المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
كنىة شكر
الحمد هلل رب العالمٌن و الصالة والسالم على معلم البشرٌة وهادي االنسانٌة وعلى آله و صحبه و من تبعهم بإحسان الى ٌوم الدٌن». أتوجه بالشكر الجزٌل الى كل من ساهم فً انجاز و انجاح هذا العرض المتواضع ،إلى السٌد مدٌر مؤسسة خالد ابن الولٌد «دمحم تفوغت» واألستاذ الممتدر «مصطفى العٌمانً» والسٌد «دمحم البهجة» ،والى كل من كان سببا فً توجٌهً وارشادي.
2 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
أرشٌف مؤسسة ابتدائٌة مدرسة خالد ابن الولٌد االبتدائٌة نموذجا ممدمة: ٌعتبر األرشٌف من العملٌات التدبٌرٌة الممٌزة للعمل االداري والتربوي لمختلف درجات ومستوٌات اإلدارة ،ألنه ال حكامة جٌدة بدون تدبٌر جٌد لألرشٌف ،فهو شرٌان رئٌسً لإلدارة لكونه ٌلعب لٌس فمط دور الذاكرة الفورٌة أي التحمك من الولائع وتحلٌلها وممارنتها ،وإنما كذلن دور الذاكرة التراكمٌة التً تعنً نمل الخبرات اإلدارٌة من مسؤول إلى أخر. فاألرشٌف أحد أبلغ المؤشرات الدالة على شفافٌة ودٌمولراطٌة اإلدارة وحماٌة حموق موظفٌها ،وركن من أركان تمدمها ورلٌها ،ألن األرشٌف واألرصدة الوثائمٌة تشكل الرأسمال الالمادي الذي تسٌر به شؤون اإلدارة والموظف لما ٌلعب من دور فعال من تأطٌر فً حك الولوج إلى المعلومة.
كرونولجٌة الموانٌن المن ْظمة لألرشٌف سنة :9291اصدار المشروع األول للظهٌر المحدث ألرشٌفات الحماٌة سنة :9291صدرت تعلٌمات عن الممٌم العام حول إلزامٌة نمل األرشٌفات إلى الخزانة العامة سنة :9291تلمً الخزانة العامة مجموعة من األرشٌفات من إدارة الحماٌة سنة :9291اٌداع األرشٌفات لدى مؤسسات أخرى نتٌجة األزمة المالٌة التً عرفتها الخزانة العامة بمرار من الوزٌر األول الظهٌر الشرٌف رلم .90.00990الصادر فً 92من ذي المعدة 9141بتنفٌذ المانون رلم 22092بتارٌخ 1.نونبر 4..0على إثر الوالع المر الذي اصطدمت به هٌئة اإلنصاف والمصالحة ،وبالتالً فً تمرٌرها النهائً خصصت حٌزا مهما لمسألة األرشٌف وأوصت بوضع لانون منظم له ،وهو ما تحمك فً هذه السنة ،حٌث تم إنشاء مؤسسة تعنى باألرشٌف على الصعٌد الوطنً وهً مؤسسة أرشٌف المغرب بتنسٌك ومواكبة من المجلس الوطنً لحموق اإلنسان سعٌا منه لحفظ الذاكرة والمساهمة فً البناء الدٌمولراطً للدولة الحدٌثة.
أوال :أرشٌف المدرسة االبتدائٌة خالد ابن الولٌد. .1نبذة تارٌخٌة عن المؤسسة: تأسست سنة 9211فً عهد الحماٌة الفرنسٌة ومؤسسها الجنران الفرنسً كودٌر الذي أعطاها أول إسم وهو :المدرسة اإلسالمٌة كودٌر نسبة إلى تمدرس المغاربة المسلمٌن ،ألنه لبل أن تصبح مؤسسة تعلٌمٌة كانت عبارة عن ثكنة عسكرٌة للجٌش الفرنسً. سنة 9299أصبحت تابعة للسلطات المغربٌة حٌث تم تغٌٌر اسمها فً عهد االستمالل إلى إسم :خالد إبن الولٌد.
3 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
.2أهمٌة ودور األرشٌف ٌعتبر األرشٌف من األولوٌات التً ٌجب على كل فرد ومؤسسة وإدارة أن تولً له أهمٌة فً استراتٌجٌاتها ،فهو دلٌل استمرارٌتها ،شاهد على جمٌع أنشطتها ،فعملٌة تنظٌمه وفاء للماضً ،وتدبٌر معملن للحاضر ،وتطلع أمن للمستمبل. من خالل تفحصً ألرشٌف مؤسسة خالد إبن الولٌد االبتدائٌة إتضح لً أن رئٌس المؤسسة لصمه إلى لٌمتٌن: المٌمة العملٌة :وتكمن فً تفسٌر أهمٌة الوثائك المنتجة منذ إنشائها فً التسٌٌر االداري والجاري(وستنطرق الحما لعرض هذه النوعٌة من الوثائك). لٌمة اإلثبات :تسجل الوثائك األرشٌفٌة أثار مختلف األنشطة ألي شخص طبٌعً أو معنوي وبعد فترة من الزمن تتغٌر هذه المٌمة نحو فمدانها وزٌادة أهمٌتها لتصبح ذات لٌمة تارٌخٌة. .3األهداف من األرشٌف: تتجلى أهداف األرشٌف فً حفظ المذكرات واألوراق و الوثائك والصور واألشرطة والسجالت: أ -الهدف من أرشٌف السجالت :إعطاء صورة حمٌمٌة لتارٌخ المدرسة من خالل حفظ السجالت والملفات المنتهٌة العمل فٌها بطرٌمة منظمة تسهل الرجوع إلٌها عند الحاجة ،وهذه السجل لها صفة الدٌمومة (السجل العام -سجل الممتلكات – سجل الصادرات والواردات) . . . ب – الهدف من أرشٌف الوثٌمة لد ٌكون الهدف هو تمدٌم برهان أو شهادة ،ولد ٌكون الهدف االحتفاظ بنتائج بحث حول حدث ما ،كما لد ٌكون الهدف منها هو التعلٌم ،والتوضٌح ،واإلعالن ،والتعمٌم أي نشر المعلومات ،مثال (ملفات موظفً المؤسسة ،ملفات نتائج التموٌم والمرالبة المستمرة ). . . ج – الهدف من أرشٌف الصورة :تعتبر الصورة الملحك والمرجع األساسً للمكتوب ،ومن الناحٌة االدارٌة فهً الشاهد الذي بدونه تفمد الوثٌمة اإلدارٌة لٌمتها وبالتالً فضرورة وجودها فً الملف ضرورة حتمٌة مثال :بطالة التعرٌف الوطنٌة بدون صورة صاحبها تفمد مصدالٌتها ،كما تعتبر الصورة المصدر األساسً لفهم و اعادة بناء الماضً.
ثانٌا :ظروف األرشٌف وصف الفضاء (التهوٌة وشروط السالمة واألمن) جزء من االرشٌف ٌتواجد داخل مكتب السٌد المدٌرٌ ،ستجٌب نسبٌا لشروط السالمة واألمن المتعارف علٌها وطنٌا ،بحٌث تتوفر الماعة على التهوٌة والنظافة ،ولتفادي إتالف األرشٌف من طرف الحشرات والموارض والحرائك والفٌضاناتٌ ،موم السٌد المدٌر بما ٌلً: o
استعمال المبٌدات دون إلحاق األضرار بالوثائك
o
صٌانة المبنى بشكل دوري من كل جوانبه
o
إزالة النباتات المتسلمة من على الجدران أو السمف
o
إغالق الفتحات غٌر الضرورٌة
o
حماٌة كل األسالن والخٌوط الكهربائٌة وتغلٌفها باألنابٌب المعدنٌة 4 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
o
توفٌر طفاٌات النار وصٌانتها بشكل منتظم
o
غٌاب لنوات المٌاه والمجاري داخل الماعة
o
وجود مصارف مالئمة وفعالة حول المبنى لمنع دخول الماء داخل الماعة
o
وضع الوثائك فوق األرفف على علو اكثر من 99سنتٌم من سطح األرض. أما الجزء األخر فٌوجد فً لاعة ال تحترم شروط السالمة واألمن وهذا راجع من جهة الى كونها أٌلة للسموط ومن جهة
أخرى تنعدم فٌها شروط التهوٌة والنظافة ،مما أثر سلبا على األرشٌف المتواجد بداخلها
التوصٌات: تعتبر البٌئة التً ٌتم فٌها تخزٌن واستخدام األرشٌف ،أحد أهم العوامل التً تؤثر على سالمته فً المدى الطوٌل ،حٌث تتأثر الوثائك بالحرارة والرطوبة والضوء والملوثات ،والجدول التالً ٌلخص أحسن الظروف التً ٌمكن فٌها حفظ الوثائك:
الظروف المناخٌة للحفاظ األوعٌة
الحرارة
نسبة الرطوبة
°C
% الوثائك التملٌدٌة
الورق
11
الصور والنٌكاتٌف غٌر الملونة
<21
25 – 35
الصور والنٌكاتٌف الملونة
<2
25 – 35
نٌكاتٌف على المسطحات الزجاجٌة
<21
53 - 33
5555 الصور الفوتوغرافٌة
الوثائك السمعٌة البصرٌة األوعٌة المغناطٌسٌة
11
33
األلراص المضغوطة
23
43
كذلن ٌجب تنجب أدوات التثبٌت المعدنٌة كونها تتسبب فً أضرار على الورق من صدأ وتمزٌك .واستعمال أنظمة التدفئة والتهوٌة وتكٌٌف الهواء وكذا التنظٌف المستمر للماعات لتفادي معظم الملوثات التً تدخل من الخارج والتً تكون على شكل غازات وجسٌمات دلٌمة.
ثالثا :طرٌمة تنظٌم وحفظ األرشٌف - 1تنظٌم األرشٌف لمد عمل السٌد المدٌر على تمسٌم األرشٌف الى ثالثة ألسام :
5 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
المسم األول :مرتب فً خزانة خشبٌة وخزانة حدٌدة تحتوي على 49لمطر تضم مجموعة من السجالت تندرج ضمن األرشٌف الحً أي أرشٌف العمر األول ،وتتكون من وثائك السنة الجارٌة أو بالسنوات الثالث أو األربع الماضٌة والتً تحتاجها مصالحه فً اطار نشاطه الٌومً مثال :سجل الممتلكات – السجل العام – سجل الصادرات والواردات – سجل حسابات التعاونٌة المدرسٌة – ملف موظفً المؤسسة – ملفات الفاتورات والحسابات – ملفات ترتٌب المذكرات – سجل مواظبة األساتذة – سجل مواظبة التالمٌذ – الئحة الكتب والمراجع التً تملكها المؤسسة – سجل الوسائل التعلٌمٌة. المسم الثانً :تم وضع أرشٌف فً لاعة وٌمكن اإلطالع علٌه من حٌن ألخر مثل :ملفات الموظفٌن المتماعدٌن والمتوفون – الدفتر المدرسً – الدفتر الصحً للتالمٌذ المنمطعٌن – ملف جمعٌة أباء وأولٌاء التالمٌذ – محاضر الدخول والخروج –المانون الداخلً -الجداول الدراسٌة -التنظٌم التربوي. وهذه الوثائك تدخل ضمن األرشٌف الوسٌط أي أرشٌف العمر الثانً. المسم الثالثٌ :ظم الوثائك التً تفوق مدة وجودها الخمس عشرة سنة والتً أصبحت غٌر ضرورٌة لسٌر شؤون اإلدارة وٌتم دفعها الى الخزانة العامة مثال :مجموعة من الخرائط التً كانت فً فترة الحماٌة ،والمذكرات المنظمة لالمتحانات اإلشهادٌة للسنة السادسة ابتدائً ابتداء من سنة 922.تم نسخها وتعدٌلها بمذكرة إطار جدٌدة وهذا األرشٌف ٌدرج ضمن األرشٌف التارٌخً أي العمر الثالث. – 2حفظ األرشٌف: حسب أهمٌة األرشٌف ٌموم رئٌس مؤسسة خالد ابن الولٌد باإلجراءات التالٌة للحفظ: استالم و تصنٌف الوثائك حسب الملفات المتعلمة بنفس الموضوع، وٌموم بتجمٌع الوثائك حسب المصالح ومكاتبها مع مراعاته لبعض الطرق التصنٌفٌة كالطرٌمة األبجدٌة أو الزمنٌة، أوالعددٌة أو األلف عددٌة ،أو المنهجٌة أو الجغرافٌة. وضع الوثائك فً علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفات بورق الصر ثم تحزم كل رزمة على حدة حزما جٌدا. ٌ بلغ متوسط سعة الرزمة من 9.إلى 99سنتٌم. ترلٌم العلب أو الرزم التً تنتمً إلى نفس الدفع (من 9الى س) واالعتناء بإظهار الرلم بوضوح فً أعلى حافة العلبة. – 3الموظف المكلف باألرشٌف فٌما ٌخص المدرسة االبتدائٌة خالد بن الولٌد ،من جهة ال تتوفر على موظف متخصص فً األرشٌف ألن السٌد المدٌر نفسه هو من ٌموم بهذه المهمة ،ومن جهة أخرى هذا األخٌر لم ٌتلمى تكوٌنا فً مجال األرشٌف، ٌ لعب دور الطرف اآلمن بحفظ الوثائك والمعلومات التً تنظمها، ٌ ساعد على إمداد المستفٌد بما لدٌه من أوعٌة أرشٌفٌة بطرٌمة مٌسرة وسرٌعة، إٌجاد توازن بٌن المٌمة اإلدارٌة والثمافٌة لهذه األوعٌة فً ظل التغٌرات والتطورات فً البٌئة المحٌطة. محتوٌات السجالت:
تتوفر المؤسسة على سبع سجالت عامة خاصة بالتالمٌذ، بمعدل سجل عام واحد لكل 9.سنوات
رلم التسجٌلً :الهوٌة األولٌة للتلمٌذ
ٌ حتوي كل سجل على 91.رلم تسجٌلً
االسم والنسب للتلمٌذ
علما أن عمر المؤسسة هو 0.سنة
تارٌخ و مكان االزدٌاد 6
اسم األب أو الوالً
الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
– 4حجم الوثائك المحفوظة فٌما ٌخص المدرسة االبتدائٌة خالد بن الولٌد: تتوفر المؤسسة على مجموعة من الرزم (رزمة لكل موسم دراسً) الخاصة بالمذكرات النٌابٌة، الوزارٌة ،األكادٌمٌة. ٌرجع تارٌخ هذه الرزم إلى سنة ( 4.91كل ما كان موجود لبل هذه السنة تعرض لإلتالف) لسببٌن: .9سموط مبنى االدارة نتٌجة التسالطات المطرٌة 4..1 4.91 -4..1 .4عدم اهتمام المدراء السابمٌن باألرشٌف
رابعا :إجراءات اتالف األرشٌف صادق مجلس الحكومة فً 1شتنبر 4.99على مشروع مرسوم ٌتعلك بشروط وإجراءات تدبٌر وفرز وإتالف األرشٌف العادي والوسٌط ،وشروط وإجراءات تسلٌم األرشٌف النهائً وهذا فً إطار تنزٌل المانون 22-92 من بٌن إجراءات اإلتالف تطبٌما لممتضٌات المادة 91من المانون أعاله تضمٌن جمٌع الوثائك الممرر إتالفها فً وثٌمة تسمى بٌان اإلتالف .وعملٌة اإلتالف تتم تحث المرالبة التمنٌة للمؤسسات المسؤولة (المدٌرٌة اإلللٌمٌة)وفك إجراءات لانونٌة ومراحل معٌنة . معنى ذلن انه لٌس كل الوثائك والملفات ٌجب أن تحفظ إلى األبد فال بد من إتباع نظام خاص لتمٌٌم هذه الملفات و الوثائك كل مدة زمنٌة معٌنة حسب لانون خاص. وفً هذا الصدد ٌموم السٌد المدٌر باتباع اإلجراءات التالٌة : المرحلة األولى ٌمكن تدمٌر الوثائك غٌر الهامة و لد تم إنجاز عملها ووظائفها (مرحلة نشٌطة أو جارٌة أو وثٌمة )مثال المذكرات التً ٌتم التذكٌر بها بصفة متكررة . المرحلة الثانٌة تحفظ الوثائك الهامة و التً ٌتطلب منا الرجوع إلٌها فً أولات متباٌنة ،حٌث ٌموم بتدمٌر ما هو غٌر هام وتم إنجاز مهامها وتوثٌمها فً بٌانات ومحاضر واجتماعات أخرى (مرحلة نصف أو شبه نشٌطة أو سجالت)مثال الجداول اإلسمٌة التً تم توثٌمها فً السجالت العامة.
7 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
المرحلة الثالثة تبمى الوثائك والملفات ذات األهمٌة األبدٌة والدائمة الحفظ اعتمادا على لٌمتها اإلدارٌة والمالٌة والمانونٌة والمعلوماتٌة (مرحلة غٌر نشٌطة أو أرشٌف )ملفات الموظفٌن والسجالت العامة للمؤسسة والوسائل التعلٌمٌة.
التوصٌات: ٌجب على كل المدراء التوفر على برنامج ٌشمل عناصر فعالة للتحكم بالوثائك منها: نظام السجل
نظام الترتٌب والتصنٌف
نظام التمٌٌم نظام مسح السجالت نظام جدول الحفظ و البماء نظام الوصف و المكان الصحً المناسب. كذلن ٌجب التعامل جهوٌا ووطنٌا مع المدٌرٌن داخل المؤسسة إللناعهم بتطبٌك هذه األنظمة ،وعدم تطبٌمها ٌؤدي إلى: سوء استخدام المكان واألجهزة والمعدات المخصصة فً حفظ الوثائك والملفات. تكرار حفظ نسخ من السجالت زٌادة غٌر ضرورٌة فً حجم الملفات والسجالت بسبب حفظها تكرارا فً مناطك مختلفة ضعف فً معنوٌات الموظفٌن لعدم كفاءتهم و فعالٌتهم فً التكوٌن.
خامسا :األرشفة االلكترونٌة: من فوائد هذه التمنٌة ما ٌلـــــــــــــــً: انجاز العمل و مساعدة العاملٌن لتحمٌك أهداف المؤسسة بالحفاظ على سجالتها ٌ كشف عن وجود الملفات بدلة حٌث ٌعرف مولع كل حركة ملف مرونة بالعمل و سهل التعلم سرعة الوصول الى السجالت والمعلومات سرعة التخزٌن تملٌل من تكالٌف اعداد الملفات ومن استخدام نظام التسجٌل الٌدوي سهل التحدٌث واإلضافة والحذف كما ٌصحح األخطاء
8 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
المعلومات التً ٌجب أن تخزن فً الكمبٌوتر: عنوان الملف رلم الملف تارٌخ فتح و اغالق الملف مولع الملف موجز بسٌط أو وصف عن الملف لمت بوضع جدول على برنامج Excelمن أجل تدبٌر االرشٌف باالشتغال على السجل العام للتالمٌذ كنموذج.
خاتمة األرشٌف مكون حٌوي لتمٌٌم حكامة المؤسسات ،على اعتبار أنه ضمانة الستمرارٌة األداء والخدمات وأساس لتحدٌد المسؤولٌات وألٌات لترشٌد التدبٌر ،وإعطائه نجاعة أكبر من حٌث أنه ٌوفر لاعدة معلوماتٌة تمنع الرجوع إلى الصفر مع كل تغٌٌر على مستوى المسؤولٌن. إنه مرآة تعكس سٌر االدارة العمومٌة وبالتالً مصالح المواطن ،حٌث ٌرافمه منذ مٌالده حتى وفاته ونتمنى أن تكون سنة 4.90محطة خاصة فً مسار األرشٌف تخلٌدا للذكرى العاشرة لصدور المانون المنظم له ،4..0لتموٌم التركة الثمٌلة من التدبٌر السٌئ ألرشٌف المغرب ،و من جهة أخرى إلى وضع معالم سٌاسة حدٌثة له. ومن هنا أتساءل وبإلحاح ،لماذا الدولة المغربٌة تحركت متأخرة لتكرٌس األرشفة كثمافة وممارسة فً اإلدارات العمومٌة هل إهمال منها ؟ أم بنٌة مبٌتة؟.
9 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
هذه الصىر مأخىذة من أرشيف المؤسسة والذي يىثق تاريخها منذ التأسيس سنة 1944
صورة تذكارية ألحد األكسام
زيارة امىليه امعام امفرنسي منىدرسة
صورة منطاكه امتربوي و األطر اإلدارية
صورة بىناسبة اختتام امىوسه امدراسي
امتالويذ خالل فترة االستراحة
10 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
هذه الصىر مأخىذة من أرشيف المؤسسة والذي يىثق تاريخها منذ التأسيس سنة 1944
وثائق أرشيفية
وسائل تعنيىية
وسائل تعنيىية
وثائق أرشيفية 11 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016
المركز الجهوي لمهن التربٌة والتكوٌن فرع تازة
امفهرسة 4 1 1 1 1 1 1 1 1 9 9 .9
9
.4
9
.1
9
.1
0 0 0 1 2 9.
12 الفوج التكوٌنً 2017 / 2016