, intranet, verkkopalvelin, Google Drive, wiki Jakelukanava Jakelukanava on paikka, mihin viitataan ja linkitetään esimerkiksi lehdistötiedotteista, painotuotteista ja sosiaalisesta mediasta. Tyypillisesti jakelukanavana toimii hankesivut, jonne upotetaan ja linkitetään sisältöjä muista palveluista. Hyvä jakelukanavan palvelee hankkeen ulkoista ja sisäistä viestintää. Hankesivutkin pysyvät ajantasaisina, kun myös hankkeen oma väki käyttää niitä säännöllisesti. Muuttuvien tiedostojen kohdalla kannat-

7

taa välttää tilanteita, joissa ne pitää erikseen kopioida paikasta toiseen jakelua varten. Jakelukanavassa sisältöä tulisi voida kommentoida ja myös päivittää helposti ilman, että sen osoite muuttuu.

Tyypillisiä työkaluja jakelukanavaksi: Hankesivut (esim. Wordpress), SlideShare, YouTube, Google Drive, wiki Ajanhallinta Tyypillisiä kalenterikäytäntöjä ovat jaettu Googlekalenteri, sähköpostitse välitettävät kalenterikutsut, viikkokirjeet ja verkkosivut. Tapahtumien osalta erityisesti Facebookin tapahtumakutsut ovat yleisiä. Tapaamisista sopimiseen käytetään yleisesti Doodle tai Sumpli -palveluita. Näissä koollekutsuja valitsee ensin mahdolliset päivämäärät ja kellonajat, osallistujat ruksivat vaihtoehdoista itselleen sopivat ja kutsun käynnistäjä valitsee lopullisen ajan sen perusteella, mikä sopii useimmalle tai mihin pääsee keskeisimmät osallistujat (ks. Doodle-etiketti http://bit.ly/AVO_someopas_ doodle).

Tyypillisiä ajanhallintatyökaluja: Doodle, Sumpli, jaetut kalenterit Lisätyökalut Lisätyökaluihin voi laskea kaikki välineet, jotka voivat olla tärkeitä osalle toimintaa, mutta ei kokonaisuudelle. Esimerkiksi linkkien jakelussa on erittäin suositeltavaa on käyttää apuna osoitteenlyhennyspalveluita, kuten bit.ly tai organisaation omaan ylläpitoon asennettava avoimen lähdekoodin Lessn more. Eri välineiden yhdistämiseen ja automatisointiin tarkoitetut palvelut (esim. IFTTT tai Zapier) ovat myös käteviä lisätyökaluja, joiden avulla voi vaikkapa automatisoida kalenteritapahtumien siirrot Facebookista Google-kalenteriin ja Google-kalenterista verkkosivuille niin, ettei samaa tietoa tarvitse päivittää moneen paikkaan.

Tyypillisiä lisätyökaluja: ulkoinen viestintä ja verkostoituminen, taloushallinta, projektihallinta, linkin lyhentäminen, linkkikokoelmat, visualisointi, asiakashallinta, palautekanava, äänestys, taloushallinto, kuvan- ja videonkäsittely, miellekartta, jne.

Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

Modernin hankkeen työkalut 2/2 Työkalujen valinta – Ammattilaisella työkaluja on paljon, mutta ne ovat hyvässä järjestyksessä

Työkalujen valinta on tärkeä, mutta monesti hankala keskustelu.

Onneksi siihenkin on koeteltuja keinoja avuksi.

Työkalujen valinta edellyttää jonkin verran tuntemusta tarjolla olevista vaihtoehdoista ja uteliasta mieltä uusien kokeiluun. Valintaa määrittelee toimintaan osallistujat, heidän osaamisensa ja toiminnan laajuus sekä kesto. Liikkeelle kannattaa lähteä selvittämällä mitä työkaluja osallistujat nykyisin käyttävät ja jäsennellä ne ja kokeilemisen arvoiset uutuudet kanava-ajattelun mukaisesti hankkeen infokartaksi.

Väline per tarkoitus Yksittäinen työkalu sopii parhaiten vain tiettyyn tarkoitukseen. Esimerkiksi Twitter sopii nopeaan ja kansainväliseen massaviestintään, mutta 140 merkin viestit eivät tue monipolvisia keskusteluja. Facebook on hyvä kanava sosiaaliseen kanssakäymiseen ja verkottumiseen, mutta sen muistiotyökalut ja arkisto eivät tue pitkäjänteistä työtä. Väline per tarkoitus -ajattelussa valitaan paras työkalu kuhunkin tarkoitukseen.

Työkalujen ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

• Avoimuus ja käyttöoikeudet: julkinen näkyvyys mahdollista, rajoitettu näkyvyys mahdollista, mahdollisuus liittyä mukaan kanavalle • Kommentoitavuus ja muokattavuus: “inline” -kommentointi, reaaliaikainen yhteismuokkaus, muokkaus ja kommentointi ilman kirjautumista • Navigoitavuus ja löydettävyys: kansiorakenne, hakutoiminnallisuus, tagaaminen

8

• Historia ja linkitettävyys: syvälinkittäminen (yksittäiseen keskusteluun, otsikkoon, versioon tms.), versiohistoria • Pysyvyys ja varmuuskopiointi: mahdollisuus ylläpitää itse, jatkuva tai manuaalinen varmuuskopiointi • Sosiaalisuus: pikaviestintä, mahdollisuus pingata, mahdollisuus tilata syöte, mobiilisovellukset, reaaliaikaisuus • Sisällön siirrettävyys ja uudelleenkäytettävyys: sisältö ladattavissa standardimuodoissa, koko sisältö siirrettävissä kerralla, sisällön hallinnan oikeudet ja ehdot Infokartta Väline per tarkoitus ajattelun kääntöpuolena on työkalujen paljous, joka huonosti organisoituna ahdistaa osallistujia ja johtaa tiedonkulun ongelmiin. Huomio kannattaa kuitenkin kiinnittää välineiden lukumäärän sijaan siihen, miten ne on järjestetty ja mihin tarkoituksiin niitä käytetään.

On joitain pääkanavia, joita kaikki yhteistyössä mukana olevat seuraavat, mutta erityisempiä työkaluja ja kanavia ei kaikkien tarvitse seurata jatkuvasti. Hyvä menetelmä työkalujen ja kanavien organisointiin on niin

Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

sanottu infokartta. Se on kuin julkaisun sisällysluettelo, mutta luettelon linkit johtavatkin hankkeen eri kanaviin, työkaluihin ja pysyviin tiedostoihin.

Nettimaailman yhteistyöhankkeissa on tärkeää nimetä asiat hyvin, sijoittaa ne oikeisiin paikkoihin, linkittää niihin ja jättää muille käyttäjille helposti seurattavia jälkiä. Tarvittaessa uusista sisällöistä pitää aktiivisesti viestiä muille. Tähän digitaaliseen järjestelmällisyyteen käytetty aika säästää moninkertaisesti muiden hanketyöläisten aikaa. Hyvä infokartta auttaa myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä.

paamisen yhteydessä niin, että ihmiset voivat samalla kysellä ja kommentoida myös työkaluun liittyviä asioita. Vaikka hankkeissa harvoin on tarvetta tai resursseja varsinaiselle IT-tuelle, niin jollain tavalla olisi hyvä järjestää myös ongelmatilanteiden ratkaiseminen. Usein hankeryhmän sisältä löytyy kokeneempia käyttäjiä, jotka osaavat vastata myös työkaluja koskeviin kysymyksiin ja he vastaavat vapaaehtoispohjalta mieluiten niin, että vastaus palvelee kerralla useampaa ihmistä.

Jatkuva kokeileminen ja arviointi Yleensä työkaluvalikoima ei pysy samana hankkeen alusta loppuun. Uusia palveluita syntyy, ne voivat yhdistyä, loppua kokonaan, taantua tai kehittyä harppauksin. On tärkeää kokeilla tietoisesti uusia vaihtoehtoja. Kokeiluun kuuluu se, että uutta työkalua käytetään todellisessa työssä jonkun kokeilujakson ajan, jonka jälkeen kokemuksia tulkitaan ja päätään jatketaanko työkalun käyttöä. Myös käyttäjien tarpeet, mieltymykset ja käyttötavat muuttuvat, minkä takia käyttäjien tyytyväisyyden säännöllinen arviointi kuuluu työkaluvalikoiman ylläpitäjän tehtäviin. Arvioinnin voi tehdä vapaamuotoisesti keskusteluissa tai www-kyselynä esimerkiksi puolivuosittain.

Symbaloo-palvelulla tehty Infokartta Avoimuudesta Voimaa Oppimisverkostoihin hankkeelle -kartalta pääsee helposti klikkaamaan hankkeen keskustelukanaville, työtiloihin ja tärkeisiin tiedostoihin.

Käyttöönoton tuki ja ohjeistukset Yhteisesti käytetyistä työkaluista kannattaa tehdä ohjeistukset - liian usein oletetaan, että kyllä ihmiset osaavat ja oppivat ilman ohjeistuksia.

Yksittäisten työkalujen pikaoppaita on runsaasti valmiina (esim. http:// bit.ly/someopasteita). Helppokäyttöisimmät työkalut eivät välttämättä vaadi erityistä koulutusta, mutta melkein aina, kun jotain uutta otetaan käyttöön pitää ihmisiä aluksi rohkaista kokeilemaan. Paras tapa päästä alkuun on tehdä joukolla oikeata työtä esimerkiksi muutenkin sovitun ta-

9

Kokeile! tieto siitä mitä työkaluja osallistujat nykyisin käyttävät • Kerää itse tai yhdessä osallistujien kanssa väline per tarkoitus • Valitse ajattelun mukaisesti sopivat työkalut ja tee ensimmäinen versio hankkeen infokartaksi (katso esimerkki http://okf.fi/viestinta) Tee tarvittava ohjeistus ja järjestetä käyttöönottotuki sekä ongelmanratkaisu Kokeile järjestelmällisesti uusia työkaluja, arvioi säännöllisesti käytössäolevien tarkoituksenmukaisuutta, tarvittaessa vaihda työkaluja ja päivitä infokarttaa

• •

Avoimuuden helmet • Modernin hankkeen työkalut

Avoin päätöksenteko yhdistyksissä Edustuksellisen ja suoran osallistumisen järkiliitto

Yhteiset ja kaikille avoimet päätöksenteon välineet helpottavat osallistumista.

Omaehtoinen vaikuttamismahdollisuus motivoi jäsenistöä jakamaan tietojaan ja osaamistaan.

Yhdistyksen verkkosivuilla julkaistaan usein vanhat pöytäkirjat, mutta miksei samassa paikassa kannustettaisi ihmisiä osallistumaan päätöksenteon asialistan asettamiseen ja asioiden valmisteluun?

Sosiaalinen media tasa-arvoistaa julkisen keskustelun lähtökohtia. Osallistumishalukkuus kannattaa hyödyntää kytkemällä verkkokeskustelu yhteen päätöksenteon kanssa. Ainaisen kiireen vaivaama aktiivien pieni ydinporukka voi saada yllättävääkin apua yhdistyksen jäsenistöltä, jos sen antamiseen on olemassa helppo mahdollisuus. Avoimeen päätöksentekoon tarvitaan verkkosivut, keskusteluryhmä ja vuorovaikutuksen mahdollistavat kokousasiakirjat. Yhdistysten lisäksi mallia voi hyödyntää myös hankkeissa, verkostoissa ja muissa organisaatioissa.

10

Päätöksentekoon liittyvää keskustelua varten määritellään yksi virallinen, vain jäsenille tai jopa kaikille avoin foorumi, eräänlainen keskustelun taustakanava. Kanava-ajattelusta kerrotaan tarkemmin modernin hankkeen työkalut -osiossa. Taustakanavaksi sopii esimerkiksi perinteinen verkkokeskustelufoorumi, Facebook-ryhmä tai sähköpostilista, jonka historiaa pääsee selailemaan ja jonka viestiketjuihin voi linkittää.

Avoimuutta voi toteuttaa ensi vaiheessa vaikka vain jäsenistön tai aktiivien kesken, koska kaikille avoimella alustalla keskustelukynnys saattaa kasvaa itsekriittisyyden vuoksi korkeaksi. Olennaista on kuitenkin, että keskustelualusta on yhteinen aikaisempaa päättäjien joukkoa, kuten hallitusta, laajemmalle ryhmälle, ja halukkaat pääsevät mukaan osallistumaan.

Avoimuuden helmet • Avoin päätöksenteko yhdistyksissä

kirjojen julkaisusta katoaa yksi turha työvaihe, koska kokouksen lopussa valmis pöytäkirja on jo suoraan verkossa. Asiakirjaan kannattaa merkitä kokouksen päätteeksi maininta “valmis” ja siitä voi tehdä myös pdf-version arkistointia tai julkaisua varten.

Keskeisiä avoimuuden periaatteita ovat • kaikki osapuolet käyttävät yhteisiä ja samoja päätöksenteon välineitä • ketään ei suljeta pois osallistumasta päätöksentekoon • päätöksenteon asialista asetetaan avoimen verkkokeskustelun perusteella päätösvaihtoehdot muotoillaan yhteisesti ja avoimesti Tarkemmin aiheesta voi lukea esimerkiksi Tuomiston, Pohjolan ja Pohjolan artikkelista Yhteiskuntapolitiikka 1/2014 -lehdestä.

Open Knowledge Finlandin perustamiskokouksen 70 osallistujasta yli puolet osallistuivat verkkoyhteyden kautta ja myöhemmin myös vuosikokouksissa etäosallistuminen on ollut mahdollista videoyhteyden ja avoimien vuosikokousdokumenttien avulla.

Virallinen päätöksenteon foorumi julkaistaan näkyvästi verkkosivuilla, niin, että sinne on helppo löytää. Kiinnostuneet saa ohjattua päätöksentekoalustalle lisäämällä uutiskirjeisiin ja some-viesteihin linkit, jotka vievät suoraan oikeisiin asioihin. Päätöksentekoprosessi ja aikataulut on myös hyvä esittää verkossa selkeästi.

Keskustelun perusteella esimerkiksi puheenjohtaja tai sihteeri laatii kokouksen esityslistan verkkoasiakirjana. Yhteiskirjoitusvälineet sopivat tarkoitukseen erinomaisesti. Etäosallistuminen ratkeaa samalla vaivalla, kun kommentointi on sallittua kokouksen aikana. Tieto keskeneräisyydestä kannattaa merkitä pöytäkirjaan kokouksen kuluessa. Lisäksi päätösasia-

11

Kokeile! yhteiskirjoitusasiakirja ja nimeä se esityslistaksi • Luo se sivuilla ja somessa -viikko tai kaksi ennen • Julkaise kokousta on yleensä sopiva aika ihmisiä osallistumaan kasvokkain ja verkos• Kannusta sa. on, että hallituksen jäsenet ja aktiivit näyttä• Tärkeää vät esimerkkiä samalla avoimella foorumilla osallistumisesta Ole pitkäjänteinen. Uusi toimintamalli ottaa aikansa – pari kolme kokousta menee pelkän tekniikan omaksumiseen

•

Avoimuuden helmet • Avoin päätöksenteko yhdistyksissä

Avoimuuden helmet toimitus Raimo Muurinen ja Antti Poikola

graafinen suunnittelu ja taitto Pirjo Järvelä, Graafinen Idea

kuvat Artikkelikuvat: Avoin kunta, joukkoistettu tapahtumajärjestäminen, modernin hankkeen työkalut ja avoin päätöksenteko: public domain. Lähde Public domain review, paitsi modernin hankkeen työkalut: Mary Margret / Flickr.

Joukkoistettu tapahtumajärjestäminen kuvituskuva: Open Knowledge Foundation.

Yhteiskirjoitus-artikkelikuva: Montana Memory Project Montanas Digital Library and Archives Yhteiskirjoitus-kuvituskuva: Juha Huuskonen. lisenssi Avoimuuden helmet (http://bit.ly/avoimuuden_helmet) on lisensoitu Creative Commons Nimeä 1.0 Suomi lisenssillä.

Tekijä on AVO2-hanke / Raimo Muurinen ja Antti Poikola.

Sisältöä saa vapaasti uudelleenkäyttää.